Verzendsysteem Hostnaam Poort

Transcriptie

1 Welkom Welkom bij Label-Lite for Windows Label-Lite is een gebruiksvriendelijk programma, dat wij speciaal hebben ontwikkeld voor al uw Parcel en Freight zendingen. Met dit programma kunt u op een zeer eenvoudige en snelle manier etiketten afdrukken voor uw zendingen. Voor Label-Lite kan u de volgende types etiketten gebruiken: * laserprinter: twee etiketten op een A4 of vier etiketten op een A4. * thermische printer: formaat etiket 100 x 150 mm. De vier etiketten op een A4 kunt u bestellen bij onze SalesService, tel. 02/ optie 3. Of via de volgende link Let op! Voor Label-Lite is een internetverbinding vereist. Mocht u geen etiketten kunnen afdrukken, vraag dan aan uw systeem- of netwerkbeheerder of de onderstaande gegevens kunnen worden vrijgegeven. GLS Belgium Verzendsysteem Hostnaam Poort Parcel Unibox1.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox2.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox3.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox4.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox5.gls-belgium.com 3030 Parcel Unibox6.gls-belgium.com 3030 GLS Belgium Distibution Verzendsysteem Hostnaam Poort Parcel services.gls-belgium.com 3118 Freight services.gls-belgium.com 3118 GLS Label-Lite NL - BE page 1

2 Zendingen Zending aanmaken Selecteer in het menu Bestand de optie Nieuw vervolgens Zending Hierna verschijnt het zendingscherm van Label-Lite, waar u nu uw zending kan aanmaken. Afhankelijk van de geregistreerde GLS Company (GLS Belgium en/of GLS Belgium Distribution) kan u de gewenste afzender, Parcel of Freight, kiezen. Voor meer informatie over de verschillende producten en diensten kunt u terecht op de website van GLS, selecteer België: Bij zendingen naar Nederland kan u de Snelzoekenr NL postcode gebruiken. Selecteer eerst het land en geef dan een Nederlandse postcode in, vervolgens het huisnummer én de eventuele toevoeging, de velden straat en de plaatsnaam worden automatisch ingevuld. U kunt in uw zending een referentie, bijvoorbeeld een ordernummer, meegeven in het daarvoor bestemde veld. Eenheden Geef het gewenste aantal eenheden, verpakking (afhankelijk van de GLS Company) en het gewicht. Klik op het groene plus te voegen. icoon om, afhankelijk van het gekozen aantal eenheden, eenheden toe Het pakketnummer en het Track ID worden automatisch bij het afdrukken van een etiket aan de eenheid toegewezen. Eenheden kunt u verwijderen door met de rechtermuistoets de gewenste regel te selecteren en Verwijderen te kiezen. GLS Label-Lite NL - BE page 2

3 Services Bij services worden, afhankelijk van de gekozen afzender, de beschikbare Services voor uw zendingen getoond. Om een afzender te activeren voor Express, Time Definite, Cash-Service, Add On Insurance, Dangerous Goods, Pick & Return of Pick & Ship selecteert u Afzenders in het menu Beeld. Daarna selecteert u de gewenste afzender en vinkt u de door u gewenste services aan. GLS Belgium Distribution GLS Belgium U kunt door middel van een bericht uw bestemmeling of uwzelf op de hoogte houden van de status van de zending. Wanneer er een adres in is ingevuld of u voegt er een toe dan wordt er een automatisch een bericht gestuurd naar dit adres. Deze functie moet geactiveerd worden in het scherm afzenders, en kan per afzender verschillend zijn. Zie hiervoor het punt Activeren van de Alert Info 1 en Info 2 U kan gebruik maken van 2 infolijnen om een bericht aan uw zending toe te voegen. GLS Label-Lite NL - BE page 3

4 Express Om uw zending als Express te verzenden vinkt u bij het aanmaken van de zending Express aan, kies vervolgens de door u gewenste service: Wanneer u de gewenste service gekozen hebt, heeft u de mogelijkheid om Alert te selecteren. Automatisch wordt het adres van de afzender ingevuld. U kan dit adres eventueel wijzigen. Time Definite (enkel mogelijk bij GLS Belgium Distribution) Om uw zending als Time Definite te verzenden vinkt u bij het aanmaken van de zending Time Definite aan, kies vervolgens de door u gewenste service: Wanneer u de gewenste service gekozen hebt, heeft u de mogelijkheid om Alert te selecteren. Automatisch wordt het adres van de afzender ingevuld. U kan dit adres eventueel wijzigen. Cash-Service Wilt u een zending onder rembours verzenden dan kunt u Cash-Service aanvinken bij het aanmaken van de zending en het bedrag (in Euro s) in het daarvoor bestemde veld invullen. Voor GLS Belgium Distribution geeft u het bedrag per zending door. Voor GLS Belgium geeft u het bedrag per eenheid door (zie voorbeeld hieronder). GLS Label-Lite NL - BE page 4

5 Add On Insurance (enkel mogelijk bij GLS Belgium Distribution) Wilt u een zending bijkomend verzekeren, dan selecteert u Add On Insurance en vult het bedrag in Euro s in, in het daarvoor bestemde veld. Lenght Goods (enkel mogelijk bij GLS Belgium Distribution) Wanneer een zending een lengte heeft van meer dan 2 meter, vinkt u bij het aanmaken van de zending de optie Lenght Goods aan en geef de langste lengte in cm in. Dangerous Goods (enkel mogelijk bij GLS Belgium Distribution) Bij een zending met Dangerous Goods, vinkt u bij het aanmaken van de zending deze optie aan. Pick & Return Wenst u een zending te laten ophalen om bij u te leveren, selecteer de optie Pick & Return. U kan indien gewenst, de Gewenste afhaaldatum aanpassen. Let op: Verzonden Pick & Return opdrachten kunnen niet verwijderd worden! Pick & Ship Wenst u een zending te laten ophalen om elders te leveren, selecteer de optie Pick & Return en Naar ander adres. Een nieuw venster wordt geopend, Alternatief afleveradres invoeren, waar u het afleveradres uit uw adressenlijst kan selecteren of een nieuw afleveradres kan ingeven. Wenst u het geselecteerde adres aan te passen klik dan op het ikoon Bewerken: Let op: Verzonden Pick & Ship opdrachten kunnen niet verwijderd worden! GLS Label-Lite NL - BE page 5

6 Afdrukken zending Tijdens het aanmaken van een zending kan u deze onmiddellijk afdrukken door op de knop Afdrukken te selecteren. U kan de etiketten van alle zendingen ineens afdrukken door in het zendingsoverzicht een zending te selecteren en vervolgens op de rechtermuistoets te drukken, selecteer in het menu Print Labels, Alle niet-geprinte zendingen. Om een enkele zending af te drukken, kiest u Geselecteerde zending. Wanneer een etiket reeds is afgedrukt kan u via dit menu een Kopie van labels verkrijgen. Als een etiket goed is afgedrukt, krijgt u in het zendingsoverzicht de volgende afbeelding. Als een etiket niet kan worden afgedrukt, krijgt u de volgende afbeelding waarom het etiket niet kan worden afgedrukt (in een geel info kadertje)., met de reden GLS Label-Lite NL - BE page 6

7 Zending wijzigen Zolang een zending nog niet naar de Geschiedenis is geplaatst (dit gebeurt na de dagafsluiting), kunt u deze nog wijzigen in Label-Lite. Om de zending te openen, dubbelklik op de gewenste lijn in het overzicht. Wanneer het etiket nog niet is afgedrukt, kan u wijzigingen aanbrengen in het Adres, Eenheden en Services. Eens het etiket is gedrukt kan u enkel eenheden toevoegen of verwijderen. Om een of meerdere Eenheden toe te voegen past u eventueel het gewicht aan en druk op het ikoon. Om een of meerdere Eenheden te verwijderen selecteert u de eenheid met de rechtermuistoets en selecteer Verwijderen. Om het gewicht van een eenheid aan te passen, moet u deze eenheid verwijderen en opnieuw aanmaken. Verwijderen zending In het overzichtscherm selecteert u de zending die u wenst te verwijderen en druk op de rechtermuistoets, in het menu kiest u de optie Verwijderen. Wanneer de zending geopend is, klik op het ikoon Verwijderen in de linkerbovenhoek. Selectief afdrukken en verwijderen van zendingen U kan bepaalde zendingen selecteren, al dan niet volgend op elkaar, om enkel deze etiketten af te drukken. Staan de zendingen in volgorde dan selecteert u deze met de muis (of Shift-toets + pijl naar onder of boven) en drukt af door op het ikoon te klikken, via het menu of de rechtermuistoets. Staan de zendingen NIET in volgorde, selecteer deze met CTRL-toets + muisklik, vervolgens drukt u de zendingen af. Selecteer zoals hierboven beschreven de zendingen die u wenst te verwijderen en klik op het ikoon of de rechtermuistoets om de zendingen te verwijderen.. GLS Label-Lite NL - BE page 7

8 Dagafsluiting Door de dagafsluiting te activeren worden alle afgedrukte zendingen in het zendingsoverzicht naar de geschiedenis verplaatst. Tevens wordt er van alle deze zendingen een of meerdere verzendlijst per GLS company afgedrukt. De verzendlijst laat u ondertekenen door de GLS chauffeur, als bewijs van ontvangst van de goederen. Bij het uitvoeren van de Dagafsluiting heeft u de mogelijkheid om bepaalde zendingen niet mee te geven, hiervoor kruist u het vinkje voor deze zending uit. Let op! Zendingen in de geschiedenis kunt u niet meer wijzigen. Tip! Voer iedere dag een dagafsluiting uit voor het correct verwerken van de zendingen. U kunt de dagafsluiting overigens meerdere keren op een dag uitvoeren. GLS Label-Lite NL - BE page 8

9 Geschiedenis In de geschiedenis worden alle zendingen opgeslagen die zijn verwerkt na het uitvoeren van de dagafsluiting. Zendingen zoeken in de historie U kunt de zendingen rangschikken door op de gewenste kolom aan te klikken met de muis. U kunt een zending opzoeken door via de rechtermuistoets Zoeken te selecteren, vervolgens geeft u de (gedeelte) Naam van de bestemmeling in. Als u de zending hebt gevonden, sluit dan het zoekscherm en dubbelklik op de regel om de zending te openen. Track & Trace Vanuit Geschiedenis kunt u online de status van uw zending opvragen. U selecteert de gewenste zending met de rechtermuistoets en kiest de optie Track & Trace zending. Deze optie is alleen beschikbaar als er een referentie is ingevuld voor de zending. Als er geen referentie beschikbaar is selecteer dan de optie Track & Trace eenheden. De zending wordt geopend en met de knop Track & Trace eenheid wordt de status getoond van de gekozen eenheid. Met de knop wordt de link van de zending naar het klembord gekopieerd. De inhoud van het klembord kunt u meenemen naar een andere applicatie. Heeft u specifieke vragen over uw zending dan kunt u contact opnemen met onze dienst naverkoop. U kan de status van uw zending ook opzoeken via onze website: GLS Label-Lite NL - BE page 9

10 Geadresseerden In het geadresseerdenscherm kunt u een nieuwe bestemmelingen aanmaken, een bestaande bestemmeling verbeteren, wijzigen of verwijderen. Nieuwe geadresseerde toevoegen Om een nieuwe geadresseerde aan te maken selecteert u Nieuw in het menu Bestand en dan Geadresseerde. U kunt nu een nieuwe geadresseerde aanmaken in Label-Lite. Bij adrescode vult u een eigen alias, bijvoorbeeld het klantennummer van deze bestemmeling, in. Met deze adrescode kunt u bij het aanmaken van een zending, deze geadresseerde snel oproepen. Onderhouden geadresseerde Wanneer u dubbelklikt op het te wijzigen adres, kunt u het adres verbeteren, wijzigen of verwijderen. Foutieve adressen kunt u herkennen aan een uitroepteken verschijnt in het gele kadertje. in de eerste kolom, de foutcode Verwijderen geadresseerde Klik op het gewenste adres met de rechter muistoets en kies Verwijderen, indien u deze wilt verwijderen. Leegmaken geadresseerden Om alle adressen of alle foutieve adressen te verwijderen selecteert u Leegmaken in het menu Bewerken. Let op! In Label-Lite is het mogelijk om een adrescode meerdere malen te gebruiken voor verschillende geadresseerden. GLS Label-Lite NL - BE page 10

11 Import- en export adressen en zendingen Importeren adressen en zendingen In Label-Lite kunt u zowel adressen als zendingen importeren. Er zijn reeds 4 importdefinities aangemaakt, u kan onmiddelijk uw adressen of zendingen importeren indien het bestandsformaat beantwoord aan het standaardformaat van ABX Link of van Label-Lite. Als u voor het eerst adressen of zendingen wilt importeren in een bestandsformaat dat niet aan het standaard formaat beantwoord, dient u eerst een importdefinitie aan te maken in Label-Lite. Om een nieuwe importdefinitie aan te maken selecteert u Import definities in het menu Extra. U kunt dan kiezen om een importdefinitie aan te maken voor uw zendingen of geadresseerden. Als een importdefinitie wordt aangemaakt wordt er een Wizard gestart waarin u een aantal stappen dient te doorlopen. GLS Label-Lite NL - BE page 11

12 Importeren adressen Om een nieuwe importdefinitie van uw adressen aan te maken selecteert u Import definities in het menu Extra vervolgens Nieuwe adressen importdefinitie. Afhankelijk van uw bestandsformaat is het mogelijk dat de velden eerst moeten gesplitst worden. Vervolgens moet u de Label-Lite velden toewijzen aan uw importbestand. Als alle (verplichte) velden zijn toegewezen kunt u uw importdefinitie opslaan. U kunt het bestand ook onmiddellijk importeren door Bestand direct importeren aan te vinken. Wanneer uw adressenbestand is geimporteerd komt u in het overzichtscherm Geadresseerden. Hier kan u de foutieve adressen handmatig verbeteren. U kan deze importdefinitie later opnieuw gebruiken, selecteert Import en Export in het menu Extra en kies Importeren geadresseerden of zendingen. Vervolgens kiest de gewenste importdefinitie en het te importeren bestand. GLS Label-Lite NL - BE page 12

13 Importeren zendingen Om een nieuwe importdefinitie van uw zendingen aan te maken selecteert u Import definities in het menu Extra vervolgens Nieuwe zendingen importdefinitie. Wanneer uw zendingenbestand is geimporteerd komt u in het overzichtscherm Zendingen. Hier kan u de zendingen eventueel handmatig wijzigen of verwijderen. Tip! U kunt het onderstaande overzicht met verpakkingscodes (afhankelijk van uw klantennummer) gebruiken voor het aanmaken van uw zendingsbestand: Verpakkingscode Naam Netwerk PCO Collo Parcel CO Collo Freight PL Pallet Freight U kan deze importdefinitie eveneens later opnieuw gebruiken, selecteert Import en Export in het menu Extra en kies Importeren geadresseerden of zendingen. Vervolgens kiest de gewenste importdefinitie en het te importeren bestand. GLS Label-Lite NL - BE page 13

14 Automatisch zendingen importeren Het is tevens mogelijk om zendingen automatisch te importeren en te printen. Dit kunt u, mits u een werkende import definitie hebt, instellen via het menu Extra van de Beheeropties, selecteer Automatisch importeren. Om uw zendingen automatisch te importeren geeft u de map op waar de te importeren bestanden zich bevinden, de naam van het bestand ( wildcards zijn toegestaan), tijdsinterval en de te gebruiken import definitie. Om een bestand toe te voegen, eventueel op een andere locatie met een andere importdefinitie, vult u alle nodigen velden in en klik opslaan om deze nieuwe automatische import te bewaren. U kunt in de status balk van Label-Lite aan de hand van het icoon zien of het Automatisch importeren geactiveerd is. U kunt dit aan- of uitschakelen met de optie Automatisch importeren in het menu Extra. De bestanden die correct verwerkt zijn, worden weggeschreven in de map Processed. Eventuele foutieve bestanden staan in de map Errors (zie map van de te importeren bestanden). GLS Label-Lite NL - BE page 14

15 Exporteren geadresseerden Het is mogelijk uw adressenbestand te exporteren. Selecteer Import en Export in het menu Extra en kies Exporteren geadresseerden. Vervolgens kiest u het gewenste bestandsformaat en de map waar u het bestand naar wilt exporteren. Exporteren zendingen Uw zendingen kan u eveneens exporteren. U selecteert Import en Export in het menu Extra en kiest Exporteren zendingen. Vervolgens kiest u het gewenste bestandsformaat, map en de datumselectie, daarna kunt het bestand exporteren. De standaard export map wordt automatisch leeggemaakt. Alle bestanden ouder dan 5 dagen worden verwijderd. Via Beheeropties in het menu Extra kunnen de standaard export map en de termijn voor het leegmaken gewijzigd worden. GLS Label-Lite NL - BE page 15

16 Instellingen Binnen Label-Lite heeft u de mogelijkheid om de diverse instellingen van het programma naar eigen wens in te stellen. Om deze instellingen te wijzigen selecteert u de door u gewenste optie in het menu Extra. Verpakkingen Hier kunt u de verpakking aan- of uitzetten die getoond worden bij de eenheden in het zendingscherm. Printerinstellingen Hier kunt u de printerinstellingen wijzigen voor de verzendetiketten en documenten. Het Etikettype is Thermisch of Laser. Voor de Etiket printer selecteert u de printer die gebruikt zal worden voor het afdrukken van de etiketten. Indien u de etiketten afdrukt met een laserprinter, heeft u de mogelijkheid om de papierlade te kiezen. Bij Printerkeuze altijd tonen wordt voor het afdrukken van het etiket, de beschikbare printers getoond. GLS Label-Lite NL - BE page 16

17 Ondersteuning Generic / Text Only Zebra printers kunt gebruiken als u een thermische Zebra printer gebruikt welke geïnstalleerd is met het Generic Text Only stuurprogramma. De Documentprinter is de printer die gebruikt zal worden voor de diverse overzichten (vb. Dagafsluiting, lijst van de adressen) uit Label-Lite. Let op! Alleen thermische- en laserprinters worden ondersteund. Op inkt gebaseerde printers mogen vanuit kwaliteitsoogpunt niet gebruikt worden voor het afdrukken van etiketten. Overige instellingen In het scherm van de Overige instellingen via het menu Extra kunt u aantal standaard instellingen van Label-Lite naar eigen wens aanpassen. Bij het Standaard verzendsysteem kan het standaard verzendsysteem (Parcel of Freight) worden opgegeven. Bij Standaard Express zendingen kunt u aangeven dat er standaard een Express zending wordt aangemaakt. Express service is alleen beschikbaar voor het Parcel systeem. Bij kan u aanvinken dat standaard uw adres wordt ingevuld wanneer u een Express zending aanmaakt. Bij Standaard Express service kunt u de service aangeven welke standaard wordt ingevuld bij een Express zending (vb. Volgende werkdag voor 12:00 uur). Bij Standaard verpakking Parcel en Standaard verpakking Freight kunt u de standaard verpakking opgeven die ingevuld wordt bij de verpakking. Met de optie Toon geschiedenis kunt u aangeven hoelang de geschiedenis getoond dient te worden. GLS Label-Lite NL - BE page 17

18 Beheeropties Met de beheeropties kunt u bijvoorbeeld de locatie van de Label-Lite database wijzigen, uw proxyserver instellen, etc. Om de beheeropties te activeren selecteert u Beheeropties in het menu Extra: Om de locatie van de database te wijzigen, ga naar Database en kies Selecteer database Om uw proxyserver in te stellen, ga naar Communicatie en kies Proxyserver Wanneer u in de rechterbenedenhoek van uw scherm een ikoontje ziet, met de onderstaande melding Updates: Unable to connect to the remote server, moet u uw proxyserver instellen. Om de beheeropties te kunnen raadplegen of wijzigen hebt u een toegangscode nodig, hiervoor dient u contact op te nemen met onze SalesService. De SalesService is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar op het nummer 02/ optie 5. GLS Label-Lite NL - BE page 18

19 Installatie U wordt geadviseerd om alle actieve toepassingen af te sluiten voordat u Label-Lite gaat installeren. Na het accepteren van de licentieovereenkomst kunt u Label-Lite in de gewenste doelmap installeren. Na het opgeven van de doelmap zal Label-Lite geïnstalleerd worden. Nadien kunt u Label-Lite starten d.m.v. de snelkoppeling op uw bureaublad. GLS Label-Lite NL - BE page 19

20 Opstarten Wanneer u Label-Lite voor de eerste keer opstart dient u een aantal stappen uit te voeren om Label- Lite te kunnen gebruiken, o.a. het instellen van uw printer. Het Etikettype is Thermisch of Laser. Voor de Etiket printer selecteert u de printer die u zal gebruiken voor het afdrukken van de etiketten. Bij Printerkeuze altijd tonen wordt voor het afdrukken van het etiket, de beschikbare printers getoond. Als u een Zebra printer gebruikt met het Generic / Text Only stuurprogramma dan kunt u Ondersteuning Generic / Text Only Zebra printers aanvinken. De Documentprinter is de printer die gebruikt zal worden voor de diverse overzichten (vb. Dagafsluiting, lijst van de adressen) uit Label-Lite. Let op! Alleen thermische- en laserprinters worden ondersteund. Op inkt gebaseerde printers mogen vanuit kwaliteitsoogpunt niet gebruikt worden voor het afdrukken van etiketten. GLS Label-Lite NL - BE page 20

21 Registratie Label-Lite Een nieuwe afzender kunt u in Label-Lite aanmaken in het menu Bestand en dan via Nieuw Afzender te selecteren. Na het invullen van uw adresgegevens dient u uw GLS Afzendernummer (klantnummer) te registreren bij de GLS SalesService. De GLS SalesService is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar op het volgende nummer 02/ optie 5. Tip! Zorgt u ervoor dat u uw GLS Afzendernummer (klantnummer) bij de hand heeft alvorens u contact opneemt met de GLS SalesService, dan kunnen wij u beter te woord staan. GLS Label-Lite NL - BE page 21

22 Notificatie Indien u voor elke zending, waar een adres is ingevuld, een bericht wenst te sturen naar de bestemmeling moet u deze optie activeren per afzender. Activeren van de notificatie Selecteer uw afzender en klik op Zendinginformatie geadresseerde, vink Ingeschakeld aan en vul de ontbrekende gegevens in. Werkt u via een Proxyserver, dan kan u deze via de beheersopties in Label-Lite instellen. Selecteer in het menu Extra, Beheeropties en voer de toegangscode in. Ga naar Communicatie en selecteer Proxyserver, stel uw proxyserver in. adres in Geadresseerden Het adres van de bestemmeling kan u op verschillende manieren toevoegen aan de zending. U kan de bestaande adressen in uw adresboek aanpassen (zie Onderhouden geadresseerde) en een adres toevoegen. U kan in het importbestand en de importdefinitie een veld voor de adressen voorzien, zodat ook deze gegevens worden geïmporteerd. U kan bij de creatie van een zending een adres toevoegen, wanneer u deze zending bewaart zal u de wijziging kunnen opslaan. Versturen van de De wordt naar uw bestemmeling verstuurd na de Dagafsluiting. Voor de zendingen met bestemming België en Luxemburg wordt de tekst van de in het Nederlands en het Frans verstuurd. Zendingen met bestemming Nederland, hier wordt de enkel in het Nederlands verstuurd. Voor de zendingen met bestemming Frankrijk wordt de in het Frans verstuurd. Voor de zendingen naar Duitsland wordt de in het Duist vergestuurd. Voor alle andere landen van bestemming wordt de in het Engels verstuurd. GLS Label-Lite NL - BE page 22

23 Inhoud van de In deze kan u o.a. de volgende gegevens terugvinden (zie voorbeeld): Afzender; de naam van de afzender en de gemeente Bestemmeling; het volledige adres van de bestemmeling Zendingsgegevens; GLS Referentienummer(s), GLS Product, Klant Referentienummer(s) van al de eenheden in deze zending De status van uw zending kunt u bekijken via Track & Trace Uw contactgegevens; dienst, telefoonnummer en adres waar de bestemmeling u kan bereiken GLS Label-Lite NL - BE page 23

24 Aanvragen van een nieuwe range Wanneer u bijna op het einde bent gekomen van uw etikettenrange zal u in de rechterbenedenhoek van uw scherm een ikoontje zien, met de volgende melding : U dient een nieuwe range aan te vragen bij de GLS SalesService. De GLS SalesService is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar op het volgende nummer 02/ optie 5. GLS Label-Lite NL - BE page 24