TransmIT for Internet

Transcriptie

1 TransmIT for Internet Handleiding Datum: Versie: 1, Vervoerder Auteur: Laura Wortman

2 Inhoudsopgave Inloggen in TransmIT...3 Belangrijke mededelingen...3 Standaard Instellingen...4 Zending boeken...4 Opdracht...4 Geadresseerde...5 Extra s...5 Plusdienst(en)...6 Opdrachtregels...6 Printen etiketten...8 Zendingen verwijderen...9 Dagafsluiting (overseinen gegevens)...9 Track & Trace Zoeken Opdracht Overbevindingen Importeermogelijkheden Importeren Adresboek Importeren Zendingen TransMission BV 2 TransMit

3 Deze handleiding beschrijft het boeken van uw zendingen via het menu Opdrachten en hoe deze gevolgd kunnen worden via het Track & Trace menu. Inloggen in TransmIT Ga naar de website Log in met de verstrekte inloggegevens, waarna onderstaande pagina verschijnt. Belangrijke mededelingen Links van de foto staan, indien nodig, belangrijke mededelingen over bijvoorbeeld afwijkende dienstverlening tijdens feestdagen. TransMission BV 3 TransMit

4 Standaard Instellingen Ga voordat er gestart wordt met boeken eerst naar het menu Opdrachten / Instellingen om de default waarden in te stellen. Etiketten printen Labelprinter Selecteer Zebra etiket bij Type etiket en zet de Direct printen? optie op Ja of nee. A4 etiketten Selecteer A4 etiket bij Type etiket en zet de Direct printen? optie op Nee om de etiketten zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Default waarden Geef hier de meest gebruikte Zendingsoort, Land, Verzendeenheid, Aantal en/of Gewicht aan. TIP: Deze instellingen kunnen ook tijdelijk aangepast worden als er bijv. veel zendingen van hetzelfde soort, eenheid, gewicht, etc ingegeven moeten worden. Zending boeken Ga naar het menu Opdrachten / Nieuwe Opdracht om nieuwe zendingen in te geven. Opdracht Zendingnummer: deze wordt automatisch opgehoogd door het systeem. Type zending: hier staat de zendingsoort die bij de Default waarde is gekozen. Via de treklijst kan een ander Type geselecteerd worden. Ordernummer: Vul deze in als dit voor u of uw klant gewenst is. Verzenddatum: Via de kalender knop kan een datum in de toekomst gekozen worden. Dit moet wel de datum zijn dat wij de zendingen komen halen! Standaard staat hier de datum van vandaag. TransMission BV 4 TransMit

5 Geadresseerde Start altijd met de Zoekkode. Hier kunt u bv. een debiteurnummer invoeren van uw klant. Als u later nogmaals iets verstuurt naar dit adres, hoeft u slechts dit nummer weer in te voeren, op tab te drukken, en alle adresgegevens worden opgeroepen. Vult u hier niets in, dan wordt dit veld later automatisch gevuld met de combinatie postcode + huisnummer. Druk na de zoekkode op tab en u komt in het postcodeveld. Na het invullen van de postcode worden automatisch de juiste plaats en straatnaam aangevuld bij zendingen in Nederland. Buitenlandzendingen: Afhaalzendingen: adres Adresboek Selecteer eerst het Land en vul daarna pas de postcode in (hier zit geen database achter om adressen aan te vullen). Er is geen voorletter nodig bij de postcodes. Het is verplicht een Vervolgnaam (contactpersoon) en Telefoonnummer in te vullen om het afhaalproces te bespoedigen. Het mailadres dat bij wordt ingevuld ontvangt na onze dagverwerking automatisch een Track & Trace mail om hun zending te kunnen volgen. Reeds opgeslagen geadresseerden kunnen via het vergrootglas achter het zoekkodeveld opgevraagd worden. Hier kan d.m.v. de zoekvelden snel een adres gevonden worden. Extra s Hier kan een extra tekstuele Afleverinstructie worden meegegeven of een Remboursbedrag. Via het vakje achter Plus kunnen extra plusdiensten / tijdsleveringen aangegeven worden. TransMission BV 5 TransMit

6 Plusdienst(en) De plusdiensten verschijnen na een vinkje gezet te hebben achter Plus. De plusleveringen worden per klant ingesteld, dus het kan zijn dat u er meer of minder ziet. Er kunnen meerdere plusdiensten aan één zending gekoppeld worden. Bij de plusdienst SMS-dienst moet in het vak SMS Nummer dat vlak boven het woord Plusdienst(en) verschijnt het 06-nr ingevuld worden direct na de 31 die al ingevuld is. Via de knop Sluit scherm, kan dit deel van het scherm weer gesloten worden.. Opdrachtregels Klik op de knop Nieuwe regel(s) om een verzendeenheid toe te voegen. Onderstaand scherm verschijnt met de gekozen Default verzendeenheid, in dit geval Colli. Deze eenheid kan gewijzigd worden via het drop down menu. TransMission BV 6 TransMit

7 Bij een collo is alleen een gewicht verplicht en kan er op Toevoegen geklikt worden. Bij meerdere colli moet het totaal gewicht van alle colli ingevuld worden bij gewicht. Bij Bundels (lengtezendingen langer dan 2 meter) is een afmeting verplicht. Bij Pallets / Halve pallets / Europallets wordt het formaat automatisch ingevuld. Aan de Europallet zit een omruilinstructie gekoppeld, waardoor de chauffeur automatisch bij uw klant een lege europallet mee terug neemt, mits beschikbaar. Zodra alle eenheden zijn ingevuld zijn er twee keuzes om de zending op te slaan: 1. Via de knop Opslaan en nieuwe opdracht wordt de zending opgeslagen en volgt een leeg scherm om direct een nieuwe zending in te voeren. Indien u op een labelprinter print, verschijnt een extra scherm met het te printen etiket. TransMission BV 7 TransMit

8 2. Via de knop Opslaan en naar overzicht komt u in onderstaand Dagoverzicht met alle ingegeven zendingen, zie hieronder. Dagoverzicht Klik op het menu Opdrachten / Aktuele Opdrachten om in het Dagoverzicht te komen. Hiervandaan kunnen etiketten geprint worden, zendingen kunnen per stuk of per selectie verwijderd worden en de Dagafsluiting vind hier plaats. Printen etiketten Per zending: Klik op het printericoon aan het eind van een regel om voor die zending een label te printen. Deel v/d etiketten: Vink de gewenste zendingen aan en klik op het printicoon achter Met geselecteerd. Alle etiketten in één keer: Kies optie 1. Print alle etiketten onder Dagafsluiting. Zorg dat het etiket altijd in één van de hoeken van de doos wordt geplakt, zodat de barcode goed te scannen is. Dus niet over plaknaden heen of om hoekjes plakken. TransMission BV 8 TransMit

9 Zendingen verwijderen Per zending: Klik op het rode kruis aan het eind van een zending om deze te verwijderen. Deel v/d zendingen: Vink de gewenste zendingen aan (eind v/d regel) en klik op het rode kruis achter Met geselecteerd. Alle zendingen per pagina: Zet een vinkje in de rode rij met kolomkoppen achter KG om alle zendingen te selecteren en klik op het rode kruis achter Met geselecteerd. Dagafsluiting (overseinen gegevens) Voor een goede dagafsluiting moeten 3 stappen gevolgd worden vanuit het Dagoverzicht (klik in het hoofdmenu op Opdrachten) 1. Alle etiketten moeten geprint en op de eenheid geplakt zijn. 2. Het printen van de verzendlijst (eventueel in 2-voud). Eén verzendlijst zal de chauffeur tekenen en blijft achter. De tweede verzendlijst geeft u mee. (Dit is niet verplicht bij elk depot) 3. Aan het eind van de dag moet altijd op Verstuur opdrachten geklikt worden om alle zendinggegevens over te seinen naar uw depot. Vergeet dit niet, want dit bestand is nodig om uw zendingen zonder vertraging af te leveren! TransMission BV 9 TransMit

10 Track & Trace Klik om uw zendingen te volgen op de optie Track & Trace in het menu Track & Trace. Er verschijnt een overzicht van uw zendingen van gisteren met de meest recente bovenaan. Voor oudere zendingen kan de Vanaf datum en Tot en met datum worden ingevuld. Onder de kolomkoppen kunnen gegevens ingevuld worden, waarop gefilterd kan worden. Let op: Standaard worden alle zendingen in Nederland geselecteerd. In de status kolom staat een ETA-tijd bij zendingen die vandaag in bestelling zijn. Er kan op de zending doorgeklikt worden om extra gegevens van deze zending te zien. Via het printer icoon, aan het eind van de zendingregel, kan een afleverbewijs met handtekening geprint worden. Als er niet met een elektronisch device is afgetekend, is de handtekening opvraagbaar bij het depot. Deze is in dat geval namelijk op een lijst afgetekend. Zoeken Opdracht Als u een specifieke zending wilt opzoeken, kan dat via Track & Trace / Zoeken Opdracht. U kunt hier zoeken op ordernummer, zendingnummer en op barcode. Overbevindingen Via menu Track & Trace / Overbevindingen kunt u in één scherm zien welke zendingen vertraging hebben opgelopen. Vragen hierover kunt u stellen aan de klantenservice. TransMission BV 10 TransMit

11 Importeermogelijkheden Om het invoeren van zendingen te vergemakkelijken kunnen er meerdere gegevens geïmporteerd worden, zoals een adresboek of meerdere zendingen. Importeren Adresboek Open het adresboek via het menu Opdrachten / Adresboek, zie hieronder: 1 adres toevoegen: Vul de gegevens in onder het kopje Adres en klik op Opslaan (zie plaatje boven). Nederlandse zendingen: Vul bij het adres eerst de postcode in, waarna het adres automatisch wordt aangevuld. Buitenlandzendingen: Selecteer eerst het land. Er zijn geen voorletters nodig bij de postcode. Meerdere adressen importeren: Klik onder het kopje Importeren adressen eerst op de link Voorbeeld Er volgt een vraag om het bestand NL-adres.xls te openen of op te slaan. Onderstaand bestand kan eerst opgeslagen worden en daarna gevuld of andersom. TransMission BV 11 TransMit

12 Op regel 6 staan de maximale posities per kolom. Bij overschrijding wordt de ingevulde informatie afgekapt. Let dus op bij lange namen of bij de volgende huisnummers Sla het bestand op een handige locatie op, zodra deze klaar is. Zorg dat bij Type bestand Excel bestand geselecteerd is (indien het bestand opgeslagen is als een *.csv bestand moet bij type Bestand met scheidingsteken (;) geselecteerd worden). Zoek het bestand op via de knop Browse en klik op de knop Importeer. Na een tijdje verschijnt een melding dat de adressen geïmporteerd zijn en welke adressen eventueel niet gelukt zijn i.v.m. fouten in de postcodes. Importeren Zendingen Zijn er veel dezelfde soort zendingen om in te geven, dan is het importeren hiervan een uitkomst. Ga hiervoor naar het menu Opdrachten / Importeren opdrachten. Import per Order: Elke regel in het import bestand staat voor één zending. Klik op Voorbeeld orders. Er wordt een bestand geopend, welke gebruikt kan worden als basis. Op het tabblad Verklaring staat extra toelichting. Let op de maximale posities per kolom, zie hieronder. Import per Orderregels: Elke verzendeenheid van een zending krijgt een eigen regel. Zo kan onderscheid gemaakt worden in formaat, gewicht etc. Alle regels met hetzelfde adres worden TransMission BV 12 TransMit

13 samengevoegd tot één zending. Klik op Voorbeeld orderregels. Er wordt een bestand geopend, welke gebruikt kan worden als basis. Op het tabblad Verklaring staat extra toelichting. Let op de maximale posities per kolom, zie hieronder. Zodra de basis bestanden zijn gevuld kan er geïmporteerd gaan worden. Selecteer bij Type import de optie die behoort bij het aangemaakte bestand. Selecteer bij Type bestand Excel of *.csv, afhankelijk van het opgeslagen bestand. Blader vervolgens naar het aangemaakte bestand en klik op de knop Importeer. De zendingen zullen geïmporteerd worden en eventuele fouten zullen worden aangegeven. Via het menu Opdrachten / Aktuele Opdrachten zijn de geïmporteerde zendingen verder af te handelen (printen etc.). LET OP: Eventuele fouten kunnen gecorrigeerd worden in het originele bestand, maar de juist ingelezen zendingen moeten verwijderd worden, anders worden deze dubbel ingelezen. TransMission BV 13 TransMit