Jaarverslag 2009 Commissies voor bezwaar,- beroep- en klaagschriften

Transcriptie

1

2 2

3 JAARVERSLAG 2009 COMMISSIES VOOR BEZWAAR-, BEROEP- EN KLAAGSCHRIFTEN Samenstelling: Secretariaat commissies bezwaar- beroep- en klaagschriften Afdeling Kabinet, Juridische zaken en Bestuursondersteuning Vastgesteld door de commissie bezwaar- en beroepschriften d.d. 22 juli

4 4

5 INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING VAN DE FEITEN, CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN... 7 INLEIDING... 9 HOOFDSTUK 1 SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN ALGEMENE KAMER PER 1 JANUARI SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN PERSONELE KAMER PER 1 JANUARI SAMENSTELLING SECRETARIAAT COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN PER 1 JANUARI HOOFDSTUK 2 BEZWAARSCHRIFTEN ALGEMENE KAMER PERSONELE KAMER ALGEMENE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN HOOFDSTUK 3 BEROEPSCHRIFTEN SAMENSTELLING BESLISCOMMISSIE BEROEPSCHRIFTEN PER 1 JANUARI AANTALLEN BEROEPSCHRIFTEN WERKZAAMHEDEN BESLISCOMMISSIE HOOFDSTUK 4 KLACHTENCOMMISSIE INLEIDING AANTALLEN KLACHTEN BEHANDELDUUR HOOFDSTUK 5 TERUG- EN VOORUITBLIK TERUG- EN VOORUITBLIK WIJZIGINGEN IN HET BESTUURSRECHT

6 6

7 Samenvatting van de feiten, conclusies en aanbevelingen De totale werkvoorraad per bedroeg 38 bezwaarschriften (31 ter behandeling in de Algemene kamer en 7 ter behandeling in de Personele kamer). In 2009 werden in totaal 55 bezwaarschriften ingediend (46 ter behandeling in de Algemene kamer en 9 ter behandeling in de Personele kamer). In 2009 werden in totaal 27 bezwaarschriften ingetrokken (25 van de Algemene kamer en 2 van de Personele kamer). De totale werkvoorraad per 1 januari 2010 is 32 bezwaarschriften (23 ter behandeling in de Algemene kamer en 9 ter behandeling in de Personele kamer). Ten opzichte van de werkvoorraad per 1 januari 2009 is dit een kleine daling van 6 bezwaarschriften. In totaal werden 33 bezwaarschriften met een beslissing afgehandeld (28 bezwaarschriften van de Algemene kamer en 5 van de Personele kamer). De commissie achtte 75% van het totaal aantal bezwaarschriften (algemene kamer) ontvankelijk. Van dit aantal (21) heeft de commissie 57% ongegrond, 29% gegrond, en 14% gedeeltelijk gegrond/ongegrond geacht. De commissie achtte 60% van het aantal bezwaarschriften (personele kamer) ontvankelijk. Van dit aantal (3 bezwaarschriften) heeft de commissie 67% ongegrond en 33% gedeeltelijk gegrond/ongegrond geacht. In 89% van de adviezen van de Algemene kamer nam het bestuursorgaan het advies van de commissie geheel over en besliste in 7% van het totale aantal zaken contrair. Tenslotte werd in 4% besloten het advies van de commissie gedeeltelijk over te nemen. Het bestuursorgaan nam 80% van de adviezen van de Personele kamer van de commissie over. Eén advies (20%) werd gedeeltelijk overgenomen. Er werd 4 keer beroep ingesteld tegen de 28 beslissingen op bezwaar (Algemene kamer). Dit betekent dat 14% van de beslissingen op bezwaar werd aangevochten bij de rechter, waarvan één beroepschrift niet ontvankelijk is verklaard en een ander beroepschrift is ingetrokken. In de twee andere zaken heeft de rechtbank nog geen uitspraak gedaan. Tegen de beslissingen op bezwaar op het gebied van personeelszaken werd geen beroep ingesteld. Als uitstel met instemming van bezwaarmaker plaats vindt, vindt formeel weliswaar overschrijding van de wettelijke termijn plaats, maar deze bezwaarschriften worden beschouwd als tijdig afgehandeld. Voor wat betreft de Algemene kamer werden 28 bezwaarschriften tijdig afgehandeld; derhalve 100%. Het percentage bezwaarschriften dat binnen de wettelijke termijn van 14 weken werd afgehandeld, was 46% (13 van de 28 bezwaarschriften). Door de Personele kamer werden alle bezwaarschriften (100%) tijdig afgehandeld omdat het uitstel met instemming van bezwaarmakers plaatshad. Het percentage bezwaarschriften dat binnen de wettelijke termijn van 14 weken werd afgehandeld bedroeg 40% (2 van de 5 bezwaarschriften). De gemiddelde brutodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 18 weken (Algemene kamer) en 17 weken (Personele kamer). In de gevallen waarin een termijnoverschrijding een goede reden heeft, is een termijn verrekend. De nieuwe termijn wordt uitgedrukt in een nettodoorlooptijd. De gemiddelde nettodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg bij beide kamers 14 weken. 7

8 Conclusies en aanbevelingen Op voorhand merkt de commissie op dat de behandelde bezwaarschriften door de personele kamer zo divers zijn, dat daar moeilijk algemene aanbevelingen aan te verbinden zijn. De aanbevelingen betreffen voornamelijk de bezwaarschriften van de algemene kamer. Het onzorgvuldig motiveren van besluiten komt nog regelmatig voor in de praktijk van de commissie bezwaarschriften. Gegrondverklaringen vinden met name plaats omdat besluiten niet goed zijn gemotiveerd of procedures niet zorgvuldig zijn doorlopen. Als de provincie haar subsidiebeleid in het kader van de bezuinigingen zal aanscherpen, zal een goede onderbouwing van besluiten nog belangrijker worden. De commissie beveelt aan consequente aandacht te hebben voor de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, met name op het gebied van een zorgvuldige voorbereiding en voldoende motivering van besluiten. Op het gebied van het vooraf goed informeren, toelichten en uitleggen van de zaak in kwestie kan winst worden behaald door vergroting van de aanvaardbaarheid van besluiten, hetgeen kan leiden tot vermindering van het aantal bezwaarschriften. De commissie juicht het toepassen van mediationvaardigheden door de secretarissen en de diverse vakafdelingen toe. Er wordt aanbevolen deze weg voort te zetten en zo mogelijk uit te breiden. Tenslotte beveelt de commissie aan, ondanks de verruiming van de beslistermijnen, alert te blijven en tijdig te beslissen op de bezwaren. 8

9 Inleiding Dit is het veertiende jaarverslag van de commissies voor de bezwaar-, beroep en klaagschriften van de provincie Zeeland. Dit verslag heeft betrekking op alle bezwaar- en beroepschriften en klachten die door een bestuursorgaan met een beslissing op bezwaar, een besluit in administratief beroep of advies op een klacht zijn afgehandeld in de periode 1 januari 2009 tot en met 31 december 2009, als ook de ingetrokken bezwaarschriften. Met dit verslag voldoen de commissies aan hun taak om jaarlijks verslag uit te brengen over hun werkzaamheden en andere feiten en ontwikkelingen. Deze verslaglegging biedt de commissie enerzijds de gelegenheid verantwoording af te leggen over de wijze waarop zij aan haar opdracht gestalte heeft gegeven. Anderzijds geeft dit de mogelijkheid de belangrijkste bevindingen nog eens onder de aandacht te brengen. Haar missie hierbij is het leveren van een bijdrage tot verdere verbetering van de kwaliteit van provinciale besluiten. De samenstelling van de commissie bezwaarschriften in 2009 is vermeld in Hoofdstuk 1. In dit verslag worden in Hoofdstuk 2 allereerst de kwantitatieve gegevens omtrent de ingekomen, ingetrokken en afgehandelde bezwaarschriften, de uitgebrachte adviezen, de genomen besluiten op bezwaar en ingediende beroepen tegen de besluiten op de bezwaren per kamer weergegeven en toegelicht. Tevens zijn in dit hoofdstuk de diverse doorlooptijden terug te vinden van de bezwaarprocedures. Er is een onderscheid gemaakt in de Algemene kamer en de Personele kamer van de commissie bezwaarschriften. In Hoofdstuk 3 komt de besliscommissie beroepschriften aan bod. Deze commissie heeft in 2009 geen werkzaamheden verricht. In Hoofdstuk 4 is een overzicht opgenomen van de behandelde klachten door de klachtencommissie. Er wordt afgesloten met een terugblik op het jaar 2009 en een vooruitblik op het komende jaar. 9

10 10

11 Hoofdstuk 1 Samenstelling commissie bezwaarschriften 1.1. Samenstelling commissie bezwaarschriften Algemene kamer per 1 januari 2009 De Algemene kamer van de commissie bestond in 2009 uit: Voorzitters: de heer mr. E.K.L.M. Haffmans; en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn (plaatsvervangend). Leden: mevrouw mr. Y.J. van Amelsvoort; mevrouw A.C. de Bruijn; de heer mr. L. de Kok; de heer mr. G.C. Kooijman; de heer J.L.M. van Put; en de heer mr. C. Simons. De voorzitters en leden van de commissie bezwaarschriften treden ook op als voorzitters en leden van de klachtencommissie Samenstelling commissie bezwaarschriften Personele kamer per 1 januari 2009 De Personele kamer van de commissie bestond in 2009 uit: Voorzitters: de heer mr. E.K.L.M. Haffmans; en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn (plaatsvervangend). Leden: mevrouw drs. L.G. Helwig-van Elsäcker; mevrouw mr. R.B. Jobse; en de heer J.L.M. van Put Samenstelling secretariaat commissie bezwaarschriften per 1 januari 2009 De samenstelling van het secretariaat van de commissie was in het verslagjaar als volgt: Secretarissen: mevrouw J.A. de Feijter; mevrouw J.M. Ton-Mulder (per 1 september 2009); mevrouw C.W. Ramondt (tot 1 november 2009); en mevrouw mr. E.P. van der Zee (tevens klachtenfunctionaris). 11

12 12

13 Hoofdstuk 2 Bezwaarschriften 2.1. Algemene kamer Ingediende bezwaarschriften De werkvoorraad bedroeg op 1 januari bezwaarschriften. In 2009 werden 46 bezwaarschriften ontvangen. Deze waren gericht tegen besluiten van gedeputeerde staten (38), de commissaris van de Koningin (1), provinciale staten (6) en de heffingsambtenaar van provinciale belastingen (1). Op grond van artikel 7:1a van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is het mogelijk dat bezwaarmakers in hun bezwaarschrift vragen de bezwaarfase over te slaan en gelijk de zaak aan de rechter voor te leggen. In 2009 zijn geen verzoeken binnengekomen om de bezwaarfase over te slaan. In de onderstaande tabel is aangegeven hoeveel bezwaarschriften in dit verslagjaar en in de voorgaande jaren werden ingediend. Jaar Ingediend Algemene kamer Figuur 1: Aantallen ingediende bezwaarschriften door de jaren heen (Algemene kamer) Afgehandelde bezwaarschriften Eén verkeerd geadresseerd bezwaarschrift werd op grond van artikel 6:15 van de Algemene wet bestuursrecht doorgezonden aan het bevoegde bestuursorgaan. In totaal werden 28 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Dit aantal is als volgt uit te splitsen: - er werden 3 bezwaarschriften afgedaan zonder het houden van een hoorzitting; - er werden 25 bezwaarschriften door de commissie op een hoorzitting behandeld; en - er werden 25 bezwaarschriften ingetrokken. Opvallend is dat 10 (40% van het totaal aantal intrekkingen) bezwaarschriften werden ingetrokken omdat het bestuursorgaan een nieuw besluit, waarin tegemoet werd gekomen aan de bezwaren, nam. Van de andere ingetrokken bezwaarschriften (15) kan opgemerkt worden dat bezwaarmaker het bij nader inzien toch eens was met het bestreden besluit (5), geen belang meer had bij het bestreden besluit (5) of dat bezwaarmaker het bezwaar niet als bezwaar had bedoeld (3). Van twee ingetrokken bezwaarschriften zijn de redenen van intrekken onbekend. Uit de monitoring van de bezwaarprocedures waarin het bestuursorgaan een nieuw besluit nam, blijkt dat deze gang van zaken voornamelijk de stafafdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) betreft. In onderstaand schema zijn gegevens uit de monitoring weergegeven. Directie, afdeling Ruimte, Milieu en Water (RMW), afdeling Water en Natuur Aantal (percentage) 1 (10%) Reden nieuw besluit tijdens bezwaarprocedure Een ontbrekende aanvulling van de aanvraag werd met behulp van bestuursorgaan hangende de bezwaarprocedure alsnog ingediend. De gevraagde vergunning kon verleend worden, het bezwaar werd ingetrokken. 13

14 Directie, afdeling Economie en Mobiliteit (E&M), afdeling Beheer Samenleving Bestuur en Organisatie (SBO), afdeling Welzijn Aantal (percentage) 3 (30%) 1 (10%) Stafafdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) 5 (50%) Totaal 10 (100%) Figuur 2: Monitoring ingetrokken bezwaarschriften 2009 Reden nieuw besluit tijdens bezwaarprocedure Er werd in overleg met bezwaarmakers gezamenlijk een passende oplossing gevonden (2); Na wijziging van de voorwaarden uit bestreden besluit in een nieuw besluit (naar aanleiding van telefonisch contact tussen vakafdeling en bezwaarde) (oplossing in pilot mediationvaardigheden bereikt) (1) Voortschrijdend inzicht van het bestuursorgaan en nadere informatie van bezwaarmaker over het project (oplossing in pilot mediationvaardigheden bereikt) Bezwaarde werd in de gelegenheid gesteld aanvullende financiële stukken in te leveren en op basis daarvan werd alsnog een subsidie afgerekend (2); in overleg instemming van bezwaarde met inhoud van nieuw afkoopvoorstel (2); het bestuursorgaan besloot een aanvullende subsidie te verlenen (1) Werkvoorraad per 1 januari 2010 De werkvoorraad bedraagt per 1 januari bezwaarschriften. Werkvoorraad Ingekomen in 2009 Doorgezonden Ingetrokken in Afgehandeld Werkvoorraad in in (+) 1 (-) 25 (-) 28 (-) 23 Figuur 3: Berekening werkvoorraad per (Algemene kamer) Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling In de tabel hieronder volgt een onderverdeling van de aantallen afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Ruimte, Milieu en Water (RMW) 20 Economie en Mobiliteit (E&M) 3 Samenleving Bestuur en Organisatie (SBO) 2 Stafafdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) 2 Gelieerde instelling (GI) Zeeland Seaports (ZSP) 1 Totaal 28 Figuur 4: Aantallen afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in

15 Grafisch ziet dit er als volgt uit. Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in % 7% 7% 4% RMW E&M SBO FEZ GI 71% Grafiek 1: Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in Verdeling naar onderwerp In de volgende paragraaf worden de afgehandelde bezwaarschriften uitgesplitst naar onderwerp van de directie en de stafafdeling. Directie Onderwerp Aantal RMW Vestigen voorkeursrecht Wet voorkeursrecht gemeenten 6 Weigeren verklaring van geen bezwaar 3 Dwangsombeschikking 2 Afwijzen verzoek toepassen handhaving 2 Aanwijzing verplicht vooronderzoek en verkennend 1 bodemonderzoek Besluit VERBOND Ontheffing ex artikel 68 Flora- en faunawet 1 Instemming saneringplan Wet bodembescherming 1 Afwijzen verzoek tegemoetkoming gevelisolatiekosten 1 Vaststellen grenzen bebouwd gebied woonkernen 1 Weigeren vergunning artikel 19d Natuurbeschermingswet 1 Feitelijk handelen 1 E&M Onttrekking weg aan het openbaar verkeer 1 Afwijzen verzoek subsidie PSEB 1 Afwijzen verzoek subsidie Regeling Stimulering Voordelta 1 SBO Afwijzen verzoek vergunning ambulancevervoer 1 Afwijzen verzoek inzage in stukken Wet openbaarheid van 1 bestuur Stafafdeling Onderwerp Aantal FEZ Afrekening subsidie 2 Gelieerde instelling Onderwerp Aantal ZSP Afwijzen verzoek vergunning vastmaker 1 Figuur 5: Verdeling onderwerpen afgehandelde bezwaarschriften in

16 Advisering De commissie hoort de bezwaarmaker(s), eventuele andere belanghebbenden en (vertegenwoordigers van) het verwerende bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid en beraadt zich vervolgens - in beslotenheid - over het aan het bestuursorgaan uit te brengen advies. Als het bezwaar de ontvankelijkheidstoets doorstaat, beoordeelt de commissie of het bezwaar al dan niet (gedeeltelijk) gegrond is en of het bestreden besluit moet worden herroepen. Aangezien er sprake dient te zijn van een volledige heroverweging van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, toetst de commissie de rechtmatigheid en beoordeelt zij ook de doelmatigheid. De commissie bekijkt tijdens de hoorzitting soms ook of er een oplossing van het conflict mogelijk is. Dit kan leiden tot de opschorting van het advies teneinde partijen de gelegenheid te bieden tot een oplossing te komen. Er vonden in totaal 15 van de geplande 27 hoorzittingen plaats. Er werden hoorzittingen afgelast doordat zaken nog niet rijp waren voor behandeling. De commissie heeft in totaal 25 adviezen uitgebracht. In onderstaand overzicht volgen aantallen met betrekking tot de advisering van de commissie. Totaal 28 Figuur 6: Totale advisering Advies Aantal Kennelijk niet-ontvankelijk (buiten hoorzitting) 3 Niet-ontvankelijk (na hoorzitting) 3 Ontvankelijk, ongegrond 12 Ontvankelijk, gegrond 6 Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 3 Geen advies over ontvankelijkheid, ongegrond 1 In onderstaand overzicht wordt een onderverdeling gemaakt per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Advies Aantal RMW (20) Niet-ontvankelijk (na hoorzitting) 3 Niet-ontvankelijk (zonder hoorzitting 3 Geen advies over ontvankelijkheid, ongegrond 1 Ontvankelijk, ongegrond 10 Ontvankelijk, gegrond 2 Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 1 E&M (3) Ontvankelijk, ongegrond 1 Ontvankelijk, gegrond 2 SBO (2) Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 1 Ontvankelijk, gegrond 1 Stafafdeling Advies Aantal FEZ (2) Ontvankelijk, ongegrond 1 Ontvankelijk, gegrond 1 Gelieerde instelling Advies Aantal ZSP (1) Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 1 Figuur 7: Verdeling advisering commissie per directie, stafafdeling en gelieerde instelling Uit figuur 6 blijkt dat de commissie 75% van het totaal aantal bezwaarschriften ontvankelijk heeft geacht. Van dit totale aantal (21) heeft de commissie 57% ongegrond, 29% gegrond, 14% gedeeltelijk gegrond/ongegrond. Bij de gegronde bezwaarschriften (6) was sprake van: schending motiveringsbeginsel (3); strijd met evenredigheidsbeginsel; herroeping van het besluit op basis van nader door bezwaarde overgelegde gegevens; herroeping omdat de afwijzing berustte op andere gronden dan de gronden in het primaire besluit. 16

17 Advisering kostenvergoeding De commissie heeft één keer geadviseerd over een kostenvergoeding voor rechtshulp Opmerkingen n.a.v. de advisering De commissie heeft in haar adviezen enkele opmerkingen ten overvloede gemaakt. De belangrijkste luidden als volgt: het verdient dringend aanbeveling om de procedure en de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de procedure voor het verkrijgen van een vergunning op grond van de Natuurbeschermingswet voor het snijden van zeegroente, onder de loep te nemen; het verdient aanbeveling om als bijlage bij een besluit tevens het advies van de adviesorganen mee te sturen, om reden dat voor de belanghebbenden de procedure ten aanzien van de besluitvorming duidelijk dient te zijn; en ondanks het woord 'Klacht' bovenaan op het bezwaarschrift, ziet de commissie geen reden om een brief als klacht ingevolge hoofdstuk 9 van de Awb te behandelen als de brief geen klagenswaardige gedraging bevat Beslissing op bezwaar De commissie adviseert aan het bestuur en neemt dus zelf geen besluit op het bezwaarschrift. De werkwijze is dat het advies wordt overgedragen aan de betreffende vakafdeling, die de op het bezwaarschrift te nemen beslissing verder voorbereidt (dat wil zeggen: aan het bestuursorgaan voorlegt) en uitvoert. Het bestuursorgaan bepaalt dus zelf hoe met de adviezen van de commissie wordt omgegaan. Afwijking van een advies moet uiteraard wel goed gemotiveerd worden. Het bestuursorgaan heeft aan de hand van de adviezen van de commissie als volgt beslist. In 25 van de 28 bezwaarprocedures (89%) nam het betreffende bestuursorgaan het advies van de commissie over. Er werd één advies van de commissie niet (geheel) overgenomen. Dit betekent dat 11% van het totale aantal zaken (gedeeltelijk) contrair werd gegaan. In onderstaand figuur volgen de aantallen met betrekking tot de opvolging van de adviezen van de commissie. Besluit bestuursorgaan Aantal Conform 25 Gedeeltelijk contrair/conform 1 Contrair 2 Totaal 28 Figuur 8: Overzicht beslissingen op bezwaar Beroep tegen beslissing op bezwaar In de volgende tabel worden beroepsprocedures tegen de beslissingen op de bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling weergegeven. Directie Onderwerp Besluit bestuursorgaan Uitspraak RMW Weigeren afgifte verklaring van Conform advies van de Nog geen uitspraak geen bezwaar commissie gedaan. Dwangsombeschikking Weigeren afgifte verklaring van geen bezwaar (ontvankelijk/ongegrond). Contrair advies van de commissie, GS verklaart bezwaar ontvankelijk en ongegrond. Conform advies van de commissie (ontvankelijk/ongegrond) Niet-ontvankelijk in verband met een te late betaling van de griffierechten. Beroep werd ingetrokken. Stafafdeling Onderwerp Besluit bestuursorgaan Uitspraak FEZ Afrekening subsidie Contrair advies commissie, ontvankelijk/ongegrond Nog geen uitspraak gedaan. Figuur 9: Beroepsprocedures tegen beslissingen op bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling 17

18 In totaal werden 4 beroepschriften ingediend tegen de beslissingen op de 28 afgehandelde bezwaarschriften. Dit betreft 14% van het totale aantal beslissingen op bezwaar Beslistermijnen Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft de Awb beslistermijnen. Het bestuursorgaan moet binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar nemen. Deze termijn kan ten hoogste met vier weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. In totaal werden 13 van de 28 bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn van 14 weken afgehandeld; derhalve 46%. Er werden 15 bezwaarschriften buiten deze wettelijke termijn afgehandeld; derhalve 52%. Als het uitstel met instemming van bezwaarmaker plaats vindt, vindt formeel weliswaar een overschrijding van de wettelijke beslistermijn plaats, echter deze bezwaarschriften mogen als tijdig afgehandeld worden beschouwd. In alle bezwaarprocedures konden bezwaarden instemmen met (verder) uitstel. Dit betekent dat alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan dan wel dat deze termijn werd overschreden met instemming van partijen. Indien de 14 weken-termijn wordt overschreden, kan bezwaarmaker beroep instellen tegen het uitblijven van die beslissing bij de rechter die over de beslissing op het bezwaarschrift moet oordelen. Dit is in 2009 niet het geval geweest Verschoonbaarheid Er zijn vele redenen waarom de behandeling van een bezwaarschrift langer dan 14 weken kan duren. Van het totaal aantal zaken dat buiten de wettelijke termijn is afgehandeld, is onderzocht in hoeverre dit te wijten is aan het bestuursorgaan of de invloed van de commissie, aan de bezwaarmaker of aan een combinatie van deze partijen. Termijnoverschrijdingen die hun oorzaak vinden in complexiteit van de zaak (het bepalen van deze complexiteit hangt sterk af van persoonlijke zienswijze van de behandelaar van het bezwaar), het afwachten van onderzoeksgegevens, een verzoek om uitstel van de hoorzitting door bezwaarde, het aanhouden in afwachting van besluitvorming door een andere overheid acht de commissie verschoonbaar, dat wil zeggen vergeeflijk. Deze overschrijdingen mogen volgens de commissie worden genuanceerd en zij past er een herrekening op toe. Termijnoverschrijding wegens drukke werkzaamheden of andere prioriteiten van het bestuursorgaan of de commissie acht zij niet verschoonbaar. Daarnaast zijn er termijnoverschrijdingen waarbij meer dan één oorzaak aan te wijzen is. Er is ook sprake van een combinatie van verschoonbare en niet-verschoonbare zaken. Hieronder worden de oorzaken uitgesplitst naar verschoonbaar, niet verschoonbaar en een combinatie van verschoonbaar en niet-verschoonbaar. Verschoonbaar (4 bezwaarprocedures, 27%): vertraging in besluitvorming op bezwaar in verband met overleg in het kader van een schikkingsvoorstel; uitstel van de hoorzitting op verzoek van bezwaarde alsmede intern overleg over politiek gevoelige aangelegenheid; uitstel van de hoorzitting op verzoek van bezwaarde; en aanhouden behandeling bezwaar in verband met informeel overleg in het kader van pilot project mediationvaardigheden bij bezwaar; Niet verschoonbaar (7 bezwaarprocedures, 46%): zitting te laat ingepland (te wijten aan commissie); zitting te laat ingepland, vertraging in de advisering door de commissie alsmede vertraging in het parafencircuit voor de beslissing op bezwaar; en 18

19 vertraging in de advisering door de commissie vanwege een groot aantal zaken op de hoorzitting/samenstelling commissie PS-leden en vertraagde besluitvorming (eerste vergadering na zomerreces was in oktober 2009) (5). Combinatie van verschoonbaar en niet-verschoonbaar (4 bezwaarprocedures, 27%): uitstel van de hoorzitting (te wijten aan bezwaarde), aanhouding behandeling bezwaar in verband met besluitvorming op een aanvullend besluit hangende de bezwaarprocedure (te wijten aan bestuursorgaan) en vertraging in de beslissing op bezwaar door het zomerreces (te wijten aan het bestuursorgaan); vertraagde behandeling in verband met te late doorzending bezwaar aan de commissie (te wijten aan bestuursorgaan), uitstel hoorzitting op verzoek van bestuursorgaan en vertraagde advisering door de commissie in verband met opvragen en beoordelen nadere gegevens (te wijten aan allen); vertraging in de advisering door de commissie in combinatie met afwachten vergunningprocedure belanghebbende; en vertraagde besluitvorming op bezwaar in verband met kerstreces in combinatie met intern complex overleg over contraire beslissing op bezwaar; alsmede uitstel van de hoorzitting op verzoek van bezwaarde. In onderstaand cirkeldiagram zijn de percentages per categorie weergegeven. Redenen termijnoverschrijdingen per categorie 27% Verschoonbaar 27% Niet verschoonbaar Beiden 46% Grafiek 2: Redenen termijnoverschrijdingen per categorie Gemiddelde doorlooptijd Gelet op het belang van een goed inzicht in de behandelingstermijnen en van een adequate rapportage zal een onderscheid gemaakt worden in een bruto en een netto behandelingstermijn. De gemiddelde brutodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 18 weken. Dit betekent dat elk bezwaarschrift een gemiddelde termijnoverschrijding kent van 4 weken. Deze doorlooptijd is berekend vanaf de dag van ontvangst van het bezwaarschrift tot aan de dag van de verzending van de besluitvorming door het bevoegde bestuursorgaan zonder hierbij rekening te houden met externe factoren welke verschoonbare of onverschoonbare termijnoverschrijdingen veroorzaken. Zoals vaker met gemiddelden bepalen de negatieve uitschieters het beeld en dat is hier niet anders. 19

20 Van de 16 bezwaarprocedures die langer dan 14 weken hebben geduurd, is de termijn die betrekking had op de verschoonbare oorzaken verrekend. De gemiddelde nettodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 14 weken. In onderstaand overzicht wordt de gemiddelde doorlooptijd van het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften (tussen haakjes) per directie, stafafdeling en gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de wettelijke termijn van 14 weken aan. Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per directie en stafafdeling in Gemiddelde BRUTOdoorlooptijd in weken Gemiddelde NETTOdoorlooptijd in weken RMW(20) E&M(3) SBO(2) FEZ(2) GI(1) Grafiek 3: Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in Verweerschrift Van de behandelend ambtenaren wordt verwacht dat zij tijdig, dat wil zeggen binnen een termijn die varieert van 4 tot 6 weken na de ontvangst van het bezwaarschrift een verweerschrift aanleveren bij de commissie. In totaal werden 26 verweerschriften aangeleverd bij de commissie. De gemiddelde brutoduur voor het opstellen van een verweerschrift bedroeg 5 weken. In 6 bezwaarprocedures kon een termijn worden verrekend vanwege verschoonbare termijnoverschrijding. De gemiddelde nettoduur bedroeg 4,5 weken. In 3 bezwaarprocedures duurde het opstellen meer dan 6 weken (netto). 20

21 In onderstaand schema is de gemiddelde duur voor het opstellen van een verweerschrift per directie, stafafdeling en gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de gemiddelde termijn aan waarbinnen het verweerschrift doorgaans wordt verwacht. Deze varieert van 4 tot 6 weken na de ontvangst van het bezwaarschrift. Tussen haakjes staat het aantal verweerschriften. Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in Gemiddelde bruto duur in weken aanleveren verweerschrift Gemiddelde netto duur in weken aanleveren verweerschrift 2 0 RMW(16) E&M(3) SBO(2) FEZ(2) GI(1) Grafiek 4: Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in Advisering commissie De gemiddelde duur om een conceptadvies van de commissie te vervaardigen bedroeg 1 week. De commissie stelde gemiddeld 1 week na de ontvangst van het conceptadvies de definitieve adviezen vast Beslissing op bezwaar De gemiddelde brutotermijn van de besluitvorming, gerekend vanaf de ontvangst van het advies van de commissie tot het ter besluitvorming voorleggen aan het beslissend bestuursorgaan, bedroeg 6 weken. Van de 15 bezwaarprocedures die langer dan 14 weken hebben geduurd, is de termijn die betrekking had op de verschoonbare oorzaken verrekend. De nettoduur van de besluitvorming bedroeg 5 weken. 21

22 In de onderstaande grafiek wordt de gemiddelde duur in weken van de besluitvorming op het bezwaarschrift na de ontvangst van het advies per directie, stafafdeling en gelieerde instelling weergegeven. De rode lijn geeft de gemiddelde termijn aan die (doorgaans) nog rest in de procedure om de beslissing aan het bestuursorgaan voor te leggen. Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaar na ontvangst advies per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in Gemiddelde bruto termijn in weken beslissing op bezwaar Gemiddelde netto termijn in weken beslissing op bezwaar RMW(20) E&M(3) SBO(2) FEZ(2) GI(1) Grafiek 5: Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaarschrift na ontvangst advies per directie. stafafdeling en gelieerde instelling in Personele kamer Ingediende bezwaarschriften De werkvoorraad bedroeg op 1 januari bezwaarschriften. In 2009 werden 9 bezwaarschriften ingediend. In de onderstaande tabel is aangegeven hoeveel bezwaarschriften in voorgaande jaren werden ingediend. Jaar Ingediend Personele kamer Figuur 9: Aantallen ingediende bezwaarschriften door de jaren heen (Personele kamer) Afgehandelde bezwaarschriften In 2009 werden 2 bezwaarschriften ingetrokken. Hangende één bezwaarprocedure werd het bestreden besluit ingetrokken. Er werd eveneens bezwaar gemaakt tegen een vervolgbesluit. Het eerste bezwaar is gevoegd bij het nieuwe bezwaar. Deze bezwaarprocedure werd in 2009 niet afgerond met een beslissing op bezwaar. In totaal werden 5 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. 22

23 Werkvoorraad per 1 januari 2010 De werkvoorraad bedraagt per 1 januari bezwaarschriften. Werkvoorraad Ingekomen in 2009 Ingetrokken in 2009 Afgehandeld in 2009 Werkvoorraad (+) 2 (-) 5 (-) 9 Figuur 10: Berekening werkvoorraad per (Personele kamer) Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling In de tabel hieronder volgt een onderverdeling van de aantallen per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Economie & Mobiliteit 3 Directie Samenleving Bestuur en Organisatie 1 Gelieerde instelling (GI) Zeeuws Museum 1 Totaal 5 Figuur 11: Aantallen afgehandelde bezwaarschriften per directie en gelieerde instelling Grafisch ziet dit er als volgt uit. Afgehandelde bezwaarschriften per directie en gelieerde instelling in % SBO 20% E&M 60% GI Grafiek 6: Afgehandelde bezwaarschriften per directie en gelieerde instelling in Verdeling naar onderwerp In de volgende paragrafen worden de afgehandelde bezwaarschriften uitgesplitst naar onderwerp van de directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Onderwerp Aantal E&M Besluit Regeling Jaargesprek 1 Afwijzen verzoek verkopen verlofuren 1 Reïntegratie 1 SBO Afwijzen verzoek schadevergoeding 1 23

24 Gelieerde instelling Onderwerp Aantal Zeeuws Museum Korting bezoldiging 1 Figuur 12: Verdeling onderwerpen afgehandelde bezwaarschriften Advisering Er vonden in totaal 5 van de geplande 26 hoorzittingen plaats. Er was één waarvoor twee hoorzittingen plaats vonden. Er werden hoorzittingen afgelast door gebrek aan zaken en doordat zaken nog niet rijp waren voor behandeling. De commissie heeft in totaal 5 adviezen uitgebracht. In onderstaand overzicht volgen aantallen ten aanzien van de totale advisering. Totaal Advies Aantal 5 Niet-ontvankelijk (na hoorzitting) 1 Niet-ontvankelijk (kennelijk) 1 Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 1 Ontvankelijk, ongegrond 2 Figuur 13: Totale advisering van de commissie in 2009 Uit bovenstaande tabel blijkt dat de commissie 60% van de bezwaarschriften ontvankelijk heeft geacht. Van dit aantal (3 bezwaarschriften) heeft de commissie 67% ongegrond geacht. In onderstaand overzicht volgt een uitsplitsing per directie en gelieerde instelling. Directie Advies Aantal E&M Ontvankelijk, ongegrond 2 Niet-ontvankelijk (na hoorzitting) 1 SBO Kennelijk niet ontvankelijk (zonder hoorzitting) 1 GI Advies Aantal Zeeuws Museum Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 1 Figuur 14: Verdeling advisering commissie per directie en gelieerde instelling in Advisering kostenvergoeding De commissie heeft dit jaar niet geadviseerd om de gemaakte kosten voor rechtshulp te vergoeden Opmerkingen n.a.v. de advisering De commissie heeft aangeven dat gedeputeerde staten bij medische kwesties om de motiveringsplicht in te vullen een advies van een medicus aan haar besluitvorming ten grondslag moet leggen Beslissing op bezwaar De bestuursorganen hebben aan de hand van de adviezen van de commissie als volgt beslist. Besluit bestuursorgaan Aantal Conform 4 Contrair 0 Gedeeltelijk conform 1 Totaal 5 Figuur 15: Overzicht beslissingen op bezwaar in Beroep tegen beslissing op bezwaar Er werd geen beroep ingesteld tegen de beslissingen op de 5 afgehandelde bezwaarschriften. 24

25 Beslistermijnen Er werden 2 bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn (14 weken) afgehandeld; derhalve 40%. Er werden 3 bezwaarschriften buiten de wettelijke termijn afgehandeld; derhalve 60%. Uitstel van de 14-weken termijn is mogelijk met instemming van bezwaarmaker. Er vindt formeel weliswaar een overschrijding van de wettelijke beslistermijn plaats, echter deze bezwaar-procedures worden als tijdig afgehandeld beschouwd. In alle bezwaarprocedures werd door de bezwaarde ingestemd met uitstel. Dit betekent dat alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan dan wel dat deze termijn is overschreden met instemming van partijen. Dit is 100%. Indien de 14 weken termijn wordt overschreden, kan bezwaarmaker beroep instellen tegen het uitblijven van die beslissing bij de rechter die over de beslissing op het bezwaarschrift moet oordelen. Dit is in 2009 niet het geval geweest Verschoonbaarheid Net als in paragraaf wordt hier een weergave gegeven van de oorzaken uitgesplitst naar verschoonbaar, niet verschoonbaar en een combinatie van verschoonbaar en niet-verschoonbaar. Verschoonbaar (2 bezwaarprocedures): - Uitstel datum van de hoorzitting (op verzoek van bezwaarmaker) vanwege vakantie van de vertegenwoordiger van bezwaarmaker en het inwinnen van nadere informatie door de commissie (1); - aanhouden behandeling bezwaar vanwege het mediationvaardighedentraject (1); Niet verschoonbaar: - Combinatie verschoonbaar en niet-verschoonbaar: (1 bezwaarprocedure): - uitstel datum van de hoorzitting (op verzoek van bezwaarmaker) in combinatie met organiseren vervolghoorzitting in verband met ingediende nadere stukken op de hoorzitting Gemiddelde doorlooptijd In totaal werden 5 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Van de bezwaarprocedures is de gemiddelde doorlooptijd (dit is de tijd tussen de ontvangst van het bezwaarschrift en het verzenden van de beslissing op het bezwaarschrift door het bestuursorgaan), de gemiddelde duur om een verweerschrift op te stellen en de gemiddelde termijn van de besluitvorming op het bezwaar na de hoorzitting, berekend. De gemiddelde brutodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 17 weken. De gemiddelde nettodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 14 weken. De verschoonbare oorzaken van de termijnoverschrijdingen zijn verrekend. 25

26 In de onderstaande grafiek worden de gemiddelde bruto- en nettodoorlooptijd van het totaal aantal (tussen haakjes) afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling of gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de wettelijke termijn van 14 weken aan. Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per directie en gelieerde instelling in Gemiddelde BRUTOdoorlooptijd in weken Gemiddelde NETTOdoorlooptijd in weken E&M(3) SBO(1) GI(1) Grafiek 8: Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per directie en gelieerde instelling in Verweerschrift Er werden 4 verweerschriften aangeleverd bij de commissie. De gemiddelde duur voor het opstellen van een verweerschrift bedroeg 4,5 weken. In 2008 was dit 6,5 weken. De commissie merkt op dat de duur van het blijven liggen van bezwaarschriften bij de vakafdeling/afdeling personeelszaken van de gelieerde instelling bij de duur voor het opstellen van verweerschriften is inbegrepen. In de volgende grafiek is de gemiddelde duur voor het opstellen van een verweerschrift per directie en gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de gemiddelde termijn aan waarbinnen het verweerschrift doorgaans wordt verwacht bij het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie, dit varieert van 4 tot 6 weken na de ontvangst van het bezwaarschrift (gemiddeld 5 weken). 26

27 Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie en gelieerde instelling in , Gemiddelde BRUTOduur in weken aanleveren verweerschrift 4 3 2,5 2 1 E&M(3) GI(1) Grafiek 9: Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie en gelieerde instelling in Advisering commissie Er zijn vier bezwaarprocedures waarin de commissie na het houden van een hoorzitting heeft geadviseerd. De gemiddelde duur om een conceptadvies van de commissie te vervaardigen bedroeg 2 weken. De commissie stelde gemiddeld 1 week na de ontvangst van het conceptadvies de definitieve adviezen vast. De commissie merkt op dat in één bezwaarprocedure de uitwerking van het zittingsverslag en het concipiëren van het advies door de secretaris vanwege een verschoonbare oorzaak werd vertraagd. Als deze termijn wordt verrekend, is de duur van een definitief advies van de commissie gemiddeld 2,5 weken. Er is één bezwaarprocedure waarin de commissie zonder horen heeft geadviseerd. Het bezwaarschrift werd te laat ingediend en er was geen geldige reden voor de termijnoverschrijding Beslissing op bezwaar De gemiddelde brutoduur van de besluitvorming, gerekend vanaf de ontvangst van het advies van de commissie tot het verzenden van het besluit op bezwaar, bedroeg 3 weken. De nettoduur bedroeg eveneens 3 weken. 27

28 In de onderstaande grafiek wordt de gemiddelde duur in weken van de besluitvorming op het bezwaarschrift na de ontvangst van het advies per directie en gelieerde instelling weergegeven. Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaar na ontvangst advies per directie en gelieerde instelling in , ,5 2 1,5 Gemiddelde BRUTOtermijn in weken beslissing op bezwaar Gemiddelde NETTOtermijn in weken beslissing op bezwaar 1 0,5 0 E&M(3) SBO(1) GI(1) Grafiek 10: Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaarschrift na ontvangst advies per directie en gelieerde instelling in Algemene conclusies en aanbevelingen De commissie trekt in deze laatste paragraaf van hoofdstuk 2 over de onderstaande onderwerpen de volgende conclusies: Over de werkvoorraad. De totale werkvoorraad per 1 januari 2010 is 32 bezwaarschriften. In vergelijking met de totale werkvoorraad op 1 januari 2009 van 38 bezwaarschriften, is deze niet veel kleiner geworden (de Algemene kamer van 31 gedaald naar 23 en de Personele kamer van 7 gestegen naar 9 bezwaarschriften). Over het aantal ingediende bezwaarschriften. In 2009 werden ten opzichte van 2008 aanzienlijk minder bezwaarschriften voor de Algemene kamer ontvangen (46 in 2009 en 76 in Het aantal ingediende bezwaren tegen personeelsbesluiten is in 2009 nagenoeg gelijk gebleven met het aantal in 2008 ( 9 in 2009 en 10 in 2008). Over het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften met een beslissing en het totaal aantal ingetrokken bezwaarschriften. Het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften in 2009 is ten opzichte van 2008 gedaald niet sterk gedaald (algemene kamer 31 naar 28) of gelijk gebleven (personele kamer 5). Er werden in 2009 minder bezwaarschriften ingetrokken dan in 2008 (27 in 2009 en 34 in 2008). In 2009 werden meer bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld dan dat bezwaarschriften werden ingetrokken. 28

29 Over de termijnen. Gelijke behandelduur in 2009 ten opzichte van 2008 voor de bezwaarschriften op het gebied van algemene zaken (brutodoorlooptijd is 18 weken en netto doorlooptijd is 14 weken). De behandelduur van personele zaken in 2009 is ten opzichte van 2008 toegenomen (brutodoorlooptijd van 12 naar 18 en nettodoorlooptijd van 11,5 naar 14). Hierbij dient opgemerkt te worden dat een enkele uitschieter het beeld vertekent. Alle bezwaarschriften in de Algemene kamer werden binnen de wettelijke termijn van 14 weken afgedaan, dan wel werd deze termijn met instemming van partijen overschreden. Aanbevelingen Op voorhand merkt de commissie op dat de behandelde bezwaarschriften door de personele kamer zo divers zijn, dat daar moeilijk algemene aanbevelingen aan te verbinden zijn. De aanbevelingen betreffen voornamelijk de bezwaarschriften van de algemene kamer. Het onzorgvuldig motiveren van besluiten komt nog regelmatig voor in de praktijk van de commissie bezwaarschriften. Gegrondverklaringen vinden met name plaats omdat besluiten niet goed zijn gemotiveerd of omdat procedures niet zorgvuldig zijn doorlopen. Als de provincie in de toekomst haar subsidiebeleid in het kader van de bezuinigingen zal aanscherpen, zal een goede onderbouwing van besluiten nog belangrijker worden. De commissie beveelt aan consequente aandacht te hebben voor de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, met name op het gebied van een zorgvuldige voorbereiding en voldoende motivering van besluiten, hetgeen kan leiden tot vermindering van het aantal bezwaarschriften. Op het gebied van het vooraf (in een zo vroeg mogelijk stadium) goed informeren, toelichten en uitleggen van de zaak in kwestie kan winst worden behaald door vergroting van de aanvaardbaarheid van besluiten. De commissie juicht het toepassen van mediationvaardigheden door de secretarissen en de diverse vakafdelingen toe. Er wordt aanbevolen deze weg voort te zetten en zo mogelijk uit te breiden. Tenslotte beveelt de commissie aan, ondanks de verruiming van de beslistermijnen, alert te blijven en tijdig te beslissen op de bezwaren. 29

30 30

31 Hoofdstuk 3 BEROEPSCHRIFTEN 3.1. Samenstelling besliscommissie beroepschriften per 1 januari 2009 De besliscommissie beroepschriften bestond in 2009 uit: Voorzitter: de heer drs. H. van Waveren, gedeputeerde; Leden: mevrouw mr. Y.J. van Amelsvoort; mevrouw A.C. de Bruijn; de heer mr. E.K.L.M. Haffmans; de heer mr. L. de Kok; de heer mr. G.C. Kooijman; de heer J.L.M. van Put; de heer mr. C. Simons; en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn. Voor de samenstelling van het secretariaat van deze commissie wordt verwezen naar pagina Aantallen beroepschriften Er werden in het verslagjaar geen beroepschriften ontvangen. In onderstaande tabel is te zien hoeveel beroepschriften in de voorgaande jaren werden ingediend, afgehandeld of ingetrokken Ingekomen Afgehandeld Ingetrokken Figuur 17: Beroepschriften in aantallen 3.3. Werkzaamheden besliscommissie De besliscommissie beroepschriften is in 2009 niet bijeen geweest. De beroepschriften uit 2007 zijn, na afronding van diverse besluitvormingsprocedures van een gemeente die hierin een rol spelen, nog steeds niet ingetrokken door appellanten. 31

32 32

33 Hoofdstuk 4 Klachtencommissie 4.1. Inleiding Iedereen heeft het recht om een klacht in te dienen bij een bestuursorgaan over de wijze waarop dat bestuursorgaan zich in een bepaalde kwestie jegens hem of een ander heeft gedragen. Dit is geregeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Het bestuursorgaan dient zorg te dragen voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen. Bij binnenkomst van een klacht wordt altijd eerst gekeken of een minnelijke oplossing tussen de klager en het bestuursorgaan mogelijk is, bijvoorbeeld door middel van een gesprek tussen de klager en de betreffende vakafdeling. Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder behandelen van de klacht. Indien geen oplossing mogelijk blijkt te zijn, wordt de klacht ter behandeling en advisering voorgelegd aan de klachtencommissie die gedeputeerde staten met dat doel hebben ingesteld. De klachtencommissie hoort de betrokken partijen en brengt vervolgens advies uit aan gedeputeerde staten. Gedeputeerde staten nemen hierna een beslissing op de klacht. Indien de klager het niet eens is met de beslissing op of de behandeling van de klacht, kan hij daarover een klacht indienen bij de Nationale Ombudsman. Voor de samenstelling van de klachtencommissie moge verwezen worden naar hoofdstuk 1 onder Aantallen klachten In 2009 zijn vijf klachten ingediend. Het aantal bij de provincie ingediende klachten blijft daarmee nog steeds beperkt. Vier van deze klachten zijn in 2009 afgehandeld. Een aan het einde van 2009 ingediende klacht komt terug in de werkvoorraad van Het afgelopen jaar hebben (telefoon)gesprekken tussen de vakafdeling en de klager er bij twee klachten toe geleid dat de indiener zijn of haar klacht daarmee voldoende behandeld achtte. Bij twee andere klachten kon de behandeling beperkt blijven tot een uitleg per brief aan de indieners van de klacht. Dit betekent dat er in 2009 geen klachten aan de klachtencommissie hoefden te worden voorgelegd. Onderwerpen waarover in 2009 geklaagd werd, zijn jeugdzorg, subsidies en gevaarlijk weggedrag. Ten opzichte van de afhandeling van klachten in 2008 levert de afhandeling van klachten in 2009 het volgende beeld op: Afhandeling klachten (bejegeningsklachten) 2008 en Werkvoorraad op 1 januari 0 0 Aantal ingediende klachten 4 5 Aantal klachten direct ingetrokken 0 0 Aantal klachten afgedaan door / ingetrokken na bemiddeling vakafdeling 2 2 Totaal: 2 3 Gehanteerde wettelijke termijn in weken 6/ Aantal klachten afgehandeld binnen de wettelijke termijn 2 2 Aantal klachten afgehandeld buiten de wettelijke termijn 0 0 Aantal beslissingen op klachten / anderszins afgehandelde klachten Behandelduur Klachten dienen binnen zes weken of in het geval de klachtencommissie wordt ingeschakeld - binnen tien weken na ontvangst van de klacht te worden afgehandeld. Het bestuursorgaan kan de afhandeling van de klacht voor ten hoogste vier weken verdagen. Net als in 2008 konden ook in 2009 de klachten binnen de geldende termijnen worden afgehandeld. 33

34 34

35 Hoofdstuk 5 Terug- en vooruitblik 5.1. Terug- en vooruitblik In 2009 heeft de commissie een cursus 'Effectief adviseren door de bezwarencommissie van de provincie Zeeland' gevolgd. Zij kreeg deze aangeboden in het kader van de viering van haar 15-jarig bestaan. De aanwezige commissieleden hebben met het beantwoorden van diverse vragen gereflecteerd op hun werkwijzen en de praktijk en hebben onderzocht of zij op één lijn zitten. Voorts zijn nadere afspraken gemaakt over werkwijze voor, tijdens en na de zitting van de commissie. Besluit proceskosten bestuursrecht Op grond van artikel 7:15 Algemene wet bestuursrecht (verder Awb) worden bepaalde kosten, die de belanghebbende in verband met de behandeling van het bezwaar redelijkerwijs heeft moeten maken, door het bestuursorgaan uitsluitend vergoed op verzoek van de belanghebbende voorzover het bestreden besluit wordt herroepen wegens aan het bestuursorgaan te wijten onrechtmatigheid. In het Besluit proceskosten bestuursrecht is een limitatieve opsomming gegeven voor kosten die voor vergoeding in aanmerking komen. Er gelden forfaitaire tarieven. Deze tarieven zijn in dit besluit verhoogd. Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen De Wet dwangsom is per 1 oktober 2009 in werking getreden. De afdeling Kabinet, Juridische zaken en Bestuursondersteuning heeft in het project 'Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen' de wet in de provinciale organisatie geïmplementeerd. De ingebrekestellingen zullen centraal bij het secretariaat van de commissies voor bezwaar- beroep en klaagschriften binnenkomen. De vakafdeling is verantwoordelijk voor de tijdige beslissing en de besluitvorming op de ingebrekestelling. Het secretariaat van de commissie bewaakt de termijnen. De effecten van de invoering van het betalen van een dwangsom omdat niet tijdig wordt beslist, zullen in de loop van 2010 voor het eerst merkbaar zijn. Overheden zijn verplicht een overzicht van de betaalde dwangsommen jaarlijks op internet te publiceren. Dit zal naar verwachting voor het eerst in 2011 gedaan worden. Verruiming van de beslistermijnen De beslistermijn in artikel 7:10 Awb voor bezwaarschriften werd per 1 oktober 2009 zodanig verruimd dat de beslistermijn pas begint te lopen vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken en niet vanaf de dag van ontvangst van het bezwaarschrift. Het bestuursorgaan beslist vervolgens op het bezwaar binnen twaalf weken. Ook de mogelijkheid de beslistermijn te verdagen werd verruimd, van vier naar zes weken. In geval van administratief beroep is de termijn om te beslissen op een beroepschrift (artikel 7:24 Awb) op dezelfde wijze gewijzigd (zestien weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het beroepschrift is verstreken in plaats van zestien weken na de dag ontvangst van het beroepschrift). De aanleiding van de verruiming is de inwerkingtreding van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. In het project Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is de organisatie geïnformeerd over de gewijzigde beslistermijnen voor bezwaar en beroep. Het secretariaat van de commissie heeft in 2009 bekeken of organisatorische maatregelen moesten worden genomen. Zij heeft enkele aanpassingen in het workflowsysteem Corsa Case voor het berekenen van de nieuwe termijnen laten maken. De termijnen voor het aanleveren van een verweerschrift en de voorbereidingstijd van de commissie blijven gelijk. Dit betekent dat er meer tijd zal zijn voor de voorbereiding van de beslissing op bezwaar door vakafdelingen. Deze schakel in de procedure vraagt doorgaans de nodige tijd. Het secretariaat heeft om die reden de termijnen voor het aanleveren van verweerschriften en de voorbereidingstijd van de commissie niet verruimd. 35