1 GmmnĩB COEVORDEN! Hierbij bieden wij u het jaarverslag aan van de Bezwaarschriftencommissie over het jaar 2013.

Transcriptie

1 Bezwaarschriftencommissie Gemeente Coevorden Postbus 2, 7740 AA Coevorden Telefoon: Aan het college van burgemeester en wethouders van Coevorden 1 GmmnĩB COEVORDEN! Datum: 26 juni «Onderwerp: Jaarverslag 2013 \\L^UXA Uw brief: Ons kenmerk: CRB Geacht college, Hierbij bieden wij u het jaarverslag aan van de Bezwaarschriftencommissie over het jaar In het jaarverslag zijn de door onze commissie uitgebrachte adviezen over de in 2013 binnengekomen bezwaarschriften en de door het bevoegde bestuursorgaan op het bezwaarschrift genomen beslissingen in beeld gebracht. Tevens geeft onze commissie enkele aanbevelingen. Tijdens een bijeenkomst op 9 juli aanstaande hopen wij met u de jaren 2012 en 2013 te kunnen evalueren. Deze bijeenkomst vindt plaats in de Tuinzaal van het Hof van Coevorden en vangt aan om uur. Met vriendelijke groet, de Bezwaarschriftencommissie, voor deze,

2 Bezwaarschriftencommissie JfļESĮ Gemeente Coevorden Jļ iļ^j JAARVERSLAG 2013

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2. Commissie 2.1 Samenstelling 2.2 Werkwijze bezwaarschriften 3. Bezwaarschriften 3.1 Ingekomen bezwaarschriften 3.2 Prorogatie 3.3 Ingekomen bezwaarschriften naar functionele afdeling 4. Hoorzittingen 5. Adviezen 6. Beslissingen bestuursorgaan 7. Termijnen 7.1 Periode tussen ontvangst en hoorzitting 7.2 Periode tussen hoorzitting en uitbrengen advies 7.3 Periode tussen advies en beslissing op bezwaar 7.4 Beslistermijn 7.5 Oorzaken van termijnoverschrijding 8. Slotopmerkingen 2

4 1. Inleiding Met de inwerkingtreding van de nieuwe verordening (Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden 2013) op 17 juli 2013 is de naam van de onafhankelijke, externe commissie gewijzigd van "Commissie voor de Rechtsbescherming" naar "Bezwaarschriftencommissie". Het is deze keer dan ook de Bezwaarschriftencommissie van de gemeente Coevorden die u het jaarverslag over het jaar 2013 aanbiedt. In dit jaarverslag zijn alle in 2013 ontvangen en behandelde bezwaarschriften en de daarmee samenhangende procedures in beeld gebracht. Naast de werkwijze en samenstelling van de commissie wordt ook aandacht geschonken aan de onvermijdelijke cijfers en grafieken. Voor zover mogelijk zullen de cijfers worden vertaald, toegelicht en geanalyseerd. Tevens zal de commissie enkele aanbevelingen doen. Een jaarverslag als dit is een nuttig hulpmiddel bij de (juridische) kwaliteitsverbetering van de dienstverlening. De commissie hoopt dan ook dat de conclusies en aanbevelingen worden meegenomen in de planning- en control cyclus van de afdelingen. De commissie wil nog benadrukken dat zij niet enkel over haar eigen werkzaamheden rapporteert, maar dat zij een zo volledig mogelijk beeld wil geven van de gehele afhandeling van de in 2013 binnengekomen bezwaarschriften. Coevorden, juni

5 2. Commissie 2.1 Samenstelling De Commissie voor de Rechtsbescherming (verder: de (Bezwaarschriften)commissie) bestaat volledig uit leden die geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de gemeente Coevorden. De commissie organiseert in principe drie maal per maand een hoorzitting. Wanneer er aanleiding voor bestaat wordt er een extra hoorzitting ingepland. Overigens komt het ook voor dat geplande hoorzittingen om diverse redenen moeten worden geannuleerd. Bijvoorbeeld wanneer de dossiers nog niet volledig zijn of wanneer een bezwaar op het laatste moment wordt ingetrokken. De voorzitter van de commissie is de heer mr. J.H.A. Hazelhoff. De overige leden zijn mevrouw mr. M.J.J.M. van Roosmalen, mevrouw mr. M. Rademaker, de heer mr. drs. J.H.G.H. Ananias MSc PMP, de heer J.P. Wassens, de heer mr. D. Meloni en de heer G. Kobes. Secretaris van de commissie is mevrouw I. Timmer-Stavast. De heer mr. H. ten Hoven is plaatsvervangend secretaris. Beide maken deel uit van de afdeling Bedrijfsvoering en Ondersteuning. Tot maart 2013 heeft mevrouw V. Kodde het secretariaat administratieve ondersteuning geboden. Verder is ondersteuning geboden door mevrouw P. Westerhof van Pro Vijn. 4

6 2.2 Werkwijze bezwaarschriften Alle post gericht aan (een bestuursorgaan van) de gemeente Coevorden komt binnen bij de sectie DIV van het team informatievoorziening (afdeling B&O). Overeenkomstig het bepaalde in de "Verordening Commissie voor de Rechtsbescherming" en de "Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden 2013" dient een bezwaarschrift direct in handen van de commissie te worden gesteld. De termijn waarbinnen een beslissing moet worden genomen op het bezwaar begint op de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Vanaf dit moment heeft het bestuursorgaan - nu er een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht is ingesteld - twaalf weken om een beslissing op het bezwaar te nemen. Deze termijn kan bovendien nog verdaagd worden met zes weken. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad of ermee instemmen. De beslistermijn kan overigens nog worden opgeschort indien de indiener van het bezwaar verzoekt om een extra termijn voor bijvoorbeeld het indienen van nadere gronden van het bezwaar of wanneer de indiener wordt verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht te herstellen. In artikel 7:2 van de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat, voordat een bestuursorgaan op het bezwaar beslist, het de belanghebbende(n) in de gelegenheid stelt te worden gehoord. Tijdens de hoorzitting horen de leden van de commissie de reclamant(en), derde belanghebbende(n) en het verwerend bestuursorgaan. Eerst wordt de reclamant in de gelegenheid gesteld het bezwaarschrift toe te lichten en zo nodig aan te vullen. Vervolgens komen het verwerend bestuursorgaan en eventueel de derde belanghebbende aan bod. Daarna kunnen de commissieleden vragen stellen aan partijen. Tenslotte volgt er een tweede termijn, waarin partijen vrijwel terstond op eikaars uitlatingen kunnen reageren. Wanneer alle voor de betreffende hoorzitting geagendeerde zaken door de commissie zijn behandeld, vindt het raadkameroverleg plaats. Hierbij beraden de commissieleden zich achter gesloten deuren - in aanwezigheid van de secretaris - over de uit te brengen adviezen aan het bestuursorgaan. De commissie concentreert zich in beginsel op de toetsing van het bestreden besluit en het beleid dat eraan ten grondslag ligt. De toetsing richt zich overwegend op de betreffende regelgeving, alsmede op de vraag of het bestuursorgaan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur heeft nageleefd, of de nodige kennis omtrent de relevante feiten is vergaard, of alle bij het besluit betrokken belangen voldoende in kaart zijn gebracht en afgewogen, hoe is omgegaan met het door een deskundige uitgebracht advies en of het besluit voldoende gemotiveerd is; de zogenoemde rechtmatigheidtoets. De secretaris maakt een verslag van de hoorzitting en redigeert het advies. Het door de commissie vastgestelde advies en het verslag van de hoorzitting worden vervolgens aangeboden aan het bestuursorgaan en gelijktijdig toegezonden aan reclamanten en eventuele overige belanghebbenden. De functionele afdeling draagt zorg voor de voorbereiding van de door het bestuursorgaan te nemen beslissing op het bezwaarschrift. Hierbij dient het bestuursorgaan het advies van de commissie in acht te nemen. Het advies is echter niet bindend. De beslissing op het bezwaar mag van het advies afwijken. In dat geval moet in de beslissing de reden voor de afwijking worden vermeld. Het secretariaat van de commissie dient een kopie van de beslissing op het bezwaar te ontvangen. Tegen de beslissing op het bezwaarschrift kunnen belanghebbenden beroep instellen. 5

7 De wetgever heeft enkele minimumeisen gesteld waaraan een bezwaarschrift moet voldoen. Deze eisen staan vermeld in artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 6:6 van deze wet geeft overigens mogelijkheden om een eventueel verzuim te herstellen. De commissie heeft vastgesteld dat over het algemeen - een enkele uitzondering daargelaten - een correcte bezwaarclausule op de beschikkingen staat vermeld. Dit garandeert uiteraard niet dat alle bezwaarschriften ook aan alle eisen voldoen. Eventuele gebreken liggen dan ook buiten de invloed van het bestuursorgaan of de commissie. Aan 28 van de 160 bezwaarschriften kleefde een gebrek. Veelal ging het om het ontbreken van de ondertekening of was het bezwaar buiten de wettelijk gestelde termijn ingediend. Ook ontbrak twee maal de dagtekening, waren gronden onduidelijk of onbekend of was er sprake van een combinatie van de genoemde factoren. Wanneer een dergelijk gebrek wordt geconstateerd wordt toepassing gegeven aan artikel 6:6 Awb en wordt reclamant in de gelegenheid gesteld het gebrek te herstellen. 6

8 3. Bezwaarschriften 3.1 Ingekomen bezwaarschriften Met uitzondering van de bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een gemeentelijke belastingverordening - die overeenkomstig het bepaalde in de verordening niet door de Bezwaarschriftencommissie worden behandeld - zijn er in 2013 bij de gemeente Coevorden 160 bezwaarschriften binnengekomen. Na een stijging van M a fo in 2011, was er in 2012 sprake van een daling in het aantal bezwaarschriften van bijna 30^o. Ten opzichte van 2012 is het aantal bezwaarschriften in 2013 met 33 0 Zo gestegen. Overigens heeft de commissie vaker aangegeven dat het aantal bezwaarschriften op zich niets zegt over de kwaliteit van de dienstverlening/besluitvorming. We leven immers in een democratische rechtsstaat waarin het een recht van een ieder is om het niet eens te zijn met een besluit van de overheid. Het gemiddeld aantal bezwaarschriften dat gedurende de jaren 1998 tot en met 2013 jaarlijks is ontvangen bedraagt 114. In onderstaande grafiek is dit gevisualiseerd. Geconcludeerd kan worden dat het aantal in 2013 ontvangen bezwaarschriften ruim boven het gemiddelde ligt. Overzicht ingekomen bezwaarschriften 1998 tot en met As2 ^ I,,,, 1,,,, 1 1,,,

9 3.2 Prorogatie Door de inwerkingtreding van artikel 7:1a van de Algemene wet bestuursrecht op 1 september 2004, bestaat de mogelijkheid dat een belanghebbende het bevoegde bestuursorgaan verzoekt om in te stemmen met het overslaan van de bezwaarprocedure. Het bestuursorgaan dient hierop een besluit te nemen. In gevallen waarbij in de voorbereiding van het primaire besluit de standpunten van partijen over en weer zozeer zijn uitgewisseld dat de bezwaarprocedure zou neerkomen op een herhaling van zetten, is het denkbaar dat het bestuursorgaan tegemoet komt aan het verzoek. Indien het een bezwaar betreft gericht tegen het niet tijdig nemen van een besluit of in de situatie waarbij een derde eveneens een bezwaarschrift heeft ingediend en deze niet heeft verzocht de bezwaarprocedure over te slaan, zal het bestuursorgaan het verzoek moeten afwijzen. In het verslagjaar is geen prorogatieverzoek ontvangen. 8

10 3.3 Ingekomen bezwaarschriften naar functionele afdeling Afdeling Bedrijfsvoering en Ondersteuning Team Personeel Si Organisatie 0,6 0 fo (1) Afdeling Kwaliteit en Concerncontrol Team Planning en Kwaliteit 0,6 o/o (1) Afdeling Beleid en Strategie Team Economie 1,2 0 M (2) Team Samenleving 3,2 o/o (5) Team Ruimte 0 Team Binnendienst 0,6 0 Zo (0) 0 Zo (1) Team Buitendienst 0 o/o (0) Afdeling Beheer en Realisatie Team Handhaving 9,4 0,'o (15) Afdeling Publieksservice Team Werk (Wwb e.d.) 43 (69) Team Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo e.d.) 12,6 o/o (20) Team Vergunningen 26,3 fa (42) Team Burgerzaken en Belastingen 1,9 (3) Overige 0,6 0 'o (1) Totaal 100 0,'o (160) Verdeling bezwaarschriften per afdeling m Personeel en Organisatie Planning en Kwaliteit Economie Samenleving Binnendienst Handhaving Werk U Maatschappelijke Ondersteuning Vergunningen m Burgerzaken en Belastingen U Overige Ten opzichte van het vorige verslagjaar is er één opvallende verschuiving waar te nemen. Het percentage bezwaarschriften gericht tegen een besluit met betrekking tot het team Vergunningen is met ruim 11 0 Zo gestegen. De overige percentages zijn nagenoeg gelijk gebleven. 9

11 4. Hoorzittingen In het kader van de bezwaarschriftenprocedure heeft de Bezwaarschriftencommissie gedurende het verslagjaar 38 vergaderingen gehouden waarin belanghebbenden, het verwerend bestuursorgaan en derde belanghebbenden in de gelegenheid zijn gesteld zich door de commissie te doen horen. Tijdens deze vergaderingen zijn 95 bezwaarschriften behandeld. Hierbij moet worden opgemerkt dat deze 95 bezwaarschriften niet allemaal in 2013 zijn binnengekomen. In de eerste maanden van het jaar worden veelal nog bezwaarschriften ter zitting behandeld die in de laatste periode van het jaar daarvoor zijn ontvangen. Aantal vergaderingen Gedurende het verslagjaar is twee maal een vergadering uitgevallen. De eerste vergadering is afgelast omdat het geagendeerde bezwaarschrift werd ingetrokken. Voor de andere uitgevallen vergadering stonden drie bezwaarschriften geagendeerd. Deze bezwaarschriften zijn kort voordat de hoorzitting zou plaatsvinden ingetrokken en op verzoek van reclamant verplaatst naar een later tijdstip 10

12 5. Adviezen Van de 160 in 2013 binnengekomen bezwaarschriften heeft de commissie ten tijde van de totstandkoming van dit verslag, 99 zaken ter zitting behandeld. Dit houdt in dat 61 bezwaarschriften niet ter zitting zijn behandeld. Deze zijn als volgt onder te verdelen: 6 maal is door reclamant verzocht de behandeling voorlopig aan te houden; in 3 gevallen was de commissie of het college niet bevoegd en is het bezwaar doorgezonden naar het bevoegde orgaan; 47 bezwaarschriften zijn voordat de hoorzitting heeft plaatsgevonden ingetrokken; in 5 gevallen hoefde geen behandeling ter zitting plaats te vinden omdat het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk was. Voor wat betreft de 47 ingetrokken bezwaarschriften kan gezegd worden dat in 20 gevallen het bezwaar is ingetrokken nadat de functionele afdeling het bestreden besluit nog eens heeft toegelicht aan bezwaarmaker. 18 Maal heeft het college naar aanleiding van het bezwaar een nieuw besluit genomen welke tegemoet kwam aan de bezwaren. Van de overige 9 gevallen is bij de commissie geen reden van intrekking bekend. Van de 160 ontvangen bezwaarschriften zijn 47 ingetrokken voordat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. Vier bezwaarschriften zijn ingetrokken tijdens of kort nadat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. In totaal zijn 51 ingediende bezwaarschriften ingetrokken. Dit komt neer op een percentage van bijna 32 0 Zo. Hoewel dit veel lijkt is een dergelijk percentage van ingetrokken bezwaarschriften vrij normaal te noemen. Over 79 van de 160 in 2013 ontvangen bezwaarschriften heeft de commissie advies uitgebracht. De adviezen luidden als volgt: Ongegrond Gegrond Niet-ontvankelijk Gegrond/ongegrond Besluit herroepen 68 «ft (54) 16 o/o (13) 13 0 Zo (10) 1,5 0 7o (1) 1,5 0 Zo (1) O ongegrond n gegrond o niet-ontvankelijk D gegrond/ongegrond m besluit herroepen 1 1

13 Niet-ontvankelijk De commissie heeft 10 maal geadviseerd het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren. Deze 10 adviezen zijn als volgt onder te verdelen: 4 maal was de commissie van oordeel dat reclamant niet was aan te merken als belanghebbende of was er geen besluit in de zin van de Awb; 1 maal waren geen gronden ingediend, evenmin na de geboden hersteltermijn; 5 maal is het bezwaar ingediend buiten de daarvoor wettelijk gestelde termijn zonder verschoonbare reden voor termijnoverschrijding. Voor wat betreft dit laatste punt merkt de commissie nog op dat zij heeft geconstateerd dat bij deze bestreden besluiten altijd de juiste bezwarenclausule is opgenomen. Ongegrond Zoals uit vorenstaande cirkeldiagram blijkt adviseerde de commissie 54 maal het bezwaar ongegrond te verklaren; 68 0 zo. In de periode van 2009 tot en met 2012 was dit respectievelijk 55, 66, 59 en 72 0 Zo. Een ongegrond-advies hoeft niet per se te betekenen dat het bestreden besluit geheel zonder gebreken is; de eventuele gebreken zijn echter te herstellen bij de beslissing op het bezwaar. Gegrond De commissie adviseerde 13 maal het bezwaar gegrond te verklaren; 169/0. Ten opzichte van de voorgaande jaren is hier sprake van een stijging. In al deze gevallen meende de commissie dat er sprake was van een onzorgvuldige voorbereiding van het primaire besluit. In onderstaande grafiek is enkel de verhouding weergegeven tussen de gegrond en ongegrond adviezen. Bezwaarschriften waarover de commissie anders heeft geadviseerd (bijvoorbeeld nietontvankelijk) zijn hier buiten beschouwing gelaten. Dat verklaart waarom de opgetelde percentages niet de gebruikelijke o bedragen gegrond 6 0 Zo ongegrond 66 0 Zo Verhouding gegrond/ongegrond 2011 gegrond 9 0 Xo ongegrond o 2012 gegrond 6 0 Zo ongegrond 73 0 Zo 2013 gegrond 16 0 Zo ongegrond o ongegrond ūgegrond 12

14 6. Beslissingen bestuursorgaan Zoals uit vorenstaande blijkt heeft de commissie gedurende het verslagjaar 79 maal een advies uitgebracht aan het bestuursorgaan. In 63 gevallen heeft het bestuursorgaan ten tijde van het opmaken van dit jaarverslag (februari 2014) reeds een beslissing op het bezwaar genomen - voor zover bij de commissie bekend. In drie gevallen is het bestuursorgaan hierbij afgeweken van het advies van de commissie. Ten tijde van de totstandkoming van dit jaarverslag is in 16 gevallen nog geen beslissing op het bezwaar genomen of heeft de commissie daarvan geen afschrift ontvangen. Bij het verzenden van het advies vraagt de commissie om een zo spoedig mogelijke toezending van een kopie van de beslissing op het bezwaar. Door de beslissing op het bezwaar kenbaar te maken aan de commissie blijft zij op de hoogte van de stand van zaken en kunnen de gegevens in het jaarverslag worden meegenomen en kan een correct beeld worden weergegeven. 13

15 7. Termijnen De hoofdregel luidt dat het bestuursorgaan binnen zes weken vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken beslist. Indien er een adviescommissie is ingesteld, zoals in de gemeente Coevorden het geval is, geldt een termijn van 12 weken, te verlengen tot 18 weken. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad. Aangezien het wel of niet halen van de termijnen van belang is, besteedt de commissie in dit jaarverslag daar wederom de nodige aandacht aan. Van het totaal aantal ingediende bezwaarschriften in 2013 (160) is ten tijde van de opmaak van dit jaarverslag in 63 gevallen de bezwarenprocedure volledig afgerond. Van deze procedures zijn er 33 binnen de wettelijke termijn afgerond; 52 0 Zo. Hoewel de voorgaande jaren een verbetering lieten zien voor wat betreft de termijnen, constateert de commissie hier een terugval. Deze terugval kan worden verklaard doordat het aantal bezwaarschriften ten opzichte van het vorige verslagjaar met o is toegenomen. Aantal procedures welke binnen de wettelijke termijn zijn afgerond o o o 50 o 7o 40 o 7o 300/0 2QO/0 lqo/c QO/n

16 7.1 Periode tussen ontvangst en hoorzitting De commissie heeft zichzelf tot doel gesteld een bezwaarschrift zo spoedig mogelijk na ontvangst ter zitting te behandelen. Om een zo goed mogelijk beeld te kunnen geven van de termijnen zullen in deze paragraaf de termijnen van alle ter zitting behandelde bezwaarschriften worden meegenomen. Aantal weken tussen ontvangst en hoorzitting 12 i I De gemiddelde periode tussen de ontvangst van het bezwaar en de behandeling ervan tijdens de hoorzitting bedraagt in 2013 iets meer dan 9 weken. Bij de berekening van deze termijn is rekening gehouden met het feit dat reclamanten verzoeken om bijvoorbeeld een extra termijn voor het indienen van een nadere motivering of hebben verzocht om uitstel van behandeling. De commissie heeft met name invloed op de termijn welke gelegen is tussen de dag van de hoorzitting en de dag van het uitbrengen van het advies. De commissie heeft echter nauwelijks invloed op de termijn tussen ontvangst van het bezwaar en hoorzitting. 15

17 7.2 Periode tussen hoorzitting en uitbrengen advies Nadat een bezwaarschrift ter zitting is behandeld tracht de commissie zo spoedig mogelijk advies uit te brengen aan het bestuursorgaan. Aantal weken tussen hoorzitting en uitbrengen advies 9 8 «6 I De periode tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies door de commissie nam tijdens het verslagjaar gemiddeld zes weken in beslag. Een lichte terugval ten opzichte van het vorige verslagjaar. Een oorzaak hiervoor kan het grote aantal in 2013 ontvangen bezwaarschriften zijn. De commissie acht het wenselijk nog een toelichting te geven op de twee vorenstaande grafieken. Uit de eerste grafiek blijkt dat de termijn tussen de ontvangst van het bezwaarschrift en de behandeling ter zitting ten opzichte van het voorgaande jaar is afgenomen. Dit is een gunstige ontwikkeling. Doordat de commissie in 2013 maandelijks drie avonden reserveerde waarop hoorzittingen konden worden gehouden was het mogelijk de ontvangen bezwaarschriften op redelijk korte termijn te agenderen. De tweede grafiek geeft weer dat de periode gelegen tussen de behandeling ter zitting en het uitbrengen van het advies langer duurde dan het voorgaande jaar. Doordat de bezwaarschriften sneller ter zitting kunnen worden behandeld ontstaat er als het ware een stuwmeer aan dossiers waarvan het advies uitgewerkt moet worden. Er is hier sprake van een wisselwerking: wanneer de eerstgenoemde termijn zich in negatieve zin had ontwikkeld - wanneer de bezwaarschriften dus minder snel ter zitting konden worden behandeld - was de termijn tussen hoorzitting en uitbrengen advies korter geweest. Het uitwerken van de adviezen had dan sneller gekund. 16

18 7.3 Periode tussen advies en beslissing op bezwaar Ten tijde van de totstandkoming van dit jaarverslag zijn 63 bezwaarschriftprocedures volledig afgehandeld. Dat wil zeggen dat er een beslissing op het bezwaarschrift is genomen. Aantal weken tussen advies en beslissing op bezwaar De gemiddelde termijn tussen bekendmaking van het advies en de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar bedroeg in 2012 ruim 3 weken en in 2013 ruim 2,5 weken. 7.4 Beslistermijn Gerekend vanaf de aanvang van de beslistermijn heeft het in 2013 gemiddeld 15,6 weken geduurd voordat het bestuursorgaan de beslissing op het bezwaar bekend kon maken. Dit is de netto doorlooptijd; eventuele verzoeken om opschorting van reclamant zijn hierop in mindering gebracht

19 7.5 Oorzaken van termijnoverschrijdingen Met grote regelmaat komt het voor dat een indiener van een bezwaarschrift verzoekt om een extra termijn voor bijvoorbeeld het aanvullen van de gronden van het bezwaar. Hierdoor wordt de beslistermijn opgeschort; dit heeft dus geen gevolgen voor de termijn. De normale werkwijze is dat een binnengekomen bezwaarschrift onmiddellijk in handen wordt gesteld van de commissie. Wanneer het bestreden besluit niet als bijlage bij het bezwaarschrift is gevoegd verzoekt de secretaris de functionele afdeling een kopie van het besluit toe te zenden. Aan de hand hiervan kan een eerste ontvankelijkheidtoets plaatsvinden en de ontvangst van het bezwaar worden bevestigd. Het is het streven om dit alles binnen een week na ontvangst van het bezwaar te kunnen uitvoeren. Daarom is het wenselijk dat het gevraagde document zo snel mogelijk (binnen enkele werkdagen) in handen is van de secretaris. Over het algemeen worden de gevraagde stukken snel geleverd. Er zijn echter uitzonderingen; soms duurt het enkele weken voordat de secretaris in het bezit is van het gevraagde. Dit heeft negatieve gevolgen voor de termijn. In hoofdstuk 8 van dit jaarverslag, "Slotopmerkingen" zal hieraan daarom aandacht worden besteed. Voor wat betreft de werkdruk merkt de commissie op dat het secretariaat in 2013 een beroep kon doen op een extern bureau voor de uitwerking van adviezen. De commissie heeft het, gelet op de hoge werkdruk van het secretariaat, noodzakelijk geacht een aantal malen een beroep te doen op het externe bureau. 18

20 8. Slotopmerkingen Aantal bezwaarschriften In hoofdstuk 3 (paragraaf 3.1) is al aandacht besteed aan het aantal ontvangen bezwaarschriften. Ten opzichte van het gemiddelde aantal over de jaren 1998 tot en met 2013 (114 bezwaarschriften per jaar) is het aantal van 2013 (160) hoog te noemen. Aangezien de burger steeds mondiger wordt lijkt het de commissie redelijker om niet naar het gemiddelde van de laatste 16 jaar te kijken, maar een vergelijking te maken met het gemiddelde aantal bezwaarschriften van de laatste tien jaar. Gerekend over de periode van 2004 tot en met 2013 worden jaarlijks gemiddeld 131 bezwaarschriften ingediend. Het aantal van 2013 ligt daarmee duidelijk hoger dan het gemiddelde, zo'n 22Vo Ingetrokken bezwaarschriften In 2013 zijn 51 van de 160 bezwaarschriften voor, tijdens of kort na de hoorzitting ingetrokken. Dit is 32 0 Zo. Dit percentage is de laatste jaren vrij stabiel gebleven. Helaas is niet in alle gevallen de reden van intrekking bekend bij de commissie of haar secretariaat. De commissie kan dan ook slechts haar conclusie trekken over die gevallen waar de reden van intrekking bekend is. Aantal ingetrokken bezwaarschriften 400/0 ļ 1 250/0 ' ^ " ^ ' " S N S * V S V, 200/0 150/0 loo/o 50/0 Oo/o -I Zoals uit het verslag al blijkt is uitleg van de vakafdeling voor reclamant vaak reden om het bezwaar in te trekken. De commissie wijst in dit kader op de mogelijkheid om in het primaire besluit een duidelijke uitleg te geven. Hoewel juridisch taalgebruik niet altijd kan worden voorkomen geeft de commissie in overweging om eveneens in helder taalgebruik het besluit in de primaire fase nog eens toe te lichten. Een andere veel voorkomende reden voor reclamant om het bezwaar in te trekken is dat er een nieuw besluit wordt genomen welke tegemoetkomt aan de bezwaren. Dit is een jaarlijks terugkerend gegeven. De commissie vraag zich af of in die gevallen een zorgvuldige voorbereiding van het primaire besluit heeft plaatsgevonden; het besluit wordt immers hersteld. De commissie beveelt daarom aan om in de primaire fase nog meer onderzoek en zorgvuldigheid te betrachten. De commissie heeft kennis genomen van het feit dat al voor 1 januari 2013 een wijziging in het werkproces heeft plaatsgevonden; binnen enkele dagen na ontvangst van het bezwaarschrift neemt de functionele afdeling telefonisch contact op met reclamant om a) het bestreden besluit nog eens toe te lichten en b) om te onderzoeken of er mogelijk meer speelt dan het bezwaar alleen. Hoewel de 19

21 commissie communicatie met reclamant onderschrijft, had zij verwacht dat door deze werkwijze meer bezwaarschriften zouden worden ingetrokken. Uit bovenstaande grafiek blijkt dat het percentage ingetrokken bezwaarschriften de laatste jaren nagenoeg gelijk is gebleven. De commissie vraagt zich dan ook af of deze wijziging in het werkproces de verwachte voordelen heeft opgeleverd. Dossiervorming Met betrekking tot de dossiervorming merkt de commissie op dat het tijdig aanleveren van een volledig en deugdelijk dossier de verantwoordelijkheid is van de functionele afdeling. De commissie meent dat de dossiers over het algemeen tijdig bij het secretariaat worden aangeleverd. Zij merkt echter nog wel op dat van de bezwaarschriften met name het sociale domein de dossiervorming verbeterd kan worden Het is gedurende het verslagjaar een aantal malen voorgekomen dat de commissie het nodig achtte de behandeling van een bezwaar aan te houden omdat het dossier niet volledig was. De commissie beveelt dan ook aan hier aandacht voor te vragen. Verweerschrift Al vaker heeft de commissie in haar jaarverslag aangegeven dat een verweerschrift een belangrijk document is. Een verweerschrift maakt helaas nog niet in alle gevallen standaard onderdeel uit van het dossier. Hoewel het aanleveren van een verweerschrift geen wettelijke vereiste is, beveelt de commissie toch aan om hier de nodige aandacht aan te besteden. Het grote voordeel van een verweerschrift is dat de opsteller ervan zich nog eens goed in het dossier verdiept en zich daarmee van dossierkennis verzekert. Bovendien kunnen door deze werkwijze eventuele omissies nog aan het licht komen en mogelijk worden opgelost. Daarnaast heeft een verweerschrift ook voor bezwaarmaker een meerwaarde; het geeft bezwaarde inzicht in de motieven die door het bestuursorgaan aan het bestreden besluit ten grondslag zijn gelegd, en draagt bij aan een inhoudelijke behandeling ter hoorzitting. Hoorzittingen Gedurende het verslagjaar is de commissie 38 maal bijeen gekomen om te horen. Het is een gegeven dat het aantal ontvangen bezwaarschriften in de loop der jaren is gestegen en daarmee ook het aantal hoorzittingen. Beslissing op bezwaar De commissie brengt een gemotiveerd advies uit aan het bestuursorgaan. Voor wat betreft onderhavig verslagjaar is het bestuursorgaan in drie gevallen afgeweken van het advies. Bij de verzending van het advies naar het bestuursorgaan verzoekt de commissie om na het nemen van een beslissing op het bezwaar haar deze zo spoedig mogelijk kenbaar te maken. Door deze werkwijze blijft de commissie op de hoogte van de gang van zaken en kan in het jaarverslag een zo volledig mogelijk beeld van de procedure worden gegeven. Over het algemeen ontvangt de commissie tijdig een kopie van de beslissing op het bezwaar. Verdagingsbesluiten In de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat binnen twaalf weken na aanvang van de termijn op een bezwaarschrift moet worden beslist. Deze termijn kan door het bestuursorgaan met zes weken worden verdaagd. Gedurende het verslagjaar is 32 maal een verdagingsbesluit genomen. Overigens is het voorgekomen dat ondanks het nemen van een verdagingsbesluit de beslistermijn is overschreden. In 16 gevallen was het niet nodig om de termijn te verdagen; de beslissing op het bezwaar is in die gevallen binnen de termijn van twaalf weken genomen. Een verdagingsbesluit dient genomen te worden voordat de termijn van twaalf weken is verstreken; echter niet reeds bij de bevestiging van de ontvangst van het bezwaar. Hoewel er een systeem is 20

22 ontwikkeld welke de wenselijke datum van verdaging duidelijk aangeeft is het - mede door de hoge werkdruk - gedurende het verslagjaar 25 maal voorgekomen dat de termijn voor het nemen van een verdagingsbesluit was verstreken. Dit had een termijnoverschrijding tot gevolg. Termijnen Zoals uit hoofdstuk 8 blijkt is 52 0 A van de afgeronde procedures binnen de wettelijke termijn afgerond. Ten opzichte van het voorgaande verslagjaar is er sprake van een daling van 24 0 Zo; in 2012 is 76^0 van de afgeronde procedures binnen de wettelijke termijn afgerond. De commissie merkt hiertoe op dat het aantal ontvangen bezwaarschriften in 2013 met 33 0 Zo is gestegen ten opzichte van Bovendien beschikte de commissie in 2013 over weinig tot geen administratieve ondersteuning. Dit in acht nemende vindt de commissie een daling van o naar 52 0 Zo dan ook niet opmerkelijk. De commissie beveelt in dit kader aan om aandacht te blijven besteden aan de administratieve ondersteuning van het secretariaat. Onder 7.5 heeft de commissie al aangegeven dat het soms enkele weken duurt voordat zij beschikt over gevraagde documenten. Dit is van negatieve invloed op de termijn. Om de ontvangst van het bezwaar te kunnen bevestigen en een eerste ontvankelijkheidstoets te doen verzoekt het secretariaat de functionele afdeling om zo spoedig mogelijk een kopie van het bestreden besluit toe te zenden. In vier gevallen duurde het ruim een week voordat het secretariaat over deze kopie beschikte. In vijf gevallen duurde het twee weken en in twee gevallen duurde het drie weken voordat de eerste ontvankelijkheidstoets kon worden gedaan en de ontvangst van het bezwaar kon worden bevestigd. Tevens heeft de commissie vastgesteld dat het bezwaar niet altijd direct in handen worden gesteld van het secretariaat van de commissie. In het verslagjaar heeft het zelfs eenmaal negen weken geduurd voordat het bezwaarschrift door de commissie in behandeling kon worden genomen. De commissie beveelt aan om hier binnen de organisatie aandacht aan te blijven besteden. De termijnoverschrijding die hierdoor veroorzaakt wordt acht de commissie onnodig. Rechtsbijstand De burger is de laatste jaren mondiger geworden en komt steeds vaker voor zijn recht op. Daarbij wordt steeds vaker gebruik gemaakt van - al dan niet juridische - bijstand. Gedurende het verslagjaar hebben 52 bezwaarmakers zich laten bijstand; bijna 33 0 Zo. Een lichte daling ten opzichte van het voorgaande jaar; toen was dit 37 0 Zo. Proceskosten voorprocedure Voor de proceskosten die een belanghebbende heeft moeten maken in de bezwaarprocedure is een bijzondere regeling getroffen. Deze houdt in dat het bestuursorgaan alleen tot vergoeding is gehouden voor zover daarom is verzocht en voor zover het bestreden besluit in bezwaar wordt herroepen wegens aan het bestuursorgaan te verwijten onrechtmatigheid. Bij de beslissing op het bezwaar moet gelijktijdig over het verzoek om vergoeding van de proceskosten worden beslist. Gedurende het verslagjaar is 21 maal een verzoek ingediend om vergoeding van de proceskosten. Dit betreft 13 0 Zo van alle bezwaren. Een lichte stijging ten opzichte van het vorige verslagjaar waar dit 9 0 Zo was. 21