JAARVERSLAG 2014 VAN DE BEZWAARSCHRIFTENCOMMISSIE VAN DE GEMEENTE BLOEMENDAAL

Transcriptie

1 Kenmerk: JAARVERSLAG 2014 VAN DE BEZWAARSCHRIFTENCOMMISSIE VAN DE GEMEENTE BLOEMENDAAL 1. Inleiding De commissie van advies voor bezwaarschriften (hierna: de commissie) brengt jaarlijks verslag uit. De bezwaarfase behelst niet alleen inspanningen van de commissie. De behandeling van bezwaarschriften is een coproductie van bestuursorganen (het college van burgemeester en wethouders en de raad) en de commissie. De bestuursorganen zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening, het leveren van de stukken en overige middelen, die nodig zijn voor de behandeling van bezwaarschriften. De commissie is verantwoordelijk voor het horen van bezwaarden en overige belanghebbenden, het beoordelen van het geschil en zoekt naar oplossingen door bemiddeling (ter zitting) of het uitbrengen van advies. Het bestuursorgaan neemt een besluit op het bezwaarschrift en - niet onbelangrijk - maakt het bekend. Achtereenvolgens worden in dit jaarverslag behandeld de samenstelling van de commissie, het aantal en soort behandelde bezwaarschriften, de behandeltijd van de bezwaarschriften, het aantal voorlopige voorzieningen, beroepen, hoger beroepen en mediation. Het jaarverslag eindigt met aanbevelingen van de commissie. Het jaarverslag is openbaar. Het is bedoeld voor iedere belangstellende in en belanghebbende bij de behandeling van bezwaarschriften. Voor de bestuursorganen van de gemeente Bloemendaal kunnen de conclusies en aanbevelingen van de commissie een bijdrage leveren aan de verbetering van de kwaliteit van de behandeling van bezwaarschriften in de gemeente.

2 2. De samenstelling De commissie bestaat volledig uit leden die geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Bloemendaal. De commissie bestond in het verslagjaar uit de hierna volgende leden. Daarbij dient opgemerkt te worden dat de heer Haagen in mei 2014 de heer Heule opvolgde als vaste voorzitter. Op dat zelfde moment werd de heer Grundmeijer plaatsvervangend voorzitter. Het dagvoorzitterschap rouleerde het afgelopen jaar zoals gebruikelijk tussen de leden. de heer mr. B.A.J. Haagen, vz. de heer mr. T. Grundmeijer, pl. vz. de heer mr. M.J. Heule mw.mr. H.C.A. Wintgens - van Geuns de heer mr. drs. R. Lagerweij de heer mr. J.P. Jansen mw. mr. drs. D. Dorreboom secretaris: de heer mr. J.P. Foppe mw. mr. S. Loeffen mw. mr. R. Busscher 2

3 3. Het aantal en soort zaken en bezwaarschriften In het verslagjaar behandelde de commissie 57 bezwaarschriften. Dit aantal is toegenomen in vergelijking met het verslagjaar De commissie wijst op de stijging van het aantal bezwaarschriften op het gebied van sociale zekerheid en de terugloop van het aantal Wobzaken. Gelet op de decentralisatie in 2015 zal het takenpakket van de gemeente op de gebieden van jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen in omvang de komende jaren toenemen en zal zodoende vermoedelijk ook het aantal bezwaren hieromtrent verder stijgen. De bezwaarschriften in dit verslagjaar betroffen de volgende onderwerpen (ter vergelijking zijn ook de cijfers uit het jaar 2013 opgenomen): Onderwerpen 2014 Inkomensvoorziening (bijstand eet.) Voorzieningen gehandicapten Gehandicaptenparkeerkaarten- en plaatsen Urgentieverklaringen huisvesting Wet openbaarheid bestuur Omgevingsvergunning activiteit uitvoeren van een werk geen bouwwerk zijnde of van werkzaamheden (oude aanlegvergunning) Omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen Handhaving Omgevingsvergunning wijzigen monument Wet voorkeursrecht gemeenten Referenda Planschade Milieu Verkeer Omgevingsvergunning bomenkap Omgevingsvergunning voor een uitweg Overige APV-vergunningen en ontheffingen Feitelijke handelingen Overig Totaal 3

4 De onderstaande tabel geeft de wijze van behandeling per bezwaarschrift door de commissie weer: Adviezen Niet-ontvankelijk 11 8 Ongegrond Niet-ontvankelij k/ongegrond o 0 Niet-ontvankelijk /gegrond 0 0 Gegrond/ongegrond 4 10 Gegrond Aangehouden 0 0 Verwezen o 0 Afgezien o 0 Ingetrokken 1 0 Totaal aantal bezwaarschriften De behandeltijd De hoofdregel op grond van de Algemene wet bestuursrecht luidt dat het bestuursorgaan binnen 12 weken vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van een bezwaarschrift is verstreken beslist. Deze termijn kan in beginsel eenmalig met zes weken worden verlengd. Daarbij geldt verder dat de aanhoudingstijd op de behandeltijd in mindering wordt gebracht. Onder de aanhoudingstijd is hierbij - naast verzoeken om aanhouding van de zijde van bezwaarde of vergunninghouder - tevens begrepen de termijn gedurende welke nadere onderzoeken (denk aan medische onderzoeken door de MO zaak en aan nieuwe adviezen van de Commissie voor Welstand en Monumenten) verricht dienen te worden, alsook termijnen die zijn gegeven om verzuimen te herstellen. Hierbij valt te denken aan het indienen van de gronden waarop een bezwaarschrift berust. Bezwaarden - met name professionele procespartijen - maken vaak gebruik van het indienen van zogenaamde "proforma" bezwaarschriften, waarbij de secretaris vervolgens een termijn dient te stellen om het bezwaarschrift van gronden te laten voorzien. Ook is in het verslagjaar regelmatig door bezwaarden verzocht om aanhoudingen van hoorzittingen. De verhouding tussen het aantal bezwaarschriften dat op tijd is afgerond en te laat is afgerond is als volgt: Jaar Behandelde bezwaarschriften Aantal o/o Aantal 96 Op tijd Te laat P I I 4

5 Per saldo (gemiddelde) is er in het verslagjaar geen sprake van een overschrijding van de wettelijke beslistermijn. De termijn was in het verslagjaar in dagen per saldo als volgt: Jaar Overschrijding ,1-4 Het saldo (gemiddelde) is lager dan het vorige verslagjaar en zodoende positief. Hoewel de overschrijding van het aantal dagen van de beslistermijnen in het algemeen gering is, constateert de commissie evenwel dat er sprake is van een (lichte) daling van het aantal bezwaarschriften dat tijdig wordt behandeld. 5. Voorlopige voorzieningen, beroepen en hoger beroepen tegen beslissingen op bezwaar Voorlopige voorzieningen In het verslagjaar behandelde de rechtbank drie verzoeken om een voorlopige voorziening, waarvan twee zijn afgewezen en een is toegewezen. Toegewezen Niet-ontvankelijk Afgewezen Ingetrokken In behandeling Totaal Beroepen In het verslagjaar behandelde de rechtbank acht beroepszaken tegen besluiten op bezwaarschriften van bestuursorganen van de gemeente Bloemendaal. De behandeling verliep als volgt: Gegrond 3 2 Niet-ontvankelijk 1 1 Ongegrond 0 3 Ingetrokken 0 0 In behandeling 4 2 Totaal 8 8 h 5

6 Hoger beroepen In het verslagjaar is in vijf zaken hoger beroep ingesteld, waarvan één keer door de gemeente zelf, hetgeen gegrond is verklaard. De behandeling is verder als volgt: Gegrond 2 Niet-ontvankelijk o 0 Ongegrond o 3 Ingetrokken 0 0 In behandeling 3 0 Totaal 5 6. Pre-mediation De gemeente is in 2010 overgegaan tot pre-mediation (ook wel: informele mediation) in de bezwaarfase. Die mediation behelst dat na binnenkomst van het bezwaarschrift contact wordt opgenomen met de bezwaarde, waarbij de bezwaren en het bestreden besluit worden besproken. Hierdoor kunnen onduidelijkheden worden weggenomen of evidente gebreken worden hersteld. Op deze wijze kan effectiever en klantvriendelijker worden gewerkt. De aan de hand van mediation ingetrokken zaken zijn niet meer door de commissie in behandeling genomen en zijn niet opgenomen in de eerder aangehaalde bevindingen en tabellen. Hierna volgt volledigheidshalve evenwel een overzicht van het aantal zaken per afdeling waarin mediation is toegepast en waarbij het bezwaar is ingetrokken. Ter vergelijking is ook het jaar 2013 opgenomen. Afdeling Sociale zaken Wwb 2 9 Sociale zaken Wmo 0 0 Bouwen en Wonen 4 4 Publiekszaken 8 5 Totaal

7 7. Terugblik aanbevelingen De commissie reflecteert ieder jaar op één of meerdere van de eerder door haar gedane aanbevelingen. Digitalisering Het digitale werken is in het verslagjaar verder geïntensiveerd door de commissie. In beginsel worden alle stukken voor de hoorzitting digitaal ter beschikking gesteld aan de leden. Hoewel een beperkt aantal leden (een gedeelte van) de stukken alsnog uitgeprint meeneemt, stelt de gemeente evenwel desgevraagd een laptop ter beschikking waarmee de stukken ten tijde van de zitting zo nodig digitaal kunnen worden geraadpleegd. Ook hiervan is steeds meer gebruik gemaakt. Zodoende kan worden geconcludeerd dat door de commissie steeds meer papierloos wordt gewerkt. Doorlooptijden In de jaarverslagen van 2012 en 2013 heeft de commissie al uitdrukkelijk geattendeerd op de doorlooptijden van de aanhangige bezwaren. Buiten de geplande zittingen zijn ook dit jaar zodoende extra zittingen geagendeerd. Evenwel is de doorlooptijd mede afhankelijk van verschillende factoren. Met name ten aanzien van het tijdig aanleveren van verweerschriften merkt de commissie ook nu op dat hier nog steeds enige tijdswinst lijkt te kunnen worden behaald. 8. Aanbevelingen De commissie heeft tot taak om haar ervaringen om te zetten in een aantal aanbevelingen en op die manier een structurele progressie te bereiken. Zoals bekend hecht de commissie eraan om niet ieder verslagjaar te 'zoeken' naar nieuwe aanbevelingen, maar een focus aan te brengen op die aanbevelingen die ertoe doen. Dit betekent dat sommige aanbevelingen uit het voorgaande jaarverslag voor zover deze ook nu nog relevant zijn hierbij worden herhaald. Doorlooptijden Aandachtspunt is en blijft het nauwgezet sturen op termijnen. Te meer, nu er sprake is van een (lichte) daling van het aantal bezwaarschriften dat tijdig wordt afgehandeld. Verweerschrift De commissie hecht eraan om te benadrukken dat het verweerschrift een belangrijk onderdeel uitmaakt van de bezwaarprocedure. Helaas is geconstateerd dat in sommige gevallen een verweerschrift niet standaard danwel niet tijdig een onderdeel heeft gevormd van het dossier. Hoewel het aanleveren ervan geen wettelijk vereiste is, meent de commissie dat het toch bijdraagt aan een zorgvuldig en doelmatig proces. Te meer, als dit tijdig gebeurt. Niet alleen is de opsteller van het verweerschrift dan genoodzaakt om zich nogmaals in het dossier te verdiepen waardoor op de hoorzitting veelal een grondige en actuele dossierkennis is verzekerd, maar ook de commissie en bezwaarden worden dan in de gelegenheid gesteld om veelal een grondiger inzicht te verkrijgen in de belangen en andere 7

8 relevante overwegingen die door het bestuursorgaan aan het bestreden besluit ten grondslag zijn gelegd. Voor zover de ontvankelijkheid van bezwaarde dan wel het (achterliggende) belang ter discussie staat, biedt het verweerschrift inzicht in het standpunt van het bestuursorgaan hieromtrent. Daarmee draagt een tijdig ontvangen verweerschrift bij aan inhoudelijk debat en voelt bezwaarde zich in sommige gevallen minder overvallen door mogelijk juridisch-technische verweren van het bestuursorgaan. Beslissing op bezwaar Ten einde beter zicht op de afhandeling van de uitgebrachte adviezen te verkrijgen, met name in het geval waarin het bestuursorgaan in de beslissing op bezwaar afwijkt van de advisering, acht de commissie het wenselijk om de beslissing op bezwaar aan haar eveneens zo spoedig mogelijk kenbaar te maken. Hiermee verkrijgt de commissie niet alleen beter zicht op de afhandeling van de door haar uitgebrachte adviezen, maar wordt het ook voor haar inzichtelijk op grond van welke overwegingen het bestuursorgaan een advies al dan niet wenst op te volgen. De commissie meent dat dit kan bijdragen aan de kwaliteit van haar rol als adviseur. (Pre) -mediation De commissie hecht veel waarde aan deze informele stap binnen het bezwarenproces en adviseert de gemeente om blijvende aandacht te besteden aan de borging van deze stap ook bij de vakafdelingen. 9. Nawoord De commissie is de heer Heule zeer erkentelijk voor de bevlogen wijze waarop hij de afgelopen jaren het voorzitterschap heeft vervuld alsook dankbaar dat hij als lid nog verbonden blijft aan de commissie. Tot slot wil de commissie hierbij ook de secretarissen uitdrukkelijk te danken voor de constructieve samenwerking en de kundige wijze van ondersteuning bij het verrichten van de commissiewerkzaamheden dit afgelopen jaar. Aldus getekend op 28 mei 2015 te Bloemendaal, de heer mr. B.A.J. Haagen (voorzitter)