INHOUDSOPGAWE NO. INHOUD

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAWE NO. INHOUD BLADSY 1. Inleiding 2 2. Aansoek om lidmaatskap 3 3. Geboortekennisgewings 3-4 Geboortekennisgewings vorm 5 4. Identifikasie 6 5. Troetelperd 6 6. Kuddeboek Keuring vir Registrasie van diere 7 Voorbeeld van ʼn Registrasiesertifikaat / keuringsverslag Appèlinspeksies 7 9. Oordragte 11 Oordragvorm Kuddelyste Kansellasies 13 Kansellasievorm Duplikaatsertifikate Herinstelling in die kuddeboek Delegering van Magte Uitgebreide Stambome Dekkingsertifikate 15 Dekkingsertifikaat vorm Rekeninge Fooiestruktuur Tande Kleur identifikasie

2 DIE SUID-AFRIKAANSE MINIATUURPERDTELERSGENOOTSKAP 1. INLEIDING ADMINISTRATIEWE HANDLEIDING In enige organisasie is n goed geordende administratiewe stelsel van die grootste belang. Die doelstelling van hierdie administratiewe handleiding is dan ook om aan die bestaande en toekomstige telers, duidelike riglyne te verskaf met betrekking tot die administratiewe reëls en regulasies van die Genootskap, om sodoende die administratiewe stelsel vlot te laat werk tot voordeel van almal betrokke. Ons vertrou dat die handleiding vir u van groot hulp en waarde sal wees, om u as teler in staat sal stel om van die administratiewe sy van u stoetery nie net ʼn plesier te maak nie, maar ook as ʼn hulpmiddel kan aanwend tot die uitbou en winsgewendheid van u stoet. Rig asseblief alle korrespondensie en navrae aan:- Die Suid-Afrikaanse Miniatuurperdetelersgenootskap Posbus 9777 BLOEMFONTEIN 9300 Telefoonnommer: of Faks: E-pos: minhorse@studbook.co.za Webtuiste: 2

3 2. AANSOEK OM LIDMAATSKAP VAN DIE SUID-AFRIKAANSE MINIATUURPERDTELERS- GENOOTSKAP Lidmaatskap van die Suid-Afrikaanse Miniatuurperdtelersgenootskap is onderworpe aan die voorwaardes soos uiteengesit in die Genootskap se Grondwet en verordeninge. Volg asseblief die volgende stappe ten opsigte van aansoek om lidmaatskap:- 2.1 Doen aansoek op die voorgeskrewe Aansoek om Lidmaatskapvorm wat by die Genootskap asook op die webtuiste beskikbaar is. 2.2 Stuur asseblief die voltooide vorm tesame met u tjek of bewys van betaling vir voorgeskrewe bedrag aan die kantoor. 2.3 Enige registrasiesertifikate van stoetdiere in die aansoeker se besit moet asseblief die aansoek om lidmaatskap vergesel. Op ontvangs van genoemde dokumentasie neem die Genootskap die volgende aksie:- 2.4 Erkenning van ontvangs van Aansoek om Lidmaatskap en aansoek word aan Raad voorgelê vir goedkeuring. 2.5 Verkryging van goedkeuring van kuddekenmerkletter, voorvoegsel en toekenning van lidnommer by Stamboek. Kuddekenmerkletters, voorvoegsel en lidnommer moet asseblief deur die lid op alle dokumentasie en vorms vermeld word. 2.6 Versending van die volgende vorms aan die nuwe lid : Geboortekennisgewingvorms bl. 5 Oordragsvorm en deksertifikaat bl. 12 Kansellasievorms bl. 14 Skoureëls en skouklasse beskikbaar op webblad Grondwet beskikbaar op webblad 3. GEBOORTEKENNISGEWINGS Die Genootskap verskaf ʼn geboortekennisgewinsvorm wat u as teler in staat stel om skriftelik rekord te hou van geboortes. Kennisgewing van geboorte is die eerste stap van die registrasie van ʼn dier en dit is belangrik om op die volgende stappe te let:- U kuddekenmerkletters gevolg deur ʼn volgnommer word aan elke vul wat gebore word, dood of lewendig, toegeken op die volgende wyse: 3.1 Die laaste twee syfers van die jaartal waarin die vul gebore is dien as begin syfers bv. die eerste vul gebore in 1990 sal wees en die tweede ens. Die eerste vul in u stoet gebore in 1991 sal die nommer dra ens. Kuddekenmerkletters is maksimum 4 alfabetiese karakters, die jaartal 2 syfers en volgnommer is 4 syfers bv ens. 3

4 3.2 Met die nommers aan u vullens toegeken kan u nou u geboortekennisgewingvorm voltooi met die vullens in numeriese volgorde. Alle vullens gebore, volgeregistreerd sowel as hulpstamboekdiere word met hierdie reeks genommer. 3.3 Skryf u kuddekenmerkletters gevolg deur die vul se nommer FDML op ʼn karton of papier en neem ʼn foto van die vul met die nommer sodat die nommer op die foto duidelik leesbaar is. Neem die foto ook so dat alle kleurkenmerke van die vul op die foto verskyn. Digitale foto s wat op dieselfde manier geneem is of waar die identifikasienommer digitaal ingevoeg is, is ook aanvaarbaar. Foto s kan in JPG formaat gestuur word en moet nie groter as 1MG per foto wees nie. (Sien aangehegte foto) FDML By ontvangs van die geboortekennisgewing tesame met een foto vir elke vul, kontroleer die Genootskap die gegewens en stuur dit deur na Stamboek vir uitreiking van geboortesertifikate. 3.5 Geboortekennisgewings moet die Genootskap binne 30 dae na geboorte van die vul bereik. Die ouderdom van die eerste en oudste vul op die geboortekennisgewing word toegestaan waarna ʼn boete soos deur die Raad bepaal, gehef sal word. Boetes sal gehef word op alle geboortekennisgewings wat die kantoor later as 90 dae na geboorte van ʼn vul ontvang. 4

5 5

6 4. IDENTIFIKASIE Korrekte identifikasie en veral duidelike foto s en ʼn beskrywing van kleur en kleurkenmerke is van groot belang, sluip foute hier in, skep dit nie net probleme vir u as teler nie, maar ook vir die Genootskap en later ook vir die koper. 5. TROETELPERD Vir ʼn perd wat nie geskik is vir teling nie, kan aansoek gedoen word om as ʼn Troetelperd geklassifiseer te word. So ʼn perd sal alle voordele van registrasie behou maar sy nageslag sal nie geskik wees vir teling nie. Dit sal ook sodanig op die sertifikaat aangedui word. 6. Basis Afdeling 6.1 Enige reun hoër as 90 maar minder as 100 sentimeter, asook merries 95 en minder as 100 sentimeter hoog wat ouer as 2½ jaar is, en wat voldoen aan die minimum rasstandaard en wat vir die Raad aanvaarbaar is, sal op aansoek van die teler geskik wees vir aantekening as ʼn Basis-dier in die Basis Afdeling van die Kuddeboek. 6.2 Alle diere waarvan die teelt- en ander besonderhede vir die Raad aanvaarbaar is, maar wat tydens die aanvanklike inspeksie jonger as 2½ jaar is, sal by opname as PEN-diere in die Basis Afdeling aangeteken word met die rede NI (Not Inspected). Sodra die diere weer op of na 2½ jaar ouderdom geïnspekteer is en aan al die minimum rasstandaarde voldoen, sal hierdie diere in die Basis Afdeling van die Kuddeboek aangeteken word. 6.3 Hulpstamboek Afdeling Hulpstamboek A Reunperde en hingste tot en met 90 sentimeter hoog en merries tot en met 95 sentimeter hoog wat ouer as 2½ jaar is, wat voldoen aan die minimum rasstandaard en wat vir die Raad aanvaarbaar is, sal op aansoek van die teler geskik wees vir registrasie as ʼn Hulpstamboek A dier in die Hulpstamboek Afdeling Manlike nageslag van Basis merries en Hulpstamboek A, B of Volge-registreerde hingste, tot en met 90 sentimeter hoog en vroulike nageslag tot en met 95 sentimeter hoog wat ouer as 2½ jaar is, wat voldoen aan die minimum rasstandaard en wat vir die Raad aanvaarbaar is, sal op aansoek van die teler geskik wees vir registrasie as ʼn Hulpstamboek A dier in die Hulpstamboek Afdeling Hulpstamboek B Die nageslag uit parings van Hulpstamboek A diere met Hulpstamboek A, B of Volgeregistreerde diere ouer as 2½ jaar en wat voldoen aan die minimum rasstandaarde, asook aan al die vereistes met betrekking tot registrasie, sal in aanmerking kom vir registrasie in die Hulpstamboek B afdeling van die Kuddeboek. 6

7 6.4 Volgeregistreerde Afdeling Die nageslag uit parings van Hulpstamboek B of Volgeregistreerde diere met Hulpstamboek B of Volgeregistreerde diere ouer as 2½ jaar en voldoen aan die minimum rasstandaarde, asook aan al die vereistes met betrekking tot registrasie, sal in aanmerking kom vir registrasie in die Volgeregistreerde Afdeling van die Kuddeboek. 7. KEURING VIR REGISTRASIE VAN DIERE Keuring van diere vir registrasie word waargeneem deur Ras-keurders. Keuring is ʼn groot kostefaktor vir enige Genootskap en dit is dus noodsaaklik om op die volgende punte te let wat onnodige reis en verblyf sal uitskakel en vir die keurder en u as teler minimum vertraging sal veroorsaak:- 7.1 Kennisgewing om aansoek om keuring te doen, word vroegtydig deur die Genootskap aan alle telers gestuur. Aansoeke moet dan aan die Genootskap teruggestuur word en die nodige reëlings word met die keurders getref, wat op hul beurt datums van die voorgenome besoek met telers sal bevestig. 7.2 Perde ouer as 2½ jaar wat nie reeds gekeur is nie, moet aangebied word vir keuring (voorlopige keuring). Op 5 jaar kry perde hul volwasse keuring (gratis) 7.3 Maak asseblief seker dat die volgende beskikbaar is op die dag wat keuring plaasvind; Registrasie/aantekeningsertifikate van al die diere wat vir keuring aangebied word moet beskikbaar wees. Diere wie se sertifikate nie in u besit is nie, moet op die inspeksieverslag aangedui word Hanteringsfasiliteite en arbeiders Die keurder voltooi ook die aantekeningsertifikate en neem die foto s (sien voorbeeld bladsye 8-10) waarna goedgekeurde diere sowel as afgekeurde diere se aantekeningsertifikate tesame met die inspeksieverslag en foto s word deur die keurder aan die Genootskap gestuur. 8. APPÉLINSPEKSIES 8.1 ʼn Teler het die reg om teen ʼn keurder se beslissing te appelleer. 8.2 Aansoeke moet vergesel wees van n appél bedrag soos deur die Raad vasgestel, wat terugbetaalbaar is indien die appèl slaag, maar verbeur word indien die appél misluk. 7

8 8

9 9

10 10

11 9. OORDRAGTE Oordragte is die proses waar diere oorgedra word van die naam van een teler (verkoper) na die van ʼn ander teler (koper). Vertraging in die uitvoering daarvan skep baie probleme met registrasie, indien die volgende stappe nougeset gevolg word, behoort geen vertraging voor te kom nie: Voltooi oordragvorms in drievoud. Een afskrif bly in u besit vir eie rekords terwyl een afskrif aan die koper gegee word en die ander aan die Genootskap gestuur word tesame met die registrasie/geboorte-sertifikaat van die perd wat verkoop is. Na kontrolering van gegewens word die aansoek om oordag aan SA Stamboek gestuur vir notering waarna die Genootskap die nuwe sertifikaat aan die koper sal stuur. 9.2 Indien merries dragtig verkoop is of aan ʼn hings blootgestel was, moet ʼn dekkingsertifikaat voltooi word waarop die besonderhede van die hings asook die datum van blootstelling ingevul moet word. 9.3 Besonderhede van die datum van verkoop asook volle besonderhede nl. naam, lidnommer en adres van die koper moet agterop die registrasiesertifikaat ingevul word. Sertifikate mag nie aan die koper oorhandig word nie, maar moet tesame met die oordragvorm aan die Genootskap gestuur word. 9.4 Indien sertifikate nog nie ontvang is nie of verlore geraak het, kontak die Genootskap onverwyld met ʼn aansoek vir ʼn duplikaat gerugsteen deur ʼn beëdigde verklaring, ʼn afskrif van die geboortekennisgewing en inspeksieverslag, ter vasstelling of diere wel deur Stamboek opgeneem is. 9.5 Die verkoper is verantwoordelik vir die oordragfooi (sien fooiestruktuur bladsy 17) 11

12 12

13 10. KUDDELYSTE Kuddelyste word jaarliks deur die Genootskap van Stamboek ontvang wat aandui watter diere in elke Teler se besit is. Telers word weereens daaraan herinner dat dit belangrik is dat u gedurende die jaar enige veranderinge wat in u stoet plaasvind, onverwyld aan die Genootskap rapporteer. Deur spoedig te reageer met geboortes, oordragte, vrektes ens., word baie onaangenaamhede by die vordering van rekenings uitgeskakel. Fooie word deur die Genootskap gehef vir alle diere wat op die kuddelys voorkom. Dit is belangrik dat u enige veranderinge gedurende die jaar aanmeld Die lys word gedurende Junie van elke jaar aan u as teler versend tesame met ʼn vorm wat aantoon : Hoeveelheid diere waarvoor per kapita gehef is. (sien fooiestruktuur, bladsy 17) Ledegeld betaalbaar 10.2 Kansellasies en oordragte is die onus van u as teler en moet die Genootskap voor op of 30 Junie jaarliks bereik anders sal u ook aanspreeklik gehou word vir betaling van heffing op sodanige diere Alleenlik foute deur die Genootskap sal vir krediet in aanmerking kom Stamboekfooie word direk deur SA Stamboek gehef en dit sluit in, deelnemersfooi, oordragte, geboortes, herinstellings, duplikaatsertifikate en leeftydregistrasie. 11. KANSELLASIES Kansellasies is een van die basiese aspekte van rekordhouding in ʼn stoetery. Die vroegtydige aanmelding van die kansellasie van ʼn dier skakel frustrasie en vertraging ten opsigte van administrasie van ʼn stoet uit Vul gegewens van diere wat gekanselleer word soos verlang op die kansellasievorm in (sien voorbeeld, bladsy 14) en stuur die sertifikate van die gekanselleerde diere saam aan die Genootskap vir prosessering Diere wat gekanselleer word is diere wat dood, gesteel of afgekeur is of om die een of ander rede nie meer in die stoet gebruik word nie Stuur asseblief kansellasies binne 30 dae na die gebeurtenis aan die Genootskap, wat effektiewe afhandeling sal verseker. 13

14 14

15 12. DUPLIKAATSERTIFIKATE 12.1 Indien sertifikate verlore raak kan duplikaat sertifikate op ontvangs van n beëdigde verklaring uitgereik word, op voorwaarde dat die aansoek deur die aansoeker (die persoon in wie se naam die perd geregistreer is) voltooi is ʼn Fooi soos van tyd tot tyd deur die Raad bepaal is betaalbaar vir duplikate wat aangevra word, (sien fooiestruktuur, bladsy 17). 13. HERINSTELLING IN DIE KUDDEBOEK 13.1 Indien die registrasie van ʼn dier foutiewelik deur die eienaar gekanselleer is, kan aansoek gedoen word om herinstelling in die kuddeboek Skriftelike aansoek moet deur die eienaar wie die dier oorspronklik gekanselleer het, gedoen word Herinstellingsfooi soos van tyd tot tyd deur die Raad bepaal, is betaalbaar. (sien fooiestruktuur, bladsy 17) Indien ʼn perd as ʼn Troetelperd verkoop is kan slegs die persoon wat die perd as Troetelperd verkoop het, toestemming gee vir die herinstelling vir teeldoeleindes. Sodanige perd moet egter weer vir keuring voorgebring word. 14. DELEGERING VAN MAGTE 14.1 ʼn Teler mag aan ʼn ander persoon magtiging verleen om namens hom/haar die rekords van sy kudde te hanteer 14.2 Magtiging deur die teler word skriftelik aan die Genootskap gegee met volle inligting ten opsigte van die betrokke persoon aan wie magtiging verleen word Deelname aan nominasie en stemreg is uitgesluit. 15. UITGEBREIDE STAMBOME Uitgebreide stambome van enige geregistreerde perd is op aanvraag by die Genootskap verkrygbaar teen ʼn fooi soos van tyd tot tyd deur die Raad bepaal. Dit is ook op Logix beskikbaar en kan self afgetrek word indien u ʼn Logix gebruiker is. 16. DEKKINGSERTIFIKATE 16.1 ʼn Dekkkingsertifikaat is van toepassing wanneer ʼn teler ʼn hings van ʼn medeteler vir dekking gebruik. (sien voorbeeld, bladsy 16) 16.2 Vorms is op aanvraag van die Genootskap verkrygbaar. 15

16 16

17 17. REKENINGE Die lewering en betaling van rekeninge vir dienste gelewer is die lewensaar van enige Genootskap. Telers word vriendelik versoek om hulself te vergewis van die regulasies met betrekking tot gelde verskuldig soos in die Aansoekvorm om Lidmaatskap sowel as in die Verordeninge uiteengesit Rekeninge word maandeliks aan lede gepos Rekeninge is 30 dae na lewering betaalbaar en rente soos deur die Raad bepaal sal per maand op agterstallige rekeninge gehef word Indien enige foute op u rekening voorkom, kontak asseblief onverwyld die Genootskap se rekening afdeling vir die nodige regstelling waar van toepassing (Eleanor de Jager of ). Dit sal minder moeite en vertraging bewerkstellig In die geval waar ʼn lid bedank, word sodanige lid nog verantwoordelik gehou vir alle uitstaande bedrae wat op sy rekening verskyn tot en met die datum waarop die skriftelike bedanking deur die Genootskap ontvang is Bedankings moet ten minste drie maande voor die Genootskap se jaareinde die kantoor bereik. Die Genootskap se Jaareinde is op 30 Junie. 18. FOOIESTRUKTUUR MINIATUURPERD BANKBESONDERHEDE/MINIATURE HORSE BANKING DETAILS Standard Bank Rek Nr: Brandwag tak: / 2018 Intreefooi / Entry Fee R Ledegeld / Membership fee R Geboortekennisgewing / Birth notification R88.00 Per Kapita fooi / Per Capita fee (per perd / per horse) R80.00 Per kapita fooi - Basis diere / Per Capita fee Basic animals R0.00 Per kapita fooi Reunperde / Per Capita fee Geldeings R0.00 Oordrag / Transfer R80.00 Herinstelling / Re-Instatement R Keurdersfooi / Inspectors Fee R Keuring per perd / Inspection per horse R85.00 Reiskoste vir keurders / Travel Fee for inspectors R3.50 per km 5 jaar keuring / 5 year inspection Gratis / Free Kansellasies / Cancellations R80.00 Laat geboortes / Late Birth notification 2 3 maande / months R maande / months R maande / months R jaar / year (DNA toetse / tests) R jaar / year (DNA toetse / tests) R jaar / year (DNA toetse / tests) R jaar en ouer /4 years and older (DNA toetse/tests) R

18 19. Tande 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 20. KLEUR IDENTIFIKASIE 23

24 24

25 25

26 26

27 27