CONCEPT v0.3 Verslag Algemene Ledenvergadering Fortuna d.d. 17 maart 2017

Transcriptie

1 CONCEPT v0.3 Verslag Algemene Ledenvergadering Fortuna d.d. 17 maart 2017 Aanwezig: Afwezig: Aanwezig: Oud bestuur (tot punt 8): Ben van der Velde (voorzitter), Willem van der Heijden (secretaris), Antoinette Roelvink (penningmeester), Karin de Jong, Maarten Kraan Nieuw bestuur (vanaf punt 8): Robbert van Egmond (voorzitter), Karin de Jong, Wim van der Heijden, Maarten Kraan, Rogier Hoogerwerf, Frederique Welle Donker Wim Heijblom 35 Fortuna leden Afwezig met kennisgeving: Jan Wielaart, Remco van Ree, Paulien van Ree, Hanno Sterk, Nel van der Meijs, Hillie Heinsbroek, Aad van Dalen, Ronald Tertoolen, Jaap van Eijk 1. OPENING / VASTSTELLEN AGENDA Ben opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt aangepast. Als eerste wordt Jaap van Zevenbergen toegesproken. De bijzondere prestaties die Jaap van Zevenbergen behaald heeft en zijn verbeterde resultaten ten opzichte van 2015 worden benoemd. Het doorzettingsvermogen wat hier voor nodig is, heeft het bestuur doen besluiten dat Jaap de Ringlever Bokaal overhandigd krijgt. Daarnaast wordt Jaap succes gewenst in zijn verdere sportcarrière. 2. MEDEDELINGEN 2.1 Oud Griekse Spelen Het initiatief van Kim van Meurs om op 14 mei de Oud Griekse Spelen te organiseren wordt zeer gewaardeerd. Dit is een groot evenement voor de basisscholen, wat bij Fortuna plaats zal vinden en daarmee Fortuna extra op de kaart zet. 3. VASTSTELLEN VERSLAGEN D.D. 18 MAART 2016 EN 14 OKTOBER maart 2016 financieel jaarverslag Aad Davidse geeft aan dat in het financieel jaarverslag aangegeven wordt dat er alleen inkomsten gegenereerd worden uit wedstrijden en sponsors. De wedstrijden echter geven een negatief saldo aan, waardoor de gewenste inkomsten achterwege blijven. Extra Ledenvergadering AV Fortuna d.d. 17 maart 2017 Pagina 1

2 Met bovenstaande opmerking worden beide verslagen goedgekeurd. 4. PRESENTATIE JAARVERSLAG 2016 Aan de hand van presentaties worden de jaarverslagen van de verschillende commissies toegelicht door de aanwezige vertegenwoordigers. Bestuur Het aantal leden is in 2016 afgenomen, met name lag de daling bij de senioren. Als oorzaken worden blessures, verhuizingen, etc. genoemd. Bij de jeugd komt het voor dat zij vertrekken, maar na verloop van tijd weer opnieuw lid worden. Er worden twee opmerkingen gemaakt: 1) Helder krijgen middels een exit formulier wat precies de reden is van vertrek; 2) Jaarcontributie berekenen in plaats van kwartaal? Power Walking Geen vertegenwoordiging VB/LB groep De verrijking van deze actieve VB/LB groep als onderdeel van Fortuna wordt benoemd. Sponsorcommissie Deze commissie is momenteel slapend. Luuk de Haan heeft aangeboden een plan te maken voor sponsoring. Hier wordt graag gebruik van gemaakt. Communicatie Getracht is deze commissie opnieuw leven in te blazen, echter helaas nog niet gelukt. Ondanks dat, is er door het bestuur actie ondernomen en is er een nieuw clubtenue gelanceerd en de AV Fortuna vlag gehesen bij de ingang van de Polderpoort. Op 8 april a.s. wordt de kidsrun georganiseerd; deze wordt z.s.m. op de site geplaatst. WOC Weg De activiteiten worden opgenoemd, waaronder de 70 e (!)Havenloop. Deze start bij wijze van pilot om uur i.p.v. voorheen om uur. De verwachting is dat er meer inschrijvingen zullen zijn, omdat er op deze manier meer tijd overblijft voor andere activiteiten. Ondanks dat de inkomsten achterblijven voor wedstrijden, zijn bepaalde activiteiten een visitekaartje voor Fortuna. Voor de Geuzenloop is helaas nog geen sponsor gevonden en de Runningpoint cross is gereduceerd tot één cross. WOC Baan Genoemd wordt dat deze commissie tevreden is met alle activiteiten en er altijd voldoende hulp is door bv. jurycoördinatoren. De jeugd jurycursus is gestart in 2017; met succes. Extra Ledenvergadering AV Fortuna d.d. 17 maart 2017 Pagina 2

3 Accommodatie Er heeft een klusdag plaatsgevonden, waarbij o.a. onderdelen van het hoge springkussen vervangen zijn. Het reinigen van de baan gebeurt eens per twee jaar en wordt bekostigd vanuit het huurcontract met de gemeente. De klachten over de drainage in de verspringbak zijn eveneens door de gemeente opgelost. De steeple chase bak en een bankje zijn geverfd. Al met al is deze commissie tevreden. Vrijwilligers Er is geen commissie vrijwilligers, echter zijn deze van groot belang, zonder hen geen continuïteit!! Jaarlijks wordt er iets georganiseerd in de vorm van een bedankje. Electronische tijdwaarneming Deze commissie heeft extra mensen nodig. Het is moeilijk een goede planning te maken, omdat de huidige waarnemers nogal versnipperd bezig zijn. Wel is de ET altijd een goede bron van inkomsten geweest en de moeite waard om met extra mensen meer te kunnen betekenen. Diversen Startersclinic Jaarlijks starten er twee tot drie startersgroepen met ruim voldoende aanmeldingen. Ca. 80% stroomt door naar groep 1 of 2. Hanno en Remco hebben dit, met succes, overgenomen van destijds Wilm en Peter. Weg Hanno is trainingscoördinator van de weg. Lange afstand 2 wordt helaas door Ronald Tertoolen verlaten. De verwachting is dat Remco Vervloet dit over zal nemen. Dinsdagochtendgroep Sinds korte tijd is er een dinsdagochtendgroep, waar nu ca. 15 mensen aan meelopen. De deelnemers zijn zeer enthousiast over deze fartlek trainingen van Jan Louter van uur. Website Aad Davidse geeft aan dat de seizoenprestaties van de baan slechts 97 keer bekeken worden en vraagt zich af of dit wel in relatie staat tot het werk wat hiervoor verricht wordt. Mogelijk dat Jaap van Eijk na kan gaan of dit klopt en zo de moeite loont. Ben geeft het belang aan van, onderling als trainingscoördinatoren, met elkaar in gesprek te zijn. Er worden veel activiteiten georganiseerd, echter het meeste werk zit in de onderlinge afstemming. Een Train de trainersdag is een goed voorbeeld van het stimuleren van de trainingen. Extra Ledenvergadering AV Fortuna d.d. 17 maart 2017 Pagina 3

4 5. PRESENTATIE FINANCIEEL JAARVERSLAG 2016 De digitale weergave van het financiële jaarverslag blijkt niet juist. Daar waar de personele kosten benoemd staan, worden de contributie inkomsten bedoeld. De papieren bijlage die ter vergadering uitgereikt is, is wel correct. Henk van Nieuwkerk en Daniel Oldenstam hebben in aanwezigheid van Wim Heijblom en Willem van der Heijden, de kascontrole 2016 uitgevoerd. Tijdens deze kascontrole zijn er geen onoorbare zaken aangetroffen en werd duidelijk dat de gepresenteerde jaarcijfers een goed beeld gaven van vermogen en resultaat. Ter vergadering worden de jaarstukken 2016 goedgekeurd en het bestuur decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid. De kascommissie die twee jaar actief geweest is wordt bedankt namens het bestuur en de vereniging. Er wordt een nieuwe kascontrole commissie aangesteld t.w. Astrid Kraan en Arie van der Sar. 6. VASTSTELLEN BEGROTING 2017 De begroting wordt doorgenomen. Opgemerkt wordt dat het realistischer is wanneer de wedstrijdopbrengsten teruggebracht worden, omdat het begrote bedrag nu al een aantal jaren niet bereikt is. Met deze opmerking wordt de begroting 2017 vastgesteld. EXTRA MEDEDELING NA DE PAUZE Ben maakt van de gelegenheid gebruik om het Fortuna schildje uit te reiken en het lid van verdienste te benomen. Fortuna schildje2017 Het Fortuna schildje is bedoeld voor leden die zich bijzonder ingezet hebben voor de vereniging in het afgelopen jaar. Dit jaar is hier een duo voor uitgekozen t.w. Remco van der Velden en Hanno Sterk. Zij hebben zich op diverse vlakken ingezet in het belang van de vereniging. Lid van verdienste 2017 Rob Tobé zet zich al lange tijd in voor de vereniging zowel op de baan als op de weg. Daarom wordt hij benoemd als Lid van verdienste en heeft dit meer dan verdiend. 7. VOORSTELLEN NIEUWE KANDIDAAT BESTUURSLEDEN Robbert van Egmond stelt zich voor als kandidaat voorzitter. Hij is vier jaar lid van Fortuna en loopt in de ZoDiDo groep. Heeft ervaring binnen andere verenigingen. Als speerpunten benoemt hij o.a.: - Het verder vlot trekken van de eigen accommodatie; - Het oprichten van een stichting als nieuwe accommodatie een feit is; - Ledenwerving, organiseren van nieuwe loopevenementen, organiseren van bedrijfsatletiek; - Actieve sociale media; - Vlaardingen pas (naar vb Rotterdam pas) voor kwetsbare jeugd, etc., etc.. Na stemming wordt Robbert van Egmond aangesteld als nieuwe voorzitter van Extra Ledenvergadering AV Fortuna d.d. 17 maart 2017 Pagina 4

5 Fortuna. Rogier Hoogerwerf, stelt zich voor als kandidaat bestuurslid. Hij is sinds 2001 lid van Fortuna en wil zich toe gaan leggen op de baan. Tevens is zijn gedachte om een prestatieklimaat te creëren en dit te behouden voor de toekomt. Op sportmedisch gebied wil hij de lijnen uitzetten om het herstel voor geblesseerde atleten zo kort mogelijk te maken. Frederique Welle Donker stelt zich ook voor als kandidaat bestuurslid. Sinds 2005 lid van Fortuna en heeft lang LA gelopen, maar wil zich nu meer op de baan gaan toeleggen. De behoeftes van de wegatleten zijn bekend, nu wil zij ook die van de baanatleten leren kennen en denkt als bestuurslid hier iets voor te kunnen betekenen. Henk van Nieuwkerk stelt zich voor als kandidaat bestuurslid. Hij is lid sinds 2000 en heeft al eens een bestuursfunctie gehad. Hij benoemt het belang om ouders goed te leren kennen en door de connectie die ontstaat, komt het voor dat zij een bijdrage als jurylid kunnen leveren. Alle nieuwe bestuursleden worden na stemming benoemd en door de aanwezigen succes gewenst. Niet herkiesbare bestuursleden Ben van der Velde legt zijn taken als voorzitter neer. Willem van der Heijden legt zijn taken als bestuurslid neer, echter zal de ledenadministratie blijven verzorgen. Antoinette Roelvink legt de taken van penningmeester ook neer, echter is bereid de administratie te blijven ondersteunen. Robbert neemt vanaf punt 8 het voorzitterschap van Ben over. 8. RONDVRAAG / SLUITING 8.1 Lidmaatschap leden Hans Scheffers, oud voorzitter en erelid, maakt van de gelegenheid gebruik om aan te geven dat Teo Maat in jaar lid is. Helaas was dit niet bekend bij het bestuur en heeft daarom tijdens deze vergadering nog geen aandacht gekregen. Betrokkenheid van leden wordt bijzonder gewaardeerd. Daarom wordt er een afspraak met Teo gemaakt omdat hij aangeeft over een actueel overzicht van lidmaatschappen te beschikken die zeker aandacht behoren te krijgen vanuit het bestuur. Omdat het bestuur niet alles weet of hoort wordt de aanwezige leden gevraagd voortaan vooral voorafgaand aan een ALV aandacht voor dit soort zaken (jubilarissen, bijzondere verrichtingen, etc) te vragen. Robbert bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Extra Ledenvergadering AV Fortuna d.d. 17 maart 2017 Pagina 5