Solution Builder. User Guide

Transcriptie

1 Solution Builder User Guide

2 2018, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer Add-on Solution Builder Artikel software BSE101 Behorende bij release vanaf 9.4 Datum Auteur Bregje Elemans / Marga Landini Eddon Software BV Solution Builder 6 november 2018 pagina 2 van 78

3 Inhoudsopgave 1 Menuopties toevoegen voor gebruik van entiteiten Beschrijving onderdelen van entiteiten Zichtbaar- en bewerkbaarheid van onderdelen van entiteiten Velden Nummervelden Tekstvelden Afbeeldingsvelden Ja/Nee-velden Datum/Periode-velden Hyperlinkvelden Referentievelden Bedragvelden Lijstvelden Labelvelden Opmerking velden Prijslijst-functionaliteit Knoppen Contactpersonen Grafische overzichten Monitor Leden Alleen zichtbaar voor entiteitleden Overzichten Koppeling overzichten Bijlagen overzichten Tabbladen Iconen op de entiteitkaart Werken met entiteiten Aanmaken van entiteiten Meervoudig aanmaken van entiteiten Bewerken van entiteiten In bulk bewerken van entiteiten Werkstroom Verwijderen van entiteiten Vernummeren van entiteiten Zoeken van entiteiten Werken met zoektemplates Zoeken naar koppelingen tussen entiteiten Entiteiten in bulk onderhouden Lid Contactpersoon Type Status Velden Eddon Software BV Solution Builder 6 november 2018 pagina 3 van 78

4 3.8.6 Berekeningen Spilanalyses opvragen Onderhoud entiteitgroepen en -types Widgets Overzicht Spilanalyse Creëer Widgets op groep en type Aanmaken (groep) Aanmaken (type) Eenvoudig Aanmaken (type) Overzicht (Type) Importeren van entiteiten Aanmaken importbestand Importeren importbestand Werken met import-templates Bekende meldingen Geen toegang Optie Project niet beschikbaar onder Voorkeuren Ongeldige waarde Gegeven bestaat reeds Lid bestaat reeds Verplichte velden Geen gegevens Valideren foutmelding Geen toegang tot add-on Verplichte begin- en einddatum Gereserveerde code bij aanmaken entiteit wordt niet vrijgegeven Projectcode bestaat reeds Link in overzicht opent in overzicht zelf Geen gegevens geselecteerd bij import Artikel bestaat niet in Synergy Eddon Software BV Solution Builder 6 november 2018 pagina 4 van 78

5 Inleiding De Solution Builder is een zeer uitgebreide add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Met deze add-on bent u in staat om onbeperkt entiteiten toe te voegen aan Synergy Enterprise. U kunt zelf entiteitkaarten samenstellen met een onbeperkt aantal velden, knoppen, overzichten en tabbladen. Met deze add-on bent u dus in staat om Synergy volledig aan te passen aan uw wensen en eisen. Het toevoegen van bedrijfs- en branchespecifieke processen wordt hiermee zeer eenvoudig gemaakt. Solution Builder vervangt de standaard projectmodule van Synergy en breidt de functionaliteit verder uit. Hierbij worden de standaard projecten omgezet naar entiteiten binnen Solution Builder. Solution Builder biedt u de mogelijkheid om naast projecten ook andere typen entiteiten aan te maken. U krijgt hierbij de beschikking over uitgebreide opties om de entiteiten volledig naar uw eigen wensen in te richten met behulp van knoppen, velden, tabbladen, etc. T +31 (0) , Pagina 5 van 78

6 1 Menuopties toevoegen voor gebruik van entiteiten Om gebruik te kunnen maken van verschillende onderdelen in Synergy, moeten ze in de navigatiemenu s worden toegevoegd. Dit geldt ook voor de entiteiten van Solution Builder. Klik op Voorkeuren, het -icoon rechts bovenin. Figuur 1 Voorkeuren Bij Modules en Links - Mijn werk, aanmaken & zoeken moeten de betreffende menuopties worden toegevoegd. In dit voorbeeld zijn Vastgoed, Opleidingen en Projecten gedefinieerde entiteitgroepen. Figuur 2 Voorkeuren: Menu Selecteer een of meerdere (met behulp van de [Ctrl]-toets) gewenste entiteitgroepen in de linker kolom (1) en verplaats de selectie naar de rechter kolom door op de pijltjes te klikken (2). Op T +31 (0) , Pagina 6 van 78

7 dezelfde manier kunnen de entiteitgroepen ook weer verwijderd worden door ze in de rechter kolom te selecteren en naar links te verplaatsen. Na klikken op Bewaren (3) worden de menuopties in het linker navigatiemenu toegevoegd onder Mijn werk, Aanmaken en Zoeken (4). De menuopties zijn ook toegevoegd in het menu rechtsboven, het top menu (midden) en het menu linksboven. Figuur 3 Voorbeeld menu rechtsboven Figuur 4 Voorbeeld top menu T +31 (0) , Pagina 7 van 78

8 Figuur 5 Voorbeeld menu linksboven Om de entiteiten in de Monitor van relaties, medewerkers en artikelen te zien, gaat u als volgt te werk. Ga naar bijvoorbeeld de medewerkerkaart en klik rechts bovenin op het ALT U - Aanpassen -icoon. Bij de Monitor vinkt u vervolgens de gewenste entiteitgroepen aan die u wilt zien: Figuur 6 Entiteiten aanvinken in de Monitor De entiteitgroepen zullen hiermee ook verschijnen in de HRM Ik -widget die u op uw startpagina kunt toevoegen via het ALT A Aanpassen -icoon rechts bovenin de startpagina. T +31 (0) , Pagina 8 van 78

9 2 Beschrijving onderdelen van entiteiten Entiteiten zijn te vergelijken met projecten. Er kunnen verschillende soorten entiteiten zijn ingericht. Zo kunnen entiteiten dossiers zijn, maar ook opleidingen of evenementen. Alle informatie over de dossiers, opleidingen en evenementen kan gebundeld worden op een kaart binnen Synergy; een zogenaamde entiteitkaart. Iedere entiteitkaart kan er verschillend uitzien. Voor een dossier is er bijvoorbeeld een behandelaar nodig, die voor een evenement helemaal niet van toepassing is. Maar een evenement vindt wel op een locatie plaats, waar u bij dossiers niets mee te maken heeft. Op een dossierkaart zal daarom een veld behandelaar zijn opgenomen en op een evenementenkaart de velden adres en plaats. Ook knoppen en tabbladen kunnen per entiteitkaart anders zijn; bij een evenementkaart kan bijvoorbeeld een knop Google maps te vinden zijn en bij een dossierkaart een knop Schademelding. Neemt u contact op met de Solution Builder Administrator wanneer er onderdelen op een entiteittype toegevoegd, aangepast of verwijderd moeten worden. Er zijn ontelbaar veel combinaties te bedenken, waardoor het helaas niet mogelijk is een standaard User Guide daarvoor te schrijven. Daarom zullen in dit hoofdstuk alleen de belangrijkste onderdelen van een entiteit besproken worden die u tegen kunt komen op een entiteitkaart. 2.1 Zichtbaar- en bewerkbaarheid van onderdelen van entiteiten Voor elk veld, tabblad, elke status, knop, sectie en elke functierol geldt dat ze afhankelijk van de inrichting door de Solution Builder Administrator zichtbaar en/of bewerkbaar zijn. De verschillende onderdelen van een entiteit zijn zichtbaar en/of bewerkbaar door: Niemand. Iedereen. De Solution Builder Administrator. Gebruikers met minimaal een bepaald beveiligingsniveau. Gebruikers gekoppeld aan een bepaalde rol en/of bepaald functierecht. Een manager en/of lid van de entiteit. T +31 (0) , Pagina 9 van 78

10 2.2 Velden Op de entiteitkaart worden de gegevens van een entiteit opgeslagen in velden. Zo zal elke entiteit in ieder geval een code hebben en dient gekoppeld te zijn aan een divisie. Maar per entiteittype kunnen ook andere gegevens worden opgeslagen. Denk aan een adres en plaats bij een evenement, maar ook aan de makelaar bij een kantoorpand. U kunt deze gegevens op een entiteit zelf invullen en bewerken. Een entiteitkaart kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: Figuur 7 Entiteitskaart T +31 (0) , Pagina 10 van 78

11 Sommige velden en zelfs secties kunnen aan elkaar gekoppeld zijn. Zo kunnen velden of secties pas zichtbaar worden op het moment dat in een bepaald veld op de entiteitkaart een waarde is gevuld. Ook kan het zijn dat wanneer u een waarde in het ene veld wijzigt, de waarde in het gekoppelde veld automatisch mee zal wijzigen. Zo kan bijvoorbeeld automatisch een mailadres en telefoonnummer van een contactpersoon gevuld en gewijzigd worden. Figuur 8 Voorbeeld van gekoppelde velden Er zijn verschillende soorten velden waarmee een entiteitkaart ingericht kan zijn Nummervelden Figuur 9 Voorbeeld nummervelden In nummervelden vult u cijfers in. Er kan bij de inrichting bepaald zijn dat er een maximaal aantal cijfers ingevuld mag worden. Ook is er bepaald of er decimalen gebruikt kunnen worden en hoeveel decimalen dat zijn. Een nummerveld kan ook een automatische berekening weergeven. Dit kan een wiskundige berekening zijn, zoals een percentage of optelsom, maar de berekening kan ook op basis van twee tijdvelden zijn gedaan. Wanneer een nummerveld als berekening veld is ingesteld, kunt u de waardes niet handmatig aanpassen Tekstvelden Bij tekstvelden kunnen letters, cijfers of vreemde tekens op 1 regel ingevuld worden. Er kan in de inrichting bepaald zijn dat er een maximaal aantal tekens ingevuld mag worden. Figuur 10 Voorbeeld tekstvelden LET OP: Het is mogelijk dat door de Solution Builder Administrator is opgegeven dat de waarde die in een tekstveld wordt ingevuld, aan bepaalde voorwaarden moet voldoen. T +31 (0) , Pagina 11 van 78

12 Een voorbeeld kan zijn dat een telefoonnummer moet bestaan uit 11 tekens en er moet een streepje in voorkomen, zoals De waarde zal dan niet geaccepteerd worden. Of een Nederlandse postcode moet bestaan uit 4 cijfers en 2 letters, waarbij er eventueel gebruik gemaakt mag worden van een spatie, zoals 5222 AS of 5222as. En een mailadres moet bevatten Afbeeldingsvelden Figuur 11 Voorbeeld afbeeldingsveld In afbeeldingsvelden is het mogelijk om foto s, logo s, etc. toe te voegen op de entiteitkaart. Wanneer u een entiteit bewerkt en er is al een afbeelding toegevoegd, ziet u deze in het veld. Wilt u een andere afbeelding uploaden, dan typt u bij Uploaden direct het pad naar de afbeelding in of klikt u op Bladeren om naar de afbeelding te navigeren. Na bewaren van de entiteit wordt de afbeelding overschreven. Om de afbeelding te verwijderen, vinkt u Verwijderen aan en bewaart u de entiteit. De afbeelding is hierna verwijderd van de entiteitkaart Ja/Nee-velden Figuur 12 Voorbeeld Ja/Nee-veld Een Ja/Nee-veld kunt u aan- of uitvinken, waarmee u aangeeft of bijvoorbeeld een dossier is afgehandeld of dat op een evenement een podium benodigd is of niet. T +31 (0) , Pagina 12 van 78

13 2.2.5 Datum/Periode-velden Figuur 13 Voorbeelden van datum/periode-velden Afhankelijk van de inrichting heeft u datum- en/of tijdvelden tot uw beschikking. Bij deze velden kan een waarde voorgevuld zijn. Ook zijn er datumtrajectvelden waarbij u een datumtraject kunt opgeven. Datumvelden kunnen gebruikt zijn voor een automatische berekening in een nummerveld Hyperlinkvelden Figuur 14 Voorbeeld van een hyperlinkveld In een hyperlinkveld staat een mailadres of de URL naar een andere pagina binnen Synergy of een externe webpagina. Het kan zijn dat u direct het web- of mailadres ziet, maar ook alleen een (klikbare) omschrijving is mogelijk. Er kan afhankelijk van de inrichting een standaardwaarde ingevuld zijn, waarbij u eventueel in de bewerkmodus van een entiteitkaart de Omschrijving en/of de URL of het adres naar wens kunt aanpassen. Figuur 15 Bewerkmodus hyperlink Een webadres kan afhankelijk van de inrichting in het huidige frame of in een nieuw browserscherm openen. Een mailadres opent een nieuw mailberichtscherm Referentievelden Figuur 16 Voorbeeld referentieveld Bij een referentieveld kunt u door middel van het loepicoon of via de [F2]-toets een relatie, verzoek, document, etc. koppelen. Het is ook mogelijk om direct het verzoeknummer of (een deel van) de naam van bijvoorbeeld een relatie in te vullen. Synergy zal automatisch het juiste verzoek of de juiste relatie koppelen. T +31 (0) , Pagina 13 van 78

14 Wat u in een dergelijk veld kunt koppelen, is afhankelijk van de inrichting van dit veld, waarbij het zelfs mogelijk is dat u slechts uit een selectie van verzoeken, relaties, documenten, etc. kunt kiezen Bedragvelden Figuur 17 Voorbeeld bedragvelden Er zijn een aantal opties bij bedragvelden mogelijk: Bedrag Bedrag + Valuta Berekening Berekening + Valuta Bedrag standaardvaluta + Valuta Bedrag vreemde valuta + Valuta Een bedrag kan ingevuld worden. Een bedrag kan ingevuld worden. Ook kan een valuta gekozen worden. Dit veld kan niet gewijzigd worden. Er wordt automatisch een berekening gedaan. Dit veld kan niet gewijzigd worden. Er wordt automatisch een berekening gedaan. Een bedrag kan ingevuld worden. Valuta wordt gevuld op basis van de standaard in Synergy en is niet wijzigbaar. Een wisselkoersberekening gebeurt tussen dit veld en een gekoppelde vreemde valuta-veld. Een bedrag kan ingevuld worden. Valuta kan gekozen worden of is afhankelijk van een ander ingesteld veld. Een wisselkoersberekening gebeurt tussen dit veld en een gekoppelde standaardvaluta-veld. Ook bij bedragvelden kan bepaald zijn hoeveel decimalen er gebruikt kunnen worden. LET OP: Het real time omrekenen naar verschillende valuta s kan afrondingsverschillen veroorzaken Lijstvelden Figuur 18 Voorbeeld lijstvelden T +31 (0) , Pagina 14 van 78

15 Een lijstveld is een uitklapmenu waarin u vaste waardes kunt kiezen. Een lijstveld kan op zichzelf staan, maar kan ook gekoppeld zijn aan een kindlijst. In het laatste geval kiest u in het kindveld een waarde die afhankelijk is van de gekozen waarde in het moederveld Labelvelden Figuur 19 Voorbeelden van een labelveld Door middel van labelvelden kan op een entiteitkaart tekst uit een document worden weergegeven op basis van een keuze uit een lijstveld. Zo kan bijvoorbeeld een standaard vragenlijst getoond worden bij het indienen van een incident of een lijst met keuringseisen voor een woonhuis. Ook afbeeldingen uit zo n document worden getoond. Een labeltekst bevat statische tekst, waarin u niets kunt wijzen. Is het toch noodzakelijk dat de gegevens gewijzigd dienen te worden, dan kan de Solution Builder Administrator dit voor u doen. Afhankelijk van de instellingen kan het labelveld een omschrijving hebben of de gehele breedte van een sectie op de entiteitkaart beslaan. Een andere mogelijkheid is dat u op een -icoon moet klikken. Er verschijnt dan een pop-up waarin de inhoud van een Synergy-document wordt weergegeven. T +31 (0) , Pagina 15 van 78

16 Figuur 20 Voorbeeld Opmerking velden Figuur 21 Voorbeelden van opmerkingvelden Bij opmerkingvelden kunt u afhankelijk van de instellingen ook een tijdstempel plaatsen door middel van de knop Tijdstempel. Wanneer u deze knop niet tot uw beschikking heeft, is het ook niet mogelijk om een tijdstempel te plaatsen door middel van de toetsencombinatie [ALT]+[T]. Een opmerkingveld kan aangepast zijn aan de breedte van de sectie waarin hij staat of in hoogte automatisch zijn aangepast naar een vaste standaardwaarde. Een andere mogelijkheid is dat u in bewerken-modus op een -icoon moet klikken. Er verschijnt een pop-up waarin u uw opmerkingen kunt plaatsen. Wanneer er tekst in het icoon-opmerkingveld staat, verandert het icoon:. T +31 (0) , Pagina 16 van 78

17 Figuur 22 Pop-up scherm van icoon-opmerkingveld Prijslijst-functionaliteit Op een entiteitkaart kan de prijslijst-functionaliteit geconfigureerd zijn. Dit is een combinatie van een aantal gekoppelde velden: Bedragveld met prijslijstfunctionaliteit Artikelen (referentieveld) Prijslijst (referentieveld) Eenheid (referentieveld) Aantal (nummerveld) Kortingspercentage (nummerveld) Kortingsbedrag (nummerveld) Brutoprijs (nummerveld) Nettoprijs (nummerveld) Relatie (referentieveld) Datumveld Valuta (referentieveld) Divisie (referentieveld) Gebruik back office (ja/neeveld) Uitkomst van de prijslijstberekening. Selecteren artikel. Betreffende prijslijst van een geselecteerd artikel. Betreffende eenheid van een geselecteerd artikel. Invoer voor het aantal. Betreffende kortingspercentage van een geselecteerd artikel. Kortingsbedrag bij een geselecteerd artikel o.b.v. Brutoprijs en kortingspercentage. Betreffende brutoprijs van geselecteerd artikel. Betreffende nettoprijs van geselecteerd artikel. Selecteren relatie. Mogelijkheid om een andere datum aan te geven voor het ophalen van andere prijzen uit andere prijslijsten dan alleen de huidige. Betreffende valuta van een prijslijst. Selecteren Divisie. Aan te geven of de prijzen uit Exact Globe of Synergy gehaald moet worden. Als een divisie geselecteerd is en het ja/nee veld is aangevinkt, zal een artikel geselecteerd moeten worden. De artikelbrowser zal dan alleen de Back office-items tonen die in Synergy bestaan. T +31 (0) , Pagina 17 van 78

18 Figuur 23 - Artikelbrowser Back office Wanneer een artikel geselecteerd is, wordt de bijbehorende prijslijstinformatie vanuit Exact Globe opgehaald. De volgende velden worden dan real-time gevuld of berekend: prijslijst, nettoprijs, brutoprijs, kortingspercentage, kortingsbedrag, bedragveld met prijslijst, valuta, aantal = 1. Als een relatie bijvoorbeeld een debiteurkorting heeft en deze wordt bij dit artikel geselecteerd wordt, dan zullen de bedragen real-time opnieuw berekend worden. Ook als een van de velden aangepast wordt, dan zullen de overige velden automatisch bijgewerkt worden. Alleen als de Brutoprijs aangepast wordt, blijft het kortingspercentage gehanteerd. Ook als het valutaveld aangepast wordt, zal de prijslijstcode ongewijzigd blijven. De prijslijst bij een artikel is ook aanpasbaar. De beschikbare prijslijsten uit Globe zullen als opties getoond worden. Vanuit de entiteit is mogelijk om de prijslijstgegevens te bekijken door op de prijslijstcode te klikken. Deze opent een pop-up met hierin de gegevens uit Globe. T +31 (0) , Pagina 18 van 78

19 Figuur 24 - Pop-up met prijslijstgegevens uit Globe. Als het Gebruik back office -veld uitgevinkt is, dan zullen de artikelen en de prijslijstinformatie uit Synergy gehaald worden. De code voor een prijslijst is dan altijd PRICELIST. Deze is niet bewerkbaar en zal geen pop-up met prijslijstgegevens openen. De prijs voor een artikel wordt bepaald op basis van het land van de relatie. Als dat land niet bestaat bij een artikel, dan wordt de wereldprijs gepakt. Het gebruik van de prijslijst-functionaliteit zal vaak in combinatie met Solution Builder Lines gebruikt worden. Zie ook Installation & Configuration Guide Solution Builder Lines. LET OP: Er kunnen afrondingsverschillen ontstaan als u gebruikt maakt van verschillende precisie van prijs- en bedragvelden. Maatwerk dat aanwezig is in Exact Globe wat te maken heeft met de prijsbepaling binnen Globe, wordt niet ondersteund. Performance kan beïnvloed worden door een trage backoffice connectie en/of een enorme prijslijst tabel. Als u via Trigger and Validation Manager prijzen wilt importeren waarbij u GEEN gebruik wilt maken van de prijslijst functionaliteit, dient u de regels te voorzien van de juiste prijzen. Voert u geen prijzen in, worden altijd de prijzen vanuit de prijslijst-functionaliteit gebruikt. T +31 (0) , Pagina 19 van 78

20 2.3 Knoppen Figuur 25 Knoppen op een entiteitkaart De knoppen Bewerken en Sluiten zijn standaard aanwezig op een entiteitkaart en zijn altijd zichtbaar, afhankelijk van de beveiligingsinrichting. Naast deze standaard knoppen kunnen er nog zelf gedefinieerde knoppen zijn toegevoegd bij de inrichting van het entiteittype. Zo kunt u bijvoorbeeld vanuit een entiteitkaart via een knop direct een verzoek aanmaken, waarbij de entiteit meteen gekoppeld is, of u gaat naar een externe website als Google Maps, waarbij meteen adresgegevens gevuld worden voor een routebeschrijving. Ook is het mogelijk om door middel van knoppen bepaalde velden op de entiteitkaart direct te wijzigen, zonder dat u hiervoor de gehele entiteit moet bewerken via de knop Bewerken. Het omzetten van de status van een entiteit gaat ook door middel van knoppen. Er kunnen meerdere gelijksoortige knoppen gegroepeerd zijn in een knopsectie. De knopsectie wordt als een knop getoond op de entiteitkaart. Zodra u daarop klikt, komen de onderliggende knoppen beschikbaar: Figuur 26 Uitgeklapte knopsectie 2.4 Contactpersonen Wanneer u op de entiteitkaart klikt op de knop Contactpersonen, mits deze afhankelijk van de instellingen aanwezig is, krijgt u een overzicht van alle contactpersonen die aan de entiteit zijn gekoppeld. T +31 (0) , Pagina 20 van 78

21 Figuur 27 Knop contactpersonen Aan de contactpersonen is een bepaalde rol gekoppeld, zodat u kunt zien wat hun relatie is tot deze entiteit. Bij de verkoop of verhuur van een woning kunt u te maken hebben met banken, aankoopmakelaar, sleutelbeheerders en koper/huurder. Bij een schadedossier heeft u bijvoorbeeld te maken met behandelaars, getuigen, slachtoffers en verzekeraars. U kunt direct doorklikken naar de relatie- of contactpersoonkaart. Vanuit dit overzicht kunt u direct een verzoek aanmaken door middel van de knop Verzoek. De entiteit, relatie en contactpersoon zullen automatisch aan het verzoek gekoppeld worden. Met de knop Word Merge kunt u een document mergen. Hiervoor dient de add-on MS Word Merge Add-on SE geïnstalleerd en geconfigureerd te zijn. Vraag uw Synergy Administrator dit voor u in te regelen. Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, klikt u op Nieuw. Figuur 28 Toevoegen contactpersoon Vul de Relatie in en de betreffende Contactpersoon. U kunt hierbij alleen die relaties kiezen van de types die door de Solution Builder zijn ingesteld. Nadat u een relatie heeft gekoppeld, krijgt u de mogelijkheid om (afhankelijk van het type relatie) een Rol te kiezen in het uitklapmenu. Tevens kunt u nog een Referentie invullen. Dit veld gebruikt u om extra informatie over de contactpersoon op te slaan. Bijvoorbeeld: U heeft een dossier aangemaakt en moet hierover contact opnemen met een schadeherstelbedrijf, die voor zichzelf ook een dossier heeft aangemaakt. Het dossiernummer van het schadeherstelbedrijf kunt u invullen in veld Referentie bij hun contactpersoon, welke u gekoppeld heeft aan uw dossier. T +31 (0) , Pagina 21 van 78

22 Door op het -icoon te klikken in het overzicht van gekoppelde contactpersonen, wijzigt u de instellingen van de koppeling. NB: Door de Solution Builder Administrator kan zijn ingesteld dat wanneer u een relatieveld op de entiteitkaart invult, de betreffende relatie al dan niet automatisch als contactpersoon zal worden toegevoegd onder de knop Contactpersonen. Hierbij wordt standaard gebruik gemaakt van de hoofdcontactpersoon, tenzij u in een contactpersoonveld een andere contactpersoon heeft gekozen. Ook kan zijn ingesteld dat de relatiebeheerder automatisch moet worden toegevoegd als lid van de entiteit (zie paragraaf 2.7). 2.5 Grafische overzichten Een contract kan bijvoorbeeld een kopregel en contractregels hebben. De kopregel is als kindentiteit gekoppeld aan het contract en de contractregels zijn gekoppeld als kindentiteiten aan de kopregel. Om te achterhalen op welke manier entiteiten (van eventueel verschillende entiteittypes) aan elkaar gekoppeld zijn, kunt u een grafisch overzicht opvragen van een entiteit. Klik daarvoor op de knop Grafisch overzicht op de entiteitkaart, mits deze afhankelijk van de instellingen aanwezig is. Figuur 29 Knop Grafisch overzicht Grafische overzichten kunt u ook vanuit zoekresultaten van entiteiten openen, mits de betreffende kolom aanwezig is. Hiervoor klikt u op de link Grafische overzichten in de kolom Grafische overzichten bij de gewenste entiteit. Figuur 30 Grafisch overzicht opstarten vanuit zoekresultaten T +31 (0) , Pagina 22 van 78

23 In het diagram dat opent, kunt u zien welke entiteiten er aan deze entiteit zijn gekoppeld en welke moeder- en kindentiteiten de entiteit heeft. In onderstaande schermafdruk (links) is bijvoorbeeld het grafische overzicht te zien van entiteit Puma Unit met moederentiteit McArthur Glen en kindentiteiten Unit 37, Unit 38 en Unit 39. Middels de optie Alles tonen ziet u ook overige entiteiten die aan elkaar gekoppeld zijn. Zo worden ook de entiteiten Haribo Unit 122 en Body Shop Unit 33 zichtbaar (rechts). Figuur 31 Het Grafisch overzicht, links van de gekozen unit, rechts met Alles tonen aangevinkt Elk blok binnen het diagram staat voor een entiteit. De omschrijving van de entiteit wordt opgenomen in het blok. Aan de kleur van het blok herkent u het entiteittype en aan de randkleur kunt u zien welke status de entiteit heeft. De entiteit waarvan het overzicht is geopend, krijgt een vetgedrukte omschrijving. Wanneer u in het grafische overzicht op het vraagtekenicoon rechtsboven klikt, verschijnt er een pop-up met een index. Daarin staat beschreven wat de verschillende kleuren en iconen in het diagram betekenen. T +31 (0) , Pagina 23 van 78

24 Per entiteit binnen het grafische overzicht heeft u een aantal opties. De Solution Builder Administrator heeft bepaald welke van de volgende mogelijkheden beschikbaar zijn: <Entiteittype> tonen U opent de entiteitkaart van de betreffende entiteit Grafisch overzicht U opent het grafische overzicht van de betreffende entiteit. <Entiteittype> kopiëren Kind toevoegen U maakt een nieuwe entiteit aan welke een kopie is van de betreffende entiteit. De kopie krijgt automatisch hetzelfde entiteittype en dezelfde gegevens mee als de betreffende entiteit waarvan de kopie wordt gemaakt. U maakt een kindentiteit aan van de betreffende entiteit. De betreffende entiteit wordt automatisch als moeder gekoppeld aan het kind. Wanneer er geen nummerreeks en voorvoegsel is ingesteld voor het entiteittype van het kind, zal het kind dezelfde code krijgen als de moeder met.001 eraan toegevoegd. Welk type de nieuwe kindentiteit krijgt, is afhankelijk van de instellingen welke door de Solution Builder Administrator zijn gedaan: U krijgt de mogelijkheid om een entiteittype te kiezen uit een bepaalde entiteitgroep. De kindentiteit krijgt een bepaald vooraf ingesteld entiteittype mee. De kindentiteit krijgt hetzelfde entiteittype mee als de betreffende entiteit. Onderin het scherm wordt de legenda getoond. Deze legenda kunt u middels de pijl-iconen rechts van het onderdeel in- of uitklappen. 2.6 Monitor Figuur 32 Monitor op de entiteitkaart Via de monitor kunt u vanuit de entiteitkaart direct gegevens opvragen die gekoppeld zijn aan de betreffende entiteit. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht opvragen van alle documenten waaraan de entiteit is gekoppeld, of bepaalde rapporten opvragen. T +31 (0) , Pagina 24 van 78

25 Welke onderdelen er in de monitor beschikbaar zijn, is door de Solution Builder Administrator bepaald. 2.7 Leden Afhankelijk van de instellingen voor het entiteittype kan het zijn dat u de mogelijkheid heeft om leden toe te voegen aan de entiteit. Entiteitleden hebben vaak meer rechten om acties op de entiteit uit te voeren of documenten gekoppeld aan de entiteit in te zien. Op de entiteitkaart heeft u een overzicht van alle leden die aan de entiteit zijn gekoppeld. Wanneer u een medewerker aan de entiteit koppelt in het standaardveld Responsible, wordt deze medewerker altijd automatisch toegevoegd aan de entiteit als lid. De verantwoordelijke krijgt een -icoon voor de naam. Figuur 33 Overzicht Entiteitleden Met het -icoon kunt u het overzicht inklappen en met het -icoon klapt u het weer uit. Om nieuwe leden aan de entiteit toe te voegen, klikt u op de knop Nieuw. Figuur 34 Entiteitlid toevoegen Hier dient u verplicht een Medewerker in te vullen en een begin- en einddatum. De begin- en einddatum worden standaard gevuld met de begin- en einddatum van de entiteit (welke zijn ingevuld in het standaard veld InitialStartDate ). U kunt deze waardes uiteraard desgewenst wijzigen. Tot slot heeft u de mogelijkheid om de optie Projectlid informeren? aan te vinken, waarmee het nieuwe lid een verzoek zal ontvangen van type Taak, waarin hij geïnformeerd wordt over het feit dat hij als lid is toegevoegd aan de entiteit. Via het -icoon in het overzicht van entiteitleden heeft u de mogelijkheid om de begin- en einddatum waarop de medewerker lid is van de entiteit te wijzigen. T +31 (0) , Pagina 25 van 78

26 Figuur 35 Gegevens entiteitlid aanpassen Op deze plek kunt u ook een entiteitlid verwijderen. Het verwijderen van leden van de entiteit kan ook door op het -icoon te klikken in het overzicht. LET OP: Alleen de Responsible van de entiteit heeft de mogelijkheid om nieuwe leden toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. NB: Er kan door de Solution Builder Administrator zijn ingesteld dat wanneer u een medewerkerveld vult, de betreffende medewerker automatisch wordt toegevoegd als lid van de entiteit. Wanneer u het veld wijzigt, kan automatisch de oude ingevulde medewerker ook weer verwijderd worden als lid. Ook kan het zijn dat de relatiebeheerder van een aan de entiteit gekoppelde relatie (zie paragraaf 2.4) automatisch wordt toegevoegd als lid van de entiteit. De relatiebeheerder is daarmee ook automatisch de Verantwoordelijke voor kaart en wordt in dat veld ingevuld Alleen zichtbaar voor entiteitleden Met de optie Alleen voor leden zichtbaar op de entiteitkaart heeft u de mogelijkheid om een entiteit en daaraan gekoppelde documenten en verzoeken alleen zichtbaar te maken voor de leden die aan de entiteit zijn gekoppeld. Vink de optie aan en zorg er daarbij voor dat documenten en verzoeken beveiligingsniveau Project (Specifiek) - 101' krijgen en de entiteit eraan gekoppeld wordt. Heeft u de optie Alleen voor leden zichtbaar uitgevinkt, dan bestaat de mogelijkheid om bij het aanmaken van documenten en verzoeken automatisch het beveiligingsniveau van de entiteit mee te geven aan het document of verzoek. Maak een nieuw document of verzoek aan. Kies bij Beveiligingsniveau voor Project (Specifiek) - 101'. Koppel vervolgens het dossier bij het veld Project. Wanneer u nu het document of verzoek opslaat, wordt het beveiligingsniveau automatisch aangepast naar het beveiligingsniveau van de gekoppelde entiteit. 2.8 Overzichten Op de entiteitkaart kan een sectie aanwezig zijn die het resultaat laat zien van een zoektemplate van entiteiten. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld direct op de entiteitkaart alle kindentiteiten getoond worden. De overzichtensectie vindt u onder het onderdeel Leden, bijvoorbeeld in onderstaande schermafdruk de sectie Units. T +31 (0) , Pagina 26 van 78

27 Figuur 36 Overzichten Een door de Solution Builder Administrator beperkt aantal regels wordt getoond in het overzicht. Klikt u op de link Alles tonen, dan worden alle regels uit het resultaat weergegeven. Vanuit dit onderdeel kunt u een entiteit openen door op bijvoorbeeld de Omschrijving te klikken of middels het -icoon rechts in het overzicht. U heeft ook de mogelijkheid om direct naar de bewerken-modus van een entiteit te gaan door op het -icoon te klikken. Met het -icoon kunt u entiteiten direct vanuit het overzicht verwijderen, mits u daar voldoende rechten voor heeft. Met het -icoon kunt u het overzicht inklappen en met het -icoon klapt u het weer uit. Met de knop Nieuw rechts in het overzicht heeft u de mogelijkheid om direct een nieuwe entiteit aan te maken. Welk entiteittype de nieuwe entiteit krijgt en wat voor soort entiteit het wordt, is afhankelijk van het resultaat in het overzicht. Worden in het overzicht bijvoorbeeld alle kindentiteiten getoond, dan zal via Nieuw en nieuwe kindentiteit aangemaakt kunnen worden. Worden in het overzicht alle entiteiten uit een bepaalde entiteitgroep getoond, dient u via Nieuw eerst een entiteittype uit de groep te kiezen, waarna een nieuwe onafhankelijke entiteit wordt aangemaakt. Wanneer een entiteit meervoudig aangemaakt kan worden, dan kan er ingesteld worden dat er bij een overzicht de knop Meervoudig getoond wordt. Hiermee wordt het scherm Bulk: Invoer geopend, zie ook paragraaf De entiteiten die vervolgens aangemaakt worden, zullen dan ook in het overzicht zichtbaar zijn. Met de knoppen Bulk: Onderhouden en Bulk: Bewerken heeft u de mogelijkheid om voor alle of een selectie van de entiteiten uit het overzicht tegelijkertijd wijzigingen door te voeren. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar paragrafen en Koppeling overzichten Met koppelingen is het mogelijk om n:m-relaties te leggen tussen entiteiten. Deze koppelingen zijn op basis van gelijkwaardigheid in tegenstelling tot een hiërarchische relatie zoals bij moederkindrelaties. U kunt nu bijvoorbeeld een certificaat aan meerdere opleidingen koppelen. En binnen een opleiding kunnen meerdere soorten certificaten gehaald worden. Het zou zelfs mogelijk zijn om T +31 (0) , Pagina 27 van 78

28 certificaten aan certificaten te koppelen. Het doel van koppelingen is het inzichtelijk maken van de relaties die er liggen tussen de entiteiten. Daarmee wordt het ook mogelijk gemaakt om op die (verschillende) relaties te zoeken (zie paragraaf 3.7.1). Koppelingen zijn als overzichtensecties toegevoegd aan entiteitkaarten: Figuur 37 Koppelingsoverzicht Dergelijke koppelingoverzichten gedragen zich grotendeels hetzelfde als hiervoor beschreven over standaard overzichten. Hieronder de verschillen: Met de knop Koppelen rechts in het overzicht heeft u de mogelijkheid om een nieuwe koppeling met één of meerdere entiteiten aan te maken. In de pop-up die verschijnt, vindt u alle nog niet gekoppelde entiteiten uit een zoekresultaat dat is bepaald door de Solution Builder Administrator. Maakt u op entiteit 1 een koppeling met entiteit 2, dan verschijnt 2 in het koppelingoverzicht. Op entiteitkaart 2 zal entiteit 1 in het koppelingoverzicht zichtbaar zijn. Met het -icoon maakt u de koppeling ongedaan. Het -icoon zal niet zichtbaar zijn wanneer een entiteit niet verwijderd mag worden, omdat deze nog is gekoppeld aan andere entiteiten. U dient dan eerst alle andere entiteiten te ontkoppelen, voordat u een entiteit kunt verwijderen Bijlagen overzichten In Bijlagen -overzichten heeft u de mogelijkheid om bestanden vanaf uw computer in Synergy te uploaden en als bijlage te koppelen aan de entiteit. Figuur 38 Overzicht Bijlagen T +31 (0) , Pagina 28 van 78

29 In de Bewerken -modus van de entiteit krijgt u de knop Bladeren tot uw beschikking. Selecteer het gewenste bestand in de pop-up en klik op Openen om het bestand te uploaden. Het bestand is ook weer te verwijderen door middel van het -icoon. Wanneer u op de link van de bijlage klikt, vraagt uw browser u in een pop-up of u het bestand wilt openen of opslaan: Figuur 39 Downloaden bijlage LET OP: Het is niet mogelijk om in bulk (zie paragrafen en 3.2.1) bijlagen aan entiteiten toe te voegen. 2.9 Tabbladen Figuur 40 Tabbladen Verzoeken en Documenten Mogelijk heeft u een aantal tabbladen tot uw beschikking. Deze vindt u onderaan de entiteitkaart. In deze tabbladen zullen verwijzingen zijn opgenomen naar specifieke overzichten in Synergy. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht opvragen van documenten waaraan de entiteit is gekoppeld, maar ook het opvragen van rapportages over de entiteit behoort tot de mogelijkheden. LET OP: Wanneer een link in het tabblad opent in het tabblad zelf in plaats van in een nieuw scherm, dient u de Synergy URL toe te voegen als vertrouwde website. Ga hiervoor in Internet Explorer naar Extra Internetopties kies tabblad Beveiliging en selecteer: Vertrouwde websites. Klik op Websites, vul de Synergy URL in bij Deze website aan de zone toevoegen en klik op Toevoegen. Klik op Sluiten, klik op OK en start Internet Explorer opnieuw op om de instellingen op te slaan. T +31 (0) , Pagina 29 van 78

30 2.10 Iconen op de entiteitkaart Rechts bovenin de entiteitkaart vindt u de volgende iconen: ALT Y Beleid ALT I Definitie ALT L Gelezen: Log ALT J Verzenden: E- mail U opent een Synergy-document, waarin de procedure beschreven staat voor dit entiteittype. Het icoon is alleen beschikbaar wanneer daadwerkelijk een beleidsdocument is gekoppeld aan het entiteittype. Mits u voldoende rechten heeft, komt u direct in de definitie van het entiteittype en kunt u deze onderhouden. Vraag de loggegevens op van welke medewerkers de entiteitkaart geopend hebben op welke tijden. Verstuur de entiteitkaart als ALT V Favorieten Figuur 41 voorbeeld Sla de entiteitkaart op als favoriet. T +31 (0) , Pagina 30 van 78

31 3 Werken met entiteiten De Solution Builder Administrator heeft in de instellingen bepaald of en via welke schermen u de mogelijkheden heeft om entiteiten te mogen aanmaken, bewerken, verwijderen enzovoort. Daarnaast dient u voldoende rechten te hebben om te mogen werken met entiteiten. Ook dit is door de administrator bepaald. Neem contact op met de administrator wanneer u vindt dat er opties ontbreken. 3.1 Aanmaken van entiteiten Entiteiten maakt u het snelste aan via het linker navigatiemenu onder de sectie Aanmaken. Klik op de betreffende entiteitgroep en kies het gewenste type: Figuur 42 Aanmaken nieuwe entiteit U heeft in dit scherm ook de mogelijkheid om entiteiten aan te maken middels het kopiëren van een bestaande entiteit. Klik hiervoor op het loepicoon bij Kopiëren van en er verschijnt een pop-up met een overzicht van alle bestaande entiteiten. Kies de gewenste entiteit. Verschillende gegevens uit de bestaande entiteit zullen zijn voorgevuld in de nieuwe entiteit, zodat u deze niet opnieuw hoeft in te vullen. LET OP: Afhankelijk van de instellingen die door de Solution Builder Administrator zijn gedaan, kunt u ook direct in het invulscherm uitkomen voor een nieuwe entiteit. Dit komt alleen voor wanneer er binnen een entiteitgroep slechts één entiteittype is gedefinieerd. T +31 (0) , Pagina 31 van 78

32 Een andere optie is om entiteiten aan te maken via Modules <Entiteitgroep> Invoer. In de sectie Invoer kunt u hier een entiteittype direct selecteren of de entiteitgroep zelf wat het aanmaakscherm van de entiteittypen van deze groep (Figuur 42) opent. Figuur 43 - Aanmaken via Modules Vanuit zoekresultaten van entiteiten heeft u een knop Nieuw tot uw beschikking. Vervolgens komt u in het invoerscherm, waarin u de betreffende velden kunt invullen. Welke velden dit kunnen zijn en wat de functie ervan is, staat beschreven in hoofdstuk 2. Het is afhankelijk van de instellingen welke velden en op welke momenten u de velden kunt bewerken. Bij het aanmaken van een nieuwe entiteit, zal er afhankelijk van de instellingen een code worden voorgevuld. Wanneer het einde van de betreffende nummerreeks is bereikt bij het aanmaken van nieuwe entiteiten binnen dit type, zult u handmatig een code moeten invullen. LET OP: Sommige velden dienen verplicht ingevuld te worden. Welke velden dit zijn, herkent u aan het gele uitroepteken dat achter het veld staat. Figuur 44 Aanmaken nieuwe entiteit Vul de gegevens in en klik op Bewaren om de nieuwe entiteit op te slaan. T +31 (0) , Pagina 32 van 78

33 3.1.1 Meervoudig aanmaken van entiteiten Het is mogelijk om meerdere entiteiten van hetzelfde type tegelijkertijd aan te maken, mits u hier voldoende rechten voor heeft. Klik daarvoor in het Aanmaken -scherm op (Meervoudig) achter de naam van het gewenste entiteittype. Figuur 45 Bulk aanmaken nieuwe entiteit U komt in het Bulk: Invoer -scherm met daarin de velden die voor iedere entiteit die aangemaakt wordt dezelfde waarde moeten krijgen. Onderin het scherm vindt u de sectie Meervoudig. Daarin vindt u de velden die voor iedere entiteit die wordt aangemaakt een andere waarde moeten krijgen. Figuur 46 Data-invoer voor bulk aanmaken nieuwe entiteiten Deze velden kunt u naar wens aanpassen door op het -icoon rechts bovenin het scherm te klikken. T +31 (0) , Pagina 33 van 78

34 Figuur 47 Kolommen aanpassen bulk-invoer Selecteer links de velden van de entiteit die u in bulk wilt invoeren (1) en klik op het pijltje (2) om ze naar rechts te verplaatsen. Met Omhoog en Omlaag bepaalt u de volgorde van de velden. Klikt u op Standaard, dan worden de velden weer volgens de standaard ingesteld. Klik op Bewaren om uw aanpassingen op te slaan en klik op Sluiten om terug te keren naar het Bulk: Invoer -scherm: Figuur 48 Data-invoer voor bulk aanmaken nieuwe entiteiten met nieuwe kolommen Vul in de sectie Meervoudig de betreffende waarden in en houd hierbij rekening met verplicht in te vullen velden. Klik daarna op de knop Nieuw om een nieuwe regel en daarmee een nieuwe entiteit, aan te maken. Door een regel aan te vinken, kunt u deze desgewenst ook Verwijderen. Na klikken op de knop Bewaren worden er zoveel nieuwe entiteiten aangemaakt als er Meervoudig -regels zijn ingevuld. De gegevens uit het bovenste deel van het scherm zijn voor alle entiteiten hetzelfde opgeslagen. T +31 (0) , Pagina 34 van 78

35 3.2 Bewerken van entiteiten Het bewerken van een entiteit doet u door op de knop Bewerken te klikken op de entiteitkaart. Ook is het mogelijk dat, afhankelijk van de instellingen, de entiteitkaart direct in bewerken-modus opent. Wanneer er gewerkt wordt met moeder- en kindentiteiten, dan kunnen er in het bewerkenscherm voor bepaalde secties een tweede sectie aanwezig zijn met (Moeder) achter de sectienaam. Figuur 49 Gegevens kopiëren vanaf moeder Vinkt u de optie Gebruik moederwaardes in de moedersectie aan, dan worden de waardes van de bijbehorende kindsectie automatisch gevuld met de waardes van de moederentiteit. De velden van het kind kunnen dan niet meer bewerkt worden. Wijzigingen bij de moeder zullen ertoe leiden dat de gegevens bij het kind automatisch mee zullen wijzigen. Dit kan tot meerdere niveaus diep. Een wijziging bij de oma resultaat automatisch in een wijziging bij het kleinkind, mits bij ieder kind de optie Gebruik moederwaardes is aangevinkt. LET OP: Zorg er hierbij voor dat de velden die bij de kindentiteit verplicht ingevuld moeten worden, bij de moederentiteit ook gevuld zijn In bulk bewerken van entiteiten U kunt meerdere entiteiten tegelijkertijd bewerken. Dit kan zowel vanuit een overzicht op een entiteitkaart, als vanuit een zoekresultaat van entiteiten. Figuur 50 Bulk bewerken van entiteiten vanuit de zoekresultaten T +31 (0) , Pagina 35 van 78

36 Vink de gewenste regels aan en klik op de knop Bulk: Bewerken : Figuur 51 Nieuwe gegevens invoeren bij Bulk bewerken Naar wens kunt u kolommen toevoegen of verwijderen door op het scherm te klikken. -icoon rechts bovenin het Figuur 52 Kolommen aanpassen voor Bulk bewerken Selecteer links de velden van de entiteiten die u in bulk wilt bewerken (1) en klik op het pijltje (2) om ze naar rechts te verplaatsen. Met Omhoog en Omlaag bepaalt u de volgorde van de velden. Klikt u op Standaard, dan worden de velden weer volgens de standaard ingesteld. Klik op Bewaren om uw aanpassingen op te slaan en klik op Sluiten om terug te keren naar het Bulk: Bewerken -scherm. Als velden niet op een entiteittype in het resultaat beschikbaar zijn, worden er rode sterretjes getoond: Figuur 53 Bulk bewerken met aangepaste kolommen T +31 (0) , Pagina 36 van 78

37 Wijzig de gegevens en klik op de knop Bewaren om ze voor de betreffende entiteiten tegelijkertijd op te slaan. Door regels aan te vinken, kunt u tegelijkertijd meerdere entiteiten Verwijderen. U dient wijzigingen altijd eerst te bevestigen in een pop-up. 3.3 Werkstroom Veel processen in Synergy worden doorlopen vanuit de werkstroom. Ook voor entiteiten bestaat de mogelijkheid om deze vanuit de werkstroom aan te sturen. Wanneer een entiteit een bepaalde status heeft bereikt, wordt er automatisch een verzoek aangemaakt in de werkstroom van bijvoorbeeld de aan de entiteit gekoppelde medewerker. De Solution Builder Administrator bepaalt welke gebruikers het werkstroomverzoek ontvangen. Dit kunnen aan entiteiten gekoppelde medewerkers zijn, maar bijvoorbeeld ook alle projectleden, de aanmaker van de entiteit of medewerkers met een bepaalde rol. Figuur 54 Automatisch werkstroomverzoek De entiteit is aan het verzoek gekoppeld en wanneer u het verzoek opent, komt u direct in de entiteitkaart terecht. Op deze manier kan de entiteit dan in de volgende status worden overgezet. Wordt bijvoorbeeld de aan de entiteit gekoppelde medewerker gewijzigd, dan wordt het verzoek automatisch toegewezen naar de werkstroom van de nieuwe medewerker. De medewerker die het verzoek in zijn werkstroom heeft, zal altijd de mogelijkheid hebben om de entiteit naar de betreffende vervolgstatus over te zetten. Wanneer ook andere medewerkers de entiteit willen kunnen overzetten, dienen zij daarvoor de juiste rechten te hebben die door de Solution Builder Administrator zijn ingesteld. 3.4 Verwijderen van entiteiten Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen, kunt u na klikken op de knop Bewerken de beschikking hebben over de knop Verwijderen. Hiermee heeft u de mogelijkheid om een entiteit te verwijderen uit de database. T +31 (0) , Pagina 37 van 78

38 Ook is het mogelijk om via een bulk-actie meerdere entiteiten tegelijkertijd te verwijderen. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf Vernummeren van entiteiten Afhankelijk van de instellingen, kunt u de beschikking hebben over de knop Vernummer. Hiermee heeft u de mogelijkheid om de code van een entiteit te wijzigen. Wanneer u op de knop klikt, verschijnt de oude code en kunt u bij Nieuw een nieuwe code invullen. Figuur 55 Entiteit vernummeren Klik op Bewaren. U komt terug op de entiteitkaart en de entiteit heeft overal in de database de nieuwe code gekregen. 3.6 Zoeken van entiteiten Er zijn een aantal manieren om entiteiten te kunnen zoeken. De snelste optie is zoeken via zoekbalk boven in het scherm. Selecteer de juiste entiteitgroep om in te zoeken en vul een (deel van een) nummer of naam in. Figuur 56 Entiteiten zoeken Klik op Zoeken naar b in Vastgoed om de resultaten weer te geven. TIP: Vul een spatie in en klik op Zoeken naar om een overzicht op te vragen van alle ingevoerde entiteiten onder de groep. T +31 (0) , Pagina 38 van 78

39 Vanaf Exact Synergy 257 wordt de zoekhistorie op entiteiten opgeslagen. Eerdere zoekopdrachten zullen in de zoekbalk getoond worden. Als u hierop klikt, zal het betreffende zoekresultaat geopend worden. Figuur 57 Zoekhistorie op entiteiten Klikt u op Geavanceerd zoeken Vastgoed, dan komt u in een geavanceerd zoekscherm. Dit scherm kunt u ook benaderen via <Entiteitgroep> Overzichten Zoeken: <Entiteitgroep>. Figuur 58 Geavanceerd zoeken naar entiteiten In dit scherm kunt u op alle beschikbare velden van de entiteittypes binnen de entiteitgroep zoeken. Bij referentievelden kunt u ook zoeken op onderliggende gegevens van de betreffende referentie. Zo kunt u bijvoorbeeld alle entiteiten zoeken op basis van de kostenplaats van een aan de entiteiten gekoppelde medewerker. De zoekvelden en de kolommen die in het zoekresultaat moeten verschijnen, kunt u aanpassen via het -icoon rechts bovenin. T +31 (0) , Pagina 39 van 78

40 Op deze manier kunt u ook ervoor zorgen dat er totalen in het zoekresultaat weergegeven worden: Figuur 59 Totalen toevoegen aan zoekresultaten De gegevens uit de betreffende velden op de entiteitkaarten worden bij elkaar opgeteld en bovenaan het zoekresultaat weergegeven. Klik op Tonen om het zoekresultaat weer te geven. Bovenaan de lijst met zoekresultaten wordt het aantal resultaten weergegeven. Wanneer u een selectie maakt door een aantal entiteiten uit of aan te vinken, dan zal het aantal geselecteerde entiteiten hier ook bijgewerkt worden. Ook is het mogelijk om eerst op Aantal te klikken om eerst het aantal regels in het resultaat te tonen en daarna op Resultaat te klikken om het daadwerkelijke zoekresultaat te bekijken. Figuur 60 Totalen getoond in zoekresultaten Vanuit het zoekresultaat heeft u de mogelijkheid om via de iconen in het rode kader het zoekresultaat te printen of te exporteren naar Excel: Print pagina of Exporteer pagina. Bij een export zullen afbeeldingen niet meegenomen worden. Ook in het zoekresultaat kunt u middels de Nieuw -knop direct een nieuwe entiteit aanmaken. Heeft uw zoekopdracht meer resultaten dan op de pagina getoond kunnen worden, dan heeft u de mogelijkheid om via de iconen Print alles of Exporteer alles het complete zoekresultaat af te drukken of te exporteren. T +31 (0) , Pagina 40 van 78

41 In het geavanceerd zoekscherm heeft u de mogelijkheid om te zoeken op entiteittype, maar u kunt ook direct in de entiteittypes zoeken via <Entiteitgroep> Overzichten Zoeken: <Entiteittype>. Ook kunt u entiteiten via de monitor op een medewerker-, relatie-, contactpersoon- of artikelkaart opvragen. U krijgt dan een overzicht van alle entiteiten die gekoppeld zijn aan de betreffende medewerker, relatie, contactpersoon of artikel. Of zoek eens op alle entiteiten waar u aan gekoppeld bent via het linker navigatiemenu onder de sectie Mijn werk. Wanneer u via de Nieuw -knop een nieuwe entiteit aanmaakt, zal de betreffende medewerker, relatie, contactpersoon of artikel automatisch gekoppeld worden. 3.7 Werken met zoektemplates In een zoektemplate worden zoekcriteria opgeslagen die u vaak gebruikt, zodat u deze criteria niet steeds opnieuw hoeft in te voeren. Om een zoektemplate aan te maken van entiteiten, gaat u naar het entiteitenzoekscherm. Vul de gewenste zoekcriteria in. Zodra de zoekcriteria naar wens zijn, klikt u op de knop Bewaren rechts in het scherm. Figuur 61 Zoektemplates in zoekscherm Vul bij Nieuw een omschrijving in of kies Bestaand om een bestaande template te overschrijven. Bepaal of u de template als Privé (voor uzelf zichtbaar) of Publiek (ook voor andere gebruikers) wilt aanmaken. Klik op OK om de zoektemplate op te slaan. Figuur 62 Zoektemplate opslaan als Nieuw of Bestaand, Privé of Publiek Zodra de template is opgeslagen, kunt u via Templates in het zoekscherm eerst in het uitklapmenu bepalen welk soort ( Privé of Publiek ) template u wilt gebruiken: T +31 (0) , Pagina 41 van 78

42 Figuur 63 Beschikbare zoektemplates tonen Klik op de templatenaam om het zoekscherm van de template te openen. U kunt dan eventueel extra zoekcriteria opgeven en op Tonen klikken. Via het -icoon ziet u direct het zoekresultaat van de template. Met het -icoon kunt u de zoektemplate verwijderen Zoeken naar koppelingen tussen entiteiten Koppelingen tussen entiteiten (zie paragraaf 2.8.1) kunt u zoeken via publieke zoektemplates. In dergelijke templates zal een onderdeel Koppelingsvelden beschikbaar zijn: Figuur 64 Koppelingsvelden gebruiken in zoekscherm In het voorbeeld van de schermafdruk zoekt u dan op alle opleidingen waarin het geselecteerde certificaat is gekoppeld. 3.8 Entiteiten in bulk onderhouden Wanneer u voldoende rechten heeft, kunt u vanuit een zoekresultaat van entiteiten, vanuit een overzicht op een entiteitkaart of vanuit een tabblad meerdere entiteiten tegelijkertijd onderhouden. T +31 (0) , Pagina 42 van 78

43 Figuur 65 Bulk onderhouden vanuit het zoekscherm Vink de gewenste regels aan en klik op de knop Bulk: Onderhouden. In de sectie Algemeen kunt u de gewenste Modus en Actie voor de selectie selecteren. Figuur 66 - Opties voor Modus Onder Modus heeft u de opties Handmatig en Achtergrond. Wanneer u Handmatig selecteert, zal de actie bij het bewaren direct uitgevoerd worden. Deze optie is alleen zichtbaar als het aantal van de geselecteerde entiteiten gelijk aan of minder dan de ingestelde waarde in Aantal handmatige entiteiten uit de Solution Builder: Instellingen is. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar de Installation & Configuration Guide Solution Builder. Als de optie Achtergrond gekozen is, dan zal de actie uitgevoerd wanneer deze bewaard is en het achtergrondproces voor het Bulk onderhouden gedraaid heeft. Wanneer er meerdere onderhoudsacties met de modus Achtergrond opgeslagen zijn, dan zullen deze bij het draaien van het achtergrondproces op volgorde van aanmaakdatum uitgevoerd worden. Onder Acties worden alle mogelijke onderhoudsacties getoond. In de onderstaande paragrafen worden deze afzonderlijk beschreven. Let op: U kunt per keer één onderhoudsactie uitvoeren. Wanneer u meerdere acties op de geselecteerde entiteiten wil uitvoeren, bijvoorbeeld Lid (paragraaf 3.8.1) en Velden (paragraaf 3.8.5), dan zal u eerst één van deze acties moeten uitvoeren. Vervolgens zal u dezelfde entiteiten opnieuw moeten selecteren en dan de volgende actie uitvoeren. T +31 (0) , Pagina 43 van 78

44 3.8.1 Lid Hiermee voegt u een medewerker toe als lid voor alle entiteiten in de selectie. Figuur 67 Lid toevoegen via Bulk Onderhouden Selecteer via het loepicoon verplicht een Medewerker. Hierna komen het veld Gebruik de periode van de entiteit beschikbaar: Figuur 68 Optie Gebruik de periode van de entiteit Vinkt u Gebruik de periode van de entiteit uit, dan krijgt u de mogelijkheid om zelf de gewenste begin- en einddatum in te vullen: Figuur 69 Handmatig start- en einddatum ingeven Tot slot heeft u de mogelijkheid om de optie Informeren aan te vinken, waarmee het nieuwe lid per entiteit verzoeken zal ontvangen van type Task. Daarin wordt hij geïnformeerd over het feit dat hij als lid is toegevoegd aan de entiteiten. Klik op Bewaren om de wijzigingen door te voeren. Meer informatie over leden van entiteiten vindt u in paragraaf 2.7. T +31 (0) , Pagina 44 van 78

45 3.8.2 Contactpersoon Met deze optie voegt u een relatie en contactpersoon, inclusief functierol en referentie, toe aan alle entiteiten binnen de selectie. Figuur 70 Relatie en contactpersonen koppelen via Bulk Onderhouden Selecteer via het loepicoon verplicht een Relatie. Hiermee komt het veld Contactpersoon tot uw beschikking. Het is vervolgens noodzakelijk om een Functierol te kiezen. U kunt ook eventueel een Referentie invullen. Klik tot slot op Bewaren. Meer informatie over contactpersonen vindt u in paragraaf Type Om het type van alle entiteiten binnen uw selectie te wijzigen, kiest u voor optie Type. U dient ervoor te zorgen dat de statussen van de entiteiten overeenkomen en dat er geen (ontbrekende) verplichte velden op het nieuwe entiteittype aanwezig zijn. Figuur 71 Type wijzigen via Bulk Onderhouden Kies in het uitklapmenu Type het nieuwe type en klik op Bewaren. T +31 (0) , Pagina 45 van 78

46 3.8.4 Status Met de optie Status kunt u voor alle entiteiten uit de selectie tegelijkertijd de status wijzigen: Figuur 72 Status muteren via Bulk Onderhouden Vul de gegevens in en klik op Bewaren Velden Met de optie Velden kunt u voor alle entiteiten uit de selectie tegelijkertijd de waarden in velden wijzigen: Figuur 73 - Velden wijzigen via Bulk Onderhouden Vul de gegevens in en klik op Bewaren. Let op: Wanneer u ook een onderhoudsactie van het type Status op de geselecteerde entiteiten wil uitvoeren, dan zal u eerst de actie van het type Velden uitvoeren en daarna deze. T +31 (0) , Pagina 46 van 78

47 3.8.6 Berekeningen Met deze optie is het mogelijk de waarde van een bedrag- of nummerveld voor alle geselecteerde entiteiten met een berekening aan te passen. Figuur 74 - Bedrag- en nummervelden muteren in Bulk Onderhouden Bij alle bedrag- en nummervelden zijn de volgende opties voor een berekening beschikbaar: Optellen; Aftrekken; Vermenigvuldigen; Delen; Waarde 1 * (Waarde 2/100); (Waarde 1 / Waarde 2) * 100; Waarde 1 * (1-(Waarde 2/100)); Waarde 1 * (1 + (Waarde 2/100)). Bij de laatste vier opties houdt Waarde 1 de originele veldwaarde in en Waarde 2 het getal wat in het Bulk: Onderhouden -scherm bij het veld ingevuld is. Wanneer u de gegevens heeft ingevuld, kunt op Bewaren drukken. T +31 (0) , Pagina 47 van 78

48 3.9 Spilanalyses opvragen Zoals u vanuit verschillende onderdelen van Synergy gewend bent, kunt u ook voor entiteiten een spilanalyse opvragen. Ga naar <Entiteitgroep> Overzichten Overzichten: Spilanalyse. Selecteer de gewenste criteria en klik op Tonen om de gewenste spilanalyse weer te geven. Figuur 75 Voorbeeld van een eenvoudige spilanalyse 3.10 Onderhoud entiteitgroepen en -types Wanneer u voldoende rechten heeft, kunt u via <Entiteitgroep> Inrichting Solution Builder: Groep de instellingen van de entiteitgroep aanpassen of via <Entiteitgroep> Inrichting Solution Builder: Types de inrichting van de entiteittypes binnen de groep wijzigen. Voor meer informatie over het inrichten van entiteitgroepen en -types verwijzen wij u naar de Installation & Configuration Guide Solution Builder. T +31 (0) , Pagina 48 van 78

49 4 Widgets Per aangemaakte entiteitsgroep worden er default widgets in uw Workspace beschikbaar gemaakt. Deze zijn in de categorie Overzicht. Figuur 76 Widgets in de categorie " Overzicht" Vanaf Synergy Enterprise 258 wordt er per entiteitsgroep een widgetcategorie automatisch aangemaakt. Figuur 77 Widgetcategorie op basis van entiteitsgroep in Synergy 258 T +31 (0) , Pagina 49 van 78

50 4.1 Overzicht Overzicht is een standaard widget voor een entiteitsgroep waarin entiteiten getoond worden. Figuur 78 Instellingen Overzicht-widget De volgende velden zijn in te stellen: Titel Gebruiker Default wordt hier de naam van de entiteitsgroep en het type widget weergegeven. Het is mogelijk deze aan te passen. Alleen de entiteiten die gekoppeld zijn aan de gekozen optie, worden in het overzicht getoond. De optie Persoon is alleen zichtbaar indien er voor de betreffende entiteitsgroep Monitor: Medewerker ingesteld is. T +31 (0) , Pagina 50 van 78

51 Weergave Toon knop Sortering Paginagrootte Types Statussen Kolommen Parameters Aangepast: Op basis van gekozen Kolommen worden de entiteiten in het overzicht getoond worden de entiteiten in het overzicht getoond Template: een vooraf gedefinieerde entiteitstemplate kan geselecteerd worden. De volgende knoppen kunnen aan het overzicht toegevoegd worden: Bekijken Bewerken Verwijderen Het overzicht is default gesorteerd op de eerste kolom. Selecteer hier eventueel een andere kolom waarop standaard gesorteerd moet worden. Aantal getoonde entiteiten. Hier kunt u de entiteitstypes van de groep selecteren die u in het overzicht wil zien. Default worden alle beschikbare types van de entiteitsgroep getoond. Hier kunt u aangegeven dat de entiteiten met de geselecteerde statussen in het overzicht zichtbaar zijn. Hier kunt u aangegeven welke kolommen getoond worden. Deze instelling is alleen zichtbaar als onder Weergave de optie Aangepast geselecteerd is. Hier kunt u eventueel Parameters toevoegen waarop het overzicht gefilterd wordt. Bijvoorbeeld een parameter om alleen de entiteiten met een startdatum vandaag:?initialstartdate=[csnobentcurrentdate] Figuur 79 Overzicht-widget T +31 (0) , Pagina 51 van 78

52 4.2 Spilanalyse Spilanalyse is een standaard widget voor een entiteitsgroep waarmee de resulaten van een spilanaylse-template getoond worden, zie ook paragraaf 3.9. Figuur 80 Instellingen Spilanalyse-widget De volgende velden zijn in te stellen: Titel Gebruiker Template Types Statussen Default wordt hier de naam van de entiteitsgroep en het type widget weergegeven. Het is mogelijk deze aan te passen Alleen de entiteiten die gekoppeld zijn aan de gekozen optie, worden in de spilanalyse getoond. De optie Persoon is alleen zichtbaar indien er voor de betreffende entiteitsgroep Monitor: Medewerker ingesteld is. Selecteer hier een spilanalyse-template. Hier kunt u de entiteitstypes van de groep selecteren die u in de widget wil zien. Default worden alle beschikbare types van de entiteitsgroep getoond. Hier kunt u aangegeven dat de entiteiten met de geselecteerde statussen in de spilanalyse zichtbaar zijn. Parameters Hier kunt u eventueel Parameters toevoegen waarop de spilanalyse gefilterd wordt. T +31 (0) , Pagina 52 van 78

53 Figuur 81 Spilanalyse-widget T +31 (0) , Pagina 53 van 78

54 4.3 Creëer Widgets op groep en type Als er in een entiteitsgroep of -type de optie Creëer widgets is aangevinkt dan zijn er extra widgets beschikbaar om aan uw Workspace toe te voegen. Deze worden onder de categorie Accessoires geplaatst. Figuur 82 Extra widgets in Accessiores Als deze optie in de entiteitstype aangevinkt is, dan zal er onder Overzicht ook een extra widget beschikbaar zijn. Figuur 83 - Extra widget in Overzicht In Synergy 258 komen deze in de categorie van de entiteitsgroep erbij. T +31 (0) , Pagina 54 van 78

55 Figuur 84 Extra widgets in Synergy 258 T +31 (0) , Pagina 55 van 78

56 4.3.1 Aanmaken (groep) Met de widget Aanmaken voor een entiteitgroep wordt het aanmaakscherm met alle beschikbare entiteitstypes geopend, zie ook paragraaf 3.1. Figuur 85 Instellingen Aanmaken-widget (groep) De volgende velden zijn in te stellen: Titel Omschrijving Type Openen in Parameters Default wordt hier de naam van de entiteitsgroep weergegeven. Het is mogelijk deze aan te passen. Default staat hier Aanmaken. Het is mogelijk deze te vervangen met een eigen tekst. Selecteer hier een entiteitstype uit de groep dat aangemaakt zal worden d.m.v. deze widget. Indien er niets geselecteerd wordt, dan zal het Aanmaken-tussenscherm van de entiteitsgroep geopend worden. Optiekeuzes: Zelfde venster (default) Nieuwe tab Nieuwe scherm Het is mogelijk om hier parameters toe te voegen. T +31 (0) , Pagina 56 van 78

57 Figuur 86 Aanmaken widget Aanmaken (type) De widget Aanmaken voor een entiteitstype opent het aanmaakscherm van het betreffende type. Figuur 87 Instellingen Aanmaken-widget (type) T +31 (0) , Pagina 57 van 78

58 De volgende velden zijn in te stellen: Titel Omschrijving Openen in Parameters Default wordt hier de naam van het entiteitstype weergegeven. Het is mogelijk deze aan te passen. Default staat hier Aanmaken. Het is mogelijk deze te vervangen met een eigen tekst. Optiekeuzes: Zelfde venster (default) Nieuwe tab Nieuwe scherm Het is mogelijk om hier parameters toe te voegen. Figuur 88 Aanmaken-widget (type) T +31 (0) , Pagina 58 van 78

59 4.3.3 Eenvoudig Aanmaken (type) Met de widget Eenvoudig Aanmaken voor een entiteitstype kunt u vanuit de widget direct een entiteit aanmaken. Alle verplichte velden worden default getoond. Figuur 89 Instellen Eenvoudig Aanmaken-widget De volgende velden zijn in te stellen: Titel Weergave Velden: Extra Parameters Default wordt hier de naam van het entiteitstype weergegeven en type widget. Het is mogelijk deze aan te passen. Opties: Alle verplichte velden Alle verplichte velden zonder een standaardwaarde Naast de verplichte velden, kunt u extra velden aangeven die in de Eenvoudig aanmaken -widget beschikbaar moeten zijn. Het is mogelijk om hier parameters toe te voegen. T +31 (0) , Pagina 59 van 78

60 Figuur 90 Eenvoudig Aanmaken-widget Overzicht (Type) In de widget Overzicht voor een entiteitstype worden alleen de entiteiten van het betreffende type getoond. Figuur 91 - Instellingen Overzicht (Type)-widget T +31 (0) , Pagina 60 van 78

61 De instelbare velden komen overeen met de Overzicht-widget voor een entiteitgroep uit paragraaf 4.1. Het is hier alleen niet mogelijk om Types in stellen. In Statussen en Kolommen zullen ook alleen de opties beschikbaar zijn die in het betreffende type gedefinieerd zijn. Figuur 92 - Overzicht (type)-widget T +31 (0) , Pagina 61 van 78

62 5 Importeren van entiteiten Bij Solution Builder wordt een import wizard meegeleverd. Hiermee kunt u op een snelle manier automatisch meerdere entiteiten tegelijk aan laten maken op basis van een importbestand. 5.1 Aanmaken importbestand U kunt bij het importeren gebruik maken van een CSV- of een TXT-bestand. De meest handige manier om een dergelijk bestand aan te maken is via Microsoft Office Excel. U vult in het Excel-bestand de gewenste gegevens in. Zorg er daarbij voor dat de gegevens zoveel mogelijk overeenkomen met de velden van het entiteittype waarin u de nieuwe entiteiten wilt laten aanmaken door de import wizard. Figuur 93 Voorbeeld van entiteitkaart en excelbestand voor importeren Zijn alle gegevens in Excel gevuld, kies dan voor Opslaan als en kies bestandstype CSV (MS-DOS) (*.csv). U kunt het Excel-bestand ook opslaan als Tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt). Wanneer u geen Microsoft Office Excel tot uw beschikking heeft, kunt u handmatig in Kladblok de gegevens vullen. Let er daarbij dan op dat u altijd scheidingstekens gebruikt om de velden van elkaar te scheiden. Een voorbeeld van een zelf gedefinieerd CSV- of TXT-bestand is: T +31 (0) , Pagina 62 van 78

63 Figuur 94 Voorbeeld van csv-bestand voor importeren Op deze manier kunt u ook een export doen van gegevens uit een externe applicatie, om deze te kunnen importeren in Exact Synergy Enterprise. 5.2 Importeren importbestand U start de import wizard op door te gaan naar Add-on Invoer Solution Builder: Entiteiten importeren. Alleen gebruikers met functierecht hebben rechten om de import te kunnen uitvoeren. Vraag uw Solution Builder Administrator om de juiste rechten in te regelen. Figuur 95 Import wizard Stap 1: nieuwe import starten of importtemplate gebruiken U kiest voor Nieuwe import, waarna u de entiteitgroep en het entiteittype kunt selecteren, waarin u de nieuwe entiteiten wilt importeren. T +31 (0) , Pagina 63 van 78

64 Figuur 96 Import wizard Stap 2: Selecteer en groep en type Nadat u op Volgende heeft geklikt, krijgt u de mogelijkheid om een bestand te selecteren. Klik daarvoor op Bladeren. In de pop-up die verschijnt, navigeert u naar de betreffende locatie. U heeft de mogelijkheid om CSV- of TXT-bestanden te importeren. Hoe u importbestanden aanmaakt en hoe de inhoud van dergelijke bestanden eruit moet zien, kunt u nalezen in paragraaf 5.1. Figuur 97 Import wizard Stap 3: Selecteer importbestand T +31 (0) , Pagina 64 van 78

65 In de volgende stap ziet u de inhoud van het geselecteerde importbestand. Hier geeft u aan of het bestand een kopregel bevat met de veldnamen van de entiteit. Figuur 98 Import wizard Stap 4: Importeren met of zonder kopregel T +31 (0) , Pagina 65 van 78

66 In stap 5 geeft u op wat het scheidingsteken in het bestand is voor de verschillende velden van de entiteit. Ook selecteert u de tekstbepaler, aan de hand waarvan de importwizard de veldwaardes kan herkennen. Tevens geeft u in deze stap op wat het scheidingsteken voor decimalen en duizendtallen moet zijn. Figuur 99 Import wizard Stap 5: Importinstellingen T +31 (0) , Pagina 66 van 78

67 In de volgende stap kunt u desgewenst standaardwaardes opgeven voor de entiteitvelden. De standaardwaardes die u hier instelt, zullen bij alle geïmporteerde entiteiten worden gevuld. Figuur 100 Import wizard Stap 6: Standaardwaarden opgeven T +31 (0) , Pagina 67 van 78

68 In stap 7 verschijnt de kopregel en de gegevens uit de eerste regel in het importbestand. In deze stap kunt u via de uitklapmenu s de betreffende velden uit het importbestand koppelen aan de bijbehorende entiteitvelden. LET OP: Wanneer u geen velden koppelt, zullen de gegevens niet worden geïmporteerd of de velden worden gevuld met de standaardwaardes die u in de vorige stap heeft ingesteld. Heeft u voor een bepaald veld een standaardwaarde gekozen en koppelt u dit veld aan een corresponderend veld uit het importbestand, dan wordt de standaardwaarde bij het importeren overschreven door de waarde van het veld uit het importbestand. Figuur 101 Import wizard Stap 7: Koppel de velden uit het bestand aan de entiteit Geeft u in het importbestand geen projectnummer op, dan wordt het nummer bij het aanmaken van de entiteit automatisch gegenereerd op basis van de nummerinstellingen bij het entiteittype. Geeft u wel een projectnummer op, dan wordt de entiteit aangemaakt met dat nummer. Eventueel bestaande entiteiten met dat nummer worden overschreven met de gegevens uit het importbestand. T +31 (0) , Pagina 68 van 78

69 Tot slot selecteert u in stap 8 de gegevens uit het importbestand waarvan u nieuwe entiteiten automatisch wilt laten aanmaken. U selecteert de gegevens door de betreffende regels aan te vinken. Figuur 102 Import wizard Stap 8: Selecteer de regels om te importeren Tot deze stap heeft u de mogelijkheid om de import te Annuleren. Er zal een pop-up verschijnen waarin u gevraagd wordt om de annulering te bevestigen. De gegevens worden dan niet geïmporteerd en de import wizard zal sluiten. Klikt u na deze stap op Annuleren, dan zullen de gegevens al geïmporteerd zijn en zal de wizard slechts afsluiten. Klik vervolgens op de knop Importeren. Een voortgangsscherm wordt getoond: Figuur 103 Import wizard Stap 9: Inzicht in de voortgang van de import T +31 (0) , Pagina 69 van 78

70 U krijgt in stap 9 te zien of de import geslaagd is of niet. U heeft hier de mogelijkheid om Bekijk import details aan te vinken en op Volgende te klikken. Figuur 104 Import wizard Stap 9: Resultaat van de import De importdetails worden getoond. Ook onder Systeem Overzichten Log: Fouten vindt u de importdetails terug. Wanneer er gegevens verworpen zijn, kunt u hier zien om welke gegevens dit gaat en waarom ze verworpen zijn. Pas in dat geval het importbestand aan en start de import wizard opnieuw op. Figuur 105 Import wizard Stap 9: Resultaat van de import bij verworpen regels Als u in stap 10 op Klaar klikt, sluit u de import wizard af. T +31 (0) , Pagina 70 van 78

71 5.3 Werken met import-templates Wanneer u regelmatig dezelfde instellingen kiest bij het importeren van entiteiten, kunt u een template aanmaken van alle instellingen die u in de import wizard heeft gedaan. Met een template hoeft u de instellingen niet iedere keer opnieuw in te voeren. Om een template op te slaan, geeft u deze in stap 10 van de import wizard een logische Omschrijving + Term en klik op Bewaren. Figuur 106 Import wizard Stap 10: Importinstellingen bewaren voor een volgende keer Zodra er templates aanwezig zijn, wordt in stap 1 van de import wizard de optie Mijn import templates toegevoegd, zie Figuur 95. U komt in stap 2, waarbij u in het uitklapmenu de gewenste importtemplate kunt selecteren. Figuur 107 Import wizard Stap 2: Gekozen voor een bestaande importtemplate Klik op Volgende en in stap 3 selecteert u het importbestand. Met klikken op Volgende, gaat u direct door naar stap 8. Alle voorgaande instellingen worden automatisch gebruikt uit de template. Hier heeft u ook de mogelijkheid om de geselecteerde template te Verwijderen of via de knop Hernoem de importtemplate een nieuwe naam te geven: T +31 (0) , Pagina 71 van 78

72 Figuur 108 Import wizard Stap 2: Bestaande importtemplate hernoemen Voer een Nieuwe template naam + Term in en klik op Bewaren. T +31 (0) , Pagina 72 van 78

73 6 Bekende meldingen 6.1 Geen toegang Figuur 109 Onvoldoende rechten Deze melding verschijnt wanneer u <Entiteitgroep> Inrichting heeft gekozen en niet voldoende rechten heeft om entiteitgroepen en -types te onderhouden. U dient te beschikken over een rol waarin functierecht is gekoppeld. Deze melding kan ook verschijnen wanneer u een nieuwe entiteit wilt aanmaken. In dat geval zal de betreffende groep of het entiteittype waarbinnen u de entiteit wilt aanmaken, ingesteld zijn op Verborgen. Bestaande entiteiten binnen de groep of het entiteittype met status Verborgen kunt u nog wel opzoeken en bekijken, mits u hier de juiste rechten voor heeft. Vraag de Solution Builder Administrator om de statusinstellingen en/of rechten te controleren en waar nodig aan te passen. 6.2 Optie Project niet beschikbaar onder Voorkeuren Vanaf versie 6 van Solution Builder kan het voorkomen dat de optie Project uit Voorkeuren is verdwenen voor de gebruikers. De Installation & Configuration Guide Solution Builder beschrijft hoe dit probleem opgelost kan worden. 6.3 Ongeldige waarde Figuur 110 Ongeldige waarde Bij bepaalde velden kan een reguliere expressie zijn ingesteld. Zo n reguliere expressie zorgt voor een controle op de waarde die in het veld wordt ingevoerd. Zo dient een telefoonnummer bijvoorbeeld T +31 (0) , Pagina 73 van 78

74 uit 10 cijfers te bestaan en een postcode altijd uit 4 cijfers en 2 hoofdletters. Wanneer de waarde die u in het veld invoert niet voldoet aan de gedefinieerde voorwaarden, verschijnt de melding Ongeldige waarde: <veldnaam> Gegeven bestaat reeds Figuur 111 Gegeven bestaat reeds Wanneer u een entiteit aanmaakt met een nummer dat al bestaat, zal deze melding verschijnen. U dient een ander nummer in te voeren om dit probleem te verhelpen. 6.4 Lid bestaat reeds Figuur 112 Lid bestaat reeds Wanneer u een medewerker als lid probeert toe te voegen aan een entiteit, maar de medewerker is al lid van de entiteit, dan zal hier melding van gemaakt worden. 6.5 Verplichte velden Figuur 113 Verplichte velden Afhankelijk van de inrichting van de velden op een entiteittype, dienen bepaalde velden verplicht ingevuld te worden bij het aanmaken van een nieuwe entiteit. Wanneer u bij een dergelijk veld geen waarde invult, zal de melding Verplicht: <veldnaam> verschijnen. T +31 (0) , Pagina 74 van 78

75 6.6 Geen gegevens Figuur 114 Geen gegevens gevonden Wanneer u zoekt op bepaalde zoekcriteria en er zijn geen entiteiten gevonden die voldoen aan deze criteria, dan wordt daar melding van gemaakt. De melding Geen gegevens kan ook verschijnen als u bijvoorbeeld op een monitor op de medewerkerkaart klikt en er zijn geen entiteit gekoppeld aan die medewerker, of wanneer u geen rechten heeft om de entiteiten te mogen zien. 6.7 Valideren foutmelding Figuur 115 Valideren foutmelding Bovenstaande melding verschijnt na klikken op de knop Bewaren bij het aanmaken van een nieuwe entiteit. De melding verschijnt omdat de deployment nog niet is uitgevoerd nadat een veld bij het onderhoud is toegevoegd aan het entiteittype. Dit houdt in dat u het veld wel ziet op de entiteitkaart, maar op de achtergrond is het veld nog niet definitief gekoppeld aan het entiteittype, waarmee je het veld nog niet kunt gebruiken. Om de melding te verhelpen dient de Solution Builder Administrator de deployment uit te voeren. T +31 (0) , Pagina 75 van 78

76 6.8 Geen toegang tot add-on Figuur 116 Geen rechten tot add-on Bij het bewerken van gegevens op een entiteitkaart en het opslaan van deze wijzigingen komt bovenstaande melding. Medewerkers moeten gekoppeld zijn aan functierecht om wijzigingen te kunnen doen op entiteiten. 6.9 Verplichte begin- en einddatum Figuur 117 Verplichte begin- en/of einddatum Standaard wordt de begin- en einddatum van een entiteit gevuld bij het toevoegen van een nieuw lid aan een entiteit. Wanneer u de begin- en/of einddatumvelden leegmaakt en het lid wilt toevoegen, krijgt u de meldingen Verplicht: Begindatum en/of Verplicht: Einddatum. U dient verplicht een begin- en einddatum te vullen Gereserveerde code bij aanmaken entiteit wordt niet vrijgegeven Bij het aanmaken van een nieuwe entiteit wordt, afhankelijk van de instellingen, een gereserveerde code automatisch voorgevuld. Wanneer u ervoor kiest om de nieuwe entiteit niet op te slaan, dan wordt de gereserveerde code niet vrijgegeven. Dit houdt in dat u bij het aanmaken van weer een nieuwe entiteit het eerstvolgende nummer te zien krijgt. Deze functionaliteit is zo bepaald om het volgende te voorkomen: Wanneer meerdere mensen tegelijkertijd een nieuwe entiteit zouden aanmaken, krijgen zij allen dezelfde gereserveerde code te zien. Heeft iemand met die code de entiteit opgeslagen en slaat de volgende gebruiker een entiteit op, dan krijgt die laatste persoon een foutmelding dat het gegeven T +31 (0) , Pagina 76 van 78

77 reeds bestaat (zie paragraaf 6.3.1). Een andere mogelijkheid is dat na opslaan van de entiteit, deze ineens een andere code meekrijgt dan u in eerste instantie zag Projectcode bestaat reeds Figuur 118 Projectcode bestaat reeds bij vernummeren Deze melding verschijnt wanneer u bij het vernummeren van een entiteit (zie paragraaf 3.5) een nieuwe code heeft gekozen die al bestaat in de database Link in overzicht opent in overzicht zelf Wanneer een link in het overzicht opent in het overzicht zelf in plaats van in een nieuw scherm, dient u de Synergy URL toe te voegen als vertrouwde website. Ga hiervoor in Internet Explorer naar Extra Internetopties kies tabblad Beveiliging en selecteer: Vertrouwde websites. Klik op Websites, vul de Synergy URL in bij Deze website aan de zone toevoegen en klik op Toevoegen. Klik op Sluiten, klik op OK en start Internet Explorer opnieuw op om de instellingen op te slaan Geen gegevens geselecteerd bij import Figuur 119 Geen bestand geselecteerd bij import Deze melding verschijnt wanneer u in stap 3 van de import wizard geen importbestand heeft geselecteerd. Selecteer een CSV- of TXT-bestand via de knop Bladeren en klik dan pas op de knop Volgende. T +31 (0) , Pagina 77 van 78

78 6.14 Artikel bestaat niet in Synergy Figuur Geselecteerde artikel bestaat niet in Synergy. Deze melding verschijnt wanneer er een Backoffice-artikel binnen de prijslijst-functionaliteit geselecteerd wordt wat niet in Synergy bestaat. Dit zou kunnen voorkomen als bijvoorbeeld een artikel via een TVM- import ingevoerd wordt, maar uiteindelijk niet in Synergy aanwezig blijkt te zijn. Bij het bewaren zal dan deze melding getoond worden. T +31 (0) , Pagina 78 van 78