MS Word Merge Add-on. User Guide

Transcriptie

1 MS Word Merge Add-on User Guide

2 2018, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij Kamer van Koophandel onder nr Add-on MS Word Merge Add-on Artikel software BSE004 Behorende bij release vanaf 7 Datum Auteur Bregje Elemans Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 2 van 35

3 Inhoudsopgave 1 Functionele beschrijving MS Word Merge Add-on SE Enkelvoudige merge Meervoudige merge (multimerge) Verwijderen van meervoudig gemergede documenten Multimerge wetenswaardigheden Versturen van gemergede documenten via instellingen overzicht versturen Printen en werken met sessies Printen van meervoudig gemergede documenten Werken met sessies Opslaan van een sessie Appendix I Werking Sluiten -knop na uitvoeren van Word Merge I.1 Automatisch doorschakelen merge document uitgeschakeld I.2 Automatisch doorschakelen merge document ingeschakeld Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 3 van 35

4 Inleiding De MS Word Merge Add-on is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Deze add-on zorgt ervoor dat vanuit de projectkaart, relatiekaart, medewerkerkaart of een verzoek een nieuw Worddocument kan worden aangemaakt. In dat document worden de kenmerken van de geselecteerde entiteit overgenomen. Het Word-document wordt samengevoegd met een vooraf gedefinieerd sjabloon (template), welke in Synergy is opgeslagen. Het document kan desgewenst in Word worden aangepast en worden opgeslagen in Synergy. Het document wordt dan als bijlage gekoppeld aan een Synergy-document. Documenten kunnen desgewenst na het mergen direct worden uitgeprint of worden verstuurd via . Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 4 van 35

5 1 Functionele beschrijving MS Word Merge Add-on SE Er zijn twee manieren om een merge-actie op te starten. Dit kan via een standaard zoekscherm (medewerkers, relaties, etc.) of via een kaart (medewerkerkaart, relatiekaart, etc.). Wanneer u via een zoekscherm een merge-actie opstart, is er sprake van een meervoudige merge of ook wel multimerge genoemd. De merge-atie opstarten via een kaart is een enkelvoudige merge. Een enkelvoudige merge wil zeggen dat u een template gaat vullen met data uit Synergy van bijvoorbeeld 1 relatie, 1 verzoek of 1 medewerker. Een multimerge is bedoeld om een template te vullen met bijvoorbeeld een tabel met meerdere rijen of een template een x aantal keer te kopiëren en te vullen met data uit Synergy voor elke gevonden relatie, medewerker en/of verzoek. In dit hoofdstuk worden de twee varianten verder uitgelegd. 1.1 Enkelvoudige merge U heeft de mogelijkheid om een enkelvoudige merge-actie te starten via de volgende schermen: Medewerkerkaart Relatiekaart Verzoek Projectkaart (of entiteitkaart bij gebruik van de add-on Solution Builder) Hieronder ziet u een voorbeeld van een medewerkerkaart. De knop Word merge is toegevoegd aan dit scherm door het installeren van de add-on. Figuur 1 Word Merge aanroepen vanaf de medewerkerkaart Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 5 van 35

6 Klikt u vanaf de medewerkerkaart op de knop Word Merge, dan krijgt u onderstaand voorbeeld: Figuur 2 Word Merge Template selectiescherm Als eerste laat dit overzicht altijd zien waar u vandaan komt, in dit geval de medewerkerkaart, en welke gegevens er bekend zijn voordat u gaat mergen. Alleen de hier getoonde gegevens worden gebruikt als datareferentie voor het document dat u gaat mergen. Het onderwerp van het toekomstige Synergy-document is automatisch voorgevuld met een voorgedefinieerde waarde. Het onderwerp is naar eigen inzicht aan te passen door het invulveld Onderwerp in te vullen. Hetzelfde geldt voor de Bestandsnaam van het gemergede document. NB: Wanneer u hierbij gebruik maakt van leestekens die niet toegestaan zijn voor bestandsnamen (bijvoorbeeld /,?, :, etc.), worden de leestekens automatisch verwijderd. Kies bij Bewaren als hoe de bijlage van het gemergede document opgeslagen dient te worden. Met de optie Template instellingen zal worden uitgegaan van de standaard instelling die bij de Word Template is gedaan, maar u kunt de standaard altijd wijzigen door DOCX of PDF te kiezen. Tot slot bepaalt u nog of u het gemergede document wilt Bewaren als concept, of Direct openen in MS Word zodat u nog wijzigingen kunt doorvoeren na het mergen. LET OP: Kiest u ervoor om het gemergede document op te slaan als PDF, dan kunt u na het mergen geen wijzigingen meer doorvoeren. Nadat u de gegevens heeft gecontroleerd, heeft u de keuze uit verschillende templates. Raadpleeg de Word Merge Administrator voor eventuele bestaande en/of nieuwe templates die gewijzigd en/of aangemaakt moeten worden. Templates waarbij in de definitie is aangegeven dat de gemergede documenten als PDF opgeslagen dienen te worden, herkent u aan (PDF) achter de naam. Zodra u de template heeft aangeklikt, wordt de merge-actie opgestart. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 6 van 35

7 Wanneer gewerkt wordt met de Exact Synergy Office Integratie verschijnt het volgende scherm, waarna Word automatisch op zal starten met het gemergede document, tenzij u de optie Direct openen in MS Word heeft uitgevinkt. Figuur 3 Merge resultaat Het kan zijn dat in de algemene instellingen is bepaald dat u niet direct doorschakelt naar het gemergede document en dat Word niet automatisch moet opstarten na het mergen. In dat geval zal er een overzicht verschijnen van het gemergede en opgeslagen document. U kunt vanuit dit overzicht direct de Bijlage in Word openen door op de link te klikken. Figuur 4 Merge resultaat Het is mogelijk om eerst een voorbeeld van het gemergede document te bekijken door op het -icoon te klikken. Er opent een pop-up met de preview. LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview. Er is geen PDF-bestand als bijlage van het gemergede document opgeslagen. Wanneer een document met macro s (DOCM-bestand) getoond wordt in de PDF-preview, zullen de macro s daarin niet zijn opgenomen. De macro s functioneren overigens wel gewoon in de gemergede documenten. Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in het document, klikt u op het -icoon in de tweede kolom. Het document opent automatisch in Word, waarna u de wijzigingen kunt doorvoeren. Of Word automatisch opent, is wel afhankelijk van de instellingen die door de Word Merge Administrator zijn gedaan. LET OP: Wanneer u het gemergede document als PDF had opgeslagen, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. Bijvoorbeeld de volgende template: Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 7 van 35

8 Figuur 5 MS Word document met Mergevelden In dit voorbeeld staan 8 mergevelden. Deze velden worden automatisch, indien mogelijk, ingevuld met data uit Synergy. Wanneer er geen data voor een mergeveld gevonden wordt, krijgt u een overzichtscherm met de naam van het mergeveld en een invulveld waar u de gegevens kunt invoeren. Deze gegevens worden alsnog op de juiste plaats ingevuld in het document. Figuur 6 Invullen van onbekende mergevelden Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 8 van 35

9 De gemergede brief kan er dan als volgt uitzien: Figuur 7 MS Word document na het mergen Dit gemergede document is automatisch opgeslagen als bijlage in een document in Synergy. U kunt eventueel waar nodig nog wijzigingen aanbrengen, welke u vervolgens opslaat via de knop Bewaren van de Exact Synergy Office Integratie. Figuur 8 MS Word document bewaren in Synergy Wacht tot de knop zijn normale kleur weer terug heeft en het document met de wijzigingen is nu opgeslagen in Synergy. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 9 van 35

10 Als u na het opslaan van uw document Word afsluit, wordt u automatisch in Synergy doorgeschakeld naar uw nieuw gemergede document. Het Word-document is als bijlage (1) aan het Synergy-document gekoppeld. Figuur 9 Mergeresultaat in Synergy Het is mogelijk om opnieuw het document aan te passen. Klik op de link Bewerken in Word (2) om het document te openen in Word. Pas het document aan en gebruik opnieuw de knop Bewaren van de Exact Synergy Office Integratie om het document opnieuw op te slaan. Dit aangepaste document overschrijft de huidige bijlage van het Synergy-document. Tijdens het opnieuw openen van het document wordt er geen merge-actie uitgevoerd. U kunt dus na het mergen van een document alleen nog handmatig wijzigingen doorvoeren. Wanneer u de wijzigingen in het gemergede document niet wilt opslaan, kunt u gewoon Word afsluiten. U krijgt dan wel de volgende melding: Figuur 10 Gemergede document bewerken in Word Als u kiest voor Ja dan wordt het document lokaal op uw computer opgeslagen in de tijdelijke (temp) map. Het document wordt niet in Synergy opgeslagen. Kiest u voor Nee dan sluit Word verder af en is uw document niet lokaal en niet in Synergy opgeslagen. In het gemergede document heeft u de knop (3) tot uw beschikking. Hiermee is het mogelijk om het document direct na het mergen te mailen. Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk 2. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 10 van 35

11 LET OP: De knop is alleen beschikbaar in het document direct na de merge-actie. Opent u het document op een later moment (of opent u een standaard Synergy-document), zal de knop niet (meer) aanwezig zijn. Het is mogelijk dat er verzoeken (maximaal 2) aangemaakt worden als het gemergede document wordt opgeslagen in Synergy. Dit is door de Word Merge Administrator in te stellen. Voor een gebruiker is niet te zien of er automatisch verzoeken worden aangemaakt bij een bepaalde template, alleen kunt u deze verzoeken wel ontvangen in uw werkstroom. Wanneer het aanmaken van verzoeken nodig is of juist uitgeschakeld moet worden, kunt u contact opnemen met de Word Merge Administrator. 1.2 Meervoudige merge (multimerge) U heeft de mogelijkheid om een meervoudige merge-actie te starten via de volgende schermen: Zoekscherm voor medewerkers Zoekscherm voor relaties Zoekscherm voor verzoeken Zoekscherm voor projecten (of entiteiten bij gebruik van de add-on Solution Builder) Hieronder ziet u het zoekscherm voor relaties. Figuur 11 Relaties zoeken tbv multimerge Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 11 van 35

12 Maak uw selectie. U kunt nu direct op de knop Word merge klikken, maar het is aan te raden om te klikken op Tonen, zodat u het zoekresultaat eerst kunt controleren: Figuur 12 Zoekresultaten tbv multimerge De knop Word merge is door het installeren van de add-on toegevoegd aan dit overzicht. Als uw resultaten naar wens zijn, klikt u op de knop Word merge. Figuur 13 Relaties selecteren voor multimerge U krijgt nu een overzicht van alle relaties zoals u die via het zoekscherm heeft opgevraagd. Via de checkbox bovenaan de lijst (1) kunt u alle relaties voor uw merge-actie selecteren of deselecteren. Als het zoekresultaat uit meerdere pagina s bestaat, dient u erop te letten dat u uw selectie op elke pagina (3) opgeeft. De checkbox bovenaan de lijst (de)selecteert namelijk alleen alle relaties op de pagina die op dat moment geopend is. Ook heeft u de mogelijkheid om elke relatie via de checkbox (2) afzonderlijk te selecteren of deselecteren. Klik op de knop Merge als u uw selectie heeft gemaakt. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 12 van 35

13 Figuur 14 Word Merge Template selectiescherm Als u via het zoekscherm voor relaties gaat mergen, krijgt u bovenstaand voorbeeld. Zodra u de gewenste template heeft gekozen, wordt de merge-actie opgestart. Er wordt per geselecteerde relatie een document gemerged en opgeslagen als bijlage in een Synergy-document. Dit document is automatisch gekoppeld aan de betreffende relatie. Hierna krijgt u een overzicht van alle gemergede en opgeslagen documenten voor de geselecteerde relaties. U kunt vanuit dit overzicht direct de Bijlage in Word openen door op de link te klikken. Figuur 15 Merge resultaat U heeft ook een mogelijkheid om eerst een voorbeeld van het gemergede document te bekijken. Klik daarvoor op het -icoon in de derde kolom. Er verschijnt een pop-up met een preview van het document. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 13 van 35

14 LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview. Er is geen PDF-bestand als bijlage van het gemergede document opgeslagen. Wanneer een document met macro s (DOCM-bestand) getoond wordt in de PF-preview, zullen de macro s daarin niet zijn opgenomen. De macro s functioneren overigens wel gewoon in de gemergede documenten. Figuur 16 PDF preview Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in een van de documenten, klikt u op het -icoon in de tweede kolom. LET OP: Wanneer u het gemergede document als PDF had opgeslagen, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. Het document opent automatisch in MS Word, waarna u de wijzigingen in het document kunt doorvoeren. Of MS Word automatisch opent, is wel afhankelijk van de instellingen die door de MS Word Merge Administrator zijn gedaan. Om de wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop Bewaren van de Exact Synergy Office Integratie. De verdere werking hiervan is hetzelfde als bij de enkelvoudige merge-actie. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 14 van 35

15 Zoals eerder beschreven, is het afhankelijk van de inrichting van de MS Word Merge Add-on mogelijk dat er een verzoek (maximaal 2) wordt aangemaakt als een gemerged document wordt opgeslagen in Synergy. Bij een meervoudige merge-actie zullen deze verzoeken dan ook per relatie gekoppeld worden aan de relaties. Wanneer er een verzoek is aangemaakt, ziet u dit in het overzicht terug in de kolommen Verzoek #1 en Verzoek #2. Figuur 17 Mergeresultaat met gekoppeld verzoek Door op het -icoon te klikken, opent u het betreffende verzoek Verwijderen van meervoudig gemergede documenten Na een meervoudige merge-actie (of, afhankelijk van de instellingen, na een enkelvoudige merge) krijgt u een overzicht van alle gemergede en opgeslagen documenten voor de geselecteerde relaties. Vanuit dit overzicht heeft u de mogelijkheid om in de eerste kolom (1) alle of enkele regels te selecteren door ze aan te vinken. Hierna kunt u ervoor kiezen om de geselecteerde documenten meteen te Verwijderen (2). Figuur 18 Mergeresultaat verwijderen U krijgt een pop-up met de vraag te bevestigen dat de geselecteerde documenten verwijderd moeten worden. Klik op OK. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 15 van 35

16 Figuur 19 Bevestigen verwijderen Wanneer er bij de merge-actie een verzoek is aangemaakt, kan het document niet verwijderd worden zonder dat eerst het verzoek is verwijderd. U krijgt de volgende foutmelding: Figuur 20 Melding bij verwijderen Multimerge wetenswaardigheden Een meervoudige merge-actie is bedoeld om door middel van 1 merge-actie meerdere documenten tegelijk aan te maken voor een grote groep medewerkers of relaties. De template moet hiervoor goed zijn ingericht en daarvoor verwijzen we u naar de handleiding Installation & Configuration Guide MS Word Merge Add-on SE. Twee voorbeelden voor het gebruik van een multimerge zijn: U wilt een document met daarin een tabel van de namen, telefoonnummers en woonplaatsen van alle geselecteerde medewerkers. U heeft in Word een template aangemaakt met een pagina van de gegevens van een relatie en een aankondiging voor een evenement. U wilt deze template gaan mergen, zodat voor elke gekozen relatie er een document wordt aangemaakt met de juiste data. Als u in uw selectie 30 relaties heeft gekozen dan bestaan er dus na het mergen 30 documenten met het juiste adres van elke gekozen relatie. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 16 van 35

17 2 Versturen van gemergede documenten via Direct na een merge-actie is het mogelijk om de gemergede documenten te versturen via . Mailen kan vanuit een overzicht van meervoudige (of, afhankelijk van de instellingen, enkelvoudige) merge-actie of direct vanuit het gemergede document bij een enkelvoudige merge. NB: Het is niet mogelijk om vanuit een opgeslagen sessie een mail te versturen. Na het mergen vanuit bijvoorbeeld een zoekresultaat van relaties, krijgt u in het overzicht van gemergede documenten de knop tot uw beschikking: Figuur 21 Mergeresultaat: functie U kunt in dit overzicht alvast een selectie maken van relaties die u wilt mailen, door de betreffende regels aan te vinken. Na klikken op de knop verschijnt het volgende scherm, waarin u deze selectie nog kunt aanpassen. Vanuit bijvoorbeeld een medewerkerkaart komt u (afhankelijk van de instellingen) na mergen direct in het gemergede document. Ook op die plek heeft u een knop tot uw beschikking. LET OP: De knop is alleen beschikbaar in het document direct na de merge-actie. Opent u het document op een later moment (of opent u een standaard Synergy-document), zal de knop niet (meer) aanwezig zijn. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 17 van 35

18 Figuur 22 Mergeresultaat: functie 2.1 instellingen Na klikken op de knop verschijnt het volgende scherm: Figuur 23 Tussenscherm tbv functie Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 18 van 35

19 Allereerst bepaalt u in het uitklapmenu welke template u als Body wilt gebruiken. Kiest u voor Template, dan dient u via het loepicoon een template te selecteren die door de Word Merge Administrator als mailtemplate is aangemerkt. Het gemergede document zal dan als bijlage van de mail worden toegevoegd. U kunt ook voor Bijlage kiezen, waarmee het gemergede document zelf als mailbody wordt gebruikt. LET OP: Wanneer u het gemergede document als PDF had opgeslagen, kunt u alleen kiezen voor Template. Maakt u in de mailtemplate gebruik van mergevelden die niet in de MS Word Merge Add-on gedefinieerd zijn, dan zullen deze Onbekende Mergevelden getoond worden. U ziet de naam van het mergeveld en een invulveld, waarin u de gegevens kunt invoeren. Deze gegevens worden alsnog op de juiste plaats ingevuld in de body van de . Figuur 24 Onbekende mergevelden in template LET OP: Als er na het kiezen van versturen een foutmelding komt op bijvoorbeeld het mailadres, dan zijn de onbekende mergevelden al wel toegevoegd aan de mailbody en kunt u ze niet nogmaals invullen of wijzigen. Vink de optie Opslaan body aan als u de mail na het versturen wilt opslaan in Synergy (standaard staat deze optie aan). Het gemergede document wordt hiermee omgezet naar een maildocument, waarbij het bestaande document wordt verrijkt met de mailinformatie en -body. U kunt de inhoud van een dergelijk maildocument niet bewerken. Soms kunt u alleen maar mails als platte tekst versturen en/of ontvangen. Door de optie Versturen als platte tekst aan te vinken, verstuurt u de mail als tekst zonder opmaak. Bij Afzender: adres geeft aan welke naam en welk mailadres er meegegeven dienen te worden aan de te versturen mail. Wanneer er geen mailadres is ingevuld, zal een liggende streep ( ) getoond worden. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 19 van 35

20 U heeft in dit veld de keuze uit: Standaard Template Huidig De naam en het mailadres van de afzender zijn door de Word Merge Administrator in de algemene instellingen als standaard gedefinieerd. Per Word Template kan de Word Merge Administrator een aparte naam en mailadres van de afzender opgeven. Het is afhankelijk van de gekozen optie bij Algemeen: Body welk mailadres getoond wordt: die uit de mailtemplate of die uit de template van het gemergede document. De naam en het mailadres van de afzender zijn die van de medewerker die de mergeactie heeft uitgevoerd en op dat moment de mail gaat versturen. Bij onderdeel bepaalt u het Aan -, CC - en/of BCC -mailadres, waar de mail(s) naartoe verstuurd moet(en) worden. Afhankelijk van de plek waaruit u de merge-actie heeft uitgevoerd, heeft u de keuze uit: Geadresseerde Omschrijving Beschikbaar vanuit Contactpersoon De mail wordt verstuurd naar de contactpersoon van de (aan het verzoek of project gekoppelde) relatie die gebruikt is bij de merge-actie. In het overzicht ziet u om welke contactpersoon het gaat. CRM VERZOEK PROJECT Relatie Medewerker Manager Huidig De mail wordt verstuurd naar het mailadres dat bij de (aan het verzoek of project gekoppelde) relatie is ingevuld. De mail wordt verstuurd naar de (aan het verzoek of project gekoppelde) medewerker die gebruikt is bij de merge-actie. In het overzicht ziet u om welke medewerker het gaat. De mail wordt verstuurd naar de manager van de medewerker of de projectmanager die bij de merge-actie is gebruikt. In het overzicht ziet u om welke medewerker of om welk project het gaat. De mail wordt verstuurd naar de medewerker die de merge-actie heeft uitgevoerd en op dat moment de mail gaat versturen. CRM VERZOEK PROJECT HRM VERZOEK PROJECT HRM PROJECT HRM CRM VERZOEK PROJECT Geef ook nog een Onderwerp mee aan de te versturen mail. Met het uitklapmenu kunt u door middel van variabelen gegevens automatisch laten voorvullen vanuit de verschillende onderdelen van waaruit u de merge heeft uigevoerd en dus de mail verstuurt. U kunt de variabelen in willekeurige volgorde gebruiken en u kunt uw eigen tekst toevoegen. Kies eerst de gewenste variabele in het uitklapmenu en klik op de knop Toevoegen. De variabele <TEMPLATE> wordt gevuld met de naam van de mailtemplate. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 20 van 35

21 U heeft per onderdeel de volgende beschikbare variabelen: Onderdeel HRM CRM VERZOEK PROJECT Mogelijke variabelen <MEDEWERKER> <MEDEWERKERNR> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: P&O-<TEMPLATE>-<MEDEWERKER> Resulteert in: P&O-Arbeidsovereenkomst-Erik de Meijer <RELATIE> <RELATIECODE> <CONTACTPERSOON> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: 2013<RELATIECODE>-<TEMPLATE> Resulteert in: Servicecontract <VERZOEK> <VERZOEKNR> <MEDEWERKER> <MEDEWERKERNR> <RELATIE> <RELATIECODE> <CONTACTPERSOON> <PROJECTCODE> <PROJECT> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: Bevestiging: <TEMPLATE> - <VERZOEKNR>/<MEDEWERKERNR>/ <PROJECTCODE> - <RELATIE> Resulteert in: Bevestiging: Urenverantwoording /2/SEWM - Bedrijf B.V. <PROJECT> <PROJECTCODE> <RELATIE> <RELATIECODE> <CONTACTPERSOON> <TEMPLATE> Bijvoorbeeld: PR2013- <PROJECTCODE><RELATIECODE> - <TEMPLATE> Resulteert in: PR2013-SEWM350-Plan van Aanpak Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 21 van 35

22 Het gemergede document wordt als DOCX-bestand als bijlage gekoppeld aan het Synergy-document. Bij gebruik van macro s wordt het document als DOCM-bestand opgeslagen. Deze DOCX of DOCM zal, indien u Body Template had gekozen, als bijlage aan de mail gekoppeld worden. Wilt u echter dat de DOCX of DOCM wordt omgezet en als PDF-bestand als bijlage aan de mail wordt gekoppeld, dan vinkt u de optie Bijlage DOCX naar PDF aan (standaard staat deze optie aan). LET OP: Een DOCM-bijlage kan bij het mailen worden omgezet naar PDF, maar daarin zullen de macro s niet zijn opgenomen. Tot slot heeft u de mogelijkheid om extra Bijlagen te koppelen aan de mail. U kunt bijlagen koppelen vanuit Synergy-documenten en vanuit verzoeken. Klik op het loepicoon en u krijgt in een browserscherm alle Synergy-documenten resp. verzoeken te zien waar bijlagen aan gekoppeld zijn. Selecteer het gewenste document. Op deze manier kunt u meerdere bijlagen koppelen. Figuur 25 Bijlagen uit verzoeken en documenten koppelen aan Via het kruisje kunt u de bijlagen weer verwijderen. Het kruisje geldt voor alle bijlagen van een gekozen Synergy-document of verzoek. Wanneer er meerdere bijlagen aan een Synergy-document zijn gekoppeld, kunt u dus niet enkele daarvan verwijderden overzicht In het overzicht onderin het scherm vinkt u de regels aan naar wie u de mail wilt versturen. Figuur 26 Geadresseerden selecteren U kunt vanuit dit overzicht direct de bijlage in Word openen door op de link in de kolom Bijlage te klikken. U heeft ook een mogelijkheid om eerst een voorbeeld van het gemergede document te bekijken. Klik daarvoor op het -icoon in de derde kolom. Er verschijnt een pop-up met een preview van het document. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 22 van 35

23 LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview. Er is geen PDF-bestand als bijlage van het gemergede document opgeslagen. Wanneer een document met macro s (DOCM-bestand) getoond wordt in de PF-preview, zullen de macro s daarin niet zijn opgenomen. De macro s functioneren overigens wel gewoon in de gemergede documenten. Wanneer u een wijziging wilt aanbrengen in een van de documenten, klikt u op het -icoon in de tweede kolom, waarna Word zal openen. LET OP: Wanneer u het gemergede document als PDF had opgeslagen, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. Afhankelijk van de bij Aan gekozen optie, zal in de kolom adres het betreffende mailadres getoond worden. Is bijvoorbeeld het mailadres van een relatie niet gevuld, dan blijft het veld leeg. U heeft in dit veld nog de mogelijkheid om het mailadres aan te passen. Bij de kolommen Medewerker, Relatie, Contactpersoon en Project kunt u met de muis over de naam gaan. Er verschijnt een kleine pop-up met het bijbehorende mailadres, zodat u deze kunt controleren. Is het mailadres bijvoorbeeld bij een contactpersoon niet gevuld, verschijnt er een dubbele streep ( -- ) in de pop-up versturen Heeft u alle instellingen gedaan, klik dan op de knop versturen bovenin het scherm. Figuur 27 verzenden U krijgt een pop-up waarin u dient te bevestigen dat u de documenten wilt mailen. Figuur 28 Verzenden bevestigen Klik op OK en de mails worden automatisch verstuurd naar betreffende (via de instellingen opgegeven) geadresseerden. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 23 van 35

24 Bovenin het scherm krijgt u de melding dat het versturen met succes is afgehandeld. Figuur 29 Succesvol verzonden Wanneer u op de knop Sluiten klikt, komt u terug in het Word merge: Overzicht van gemergede documenten. U heeft daar de mogelijkheid om opnieuw op de knop te klikken. LET OP: Heeft u ook het Word merge: Overzicht afgesloten, dan dient u de merge volledig opnieuw uit te voeren. Een verstuurde mail kunt u later in Synergy terugvinden onder de documenten. Het Synergydocument heeft daarbij een mailformaat gekregen met een kop en kan niet meer bewerkt worden. Het gemergede document is als bijlage gekoppeld onder het kopje Bijlagen. Eventueel extra gekoppelde mailbijlagen worden in het kader Bijlage als link opgenomen in het gemergede document, zodat u te allen tijde kunt zien welke bijlage(n) zijn meegestuurd. Figuur 30 is opgeslagen in Synergy Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 24 van 35

25 2.3.1 Foutenafhandeling Zijn er bij het versturen van de mail(s) fouten opgetreden, dan krijgt u de volgende melding: Figuur 31 Fouten tijdens verzending Onderin het overzicht is per regel de kolom Verzonden gevuld. Figuur 32 Fouten tijdens verzending Een vinkje geeft aan dat de regel correct is verzonden. Staat er een kruisje, dan is die regel niet verzonden omdat er fouten opgetreden zijn. Gaat u met de muis over de regel, dan verschijnt er een kleine pop-up met de melding. Figuur 33 Pop-up met reden voor fout Het kan bijvoorbeeld zijn dat u geen geldig mailadres heeft ingevuld bij de kolom adres, dus het Aan -adres. Pas het mailadres aan in de kolom adres. U kunt ook in een nieuw browserscherm de betreffende relatie opzoeken en het mailadres aanpassen. In het scherm dient u dan wel bijvoorbeeld het veld Aan te wijzigen en weer terug te zetten, zodat het scherm ververst wordt. Vink vervolgens de regels die goed zijn gegaan uit en klik nogmaals op de knop versturen om de mail alsnog te versturen naar die regels die fout zijn gegaan. LET OP: Indien er gebruikt wordt gemaakt van niet bekende mergevelden in de template, zijn de niet bekende mergevelden al wel toegevoegd aan de mailbody (na de eerste keer verzenden) en kunnen niet nogmaals worden ingevuld of gewijzigd. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 25 van 35

26 3 Printen en werken met sessies 3.1 Printen van meervoudig gemergede documenten In het overzicht kunt u de gemergede documenten ook uitprinten. Selecteer de gewenste documenten door alle of enkele regels aan te vinken (1). Kies bij Printer een Positie (2) uit het uitklapmenu. Dit is de betreffende printer waar de printopdracht naartoe verstuurd gaat worden. U kunt hier de standaardprinter kiezen of een printer die door de Word Merge Administrator specifiek voor u is ingesteld. Figuur 34 Mergeresulaat afdrukken Klik tot slot op Afdrukken (3). U krijgt de vraag te bevestigen dat de geselecteerde documenten afgedrukt moeten worden. Figuur 35 Bevestigen printopdracht Klik op OK. De printopdracht wordt direct naar de gekozen printer verstuurd. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 26 van 35

27 Figuur 36 Verwerken printopdracht Er verschijnt een melding zodra de printopdracht met succes is afgehandeld. Figuur 37 Printopdracht afgehandeld Neem contact op met de Word Merge Administrator wanneer er foutmeldingen verschijnen. De administrator dient er dan voor te zorgen dat de printerinstellingen correct worden ingevoerd. U kunt ook een andere printer kiezen bij Positie. 3.2 Werken met sessies Opslaan van een sessie Ook kunt u de merge-actie opslaan, zodat u deze op een later tijdstip kunt printen. De gemergede documenten worden opgeslagen in een sessie. De documenten zijn vanuit de sessie desgewenst te bewerken. Figuur 38 Mergeresultaat bewaren Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 27 van 35

28 Selecteer alle of enkele documenten die u wilt opslaan in de sessie (1). Bij het onderdeel Sessie (2) vult u de gegevens in voor de sessie. Geef een Onderwerp op; dit kan het voorgevulde onderwerp zijn, maar deze kunt u desgewenst ook aanpassen. Vervolgens zijn er twee beveiligingsopties: Voor een specifieke gebruiker Koppelt u bij Beveiliging een medewerker, dan wordt de optie Verzoek beschikbaar. Vinkt u deze aan, dan wordt er bij het opslaan van de sessie een verzoek aangemaakt, waarbij de medewerker gekoppeld wordt. Welk verzoek dit is, is door de Word Merge Administrator bepaald in de algemene instellingen. Figuur 39 Sessie bewaren voor specifieke gebruiker Eventueel kunt u nog Opmerkingen plaatsen door op het icoon te klikken. Deze opmerkingen worden meegenomen in het verzoek. Figuur 40 Opmerking invoeren bij Word Merge sessie Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 28 van 35

29 Zodra de sessie is opgeslagen, is deze alleen beschikbaar voor de gekoppelde medewerker en voor de aanmaker van de sessie. Andere gebruikers kunnen de sessie dan ook niet benaderen. Wanneer de medewerker die is gevuld bij Beveiliging volgens de verzoekdefinitie niet gekoppeld mag worden, zal bij opslaan van de sessie de volgende melding verschijnen: Figuur 41 Foutmelding Medewerker niet toegestaan Er kunnen ook meldingen verschijnen van velden die volgens de verzoekdefinitie verplicht gevuld moeten worden, maar die niet gevuld zijn: Figuur 42 Foutmelding Relatie verplicht De sessie wordt wel opgeslagen, maar er wordt geen verzoek aangemaakt voor de gekoppelde medewerker. U kunt eventueel contact opnemen met de administrator om de verzoekdefinitie aan te laten passen Voor iedereen Beveiliging kunt u ook leeg laten. De sessie zal dan voor alle gebruikers worden opgeslagen. Iedereen kan de sessie benaderen en verwijderen of printen. Klik op Bewaren (3), zie Figuur 38, om de sessie op te slaan. U krijgt de vraag te bevestigen dat u de sessie op wilt slaan. Klik op OK. Figuur 43 Bevestigen bewaren Word Merge Sessie Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 29 van 35

30 Er verschijnt de melding dat de sessie met succes is opgeslagen: Figuur 44 Sessie succesvol opgeslagen Wanneer er ook een verzoek aangemaakt wordt, verschijnt deze melding: Figuur 45 Verzoek succesvol aangemaakt Sessies verwijderen Een opgeslagen sessie is op te vragen via Add-on Overzichten MS Word Merge Addon SE: Opgeslagen Wordmerge Sessies. U krijgt een overzicht van alle sessies waar geen medewerkers aan gekoppeld zijn of de sessies waar u aan gekoppeld bent of de aanmaker van bent. In dit overzicht kunt u regels selecteren (1) en op Verwijderen (2) klikken om de geselecteerde sessies te verwijderen. Een sessie is slechts een koppeling naar de betreffende documenten. Bij het verwijderen van een sessie wordt dus alleen de koppeling verwijderd. De gemergede documenten blijven behouden. Figuur 46 Opgeslagen sessie verwijderen U kunt ook de sessie openen en op de knop Verwijder sessie klikken. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 30 van 35

31 Er zijn twee methoden om een sessie te printen: Sessies printen Via verzoek Wanneer u ervoor gekozen heeft om bij het opslaan van een sessie de optie Verzoek aan te vinken, wordt er een verzoek aangemaakt van het type dat door de Word Merge Administrator in de algemene instellingen is ingesteld. Het verzoek zal (afhankelijk van de inrichting van het verzoektype) in de werkstroom van de gekoppelde medewerker verschijnen. Figuur 47 Opgeslagen sessie afdrukken via verzoek In het verzoek is automatisch een knop Print sessie toegevoegd. Klikt u hierop, dan opent u de sessie die aan dit verzoek is gekoppeld. Het kan zijn dat u geen toegang heeft tot de sessie of dat de sessie is verwijderd (waarmee ook de koppeling tussen het verzoek en de sessie is verwijderd). In dat geval krijgt u een overzicht van alle sessie waar u rechten op heeft en kunt u zelf een sessie selecteren. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 31 van 35

32 Via Add-on Overzichten Een sessie is ook te openen via Add-on Overzichten MS Word Merge Addon SE: Opgeslagen Wordmerge Sessies. U krijgt dan alle gemergede documenten te zien die binnen de sessie zijn opgeslagen. Selecteer alle of enkele regels (1) en kies een Positie (2) uit het uitklapmenu. Klik vervolgens op Afdrukken (3). Figuur 48 Opgeslagen sessie afdrukken via verzoek Nadat u de printopdracht bevestigd heeft door op OK te klikken, wordt de opdracht direct naar de printer verstuurd. Figuur 49 Bevestigen Printverzoek Klik op OK. De printopdracht wordt direct naar de gekozen printer verstuurd. Er verschijnt een melding zodra de printopdracht met succes is afgehandeld. Figuur 50 Opgeslagen sessie afgedrukt Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 32 van 35

33 Appendix I Werking Sluiten -knop na uitvoeren van Word Merge Uw Synergybeheerder heeft de mogelijkheid om bij de instellingen het vakje Automatisch doorschakelen merge document aan te vinken. Deze optie bepaalt of na het mergen een lijst verschijnt van het gemergede document of dat meteen doorgeschakeld wordt naar het Synergydocument. Het vakje Automatisch doorschakelen merge document heeft alleen toegevoegde waarde wanneer een enkelvoudige merge wordt uitgevoerd. Wanneer u vanaf een zoekresultaat van bijvoorbeeld medewerkers of verzoeken Word Merge opstart, zal altijd de overzichtspagina van het mergeresultaat getoond worden. De werking hiervan staat beschreven in paragraaf 1.1. Omdat de werking momenteel bij het inschakelen van dit vakje, zie Appendix I.2, anders werkt dan u wellicht zou verwachten, wordt in deze appendix uitgelegd wat de exacte werking is. In een volgende versie streven wij ernaar om te zorgen dat ook met het vakje ingeschakeld de werking is zoals men zou verwachten. I.1 Automatisch doorschakelen merge document uitgeschakeld Wanneer u de optie heeft uitgeschakeld, zal het volgende gebeuren wanneer u een Word Merge uitvoert. U start bijvoorbeeld een Word Merge actie op vanuit een medewerkerkaart. Figuur 51 Medewerkerkaart met Word Merge knop U start de medewerkerkaart en klikt op de Word Merge -knop boven in beeld. U komt op de pagina Word Merger: Overzicht terecht waarin u een Word Merge template kiest. Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 33 van 35

34 Figuur 52 Keuzescherm voor Word Merge template Na het kiezen van een template, kunt u, afhankelijk van de inrichting van de template, de mogelijkheid om handmatig een waarde te vullen via de Onbekende Mergevelden. Figuur 53 Invoerscherm Onbekende Mergevelden Na het uitvoeren van de merge komt u, met de optie Automatisch doorschakelen merge document uitgeschakeld, op de overzichtspagina van het Mergeresultaat. Figuur 54 Overzichtspagina mergeresultaat Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 34 van 35

35 Via deze pagina kunt u het gemergde document en, of het bijvoorbeeld openen via het -icoontje. Wanneer u de verzonden heeft, of het document gekeken hebt, komt u weer terug op de overzichtspagina met het Mergeresultaat. I.2 Automatisch doorschakelen merge document ingeschakeld Wanneer u de optie Automatisch doorschalen merge document heeft ingeschakeld, zijn de eerste stappen gelijk aan de hierboven beschreven stappen. Tot en met de stap van de Onbekende mergevelden zijn er geen verschillen. Wanneer u na de Onbekende mergevelden op de knop Merge klikt, komt u niet op de overzichtspagina met het mergeresultaat, maar wordt u direct doorgeschakeld naar het gemergde document, zoals gewenst. Figuur 55 Direct doorgeschakeld naar het gemergde document Wanneer u nu echter op de Sluiten -knop klikt, komt u toch terug op de overzichtspagina met het mergeresultaat, die u eigenlijk overgeslagen heeft. Dit is niet de verwachte werking. De verwachting is terug te keren naar de medewerker-, project-, of relatiekaart waarop u de Word Merge hebt opgestart. Figuur 56 Overzichtspagina mergeresultaat Eddon Software BV MS Word Merge Add-on 25 januari 2018 pagina 35 van 35