Aankoper. contractuele werving contract onbepaalde duur

Transcriptie

1 Vacature In de 1000 scholen en voorzieningen van het GO!, het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, zijn we allemaal vip: unieke mensen met specifieke talenten, interesses en ambities. Met medewerkers realiseert het GO! voor meer dan leerlingen en cursisten kwaliteitsvol onderwijs, waarin het pedagogisch project centraal staat. Iedereen krijgt gelijke kansen om zich zo breed mogelijk te ontwikkelen. Samen leren samenleven en actieve burgers vormen is onze missie. De centrale administratie werkt beleidsvoorbereidend en dienstverlenend ten behoeve van de scholengroepen en scholen en wenst over te gaan tot de werving van volgende functie: Technische gegevens vacature Aankoper Vacaturenummer : Aard : Niveau / graad : Standplaats : Afdeling : CAA18014 contractuele werving contract onbepaalde duur A1 / adjunct van de directeur Brussel Infrastructuur Functieomschrijving Heb je enige affiniteit met wetgeving rond overheidsopdrachten? Heb je kennis van de bouwsector in België? Werk je graag in een klein en zelfsturend team? Heb je interesse en vooral goesting om onze scholen mee te helpen bouwen? Heb je een open geest en ben je leergierig? Dan ben jij de geknipte collega voor ons! Wij zoeken een aankoper om het aankoopbeleid voor alle taken en doelstellingen binnen de afdeling infrastructuur vorm te geven in functie van het patrimoniumbeheer. Dit houdt onder meer in: de opmaak van een jaarlijkse inkoopplanning, voorstellen voor nieuwe contracten of aanpassingen aan bepaalde contracten doen, opstellen van bestekken i.s.m. collega s, Je komt terecht in een klein team en krijgt veel ruimte en verantwoordelijkheid, maar ook opleidingskansen en ruimte voor zelfontplooiing. De goede werksfeer en de leuke collega s krijg je er zomaar bij. Af en toe kan het wat druk worden, maar je hebt ook 35 dagen vakantie en als je ingewerkt bent, de kans om te telewerken. In deze job kun je een goede balans vinden tussen werk en privé.

2 Context Onze afdeling Infrastructuur heeft de opdracht om in te zetten op innovatie en kwaliteitsvolle scholen op een efficiënte wijze en via een globaal infrastructuurbeleid de gewenste capaciteit te realiseren. Wij zorgen ervoor dat het GO! patrimonium goed beheerd en altijd verbeterd wordt en trachten daarnaast invloed uit te oefenen op het scholenbouwbeleid in Vlaanderen en Brussel. Dat kunnen wij enkel door nauw samen te werken met onze interne en externe belanghebbenden. Zo kan Infrastructuur de vrije keuze in Vlaanderen waarborgen, het pedagogisch project van het GO! realiseren en de groei van het GO! stimuleren. Het team administratie is verantwoordelijk voor de administratieve processen in de afdeling infrastructuur. Ze staat in voor de administratieve begeleiding van de overheidsopdrachten verbonden aan bouwen vastgoedprojecten. Dit zullen onder meer jouw taken zijn: - Ondersteuning bij de bepaling van het aankoopbeleid o.a. met marktkennis - Opmaak korte en middellange inkoopplanning op basis van behoeftebepaling en marktevaluatie met het oog op raamcontracten en contracten op maat (diensten en werken) - Marktopvolging en detectie van innovatiepotentieel voor aankopen - Uitwerking van procedures en richtlijnen i.s.m. lijnmanagement - Kwaliteitsbewaking aankoopwerking - Opstellen van (administratieve) bestekken op basis van aankoop- en plaatsingsbeleid - Advies verlenen voor aankoopvragen en medewerking in cross-functionele werkgroepen Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van het aankoopbeleid voor alle taken en doelstellingen die de afdeling infrastructuur in het kader van haar verantwoordelijkheid voor het patrimoniumbeheer moet uitvoeren. Dit omvat zowel opdrachten voor diensten als ook werken voor renovatie, levensduurverlenging en nieuwbouw van schoolgebouwen. Profiel Technische competenties Je hebt professionele kennis van de reglementering rond overheidsopdrachten of bent bereid je erin te verdiepen Je hebt professionele kennis van de bouwsector in België (markt, calculatie, planning enz). Kennis van de meest courante softwaretoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, enz.)

3 Persoonsgebonden competenties Het competentieprofiel is gelinkt aan de functiefamilie organisatieondersteunend: Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Analyseren: Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Visie: Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Deelnemingsvoorwaarden - Je beschikt over een masterdiploma o Heb je het diploma buiten de Benelux behaald, dan moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC- Vlaanderen: o Heb je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands behaald, dan moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( - Ervaring of affiniteit met de reglementering rond overheidsopdrachten is een pluspunt - professionele kennis van de bouwsector in België De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Daarom worden kandidaten geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of fysieke beperking.

4 Heb je een fysieke beperking, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden aan de selecties kunt deelnemen. Selectieprocedure - cv-screening: Het ingevulde standaard sollicitatieformulier wordt gebruikt om na te gaan of de kandidaat aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel wie aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet wordt toegelaten tot het vervolg van de procedure. - Preselectie via een standaardvragenlijst indien er na de cv-screening meer dan 10 kandidaten geschikt zijn. Deze test is eliminerend. Enkel wie op dit onderdeel minstens 60% behaalt en tot de 6 kandidaten met de hoogste score behoort, komt in aanmerking voor de volgende selectiefase. - Persoonlijkheidsvragenlijst: online in te vullen na de preselectie. Wie de ingevulde persoonlijkheidsvragenlijst niet tijdig bezorgt, wordt uitgesloten van de verdere procedure. - Schriftelijke case en jurygesprek: via gerichte vragen wordt gepeild naar motivatie, vaktechnische en persoonsgebonden competenties uit het functieprofiel. Er wordt ook gevraagd de schriftelijke case toe te lichten. De jury bestaat uit het afdelingshoofd Infrastructuur, de coördinator van het team administratie infrastructuur en de selectieverantwoordelijke. De meest geschikte kandidaat kan onmiddellijk in dienst treden. De andere geselecteerde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve met rangschikking die twee jaar geldig blijft; die termijn kan verlengd worden. Sollicitatie Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot en met 13 mei 2018 Om alle kandidaten objectief te kunnen vergelijken, nemen we enkel sollicitaties via het standaard cv in aanmerking. Je kunt dit ook opvragen via werving@g-o.be. Stuur je standaard cv, samen met een motivatie en een kopie van je diploma, naar werving@g-o.be. Vermeld het vacaturenummer en de functietitel in het onderwerp van het mailbericht. Aanbod - voordelen - je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met bijhorende salarisschaal A111, de minimum aanvangswedde bedraagt (bruto jaarsalaris - reeds aangepast aan huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen), je bruto maandsalaris is dan Relevante ervaring kan worden gehonoreerd volgens de geldende wetgeving. Ervaring uit de overheidssector wordt volledig gevalideerd. Andere relevante ervaring kan meegenomen worden. Voor de berekening van jouw salaris kan je terecht op de salarissimulator van de Vlaamse Overheid. U vindt deze terug via volgende link:

5 - je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft - je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen - je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Zo krijg je de mogelijkheid om je werk zelf te organiseren en kan je telewerken. - je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed - je ontvangt maaltijdcheques Contactgegevens Wens je meer te weten over de inhoud van de functie? Dan kun je terecht bij : Marion Van den Boogaard - Arnold Marion.van.den.boogaard@g-o.be of Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Pris Brewee, adjunct van de directeur HRM Pris.brewee@g-o.be of

6 Functiebeschrijving: INFRA aankoper Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

7 1. Context van de functie 1.1. Waarden Als centrale diensten van het GO! hebben we de opdracht om ons GO! wendbaar en met daadkracht te positioneren als het onderwijs van én voor de Vlaamse Gemeenschap, samen met alle collega s over heel het net. We nemen onze opdracht op als geëngageerde professional met een open geest en met veel ondernemingszin. We handelen overeenkomstig het PPGO! en de kernwaarden: respect oprechtheid/eerlijkheid gelijkwaardigheid openheid engagement betrokkenheid We nemen de rol op om het PPGO! als ambassadeur uit te dragen. We werken actief mee aan samen leren samenleven Positionering Positionering in de organisatie Team administratie binnen de afdeling Infrastructuur Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Met welke functies werkt de functiehouder samen? 1.3. Kwantitatieve gegevens coördinator Team ADMIN nvt Administratief ondersteuner aanbesteding en gunning, administratief ondersteuner betalingen, team projectmanagement, jurist team kennis Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het / 7

8 type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 1.4. Werkkader - teamopdracht De afdeling infrastructuur heeft een belangrijke ondersteunende opdracht om kwaliteitsvol onderwijs mogelijk te maken en de groei van het GO! te faciliteren. De afdeling Infrastructuur beheert het GO! patrimonium op strategisch niveau, begeleidt de realisatie van grote bouwprojecten en realiseert aankopen en verkopen van gronden en gebouwen. Dit doet zij in nauwe samenwerking met de scholengroepen, die instaan voor kleine renovatiewerken en regulier onderhoud, en de scholen. De afdeling Infrastructuur heeft de opdracht om via een globaal infrastructuurbeleid de gewenste capaciteit op een efficiënte wijze te realiseren, in te zetten op innovatie en kwaliteitsvolle scholen, een goed beheer en optimalisatie van het GO! patrimonium te organiseren en het scholenbouwbeleid in Vlaanderen en Brussel te beïnvloeden. De afdeling kan dit alleen door nauw samen te werken met haar interne en externe belanghebbenden. Zo ondersteunt de afdeling de realisatie van het PPGO! en de groei van het GO!. Samenwerking met de andere onderwijskundige diensten is hierbij fundamenteel. Naast de pedagogische uitdagingen zijn ook de infrastructurele uitdagingen groot. We beschikken over een groot patrimonium waarvan een aanzienlijk deel zich in een slechte staat bevindt. De financiële middelen zijn beperkt. We dienen patrimonium dan ook zo efficiënt en duurzaam mogelijk te beheren en te ontwikkelen, rekening houdend met het juridische kader. Het PPGO! en de onderwijskundige uitdagingen worden vertaald naar infrastructuur via het globaal infrastructuurbeleidsplan en het integraalplan per scholengroep. Dit globaal infrastructuurbeleid geeft richting aan de werking van de afdeling infrastructuur. De afdeling infrastructuur bestaat uit 5 teams: Team integraalplannen, team programmamanagement, kennisteam, team vastgoed en team administratie. De functie situeert zich binnen het team administratie. Het team administratie voorziet advies en operationele ondersteuning voor keuze en plaatsing van alle overheidsopdrachten m.b.t. infrastructuur. In het kader van de adviesfunctie ontwikkelt het team administratie samen met het team kennis en programmamanagement o.a. het aankoops- en plaatsingsbeleid, modelsjablonen voor administratieve bestekken en gunningsverslagen en levert input voor juridische vraagstukken. Zij zorgen eveneens voor de boekhoudkundige verwerking van de hieraan verbonden facturen. Het team zorgt voor budgettaire rapportage en 8

9 planning van de infrastructuurbudgetten. Hun belangrijkste klanten zijn naast programmamanagement ook de infrastructuurverantwoordelijken van de scholengroepen en diverse externe partners. 2. Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3. Resultaatgebieden Resultaatsgebied Behoefteanalyse (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met Voorbeelden van activiteiten Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening van te voren inwinnen van informatie om collega s bij de opmaak van opdrachten te ondersteunen Het verwerken van de input uit klantenbevragingen en van collega's in de administratieve en technische beschrijvingen van een bestek. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren 9

10 als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Uitvoeren van marktprospectie, teneinde de mogelijkheden van de markt te kennen en de ontwikkelingen te kunnen volgen. ontwikkelingen en innovaties binnen de markt capteren en nauwgezet opvolgen. De aankoper zorgt jaarlijks voor een inkoopplanning. Hierbij wordt vastgelegd welke contracten afgesloten zullen worden: o te vernieuwen raamcontracten o nieuwe raamcontracten o voorziene contracten op maat De aankoper doet voorstellen voor nieuwe contracten of aanpassingen aan bepaalde contracten om evoluerende en nieuwe behoeften van klanten te kunnen afdekken. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen,, IT-programma s databanken, concepten voor financieel beheer Processen Opstellen van bestekken i.s.m. collega s (jurist en project managers) en (lijn)management Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, 10

11 vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. systemen Gebruikers en collega s adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Op vraag van (potentiële) gebruikers van de contracten hen ondersteunen en adviseren in het gebruik. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten De aankoper staat na sluiting van de opdracht in voor het verzamelen van alle correcte contractuele documenten en gegevens. De aankoper 11

12 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. zorgt voor goede afspraken over het gebruik van het afgesloten contract. Waar nodig voorziet de aankoper informatievergaderingen met de gekozen firma en de gebruikers van het raamcontract. Bijhouden en opvolgen van contractuele informatie: voorziene prijsherzieningen contractueel in orde houden en waar nodig, deze informatie aan de klanten bezorgen. De aankoper zorgt voor het opvragen van afnames p de raamcontracten en houdt deze in een gestandaardiseerd formaat bij. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen. Suggestie en voorstellen doen om de werkwijze van het team/afdeling te verbeteren en pro-actief nadenken over innovatieve aankoopmethodes en strategieën. Marktkennis opbouwen: o Volgen van ontwikkelingen op de markt o Zicht verkrijgen en behouden om de mogelijkheden van de markt. o Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingeninformatie-uitwisseling met vakgenoten Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Deelname en meewerken aan projecten 12

13 Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Optimalisatie van de werking/dienstverlening De functie bouwt de dienstverlening (verder) uit of optimaliseert deze en neemt een trekkende rol op in deze projecten/opdrachten met als doel de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de entiteit. Deelnemen aan cross functionele projectgroepen/werkgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden Opstellen van raamcontracten vanuit de driehoekswerking (economisch, juridisch en inhoudelijk). Bijhouden van signaaldata: einddatum contract, verlengingsdatum, vervaldagen, data voor prijsherzieningen, startdatum hernieuwing raamcontract... Extra Resultaatsgebied Voorbeelden van activiteiten 13

14 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Samenwerken Analyseren Klantgerichtheid Initiatief Oordeelsvorming Visie 4.2. Vaktechnische competenties Je hebt professionele kennis van de reglementering rond overheidsopdrachten (vooral werken) of bent bereid je erin te verdiepen Je hebt professionele kennis van de bouwsector in België (markt, calculatie, planning enz). Kennis van de meest courante softwaretoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, enz.) 5. Andere functierelevante informatie 14

15 15