Document Direct aan de slag met BGI-Office Compact versie december 2015

Transcriptie

1 Document Direct aan de slag met BGI-Office Compact versie december 2015

2 2 BouwInfosys BV Helvoirtsestraat BB Helvoirt Telefoon servicedesk: Telefoon algemeen: Fax: servicedesk@bouwinfosys.nl info@bouwinfosys.nl Kvknr.: Dit document is bedoeld als naslagwerk ter ondersteuning van de behandelde onderwerpen die u met een consultant heeft doorgenomen. Indien u inhoudelijke vragen heeft met betrekking tot dit document, kunt u uiteraard contact opnemen met de servicedesk. Zij kunnen u verder helpen en hiervoor zal het gebruikelijke consultancytarief (minimum afname is 15 minuten) aan u in rekening worden gebracht. Dit is een uitgave van BouwInfosys B.V., december 2015 BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of letsel die het gevolg is van verkeerde interpretatie of gebruik dat niet in overeenstemming is met de inhoud van dit document. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

3 3 Inhoudsopgave 1 Direct aan de slag met BGI-Office Compact Relatiebeheer Invoeren relaties Invoeren Relatie Algemeen Invoeren Relatie Bedrijfsgegevens Invoeren persoon als relatie Invoeren Relatie Persoonsgegevens Koppelen bedrijf aan contactpersoon/ contactpersoon aan bedrijf Tijdregistratie Invoeren werknemer Invoeren Werknemer Algemeen Invoeren Werknemer Dienstbetrekking Invoeren Werknemer Dekking Invoeren Werknemer Saldo Invoeren Werknemer Persoonlijk Financieel Invoeren Debiteur Invoeren Debiteur Algemeen Invoeren Debiteur Financieel Invoeren Debiteur Financieel Invoeren Debiteur WKA Invoeren Debiteur Facturering Invoeren Crediteur Invoeren Crediteur Algemeen Invoeren Crediteur Financieel Invoeren Crediteur Financieel Invoeren Crediteur WKA Project Aanmaken project Invoeren Project Algemeen Invoeren Project Naw Invoeren Project Factuur Invoeren overige tabbladen De werkbon Invoeren Werkbon Algemeen Invoeren Werkbon Naw Invoeren Werkbon Overige tabbladen Uitprinten van een werkbon voor de werknemers Afsluiten projecten Wijzigen status project Afsluiting project...35

4 4 6 Beginstanden Kopie database Beginstanden crediteuren Beginstanden debiteuren Beginbalans grootboekrekeningen Beginstanden projecten Beginstanden projecten controleren Corrigeren beginstanden projecten Beginstanden projecten verwerken Weekurenstaten Invoeren weekurenstaat Controleren weekurenstaat Fiatteren weekurenstaat Volledigheidsoverzicht Afwijkingsoverzicht Verwerken weekurenstaat Uren verzenden naar SCAB Loonjournaalpost inlezen en verwerken Schematische samenvatting Tijdregistratie Inkoopfacturen Boeken inkoopfactuur Inkoopfacturen met meerdere grootboekrekeningen en projecten Inkoopfacturen met meerdere btw-codes Controleren inkoopfactuur Corrigeren inkoopfactuur Fiatteren inkoopfactuur Verwerken inkoopfactuur Schematische samenvatting inkoopboek Automatisch betalen Opbouwen betaalopdracht Aanmaken betaalbestand Verwerken betaalopdracht Schematische samenvatting automatisch betalen Kas Bank Giro Boeken bankboek Boeken bankboek crediteuren/debiteuren Boeken giroboek Boeken kasboek Controleren kas-, bank- of giroboek Corrigeren kas-, bank- of giroboek Verwerken kas-, bank- of giroboek Schematische samenvatting kas-, bank- of giroboek Verkoopfacturen Boeken verkoopfactuur...67

5 Controleren verkoopfactuur Corrigeren verkoopfactuur Verwerken verkoopfactuur Schematische samenvatting verkoopboek Btw aangifte Btw aangifte maken Btw aangifte definitief maken Schematische samenvatting btw-aangifte Memoriaal Boeken memoriaal Controleren memoriaal Corrigeren memoriaal Verwerken memoriaal Schematische samenvatting memoriaal Facturering via BGI-Office Aanmaken kladfactuur Aanmaken termijnfactuur Aanmaken regiefactuur Aanmaken handmatige regiefactuur Aanmaken regiefactuur via CKR Factuur definitief maken en verwerken...84 Bijlage 1 Sneltoetsen... 87

6 6 1 Direct aan de slag met BGI-Office Compact Voor u ligt het document Direct aan de slag met BGI-Office Compact. Dit document is geschreven om u snel op weg te helpen met het softwarepakket BGI-Office. Het document is gebaseerd op versie K Mocht u met een andere versie werken, kan het zijn dat sommige schermen er iets anders uitzien. BGI-Office biedt u één oplossing voor uw gehele bedrijf. Alle kantoorfuncties, inclusief de financiële administratie, worden met dit, volledig op Windows gebaseerde pakket, ondersteund. Dankzij de koppeling van diverse modules kunnen onderling snel gegevens uitgewisseld worden. Omdat BGI-Office alle bedrijfsprocessen automatiseert, krijgt u actueel inzicht in uw bedrijfsvoering. Doordat de project- en serviceadministratie volledig aansluiten bij uw financiële administratie, vertalen de projectresultaten en het lopende werk zich direct in financiële informatie. BGI-Office geeft u het vermogen om alert te reageren. In deze documentatie wordt de basis uitgelegd van BGI-Office, zodat u makkelijk en snel met BGI-Office kan beginnen en profijt heeft van de vele voordelen van dit softwarepakket. In een later stadium kunt u uw kennis van BGI-Office uitbreiden en gebruik maken van andere modules, zoals onder andere Artikelbeheer, Logistiek en Document- en activiteitbeheer, die weer geïntegreerd kunnen worden in de basis-modules. Uw consultant heeft samen met u de eerste stappen gezet in BGI-Office. Hij heeft samen met u de stambestanden (aan)gevuld, zodat de databases klaarstaan voor gebruik. U bent nu zover dat u aan de slag kunt met BGI-Office. Mocht u op- of aanmerkingen hebben over dit document dan kunt u deze mailen naar documenten@bouwinfosys.nl

7 7 2 Relatiebeheer Relatiebeheer is een krachtig en gebruikersvriendelijk hulpmiddel voor het vastleggen en beheren van relatiegegevens en alle zaken die daar direct mee samenhangen. Er kunnen zowel bedrijven als personen vastgelegd worden. Aan bedrijven kunnen meerdere contactpersonen gekoppeld worden. Relaties kunnen gegroepeerd worden d.m.v. relatiekenmerken en relatiesoorten, waarbij het mogelijk is om meerdere kenmerken en soorten aan één relatie te koppelen. Ten behoeve van correspondentie kan er gewerkt worden met aan titulatuur en taal gekoppelde adresaanhef-, briefaanhef- en briefafsluitingsteksten. Daarnaast is het mogelijk om een mailing samen te stellen op basis van verschillende selectiecriteria. In Relatiebeheer kunnen ook activiteiten, gekoppeld aan enerzijds de relatie en anderzijds aan de eigen werknemers, worden vastgelegd en beheerd. Zo kan bijvoorbeeld worden geregistreerd dat een klant teruggebeld moet worden door een bepaalde werknemer, of dat een offerte gemaakt moet worden voor een bepaalde relatie, etc. Ook de voortgang van deze activiteiten kan gestuurd en geregistreerd worden door middel van prioriteitstelling en het aanpassen van de status. Tenslotte bevat Relatiebeheer een postboek, waarin inkomende en uitgaande post gekoppeld kan worden aan werknemers. Ook hiervan kan de voortgang gestuurd en geregistreerd worden. De vastgelegde relaties kunnen in andere bestanden geselecteerd worden als debiteur, leverancier, crediteur, opdrachtgever, afleveradres, werkadres, factuuradres, etc. Er kan in dat geval volstaan worden met het aanvullen van de reeds aanwezige naw-gegevens. 2.1 Invoeren relaties Bestand Relatiebeheer Relaties Om een relatie in te voeren, komt u via bovenstaand pad in het invoerscherm. Als u gegevens zoekt zijn de velden geel. Als u gegevens wilt invoeren moeten de velden wit zijn. Klik op het icoon Nieuw in de werkbalk, of gebruik de sneltoets CTRL+N, zodat de velden wit worden, zie figuur 1. Figuur 1 - Scherm Relatie

8 8 Het scherm dat nu in beeld staat bevat meerdere tabbladen. We beginnen vooraan met het tabblad Algemeen. Dit is het startblad voor het invoeren en zoeken van informatie over relaties. Tip! Bij het aanmaken van een relatie wordt automatisch een debiteuren- en/of crediteurenkaart aangemaakt. U kunt deze functie uitschakelen, zodat u bepaalt voor welke relatie een debiteuren- en/of crediteurenkaart aangemaakt wordt. Ga naar Instellingen Administratie-instellingen Algemeen U komt nu in onderstaand scherm. Nu kunt u onder de gegevensgroep Crediteuren/Debiteuren bepalen of u de vinkjes aan- of uitzet. Als de vinkjes in de velden Vragen om bevestiging uit staan, zal het systeem automatisch de debiteuren en/of crediteuren aanmaken op het moment dat de relatie wordt opgeslagen. Als deze vinkjes aan staan, komt een tussenscherm waarin per relatie die wordt aangemaakt, nog handmatig kan worden ingegrepen om er op dat moment geen debiteur en/of crediteur van te maken. Als de vinkjes in de velden Automatisch uit staan en de vinkjes in het veld Vragen om bevestiging staan wel aan, zal het tussenscherm ook verschijnen, maar dan standaard met de vinkjes uit in de kolommen Crediteur aanmaken en Debiteur aanmaken. U kunt nu nog handmatig de vinkjes aanzetten in de desbetreffende kolom. Deze instelling dient per administratie ingesteld te worden. Als alle vier de vinkjes in alle administraties uit staan, zullen debiteuren en crediteuren niet automatisch aangemaakt worden en verschijnt er ook geen tussenscherm. Let op! Als deze optie in een of meerdere administraties is aangezet, moet degene die relaties aanmaakt ook rechten hebben voor het aanmaken van crediteuren en debiteuren Invoeren Relatie Algemeen Op het tabblad Algemeen kunt u de naam, adresgegevens en communicatiegegevens invullen. De belangrijkste velden of de velden die toelichting behoeven worden hieronder beschreven. De overige velden kunnen uiteraard ook gevuld worden.

9 9 Let op! Dikgedrukte velden zijn verplichte velden en moeten dus ingevuld worden. Naam: Relatienummer: Zoeknaam: vul hier de naam van de relatie in. dit kan handmatig ingevoerd worden of automatisch door met de rechtermuisknop op het zoekveld te klikken. U heeft nu de keuze uit Nieuw relatienummer, Laagst vrij relatienummer of Hoogst vrij relatienummer. BGI-Office werkt echter met zoeknamen. zodra bij het invoeren van de naam een spatie gebruikt wordt, zal het systeem het laatste woord als zoeknaam automatisch overnemen. Dit kan overschreven worden, zodat een unieke zoeknaam gegenereerd wordt. Tip! Als er twee relaties zijn met dezelfde zoeknaam, maak deze zoeknamen dan uniek. Dit maakt het zoeken makkelijker en geeft overzichtelijkheid in rapportages! Als er bijvoorbeeld twee Janssens zijn, kunt u de zoeknamen Janssens Rotterdam en Janssens Amsterdam aanmaken. Postbus: indien het postadres een postbus betreft, vinkt u het veld Postbus aan. Als het veld Postbus niet aangevinkt wordt, zal standaard de hierboven ingevoerde adresgegevens overgenomen worden. Let op! Indien u gebruik gaat maken van automatisch betalen via het systeem, dient u, wanneer de relatie een crediteur is en er enkel gebruik wordt gemaakt van een postbus, de plaatsnaam van de postbus tevens in te vullen bij de adresgegevens. Dit is nodig voor het aanmaken van betaalbestanden. Relatietype: hiermee geeft u aan of het om een bedrijf of een persoon gaat. Dit is van belang voor het eventueel koppelen van een persoon aan een bedrijf of andersom, rapportages en wanneer u met sjablonen gaat werken voor brieven en mailings. We behandelen eerst het invoeren van een bedrijf als relatie, dus dient het selectierondje in het veld Relatietype bij Bedrijf te staan. Tip! In plaats van het bewaren van adresgegevens, adressen etc. op verschillende plaatsen zoals in papieren mappen en met Excel lijsten is het verstandig het scherm van Relatiebeheer zoveel mogelijk in te vullen, zodat u alle gegevens makkelijk bij de hand heeft Invoeren Relatie Bedrijfsgegevens Het tabblad Bedrijfsgegevens kunt u alleen openen als u in het tabblad Algemeen bij het veld Relatietype het selectierondje Bedrijf heeft gekozen. Naast algemene gegevens van het bedrijf kunnen ook gegevens van contactpersonen van dat bedrijf ingevuld worden (o.a. naam, functie, telefoon en adres), mits deze contactpersonen als personen in Relatiebeheer zijn ingevoerd.

10 10 Figuur 2 - Scherm Bedrijfsgegevens Een aantal velden wordt automatisch overgenomen vanuit het eerste tabblad Algemeen. De overige velden kunnen ingevuld worden. Dit zijn optionele velden bij het zoeken naar relaties of voor de rapportage. In de tabel Contactpersonen, kunt u de contactpersonen van het desbetreffende bedrijf invullen. Aangezien er nu nog geen personen zijn aangemaakt, zullen we het koppelen van een persoon aan een bedrijf behandelen na het aanmaken van personen, zie hoofdstuk Hierna kunt u de relatie opslaan met de sneltoets CTRL+S of het icoon Opslaan de werkbalk. Tip! U kunt uw bestaande relatiescherm openlaten terwijl u een nieuwe relatie aanmaakt. U maakt direct een nieuwe relatiekaart aan met CTRL+N of door op het icoon Nieuw te klikken in de werkbalk. U hoeft dus niet telkens het venster te sluiten voordat u een nieuwe relatiekaart opent Invoeren persoon als relatie U volgt op het tabblad Algemeen nu dezelfde stappen als bij het aanmaken van een bedrijf, zie hoofdstuk 2.1.1, alleen bij het veld Relatietype dient het selectierondje te staan bij Persoon. Tip! Het verdient aanbeveling om bij personen in de zoeknaam de achternaam en de eerste letter van de voornaam aan te geven. De zoeknaam wordt hierdoor uniek, waardoor rapportages en zoekfuncties overzichtelijker zijn Invoeren Relatie Persoonsgegevens Het tabblad Persoonsgegevens verschijnt alleen als u in het tabblad Algemeen in het veld Relatietype het selectierondje Persoon heeft aangeklikt. in

11 11 Figuur 3 - Scherm Persoonsgegevens Een aantal velden wordt standaard overgenomen vanuit het tabblad Algemeen. Daarnaast kunnen andere velden ingevuld worden. Werknemer eigen bedrijf: vink dit veld aan, als het om een werknemer van uw eigen bedrijf gaat. Let op! Indien de persoon een werknemer is van uw eigen bedrijf moet u deze optie aanvinken. Dit heeft namelijk invloed op Tijdregistratie! Binnen dit bestand vullen we later alle overige gegevens in op de stamkaart van de werknemer, zie hoofdstuk 3.1. Nu u de relatie heeft aangemaakt kunt u deze opslaan met behulp van de sneltoets CTRL+S of het icoon Opslaan in de werkbalk Koppelen bedrijf aan contactpersoon/ contactpersoon aan bedrijf Bestand Relatiebeheer Relaties Indien u bovenstaande twee paragrafen heeft gevolgd, heeft u zowel bedrijven als personen aangemaakt. Nu bestaat dus de mogelijkheid om bedrijf en persoon met elkaar te koppelen. U kunt vanuit twee kanten koppelen. U kunt zowel de koppeling maken op de relatiekaart van het bedrijf als op de relatiekaart van de persoon. In dit document zal de koppeling gemaakt worden op de relatiekaart van het bedrijf. De eerste stap is het openen van een bestaande relatiekaart. Dit gaat via bovenstaand pad. In BGI-Office kunt u eenvoudig zoeken in bestaande relaties. Na de hierboven beschreven stappen komt u in het scherm Relatie. De velden zijn geel gekleurd. Wanneer de velden geel gekleurd zijn kunt u een bestaande relatie opzoeken door één of meer velden in te vullen en op [Enter] te drukken. U kunt op alle velden zoeken die geel zijn gekleurd, dus op naam, zoeknaam, maar bijvoorbeeld ook op plaats. Indien u bij het veld Plaats Zoetermeer invoert, krijgt u alle bestaande relaties met de plaats Zoetermeer te zien. Wanneer u enkel de eerste drie letters invoert, krijgt u alle bestaande relaties beginnend met de plaats Zoe te zien. In dit geval kunnen dus zowel relaties uit Zoetermeer als uit bijvoorbeeld Zoeterwoude tevoorschijn komen. Indien u wilt zoeken op een deel van de tekst, niet met het begin

12 12 van het woord, kunt u het %-teken gebruiken. Als u bijvoorbeeld een relatie zoekt, maar niet meer weet of hij in Rotterdam of Amsterdam gevestigd is, kunt u zoeken op %dam. Alle relaties uit zowel Rotterdam als Amsterdam zullen getoond worden. In alle bestanden kunt u op deze manier zoeken. Nadat u een bestaande relatiekaart heeft geopend gaat u naar het tabblad Bedrijfsgegevens. Figuur 4 - Scherm Contactpersonen Wanneer u in de tabel Contactpersonen gaat staan en vervolgens op CTRL+T drukt wordt er een nieuwe regel in de tabel toegevoegd. In plaats van de sneltoets te gebruiken, kunt u ook links in de tabel gaan staan, zie rode de pijl in figuur 4, en op de rechtermuisknop klikken. Vervolgens klikt u op Rij toevoegen. Nu kunt u in de rij een contactpersoon toevoegen aan het bedrijf. Dit doet u door in het veld Zoeknaam de zoeknaam of een deel van de zoeknaam in te tikken en op [Enter] te drukken, of op F2 te drukken. Via de sneltoets F2 komen alle persoonsrelaties die ingevoerd zijn tevoorschijn. In plaats van F2 te gebruiken, kunt u ook in het vak Zoeknaam gaan staan en op de rechtermuisknop klikken. U kiest dan voor de optie Opvraaglijst.... U kunt nu de juiste contactpersoon selecteren en op [OK] klikken. Een aantal velden wordt automatisch overgenomen vanuit het tabblad Algemeen. De overige velden kunnen eventueel ook gevuld worden.

13 13 3 Tijdregistratie In Tijdregistratie worden de uren van de werknemers ingevoerd en geregistreerd. Hier kan een stamkaart werknemer worden aangemaakt en een weekurenstaat met onkostendeclaratie en kilometerdeclaratie voor desbetreffende werknemer. De ingevoerde gegevens kunnen gekoppeld worden aan projecten en kunnen, door de mogelijkheid om uren te verwerken, dienen als basis voor de loon- en salarisadministratie, de facturering en de (na)calculatie van de kosten op projecten. 3.1 Invoeren werknemer Stambestanden Tijdregistratie Werknemer Stamkaart werknemer Voordat u een werknemer kunt invoeren moet deze eerst als persoon aangemaakt zijn in Relatiebeheer, zie hoofdstuk Wanneer u de relatie aangemaakt heeft in Relatiebeheer, gaat u naar de stamkaart van de werknemer volgens bovenstaand pad. U komt in de gele velden terecht waarin u kunt zoeken, zie hoofdstuk Hoewel u op de relatiekaart bij de desbetreffende persoon het veld Werknemer eigen bedrijf heeft aangevinkt is de stamkaart van de werknemer nog niet aangemaakt. Het vinkje wil zeggen dat bij het aanmaken van een nieuwe werknemer de persoon, waarbij het vinkje aan staat, uit Relatiebeheer overgehaald kan worden. U dient dus eerst weer een nieuw record aan te maken met CTRL+N of op icoon Nieuw in de werkbalk te klikken Invoeren Werknemer Algemeen Op het tabblad Algemeen vult u (een deel van) de zoeknaam in van de desbetreffende werknemer in het veld Zoeknaam en druk op [Enter]. U kunt ook zoeken door op F2 te drukken in het veld Zoeknaam. Nu komen alle nog niet aangemaakte medewerkers naar voren waarbij het vinkje Werknemer eigen bedrijf aan staat in Relatiebeheer. Zoals u ziet worden de adres- en communicatiegegevens automatisch overgenomen vanuit Relatiebeheer. U kunt ook in dit tabblad aangeven of het een zzp er betreft. Figuur 5 - Scherm Werknemer Algemeen Invoeren Werknemer Dienstbetrekking Nu het tabblad Algemeen ingevuld is kunt u naar het tabblad Dienstbetrekking. Een aantal velden kunt u invullen. De belangrijkste velden of de velden die toelichting behoeven worden hieronder beschreven.

14 14 Personeelsnr.: Eigen personeel: Vakantie toek : indien u de loonadministratie aanlevert aan SCAB, dient u het veld Personeelsnr. in te vullen. Indien u geen gebruik maakt van SCAB is dit een optioneel veld. indien de uren van de werknemer worden aangeleverd aan SCAB voor de loonadministratie, moet het veld Eigen personeel aangevinkt worden. Maakt u geen gebruik van SCAB, dan is dit een optioneel veld. dit veld heeft te maken met toekennen van vakantiedagen die een medewerker kan opnemen in een jaar. Let op! Als u de uren aanlevert aan SCAB, mag het veld Variabele contracturen niet aangevinkt staan. Afdeling: Tariefgroep: Weekrooster: met behulp van F2 of rechtermuisknop Opvraaglijst... kan de juiste code aangegeven worden voor de afdeling waar de desbetreffende werknemer werkzaam is. met behulp van F2 of rechtermuisknop Opvraaglijst... kan de juiste code aangegeven worden voor de tariefgroep voor de functie waarin de desbetreffende werknemer werkzaam is. behulp van F2 of rechtermuisknop Opvraaglijst... kan de juiste code voor het weekrooster weergegeven worden, bijvoorbeeld 40, wat betekent 40-urige werkweek. BGI-Office zal in de weekurenstaten of maandstaten de ingevoerde uren controleren met het totaal aantal uren dat bij desbetreffende Weekrooster is ingevuld. Tip! Indien u een medewerker in dienst heeft die geen vast weekrooster heeft kunt u in het veld Weekrooster FLEX invullen. (Dit is een weekrooster met alle dagen op 0.00 uur.) Het aantal uren van de medewerker wordt in dit geval niet gecontroleerd. Looncode: Maandverl. invoer: met behulp van F2 of rechtermuisknop Opvraaglijst... kan de juiste code voor de loonverwerkingsperiode van de desbetreffende werknemer aangegeven worden, bijvoorbeeld 4, wat betekent maandloon. vink dit veld aan als desbetreffende medewerker een maandloner is en zijn uren op verschillende projecten c.q. werkbonnen worden geboekt, zodat zijn uren via de weekurenstaten ingevoerd kunnen worden. Figuur 6 - Scherm Dienstbetrekking Invoeren Werknemer Dekking Nadat u het tabblad Dienstbetrekking heeft ingevuld kunt u naar het tabblad Dekking. Een aantal velden wordt automatisch ingevuld, maar behoeft nog enige uitleg.

15 15 GB dekkingloon: Loonbestanddeel: Intern tarief: hier staat de dekkingsrekening voor de loonkosten. Deze komt van de stamkaart van de afdeling en is ingericht door uw consultant. dit is het interne tarief exclusief toeslagen die eventueel ingevoerd zijn op de stamkaart van de afdeling. het intern tarief is vaak bekend bij uw accountant. Indien u werkt met SCAB staat het intern tarief van de medewerker op de (papieren) stamkaart van de werknemer. Let op: Indien u het intern tarief aanpast en er nog onverwerkte urenregels zijn, worden deze bij het verwerken doorberekend met het aangepaste tarief. Figuur 7 - Scherm Dekking Invoeren Werknemer Saldo Op het tabblad Saldo kunt u in een oogopslag zien hoeveel uren een werknemer heeft opgenomen aan vakantie, A.T.V. (ArbeidsTijdVerkorting) en T.V.T. (Tijd voor Tijd). Figuur 8 - Scherm Saldo Het is mogelijk om per werknemer het aantal vakantieuren aan te passen. Het veld Huidig jaar kan ingevuld worden. Tip! U kunt het aantal vakantieuren automatisch laten vullen met het jaarrecht, via het pad Extra Tijdregistratie Toekennen jaarrecht. Het aantal ingevulde vakantieuren in de jaarrecht wordt dan overgenomen. Het Jaarrecht kan aangepast worden via het pad Instellingen Administratie-instellingen Tijdregistratie Jaarrecht. Indien de werknemer geen 40 uur werkt, worden de vakantieuren naar rato gevuld Invoeren Werknemer Persoonlijk In het tabblad Persoonlijk kunt u persoonlijke gegevens invullen en eventueel de gegevens van partner en/of kind(eren) van de desbetreffende werknemer.

16 16 Figuur 9 - Scherm Persoonlijk

17 17 4 Financieel Het bestand Financieel is een volledig en gebruikersvriendelijk pakket voor de boekhoudkundige verwerking van uw bedrijfsgegevens. U kunt iedere gewenste samenstelling van het grootboek aanmaken met behulp van de indeling in hoofdindeling, hoofdgroep, groep en kenmerk. Los daarvan kunt u kostenplaatsen inrichten. U heeft een ruime keuze aan kenmerken en instellingen voor de onderdelen van de administratie zoals debiteuren, crediteuren, vaste activa, eenheden, bedrijfslocaties, afdelingen, seizoenpatroon en valuta. Desgewenst kunt u uw eigen kenmerken en instellingen toevoegen aan de standaardinstellingen. Het is wel raadzaam om dit in overleg met uw consultant te doen. Voor de aangifte van btw zijn alle standaardinstellingen die de Belastingdienst hanteert opgenomen, terwijl uiteraard ook de verlegde btw en alle gevolgen van de Wet Ketenaansprakelijkheid zijn verwerkt. Tenslotte kunt u alle zaken rond de controle en afhandeling van inkoop- en verkoopfacturen met het programma afhandelen, van het opbouwen van een betaalbestand tot het aanmaken van een incasso-opdracht. Uiteraard neemt Financieel probleemloos de gegevens over uit de andere bestanden van BGI-Office, zoals Relatiebeheer, Tijdregistratie, Facturering en Project. 4.1 Invoeren Debiteur Stambestanden Financieel Debiteur Debiteur Voordat u een debiteur kunt invoeren moet u deze eerst als relatie aanmaken, zie hoofdstuk 2.1.Wanneer u de relatie aangemaakt heeft, kunt u naar de stamkaart van de debiteur gaan volgens bovenstaand pad. U komt weer in de gele velden terecht waarin u kunt zoeken, zie hoofdstuk De debiteur kan automatisch aangemaakt zijn. Dan kunt u via de gele velden de desbetreffende debiteur zoeken. Het is ook mogelijk dat deze functie is uitgeschakeld, zie kader Tip! op blz. 8. U moet de debiteurenkaart dan nog wel aanmaken. U dient dus eerst weer een nieuw record aan te maken met CTRL+N of door op het icoon Nieuw in de werkbalk te klikken Invoeren Debiteur Algemeen Nu u een nieuw record heeft aangemaakt kunt u eenvoudig de debiteur overhalen vanuit Relatiebeheer. Dit doet u door in het veld Zoeknaam de desbetreffende zoeknaam of een deel van de zoeknaam in te typen en vervolgens op [Enter] te drukken. U kunt ook zoeken door op F2 te drukken in het veld Zoeknaam. Alle, nog niet als debiteur bestaande relaties, worden getoond in de opvraaglijst. Kies de gewenst relatie en klik op [OK]. Zoals u ziet worden de adres- en communicatiegegevens automatisch overgenomen vanuit Relatiebeheer.

18 18 Figuur 10 - Scherm Algemeen De gegevensgroepen Contacten en Aandachtspunt kunnen eventueel worden ingevuld. Status: aan een debiteur kan een status toegekend worden die kenmerkend is voor de betreffende debiteur, bijvoorbeeld of de debiteur een goede of slechte betaler is. Het indelen van debiteuren in groepen biedt de mogelijkheid om selecties te maken Invoeren Debiteur Financieel 1 Op het tabblad Fin 1 kunnen enkele financiële gegevens vastgelegd worden.

19 19 Figuur 11 - Scherm Fin 1 Een aantal velden wordt overgenomen van het tabblad Algemeen, of zijn ingesteld in de Administratie-instellingen. De overige velden kunt u invullen, zoals o.a. kredietverzekering en klantgegevens. Let op! Het veld GB debiteuren staat standaard ingevuld en is afkomstig van de algemene financiële administratie instellingen. Indien u werkt met de standaard 4/6 cijferig dataset, ontwikkeld door BouwInfosys en SCAB zal dit 1100/ zijn. GB opbrengsten: Aanmanen: Geblokkeerd: vul hier de opbrengstenrekening in die moet gelden voor de betreffende debiteur, wanneer niet op een project wordt geboekt. dit veld staat standaard aangevinkt en geeft aan of de debiteur aangemaand mag worden. vink dit veld aan als u de debiteur niet meer wilt gebruiken, of als er niet meer op deze debiteur geboekt mag worden Invoeren Debiteur Financieel 2 Op het tabblad Fin 2 kunnen enkele additionele financiële gegevens vastgelegd worden.

20 20 Figuur 12 - Scherm Fin 2 Een aantal velden kunt u invullen, zoals onder andere de betalingstermijn die de debiteur dient te hanteren. Deze wordt overgenomen van de standaard-instellingen, maar per debiteur kan hier van afgeweken worden. Daarnaast kunt u nog extra gegevens invoeren over de debiteur, zoals bankgegevens of btw-nummer Invoeren Debiteur WKA Op het tabblad WKA kunt u de velden met betrekking tot de Wet Ketenaansprakelijkheid invullen. De velden in het gegevensveld Overige worden ook overgenomen naar Project, als de debiteur wordt ingevuld Invoeren Debiteur Facturering Op het tabblad Facturering kunt u aangeven hoe desbetreffende debiteur wordt gefactureerd. Dit is alleen van belang wanneer u met BGI-Office gaat factureren. Facturering zal besproken worden in hoofdstuk 14. Let op! U kunt op twee manieren factureren met het systeem: 1) Een handmatige factuur 2) Automatisch laten genereren door het systeem. Bij regieprojecten worden dan de kosten die u geboekt heeft doorberekend aan de klant plus een opslag/marge. Bij aangenomen projecten worden termijnen gefactureerd. Wanneer u gaat werken via de tweede manier dient u eerst de opslagen/marges te bepalen, voordat u uw debiteuren gaat aanmaken. Het is verstandig om de opslagen/marges in overleg met uw consultant in te vullen.

21 21 Figuur 13 - Scherm Facturering Op het tabblad Facturering is de btw-code overgenomen vanuit de standaardinstellingen. Deze kan worden overschreven. 4.2 Invoeren Crediteur Stambestanden Financieel Crediteur Crediteur Voordat u een crediteur kunt invoeren moet u deze eerst als relatie aanmaken, zie hoofdstuk 2.1. Wanneer u de relatie aangemaakt heeft, kunt u naar de stamkaart van de crediteur gaan volgens bovenstaand pad. U komt weer in de gele velden terecht waarin u kunt zoeken, zie hoofdstuk De crediteur kan ook automatisch aangemaakt zijn. Dan kunt u via de gele velden de desbetreffende crediteur zoeken. Het is ook mogelijk dat deze functie is uitgeschakeld, zie kader Tip! op blz. 8. U moet de crediteur dan nog wel aanmaken. U dient dus eerst weer een nieuw record aan te maken met CTRL+N of door op het icoon Nieuw werkbalk te klikken. in de Invoeren Crediteur Algemeen Als een nieuw record is aangemaakt kunt u de crediteur overhalen vanuit Relatiebeheer, door in het veld Zoeknaam de desbetreffende zoeknaam of een deel van de zoeknaam in te typen en vervolgens op [Enter] drukken. U kunt ook zoeken door op F2 te drukken in het veld Zoeknaam. Alle nog niet als crediteur bestaande relaties vanuit Relatiebeheer worden getoond in de opvraaglijst. Kies de gewenste relatie en klik op [OK]. Zoals u ziet worden de adres- en communicatiegegevens automatisch overgenomen vanuit Relatiebeheer.

22 22 Figuur 14 - Scherm Algemeen De gegevensgroepen Contacten en Aandachtspunt kunnen eventueel worden ingevuld. Status: aan een crediteur kan een status toegekend worden die kenmerkend is voor de betreffende crediteur, bijvoorbeeld of met een crediteur al lang zaken worden gedaan en er geen offerte aangevraagd hoeft te worden, of dat het een nieuwe crediteur is waarmee nog niet eerder zaken zijn gedaan. Het indelen van crediteuren in groepen biedt de mogelijkheid om selecties te maken Invoeren Crediteur Financieel 1 Op het tabblad Financieel 1 kunt u enkele financiële gegevens kwijt.

23 23 Figuur 15 - Scherm Financieel 1 Een aantal velden wordt overgenomen van het tabblad Algemeen of zijn ingesteld in de Administratie-instellingen. De overige velden kunt u invullen, zoals o.a. naam van de bank en bankrekening. Let op! Het veld GB crediteuren staat standaard ingevuld en is afkomstig van de algemene financiële administratie instellingen. Indien u werkt met de standaard 4/6 cijferig dataset, ontwikkeld door BouwInfosys en SCAB zal dit 1300/ zijn. Let op! Vink het veld Automatisch betalen uit, als de crediteur automatisch van uw bankrekening incasseert (bijvoorbeeld KPN). De openstaande posten van deze crediteur worden dan niet meegenomen bij het aanmaken van een betaalbestand voor de bank Invoeren Crediteur Financieel 2 Op het tabblad Financieel 2 kunt u enkele financiële gegevens kwijt, zoals o.a. betalingsconditie en betalingstermijn. Let op! De naam van de factormaatschappij moet ingevoerd zijn als relatie in Relatiebeheer.

24 24 Figuur 16 - Scherm Financieel Invoeren Crediteur WKA Op het tabblad WKA kunnen gegevens van de crediteur m.b.t. de Wet Ketenaansprakelijkheid worden ingevuld. Figuur 17 - Scherm WKA De belangrijkste velden of de velden die toelichting behoeven worden hieronder beschreven. De overige velden kunnen ook gevuld worden.

25 25 Bankrekeningnummer: Referentie: %G-rekening: %Loonsom: hier wordt het rekeningnummer ingevuld van de G-rekening. hier wordt het kenmerk of gegeven ingevuld, waaraan de bank, bedrijfsvereniging en fiscus het WKA-contract met de crediteur kunnen herkennen. hier wordt het percentage van de aanneemsom ingevuld dat gestort moet worden op de G-rekening. het gedeelte van de loonkosten dat valt onder de Coördinatiewet Sociale Verzekering is het gedeelte waarover de premies voor de sociale verzekeringen worden berekend. Let op! Een onderaannemer heeft het liefst een zo laag mogelijk bedrag op zijn G- rekening. Echter in het geval van faillissement bent u verantwoordelijk voor de schulden wanneer u een te laag bedrag op de G-rekening heeft gestort.

26 26 5 Project In het bestand Project kunnen projecten worden aangemaakt en kan de voortgang gevolgd worden. Bij de invoer van een project kunt u alle gewenste gegevens aan het project koppelen. Bij aangenomen projecten kan een werkbegroting van het project worden gemaakt, bijvoorbeeld door een calculatie te importeren vanuit Calculatie. Dit zal niet in dit document besproken worden, aangezien deze niet hoort tot de basis-implementatie. Voor de aangemaakte projecten kunt u een werkbon aanmaken (voor een project dat onder regie wordt uitgevoerd) of een projectbon (voor een project dat als aangenomen werk wordt uitgevoerd). Met het bestand Materieel kunt u het gebruikte materieel koppelen aan de werkbon of de projectbon. Ook dit zal niet in dit document besproken worden, aangezien deze ook niet hoort tot de basis-implementatie. In Project wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten projecten. Deze twee soorten projecten zijn Aangenomen werk en Regiewerk. Hieronder zal kort het verschil besproken worden alsmede het verschil in werkwijze. Aangenomen werk Onder aangenomen werk wordt verstaan het verrichten van werkzaamheden tegen een vastgesteld bedrag ofwel aanneemsom, zoals is vastgesteld door de verkopende partij en vervolgens overeengekomen met de kopende partij. De uren en materialen die de aannemer zal gebruiken zijn inbegrepen in deze prijs. De prijs zal vast zijn, ongeacht het aantal uren en materialen die uiteindelijk gebruikt zijn. Bij aangenomen werk wordt in veel gevallen van tevoren een calculatie, ofwel werkbegroting gemaakt door de verkopende partij. De calculatie/werkbegroting wordt in de Bouw-, Gww- en Installatiebranche veelal gemaakt met behulp van bewakingscodes. In de financiële administratie en projectadministratie worden vervolgens de ingekochte materialen, gemaakte uren, etc. ook geboekt op deze bewakingscodes, zodat nacalculatie plaats kan vinden op basis van het gecalculeerde ten opzichte van de daadwerkelijk geboekte kosten. Dit is ook de reden dat er bij het boeken van een inkoopfactuur in het Inkoopboek (zie hoofdstuk 8) altijd gevraagd wordt om een bewakingscode. In BGI- Office maken we gebruik van de bewakingscodes die in figuur 18 staan vermeld. Als u andere bewakingscode wenst te gebruiken, kunt u dit met uw consultant bespreken. Rubriek Bewakingscode Grootboekrekening Materialen / Arbeid / Materieel / Onderaannemers / Overige kosten / Figuur 18 - Scherm Bewakingscode De facturering bij aangenomen werk vindt plaats aan de hand van een termijnschema. Wanneer aan een bepaald percentage of aantal punten is voldaan zal de verkopende partij een termijnfactuur sturen.

27 27 Regiewerk Bij regiewerk worden de aan het werk bestede uren en materialen door de verkopende partij in rekening gebracht tegen het geldende tarief. De prijs is dus variabel en hangt af van het aantal uren dat besteed is en het materiaal dat gebruikt is. Bij regiewerk wordt meestal geen werkbegroting voorafgaand aan het project gemaakt, daarom zijn bewakingscodes niet van belang. Bij een regiewerk wordt in veel gevallen een werkbon gemaakt waar de bestede uren en gebruikte materialen op komen te staan. Deze worden vervolgens tegen kostprijs plus een opslag, of vast tarief per eenheid doorgefactureerd naar de klant. BGI-Office werkt dan ook met werkbonnen. U kunt meerdere werkbonnen onder een project hangen. Wanneer u bijvoorbeeld een langlopend traject heeft en wekelijks wilt factureren maakt u voor elke week een werkbon. Standaard wordt in BGI-Office bij een regieproject één werkbon aangemaakt. In de volgende paragrafen zal het aanmaken van een project aan de orde komen, evenals het gebruik van de werkbon. 5.1 Aanmaken project Bestand Projecten Project Na het volgen van bovenstaand pad komt u in het geel gekleurde scherm terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande projecten opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuw project aanmaken. Na op de sneltoets CTRL+N te drukken of het icoon Nieuw nieuw project invoeren. in de werkbalk aan te klikken kunt u een Invoeren Project Algemeen U kunt beginnen met het invullen van het tabblad Algemeen. Hierop zijn alle algemene gegevens verzameld, zoals bijvoorbeeld de omschrijving, de gegevens van de opdrachtgever, type, status, data e.d. Figuur 19 - Scherm Project Algemeen De volgende velden kunnen ingevuld worden: Projectcode: vul hier de code van het project in. Dit kan zowel numeriek als alfanumeriek. Tevens kan de nummering zowel handmatig als automatisch gegenereerd worden. Indien u deze automatisch wil laten genereren doet u dit via Instellingen Pakket instellingen Project.

28 28 Tip! Het verdient aanbeveling de projectcode te laten beginnen met de laatste cijfers van het jaartal. Zo heeft het eerste aangemaakte project in 2011 bijvoorbeeld de code Op deze manier kunt u overzichtelijk in de rapportages zien wat overlopende projecten zijn. Omschrijving: Type: vul hier de omschrijving van het project in. vul hier het projecttype in. Standaard zijn er twee types, nl. Aangenomen werk en Regiewerk. Let op! Indien u gaat werken met facturering via BGI-Office is het van groot belang dat u het juiste type selecteert. Aangenomen werk maakt gebruik van een termijnschema, Regiewerk van een te factureren werkbon. Wanneer u het project heeft opgeslagen kunt u dit niet meer veranderen. U kunt dan enkel het project verwijderen, als er nog niets op geboekt is. Indien u reeds geboekt heeft en verwerkt kunt u enkel nog een deel/hoofdproject van een ander type hier aankoppelen. Soort: Rayon: Status: vul hier het soort project in. Standaard zijn er twee soorten, nl. Balans en Resultaat. Afhankelijk van de inrichting is het ook mogelijk dat er maar één soort beschikbaar is. vul hier in, in welk rayon dit project uitgevoerd wordt. vul hier de status van het project in, bijvoorbeeld Offerte, of In uitvoering. De statussen Nieuw tot en met In uitvoering kunt u handmatig wijzigen. Indien u het termijnschema of alle werkbonnen volledig heeft gefactureerd, zal de status automatisch verschuiven naar Volledig gefactureerd. Wilt u vervolgens toch nog factureren dan dient u eerst de status weer op In uitvoering te zetten. Nadat u het project handmatig op Financieel gereed heeft gezet kan er op het project niet meer geboekt worden. Wilt u vervolgens toch nog boeken op het project, dient u de status weer terug te zetten. Een keer per periode, bijvoorbeeld per maand of jaar, kunt u vervolgens de projecten financieel afsluiten, zie hoofdstuk Alle projecten die u afsluit worden automatisch op Financieel afgesloten gezet. Deze projecten zullen verdwijnen uit uw actieve projectlijst. Discipline: vul hier de discipline van het project in, bijvoorbeeld Nieuw bouw. Indien u meerdere soorten werk uitvoert, bijvoorbeeld nieuwbouw en verbouw, kan het zijn dat u in uw financiële rapportage deze soorten werk gesplitst wilt zien. Hieronder zal een voorbeeld gegeven worden en vervolgens de voordelen en nadelen besproken. 1 Discipline 2 Disciplines (nieuwbouw & verbouw) 4100 materiaalkosten projecten 4110 materiaalkosten nieuwbouw 4200 arbeidskosten projecten 8000 opbrengsten projecten = brutomarge projecten 4210 arbeidskosten nieuwbouw 8010 opbrengsten nieuwbouw = brutomarge nieuwbouw 4120 materiaalkosten verbouw 4220 arbeidskosten verbouw 8020 opbrengsten verbouw = brutomarge verbouw

29 29 Het gebruik van meerdere disciplines brengt een groot voordeel maar ook enkele nadelen met zich mee: Voordeel: - Een uitgesplitst overzicht met meer informatie. Nadelen: - Meer rekeningnummers die u moet gebruiken. - Bij het aanmaken van een project moet u aangeven welke discipline u wilt gebruiken. Dit kan hierna niet meer veranderd worden. - U kunt disciplines onbeperkt aanmaken, maar als er eenmaal op is geboekt kunt u ze nooit meer verwijderen. Uw consultant zal tijdens de implementatie in overleg met u mogelijk enkele disciplines aanmaken. Indien u later enkele disciplines wil toevoegen, neem dan contact op met uw consultant! Hoofdproject: Naam: Externe oms : Einddatum gar.: binnen de projecten kan een hiërarchie aangebracht worden. Dat betekent dat u subprojecten kunt aanmaken. Wanneer uw huidige project een subproject is, vul dan hier de code van het hoofdproject in. vul hier de naam van de opdrachtgever in. Deze moet wel aangemaakt zijn in Relatiebeheer, zie hoofdstuk 2.1. De overige velden worden dan automatisch ingevuld. Indien de opdrachtgever tevens bekend is als debiteur (zie hoofdstuk 4.1) zal hij ook op het tabblad Factuur worden ingevuld in de gegevensgroep Debiteur. vul hier de externe omschrijving van het project in, ofwel de omschrijving die u in de correspondentie naar de opdrachtgever wilt hanteren. Dit veld wordt automatisch gevuld met de inhoud van het veld Omschrijving, maar kan overschreven worden. als er voor het project een garantie-einddatum is afgesproken, vul die hier dan in Invoeren Project Naw Op het tabblad Naw kunnen de naam-, adres-, en woonplaatsgegevens ingevuld worden. Het projectadres en sleuteladres worden automatisch overgenomen vanuit het tabblad Algemeen. Indien het projectadres en/of het sleuteladres anders is dan het adres van de opdrachtgever kan dat hier aangepast worden. Figuur 20 - Scherm Naw

30 30 Tip! De velden links bij Naam en Contact persoon komen uit Relatiebeheer. Wilt u een naam of contactpersoon invoeren die niet in Relatiebeheer is ingevuld, vul dan het veld rechts in. Niet iedere organisatie wil namelijk de naam van de contactpersoon in Relatiebeheer invoeren Invoeren Project Factuur Het tabblad Factuur bevat naast de debiteur een factuuradres en enige specifieke factureringsgegevens. Figuur 21 - Scherm Factuur De volgende velden kunnen ingevuld worden: Naam: Autom. incasso: Betalingsconditie: Valuta: BTW: indien de opdrachtgever die u in het tabblad Algemeen heeft geselecteerd ook bekend is als debiteur, is deze standaard gevuld. Anders dient u deze eerst als debiteur aan te maken, zie hoofdstuk 4.1. Indien de debiteur iemand anders is als de opdrachtgever, kunt u deze overschrijven. hiermee kan aangegeven worden of voor dit project een machtiging is verleend om automatisch te incasseren. Deze instelling wordt automatisch overgenomen vanuit de stamkaart debiteur, zie hoofdstuk 4.1.2, maar mag overschreven worden. de code van de betalingsconditie, zoals die is ingevuld op de stamkaart debiteur, zie hoofdstuk 4.1.4, zal worden overgenomen en kan niet worden gewijzigd. vul hier de muntsoort in waarin u wilt factureren. Deze wordt automatisch overgenomen van de stamkaart debiteur, zie hoofdstuk 4.1.3, maar kan worden overschreven. vul hier de code van het btw-percentage in waarmee gefactureerd wordt. Deze wordt automatisch overgenomen van de stamkaart debiteur, zie hoofdstuk 4.1.4, maar kan worden overschreven Invoeren overige tabbladen Het tabblad Fin. bevat velden die u optioneel kunt invoeren ten behoeve van de informatievoorziening, zoals de aanneemsom of geprognosticeerd eindresultaat.

31 31 Op het tabblad Opslag kunt u de opslagen en marges voor dit project wijzigen. Deze worden overgenomen van de stamkaart debiteuren. Marge is pas belangrijk wanneer u gaat werken met facturering in BGI-Office (zie hoofdstuk 14). Het tabblad Werkbon (alleen bij regieprojecten) zal in hoofdstuk 5.2. besproken worden. Het tabblad Termijn (alleen bij aangenomen projecten) zal in hoofdstuk 14 Facturering besproken worden. Op het tabblad Tekst kunt een kop- en voettekst invoeren en de factuurtekst voor het desbetreffende project. 5.2 De werkbon Bestand Projecten Project Tabblad Werkbon of, Bestand Projecten Werkbon Nadat u een regieproject heeft aangemaakt (zie hoofdstuk5.1) kunt u via één van de bovenstaande paden de werkbon openen. Bij de eerste mogelijkheid doet u dit door het tabblad Werkbon te openen en vervolgens in de tabel een rij te selecteren en op [Openen] klikken, zie rode pijl in figuur 22. Figuur 22 - Scherm tabblad Werkbon Bij de tweede mogelijkheid voert u in het gele veld Projectcode de desbetreffende projectcode in en druk daarna op [Enter]. Indien er één werkbon voor desbetreffende project is aangemaakt, wordt deze geopend. Wanneer er meerdere werkbonnen voor desbetreffende project zijn aangemaakt, komt u in het tabblad Lijst terecht en kunt u de juiste werkbon selecteren. Daarna gaat u naar het tabblad Algemeen om de werkbon te openen. Een nieuwe werkbon kunt u aanmaken door te klikken op het icoon Nieuw in de werkbalk, of de sneltoets CTRL+N te gebruiken, zodat de velden wit worden. Vervolgens kunt u de projectcode aangeven. Figuur 23 Werkbon

32 Invoeren Werkbon Algemeen Standaard wordt de projectomschrijving overgenomen in de werkbon-omschrijving. Deze omschrijving komt op de factuur te staan als u werkt met facturering van BGI-Office, zie hoofdstuk 14. Deze kan overschreven worden. Een aantal velden wordt automatisch overgenomen uit het tabblad Algemeen van Project, zie hoofdstuk U kunt hier o.a. de prioriteit, datum uitvoering, en uitvoeringsstatus invullen. Werkbonnummer: Debiteur / Naam: Status: Werkbon te factureren: Prioriteit: dit wordt automatisch ingevuld als u een projectcode heeft ingevuld. de debiteur wordt overgenomen van de projectkaart, maar kan overschreven worden. de status is vergelijkbaar met de status van het project (zie hoofdstuk 5.1.1). vink dit veld aan als u met BGI-Office factureert. vul hier de prioriteit van de werkbon in. Tip! Indien u veel kleine klussen bij verschillende debiteuren uitvoert, kunt u per jaar een regieproject aanmaken met als omschrijving diverse klussen. Vervolgens kunt u werkbonnen aanmaken voor de diverse kleine klussen. Zo blijft uw projectlijst redelijk compact! Marge: de velden in de gegevensgroep Marge worden standaard overgenomen vanaf de projectkaart, maar kunnen overschreven worden Invoeren Werkbon Naw Op het tabblad Naw vindt u de gegevens van het projectadres en het sleuteladres. Deze worden automatisch overgenomen van de projectkaart, maar kunnen overschreven worden. Figuur 24 - Scherm Naw Invoeren Werkbon Overige tabbladen Op het tabblad Factuuradres kunt u de btw-code nog aanpassen, indien deze anders is dan de btw-code van het project, die weer overgenomen is van de stamkaart van de debiteur.

33 33 Op het tabblad CKR kunnen kosten geboekt worden op de werkbon. Wanneer u op CKR boekt worden deze kosten uit de voorraad gehaald. Het boeken op CKR zal in hoofdstuk 14 Facturering nog uitvoerig besproken worden. 5.3 Uitprinten van een werkbon voor de werknemers U heeft de mogelijkheid een werkbon uit te draaien voor uw medewerkers met een werkinstructie (tabblad Teksten ), urenplanning (tabblad Werknemers ) en te gebruiken materialen (tabblad MAMOK ). Werkinstructie Op het tabblad Teksten kunt u de werkinstructie of storingstekst voor de monteur vermelden. Ook kunt u hier een koptekst en/of voettekst plaatsen. Werknemers Op het tabblad Werknemers kunt u een planning maken voor de werknemers. Deze worden op de werkbon gezet die u mee kunt geven met de werknemers. Er worden echter geen kosten of opbrengsten geboekt. Het is dus puur ter informatie voor u en uw werknemers. Mamok Op het tabblad MAMOK (Materiaal, Arbeid, Materieel, Onderaannemer, (overige) Kosten) kunt u de te gebruiken materialen, materieelstukken etc. opgeven. Deze worden op de werkbon gezet die u mee kunt geven met de werknemers. Er worden echter geen kosten of opbrengsten geboekt. Het is dus puur ter informatie voor u en uw werknemers. De werkbon kunt u vervolgens uitdraaien door op de printer te drukken in de werkbalk en vervolgens Werkbon (Mamok) te selecteren.

34 34 Figuur 25 - Scherm "Werkbon MAMOK" 5.4 Afsluiten projecten Als u geen kosten en/of opbrengsten meer verwacht op het project, kan het project afgesloten worden. Dit kan periodiek gebeuren. Het afsluiten van het project wordt in twee stappen afgerond. Eerst moet de status van het project worden gewijzigd naar Financieel gereed, vervolgens kan het project daadwerkelijk financieel worden afgesloten Wijzigen status project Bestand Projecten Project Na het volgen van bovenstaand pad verschijnt het projectscherm met gele invoervelden. Door op het gele veld Projectcode te gaan staan en de projectcode in te voeren en op [Enter] te drukken komt het desbetreffende project tevoorschijn. Vervolgens vult u in het veld Status, Financieel gereed. Nu is het project klaar om afgesloten te worden. Er kunnen geen kosten of opbrengsten meer geboekt worden op dit project. Mochten er na deze statuswijziging nog nagekomen kosten of opbrengsten op dit project geboekt moeten worden, dan kan de status nog wel handmatig teruggezet worden naar bijvoorbeeld In uitvoering. Nadat een project financieel is afgesloten kunnen er geen kosten of opbrengsten meer geboekt worden! Let op! De statuswijziging naar Financieel gereed is alleen mogelijk onder de volgende voorwaarde: Aangenomen werk: alle termijnen op het tabblad termijn van de projectkaart zijn gefactureerd (als er geen termijnen zijn vastgelegd, kan de status direct gewijzigd worden). Regiewerken: alle werkbonnen zijn gefactureerd. Indien de verkoopfacturen via Facturering aangemaakt worden, zal het systeem de status van een gefactureerde werkbon automatisch wijzigen naar Volledig gefactureerd. Indien de verkoopfacturen niet in BGI-Office worden gemaakt en ze dus worden ingeboekt via het verkoopboek, dient de status van de werkbon handmatig te worden gewijzigd van In uitvoering naar Uitgevoerd en vervolgens van Uitgevoerd naar Volledig gefactureerd. U kunt nu het project opslaan. Het systeem zal een melding geven. Klik op [Ja]. Nadat alle termijnen zijn gefactureerd en de status van de werkbonnen op volledig gefactureerd staat, kan de status van het project gewijzigd worden naar de status Financieel gereed.

35 Afsluiting project Extra Projecten Afsluiten projecten U kunt het project daadwerkelijk gaan afsluiten. Het volgende scherm verschijnt. Figuur 26 - Scherm Afsluiten projecten Het veld Afsluitdatum kunt u eventueel aanpassen. Vervolgens selecteert u het project dat afgesloten dient te worden door op de regel van desbetreffende project te klikken. Om meerdere projecten tegelijk te selecteren, kunt u de CTRL-toets ingedrukt houden terwijl u de desbetreffende projecten aanklikt. Na het maken van de selectie klikt u vervolgens op [Ok]. Het systeem zal nogmaals om een bevestiging vragen. Klik op [Ja], zodat het systeem kan beginnen met afsluiten. De voortgangsmeter links onder in het scherm zal vol gaan lopen tot 100%. Hiermee is het project afgesloten. Indien de projecten van de soort Balans zijn, wordt tevens een boeking gemaakt van Balans naar Resultaat. Deze boeking is geboekt in het dagboek MW (Memoriaal Afsluiten Werken) en wordt automatisch verwerkt. De desbetreffende projecten hebben nu als soort Resultaat gekregen. Indien de projecten van de soort Resultaat zijn, wordt er geen boeking gemaakt. Let op! Menu-opties onder Extra zijn afhankelijk van het actieve scherm. Als u de gewenste optie niet vindt, kunt u eerst de actieve schermen afsluiten.

36 36 6 Beginstanden In dit hoofdstuk wordt besproken hoe de beginstanden ingevuld moeten worden, voor zowel crediteuren, debiteuren, grootboekrekeningen als projecten. Voordat u hiermee begint is het verstandig om eerst een kopie van uw database te maken. 6.1 Kopie database Voordat u begint met het afsluiten van het boekjaar, is het raadzaam om een back-up te maken. Om een kopie van de database te kunnen maken, dient eerst BGI-Office afgesloten te worden. Via Windows Verkenner kunt u naar de map gaan waar de BGI- Office software is geïnstalleerd. Normaal gesproken staan de bestanden bedrijf11.db en bedrijf11.log in de hoofdmap BouwOffice, submap Database. Dit kan afwijken. U kunt een nieuwe map aanmaken en vervolgens de twee bestanden kopiëren en in de nieuwe map opslaan. Deze kopie kan alleen gemaakt worden als er niemand is ingelogd. Verder moet de databaseservice gestopt zijn op de server. Als er op het bureaublad van de server een snelkoppeling STOP-Sybase-service is aangemaakt, kunt u daar gebruik van maken. Als dat niet het geval is, kunt u Sybase Central opstarten door via de Windows Verkenner te bladeren naar de directory C:\Sybase\Bin32 en daar te dubbelklikken op het bestandje scjview.exe. hier opent u het onderdeel SQL Anywhere 11. Geef hier een dubbelklik en selecteer vervolgens het tabblad Services. Hier zult u de service terugvinden. Veelal wordt deze aangemaakt met de naam XOFFICE SQLANY11. Geef een rechter muisklik op de service en klik op Stop om de service te stoppen. Het icoontje zal van groen naar rood gaan en de status van Running naar Stopped. Tip! Om te kijken of er niemand is ingelogd in BGI-Office, kunt u als controlemiddel de datum en tijdstip van de bestanden gebruiken. Als deze van beide bestanden exact gelijk zijn, betekent dit dat de bestanden niet in gebruik zijn en dus gekopieerd kunnen worden. Na het maken van de back-up dient u de service weer te starten door middel van de snelkoppeling Start Sybase-service of door met de rechtermuisknop op de service te klikken, gevolgd door Start. Nu heeft u een back-up. 6.2 Beginstanden crediteuren Extra Financieel Speciaal Openingsbalans Crediteuren Om de beginstanden crediteuren in te kunnen voeren is het makkelijk om eerst de openstaande crediteurenposten uit te draaien vanuit uw oude softwarepakket. Nadat u deze heeft uitgedraaid kunt u via bovenstaand pad de beginstanden invoeren.

37 37 Figuur 27 - Scherm Openingsbalans Crediteuren De velden zijn geel gekleurd. In het gele veld Zoeknaam kunt u de desbetreffende crediteur invoeren. Deze crediteur moet al aangemaakt zijn, zie hoofdstuk 4.2. Een aantal velden wordt automatisch ingevuld. De overige velden kunnen worden ingevuld. Code: deze code is automatisch ingevuld en bestaat uit 1300 of Crediteuren, indien u werkt met de standaard dataset van BouwInfosys. In de tabel kunt u een nieuwe regel toevoegen met CTRL+T en de openstaande velden invullen. Factuurnummer: Omschrijving: Lev. Factnr.: Datum: Bedrag incl. BTW: vul hier het factuurnummer in. Dit moet een uniek nummer zijn. Het is voor intern gebruik. dit veld wordt automatisch ingevuld als de overige velden ingevuld zijn. vul hier het factuurnummer van de leverancier in. vul hier de datum van de factuur in. vul hier het bedrag inclusief btw in, dat nog openstaat. 6.3 Beginstanden debiteuren Extra Financieel Speciaal Openingsbalans Debiteuren Net als bij de crediteuren is het makkelijk om eerst de openstaande debiteuren- posten uit te draaien vanuit uw oude softwarepakket. Nadat u deze heeft uitgedraaid kunt u via bovenstaand pad de beginstanden invoeren.

38 38 Figuur 28 - Scherm Openingsbalans Debiteuren De velden zijn geel gekleurd. In het gele veld "Zoeknaam" kunt u de desbetreffende debiteur invoeren. Deze debiteur dient al aangemaakt te zijn, zie hoofdstuk 4.1. Een aantal velden wordt automatisch ingevuld. De overige velden kunnen worden ingevuld. Code: deze code is automatisch ingevuld en bestaat uit 1100 of Debiteuren, indien u werkt met de standaard dataset van BouwInfosys. In de tabel kunt u een nieuwe regel toevoegen met CTRL+T en de openstaande velden invullen. Factuurnummer: Omschrijving: Datum: Bedrag incl. BTW: vul hier het factuurnummer in. Dit moet een uniek nummer zijn. dit veld wordt automatisch gevuld als de overige velden ingevuld zijn. vul hier de datum van de factuur in. vul hier het bedrag inclusief btw in, dat nog openstaat. 6.4 Beginbalans grootboekrekeningen Extra Financieel Speciaal Openingsbalans Grootboeken Op de beginbalans komen de (balans)rekeningen op 1 januari van het desbetreffende jaar, ongeacht op welke datum wordt gestart met BGI-Office. Er wordt rechtstreeks op de stamkaart grootboekrekening een saldo ingevoerd. Indien er niet op 1 januari wordt gestart, wordt het mutatiesaldo van de periode januari tot opstartdatum door middel van een journaalpost in een apart dagboek ( Memoriaalboek ) ingevoerd. Let op! Grootboekrekeningen die zijn opgenomen in de subadministraties Debiteuren of Crediteuren kunt u alleen wijzigen via Openingsbalans Debiteuren of Openingsbalans Crediteuren. De overige grootboekrekeningen die aan een subadministratie zijn gekoppeld, kunnen niet via bovenstaand pad worden ingevuld. Deze dienen zoals beginstanden van projecten (zie hoofdstuk 6.5) middels een memoriaalboeking op grootboek en subadministratie geboekt worden.

39 39 U komt in het scherm Openingsbalans, waarin alle reeds aangemaakte grootboekrekeningen worden opgenomen. Het volgende veld kan ingevuld worden: Bedrag: voer het saldo van de grootboekrekening in, met een min-teken als het een creditsaldo betreft. Tip! Indien het bedrag verkeerd is ingevuld, kan middels rechter muisknop Clear debetbedrag of Clear creditbedrag het bedrag verwijderd worden. 6.5 Beginstanden projecten Bestand Financieel Boeken Memoriaal Na het volgen van bovenstaand pad komt u in het geel gekleurde scherm terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande memoriaalboekingen opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuwe boeking aanmaken. Na op de sneltoets CTRL+N te drukken of door op het icoon Nieuw kunt u een nieuwe boeking invoeren. De volgende velden kunnen ingevuld worden. in de werkbalk te klikken Dagboek: vul hier het dagboek BP (Beginstanden projecten) in. Omschrijving: vul hier de omschrijving in, bijv. het projectnummer of omschrijving, zodat de boeking makkelijk kan worden teruggevonden. Datum/Periode: vul hier, ongeacht wanneer u start met het softwarepakket BGI- Office, 31 december van het vorig jaar. Er kan nu een regel aangemaakt worden in de tabel door op CTRL+T te drukken. De velden in de tabel kunnen ingevuld worden. GB: Bedrag: Project: Bewaking: Werkbon: vul hier de grootboekrekening in waarop het project geboekt mag worden. vul het bedrag in. vul hier het betreffende project in. als het om Aangenomen werk gaat, vul hier dan de bewakingscode in. als het om Regiewerk gaat, geef hier dan de werkbon op. Bij een regieproject is de desbetreffende werkbon altijd 1, tenzij u meerdere werkbonnen onder een regieproject heeft hangen (zie hoofdstuk 5.2). Als alle regels van de kosten en opbrengsten van het project zijn ingevoerd, zal de regel die u toevoegt het saldo hebben van het resultaat. Zo kunt u controleren of u de boeking correct is ingevoerd. Op deze regel vult u de grootboekrekening in van de beginstand projecten (3099/390000). De boeking kan nu opgeslagen worden. U kunt eventueel het volgende project invoeren. Hieronder zal een voorbeeld van de totale kosten en opbrengsten t/m 31 december van een project toegelicht worden. Materiaalkosten 500,00 Loonkosten 1.000,00 Onderaanneming 750,00 Totaal kosten 2.250,00

40 40 Opbrengsten 2.750,00 Totaal opbrengsten 2.750,00 Resultaat (Winst/verlies) 500,00 Bovenstaand voorbeeld wordt als volgt ingeboekt in het memoriaalboek, zie figuur 29. GB Omschrijving grootboek Project Bewaking Bedrag 4100 Materiaalkosten , Loonkosten , Onderaanneming , Opbrengsten , Beginstand projecten 500,00 Figuur 29 - Scherm Beginstanden projecten 6.6 Beginstanden projecten controleren Bestand Financieel Boeken Boekingsoverzichten Memoriaalboek Wanneer de beginstanden projecten geboekt zijn kunt u deze printen ter controle. Dit doet u via bovenstaand pad. Voor een zo duidelijk mogelijk overzicht, kies in de gegevensgroep Dagboek in het veld Van en T/m voor BP (Beginstanden projecten). In de gegevensgroep Status kiest u voor Onverwerkt, of geef in het laatste scherm aan welke boekstukken er moeten worden afgedrukt. 6.7 Corrigeren beginstanden projecten Bestand Financieel Boeken Memoriaal Na het printen van het memoriaalboek kunt u, indien nodig, de beginstanden projecten corrigeren. Dit doet u door weer naar het Memoriaalboek te gaan via bovenstaand pad. Vervolgens vult u in het gele veld Dagboek, BP (Beginstanden projecten) in. Nu kunt u de desbetreffende boeking opvragen. De boeking kan aangepast worden in de regels. Als de Beginstanden projecten gecorrigeerd is kunt u hem vervolgens weer opslaan. 6.8 Beginstanden projecten verwerken Bestand Financieel Boeken Boekstuk verwerken Als de beginstanden zijn ingevoerd en gecontroleerd, kan het dagboek BP verwerkt worden. Via bovenstaand pad, kunt u het onderstaand scherm openen.

41 41 Figuur 30 - Scherm Boekstuk verwerken Veiligheidshalve adviseren wij om dagboek voor dagboek te verwerken. Klik op de knop naast het veld Van, om een dagboek te selecteren. Herhaal dit voor het veld T/m, om hetzelfde dagboek te selecteren. In dit geval selecteert u van Beginstanden projecten (BP) tot en met Beginstanden projecten (BP). Wanneer er niets is ingevuld, worden alle dagboeken in één keer verwerkt. (Inkoopboek, Verkoopboek, Bankboek, Memoriaalboek) Let op! Standaard worden alleen de boekingen verwerkt van de gebruiker die ingelogd is. Dit ziet u staan in de gegevensgroep Gebruiker. Wanneer alle boekingen van alle medewerkers moeten worden verwerkt, maak dan de velden Van en T/m leeg d.m.v. [Delete].

42 42 7 Weekurenstaten De Weekurenstaat is het invoerformulier voor de urenverantwoording van de werknemer. Op dit formulier wordt de urenbesteding per week van een werknemer gekoppeld aan de werknemersgegevens. Tevens worden de gegevens van een project of kostenplaats waarvoor de uren besteed zijn aangegeven. 7.1 Invoeren weekurenstaat Bestand Tijdregistratie Uren weekloners Om een weekurenstaat van een werknemer in te kunnen voeren dient eerst de stamkaart van de werknemer aangemaakt te zijn (zie hoofdstuk 3.1). Als de werknemer aangemaakt is kunt u via bovenstaand pad naar de Weekurenstaat gaan. U komt nu in het geel gekleurde scherm terecht, waarin u reeds bestaande weekurenstaten kunt opzoeken. In dit geval willen we een nieuwe weekurenstaat aanmaken, dus dient u eerst weer een nieuw record aan te maken met CTRL+N of icoon Nieuw in de werkbalk. In dit scherm worden alle uren verantwoord en verdeeld over projecten of andere kostenplaatsen of geboekt als niet-gewerkte uren, zoals ziekte, vakantie of overige vrije dagen. De Weekurenstaat moet aangemaakt en ingevuld worden voor alle werknemers. Let op! De uren van maandloners kunnen op twee manieren ingevuld worden, namelijk: Wanneer het veld Maandverloning invoer via weekurenstaat aangevinkt is op de stamkaart van de werknemer (zie hoofdstuk 3.1), kunnen de uren via Bestand Tijdregistratie Uren weekloners ingevoerd worden. Voor deze optie wordt gekozen als de uren van de maandloner op verschillende projecten c.q. werkbonnen worden geboekt. Er is een aparte weekurenstaat voor maandloners, namelijk Bestand Tijdregistratie Uren maandloners. De belangrijkste velden of velden die toelichting behoeven, worden hieronder beschreven. Werknemer: Weeknr: Definitief: vul hier de naam van de desbetreffende werknemer in. vul in dit veld de week waarop de urenstaat of declaratie betrekking heeft. het veld Definitief is om aan te geven dat de weekurenstaat verwerkt kan worden in de project- en loonadministratie. De invulling van de weekurenstaat vindt voornamelijk in het onderste deel, de tabel, plaats. Voor iedere dag kunt u handmatig een nieuwe regel aanmaken (CTRL+T). Nadat de eerste regel is ingevuld, kunt u op [Weekrooster] klikken, zodat er automatisch regels op dagniveau aangemaakt worden. Indien nodig kunnen de uren aangepast worden. Let op! U kunt [Weekrooster] alleen gebruiken als de desbetreffende werknemer een vast aantal contracturen heeft. Dus voor een FLEX-medewerker werkt deze knop niet. In de gegevensgroep Omschrijving worden de volgende gegevens weergegeven die op de geselecteerde regel zijn ingevoerd: Project/Kostenplaats/Materieel, Werkbon, Bewakingscode, Vorstcode, Werksoort, Uursoort, Inhouding/Bijbetaling.

43 43 In de gegevensgroep Dagen loonadministratie worden de dagsoorten weergegeven die aan de uren zijn gekoppeld. Figuur 31 - Scherm Weekurenstaat De volgende velden worden toegelicht: Type: Code: Subcode: Werksoort: hier kiest u in welke subadministratie u de uren wilt boeken, bijvoorbeeld, Project, Indirect, Materieel etc. geef hier de code aan van een specificatie binnen de geselecteerde type, bijvoorbeeld projectcode of materieelcode. met subcode (bewaking of werkbon) wordt bedoeld dat binnen een project de uren of onkosten toegerekend moeten worden aan een bewakingscode of bij regieprojecten aan een werkbon. vul hier met de opvraaglijst de werksoort in van de uitgevoerde werkzaamheden van betreffende werkzaamheden, bijvoorbeeld algemeen of onderhoud. Let op! Een werksoort geeft de werkzaamheden aan die aan elk gewerkt uur moeten worden gekoppeld, bijvoorbeeld elektrawerkzaamheden of storingswerkzaamheden. Aan de werksoort worden tarieven en opslagen gekoppeld. Bij iedere werksoort kan een calculatietarief opgegeven worden. Uursoort: Uursoorttype: Dagsoort: Ma, Di etc.: standaard worden de uren ingevoerd op code 100. Daarnaast zijn er codes voor overuren en reisuren. Deze zijn in overeenstemming met de uursoorten die bekend zijn bij SCAB. Deze wordt automatisch gevuld, n.a.v. de uursoort. dit is een categorie waarin de uren worden weggeschreven, bijvoorbeeld beloond, roostervrij, betaald ziek. hier vult u per dag het aantal uren in.

44 44 Tip: Het invullen van dagen op de weekurenstaat kan op de volgende manieren gebeuren (maak hierbij wel de eerste regel handmatig aan): 1) Horizontaal op één regel, dat wil zeggen dat u met [tab] van dag naar dag springt en de uren invult. Bij het opslaan maakt het systeem voor iedere dag een nieuwe regel aan. 2) M.b.v. de knop Weekrooster ; hierdoor wordt de eerste regel over het aantal contractdagen automatisch gekopieerd. 3) Maak voor iedere dag een nieuwe rij in de tabel (CTRL+T). Let op! Voor overuren moet een aparte regel aangemaakt worden, omdat een dag niet meer dan 8 contracturen kan tellen. Kies hierbij wel voor een ander uursoort. Uren Factuur: deze kolom mag alleen uren bevatten wanneer het een regieproject betreft, omdat aangenomen werk op basis van een termijnschema wordt gefactureerd. Indien u de uren niet wilt factureren, zet u de vinkje in de kolom Factureren uit. Tip! Gebruik de sorteermogelijkheid van het programma door te klikken in de kolomkop. Nadat u alle uren van de werknemer heeft ingevuld in de Weekurenstaat kunt u zien of het aantal "Verantwoorde uren" overeenkomt met de "Contracturen", zie de rode pijl in figuur 31. Indien deze gelijk zijn kunt u de Weekurenstaat opslaan. Het programma BGI-Office test het aantal contracturen aan de werkelijk ingevulde uren in de Weekurenstaat. Deze uren dienen gelijk te zijn, anders kunt u de weekstaat niet definitief maken en dus ook de uren niet verwerken. Niet definitief gemelde uren kunnen ook niet geëxporteerd naar SCAB voor de loonadministratie. Verwerken hoeft niet, maar is wel aan te raden. Als u een werknemer met een variabel aantal uren heeft, zet deze dan op FLEX op de stamkaart van de werknemer (zie hoofdstuk 3.1.2). 7.2 Controleren weekurenstaat Rapportage Tijdregistratie Uren Weekurenstaat Wanneer de weekstaten zijn gemaakt kunt u deze gaan controleren. Ga hiervoor naar bovenstaand pad. Op een urendeclaratie worden de ingevoerde uren van de werknemer afgedrukt. In het eerste invoerscherm kunt u aangeven of u een leeg overzicht wilt hebben of een recapitulatie uursoort. Indien hier niet voor gekozen wordt krijgt u een overzicht per werknemer. Leeg overzicht Indien in het eerste invoerscherm is gekozen voor Leeg overzicht, wordt een lege urendeclaratie afgedrukt. Recapitulatie uursoort Indien in het eerste scherm gekozen is voor Recapitulatie uursoort, wordt per project of kostenplaats het totaal aantal uren in elke categorie afgedrukt. Urendeclaratie Indien in het eerste scherm niet gekozen wordt voor Leeg overzicht of Recapitulatie uursoort, wordt een overzicht afgedrukt waarop per werknemer de uren worden weergegeven per week met het boekjaar, weeknummer, journaaldatum, type, code,

45 45 bewaking, omschrijving, werksoort, uursoort, toeslagcode, toeslag, uren van maandag tot zondag, uren totaal, uren gefactureerd. Voor eventuele wijzigingen kan teruggegaan worden naar de Weekurenstaat zoals hierboven beschreven. Vraag de desbetreffende weekurenstaat op en wijzig de betreffende regel(s). 7.3 Fiatteren weekurenstaat Bestand Tijdregistratie Fiatteren weekstaten Nadat de weekurenstaten gecontroleerd zijn en goed ingevuld, kunnen ze gefiatteerd worden. Hiervoor gaat u naar bovenstaand pad. U krijgt een wizard te zien waarbij u kunt kiezen tussen het fiatteren van een afdeling, werknemer of looncode, klik daarna op [Volgende]. In het volgende scherm kunt u invullen welke weken u wilt fiatteren. Klik daarna weer op [Volgende].U komt nu in onderstaand scherm terecht. Figuur 32 - Scherm Fiatteren uurstaten De weken die u wilt fiatteren kunt u aanvinken. Ook kunt u alle weekstaten in één keer definitief maken door het vinkje te plaatsen bij Alles definitief zetten. Vervolgens klikt u op [Voltooien]. Nadat u de weekurenstaten gefiatteerd heeft kunt u nog een extra controle uitvoeren door middel van twee overzichten: het Volledigheidsoverzicht en het Afwijkingsoverzicht. Beide overzichten zullen hieronder besproken worden Volledigheidsoverzicht Rapportage Tijdregistratie Uren Volledigheidsoverzicht In het volledigheidsoverzicht wordt gekeken naar de Normuren en Verantwoord en de Normdagen en Verantwoord. Indien de weekstaten correct ingevuld zijn, zijn deze aan elkaar gelijk.

46 46 Figuur 33 - Scherm Volledigheidsoverzicht Afwijkingsoverzicht Rapportage Tijdregistratie Uren Afwijkingsoverzicht Het afwijkingsoverzicht is tegenovergesteld aan het volledigheidsoverzicht. Deze controleert op onvolledige weekstaten. Alle weekstaten die niet volledig zijn worden weergegeven. Figuur 34 - Scherm Afwijkingsoverzicht 7.4 Verwerken weekurenstaat Bestand Tijdregistratie Uren verwerken Nadat u de weekstaten heeft gefiatteerd en gecontroleerd kunt u de weekstaten (periodiek) verwerken. Alle ingevoerde uren dienen te worden verwerkt om vervolgens te worden opgenomen in de boekhouding. Alleen de weekstaten die definitief zijn gemaakt zullen worden verwerkt. Let op! Nadat u de uren heeft verwerkt kunt u deze niet meer aanpassen. Om de weekurenstaten te kunnen verwerken volgt u bovenstaand pad. U komt dan in het volgende scherm.

47 47 Figuur 35 - Scherm Weekstaten, onkosten- en kilometerdeclaraties verwerken Hier kunt u nog op Afdeling, Werknemer, Looncode en Week selecteren. Nadat u vervolgens op [Volgende] klikt en [Voltooien] zijn de weekstaten verwerkt in de financiële - en projectadministratie. Op het moment dat de weekstaten verwerkt worden, worden bij de directe uren (project of materieel) de kosten op de projecten geboekt met als tegenrekening de dekkingsrekening die ingevuld staat op de stamkaart van de afdeling. (Indien de projectbelasting door middel van het inlezen van de loonjournaalpost van SCAB gebeurd, wordt onderstaande boeking wel gemaakt, alleen met het bedrag 0,00, zodat de uren wel op het project worden geboekt.) Let op! De boeking die het systeem maakt indien u werkt met de 4/6 cijferige standaard dataset van BouwInfosys is als volgt: 4200/ Directe Arbeidskosten Aan 5087/ Dekking Loonkosten Let op! Het is niet noodzakelijk om de uren te verwerken voordat ze verzonden worden naar SCAB. Het is wel logisch om de volgorde fiatteren verwerken verzenden naar SCAB te hanteren. 7.5 Uren verzenden naar SCAB Bestand Exporteren Uren naar Loonadministratie Indien u gebruik maakt van de loonadministratie via SCAB kunt u, nadat u de uren heeft verwerkt (zie hoofdstuk 7.4), de uren periodiek (per week, per 4 weken, per maand) digitaal verzenden naar SCAB. Na het volgen van bovenstaand pad komt u in het scherm Export naar SCAB. Hier kunt u het exportbestand dat verstuurd moet worden naar SCAB aanmaken.

48 48 Figuur 36 - Scherm Export naar SCAB De volgende velden zullen hieronder toegelicht worden: Administraties: Week van T/m: Maand: Loonc van T/m: selecteer van welke administratie u de uren wilt verzenden. U kunt meerdere administraties tegelijk verzenden. vul hier de weken in die u wilt exporteren naar SCAB. vul hier de maand in die u wilt exporteren naar SCAB. vul hier de looncodes in die u wilt exporteren naar SCAB. Het veld Exporteren van gemuteerde projecten, materieel en kostenplaatsen staat standaard aangevinkt. Het veld Inclusief exporteren van km- en onkostendeclaraties reeds loonverwerkte weekstaten kan aangevinkt worden indien gewenst. Exportpad: selecteer het exportpad voor het verzenden van de uren naar SCAB. Tip! U hoeft slechts eenmalig het exportpad aan te geven. Het systeem onthoudt vervolgens het exportpad. U kunt nu de uren verzenden via het SCAB-portal. 7.6 Loonjournaalpost inlezen en verwerken Module Financieel Bestand Importeren Journaalposten SCAB Nadat u de loonjournaalpost overgehaald heeft van SCAB via SCAB Portal, (zie hoofdstuk 7.6) dient u deze vervolgens in te lezen in BGI-Office. Dit doet u via bovenstaand pad. Figuur 37 - Scherm Inlezen journaalpost

49 49 U selecteert het importpad voor het importeren van de loonjournaalpost van SCAB. De loonjournaalpost wordt nu ingelezen en automatisch verwerkt. Tip! U hoeft slechts eenmalig het importpad aan te geven. Het systeem onthoudt vervolgens het importpad.

50 Schematische samenvatting Tijdregistratie Invoeren weekurenstaat Bestand >Tijdregistratie >Uren Weekloners Controleren Weekurenstaat Rapportage >Tijdregistratie >Uren >Weekurenstaat Weekurenstaat ok? Nee Ja Fiatteren weekurenstaat Bestand >Tijdregistratie >Fiatteren weekstaten Extra controle weekurenstaat Rapportage >Tijdregistratie >Uren >Volledigheidsoverzicht/Afwijkingsoverzicht Verwerken weekurenstaat Bestand >Tijdregistratie >Fiatteren weekstaten Naar SCAB dient altijd ofwel het Volledigheidsoverzicht of wel het Afwijkingsoverzicht gestuurd te worden. Uren naar SCAB Bestand > Exporteren > Uren naar Loonadministratie Bestand naar SCAB Versturen via SCAB Ljp inlezen + verwerken Bestand >Importeren >Financieel > Journaalposten SCAB Ljp van SCAB Ophalen via SCAB deze lijn geeft aan dat het een verplichte stap betreft in de procedure deze lijn geeft aan dat het een optionele stap betreft in de procedure.

51 51 8 Inkoopfacturen In dit hoofdstuk zal beschreven worden hoe inkoopfacturen ingeboekt kunnen worden. 8.1 Boeken inkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Inkoop Om een nieuw inkoopfactuur aan te kunnen maken dient in ieder geval de crediteur bekend te zijn (zie hoofdstuk 4.2). Indien een inkoopfactuur betrekking heeft op een project of een materieelstuk dient deze ook al ingevoerd te zijn (zie hoofdstuk 5.1). Na het volgen van bovenstaand pad komt u in het geel gekleurde scherm terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande inkoopboekingen opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuw inkoopfactuur inboeken. Door op de sneltoets CTRL+N, te drukken of het icoon Nieuw in de werkbalk aan te klikken kunt u een nieuw inkoopboek invoeren. U krijgt dan onderstaand scherm te zien. Figuur 38 - Scherm Inkoopboek De belangrijkste velden worden hieronder toegelicht. Dagboek: Datum/periode: Crediteur: Intern nummer: indien u met één inkoopboek werkt, wordt automatisch IB (Inkoopboek) ingevuld. vul hier de factuurdatum in of de dag van binnenkomst van de factuur. Dit is afhankelijk van uw werkwijze. De periode wordt automatisch ingevuld, maar kan aangepast worden. vul hier de betreffende crediteur in. dit is het registratienummer voor alle inkomende facturen, die uzelf aan de facturen hebt toegekend. Tip! Om het intern nummer automatisch te laten nummeren dient u de eerste keer op de rechtermuisknop te klikken en vervolgens het laagste of hoogste factuurnummer dat vrij is te selecteren. Dit is een eenmalige actie per boekingsslag. Als u dus het scherm Inkoopboek afsluit, dient u bovenstaande weer te herhalen. Factuurnr. lev.: Factuurbedrag: vul hier het factuurnummer in dat op de factuur vermeld staat. vul hier het eindbedrag van de factuur in. Dit is incl. btw.

52 52 BTW: G-rekeningbedrag: Omschrijving: deze wordt automatisch gevuld aan de hand van de crediteur. Pas deze aan indien een ander btw-percentage op de factuur is vermeld. vul hier het bedrag in dat eventueel naar de G-rekening moet worden overgemaakt. geef hier een omschrijving van de in te boeken factuur. Hierdoor kan later de boeking eenvoudig teruggevonden worden. Als bovenstaande velden ingevuld zijn, klikt u op [Regels], zodat automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. De grootboekrekening van de debetboeking wordt gevuld met de grootboekrekening die is ingevuld op de stamkaart van de crediteur, zie figuur 39. Figuur 39 - Scherm Boekingsvoorstel Tip: Indien u een grootboekrekening zoekt, is dit niet altijd even gemakkelijk. Gelukkig kan dit proces vergemakkelijkt worden met behulp van selectiecriteria! Indien u bijvoorbeeld brandstofkosten voor de auto zoekt doet u het volgende: - Eerst verwijdert u het grootboekrekeningnummer in het veld GB. - Vervolgens klikt u op F2 - U voert in het veld Tekst Auto in, in Veld selecteert u Omschrijving en in het veld Methode Op een deel van de tekst. Vervolgens klikt u op [Zoeken]. Zoals u ziet worden alle Grootboekrekeningen getoond met de omschrijving Auto. U kunt nu de juiste grootboekrekening selecteren. U kunt nu verder gaan met het invullen van de tabel. GB: Aantal: Eenheid: Rubriek: Sub: Project: Bewaking: Werkbon: vul hier de grootboekrekening in waar het desbetreffende bedrag betrekking op heeft. indien van toepassing, vul het aantal in. geef eventueel aan welke eenheid van toepassing is bij mutaties op deze grootboekrekening. geef de code voor de kostensoort van de grootboekrekening, indien het een project betreft. als de grootboekrekening een subadministratie betreft, geeft deze code de desbetreffende subadministratie aan. De meeste typen die gebruikt worden zijn: 1 (Project), 2 (Kostenplaats) en 3 (Materieel). vu hier de desbetreffende projectcode in. als het om Aangenomen werk gaat, vul hier dan de bewakingscode in. als het om Regiewerk gaat, geef hier dan de werkbon op. Bij een regieproject is de desbetreffende werkbon altijd 1, tenzij u meerdere werkbonnen onder een regieproject heeft hangen (zie hoofdstuk 5.2).

53 53 Tip: U kunt eenvoudig zien of u te maken heeft met een Aangenomen project of een Regieproject. In het veld Hoofd subadm. Code (zie rode pijl in figuur 39) staat een [A] voor een aangenomen project, of een [R] als het een regieproject betreft. Artikelcode: indien gewerkt wordt met artikelen via Artikelbeheer, kan desbetreffende artikelcode hier ingevuld worden. Nadat u bovenstaande stappen heeft gevolgd kunt u de boeking opslaan. De boeking kan niet worden opgeslagen voordat deze in balans is en alle subadministraties correct zijn ingevuld Inkoopfacturen met meerdere grootboekrekeningen en projecten Een inkoopfactuur die in zijn geheel geboekt wordt op één grootboekrekening of die slechts gebruik maakt van één project, kostenplaats of materieelstuk komt zelden voor. De werkwijze voor deze inkoopfacturen is hetzelfde als beschreven in paragraaf 8.1. U begint met het boekingsvoorstel, dus het gebruik van [Regels]. Nu blijkt dat de factuur niet alleen materialen bevat, maar ook materieel. Daarnaast is de inkoopfactuur niet bestemd voor één project, maar voor meerdere projecten. U voegt met behulp van CTRL+T nieuwe regels toe. Het restbedrag wordt automatisch berekend bij het toevoegen van nieuwe regels, mits het bedrag van de eerste projectregel is aangepast voor het toevoegen van de extra regel. Figuur 40 - Scherm GB-regels meerdere projecten Inkoopfacturen met meerdere btw-codes Het boeken van een inkoopfactuur met meerdere btw-codes is wat lastiger. De boeking zal goed uitgesplitst moeten worden voordat u deze kunt opslaan. Het is verstandig om niet te werken met het boekingsvoorstel, maar zelf de regels in te voeren via CTRL+T. Nu blijkt dat er bijvoorbeeld op een factuur zowel btw van 21% als 6% voorkomt. Vul in het veld BTW één code in. Deze code moet wel op de desbetreffende inkoopfactuur voorkomen. Vul in het veld BTW bedrag het exacte btw-bedrag in van de desbetreffende inkoopfactuur. U dient zowel de bedragen goed uit te splitsen, maar tevens moet u er op letten dat u de juiste grootboekrekeningen invult en dat u bij de kostenrekening de juiste btw-code invoert, zie rode pijl in figuur 41.

54 54 Figuur 41 - Scherm GB-regels meerdere BTW-codes 8.2 Controleren inkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Boekingsoverzichten Inkoopboek Wanneer de inkoopfactuur geboekt is kunt u deze printen ter controle. Dit doet u via bovenstaand pad. Voor een zo duidelijk mogelijk overzicht, kies in de gegevensgroep Status voor Onverwerkt, of geef in het laatste scherm aan welke boekstukken er moeten worden afgedrukt. 8.3 Corrigeren inkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Inkoopboek Na het printen van het inkoopboek kunt u, indien nodig, deze corrigeren. Dit doet u door weer naar het Inkoopboek te gaan via bovenstaand pad. Vervolgens maakt u een selectie in één van de gele velden, of u haalt alle onverwerkte inkoopfacturen op door op [Enter] te drukken. De boeking kan aangepast worden in de regels. Als de factuur gecorrigeerd is kunt u hem vervolgens weer opslaan. 8.4 Fiatteren inkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Inkoopfactuurcontrole Nadat de facturen (gecorrigeerd en) opgeslagen zijn, kunt u deze fiatteren. De stap fiatteren is toegevoegd in verband met mogelijke functiescheiding in uw bedrijf. Zo kan iemand van de administratie de inkoopfacturen inboeken en de directie deze fiatteren voordat ze verwerkt worden. Via bovenstaand pad kunt u aangeven welke facturen akkoord zijn.

55 55 Figuur 42 - Scherm Crediteuren factuurcontrole U kunt de inkoopfacturen selecteren die u wilt fiatteren. De inkoopfacturen kunnen ook in één keer worden gefiatteerd door op [Alles akkoord] te klikken. Vervolgens klikt u op [Toepassen]. De inkoopfacturen zijn nu gefiatteerd. Let op! De volgende stap in het proces is het verwerken van de inkoopfactuur. Nadat u de inkoopfactuur verwerkt heeft, kunt u deze alleen nog corrigeren door middel van een memoriaalboeking! Nu kunt u nog wel corrigeren, door namelijk weer naar Crediteuren factuurcontrole te gaan en het veld Alle nog niet verwerkte facturen aan te vinken links onderin het scherm. Het vinkje van het betreffende inkoopfactuur in de kolom Factuur Akkoord kan nu uitgezet worden. 8.5 Verwerken inkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Boekstuk verwerken De laatste stap in het proces is het verwerken van de inkoopfactuur. Hiervoor volgt u bovenstaand pad. U komt in onderstaand scherm terecht. Figuur 43 - Scherm Boekstuk verwerken Veiligheidshalve adviseren wij om dagboek voor dagboek te verwerken. Klik op de knop naast het veld Van, om een dagboek te selecteren. Herhaal dit voor het veld T/m, om hetzelfde dagboek te selecteren. In dit geval selecteert u van Inkoopboek (IB) tot en met Inkoopboek (IB).

56 56 Wanneer er niets is ingevuld, worden alle dagboeken in één keer verwerkt (Inkoopboek, Verkoopboek, Bankboek, Memoriaalboek). Let op! Standaard worden alleen de boekingen verwerkt van de gebruiker die ingelogd is. Dit ziet u staan in de gegevensgroep Gebruiker. Wanneer alle boekingen van alle medewerkers moeten worden verwerkt, maak dan de velden Van en T/m leeg d.m.v. [Delete]. Nadat u dit heeft gedaan is de boeking verwerkt en zijn de inkoopfacturen in de financiële administratie en projectadministratie verwerkt. 8.6 Schematische samenvatting inkoopboek Boeken inkoopfactuur Bestand >Financieel >Boeken >Inkoop Controleren inkoopfactuur Bestand >Financieel > Boeken >Boekingsoverzichten > Inkoopboek Boekingen ok? Nee Ja Fiatteren inkoopfactuur Bestand >Financieel >Boeken >Inkoopfactuurcontrole Verwerken inkoopfactuur Bestand >Financieel >Boeken >Boekstuk verwerken deze lijn geeft aan dat het een verplichte stap betreft in de procedure deze lijn geeft aan dat het een optionele stap betreft in de procedure.

57 57 9 Automatisch betalen De term automatisch betalen is soms wat misleidend. Het is niet dat u automatisch crediteuren betaalt. Bij het automatisch betalen kunt u inkoopfacturen aan de hand van hun betalingstermijn, die u opgegeven heeft op de stamkaart van de crediteur (zie hoofdstuk 4.2), opnemen in een betaalopdracht. Vervolgens maakt u een betaalbestand aan door middel van een digitaal bestand, het CLIEOP03-bestand. Dit bestand kunt u vervolgens inlezen in telebankieren. Het voordeel hiervan is dat u met deze verzamelbetaling niet meer factuur voor factuur per crediteur in uw bankboek hoeft in te boeken. Op het moment dat uw bankafschrift binnenkomt hoeft u ook niet regel voor regel in te boeken, aangezien er een verzamelbetaling op het bankafschrift vermeld staat. Het automatisch betalen bestaat uit 4 stappen: - Opbouwen betaalopdracht - Aanmaken betaalbestand - Verwerken betaalopdracht - In bankboek het bankafschrift boeken en verwerken, zie hoofdstuk 10. In dit hoofdstuk zullen de eerste 3 stappen toegelicht worden. 9.1 Opbouwen betaalopdracht Bestand Financieel Automatische betalingen Crediteuren betalen Opbouwen betaalopdracht Na het volgen van bovenstaand pad komt u in het geel gekleurde scherm terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande betaalopdrachten opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuw betaalopdracht opbouwen. U dient dus eerst weer een nieuw record aan te maken met CTRL+N of het icoon Nieuw de werkbalk aan te klikken. U krijgt onderstaand scherm te zien. in Figuur 44 - Scherm Automatisch betalen Nu kunt u beginnen met het invullen van de velden. De belangrijkste velden worden hieronder toegelicht. Dagboek: Omschrijving: Gew verwerkd..: vul hier het dagboek van de bank in waarmee u automatisch wilt gaan betalen. vul hier een omschrijving in, zodat in de rapportage de betaalopdracht eenvoudig teruggevonden kan worden, bijvoorbeeld weeknummer wanneer u per week een opdracht aanmaakt. vul hier de datum in wanneer de betaalopdracht door de bank moet worden verwerkt.

58 58 Minimaal aant : dit staat standaard op 99. Wanneer meer dan 99 inkoopfacturen worden betaald aan een crediteur, wordt een verzamelbetaling aan de crediteur overgemaakt. In dit geval ziet de crediteur niet de factuurnummers bij zijn ontvangst. Let op! Wanneer u een inkoopfactuur heeft geboekt op met een betalingstermijn van 15 dagen en deze wel mee wil laten lopen in de betalingsopdracht, dient u in het veld Vervaldatum of later te selecteren. Let op! Veel organisaties kiezen er voor om met hun eigen G-rekening het G-deel te betalen. In dit geval dient Inclusief G-deel uitgevinkt te worden en maakt u een nieuw betaalopdracht aan met als dagboek uw G-rekening. Als u bovenstaande velden ingevuld heeft, kunt u op [Betaalregels aanmaken] klikken. Alle openstaande inkoopfacturen, die verwerkt zijn in het Inkoopboek (zie hoofdstuk 8.5) en binnen de vervaldatum vallen, zullen in de tabel geplaatst worden. De volgende velden in de tabel kunnen ingevuld worden. Betalen: in de kolom Betalen kunt u de inkoopfacturen die u wilt betalen aanvinken. Standaard staat dit aangevinkt. Alles selecteren: via [Alles selecteren] worden alle inkoopfacturen in één keer aangevinkt. Totaal betaalopdr.: hier staat het totaalbedrag van de aangevinkte inkoopfacturen. Na bovenstaande velden ingevuld te hebben, kunt u de betaalopdracht opslaan d.m.v. CTRL+S of op het icoon Opslaan boven in de werkbalk te klikken. De betaalopdracht is nu nog te wijzigen. Als u akkoord bent met de betaalopdracht, moet u deze nog fiatteren, voordat u het betaalbestand kunt aanmaken. Fiatteren doet u door een vinkje te zetten in het veld Fiat. U krijgt nu een scherm met de vraag Weet u zeker dat u deze betaalopdracht wil goedkeuren?. Klik op de knop [Ja]. Let op! Indien u het betaalbestand fiatteert, kunt u deze niet meer wijzigen. 9.2 Aanmaken betaalbestand Bestand Financieel Automatische betalingen Crediteuren betalen Aanmaken betaalbestand Nadat u de betaalopdracht heeft opgebouwd kunt u het betaalbestand gaan aanmaken. Hiervoor volgt u bovenstaand pad. U komt dan bij Wizard aanmaken betaalopdracht bestand terecht. Vul in het veld Opdracht de desbetreffende betaalopdracht, zie figuur 45. Vervolgens klikt u op [OK]. Het programma maakt nu een betaalbestand aan, een CLIEOP03- bestand. U kunt dit bestand opslaan op een plaats die u aangeeft via Windows Verkenner en vervolgens importeren in het telebankierpakket.

59 59 Figuur 45 - Scherm Wizard aanmaken betaalopdracht bestand 9.3 Verwerken betaalopdracht Bestand Financieel Boeken Boekstuk verwerken Nadat het betaalbestand aangemaakt is, kan de betaalopdracht na acceptatie door de bank verwerkt worden in uw financiële administratie. Na het volgen van bovenstaand pad, komt u in onderstaand scherm terecht. Figuur 46 - Scherm Boekstuk verwerken Veiligheidshalve adviseren wij om dagboek voor dagboek te verwerken. Klik op de knop naast het veld Van om een dagboek te selecteren. Herhaal dit voor het veld T/m, om hetzelfde dagboek te selecteren. In dit geval selecteert u van Automatisch betalen (AB) tot en met Automatisch betalen (AB). Wanneer er niets is ingevuld worden alle dagboeken in één keer verwerkt. (Inkoopboek, Verkoopboek, Bankboek, Memoriaalboek) Let op! Standaard worden alleen de boekingen verwerkt van de gebruiker die ingelogd is. Dit ziet u staan onder de gegevensgroep Gebruiker. Wanneer alle boekingen van alle medewerkers moeten worden verwerkt, maak dan de velden Van en T/m leeg d.m.v. [Delete]. Het systeem gaat automatisch een boeking maken in het AB-boek. Deze boeking is, wanneer u gebruik maakt van de standaard 4/6 cijferige dataset, als volgt: 1300/ Crediteuren Aan 1399/ Crediteuren onderweg Nadat het AB-boek verwerkt is, wordt de openstaande postenlijst Crediteuren bijgewerkt.

60 Schematische samenvatting automatisch betalen Opbouwen betaalbestand Bestand >Financieel >Automatische betalingen >Crediteuren betalen >Opbouwen betaalopdracht Controleren betaalbestand Bestand >Financieel >Automatische betalingen >Crediteuren betalen >Printen betaaloverzicht Betalingen ok? Nee Ja Aanmaken betaalopdracht Bestand >Financieel >Automatische betalingen > Crediteuren betalen >Aanmaken betaalbestand Clieop03 bestand Verwerking bij bank Verwerken betaalopdracht Bestand >Financieel >Boeken > Boekstuk verwerken Ja Betalinge n goed verwerkt? Nee deze lijn geeft aan dat het een verplichte stap betreft in de procedure deze lijn geeft aan dat het een optionele stap betreft in de procedure.

61 61 10 Kas Bank Giro In dit hoofdstuk zal beschreven worden hoe de financiële gegevens in het bankboek, giroboek of kasboek ingevoerd moeten worden Boeken bankboek Bestand Financieel Boeken Bank Nadat u een bank- of giroafschrift heeft ontvangen van uw bank kunt u het bankboek bijwerken. Via bovenstaand pad komt u bij het bankboek terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande bankboekingen opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuw bankafschrift inboeken. Na op de sneltoets CTRL+N te drukken of het icoon Nieuw in de werkbalk aan te klikken, kunt u een nieuw bankafschrift invoeren. U krijgt onderstaand scherm te zien. Figuur 47 - Scherm Bankboek De belangrijkste velden of de velden die toelichting behoeven worden hieronder beschreven. De overige velden kunnen ook ingevuld worden. Dagboek: Blad/afschrift: Datum/periode: geef hier de code voor het te gebruiken dagboek. vul het volgnummer van de rekeningafschrift in. vul hier de datum in waarop de boeking plaatsvindt. De periode wordt automatisch ingevuld, maar kan aangepast worden. Nu kunt u de verschillende regels op het bankafschrift inboeken. Hiervoor gaat u naar de tabel en maakt u een nieuwe regel aan met behulp van CTRL+T. Datum: GB: geef hier de datum van de regel op het afschrift. geef het nummer van de grootboekrekening waarop de betaling of ontvangst moet worden geboekt. Let op! Als u bij de grootboekrekening Debiteur of Crediteur invult, is het niet noodzakelijk de velden Bedrag en Omschrijving in te vullen. Bij de overige grootboekrekeningen wel Boeken bankboek crediteuren/debiteuren Een bankafschrift met betrekking tot debiteuren en crediteuren kunnen op meerdere manieren geboekt worden. Hieronder worden de diverse mogelijkheden behandeld voor de crediteuren. Voor debiteuren gelden dezelfde werkwijzen, lees dan waar crediteur staat debiteur. Voorbeeld:

62 62 Stel er staan op het bankafschrift 2 crediteuren, met elk meerdere inkoopfacturen. Bankafschrift 16 november 2012 Datum Crediteur Bedrag Maly, J 1.700, Maly, J 2.400, Kraemer 150, Kraemer 1.200,00 Methode 1: Regel voor regel inboeken, zonder controle op betalingsverschillen. Figuur 48 - Scherm Tabel Bankboek Bij de deze methode maakt u regel voor regel aan. Nadat u de kolommen Datum, GB, Bedrag heeft ingevuld, selecteert u de juiste crediteur. Als de juiste crediteur is geselecteerd, kunt u in de kolom Ink. fact. de juiste inkoopfactuur selecteren. Als alle regels zijn ingevoerd, klikt u op [Regels], zie rode pijl in figuur 47, voor de tegenboeking. Hierna kunt u de boeking opslaan. Methode 2: Regels selecteren met controle op betalingsverschillen. Bij deze methode maakt u 1 regel aan per crediteur. De crediteur Kraemer uit bovenstaand voorbeeld zal toegelicht worden. In de kolom Bedrag vult u het totaalbedrag van de inkoopfacturen in. Voor Kramer is dat: 150, ,00 is 1.350,00 euro, dus in de kolom Bedrag vult u 1.350,00 in. Vul ook de kolom Crediteur in. Nadat deze velden allemaal ingevuld zijn, klikt u op [Facturen], zie rode pijl in figuur 47. U krijgt onderstaand scherm te zien. Figuur 49 - Scherm Facturen van crediteur U selecteert vervolgens de facturen die u heeft betaald door een vinkje te zetten bij de betreffende facturen in de kolom Boeken. Klik vervolgens op [OK]. Stel dat u i.p.v ,00 euro, 1.345,00 euro heeft betaald, dan is er een verschil van 5,00 euro. Wanneer u nu op [OK] klikt, krijgt u de volgende melding te zien.

63 63 Figuur 50 - Scherm Vraag U kunt kiezen voor Verschil boeken op betalingsverschillen. Deze optie kiest u indien u het resterende bedrag niet meer zal betalen, of kies voor Verschil niet boeken maar betalingen facturen aanpassen. Deze optie kiest u indien u het resterende bedrag in een later stadium zal betalen. Klik op [OK]. Nu worden automatisch de regels aangemaakt met het juiste totaalbedrag. Vervolgens kunt de data en bedragen nog aanpassen, afhankelijk van welke factuur het resterend bedrag nog niet is betaald. Nadat u alle regels ingevoerd heeft en het banksaldo heeft vergeleken met het afschrift kunt u de tegenboeking maken. Dit doet u door op [Regels] te klikken, zie rode pijl in figuur 47. Vervolgens kunt u de boeking opslaan. Methode 3: Regels selecteren zonder bedrag in te vullen en zonder controle op betalingsverschillen. U maakt een nieuwe regel aan in de tabel en vult het veld GB en Crediteur. U vult nu geen bedrag in. Klik vervolgens op [Facturen], zoals met de rode pijl in figuur 48 is weergegeven. Het scherm Facturen van crediteur krijgt u in beeld, zie figuur 50. Zet vervolgens het vinkje Uitschakelen boeken via totaalbedrag rechtsboven in het scherm aan. Er zal nu niet gecontroleerd worden op betalingsverschillen. U selecteert vervolgens de facturen die u heeft betaald door een vinkje te zetten bij de betreffende facturen in de kolom Boeken. Klik vervolgens op [OK]. Automatisch worden de regels aangemaakt. De datum en bedragen zijn te overschrijven. Voordelen en nadelen verschillende methoden Methode 1: Voordelen - Indien u factuur voor factuur inboekt heeft u de minste kans op fouten Nadelen - Handmatig regel voor regel inboeken kost de meeste tijd. - U dient een regel extra aan te maken indien u wilt boeken op betalingsverschillen Methode 2: Voordelen - Meerdere facturen tegelijk selecteren werkt tijdversnellend - U heeft de mogelijkheid om eenvoudig boeken op betalingsverschillen te kiezen Nadelen - U dient de bedragen van de verschillende facturen op het bankafschrift op te tellen, wat tijdrovend kan zijn en fouten met zich mee kan brengen

64 64 Methode 3: Voordelen - Meerdere facturen tegelijk selecteren werkt tijdversnellend Nadelen - U heeft geen inzicht in het verschil tussen te moeten betalen bedrag en het werkelijk betaalde bedrag - U dient een regel extra aan te maken indien u wilt boeken op betalingsverschillen Let op! Bij debiteuren- of crediteurenbetalingen hoeft u geen btw-code meer op te geven aangezien u de btw-code al heeft opgegeven bij het inkoopboek/verkoopboek. Let op! In het boeken van het bankboek dient een positief bedrag op uw bankafschrift negatief ingevoerd te worden en bij een negatief bedrag positief. Dit omdat de tegenboeking gelijk is aan de mutatiesaldo op uw bankafschrift. Nadat u alle regels ingevoerd heeft en het banksaldo heeft vergeleken met het afschrift kunt u de tegenboeking maken. Dit doet u door op [Regels] te klikken, zie rode pijl in figuur 51. Vervolgens kunt u de boeking opslaan. Figuur 51 - Scherm Bankboek tegenboeking 10.2 Boeken giroboek Bestand Financieel Boeken Giro Het boeken van het giroboek werkt hetzelfde als het bankbank, alleen vul in het veld Dagboek Giro in. Voor verdere invulling zie hoofdstuk Boeken kasboek Bestand Financieel Boeken Kas Het boeken van het kasboek werkt in principe hetzelfde als het bankboek en het giroboek. Het is echter mogelijk dat er voor kasbetalingen en ontvangsten geen facturen worden aangemaakt. De btw moet daarom nog wel ingevuld worden op de kosten- of opbrengstenrekening. Vul in de kolom Bedrag het bedrag inclusief btw in. In de kolom BTW wordt de btw-code ingevuld. Nadat op [Regels] wordt geklikt, wordt de btw uit het bedrag gehaald en wordt er een extra regel aangemaakt met de grootboekrekening van de btw en daarop wordt het bedrag van de btw gezet. Voor verdere invulling zie hoofdstuk 10.1.

65 Controleren kas-, bank- of giroboek Bestand Financieel Boeken Boekingsoverzichten Kas, Bank of Giro Wanneer het kas-, bank- of giroboek geboekt is kunt u deze printen ter controle. Dit doet u via bovenstaand pad. Voor een zo duidelijk mogelijk overzicht, kies in de gegevensgroep Status voor Onverwerkt, of geef in het laatste scherm aan welke boekstukken er moeten worden afgedrukt Corrigeren kas-, bank- of giroboek Bestand Financieel Boeken Kas, Bank of Giro Na het printen van het kas-, bank- of giroboek kunt u, indien nodig, het kas-, bank- of giroboek corrigeren. Dit doet u door weer naar het kas-, bank- of giroboek te gaan via bovenstaand pad. Vervolgens maakt u een selectie in één van de gele velden. De boeking kan aangepast worden in de regels en vervolgens weer opgeslagen worden Verwerken kas-, bank- of giroboek Bestand Financieel Boeken Boekstuk verwerken De laatste stap in het proces is het verwerken van de. Hiervoor volgt u bovenstaand pad. U komt in onderstaand scherm terecht. Figuur 52 - Scherm Boekstuk verwerken Veiligheidshalve adviseren wij om dagboek voor dagboek te verwerken. Klik op de knop naast het veld Van, om een dagboek te selecteren. Herhaal dit voor het veld T/m, om hetzelfde dagboek te selecteren. In dit geval selecteert u van kas-, bank- of giroboek (KAS, BANK of GIRO) tot en met kas-, bank- of giroboek (KAS, BANK of GIRO). Wanneer er niets is ingevuld, worden alle dagboeken in één keer verwerkt. Let op! Standaard worden alleen de boekingen verwerkt van de gebruiker die ingelogd is. Dit ziet u staan in de gegevensgroep Gebruiker. Wanneer alle boekingen van alle medewerkers moeten worden verwerkt, maak dan de velden Van en T/m leeg d.m.v. [Delete]. Nadat u dit heeft gedaan is de boeking in de financiële administratie en projectadministratie verwerkt.

66 Schematische samenvatting kas-, bank- of giroboek Boeken bank (giro)afschrift Bestand >Financieel >Boeken >Bank/Giro/Kas Controleren bank (giro) afschrift Bestand >Financieel > Boeken >Boekingsoverzichten >Bank/Giro/Kas Boekingen ok? Nee Ja Verwerken bank (giro) afschrift Bestand >Financieel >Boeken >Boekstuk verwerken deze lijn geeft aan dat het een verplichte stap betreft in de procedure deze lijn geeft aan dat het een optionele stap betreft in de procedure.

67 67 11 Verkoopfacturen In dit hoofdstuk zal beschreven worden hoe verkoopfacturen ingeboekt kunnen worden. Wanneer u niet werkt met Facturering van BGI-Office, zal u handmatig de verkoopfacturen moeten inboeken Boeken verkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Verkoop Om een nieuw verkoopfactuur aan te kunnen maken, dient in ieder geval de debiteur bekend te zijn (zie hoofdstuk 4.1). Indien een verkoopfactuur betrekking heeft op een project of een materieelstuk dient deze ook reeds ingevoerd te zijn (zie hoofdstuk 5.1). Na het volgen van bovenstaand pad komt u in het geel gekleurde scherm terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande verkoopboekingen opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuw verkoopfactuur inboeken. Na op de sneltoets CTRL+N te drukken of het icoon Nieuw in de werkbalk aan te klikken kunt u een nieuwe verkoopboeking invoeren. U krijgt dan onderstaand scherm te zien. Figuur 53 - Scherm Verkoopboek De belangrijkste velden of velden die toelichting behoeven, worden hieronder beschreven. Dagboek: Datum/periode: Debiteur: Indien met één verkoopboek gewerkt wordt, wordt automatisch VB (verkoopboek) ingevuld. vul hier de factuurdatum in. De periode wordt nu automatisch ingevuld. vul hier de desbetreffende debiteur in. Let op! De debiteur mag niet geblokkeerd zijn. Factuurnr.: Factuurbedrag: G-rekeningbedr : vul hier het factuurnummer in. vul hier het eindbedrag van de factuur in. Dit is het bedrag inclusief btw. vul hier het bedrag in dat op de G-rekening moet worden overgemaakt. Als bovenstaande velden ingevuld zijn, klikt u op [Regels], zie rode pijl in figuur 53, zodat automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. De grootboekrekening van de debet boeking wordt gevuld met de grootboekrekening

68 68 die is ingevuld op de stamkaart van de crediteur. U kunt nu verder gaan met het invullen van de tabel. GB: Aantal: Eenheid: Rubriek: Sub: Project: Bewaking: Werkbon: vul hier de grootboekrekening in waar het desbetreffende bedrag betrekking op heeft. indien van toepassing, vul het aantal in. geef eventueel aan welke eenheid van toepassing is bij mutaties op deze grootboekrekening. geef de code voor de kostensoort van de grootboekrekening, indien het een project betreft. als de grootboekrekening een subadministratie betreft, geeft deze code de desbetreffende subadministratie aan. De meeste typen die gebruikt worden zijn: 1 (Project), 2 (Kostenplaats) en 3 (Materieel). vul hier de projectcode in. als het om Aangenomen werk gaat, vul hier dan de bewakingscode in. als het om Regiewerk gaat, geef hier dan de werkbon op. Bij een regieproject is de desbetreffende werkbon altijd 1, tenzij u meerdere werkbonnen onder een regieproject heeft hangen (zie hoofdstuk 5.2). Tip: U kunt eenvoudig zien of u te maken heeft met een Aangenomen project of een Regieproject. In het veld Hoofd subadm. Code (zie rode pijl in figuur 54) staat een [A] voor een aangenomen project, of een [R] als het een regieproject betreft. Artikelcode: indien gewerkt wordt met artikelen via Artikelbeheer, kan desbetreffende artikelcode hier ingevuld worden. Nadat u bovenstaande stappen heeft gevolgd kunt u de boeking opslaan. De boeking kan niet worden opgeslagen voordat deze in balans is en alle subadministraties correct zijn ingevuld. Let op! Indien uw verkoopfactuur meerdere projecten en/of btw-codes beslaat, volg dan de beschrijving Inkoopboek (hoofdstuk en/of 8.1.2).

69 Controleren verkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Boekingsoverzichten Verkoopboek Wanneer de verkoopfactuur geboekt is kunt u deze printen ter controle. Dit doet u via bovenstaand pad. Voor een zo duidelijk mogelijk overzicht, kies in de gegevensgroep Status voor Onverwerkt, of geef in het laatste scherm aan welke boekstukken er moeten worden afgedrukt Corrigeren verkoopfactuur Bestand Financieel Boeken Verkoop Na het printen van de verkoopfactuur kunt u, indien nodig, de verkoopfactuur corrigeren. Dit doet u door weer naar het Verkoopboek te gaan via bovenstaand pad. Vervolgens maakt u een selectie in één van de gele velden, of u haalt alle onverwerkte verkoopfacturen op door op [Enter] te drukken. De boeking kan aangepast worden in de regels. Daarna slaat u de boeking weer op Verwerken verkoopfactuur Bestand Financieel Boekstuk verwerken De laatste stap in het proces is het verwerken van de verkoopfactuur. Hiervoor gaat u naar bovenstaand pad. U komt in onderstaand scherm terecht. Figuur 54 - scherm Boekstuk verwerken Veiligheidshalve adviseren wij om dagboek voor dagboek te verwerken. Klik op de knop naast het veld Van, om een dagboek te selecteren. Herhaal dit voor het veld T/m, om hetzelfde dagboek te selecteren. In dit geval selecteert u van Verkoopboek (VB) tot en met Verkoopboek (VB). Wanneer er niets is ingevuld worden alle dagboeken in één keer verwerkt. (Inkoopboek, Verkoopboek, Bankboek, Memoriaalboek) Let op! Standaard worden alleen de boekingen verwerkt van de gebruiker die ingelogd is. Dit ziet u staan onder gegevensgroep Gebruiker. Wanneer alle boekingen van alle medewerkers moeten worden verwerkt, maak dan de velden Van en T/m leeg d.m.v. [Delete]. Nadat u dit heeft gedaan is de boeking verwerkt en zijn de facturen in zowel de financiële administratie als de projectadministratie verwerkt.

70 Schematische samenvatting verkoopboek Boeken verkoopfactuur Bestand > Financieel >Boeken >Verkoop Controleren verkoopfactuur Bestand >Financieel >Boeken >Boekingsoverzichten >Verkoopboek Boekingen ok? Nee Ja Verwerken verkoopfactuur Bestand >Financieel >boekstuk verwerken deze lijn geeft aan dat het een verplichte stap betreft in de procedure deze lijn geeft aan dat het een optionele stap betreft in de procedure.

71 71 12 Btw aangifte Btw is de afkorting van Belasting over de toegevoegde waarde en moet worden betaald als de waarde van goederen en diensten stijgt ten gevolge van de verrichtingen van bedrijven. Voor verrekening van de btw met de Belastingdienst moet per jaar, per kwartaal of per maand een btw-aangifte ingediend worden Btw aangifte maken Bestand Financieel BTW-aangifte BTW-aangifte opbouwen Nadat u al uw boekingen, die betrekking hebben op een bepaalde maand of kwartaal, afhankelijk of u maandelijks of per kwartaal de btw-aangifte doet, heeft geboekt en verwerkt (zie hoofdstuk 8 Inkoopfacturen en hoofdstuk 11 Verkoopfacturen) kunt u de btw-aangifte aanmaken via BGI-Office. Let op! De btw-aangifte is pas volledig op het moment dat u alle inkoop- en verkoopfacturen verwerkt heeft. Na het volgen van bovenstaand pad komt u in de Wizard Aanmaken BTW Aangifte terecht. Figuur 55 - Scherm Wizard Aanmaken BTW Aangifte De volgende velden kunnen ingevuld worden. Jaar: Maand/Kwartaal: Van Datum: T/m datum: vul hier het jaar in waarover u aangifte wilt doen. vul hier de maand of kwartaal in waarover u aangifte wilt doen. Dit is afhankelijk van uw instelling. dit veld wordt automatisch ingevuld. dit veld wordt automatisch ingevuld. Indien u gebruik maakt van elektronische aangifte dient u nog wat extra gegevens in te voeren.

72 72 Wie doet aangifte: Naam: Telefoon: maak hier de keuze tussen Belastingplichtige, Intermediair en Servicebureau. vul hier de naam in van degene die de elektronische aangifte doet. vul hier het telefoonnummer in van degene die de elektronische aangifte doet. Wanneer u nu op [OK] klikt wordt de btw-aangifte aangemaakt en wordt er een voorlopige btw-aangifte getoond: Figuur 56 - Scherm Voorlopige BTW aangifte De aangifte is aangemaakt maar nog niet definitief gemaakt Btw aangifte definitief maken Bestand Financieel BTW-aangifte BTW-aangifte verwerken Nadat u de btw-aangifte gemaakt heeft, kunt u de btw-aangifte definitief gaan maken. Hiervoor volgt u bovenstaand pad. Vervolgens vult u in één van de gele velden de gegevens van de desbetreffende aangifte, of u haalt alle btw-aangiftes op door op [Enter] te drukken. U komt in het scherm BTW aangifte terecht, zie figuur 58. Nu kunt u deze aangifte definitief maken. Dit doet u door het vinkje Definitief aan te zetten. U krijgt nu een scherm te zien met de volgende vraag, Wenst u de getoonde BTW bedragen leeg te boeken bij het opslaan van de aangifte? Wanneer u voor [Ja] kiest, worden de saldi van de grootboekrekeningen van de btw leeg geboekt en op de grootboekrekening geboekt die ingesteld is in de administratie-instellingen. Wanneer er voor [Nee] wordt gekozen, wordt deze boeking pas gedaan wanneer het boekjaar wordt afgesloten.

73 73 Figuur 57 - Scherm BTW aangifte

74 Schematische samenvatting btw-aangifte Btw aangifte maken Bestand > Financieel >BTW-aangifte >BTW-aangifte opbouwen Controleren geprinte btw aangifte Nee Btw aangifte ok? Ja Btw aangifte definitief maken Bestand >Financieel >BTW-aangifte >BTW-aangifte verwerken deze lijn geeft aan dat het een verplichte stap betreft in de procedure deze lijn geeft aan dat het een optionele stap betreft in de procedure.

75 75 13 Memoriaal In het Memoriaal worden die boekingen gedaan die niet in één van de andere dagboeken thuishoren en die éénmalig plaatsvinden. Tip! Het is verstandig om boekingen of journaalposten die meer dan eens moeten worden gemaakt, aan te maken onder Vaste journaalposten en vervolgens te kopiëren naar de betreffende perioden Boeken memoriaal Bestand Financieel Boeken Memoriaal Na het volgen van bovenstaand pad komt u in het geel gekleurde scherm terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande memoriaalboekingen opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuwe memoriaalboeking invoeren. Door op de sneltoets CTRL+N te drukken of het icoon Nieuw in de werkbalk aan te klikken kunt u een nieuwe memoriaalboeking invoeren. U krijgt dan onderstaand scherm te zien. Figuur 58 - Scherm Memoriaal De belangrijkste velden of velden die toelichting behoeven, worden hieronder beschreven. Dagboek: Omschrijving: Datum/periode: vul hier de code van het dagboek in. vul hier de omschrijving in, zodat u de memoriaalboeking later eenvoudig terug kunt vinden in de rapportage. vul hier de boekingsdatum in. De periode wordt nu automatisch ingevuld. Nadat u bovenstaande stappen heeft gevolgd kunt u de regels aanmaken in de tabel met de sneltoets CTRL+T of met de rechtermuisknop Rij toevoegen. GB: Bedrag: Sub: Project: vul hier het nummer van de grootboek in, waarop de boeking moet plaatsvinden. vul hier het eindbedrag van de factuur in. Dit is het bedrag inclusief btw. als de grootboekrekening een subadministratie betreft, geeft deze code de desbetreffende subadministratie aan. De meeste typen die gebruikt worden zijn: 1 (Project), 2 (Kostenplaats) en 3 (Materieel). vul hier de projectcode in.

76 76 Bewaking: Werkbon: als het om Aangenomen werk gaat, vul hier dan de bewakingscode in. als het om Regiewerk gaat, geef hier dan de werkbon op. Bij een regieproject is de desbetreffende werkbon altijd 1, tenzij u meerdere werkbonnen onder een regieproject heeft hangen (zie hoofdstuk 5.2). Tip! U kunt eenvoudig zien of u te maken heeft met een Aangenomen project of een Regieproject. Achter het veld "Hoofd subadm. code", staat een [A] als het een aangenomen project is, of een [R] als het een regieproject is. Artikelcode: geef de code voor het artikel. Indien u met artikelen werkt via Artikelbeheer, kunt u desbetreffende artikelcode hier invullen. Aangezien een memoriaalboeking altijd in evenwicht dient te zijn, moet u nog minimaal één nieuwe regel toevoegen. Het tegenboekingsbedrag wordt automatisch weergegeven. Mocht u meerdere tegenboekingsregels gebruiken, kunt u natuurlijk het bedrag overschrijven. De overige velden kunt u ook invullen, zoals hierboven is beschreven. Nadat u bovenstaande stappen heeft gevolgd kunt u de boeking opslaan. De boeking kan niet worden opgeslagen voordat deze in balans is en alle subadministraties correct zijn ingevuld Controleren memoriaal Bestand Financieel Boeken Boekingsoverzichten Memoriaalboek Wanneer de memoriaalboeking geboekt is kunt u deze printen ter controle. Dit doet u via bovenstaand pad. Voor een zo duidelijk mogelijk overzicht, kies in de gegevensgroep Status voor Onverwerkt, of geef in het laatste scherm aan welke boekstukken er moeten worden afgedrukt Corrigeren memoriaal Bestand Financieel Boeken Memoriaalboek Na het printen van de memoriaalboeking kunt u, indien nodig, het memoriaalboek corrigeren. Dit doet u door weer naar het Memoriaalboek te gaan via bovenstaand pad. Vervolgens maakt u een selectie in één van de gele velden. De boeking kan aangepast worden in de regels en vervolgens weer opgeslagen worden Verwerken memoriaal Bestand Financieel Boeken Boekstuk verwerken De laatste stap in het proces is het verwerken van de memoriaalboeking. Hiervoor volgt u bovenstaand pad. U komt in onderstaand scherm van figuur 60 terecht. Veiligheidshalve adviseren wij om dagboek voor dagboek te verwerken. Klik op de knop naast het veld Van, om een dagboek te selecteren. Herhaal dit voor het veld T/m, om hetzelfde dagboek te selecteren. In dit geval selecteert u van Memoriaalboek (MB) tot en met Memoriaalboek (MB).

77 77 Figuur 59 - Scherm Boekstuk verwerken Wanneer er niets is ingevuld, worden alle dagboeken in één keer verwerkt. (Inkoopboek, Verkoopboek, Bankboek, Memoriaalboek) Let op! Standaard worden alleen de boekingen verwerkt van de gebruiker die ingelogd is. Dit ziet u staan in de gegevensgroep Gebruiker. Wanneer alle boekingen van alle medewerkers moeten worden verwerkt, maak dan de velden Van en T/m leeg d.m.v. [Delete]. Nadat u dit heeft gedaan is de boeking in de financiële administratie en projectadministratie verwerkt Schematische samenvatting memoriaal Boeken memoriaal Bestand >Financieel >Boeken >Memoriaal Controleren memoriaalboek Bestand >Financieel >Boeken >Boekingsoverzichten > memoriaalboek Boekingen ok? Nee Ja Verwerken memoriaalboeking Bestand >Financieel >Boeken >Boekstuk verwerken deze lijn geeft aan dat het een verplichte stap betreft in de procedure deze lijn geeft aan dat het een optionele stap betreft in de procedure.

78 78 14 Facturering via BGI-Office In BGI-Office kunt u gebruik maken van Facturering. U maakt eerst een termijn- of regiekladfactuur aan. De adressen van uw debiteur worden automatisch meegenomen. Vervolgens kunt u de kladfactuur uitdraaien. Indien u akkoord bent met de kladfactuur kunt u deze verwerken. Er wordt nu automatisch een definitieve factuur gemaakt van de kladfactuur en de opbrengsten worden verwerkt in het verkoopboek. U hoeft dus niet meer handmatig verkoopfacturen in te boeken in het Verkoopboek. Samengevat bestaat facturering via BGI-Office dus uit de volgende stappen: - Aanmaken kladfactuur: 1. Termijnfactuur 2. Regiefactuur - Uitdraaien kladfactuur - Factuur definitief maken en verwerken 14.1 Aanmaken kladfactuur Het aanmaken van een kladfactuur gaat bij een termijnfactuur op een andere manier dan bij het aanmaken van een regiefactuur. Het aanmaken van een termijnfactuur doet u via Project onder het tabblad Termijn. Daarentegen kunt u een regiefactuur handmatig aanmaken in Facturering, maar u kunt ook een factuur aanmaken vanuit de werkbon. Indien u vanuit de werkbon factureert, factureert u de kostprijs van de verschillende materialen, uren etc. plus een toeslag. In Facturering maakt u handmatig een factuur aan. Er wordt dan geen rekening gehouden met de kostprijs en toeslag Aanmaken termijnfactuur Bestand Projecten Project Nadat u bovenstaand pad heeft gevolgd, bent u beland op de projectkaart. Vervolgens selecteert u het project waarvan u een termijnfactuur wilt aanmaken. Nadat u dit heeft gedaan gaat u naar het tabblad Termijn, zie figuur 61. Figuur 60 - Scherm tabblad Termijn Op dit tabblad kunt u termijnfacturen voordefiniëren. Bovendien kunt u aangeven wanneer een termijn gefactureerd mag worden. De belangrijkste velden of velden die toelichting behoeven, worden hieronder beschreven.

79 79 Aanneemsom: Methode: St.termijnschema: vul hier het afgesproken eindbedrag (excl. btw) in van het project. Dit is dezelfde aanneemsom als op tabblad Fin. hier geeft u aan of u werkt met Eenheden gereed, of Puntenschema. Eenheden gereed betekent dat u het project gelijk stelt aan een aantal eenheden. Aan iedere termijn hangt u een aantal eenheden. Zodra u opgeeft dat een bepaald aantal eenheden gereed is, wordt de termijn vrijgegeven voor facturering. Puntenschema betekent dat u het project gelijk stelt aan een aantal punten. Aan iedere termijn hangt u een aantal punten dat gereed moet zijn. Zodra u opgeeft dat een aantal punten gereed is, wordt de termijn vrijgegeven voor facturering. kies hier eventueel een standaard termijnschema. Nadat u de hierboven beschreven velden heeft ingevuld kunt u (een) nieuwe regel(s) aanmaken in de tabel met behulp van CTRL+T. Hieronder zullen de verschillende kolommen uitgelegd worden: Volgorde: Factuurtekst: BTW: Mag gefact : Meer/minderwerk: hier worden automatisch volgnummers aangemaakt, als nieuwe rijen aangemaakt worden. geef hier de omschrijving, zoals die op de factuur moet worden afgedrukt. vul hier de btw-code in die van toepassing is op de desbetreffende regel. vink dit veld aan als de termijn gefactureerd mag worden. indien de termijn meer-/minderwerk betreft, vink dan dit veld aan. Het bedrag van de regel wordt dan niet meegenomen in de aanneemsom. Nadat u de verschillende regels van het termijnschema heeft aangemaakt, kunt u het termijnschema opslaan. Nadat u het termijnschema opgeslagen heeft kunt u op [Factuur] klikken. De kladfactuur wordt aangemaakt. Op de vraag Wilt u de aangemaakte kladfactuur openen, kunt u [Ja] klikken. De kladfactuur wordt geopend, zie onderstaand scherm. Figuur 61 - Scherm Kladfactuur U kunt vervolgens de kladfactuur op het scherm afdrukken. Dit doet u door in de werkbalk op de printer te drukken. Vervolgens selecteert u Proeffactuur. Onderstaande factuur wordt nu getoond.

80 80 Figuur 62 - Scherm Proeffactuur U kunt de proeffactuur vervolgens uitprinten door op de printer te drukken. De factuur wordt gegenereerd met behulp van een rapportgenerator, dus mocht u wensen hebben op het gebied van aanpassingen in de factuurlay-out, neem dan contact op met uw consultant Aanmaken regiefactuur U kunt een regiefactuur op twee manieren aanmaken. Handmatig een factuur aanmaken in Facturering. Of via het tabblad CKR van de werkbon. Indien u handmatig een factuur aanmaakt werkt u vanuit de opbrengstenkant. U houdt geen rekening met de kostenkant. De kosten boekt u op een andere manier, bijvoorbeeld via het Inkoopboek. Indien u werkt op het tabblad CKR, werkt u vanuit de kostenkant. De kostenkant plus een opslag wordt gefactureerd, wat de opbrengst is. Alle regels die u vanuit het Inkoopboek of de Weekurenstaat aanmaakt komen automatisch op het tabblad CKR terecht. U kunt echter ook handmatig nieuwe materialen toevoegen op het tabblad CKR. Wanneer u dit doet worden de materialen uit de voorraad gehaald. Er vindt dus een verplaatsing van de kosten plaats. Let op! Indien u werkt met de 4/6 cijferige standaard dataset van BouwInfosys vindt de volgende boeking plaats als u materialen boekt op de werkbon via het tabblad CKR : 4100/ Materiaalkosten Aan 3000/ Voorraad Indien u via het tabblad CKR nieuwe materialen toevoegt, dient u dus in het inkoopboek de facturen met deze materialen niet ook op het project te boeken, maar op de voorraad Aanmaken handmatige regiefactuur Bestand Facturering Kladfacturen

81 81 Voor de eerste methode, het aanmaken van een handmatige regiefactuur volgt u bovenstaand pad. U komt in het geel gekleurde scherm terecht. Zoals in hoofdstuk reeds beschreven kunt u bestaande kladfacturen opzoeken in de gele velden. In dit geval willen we echter een nieuw kladfactuur aanmaken. Door op de sneltoets CTRL+N te drukken of het icoon Nieuw in de werkbalk aan te klikken kunt u een nieuw kladfactuur aanmaken. U krijgt dan onderstaand scherm te zien. Figuur 63 - Scherm Kladfactuur De belangrijkste velden of velden die toelichting behoeven, worden hieronder beschreven. Betreft: hier vermeldt u of de kladfactuur betrekking heeft op een project of dat het een los factuur is. Mocht de kladfactuur betrekking hebben op een project, vul dan in het tweede veld achter het veld Betreft de projectcode in. Dit kan eventueel met behulp van F2. Let op! Wanneer het systeem de melding Het project heeft geen werkbon met status uitgevoerd of in uitvoering en te factureren waarmee gefactureerd mag worden geeft, dient u dit aan te passen op de werkbon. (zie hoofdstuk 5.2) Let op! Als het project meerdere werkbonnen bevat dient u de juiste werkbon te selecteren. Wanneer er maar één werkbon hangt onder een project wordt deze automatisch ingevuld. Factuurrun: een factuurrun is een opdracht tot het laten aanmaken van kladfacturen. Tabblad Regie/Handmatig Vervolgens kunt u naar het tabblad Regie/ Handmatig gaan. Hier vult u de regels in die u wilt gaan factureren door (een) nieuwe regel(s) in de tabel toe te voegen:

82 82 Figuur 64 - Scherm tabblad Regie/Handmatig De belangrijkste velden of velden die toelichting behoeven, worden hieronder beschreven. Kostentype: vul hier het kostentype in, bijvoorbeeld Arbeid, Materiaal. Omschrijving: vul hier de omschrijving in. Deze wordt meegenomen op de factuur. Eenheid: vul de eenheid in. Aantal te fact : vul het aantal te factureren eenheden in, behalve als het om kostentype Arbeid gaat. Uren te fact : vul het aantal te factureren uren in, als het om kostentype Arbeid gaat. Toegepaste verkoopprijs per eenheid: vul hier de verkoopprijs per eenheid in. Nadat u bovenstaande velden ingevuld heeft, kunt u de kladfactuur opslaan. U kunt de kladfactuur vervolgens printen door op de printer in de werkbalk te klikken Aanmaken regiefactuur via CKR Bij het aanmaken van een factuur via CKR gaan er enkele stappen aan vooraf, daarom beginnen we met het boeken van materialen in het Inkoopboek, zie hoofdstuk 8.1. Vervolgens boeken we uren in de Weekurenstaat, zie hoofdstuk 7.1. Dan gaan we naar het tabblad CKR op de werkbon. Stap 1: Het inboeken van 200 bakstenen à 1,25 euro en 50 liter metselspecie à 1 euro (zie voorbeeld handmatige regiefactuur, figuur 65). De verkoopprijs is 250 euro voor de bakstenen en 50 euro voor de metselspecie. U gaat naar het Inkoopboek (Bestand Financieel Boeken Inkoop). Hier boekt u de bakstenen en de metselspecie in. Figuur 65 - Scherm Inkoopboek Vervolgens fiatteert en verwerkt u deze boeking. Nadat u dit heeft gedaan kunt eerst het externe tarief aanpassen naar 30 euro per uur (Stambestanden Tijdregistratie Tarieven en toeslagen Extern tarief ) en de 20 uren in de weekurenstaat op project R001 gaan invullen. Deze uren kunt u vervolgens ook verwerken.

83 83 Figuur 66 - Scherm Weekurenstaat De regels die u in het Inkoopboek en de Weekurenstaat heeft ingevuld komen tevens op het tabblad CKR van de werkbon terecht. Figuur 67 - Scherm Werkbon CKR Let op! Wanneer u handmatig in het tabblad CKR een nieuwe regel wil toevoegen maakt u een nieuwe regel aan in de tabel met behulp van CTRL+T. U vult vervolgens de velden Kostentype, Omschrijving, Aantal GE, Aantal te factureren, Kostprijs/1h en Verkoopprijs 1/h in. Zoals in het begin van dit hoofdstuk beschreven haalt u de materialen uit de voorraad! Nadat u dit heeft gedaan, dient u de regel definitief te maken en te verwerken. Als u vervolgens op [Factuur] klikt wordt de kladfactuur aangemaakt. Let op! Om een kladfactuur aan te maken dient het vinkje in het veld Werkbon te factureren aan te staan, zie rode pijl in figuur 68. Op de vraag Wilt u de aangemaakte kladfactuur openen, kunt u [Ja] klikken. De kladfactuur wordt geopend, zie onderstaand scherm. Figuur 68 - Scherm Kladfactuur Deze kladfactuur is precies gelijk aan de kladfactuur wanneer u deze handmatig aanmaakt (zie hoofdstuk ). Het voordeel is dat u niet handmatig meer regels hoeft toe te voegen. Deze regels komen rechtstreeks uit het Inkoopboek en de Weekurenstaat.

84 84 U kunt vervolgens de kladfactuur op het scherm afdrukken. Dit doet u door in de werkbalk op de printer te klikken. Vervolgens selecteert u Proeffactuur. Onderstaande factuur wordt nu getoond. Figuur 69 - Scherm Regiefactuur U kunt de proeffactuur vervolgens uitprinten door op de printer te klikken. De factuur wordt gegenereerd met behulp van een rapportgenerator, dus indien u wensen heeft op het gebied van aanpassingen in de factuur lay-out, neem dan contact op met uw consultant Factuur definitief maken en verwerken Bestand Facturering Fiatteren kladfacturen Nadat u een kladfactuur aangemaakt heeft en u vervolgens akkoord bent met de factuur kunt u deze fiatteren en verwerken. Hiervoor volgt u bovenstaand pad. U komt dan in de voorselectie facturen terecht. Figuur 70 - Scherm Voorselectie facturen Hier selecteert u in de gegevensgroep Factuurtype de type die u wilt verwerken. Vervolgens klikt u op [Volgende]. Dan kunt u extra selecties uitvoeren, wilt u dit niet

85 85 doen dan klikt u weer op [Volgende] en [Voltooien]. U komt nu in Factuur verwerking terecht. Figuur 71 - Scherm Factuurverwerking Fiatteren Op het tabblad Fiatteren selecteert vervolgens de facturen die u wilt fiatteren. U kunt alle regels in één keer selecteren door in de gegevensgroep Actie op, het selectierondje Alle regels aan te zetten. Als u echter niet alle regels wilt uitvoeren, laat u het selectierondje op Geselecteerde regels staan. U kunt nu verschillende regels selecteren door op de regel te klikken, terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt. Vervolgens klikt u op [Fiatteren] en daarna op [Toepassen]. Er komt een vinkje in de kolom Gefiatteerd te staan. Nu gaat u naar het tabblad Definitief. Figuur 72 - Scherm Definitief Aangezien u bovenstaande twee regels wil verwerken, kunt u in de gegevensgroep Actie op, het selectierondje Alle regels aanzetten. Klik op [Definitief maken] en [Toepassen]. De facturen krijgen een Verkoopfactuurnummer. Vervolgens klikt u op [Afdrukken] en daarna op [Toepassen]. Bovenstaande twee facturen worden nu afgedrukt. Er komt een vinkje te staan in de kolom Factuur afgedrukt. U gaat nu naar het tabblad Verwerken. Figuur 73 - Scherm Verwerken Aangezien u bovenstaande twee regels wil verwerken, kunt u in de gegevensgroep Actie op het selectierondje op Alle regels aanzetten. Klik daarna op [Verkoopboeking maken] en [Toepassen]. Er komt een vinkje te staan in de kolom Boekstuk