Automatiseringsproces corporaties en gemengd beheer

Transcriptie

1 Automatiseringsproces corporaties en gemengd beheer Laurens Hameling, Twinq Corporaties en VVE Beheer Door: Laurens Hamelink

2 Het effect van Brussel Corporaties verkopen meer appartementen Verkoop uit voorraad in bestaande VvE s en ook nieuwe gebouwen Hierdoor ontstaan steeds meer VvE s Hierdoor meer werk voor de VvE-beheerder Nadenken over effecten op de organisatie Groei: hoeveel en wanneer De organisatie van het werk De efficiëntie van het werk De kwaliteit van het werk De relatie tussen de beheerder en de grooteigenaar

3 Automatisering De rol van automatisering is: een belangrijk gereedschap voor het bedrijfsproces. Eerst: het bedrijfsproces bepaalt de behoefte. = WAT heb ik nodig en WAAROM Daarna: de oplossing selecteren DEEL 0: VRAGEN VOORAF

4 DEEL 1: WAT en WAAROM VRAAG: WAT heb ik nodig op gebied van automatisering en WAAROM

5 ANTWOORD: Dat hangt er van af Keuze: zelf doen of uitbesteden De informatiehuishouding in het totale bedrijfsproces Corporaties en VvE-beheer: 4 modellen gebaseerd op de keuze zelf doen of uitbesteden

6 1: Geen VvE s beheren, maar uitbesteden Vaak kleinere corporaties met relatief weinig VvE s Vaak overwogen keuze Vaak een vaste externe partij een collega corporatie of een commerciële beheerder 2: VvE-beheer integreren in de organisatie Medewerkers doen zowel huurtaken als VvE-taken. Uitgangspunt is dat veel onderdelen van het bedrijfsproces op elkaar lijken. Komt steeds minder vaak voor omdat VvE-taken niet goed uit de verf komen omdat bedrijfsonderdelen teveel verschillend zijn. Komt voor bij zowel kleine als bij grote corporaties.

7 3: Aparte afdeling VvE-beheer Vaste ploeg mensen met alleen VvE-taken. Alle disciplines van VvE-beheer gebundeld. Gespecialiseerd, klantgericht en resultaatgericht. Soms onder een eigen naam om VvE-beheer te positioneren los van de corporatie. Soms in een aparte BV waardoor onderscheid tussen corporatie- en nevenactiviteiten. Vaak bij corporaties met groeiend of groter aantal VvE s. 4: Joint venture met andere organisatie Intensieve samenwerking met een collega corporatie of met een commerciële beheerder. Bedrijfsvoering vaak ook gericht op rendement. VvE-beheer voor corporatie-vve s en markt-vve s. Vaak bij grotere corporaties met veel VvE s.

8 Variant op deze modellen zijn er ook VvE-beheer doet geen technisch beheer. VvE-beheer besteedt technisch beheer uit aan vaste toeleverancier. Intern of extern. VvE-beheer doet geen technisch beheer voor corporatie-vve s en wel voor markt VvE- s. De informatiehuishouding tussen de VvE en de corporatie Gegevensuitwisseling tussen VvE en corporatie, denk aan: VvE-bijdrage per appartement VvE-bijdrage per kostencomponent t.b.v. afrekening met de huurders Voorschotten warmte en water t.b.v. afrekening met de huurders Huishoudelijk reglement t.b.v. handhavingafspraken woonklimaat Informatie over contractpartijen voor storing en calamiteiten Reparatiemeldingen / technische storingen Etcetera.

9 DEEL 2: De oplossing selecteren Computersystemen zijn autonoom Oplossing voor een bedrijfskundig doel Altijd afgebakend Geoptimaliseerd voor het doel (efficiëntie, functionaliteit, handigheidjes om het werk snel te kunnen uitvoeren) Doorontwikkeling o.b.v. functionele wensen, technische ontwikkelingen, marktontwikkelingen, wettelijke bepalingen, visie op efficiëntie en kwaliteit Interfacing met andere systemen waar nodig

10 Communicatie is de cement tussen de systemen Redenen voor communicatie tussen systemen is vooral: het uitwisselen van gegevens Noodzakelijk voor een efficiënt bedrijfsproces Systemen van toeleveranciers Anderen informeren binnen de organisatie Anderen informeren buiten de organisatie Managementinformatie of kengetallen Bedrijfsproces A Bedrijfsproces B De verhuurder De VvEbeheerder

11 Bedrijfsproces Systeem X A Systeem Bedrijfsproces Y B De verhuurder De VvEbeheerder Systeem X Systeem Y De verhuurder De VvEbeheerder

12 Advies Kies voor ieder bedrijfsproces het beste systeem, waardoor elk bedrijfsproces het beste wordt ondersteund. Resultaat: efficiënte werkprocessen en rendabele bedrijfsvoering. Tegelijkertijd: Relevante gegevens uit het ene systeem moeten toegankelijk en beschikbaar zijn voor het andere systeem. Financiering van de beste ICToplossing Financiering voorheen veelal uit activiteiten met veel rendement. Door regelgeving van Brussel kan dit komen te vervallen Wellicht kan eenmalig een ICT-fonds gevormd worden uit de verkoop van vastgoed. Maar zeker is dat niet. Financiering zal moeten komen uit een zeer efficiënte bedrijfsvoering. Met minder mensen hetzelfde doen of meer doen met dezelfde mensen Wat overblijft kan gebruikt worden voor ICT-investeringen.

13 DEEL 3: Praktijkvoorbeelden van gegevens beschikbaar maken door middel van automatisering Praktijkvoorbeeld 1 Technische dienst van de corporatie verzorgt technisch beheer voor de afdeling VvE-beheer Wekelijks ontvangt de technische dienst van de corporatie een bestand met alle relevante VvEgegevens om effectief te kunnen handelen bij storingen, reparaties en calamiteiten.

14 Praktijkvoorbeeld 2 Corporatiemedewerkers kunnen VvE-gegevens opvragen zonder in te loggen in het VvE-systeem. Alle vergaderingen van de VvE inzien inclusief verslagen en andere stukken. Alle belangrijke VvE-informatie raadplegen. Technische realisatie door toepassen van webservices Dat is: computersystemen met elkaar laten praten voor het uitwisselen van essentiële informatie Praktijkvoorbeeld 3 De afdeling VvE-beheer van de corporatie werkt met een externe dienstverlener voor telefonische stand-by buiten kantooruren. Deze dienstverlener ontvangt dagelijks via een webservice verse informatie van de beheerder (VvE s, appartementen, de eigenaren en contractleveranciers) Hiermee zijn altijd alle gegevens beschikbaar voor afhandelen van storingen en calamiteiten. Tevens elektronische terugmelding van de gebeurtenissen.

15 DEEL 4: Meer praktijkvoorbeelden Door: Thijs van der Linden DEEL 5: Bespreking

16 Tot slot:

17 Dank u voor de aandacht Pauze