Bedrijfsrisicoanalyse Formula Cruisers Eindrapport

Transcriptie

1 2015 Bedrijfsrisicoanalyse Formula Cruisers Academy for Technology, Innovation and Society Werktuigbouwkunde, Delft Dhr. P. Souren DAVEY VAN BUREN JUSTIN-BRYAN GROSS MARTIJN VAN PAASSEN RONALD VAN ROOIJEN

2 Voorwoord Wij hebben onderzoek gedaan naar de risico s en het informatie verlies bij het wisselen van studenten binnen het Formula cruiser project. Dit onderzoek is uitgevoerd in het kader van de keuzemodule bedrijfsrisicoanalyse. Dit project leek ons interessant omdat een groep studenten het binnen een jaar voor elkaar krijgt om een auto te fabriceren. Tijdens ons onderzoek zijn wij er achter gekomen dat dit niet vlekkeloos gebeurt en wij hopen dat onze bijdrage het proces kan versoepelen. Wij willen bedanken dhr. Menger onze opdrachtgever, dhr. Souren voor zijn colleges over risicoanalyse, Bart Heemskerk onze studentbegeleider binnen het Formula cruiser project en alle deelnemers van de enquête. Justin-Bryan Gross, Martijn van Paassen, Davey van Buren, Ronald van Rooijen 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Samenvatting... 4 Figurenoverzicht... 5 Tabellenoverzicht Inleiding Opdracht Probleemstelling Opdrachtomschrijving Projectgrenzen Randvoorwaarden System engineering Procesanalyse Flowchart diagram Enquête Problemen Verbeterpunten Resultaat Risicoanalyse Maatregelen/verbeterpunten Conclusie en aanbevelingen Werkplan Checklist Docent- en shiftwisseling Opslag Bijlagen I. Enquête II. Planning

4 Samenvatting Dit rapport behandelt de risico s die ondervonden zijn na het doorlopen van het proces van de Formula Cruisers. Het rapport heeft als doel de lezer te informeren hoe de informatieverlies bij de shift wisseling kan worden gereduceerd. Hier achtereenvolgend de behandelde onderwerpen in dit verslag: Probleemstelling, doelstelling en projectgrenzen System engineering Procesanalyse Enquête resultaten Risicoanalyse De probleemstelling, doelstelling en projectgrenzen zullen opnieuw een kort maar duidelijker overzicht geven over het project en het uiteindelijke doel. Vervolgens wordt in het hoofdstuk system engineering en procesanalyse een definitie gegeven van de system engineering en het proces binnen de Formula Cruisers. Uiteindelijk is er een conclusie gevormd op basis van de enquête resultaten en de risicoanalyse die is uitgevoerd. 4

5 Figurenoverzicht Figuur 1: Opzet system engineering... 9 Figuur 2 Flowchart Formula Cruisers Tabellenoverzicht Tabel 1: Risico analyse

6 1. Inleiding Bedrijfsrisicoanalyse is een keuzemodule gegeven aan de Haagse Hogeschool. Het doel van de keuze module is het inzicht krijgen in de risico s binnen een bedrijf of onderneming. Deze keuzemodule is beschikbaar voor studenten van meerdere studies op het HBO. Daarom bestaat deze groep uit groepsleden die de studies technische natuurkunde, technische bedrijfskunde of werktuigbouwkunde volgen aan de Haagse Hogeschool. De risicoanalyse die voor deze keuze module is uitgevoerd voor het project van de Formula Cruisers van het expertise centrum aan de Haagse Hogeschool te Delft. Dit project is een doorlopend project waar meerdere studenten aan zullen werken. Het probleem bij de Formule Cruisers is dat er veel informatie verdwijnt. Dit gebeurd zowel tijdens de shiftwisseling als op de opslaglocatie. Dit probleem moet worden onderzocht en er zal een resultaat moeten komen met de oorzaak en mogelijk oplossingen. 6

7 2. Opdracht De opdracht is het helpen van Formula Cruisers bij het probleem dat ze hebben. Om dit duidelijk te krijgen, wordt er een probleemstelling & doelstelling opgesteld. Hieruit volgt een opdrachtomschrijving. Om het project af te bakenen worden er projectgrenzen en randvoorwaarden opgesteld. Deze moeten aangeven wat er wel en niet binnen de scope valt Probleemstelling Het probleem voor Formula Cruisers is zij veel informatie verliezen bij het wisselen van de shift. Ieder blok (kwart van schooljaar) sluiten er student zich aan bij het project en gaan er studenten weg. De progressie die door de studenten is gemaakt verdwijnt door slechte communicatie en documentatie. Hierdoor moeten de nieuwe studenten iedere shift opnieuw uitzoeken wat er gedaan is. Dit is dubbel werk en zonde van de tijd. Om dit te verbeteren wordt dit probleem geanalyseerd en naar een oplossing gezocht. Dit gebeurd aan de hand van de volgende probleemstelling: Welke factoren zorgen ervoor dat er informatie verloren bij wisseling van de shifts? Als het antwoord op deze probleemstelling bekend is, zal naar oplossingen worden gezocht Opdrachtomschrijving Voor het bestaande probleem moet een oplossing worden gevonden. Hiervoor is het belangrijk dat er eerst naar de oorzaken van het probleem wordt gekeken. Als de oorzaken bekend zijn, het is probleem duidelijk en kan er naar een oplossing worden gezocht. Dit wordt allemaal gedocumenteerd is een aantal rapporten. Deze rapporten bevatten (risico)analyses en mogelijke oplossingen. De opdracht omvat is dus het volgende: Analyseer het probleem van het informatieverlies van de Formula Cruisers en geef advies over mogelijke oplossingen Projectgrenzen De analyse betreft het onderzoek naar de oplossingen voor het probleem van Formula Cruisers. Om de haalbaarheid van deze analyse te waarborgen moeten er projectgrenzen worden opgesteld Het project wordt uitgevoerd van t/m De projectgroep houdt zich alleen bezig met de analyse naar het probleem van de shiftwisseling en de mogelijke oplossing. De projectgroep geeft advies over een mogelijke oplossing en is niet verantwoordelijk voor de uitvoering. De projectgroep zal als producten alleen rapporten opleveren en geen producten of diensten. 7

8 2.4. Randvoorwaarden Om het project goed te laten verlopen, zal het projectteam rekening moeten houden met de randvoorwaarden. Om als projectgroep goed te kunnen functioneren, moet het contact met de opdrachtgever (Formula Cruisers) goed lopen. Dit houdt in dat op het mailcontact binnen 2 werkdagen gereageerd moet worden. Dit geld voor contact in beide richtingen. Om als projectgroep goed te kunnen functioneren, moet de mogelijkheid beschikbaar zijn gebruik te maken van experts binnen school. Hier moet de projectgroep binnen 5 werkdagen na contact beroep op kunnen doen. De opdrachtgever moet binnen 3 werkdagen de door de projectgroep opgevraagde stukken aanleveren, mits de opdrachtgever hierover beschikt. Voor een goede kwaliteit moet de projectgroep van SMART geformuleerde feedback voorzien worden. De projectgroep moet toegang krijgen tot de Dropbox groep van Formula Cruisers voor de nodige informatie. 8

9 3. System engineering Bij system engineering wordt de ontwikkeling en uiteindelijke productie van een product opgedeeld in drie hoofdfasen. De ontwerpfase de fabricatie en de testfase. Dit model wordt weergegeven in een V-vorm zoals in figuur 1. Het system engineering proces begint bij het maken van een plan waarin komt te staan hoe verkregen informatie gerapporteerd en gevalideerd moet worden. Hierna wordt het concept van het product opgesteld. Vervolgens kunnen de eisen van het product in kaart worden gebracht aan de hand van wensen van de klant en regelgeving. Wanner de eisen bekend zijn wordt er een ontwerp gemaakt en het product wordt onder verdeeld in subsystemen. Nu kan er van elk subsysteem een gedetailleerd ontwerp worden gemaakt wat nodig is voor de bouw van het onderdeel. Na deze stap kunnen de onderdelen gefabriceerd worden. Na de fabricatie wordt elk onderdeel individueel getest. De onderdelen worden verwerkt in het subsysteem en de subsystemen worden getest. Als alle subsystemen voldoen aan de opgestelde eisen kan het eindproduct gerealiseerd worden. Het eindproduct wordt getest en kan in gebruik worden genomen. Figuur 1: Opzet system engineering Bron: Het doel van system engineering is het eindproduct als hoofddoel te stellen. Dit moet er voor zorgen dat alle subonderdelen worden ontworpen naar de hoofdlijnen van het eindproduct. Na elke stap in het system engineering proces is er een validatie om te kijken of het totaal beeld voor het eindproduct nog gevolgd wordt. Dit geeft overzicht op een project wat er voor moet zorgen dat een ontwerpfout of verandering gemakkelijk in het gehele proces opgevangen kan worden. Ook geeft system engineering een betere kijk op de vorderingen binnen een project. Het Formula Cruiser project wil gebruik gaan maken van system engineering om het probleem bij de shift wisseling optelossen. Door dat er meer overzicht is in het project en aanpassingen beter verwerkt kunnen worden zou de terugval van kennis verminderd moeten worden. Het idee is om de auto op te delen in verschillende subsystemen die ieder bestaan uit een aantal modules. De modules worden weer op gedeeld in losstaande onderdelen. Elke laag die hiermee ontstaat, heeft zijn eigen specificaties en budgeten. De specificaties van de lagere laag worden afgeleid uit de specificaties uit de hogere lagen. De budgeten zijn niet puur financieel er zijn bijvoorbeeld ook budgeten voor gewicht of ontwikkelingstijd. 9

10 4. Procesanalyse Het Formula Cruisers team loopt met het project een proces door. Door dit proces te volgens kunnen zij juiste keuzes maken tijdens het verloop en beter tijd indelen. Het project is hierbij opgedeeld in meerdere fases Fases Het project in onderverdeeld in meerdere fases. Als een fase is afgerond kan verder worden gegaan met de volgende fase. Het management heeft een sturende functie in dit project Initiatie fase In de initiatie fase gaat men het onderwerp onderzoeken. In deze fase wordt een breed onderzoek gedaan naar het onderwerp van het project. Literatuur en internet zijn hier onder andere beschikbare bronnen. Ook kan door middel van brainstormsessies mogelijke bruikbare informatie worden vergaard. Analyse fase In de analyse fase gaat men de gevonden informatie analyseren om zo tot een overzicht te komen voor het onderwerp, in dit geval de auto. Zo worden bijvoorbeeld alle onderdelen van de auto geanalyseerd in de onderdelenanalyse. Een normenonderzoek en patentonderzoek kan in deze fase worden verricht. Met deze informatie weet men wat er allemaal nodig is tijdens het ontwerp van in dit geval de auto. Concept fase Met de gemaakte analyses en benodigde informatie kunnen er onderdelen worden uitgezocht. Deze onderdelen kunnen worden vergeleken vanuit verschillende visies. Dit kan met behulp van keuzematrixen en morfologische overzichten. Hierdoor kan men uit de verschillende onderdelen, verschillende concepten worden gekozen. Eventueel kan hierna vervolgende uit de verschillende concepten, één concept worden gekozen. Test fase In de testfase zal men de gekozen concepten of gekozen concept gaan testen. Men kan hier testen of een bepaald concept sterk of juist flexibel genoeg is. Ook kunnen verschillende onderdelen uit bijvoorbeeld verschillende prijscategorieën met elkaar worden vergeleken op functie. Uit de conclusies van de testfase kan men onderdelen kiezen of juist afraden. Wellicht hoeft een bepaald onderdeel slechts geoptimaliseerd te worden. Optimalisatie fase Onderdelen die wellicht niet goed zijn bevonden in de testfase kunnen worden aangepast of worden geoptimaliseerd. Kleine aanpassingen of grote aanpassingen kunnen worden gedaan aan het model. Onderdelen wordt in de optimalisatie fase op elkaar afgestemd en verbeterd. Realisatie fase In de laatste fase worden alle (geoptimaliseerde) onderdelen samengevoegd en gerealiseerd. Het doel hierbij is een goed werkende auto. De onderdelen moeten besteld of gefabriceerd worden. De constructie van de auto wordt in deze fase geheel uitgevoerd. Hoe beter de voorbereiding is de vorige fase, hoe sneller de realisatie fase zal gaan. Fouten in deze laatste fouten ontdekt men liever niet want dan is er is voorgaande fases wat fout gegaan. 10

11 4.1. Flowchart diagram Hieronder zijn alle bovenstaande fases samengevoegd tot een flowchart diagram. Opvallend is dat er shifts zijn met elk hun eigen proces. In het project van de Formula Cruisers zijn er meerdere shifts met verschillende studenten. Omdat het maken van een auto een lang en ingewikkeld proces is, kunnen alle onderdelen apart deze verschillende fases ondergaan. Het is daarbij de bedoeling dat een of meerdere onderdelen het hele proces binnen één shift doorloopt. Een shift later kan hierdoor begonnen worden met een andere onderdelen en word dit proces dus opnieuw doorlopen. Figuur 2 Flowchart Formula Cruisers 11

12 5. Enquête Om de problemen van de shift wisseling in kaart te brengen is er een enquête gemaakt. De enquête is ingevuld door een aantal leden van de Formula Cruisers projectgroep. Hierbij focussen de vragen zich op hoe het aan het begin van een blok loopt en de manier van documenten opslag Problemen De enquête leverde inzicht op een aantal problemen binnen het project. De studenten zaten hier vrijwel op een lijn en ondervonden dezelfde problemen. Het percentage geeft de ernst van het probleem aan en is onderdeel van het totaal aan problemen. Onduidelijkheid in de eerste weken (40%) Op de vragen over het begin van het blok geeft een aantal studenten aan dat ze tijdens de eerste week genoeg informatie hadden om aan de slag te gaan. Echter zijn er ook studenten voor wie in de eerste week hun eigen opdracht niet duidelijk was. Zij konden zich inlezen door te kijken naar de rapporten van de vorige groep alleen staat er zoveel informatie op de Dropbox dat het niet duidelijk was welke bestanden belangrijk waren om door te nemen. Er wordt aangeven dat de globale opzet en de huidige status van het project meer toelichting kan gebruiken. En dat het documentensystem beter uitgelegd zou kunnen worden Onduidelijkheid over de gemaakte (constructie/ontwerp) keuzes (20%) Een aantal studenten geeft aan dat het niet duidelijk was waarom de student voor hun voor een bepaald onderdeel gekozen heeft. Er wordt aangeven dat het onderzoek naar een onderdeel soms ontbreekt of dat het rapport niet goed beschrijft waarom er voor dat onderdeel gekozen is. Dit geeft de nieuwe groep aanleiding om opnieuw onderzoek te doen naar het onderdeel omdat het voor hun geen betrouwbaar ontwerp heeft opgeleverd. Dit zorgt er dus voor dat er dubbel werk wordt gedaan. Dropbox (40%) Over het huidige Dropbox systeem zijn de studenten ontevreden. De meeste geven aan dat ze wel eens problemen hebben gehad om de juiste documenten te vinden. Er wordt onder andere aangeven dat er te veel verschillende sub folders zijn waarvan sommige leeg. Ook is voor de meeste studenten de Dropbox te groot waardoor ze zelf geen bestanden kunnen uploaden of een betaalde versie van Dropbox moeten aanschaven special voor dit project. 12

13 5.2. Verbeterpunten Ook zijn er verbeterpunten voorgesteld door de studenten. Deze verbeterpunten kunnen zowel oplossingen zijn voor bestaande problemen, als hele nieuwe verbeteringen binnen het project. Informatie eerste week Om de start in de eerste week beter te laten verlopen, geven de studenten aan dat ze informatie van de vorige groep zouden willen. Dit zou kunnen door een presentatie aan de nieuwe groep te geven. Een andere mogelijkheid is om een meeloop dag voor de nieuwe groep te organiseren. Een inwerk week zou eventueel nog beter zijn maar waarschijnlijk niet haalbaar in dit project. Mappensysteem De studenten geven aan dat ze een andere vorm van Cloud storage of een server zouden willen gebruiken waarbij meer opslag ruimte beschikbaar is. Het systeem moet in ieder geval opgeschoond worden waardoor er meer overzicht komt. Dit zou onder andere kunnen door de hoeveelheid sub folders terug te dringen Resultaat Uit de enquête is gebleken dat voor de meeste studenten de eerste week beter zou kunnen. Het is onduidelijk wat ze moeten doen en wat de huidige status van het project is. Ook blijkt vaak dat onderzoek van de vorige groep niet goed gerapporteerd is. De studenten zijn verder ontevreden over het Dropbox systeem omdat informatie soms lastig te vinden is en niet iedereen de beschikking heeft over genoeg ruimte. 13

14 6. Risicoanalyse In dit hoofdstuk het proces van de Formula Cruisers geanalyseerd. Hierbij is gebruik gemaakt van een risicobeoordelingstool. Waarbij gekeken wordt naar het effect, blootstelling, waarschijnlijkheid en gevaar afwending. Er wordt een stappenplan doorgelopen waarmee deze vier aspecten van een risico worden gewaardeerd. Op basis hiervan wordt een tabel ingevuld en komen de grootste risico s naar boven. Waar nodig er eventueel maatregelen tegen kunnen worden genomen. Stap 1 Bepaling grenzen van het proces Afbakenen van de grenzen van het te analyseren proces: - Functioneel (welke functies behoren tot het proces) Structuur in project brengen o Faseren o Planning - Fysiek (welke onderdelen, ruimtes e.d. behoren tot het proces) N.v.t. bij een proces - Tijd (totale levensduur van het proces) Vier keer per jaar, tien weken uitvoerbaar Ongeveer tien jaar Stap 2 Identificatie van gevaren Niet van toepassing bij een proces. Stap 3 Risicoschatting De gevonden knelpunt worden beoordeeld met behulp van de risicograaf uit de machine richtlijn beoordeeld. Deze risicograaf is aangepast naar project zodat er gekeken wordt in mate van tijdsbesteding. Dit resulteert in een risiconiveau van 1 (minimum) tot 18 (maximum) per situatie. E: Effect of Ernstgraad (de mate van tijdsbesteding) 1 = Lichte vertraging (vertraging taak) 2 = Vertraging (taak opnieuw) 3 = Ernstige vertraging (meerdere taken vertraagd) 4 = Extreme vertraging (meerdere taken opnieuw) B: Blootstelling (frequentie en/of tijdsduur van blootstelling aan gevaar) 1 = zelden of slechts een korte tijd 2 = vaak of langdurig 14

15 W: Waarschijnlijkheid (kans dat op een gevaarlijke gebeurtenis optreedt) 1 = laag, waarschijnlijk niet 2 = gemiddeld, komt voor 3 = hoog, komt vaak voor G: Gevaarsafwending (mogelijkheid om gevaar te kunnen ontwijken) 1 = mogelijk onder bepaalde omstandigheden 2 = nauwelijks mogelijk Effect Blootstelling Waarschijnlijkheid Risicograaf pren 1050 Gevaarsafwending Stap 4 Risico-evaluatie Niet van toepassing bij een proces. Stap 5 Bepalen maatregelen, risico-reductie Vaststellen van eventuele maatregelen door ontwerper. ( Ook de gebruiker kan maatregelen nemen, maar hiervoor ligt de verantwoordelijkheid bij de klant, b.v. persoonlijke beschermingsmiddelen, procedures, toezicht e.d.) 1. Correct denkniveau De gebruikers van het proces moeten snappen hoe het proces in elkaar steekt. 2. Fysiek gezond De gebruikers van het proces dienen in staat te zijn een ontwerp te produceren. 3. Goede motivatie De gebruikers moeten gemotiveerd zijn om het proces te volgen en een goed eindresultaat te behalen. 4. Genoeg resources Software en budget moet beschikbaar en toegankelijk zijn voor de gebruikers. 15

16 Aan de hand van het stappenplan is de volgende tabel ingevuld. Met deze tabel kan er een goed overzicht worden verzorgd van de eventuele gevaren bij dit product. Tabel 1: Risico analyse RISICO ANALYSE Project: Bedrijfsrisico-analyse Onderzoeksobject: Proces Formula Cruisers P Proces Stap Geïdentificeerd Latent Gevaar Risico-inschatting Risico- Evaluatie E B W G Factor 1 Initiation phase 1.1a Opdrachtomschrijving Opdracht onduidelijk definiëren b Doel van de opdracht onduidelijk definiëren Eisen en de wensen Eisen en wensen slecht kwantificeren Risicoreductie/ Veiligheidsmaatregelen Tweede lezer(s) Tweede lezer(s) Tweede lezer(s), regelementen goed doornemen 1.3 Planning Geen SMART planning Tweede lezer(s) 1.4 Grenzen Te ruime grenzen Tweede lezer(s) 1.5 Randvoorwaarden Onduidelijke Tweede lezer(s) randvoorwaarden Budgettering Onrealistische Tweede lezer(s) budgettering Analysis phase Onderzoek Onvolledig Tweede lezer(s) Onzorgvuldig Tweede lezer(s) Functieanalyse Functies vergeten Tweede lezer(s) 3 Concept phase Concepten Komen niet overeen met Tweede lezer(s) eisen Keuzematrix Slechte geformuleerde Tweede lezer(s) keuzecriteria Slechte weegfactoren Tweede lezer(s) Eindconcept Onzorgvuldige uitwerking Tweede lezer(s) Modelleren Beperkingen over het hoofd zien Checklist gebruiken, tweede lezer(s) 4 Test phase Onderdelen bestellen Te laat bestellen SMART plannen Te late levering Eerder bestellen Geen levering Fabrieksfout Controle bij levering Duurder dan beoogd Controleren voor bestelling Prototype maken Onderdelen beschadigen Zorgvuldig werken Fout bouwen Bouwtekening controleren Onderdelen vergeten Werkplan/checklist Testomgeving maken Factoren niet meenemen Checklist Testen Onderdelen beschadigen Zorgvuldig werken Conclusie Onzorgvuldig verwerken Zorgvuldig rapporteren, tweede lezer Onderdelen voldoen niet aan verwachting Slechte aanbeveling(en) Tweede lezer(s) 5 Optimalisation phase Optimalisatie plan Aspecten vergeten Checklist Onderdelen Onderdelen beschadigen optimaliseren Optimalisatie onderdelen Zorgvuldig werken Aspecten vergeten Checklist Fout optimaliseren Zorgvuldig werken Duurder dan beoogd Controleren voor bestelling Te laat bestellen SMART plannen Te late levering Eerder bestellen Geen levering Fabrieksfout Controle bij levering Duurder dan beoogd Controleren voor bestelling 6 Realisation phase Onderdelen bestellen Te laat bestellen SMART plannen Te late levering Eerder bestellen Geen levering Fabrieksfout Controle bij levering Duurder dan beoogd Controleren voor bestelling Formula cruiser maken Onderdelen beschadigen Zorgvuldig werken Fout bouwen Bouwtekening controleren Onderdelen vergeten Werkplan/checklist Testen Onderdelen beschadigen Zorgvuldig werken 16

17 6.1. Maatregelen/verbeterpunten Volgens de tabel zit het grootste gevaar in de testfase, optimalisatiefase en de realisatiefase. Dit heeft voornamelijk te maken doordat een groot deel van deze risico s afhankelijk zijn van externe bedrijven waar geen controle over is. Hierop is dan ook geen maatregel mogelijk die het risico compleet reduceert. Een ander groot aspect zijn de risico s die optreden bij de productie. Deze vormen minder grote risico s maar deze kunnen in het proces zelf worden opgelost. Een aantal maatregelen hier voor zijn: Zorgvuldig werken Werkplan hanteren Checklist hanteren Controle Zorgvuldig werken Iedere student wordt geacht om goed zijn resultaten te rapporteren. Bij de productie dient er opgepast te worden voor beschadigingen van onderdelen. Werkplan hanteren Vooraf dient er goed te worden nagedacht over de werkwijze en de stappen die gevolgd moeten worden. Deze dient naderhand zorgvuldig te worden gevolgd. Checklist hanteren Vooraf dient er goed nagedacht te worden over welke onderdelen nodig en in een duidelijk overzicht gezet. Deze dient naderhand zorgvuldig te worden gevolgd. Controle Na het afronden van een taak dient er gecontroleerd te worden of de taak naar behoren is gemaakt. 17

18 Conclusie en aanbevelingen Uit de enquête blijkt dat de studenten in de eerste week niet weten wat de status is van het project en zelfs onduidelijkheid is wat zij de eerste moeten doen. Daarop volgt dat als zij rapporten lezen het blijkt dat onderzoek waarop keuzes berusten niet altijd even goed zijn gerapporteerd. Ook blijkt het Dropbox-systeem vaak problemen op te leveren. Niet iedereen is instaat met de Formula Cruisers map te verbinden wegens een gebrek aan ruimte in hun Dropbox-account. Daarbij komt dat het soms moeilijk blijkt om documenten te vinden in de map. De risicoanalyse tool werd gebruikt om het gehele proces te analyseren op risico s en in beeld te brengen welke de meeste tijd zouden kosten. De meeste tijdrovende risico s komen uit de laatste drie fases. Dit heeft onder andere te maken met dat er in deze fases gewerkt wordt met een derde partij waar vrijwel geen controle over is. Een andere reden hiervoor is dat er gewerkt wordt met onderdelen. Hoewel het een kleine kans is dat ze daadwerkelijk onbruikbaar worden, als het gebeurt, kan de beschadiging het project meerdere dagen kosten. Daarnaast vormen het Pakket van Eisen en Wensen en de randvoorwaarden grote risico s voor het project in de beginfase. Dit komt doordat beiden benodigd zijn om het gehele project sturen en als houvast dienen mocht er iets fout gaan. Aanbevelingen Aan de hand van de resultaten uit de enquête is gebleken dat er verbeteringen mogelijk zijn op het gebied van informatievoorziening in de eerste week van het blok. Door een presentatie aan de nieuwe groep te geven of een meeloop dag te organiseren, zouden nieuwe studenten een beter beeld moeten krijgen van het project. Zij weten hierdoor ook welke taken er zijn gedaan, waarom keuzes zijn gemaakt en wat van hun veracht wordt. Daarnaast moet het mappensysteem verbeterd worden. Door gebruik te maken van een server met een juiste mappen indeling zal er minder informatie verloren gaan. Als alle onnodige bestanden en mappen verwijderd worden blijft dit overzichtelijk. Daarnaast moet iedereen zijn persoonlijke ruimte hebben, die duidelijk gescheiden is van de rest en waarin genoeg ruimte beschikbaar is. Tijdens het project zit het grootste gevaar in de testfase, optimalisatiefase en de realisatiefase. Dit heeft voornamelijk te maken doordat een groot deel van deze risico s afhankelijk zijn van externe bedrijven waar geen controle over is. Een ander groot aspect zijn de risico s die optreden bij de productie. De aanbevelingen die tot stand zijn gekomen dit project zijn de volgende onderwerpen: Werkplan hanteren Checklist hanteren Docent- en shiftwisseling Opslagruimte 18

19 Werkplan Uit de risicoanalyse is gebleken dat de grootste aanwezige of aanstaande risico s zich bevinden in de eindfase zoals de test-, optimalisatie- en realisatiefase. Bij deze fase is het handig om een werkplan vooraf te schrijven zodat strategisch wordt nagedacht over het uiteindelijke doel en de weg hier naar toe. Uiteindelijk bij het te doorlopen proces van bijvoorbeeld een onderdeel (kan ook gedacht worden aan een sub proces binnen het proces) fabriceren zou een fout kunnen worden gemaakt door iets in de verkeerde volgorde te doen. Bij het maken van een werkplan is er enige tijdsverlies door het opstellen. Dit zal echter ingehaald worden doordat naderhand niet opnieuw moet worden nagedacht maar simpelweg het werkplan uit te voeren. De tijd voor het opstellen van het werkplan zal uiteindelijk minder zijn dan continue bij elke stap in het proces bedenken hoe deze verloopt. Een duidelijke definitie van een werkplan is een overzicht van een reeks doelen en processen waarmee de Formula Cruisers groep die doelen kan bereiken. Het geeft de lezer een beter begrip van de omvang van het project. Door middel van werkplannen breek je een proces op in kleine behapbare taken en dwing je zezelf georganiseerd te werken. Een werkplan kan als volgt worden opgesteld: Bepaal het doel van het werkplan Bepaal doel(en) en doelstellingen van het project Zorg voor een SMART ordening van het werkplan Maak een lijst van middelen Stel lijst van beperkingen op Verantwoordelijkheid Strategie Doel van werkplan Bepaal vooraf goed wat het doel van het werkplan is. In welke kader het moet worden geschreven. Doel(en) en doelstellingen project Doelen en doelstellingen lijken en zijn ook bijna hetzelfde, ze verwijzen allebei naar de dingen die je wilt bereiken door je werkplan. Het verschil zit er hier in dat doelen erg algemeen zijn en een doelstelling specifiek is gedefinieerd. Doelen richten zich op het grotere geheel van het project en geeft de gewenste einduitkomst van het werkplan weer. Doelstellingen moeten ingericht worden in korte-, middellange- en langetermijndoelstellingen. Zorg hier bij voor dat er vooral gebruik wordt gemaakt van actieve werkwoorden zoals: plannen, schrijven, vergroten, meten, etc.. in plaats van vagere werkwoorden als: onderzoeken, begrijpen en weten. SMART ordening Specifiek Leg uit welke doelgroep er wordt bedient en alle specifieke handelingen die verricht worden om die doelgroep te helpen. Meetbaar De resultaten dienen meetbaar te zijn. Als voorbeeld, een onderdeel moet goedkoper worden is niet kwantificeerbaar. Een betere opstelling zou kunnen zijn, een onderdeel moet 20 % goedkoper worden. Achievable 19

20 Zijn de doelstellingen haalbaar met de beschikbare middelen is de vraag die vooraf gesteld moet worden. Dat de Formula Cruiser 90 % goedkoper is geen reëele doelstelling. Relevant Zullen deze doelstellingen wel een gewenst effect hebben? Bij het verminderen van de massa kan een nadelig effect hebben op de sterkte. Een as moet bijvoorbeeld aan een minimale sterkte en de daarbij horende massa voldoen. Tijdsgebonden Er zal een harde einddatum voor het project moeten worden gespecificeerd. Ook kleine onderdelen zijn uiteraard tijdsgebonden aan hun eigen einddatum. Middelen Alle middelen die nodig zijn om de doelen en doelstellingen te bereiken moeten mee geteld worden. Bij de Formula Cruisers kan gedacht worden aan het finacieel budget, toegang tot computers en internet, docenten en eventueel boeken. Beperkingen Beperkingen zijn obstakels die in je weg kunnen staan bij het bereiken van doelen en doelstellingen. Je kan er bijvoorbeeld achter komen dat je planning te druk is om goed te onderzoeken en te schrijven. Een beperking zou daarom een te drukke planning kunnen zijn, en je zou iets weg moeten halen tijdens het semester om je werkplan efficiënt af te maken. Verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheid is essentieel voor een goed plan. Wie is verantwoordelijk voor het volbrengen van elke taak? Er kan een team van mensen zijn die aan een taak werkt, maar één persoon moet aanspreekbaar zijn als een taak niet op tijd klaar is. Strategie Door het werkplan door te nemen moet er besloten worden hoe de middelen worden gebruikt en de beperkingen worden overwonnen om de doelen en doelstellingen te bereiken. De specifieke handelingen moeten op papier worden gezet en er moet een planning worden gemaakt. Checklist Om meer overzicht te krijgen in de status van het project wordt aanbevolen om met checklists te werken. Hiermee kunnen de taken die uitgevoerd zijn afgevinkt worden waardoor het voor de rest van de groep duidelijk wordt wat er uitgevoerd is of welke onderdelen besteld zijn. Zo kan er voor elke sub module van de auto een onderdelenlijst komen waarop wordt aangeven wanneer een onderdeel bestelt is en wanneer het geleverd is. Ook kan er een checklist komen voor de rapporten die gemaakt moeten worden. Hierop kan worden aangeven wanneer het rapport is voltooid en waar het opgeslagen is. 20

21 Docent- en shiftwisseling Het probleem bij de shiftwisseling is dat er veel informatie verloren gaat en niet duidelijk is waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. De informatie in de eerste shift word niet goed of volledig achtergelaten waardoor het voor de volgende shift wellicht onvindbaar of onduidelijk is. Om de shiftwisseling beter te laten verlopen kan er gebruik worden gemaakt van een docent om de continuïteit te waarborgen. Deze docent zal er voor moeten zorgen dat de leerlingen van de eerste shift, goed en duidelijk de informatie beschikbaar hebben voor de volgende shift. De docent moet op de hoogte zijn van alle ontwikkelingen omtrent het project. Alle informatie uit de eerste shift zal via deze docent moeten worden overgebracht naar de volgende shift. Het is niet zo dat de docent alle informatie moet weten, maar hij moet wel duidelijk hebben waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en waar informatie hierover is te vinden. De docent is dus verantwoordelijk voor de overdracht van de informatie van tussen de shifts. Opslag Uit de enquête is gebleken dat velen zich storen aan het huidige Dropbox systeem. Hieronder vallen klachten zoals dat de mappenstructuur soms onduidelijk is en dat er veel lege mappen zijn. Daarbij werkt Dropbox met losse accounts die ieder met 2 GB ruimte beginnen. Als deze losse accounts zich proberen te koppelen aan de map van het project gaat het meestal mis doordat de map ver boven deze 2 GB zit. Om de situatie te verbeteren, door oplossingen of alternatieven, zijn de problemen nu puntsgewijs opgenoemd met oplossing. Daarbij vormen deze criteria ook de punten waarnaar gekeken wordt bij mogelijke alternatieve storage services. Mappenstructuur Deze is uiteindelijk aangemaakt door de gebruikers zelf en zal dan ook door hun moeten worden opgelost. Zoals de lege mappen niet van tevoren aanmaken. Dit punt wordt niet meegenomen in de beoordeling omdat er niet kan worden verwacht dat een cloud storage service de mappenstructuur regelt. Als dat wel het geval is zal dit worden aangekaart. Delen Het delen van bestanden op Dropbox gebeurt als volgt; 1. Een hoofdaccount met genoeg opslagruimte maakt de projectmap aan. 2. De losse accounts van de studenten krijgen een uitnodiging om de project map te delen met het hoofdaccount zodat zij er bestanden op en af kunnen halen. 3. Afhankelijk of de studentaccount genoeg ruimte heeft kan de student bestanden in de projectmap plaatsen of verwijderen. Een mogelijke oplossing zou zijn iedereen toegang verschaffen tot de hoofdaccount zodat iedereen toegang heeft tot het projectmap. Het probleem hierop volgt dan weer dat dropbox in principe slechts één account per gebruiker wilt en het dus vervelend maakt door de student steeds zal moeten uitloggen uit zijn account om in de hoofdaccount te komen en vice versa. Opslagruimte Bij Dropbox vormt de opslagruimte van een studentaccount een probleem doordat zij met de basis 2 GB niet bij de projectmap van 2GB+ kunnen. Een oplossing hierop is, net als bij delen, iedereen toegang verschaffen tot de hoofdaccount. Een tweede mogelijkheid zou zijn de studentaccounts te upgraden met meer opslagruimte. Volgens de huidige tarieven is dit echter 10 euro per maand per account. 21

22 Alternatieve opslag service types Er valt onderscheidt te maken tussen storage services. Zo zijn er cloud storage services zoals Dropbox waar je gebruik maakt van de servers van Dropbox. Alle bestanden staan dus op een server(s) van Dropbox die zij onderhouden. En bij groot gebruik van hun een servers zitten dan ook kosten verbonden. Een gebruiker kan ook een computer of server kopen voor zijn bestanden en zelf een storage systeem hanteren. Het is dan ook aan de gebruiker om deze te onderhouden. Een tussenweg tussen deze twee extremen zou zijn een bedrijf dat servers plaatst en onderhoud pleegt voor bedrijven. In de laatste twee gevallen is het vrijwel zeker mogelijk om een opslagruimte te creëren die op maat gemaakt is voor de Formula Cruisers of zelfs het expertise centrum in zijn geheel. Nu zou de ontwikkeling van een eigen server systeem te lang duren en kampt met problemen zoals wie het ontwikkelt en onderhoudt. Een bedrijf inschakelen voor de server is wel reëel maar hier zitten periodieke kosten aan verbonden en er moet zou nog moeten worden besproken hoe het op maat gemaakt systeem er uit zou moeten zien. De enige snelle oplossing op het moment is dus het vinden van een alternatieve cloud storage service. Alternatieve opslag services De alternatieven opslag services zijn hieronder beschreven met aandacht op de eerder genoemde criteria samen met de prijs. De prijs is niet omgezet naar euro s om de daadwerkelijke prijs van de aanbieders intact te laten. SugarSync for Business Business modellen kosten altijd geld zelfs de basis accounts. De werking is identiek aan Dropbox met kleine extra s die niet van belang zijn voor de Formula Cruisers. Basis prijs is 550 dollar per jaar voor de eerste 3 gebruikers +125 dollar per extra gebruiker GB opslag Dropbox for business Ook Dropbox heeft een business model. Meer deelmogelijkheden en hogere klantenserviceprioriteit. Basis prijs is 600 euro per jaar voor de eerste 5 gebruikers +120 euro per extra gebruiker 1000GB opslag 22

23 Box Box legt meer de focus op het samenwerken van individuen en wat minder op het synchroniseren van bestanden hoewel er wel een functie is om dit te doen. Daarbij ondersteunt Box het zoeken van trefwoorden binnen bestanden wat handig is voor zoekgeraakte informatie. Zij limiteren echter wel de grootte van de bestanden in een account. Zo kan bijvoorbeeld het gratis model geen bestanden groter dan 250MB uploaden. Hieronder staan de prijzen voor het basis personal model, het starter model en het business model. Personal Gratis persoonlijk account 10GB opslag Ieder bestand niet groter dan 250MB Starter 4 euro per gebruiker (minimaal 3, tot 10 max) 100GB opslag Ieder bestand niet groter dan 2GB Business 12 euro per gebruiker (minimaal 3) Oneindig opslag Ieder bestand niet groter dan 5GB Google Drive Google drive maakt het mogelijk om compleet in de internetbrowser te werken. Het is zelfs mogelijk dat meerdere gebruikers in hetzelfde document tegelijkertijd werken. Er wordt echter altijd gewerkt in de omgeving van google die soms problemen kan leveren als een google document naar een word document wordt omgezet. Voor de rest vrijwel hetzelfde als Dropbox. 5GB opslag gratis basis account 25GB opslag voor 2,49 doller per maand 100GB opslag voor 4,99 doller per maand Microsoft Skydrive Is vrijwel identiek aan Dropbox. Het verschil ligt in dat de service applicaties van Microsoft ondersteunt. De basis opslagruimte is vergelijkbaar met die van Google Drive en zelf beter voor gratis accounts. De maandelijkse kosten nemen toe afhankelijk hoeveel er bij wordt genomen. 7GB opslag gratis basis account +20GB opslag voor 10 doller per jaar +50GB opslag voor 25 doller per jaar +100GB opslag voor 50 doller per jaar 23

24 Conclusie opslag Alle genoemden opslag services verhelpen de problemen met het delen en de beperking van opslagruimte. Het probleem met de mappenstructuur kan niet worden opgelost met de gevonden services. Hierbij moet wel vermeld worden dat genoemde vijf services slechts enkelen zijn in de markt van honderden. Deze vijf staan wel bekend als de betere cloud storage services. Geen enkele service biedt iets baanbrekends en verhelpen allen de twee problemen. Om kosten te vermijden kan er zelfs alleen gekeken worden naar de gratis services zonder problemen. De top drie bestaat dus uit Google Drive, Box en Microsoft Skydrive. De beste qua opslag zou Box zijn gezien deze begint met 10GB opslag. Het limiet van 250 MB per bestand kan wellicht probleem zijn bij het ontwerpen in Inventor. Daarbij komt dat de focus van deze service anders ligt dan meeste cloud storage services. Box moet dan ook eerst getest worden in hoeverre deze bruikbaar is voor de Formula Cruisers. Binnen de groep was er helaas niemand bekend met Box. Skydrive en Google drive zijn redelijk aan elkaar gewaagd. Zo heeft Google drive de mogelijkheid om tegelijkertijd te werken in een internetbrowser, dus bestanden hoeven niet meer te worden gedownload en later bewerkt terug te worden geüpload. Het compatibiliteitsprobleem met Word is echter tijdrovend omdat na het omzetten tot word. Het document compleet gecontroleerd moet worden op fouten. Het probleem ontstaat gelukkig alleen als er van Google docs naar Word wordt omgezet. Microsoft Skydrive geeft daarentegen 7GB gratis opslag en lijkt het meest op Dropbox wat de overstap makkelijker maakt. Daarbij is Microsoft Skydrive ook een stuk goedkoper als opslag bij wordt gekocht. 24

25 Bijlagen I. Enquête In deze bijlage zitten alle enquête resultaten. De uitwerking hiervan is te vinden in het betreffende hoofdstuk 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 II. Planning