DISSIPLINÊRE- EN GRIEWEPROSEDURE

Transcriptie

1 DISSIPLINÊRE- EN GRIEWEPROSEDURE A. DISSIPLINÊRE PROSEDURE 1. DOELSTELLING Die handleiding van orde en die toepassing van dissipline is n voorvereiste vir doeltreffende bestuur. Binne n organisasie moet n stelsel van gedragsreëls bestaan waarteen dissipline ge-evalueer kan word. Die doelstelling van hierdie dissiplinêre kode is dus om te verseker dat die werkgewer se doelwitte op n ordelike wyse bereik word en dat voorkomende en korrektiewe aksies geneem word ten einde werksekuriteit te bevorder. Daarvoor is n gedragskode binne n organisasie nodig en moet Bestuur verseker dat alle werknemers op n eenvormige en konsekwente wyse behandel word. 1.1 Algemene Beleid n Dissiplinêre aksie moet so spoedig as wat redelikerwys moontlik is na die beweerde oortreding onder die aandag van Bestuur gekom het, ingestel word Korrektiewe maatreëls wat in die normale werksituasie geneem word, word nie as mondelinge waarskuwings in terme van die Dissiplinêre Kode beskou nie. Mondelingse waarskuwings word slegs opgelê waar oortredings ernstig genoeg is om n aanmaning te regverdig Dissipline akkumuleer van oortreding tot oortreding, ongeag die tipe oortreding anders kan n werknemer n aansienlike getal oortredings begaan en elke keer slegs n waarskuwing kry Elke saak word volgens die unieke omstandighede en die meriete van die saak hanteer. Die Dissiplinêre Kode dien slegs as n riglyn vir regverdige dissipline dit is dus onnodig om alle stappe in die Kode tot die letter toe te pas n Personeellid sal nie ontslaan word sonder dat n dissiplinêre verhoor plaasgevind het nie, tensy hy/sy self sodanige reg weier, of sonder goeie rede afwesig is van die verhoor Werknemers wat aan n onbeskermde staking deelneem, word nie deur hierdie prosedure beskerm nie.

2 1.1.7 Die werknemer kan verteenwoordig word deur n kollega wat n voltydse personeellid van die werkgewer is en wat n vakbondverteenwoordiger van n geregistreerde vakbond is indien die werknemer n lid is van daardie vakbond. Die reg tot verteenwoordiging sluit verteenwoordiging deur n regspraktisyn (prokureur of advokaat) of konsultant uit. 2. DISSIPLINÊRE OPTREDES Die volgende fases van optrede kan toegepas word in die geval van oortredings soos in die Dissiplinêre Kode uiteengesit. 2.1 Mondelinge waarskuwing Word aan personeel uitgereik ten opsigte van oortredings wat van n minder ernstige aard is Bestuur stel dit duidelik aan die werknemer dat die waarskuwing die eerste stap in die dissiplinêre prosedure is. Die waarskuwing word tydens die private gesprek uitgereik en sal deur Bestuur vir rekorddoeleindes aangeteken word. (Sien BYLAE: UITSLAG VAN VERHOOR) 2.2 Skriftelike Waarskuwing n Skriftelike waarskuwing kan deur Bestuur aan n werknemer gegee word. n Skriftelike waarskuwing word gegee wanneer n mondelinge waarskuwing geïgnoreer word of wanneer die oortreding van n meer ernstige aard is n Skriftelike waarskuwing moet op die werkgewer se amptelike briefhoof of UITSLAG VAN VERHOORVORM gegee word en moet al die tersaaklike inligting ten opsigte van die beweerde oortreding bevat. (Sien BYLAE: UITSLAG VAN VERHOOR) Die beweerde oortreding, en die toepaslike sanksie sal met die werknemer bespreek word voordat die skriftelike waarskuwing uitgereik word. Die werknemer is geregtig om deur n voltydse personeellid van die werkgewer verteenwoordig te word tydens die gesprek Die oorspronklike waarskuwing moet persoonlik aan die werknemer oorhandig word of indien nie moontlik nie, per aangetekende pos aan hom gestuur word.

3 2.2.5 n Skriftelike waarskuwing is geldig vir ses (6) maande vanaf die uitreikingsdatum. 2.3 Finale skriftelike waarskuwing In die geval van n ernstige oortreding of wanneer n werknemer dieselfde of soortgelyke oortreding binne die geldigheidstydperk van n skriftelike waarskuwing begaan, kan n finale skriftelike waarskuwing deur Bestuur aan n werknemer gegee word. Vorige waarskuwings en aksies kan as bewyse van vorige dissiplinêre aksies gebruik word Dit moet duidelik in die waarskuwing gemeld word dat dit n finale skriftelike waarskuwing is en dat n verdere soortgelyke oortreding tot ontslag kan lei Die bepalings van paragrawe 2.2.2, en is ook op n finale skriftelike waarskuwing van toepassing n Finale skriftelike waarskuwing is geldig vir twaalf (12) maande vanaf die uitreikingsdatum. 2.4 Alternatief tot ontslag/beëindiging van diens As alternatief tot ontslag, kan oorweging geskenk word aan enige alternatiewe dissiplinêre optrede op diskresie van die werkgewer, welke alternatiewe optrede insluit, maar nie beperk is tot: posgraadverandering-verlaging met of sonder behoud van voordele; verlies van sommige voordele; of tydelike skorsing van diens sonder betaling n Alternatiewe dissiplinêre optrede sal slegs op diskressie van die Maatskappy opgelê word en met skriftelike instemming van die werknemer. Indien die werknemer nie die alternatiewe optrede aanvaar nie, sal ontslag in werking tree. 2.5 Beëindiging van diens Alvorens n dissiplinêre ontslag (diensbeëindiging) opgelê word, moet daar eers met die bestuurder/ eienaar oorleg gepleeg word n Werknemer se diens kan in sekere gevalle summier beëindig word (ongeag of die werknemer vorige waarskuwings ontvang het, al dan nie) In minder ernstige gevalle kan diensbeëindiging met kennisgewing geskied.

4 2.5.4 Die finale besluit berus by die voorsitter van die dissiplinêre verhoor. Indien die werknemer ontevrede is met die besluit, moet die interne dispuuthanteringsprosedure gevolg word en indien uitgeput moet die toepaslike prosedures soos deur wetgewing bepaal, gevolg word. 3. RIGLYNE VIR BESTUUR Die volgende riglyne vorm nie deel van die Dissiplinêre Prosedure nie, maar dien as n bestuurshulpmiddel om regverdige en billike dissipline te verseker. 3.1 Voor die dissiplinêre verhoor: Ondersoek die saak en maak seker dat dissiplinêre optrede wel nodig is Lig die werknemer(s) skriftelik in dat daar n dissiplinêre verhoor gaan wees. (Sien BYLAE: KENNIS VAN VERHOOR). Die memorandum moet die volgende inligting bevestig: Die plek, datum en tyd van verhoor Die aard van die oortreding wat die datum en plek daarvan insluit Die reg tot verteenwoordiging Die reg om sy saak te stel Die reg om getuienis te lewer Die reg om getuies te roep Die reg om getuies deur die werkgewer geroep, te ondervra. Die teenwoordigheid van n tolk kan aangevra word, maar dit moet vooraf met die werkgewer gereël word. Indien die werknemer ongeletterd is, moet die memorandum aan hom verduidelik word in n taal wat hy verstaan Verseker dat die werknemer voldoende tyd gegun word om sy saak voor te berei (twee dae is voldoende) Verseker dat volledige verklarings van alle betrokke partye verkry word in komplekse gevalle Indien: die oortreding ernstig van aard is en potensieel n vertrouensbreuk inhou;

5 die werknemer se teenwoordigheid onrus by die werkplek kan aanstook; die werknemer mag inmeng met die ondersoek; 3.2 Tydens die dissiplinêre verhoor mag hy/sy tydelik van diens geskors word (met betaling) hangende die dissiplinêre verhoor Verseker dat alle betrokke partye behoorlik voorgestel word Verseker dat die aard van die oortreding asook sy regte tydens die verhoor aan die werknemer duidelik word Verseker dat die werknemer se pleit genotuleer word; byvoorbeeld skuldig of onskuldig Verseker dat alle getuies van die werkgewer geroep word om te getuig. Die werknemer of sy verteenwoordiger mag vrae vra aan die getuies Laat die werknemer sy saak stel, en/of sy getuies roep. Die werkgewer se verteenwoordiging kan sodanige getuies ondervra Notuleer al die getuienis Bevestig dat alle relevante getuienis gelewer is Verdaag die verhoor om te besluit of die werknemer skuldig of onskuldig is aan die hand van getuienis gelewer. Skenk onder andere aandag aan die vraag of daar n reël/standaard in die werkplek bestaan wat die werknemer se gedrag verbied, of die reël/standaard billik/wettig is en/of die werknemer bewus was van die reël/standaard of redelikerwys daarvan bewus moes gewees het Indien die werknemer onskuldig is, eindig die verhoor Indien die werknemer skuldig is, word die partye geleentheid gebied om versagtende/verswarende getuienis te lewer. Die beweerde oortreder getuig onder andere oor sy persoonlike omstandighede, diensrekord, dissiplinêre rekord en die werkgewer se konsekwentheid in die hantering van vorige soortgelyke oortredings. Die werkgewer se verteenwoordiger getuig onder andere oor die invloed van die oortreding op die onderneming, soos risiko s wat dit inhou en die invloed daarvan op die vertrouensverhouding, die werknemer se dissiplinêre rekord, werksprestasie en diensbetragting.

6 Besluit op n gepaste dissiplinêre optrede ingevolge die Dissiplinêre Kode (sien BYLAE: DISSIPLINÊRE KODE) deur onder andere oorweging te skenk aan watter dissiplinêre optrede by die oortreding pas; of die dissiplinêre optrede billik is; die persoonlike omstandighede van die werknemer; en betrokke versagtende/verswarende omstandighede soos dissiplinêre- en diensrekord en of die dissiplinêre optrede konsekwent in ander soortgelyke sake toegepas is, in ag genome die meriete van die betrokke saak Stel die werknemer skriftelik in kennis van die bevinding en dissiplinêre optrede teen hom en verskaf redes daarvoor. Indien die werknemer ongeletterd is, moet die bevinding en beslissing met redes aan hom voorgelees word in n taal wat hy verstaan.

7 BYLAE: DISSIPLINÊRE KODE DISSIPLINÊRE KODE Hierdie kode dien as n basiese bestuursriglyn ten einde regverdige dissipline te verseker. Die voorgestelde dissiplinêre aksie ten opsigte van die verskillende oortredings is onder normale omstandighede van toepassing. Dit is egter uiters belangrik dat elke geval op sy eie meriete hanteer word. Alle vorige waarskywings wat nog nie verstryk het nie, sal akkummuleer. Indien n spesifieke oortreding nie in die Dissiplinêre Kode behandel word nie, behou die werkgewer die reg voor om n toepaslike dissiplinêre aksie in die geval van sodanige oortreding te neem. 1. Laat aanmeld vir diens, behalwe vir redes buite die personeellid se beheer 2. Ongemagtige betreding of verlating van die werkgewer se perseel 3. Nalaat om af te teken aan die einde van n werkskof (met of sonder oortyd) voordat daar verklee word. 4. Onbevredigende werksprestasie 5. Afwesigheid van werkstasie gedurende werksure sonder n geldige rede. 6. Nie-nakoming of oortreding van werkgewersbeleid, interne reëls en regulasies 7. Ongemagtigde herstelwerk aan of vervaardiging van privaateiendom of artikels op die werkgewersperseel of met werkgewer se toerusting, gedurende en na werksure. 8. Weddery of dobbel gedurende werkstyd of op werkgewersperseel 9. Onnodige beledigende- vloek of skeltaal teenoor n medepersoneellid of n lid van die publiek terwyl aan diens. Mondelinge waarskuwing Skriftelike Waarskuwing Finale Skriftelike Waarskuwing Beëindiging van Diens 10 Nalaat om n ongeluk of skade aan werkgewer se eiendom

8 . waarby die personeellid direk of indirek betrokke is, by n toesighouer of ander senior amptenaar so spoedig as prakties moontlik aan te meld. 11. Afwesigheid van werk vir een dag of langer sonder n geldige rede of afwesigheid weens siekte vir meer as drie dae sonder die indiening van n geldige mediese verslag, of versuim om sodanige verslag in te dien soos vereis deur Wetgewing. Nie-nakoming van veiligheidsregulasies en enige ander wetlike of interne regulasie met betrekking tot die veiligheid van personeel, asook enige onveilige optrede wat die lewens van andere of werkgewer se eiendom in gevaar stel. Versuim om enige redelike werksopdrag uit te voer wat amptelik deur n gevolmagtigde persoon uitgereik is. Ongemagtigde verwydering van of peuter met veiligheidstoerusting en/of nalating om dit terug te plaas. Ongemagtigde dra van enige vuurwapens of enige ander gevaarlike wapens, terwyl aan diens en sonder magtiging van die Bestuurder Ernstige nalatigheid in diens of in die hantering van werkgewer se eiendom, -voertuie of toerusting Bakleiery op werkgewer se perseel 18. Rook in areas op die werkgewer se perseel waar rook verbode is. 19. Ongemagtigde vervoer van passasiers met n werkgewer se voertuig. 20. Aanmeld vir diens onder invloed van alkoholiese drank of enige vorm van dwelmmiddels of ongemagtigde besit of gebruik van alkohol of enige vorm van dwelmmiddel, terwyl aan diens of op werkgewer se perseel.

9 21. Aanhitsing van ander werknemers 22. Wesenlike oortreding van behuisingsooreenkoms 23. Weerhouding van belangrike inligting 24. Weiering van redelike werksopdrag 25. Onbillike diskriminasie 26. Bestuur van werkgewer se voertuig onder die invloed van alkohol of enige ander vorm van dwelmmiddels of tydens werksverrigting, of die bedryf van masjinerie en toerusting waar n oordeelsfout as gevolg van alkohol of dwelmmiddels lewens bedreig. 27. Ongemagtigde verandering aan of peuter met n klokkaart, bywoningsregister of klokmasjien of opsetlike aanteken van tyd per klokkaart namens n ander persoon 28 Bedrog, vervalsing of diefstal 29. Ongemagtigde bestuur, beheer of hantering van werkgewervoertuig of toerusting 30. Opsetlike beskadiging van werkgewer-eiendom; of die eiendom van enige personeellid of enige ander persoon. 31. Ongemagtigde besit of verwydering van maatskappyeiendom; of eiendom van medepersoneellede; of enige ander persoon. 32. Voortdurende swak prestasie 33. Intimidasie van ander werknemers. 34. Ontoelaatbare Mededinging 35. Deelname aan n onbeskermde staking of nywerheidsoptrede. 36. Seksuele teistering 37. Aanranding van enige persoon terwyl aan diens. 38. Ongemagtigde krediettransaksie(s) 39. Ernstige beledigende-, vloek-, of skeltaal teenoor n medepersoneellid of n lid van

10 die publiek terwyl aan diens. 40. Ernstige nie-nakoming of oortreding van werkgewerbeleid, interne reëls en regulasies. 41. Langdurige afwesigheid van werk sonder n geldige rede. (vyf dae of langer) 42. Ernstige nie-nakoming van veiligheidsregulasies en enige ander wetlike of interne regulasie m.b.t. die veiligheid van personeel asook enige onveilige optrede wat die lewens van ander of werkgewer-eiendom in gevaar mag stel.

11 BYLAE: KENNIS VAN VERHOOR KENNIS VAN DISSIPLINÊRE VERHOOR A. PERSOONLIKE BESONDERHEDE VAN WERKNEMER Naam: Pos: Afdeling: Besonderhede van oortreding (sluit datum, tyd en plek in): B. REȄLINGS VIR DISSIPLINÊRE VERHOOR Na aanleiding van die beweerde oortreding(s) soos hierbo uiteengesit, sal n dissiplinêre verhoor plaasvind om op Mnr./Mev. sal as Voorsitter optree. Tydens die verhoor het u die reg om deur u vakbondverteenwoordiger of n ander kollega bygestaan te word. n Tolk indien u so sou verlang. (In welke geval u reëlings daarvoor moet tref en die reg om getuienis te lewer en getuies te roep. Handtekening: Datum: van toesighouer Handtekening: Datum: van werknemer of getuie vir ontvangs

12 BYLAE: UITSLAG VAN VERHOOR UITSLAG VAN DISSIPLINÊRE VERHOOR A. PERSOONLIKE BESONDERHEDE VAN WERKNEMER Naam: Posbenaming: Werkplek: B. BESLISSING DISSIPLINÊRE OPTREDE EN REDES Met verwysing na die dissiplinêre verhoor gehou op Beslis ek soos volg: C. DIE REG TOT APPÉL Soos mondelings aan u meegdeel op kan u, indien u nie met hierdie beslissing tevrede is nie, binne vyf (5) dae na datum van hierdie skrywe appél aanteken. Handtekening: Datum: van voorsitter Handtekening: Datum: van werknemer of getuie vir ontvangs Plaas n afskrif van hierdie dokument op die werknemer se personeellêer

13 B. GRIEWE PROSEDURE 1. Doelwit 1.1 Enige permanente werknemer met n klagte of probleem voorspruitende uit sy/haar diensverhouding met die werkgewer, het die reg en die geleentheid om die klagte of probleem intern te rapporteer en te bespreek en om dit indien moontlik tot wedersydse bevrediging op te los. 1.2 n Grief is enige klagte, probleem of gevoel van ontevredenheid voortspruitend uit n werknemer se werksituasie, uitsluitende geringe verskille en/of probleme van n persoonlike aard tussen werknemers. Ontevredenheid met betrekking tot diensvoorwaardes, vergoeding, die toepassing van dissipline, of personeelvermindering word nie deur die grieweprosedure aangespreek nie. 2. Riglyne 2.1 Enige grief moet so gou as prakties moontlik nadat dit ontstaan het, aangemeld en ooreenkomstig die voorgeskrewe prosedure hanteer word. 2.2 Enige grief moet die nodige aandag geniet totdat n bevredigende oplossing gevind is of n finale besluit daaroor geneem is. 2.3 n Werknemer wat n grief het, het die keuse om die klagte of probleem self te hanteer ooreenkomstig die neergelegde prosedure of om deur n verteenwoordiger bygestaan of verteenwoordig te word. n Verteenwoordiger moet n voltydse personeellid van die werkgewer wees en mag n vakbondverteenwoordiger van n geregistreerde vakbond wees. 2.4 Waar meer as vyf werknemers n gesamentlike grief het mag n maksimum van twee verteenwoordigers benoem word om die grief namens die werknemers met bestuur te bespreek. 2.5 Alle griewe moet te alle tye objektief hanteer word en alle betrokke partye moet te alle tye onbevooroordeeld wees in soverre dit persone of persoonlikhede, werksomstandighede, diensvoorwaardes en alle ander tersaaklike aspekte aanbetref. 2.6 Alle klagtes of probleme moet op die laagste moontlike vlak aandag geniet.

14 2.7 Alle tersaaklike besprekings, feite en beslissings moet genotuleer word en deur alle betrokke partye as n bewys van die aanvaarding van die korrektheid daarvan onderteken word. Indien n werknemer weier om te teken, sal die weiering genotuleer word, maar beïnvloed dit nie die geldigheid van enige beslissing deur bestuur gemaak nie. n Afskrif van die notule moet onmiddellik maar in elke geval binne 48 uur na die vergadering vir verdere verwysing op rekord geplaas word. 2.8 Waar een van die betrokke bestuurslede vir meer as drie (3) opeenvolgende werksdae nie beskikbaar sal wees nie, word daar onmiddellik na n volgende fase oorgegaan. 2.9 Indien inligting wat die finale beslissing sal beïnvloed nie bekom kan word nie as gevolg van die tydelike afwesigheid van n werknemer(s) kan die ondersoek volgens die diskresie van die bestuur vir n maksimum van dertig (30) kalenderdae uitgestel word. 3. Prosedure 3.1 Fase Fase Indien enige werknemer n grief het waarby n medewerknemer betrokke is, moet sodanige werknemer die klagte of probleem verkieslik informeel met die medewerknemer bespreek en probeer om dit onderling uit die weg te ruim. Indien n oplossing gevind word, word die aangeleentheid as finaal afgehandel beskou. Indien n wedersydse bevredigende oplossing nie binne n maksimum van 24 uur gevind word nie, kan daar na die volgende fase oorgegaan word Die werknemer bespreek die aangeleentheid met sy/haar onmiddellike toesighouer en mag deur n verteenwoordiger vergesel word. Die volgende persone is dus betrokke: Onmiddellike toesighouer Betrokke werknemer n Verteenwoordiger Getuie(s) op versoek deur toesighouer en werknemer Waar die betrokke werknemer se onmiddellike toesighouer of n persoon van hoër gesag of n werknemer uit n ander afdeling

15 betrokke is, moet die aangeleendheid direk na n meer senior bestuursvlak verwys word Indien n oplossing gevind word, word die aangeleentheid as finaal afgehandel beskou. Indien n wedersydse bevredigende oplossing nie binne n makskum van 3 werksdae gevind word nie, kan daar met die volgende fase voortgegaan word. 3.3 Fase Die betrokke werknemer, wat deur die verteenwoordiger vergesel mag word, mag die grief na n volgende vlak van Bestuur, soos byvoorbeeld n Afdelingshoof, verwys nadat hy sy onmiddellike toesighouer in kennis gestel het. Die afdelingshoof moet alle tersaaklike inligting inwin en indien moontlik, probeer om n oplossing binne die raamwerk van die beleid te vind. Die volgende persone is dus betrokke: Afdelingshoof Betrokke werknemer n verteenwoordiger getuies op versoek van afdelingshoof en werknemer 3.4 Fase Waar die betrokke werknemer se onmiddellike toesighouer, of n persoon van hoër gesag of n werknemer uit n ander afdeling betrokke is, moet die aangeleentheid direk na n meer senior bestuursvlak verwys word Indien n oplossing gevind word, word die aangeleentheid as finaal afgehandel beskou. Indien n wedersyds bevredigende oplossing nie binne n maksimum van 3 werksdae gevind word nie, kan daar met die volgende fase voortgegaan word Die betrokke werknemer of sy/haar vakbond mag skriftelik n vergadering met die bestuurder/ eienaar versoek en en moet die aard van die grief duidelik uiteensit Na ontvangs van sodanige versoek, sal die betrokke bestuurder n vergadering binne drie (3) werksdae belê, wat deur die volgende persone bygewoon mag word: Verteenwoordiger(s) van die Werkgewer

16 Die betrokke werknemer Nie meer nie as twee (2) verteenwoordigers van die betrokke vakbond nie. 3.5 Fase Getuies mag deur die bestuur en die Komitee geroep word indien verlang Indien die grief nog nie bevredigend in fase 4 opgelos kan word nie, mag die dispuuthanteringsprosedure gevolg word ooreenkomstig die toepaslike wetgewing. (KVBA)

17 Bylae: Vloeidiagram van Grieweprosedure Grief Ontstaan WERKNEMERSVLAK Hanteer grief onderling op werknemersvlak Onopgelos 24 uur OPGELOS Geen verdere aksie TOESIGHOUERSVLAK Werknemer en/of verteenwoordiger na onmiddellike toesighouer OPGELOS Geen verdere aksie Onopgelos - 3 werksdae VOLGENDE BESTUURSVLAK Werknemer en/of verteenwoordiger verwys saak na bv. Afdelingshoof na kennis van Toesighouer OPGELOS Geen verder aksie Onopgelos 3 werksdae DIREK NA SENIOR BESTUURSVLAK Waar werknemer uit ander afdeling of persoon van hoër gesag betrokke is by werknemer se grief VOLGENDE BESTUURSVLAK Werknemer en/of verteenwoordiger verwys saak skriftelik na bv. Bestuurder van die bedryfseenheid Onopgelos 3 werksdae OPGELOS Geen verder aksie VERGADERING Verteenwoordiger(s) van Werkgewer, betrokke werknemer, maksimum 2 verteenwoordigers van Unie, Getuies op versoek Onopgelos 3 werksdae Dispuutprosedure (KVBA)

18