Verslag Algemeen bestuur

Transcriptie

1 Opsteller Marianne van der Veen-Brouwer Aantal pagina s 5 Onderwerp Algemeen bestuur Verslag Algemeen bestuur Datum overleg Agendapunt Intern a Kenmerk V0139/H2862 Aanwezigen: De heren B.J.M. Besselink, G.P. Beugelink, T.J. Boersma, G.J. van den Brandhof, H.H.G. Dijk (voorzitter), A.C.M. van Eekhout, P.A.E. van Erkelens, M.A.P. van Haersma Buma, G. de Jonge, C.A.A.A. Maenhout, H.Th.M. Pieper, H. Pluckel, A.J.G. Poppelaars, P. Rooijmans, Th. Schots, R.L.M. Sleijpen, W. Stegeman, J.H. Wijnholds en J.W.A. van Enst (secretaris-directeur), mevrouw M.H. van der Veen-Brouwer (verslaglegging) Afwezigen: De heren A. Fernhout, J.A.M. de Hoon, H. Ruben en mevrouw F.P.A.M. van de Ven 1 Opening en vaststellen agenda De heer Dijk opent de vergadering om uur. Hij heet de heren Wijnholds en Stegeman bijzonder welkom. Beide heren zijn toegetreden tot het Algemeen bestuur als opvolgers van respectievelijk de heren Schaafsma en Kolkman en Hos. 2 Mededelingen 2.1 Mutaties Algemeen bestuur Het overzicht bestuursleden Algemeen bestuur Gr HWH wordt voor kennisgeving aangenomen. 3 Concept-verslag Algemeen bestuur d.d. 11 november 2013 Tekstueel: Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van het verslag. 4 Ingekomen stukken tot 4 april 2014 Er zijn geen stukken voor het Algemeen bestuur ontvangen. 5 HWH 2.0 De heer Dijk geeft een toelichting op de totstandkoming van de notitie Uitwerking van Het Waterschapshuis 2.0, een nieuwe koers. De notitie is een uitwerking van de unanieme besluitvorming op 11 november Alleen de vertegenwoordiger van het waterschap Hunze en Aa s dat per 1 januari 2014 uit de Gr is getreden kon toen niet instemmen met de koers. Bijlage bij de notitie is een startnotitie waarin het dienstverleningsconstruct is uitgewerkt. In deze startnotitie is de juridische uitwerking van de loden deuren beschreven. Om elke opdracht aan HWH komt een loden deur te staan. Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen collectieve en facultatieve opdrachten. De opdrachtgevers dragen de verantwoordelijkheid en het risico voor de opdracht. Verder is aan de heer dr. R.J. Veldwijk (Ockham Consulting Partners) gevraagd in het kort een visie te geven op de uitwerking van HWH 2.0 binnen de gekozen organisatorisch-bestuurlijke context. Dit is uitgewerkt in bijlage 2 bij de Nieuwe koers-notitie.

2 Een aantal waterschappen heeft vragen gesteld ter verduidelijking van de notitie. Deze vragen zijn afgelopen week schriftelijk beantwoord en aan de AB-leden verzonden. De heer Dijk geeft een ieder de gelegenheid te reageren op de notitie. De volgende opmerkingen worden gemaakt: Er is waardering voor de uitwerking De uitwerking moet voortvarend ter hand worden genomen De inrichting en werking van de Opdrachtgevertafel en de stuurgroepen zijn onduidelijk Voorkeur voor betrokkenheid van ict-specialisten in opdrachtgeverstafel De rol van de Unie van Waterschappen (als opdrachtgever) is onduidelijk Beperkte personele bezetting voor HWH is gewenst Zit IHW in de aangegeven fte s? Medewerkers in flexibele schil hoeven niet in dienst van HWH te komen Leidt het nieuwe dienstverleningsconstruct tot uitbreiding van personeel? Beperkte overhead voor HWH is gewenst; zoveel mogelijk kosten aan programma s toeschrijven Inzicht in plaatsing en selectie van personeel in relatie tot cultuuraspect Integraal projectmanagement moet een competentie zijn van HWH-medewerkers Sence of urgency wordt gemist; er is nog te weinig vernieuwing zichtbaar Er moet een financiële onderbouwing en uitwerking komen Hoe hoog zijn/worden de transitiekosten? HWH moet functioneren als kenniscentrum, dat mag sterker worden aangezet Helderheid gewenst over omzet/merendeelcriterium Bij de opdrachtuitvoering moeten de escalatiemomenten goed zijn beschreven De heer Dijk geeft een reactie op de vragen en opmerkingen: Unie van Waterschappen Wat betreft de rol van de Unie van Waterschappen geldt ten principale dat HWH en UvW los van elkaar staan en in theorie niets met elkaar te maken hebben. De UvW kan HWH niet binden en is geen lid van de Gr HWH. Als de UvW rechtstreeks opdracht geeft aan HWH wordt de UvW als derde gezien. Er moet een praktische oplossing worden gevonden. Als in de Ledenvergadering besluiten worden genomen waarin een uitvloeisel voor HWH zit, dan moet dat via de opdrachtgeverstafel bij HWH worden neergelegd. Aan de opdrachtgeverstafel moet dan conform de besluitvorming in de LV worden besloten. Waarna opdracht aan HWH wordt gegeven. Dit moet goed worden afgestemd met en binnen de UvW. Opdrachtgeverstafel Aan de opdrachtgeverstafel zitten alle potentiële opdrachtgevers. Voor de aansturing van programma s moeten er kleine stuurgroepen komen. De rol opdrachtgever / opdrachtnemer moet zakelijk zijn. De opdrachtgevers lopen risico s. Deze rol kan niet worden onderschat. Het Algemeen bestuur Gr gaat over de continuïteit van HWH en geeft geen opdrachten aan HWH. Dit wordt gedaan door de waterschappen vanuit een andere rol, via de opdrachtgevertafel. Wat betreft de bemensing van de opdrachtgeverstafel geldt dat er namens een waterschap iemand moet deelnemen die met gezag (i.c. een volmacht) namens dat waterschap kan spreken en besluiten. Het staat ieder waterschap in principe vrij om een deelnemer aan de opdrachtgeverstafel af te vaardigen. Dit betekent dat de opdrachtgeverstafel het unieke domein van een specifieke populatie van de waterschappen is. Voor de verdere uitwerking van de opdrachtgeverstafel is zal HWH een voorstel samen met de VDW en/of programmaraad uitwerken. Omvang HWH De instandhoudingskosten voor HWH moeten zo laag mogelijk worden gehouden. Deze omvatten in elk geval de kosten voor bestuur en rapportages etc. HWH heeft een aantal medewerkers in de vaste kern. Deze kern is gericht op stabiliteit. Geschat wordt dat deze 10 à 15 fte zal zijn waarbij gedacht wordt aan 12 fte. Daarnaast is er een flexibele schil waarvan de omvang meeademt met de opdrachten. Hierdoor blijft de omvang van de vaste Kenmerk: V0139/H2862 Pagina 2 van 5

3 kern beperkt qua omvang en kosten voor de overhead. De flexibele schil heeft in principe een omvang die passend is voor de hoeveelheid opdrachten die HWH uitvoert. Waterschapmedewerkers worden betrokken zodat kennisuitwisseling ontstaat. Daarvoor hoeven waterschapmedewerkers niet persé te worden gedetacheerd, maar kosten moeten wel worden verrekend. HWH moet de benodigde capaciteit in de flexibele schil organiseren, maar dit kan niet zonder medewerking van de waterschappen. In die zin hebben de waterschappen invloed op de omvang van HWH. IHW is meegenomen in de formatie en zit in de flexibele schil. Uitvoering Als tijdens de uitvoering van een programma/project blijkt dat er iets niet goed gaat, kan dit in de stuurgroep van het betreffende programma/project worden gesignaleerd. Van te voren moeten spelregels worden opgesteld. Vervolg De heer Dijk geeft aan dat na besluitvorming over de uitwerkte koers (de richting) de inrichting wordt bepaald door het Dagelijks bestuur. Het Dagelijks bestuur zal het sociaal plan en het reorganisatieplan vaststellen. Vervolgens zal het de vacature secretaris-directeur worden gesteld. Er komt een kwartiermaker, die mogelijk de beoogd secretaris-directeur is. Daarna volgt het proces van plaatsing van de medewerkers. Er wordt een functieboek opgesteld. Bij de plaatsing wordt een plaatsingsadviescommissie betrokken. Het Dagelijks bestuur is ervan overtuigd dat het kwaliteitscriterium het enige criterium is om HWH een kans te geven. De mogelijkheid bestaat dat een aantal medewerkers boventallig wordt. Streven is echter dat medewerkers van werk naar werk worden begeleid binnen of buiten de waterschappen. Hoeveel dit gaat kosten is in sterke mate afhankelijk van de kansen die worden geboden. Bij boventalligheid en WW wordt het een hele dure kwestie. Omdat nu nog niet kan worden aangegeven hoeveel medewerkers van werk naar werk begeleid moeten worden is het moeilijk om een zinvolle raming van de kosten te geven. Er wordt een oproep aan de waterschappen gedaan medewerkers van HWH in dienst te nemen zodat deze medewerkers aan het werk kunnen blijven en de transitiekosten laag worden gehouden. De heer Dijk geeft de gelegenheid om nog enkele vragen te stellen. De heer Van Erkelens hoopt op een specifiekere oproep aan de waterschappen zodra duidelijk is voor welke medewerkers een nieuwe werkplek wordt gezocht. Hij benadrukt dat er een plicht rust op alle waterschappen. De heer Jonge benadrukt nogmaals dat HWH een kenniscentrum moet zijn. De heer Dijk reageert dat HWH alleen werk doet waarvoor een opdracht is gegeven, dit geldt ook voor het zijn van kenniscentrum. De heer Pieper blijft sceptisch over de werking van de opdrachtgeverstafel en de vele stuurgroepen die gaan ontstaan. Conform voorstel wordt besloten: De uitgewerkte koers HWH 2.0 vast te stellen zoals beschreven in de notitie Uitwerking van Het Waterschapshuis 2.0, een nieuwe koers. Het Dagelijks bestuur op te dragen de HWH organisatie zodanig in te richten dat recht wordt gedaan aan de door het Algemeen bestuur bepaalde koers/richting. 6 Uittreden Hunze en Aa s De heer Dijk geeft de heer Beugelink het woord die voor dit agendapunt als discussieleider zal optreden. Het waterschap Hunze en Aa s heeft besloten uit de Gr HWH te treden. Dit besluit is inmiddels goedgekeurd door de provincie Utrecht. Met Hunze en Aa s moeten afspraken worden gemaakt over het uittreden. In het voorstel zijn deze afspraken verwoord. De heer van Haersma Buma is van mening dat indien Hunze en Aa s bepaalde producten van HWH afneemt hiervoor een opslag (b.v. 10%) mag worden gerekend. De heer Stegeman vindt het bedrag voor de uittreding laag en vraagt waarop dit is gebaseerd. De heer Maenhout is van mening dat Hunze en Aa s onder gunstige condities kan uittreden. De heer Van Eekhout vindt dat indien Hunze en Aa s in de toekomst, Kenmerk: V0139/H2862 Pagina 3 van 5

4 zelfstandig of door fusie met een ander waterschap, weer toetreedt tot de Gr er een verrekening moet plaatsvinden van het verkregen voordeel. De heer Sleijpen zou nogmaals bij Hunze en Aa s willen polsen of nu HWH 2.0 vorm heeft gekregen, overwogen kan worden toe te treden. De heer Wijnholds vindt dat er nu Hunze en Aa s is uitgetreden er sprake is van een derde partij en er zakelijke tarieven moeten gelden. De heer Besselink geeft aan dat freeridergedrag moet worden voorkomen. Hunze en Aa s is wat hem betreft niet zomaar een derde partij. Indien niet waterschappen met HWH willen samenwerken, gaat deze samenwerking voor op samenwerking met Hunze en Aa s. De heer Schots is van mening dat lopende deelnameovereenkomsten na een periode van drie jaar worden ontbonden. HWH moet dan opnieuw bezien wat voor Hunze en Aa s wordt uitgevoerd. De heer Van den Brandhof adviseert de tekst van de Gr HWH aan te passen zodat uittreden alleen mogelijk is als alle Deelnameovereenkomsten zijn ontbonden. De heer Beugelink antwoordt namens het Dagelijks bestuur. Hij stelt dat de afspraken die in december 2012 met Hunze en Aa s zijn gemaakt, gestand worden gedaan en niet meer dan dat. Als Hunze en Aa s later wil toetreden, moeten er dan afspraken worden gemaakt. Hij voelt er niets voor om alsnog met Hunze en Aa s te gaan praten over alsnog toetreden en verwacht ook geen positieve reactie van Hunze en Aa s. De heer De Korte (controller HWH) geeft een toelichting op de uittreedsom. Deze is een optelsom van het vaste aandeel van Hunze en Aa s in Bestuur en organisatie. Dit bedrag betalen ze nog drie jaar. Daarop komen de personele component van de producten die niet meer worden afgenomen. Bij elkaar is dat Er is een controleberekening uitgevoerd aan de hand van de frictiekosten die in het rapport Gartner waren genoemd. Bekeken is wat het aandeel van Hunze en Aa s daarin zou zijn. Ook dat kwam uit op ongeveer Ook Hunze en Aa s had zelf een berekening opgesteld die uitkwam op ongeveer Deze drie benaderingen geven voldoende houvast om het bedrag van te kunnen verantwoorden. De drie benaderingen liggen overigens voor deze vergadering ter inzage. Het blijven deelnemen aan het product AHN3 was niet opgenomen in de afspraken van december Hiervoor is in 2013 wel een deelnameovereenkomst getekend. Er zijn drie opties ten aanzien van de deelname aan AHN3 aangegeven. Besloten wordt de bijdrage van H&A aan AHN3 rechtstreeks aan RWS-CIV laten overmaken. Conform voorstel wordt besloten: 1. Kennis te nemen van de uittreding van het waterschap Hunze en Aa s uit de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis per 1 januari Het (formele) liquidatieplan op nihil vast te stellen conform de besluitvorming bij liquidatie van de stichting per 31 december De op basis van overwegingen zoals opgenomen in hoofdstuk 8 van het voorstel van het Dagelijks bestuur d.d. 3 april met kenmerk V0139/H2862H2609 overeengekomen uittreedsom vast te stellen op een eenmalige bijdrage van Hunze en Aa s aan HWH ad en dit bedrag bij de jaarrekening 2014 via de bestemming van het resultaat uit te keren aan de deelnemers Gr HWH op basis van de Unieverdeelsleutel. 4. Ten aanzien van de deelname van Hunze en Aa s aan AHN3 een keuze te maken uit de volgende opties: a. Ontbinding deelnameovereenkomst en deelname aan AHN3 via HWH blokkeren b. De bijdrage van H&A aan AHN3 rechtstreeks aan RWS-CIV laten overmaken c. Het AB kan besluiten om de deelname van H&A aan AHN3 voor te leggen aan de opdrachtgeverstafel die vervolgens kan besluiten om de AHN data ook voor H&A in te winnen, waarna de data door geleverd worden aan H&A. H&A rekent dan met die waterschappen af. 5. In te stemmen met de wijze waarop in de toekomst producten door Hunze en Aa s kunnen worden afgenomen van Het Waterschapshuis zoals geformuleerd in paragraaf 8.2 van het voorstel van het Dagelijks bestuur d.d. 3 april 2014 met kenmerk V0139/H2862H2609. Kenmerk: V0139/H2862 Pagina 4 van 5

5 7 Jaarrekening 2013 De heer Dijk geeft de heer Pluckel, die de discussie bij dit agendapunt en agendapunt 8 zal leiden, het woord. De heer Pluckel geeft aan dat wordt voorgesteld de jaarrekening 2013 goed te keuren. De Boersma vindt dat er geen geld in de reserves mag worden gestopt. Als er een te bestemmen resultaat is, moet dat terug naar de deelnemers. Ook de heer De Jonge geeft aan dat er geen algemene reserves moeten worden opgebouwd bij een Gr. Zijn waterschap (HHSK) en ook andere waterschappen nemen deel in meerdere Gr-en. Als elke Gr een reserve opbouwt, kan dat behoorlijk oplopen. De heer Van Haersma Buma sluit zich daarbij aan. De heer Pluckel reageert namens het Dagelijks bestuur dat het zeker niet de bedoeling is om een grote algemene reserve op te bouwen. Vooralsnog wordt er ruim aan de algemene reserve toegevoegd. De algemene reserve wordt gemaximeerd tot Verder wordt er toegevoegd aan de bestemmingsreserve HWH 2.0. Dit is noodzakelijk om de eerste kosten van HWH 2.0 te kunnen opbrengen. De heer De Korte (controller) licht toe dat in de terugbetaling van 2,5 miljoen ongeveer 1,5 miljoen AHN geld (o.a. kaartverkoop) is opgenomen. Na deze toelichting wordt conform voorstel besloten: 1. De jaarrekening 2013 van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis vast te stellen. 2. Ten aanzien van niet uitgevoerde activiteiten een bedrag van terug te betalen aan de waterschappen over Ten aanzien van lopende, nog af te ronden activiteiten een bedrag van op te nemen (Saldo projectrekeningen) en deze budgetten beschikbaar te stellen voor de uitvoering van activiteiten in Vanuit het positieve resultaat 2013 ad een bedrag van toe te voegen aan de bestemmingsreserve HWH 2.0 en een bedrag van toe te voegen aan de in te stellen Algemene reserve. 5. Kennis te nemen van het accountantsverslag 2013 van Deloitte Accountants. 8 1 e begrotingswijziging 2014 De heer Pluckel leidt de discussie. De heer Poppelaars informeert waarom AHN3 per saldo duurder wordt terwijl de provincies zijn gaan meebetalen. Deze vraag zal schriftelijk worden beantwoord. Zonder verdere discussie wordt conform voorstel besloten in te stemmen met de 1 e begrotingswijziging Aanwijzen DB-lid en aanwijzen plaatsvervangend voorzitter De heer R.L.M. Sleijpen wordt bij acclamatie aangewezen als lid van het Dagelijks bestuur Gr HWH. De heer H. Pluckel wordt bij acclamatie aangewezen als plv. voorzitter van de Gr HWH. 10 Rondvraag De heer Stegeman informeert of het mogelijk is dat de Gr HWH een bedrijfsvoerings-gr wordt. De heer Van Enst antwoordt dat dit niet mogelijk is omdat een dergelijke Gr niet voor derden mag werken. De heer Van Eekhout verzoekt de website van HWH aan te passen nu Hunze en Aa s uit de Gr is getreden. 11 Sluiting De heer Dijk sluit de vergadering om uur. Kenmerk: V0139/H2862 Pagina 5 van 5