Verslag Algemeen bestuur

Transcriptie

1 Opsteller Marianne van der Veen Aantal pagina s 6 Onderwerp Algemeen bestuur Verslag Algemeen bestuur 30 november 2017 Datum overleg 30 november februari 2018 Agendapunt Intern a Kenmerk V0385/H Aanwezigen: De heren J. Batelaan, G. Beugelink, B.J. Bussink, H.H.G. Dijk (voorzitter), P.A.E. van Erkelens, P. Ketelaars, C.A.A.A. Maenhout, G.J.A. Nieuwenhuis, H. Pluckel, Th. Schots, P. Smit, G.J.A. Smits (secretaris-directeur) R. Smits, W. Stegeman, mevrouw E. Stravens, de heer B.J. van Vreeswijk en mevrouw A.M. van Zoelen. mevrouw M.H. van der Veen (verslaglegging) en mevrouw S. Hooijer (controller) de heer A. Seinstra (adviseur koerscommissie, bureau SeinstraVandeLaar) bij agendapunt 2.1 Afwezigen: de heren J. Kramer, E. Luitjens, A.J.G. Poppelaars en P. Robijn 1 Opening en vaststelling agenda De heer Dijk opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom. Een bijzonder woord van welkom geldt voor de heer Peter Smit, die namens het DB van Amstel, Gooi en Vecht lid is geworden van het Algemeen bestuur Gr HWH. De heer Batelaan meldt dat hij ook spreekt namens de heer Luitjens, die afwezig is. Op voorstel van de voorzitter wordt besloten agendapunt 4 in een besloten vergadering te behandelen. 2 Mededelingen 2.1 Stand van zaken koerscommissie De heer Van Vreeswijk, voorzitter koerscommissie, geeft een toelichting op de werkzaamheden van de koerscommissie tot nu toe. De koerscommissie bestaat uit 2 AB-leden Gr HWH, 2 secretarissendirecteuren waterschappen, 3 i-managers waterschappen, een vertegenwoordiger UvW en SD en ondersteuning HWH. De commissie wordt begeleid door SeinstraVandeLaar. De leden van de commissie hebben hun inbreng onafhankelijk geleverd. Verder heeft de commissie zich laten inspireren door sprekers van buiten, o.a. RWS, HWBP, Rabobank. De inbreng is verwerkt en dit heeft inmiddels geleid tot een visie. De commissie heeft er bewust voor gekozen visie en de vorm waarin deze wordt ingebed (governance) te scheiden. Er worden wel randvoorwaarden gegeven over de bestuurlijke invulling. In de basis blijft gelden dat vertrouwen tussen waterschappen onderling noodzakelijk is om succesvol samen te werken. Verder is de commissie er zich nog meer van bewust geworden dat alle waterschappen het proces van transformatie naar de informatiemaatschappij zullen moeten doorlopen. De heer Van Erkelens informeert naar de relatie tussen het koersdocument en de strategienota van de OGT die afgelopen week aan alle waterschappen is aangeboden. De heer Van Vreeswijk

2 antwoordt dat deze in principe onafhankelijk van elkaar zijn opgesteld. De heer Dijk vult aan dat er inhoudelijk zeker een relatie is en dat in verschillende gremia, waarin soms dezelfde vertegenwoordigers zitten, vanuit een ander gezichtspunt de discussie over de digitalisering wordt gevoerd. De heer Van Erkelens wil in zijn waterschap beide documenten wel tegelijk bezien. De heer Dijk antwoordt dat ook de sectorscan erbij hoort. Begin volgend jaar moet er samenhang zichtbaar worden en moet ook vanuit de UvW richting worden gegeven. Alle documenten zijn bouwstenen die moeten leiden naar de toekomst. De heer Seinstra geeft aan de hand van een PowerPointpresentatie de stand van zaken van het in ontwikkeling zijnde koersplan aan. Op dit moment wordt de tekst van het plan geschreven. Daarbij wordt ook de strategienota betrokken. In korte tijd heeft de koerscommissie een bijzonder proces van bewustwording doorlopen. Dat is ook het doel van de bespreking in dit Algemeen bestuur. In het eerste hoofdstuk van het koersplan zal terug worden gekeken naar de achtergrond, o.a. de evaluatie HWH 2.0 en de lessons learned die er zijn. Daarna wordt de opdracht van de koerscommissie aangestipt en vooruitgekeken. De kern van het koersplan is opgebouwd aan de hand van drie vragen: Why, waarom doen we het en voor wie How, hoe organiseren we het What, wat kunnen we van HWH verwachten De samenleving digitaliseert, dus de waterschappen ook. De vraag is of een waterschap dat zelf kan en of er dan ooit voldoende kwaliteit geleverd zal worden. Er zijn veel initiatieven, vaak van éénpitters, bij de waterschappen zichtbaar. Dat moet worden gedeeld en daar moet je met elkaar je voordeel van hebben. Een landelijk samenwerkingsverband, zoals HWH, kan daar een rol in spelen. Het is helder dat er iets van landelijke samenwerking moet zijn. Een HWH 3.0 van en voor de waterschappen, maar niet alleen dat. HWH moet meer dan nu ondersteunend zijn in realisatie, meer dan nu ontwikkelruimte krijgen en meer dan nu flexibel en slagvaardig kunnen opereren. De organisatie moet inspirerend zijn voor medewerkers. Het blijft lastig om mensen van waterschappen bij HWH te krijgen, terwijl de mindset eigenlijk zou moeten zijn: je bent gek als je niet bij HWH werkt Wat betreft de strategische governance kan HWH formeel als GR opereren, maar ook de informele aansturing krijgt aandacht. In het koersplan worden noties meegeven die als belemmerend worden ervaren en die opgelost moeten worden. De heer Seinstra geeft aan dat er geen gortdroog visiedocument wordt opgeleverd. Er wordt een interactieve vorm gekozen. De boodschap staat centraal, maar ook de inspiratie uit de koersbijeenkomsten. Het wordt een verhaal dat aantrekkelijk is om te geven en naar te luisteren. De heer Seinstra besluit met de oproep om het thema breed te agenderen bij de waterschappen. Vraag is, hoe dat moet worden aangepakt. Naar aanleiding van de presentatie ontstaat een gedachtewisseling met onderstaande kernpunten: Het is verstandig loden deuren te verminderen en wat minder strak geregeld te gaan samenwerken. Er moet beseft worden dat het voor waterschappen lastig is om hun ict-mensen uit te lenen; ook bij de waterschappen is de behoefte aan deze mensen groot Het koersplan HWH moet niet alleen over HWH gaan, maar ook over de waterschappen zelf. Er ligt een grote digitaliseringsopgave; het besef moet nog sterker worden. Kenmerk: V0385/H Pagina 2 van 6

3 Er is behoefte aan bestuurlijke vaststelling van een visie. Die visie is de basis om zaken in het waterschap te kunnen organiseren. B.v. het hebben van een CIO die onder de directie staat. ICT moet onderdeel worden van het primaire proces, maar dat is nog niet zo eenvoudig Digitale transformatie is organisatorische transformatie. Op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Transformatie moet geleidelijk, in kleine stapjes worden uitgevoerd. HWH kan daar een rol in spelen, maar dat moeten waterschappen bepalen Nadat de visie is vastgesteld en als deze wordt uitgewerkt, moeten er middelen beschikbaar komen, anders blijft het bij een visie en komt er geen vervolg HWH is de spiegel van de samenwerking van de waterschappen. Wereld verandert hard, er is wel een organisatie nodig die daarbij helpt. Moeten we samenwerken, is daarvoor een organisatie nodig en is dat dan HWH? HWH zou moeten helpen bij de bestuurlijke/organisatorische omwenteling binnen de waterschappen op het gebied van digitalisering Er is op het terrein van personeel ook landelijk wel wat te doen. Het is ook lastig om mensen naar een individueel waterschap te trekken. Misschien landelijk oppakken. Koerscommissie heeft de afgelopen maanden een proces van bewustwording doorgemaakt, dat moet eigenlijk op landelijk niveau gebeuren. Dit is al bezig in OGT, BKI en door de sectorscan. Digitalisering verdient meer aandacht in de Uniestructuur. Geef aan wat de waterschappen van HWH kunnen verwachten op langere termijn. Er zijn zaken waar iedereen nu al mee bezig is: primair proces digitaliseren, voorbereiden op invoering omgevingswet. Het tekort aan ICT-specialisten ICT zou landelijk kunnen worden opgepakt, door landelijk een pool van specialisten in te richten. Standaarden zijn randvoorwaarde voor ict-samenwerking. Ook daar is dringend behoefte aan meer kennis In het koersplan wordt gefocust op de landelijke samenwerking. Onderdeel daarvan is innovatie en ontwikkeling. Het zou handig zijn daarvoor centraal een aantal slimme medewerkers te hebben. Die moeten wel de ruimte hebben. Dit kan door vanuit de OGT een bredere opdracht te geven zonder de controle te verliezen. Interessant is hoe HWH een plaats krijgt in de bestuurlijke-organisatorische transitie die de waterschappen moeten doormaken. Het Dagelijks bestuur Gr HWH moet snijvlak koersplan en rol van de Unie goed kortsluiten met Unie. De DB s van de waterschappen moeten worden aangespoord om te doen wat nodig is. De heer Dijk bedankt de heren Van Vreeswijk en Seinstra voor hun toelichting en geeft aan uit te zien naar het definitieve rapport dat in februari wordt besproken in het Algemeen bestuur. 3 Concept-verslag en actielijst AB 6 juli 2017 Tekstueel: de heer Stegeman meldt dat hij afwezig was, maar werd vervangen door de heer Van Hoek. Met inachtneming van deze wijziging wordt het verslag ongewijzigd vastgesteld. Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van het verslag. De actielijst wordt voor kennisgeving aangenomen. De heer Dijk stelt voor om het volgende agendapunt, benoeming secretaris-directeur in een besloten gedeelte van de vergadering te behandelen. Dit voorstel wordt overgenomen. Kenmerk: V0385/H Pagina 3 van 6

4 4 Benoeming secretaris-directeur per Na beraadslaging in een besloten deel van de vergadering, wordt conform voorstel besloten de heer G.J.A. Smits te Den Dungen met ingang van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2019 te benoemen als secretaris-directeur van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis. 5 Financiën 5.1 Bestuursrapportage De heer Dijk geeft gelegenheid te reageren op de bestuursrapportage Mevrouw Van Zoelen informeert hoe het kan dat de voortgang van de projecten volgens verwachting verloopt terwijl het tegelijk moeilijk is om vacatures te vervullen en er is toch ook nog geld over blijft. De heer van Erkelens is tevreden over de rapportage. Het inzicht dat in 3.4 wordt gegeven t.a.v. de capaciteit vanuit de waterschappen is duidelijk. Hij vraagt of het ook mogelijk is om in een staatje aan te geven hoeveel inhuur HWH heeft. Mevrouw Hooijer geeft aan dat het overzicht van inhuur op bladzijde 10 is gegeven. De heer Ketelaars informeert wat wordt bedoeld met de taalbarrière op bladzijde 8 wordt bedoeld. Het in beeld brengen van de capaciteit in 3.4 is nuttig. Het lijkt erop dat projecten stagneren omdat er geen goede verbinding is tussen projecten en inzet vanuit de waterschappen. De heer Schots stelt voor de overmachtsclausule die in de DVO wordt opgenomen te parkeren tot er meer duidelijkheid is. De heer Van Vreeswijk begrijpt deze wens, maar er moet op de één of andere manier wel bestuurlijke druk worden uitgeoefend op de betreffende waterschappen. De heer Smit vindt het hanteren van een overmachtsclausule niet de oplossing. De oorzaak van het probleem moet worden aangepakt. Verder vraagt de Smit verduidelijking van het ziekteverzuimpercentage. De heer Nieuwenhuis adviseert het capaciteitsprobleem breder aan te pakken door gezamenlijk goede mensen binnen te halen. Voor deze mensen is altijd wel een plek bij de waterschappen. In reactie op de gemaakte opmerkingen constateert de heer Pluckel dat Het Waterschapshuis van de begroting % teruggeeft en 14% doorschuift. Dit betekent dat 80% wordt gerealiseerd. Dat is op zich een behoorlijke prestatie maar de ambitie moet hoger liggen. Onderzocht moet worden hoe slimmer personeel kan worden aangetrokken, als gezamenlijke waterschappen of anderszins. Er moeten goede afspraken worden gemaakt met de secretarissen-directeuren. Het overzicht van capaciteit kan een vertekend beeld geven van de inzet vanuit de waterschappen. Dit overzicht is met name gericht op medewerkers in de projecten terwijl er ook waterschappen zijn die hun medewerkers inzetten in i-platform, Uitvoerend overleggen, werkgroepen etc. De heer Stegeman geeft aan dat dit wat betreft Vechtstromen keurig is verwoord. De heer G. Smits reageert dat hij merkt dat op een aantal niveaus het vertrouwen in Het Waterschapshuis terugkeert. Dit geldt echter nog niet overal, b.v. HR-managers spreken uit dat ze de beste mensen niet naar Het Waterschapshuis laten gaan. Tegelijk bemerkt de heer Smits dat Het Waterschapshuis groeit in de manier waarop mensen worden geworven. Er worden steeds meer diensten in plaats van uren ingekocht. Op dit moment lopen er 18 vacatures. Misschien is het tijd om andersom te gaan redeneren door vanuit de waterschappen landelijk ergens een pool neer te zetten. Ten aanzien van de projecten is het probleem dat HWH eerst opdracht moet hebben om een project te starten voordat personeel kan worden geworven. Dit houdt in dat de projecten 3 à 4 maanden opschuiven. Daarmee wordt vanaf nu in de business case rekening mee gehouden. Wat betreft de genoemde taalbarrière geeft de heer Smits aan dat in samenwerking met de Maastricht School of Management gewerkt zou worden aan de kwaliteitsverbetering van de business cases. Er waren echter geen Nederlandstalige kandidaten beschikbaar om deze opdracht uit te voeren. Kenmerk: V0385/H Pagina 4 van 6

5 De heer Pluckel informeert hoe een eventuele personeelspool er uit zou komen te zien. De heer G. Smits antwoordt dat Het Waterschapshuis op dit moment met Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard gezamenlijk uitvraag doet naar inhuur van medewerkers. Het is ook mogelijk om als waterschappen gezamenlijk te bepalen welk ict-personeel de komende 5 jaar nodig is. Deze kunnen dan worden aangetrokken en landelijk worden ingezet eventueel aangevuld met inhuur. Dat kan alleen als Het Waterschapshuis wat meer ruimte krijgt. Mevrouw Van Zoelen vraagt of dit belastingtechnisch mogelijk is. De heer Smits geeft aan dat er mogelijkheden zijn door b.v. de poolmedewerkers in dienst te nemen van een waterschap en dan in te lenen bij Het Waterschapshuis. Wat betreft het ziekteverzuim merkt de heer G. Smits op dat HWH in verband met kleine aantal vaste medewerkers al snel boven de 4/5 % komt. Er waren in 2017 twee medewerkers langdurig ziek. De heer Dijk informeert naar de sfeer in de organisatie. De heer G. Smits geeft aan deze ten positieve is veranderd. De heer Smit is van mening dat de waterschappen zich zouden moeten uitspreken over het leveren van capaciteit en dan met visie, uniformiteit en collegialiteit aan de slag gaan. Mevrouw Van Zoelen vindt het naïef om te denken dat waterschappen de beste mensen aan Het Waterschapshuis zullen leveren. Ook bij het eigen waterschap moeten klussen worden geklaard. De heer Dijk antwoordt dat inzet bij Het Waterschapshuis nodig is. Het idee om een pool van mensen die bij Het Waterschapshuis werken in te richten, verdient nadere uitwerking. Zeker omdat er schaarste op de ict-markt ontstaat. De heer Dijk stelt voor dat Het Waterschapshuis bij discussie over inleen van een medewerker uit een bepaald waterschap, het betreffende AB-lid hierover wordt geïnformeerd. Dat kan helpen om bij het waterschap iets voor elkaar te krijgen. Tot slot constateert de heer Dijk dat de kwaliteit van de berap aanleiding heeft gegeven voor een bestuurlijke discussie. Dit is een compliment aan mevrouw Hooijer. De heer Stegeman verlaat de vergadering om uur 5.2 Begroting 2017, 6 e en 7 e wijziging Zonder beraadslaging wordt conform voorstel wordt besloten de 6 e en 7 e begrotingswijziging 2017 vast te stellen. 5.3 Treasurystatuut Mevrouw Stravens verzoekt het treasurystatuut wat betreft het aangaan van derivaten zo aan te passen dat duidelijk is dat HWH niet van de derivatenconstructie gebruik zal maken. Mevrouw Van Zoelen merkt op dat het 4-ogenprincipe bij het aangaan van leningen moet worden geborgd en dat telefonische handelingen schriftelijk moeten worden vastgelegd. Verder moet worden benadrukt dat uitzetting van gelden wordt ingekaderd door de Regeling Schatkistbankieren. In de treasuryparagraaf moet een relatie worden gelegd met de meerjarenraming. De heer Ketelaars informeert of het voor een kleine organisatie als Het Waterschapshuis haalbaar is om te voldoen aan de eisen. Wordt er gebruik gemaakt van de kennis bij de waterschappen? De heer Schots verzoekt een duidelijkere verwijzing naar de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden op te nemen. Kenmerk: V0385/H Pagina 5 van 6

6 De heer Pluckel reageert op de gemaakte opmerkingen en geeft aan dat het vaststellen het treasurystatuut voor Het Waterschapshuis een formaliteit is omdat het niet wordt toegepast. Het Waterschapshuis functioneert niet op basis van leningen etc. Mevrouw Hooijer geeft dat een treasurystatuut wettelijk verplicht is. Overtollige middelen van Het Waterschapshuis worden uitgezet met behulp van schatkistbankieren. De gemaakte opmerkingen zullen worden verwerkt zodat het treasurystatuut de volgende vergadering kan worden vastgesteld. De heer Dijk benadrukt nogmaals dat Het Waterschapshuis nooit en nimmer wil overwegen om een derivatenconstructie toe te passen. Mevrouw Stravens informeert of de drempel schatkistbankieren kan worden verhoogd zodat er minder vaak gebruik van hoeft te worden gemaakt. Mevrouw Hooijer geeft aan dat de begroting zo wordt opgesteld dat die beter aansluit bij beschikbare capaciteit. Het Waterschapshuis wil meer geld bij de waterschappen laten. De heer Dijk geeft aan te onderzoeken of het mogelijk is dat Het Waterschapshuis naar behoefte geld bij de waterschappen ophaalt zodat Het Waterschapshuis minder gebruik hoeft te maken van schatkistbankieren. De heer Dijk constateert dat het treasurystatuut nu niet wordt vastgesteld, maar na verwerking van de opmerkingen de volgende vergadering opnieuw ter besluitvorming (als hamerstuk) wordt aangeboden. 5.4 Planning en Controlcyclus 2018 De heer Ketelaars merkt op dat de kaderbrief 2019 in feite overbodig is omdat de ontwerpbegroting 2019 al in januari 2018 wordt gepresenteerd. Mevrouw Hooijer legt uit dat dit in 2018 aan de orde is omdat de planning naar voren is gehaald i.v.m. de lange zienswijzeperiode. De kaderbrief kon niet eerder omdat op de contouren van het koersplan moest worden gewacht. Verder is het door de gewijzigde planning mogelijk om het opstellen van de financiële documenten meer te spreiden. De Planning en Controlcyclus 2018 wordt conform voorstel ongewijzigd vastgesteld. 5.5 BTW en Vennootschapsbelasting Mevrouw Hooijer geeft, aanvullend op het memo, aan dat de Belastingdienst afgelopen week schriftelijk heeft bevestigd dat HWH is vrijgesteld van Vennootschapsbelasting. De situatie omzetbelasting is nog niet opgelost. HWH blijft hierop alert. 6 Vergaderschema Algemeen bestuur 2018 Het vergaderschema 2018 wordt conform voorstel ongewijzigd vastgesteld. Rondvraag en sluiting Mevrouw Van Zoelen doet de suggestie om interne projecten met een delegatie van het Algemeen bestuur te toetsen. Projecten kunnen, indien tijdig bekend, in de ontwerp-begroting worden opgenomen en als deze in het begrotingsjaar alsnog blijken nodig te zijn, kunnen deze via een begrotingswijziging worden goedgekeurd. De heer G. Smits geeft aan dat Het Waterschapshuis de interne projecten transparant wil presenteren. Het is een goede suggestie om deze van te voren met een delegatie van het Algemeen bestuur af te stemmen. De heer Dijk sluit de vergadering om uur. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 8 februari 2018, ir. H.H.G. Dijk, Voorzitter drs. G.J.A. Smits Secretaris-directeur Kenmerk: V0385/H Pagina 6 van 6