THINK PROFESSIONAL LET S MLE

Transcriptie

1 Inzicht Inzicht, dat is het centrale thema van deze nieuwsbrief MLE. Inzicht in de processen van de klant en inzicht in de processen van de accountant zelf. Pieter de Kok van Coney neemt ons mee in de wereld van process mining en data-analyse en zijn bijna ontembare verlangen om inzicht te verschaffen aan iedereen die het maar weten wil. Kennismanagement in optima forma. Anco Bruins van Lansigt neemt ons mee in de wereld van interne procesbeheersing in een controlepraktijk. Een controller stuurt op andere variabelen dan een compliance officer en een beleidsbepaler kijkt weer anders dan een IT auditor. Zo belichten we vanuit verschillende perspectieven de term inzicht. Wij wensen u veel leesplezier. INHOUD Interview met Pieter de Kok Interview met Anco Bruins Nieuwe koppelingen in MLE samenstel MLE verhuisd Data productdemo s Pieter de Kok Ik was al snel onder de indruk van de kern van MLE controle: de accountant zit aan het stuur, hij mag weer nadenken. Nee, sterker nog, hij móet weer nadenken. Anco Bruins MLE controle geeft ons inzicht waardoor we onze controlewerkzaamheden op een kwalitatief hoogwaardig niveau en beheerst kunnen uitvoeren voor onze klanten. THINK PROFESSIONAL LET S MLE 1

2 Ik was al snel onder de indruk van de kern van MLE controle: de accountant zit aan het stuur, hij mag weer nadenken. Nee, sterker nog, hij móet weer nadenken. Liefde voor het vak Pieter de Kok: accountant, Coney-partner, innovator, de man van process mining en data-analyse, Mexico-liefhebber én klant van MLE. En daar zijn we trots op. We spreken Pieter in de Van Nelle-fabriek in Rotterdam. Een excentriek gebouw, geheel in stijl met de excentrieke accountants van Coney. Excentriek, omdat ze een volledig eigen kijk hebben op het accountancyvak en daar ook naar handelen en leven. Met Pieter hebben we het over zijn liefde voor het vak, over process mining en data-analyse, en over de rol van deze instrumenten in de controlepraktijk. Maar eerst willen we graag weten waarom Coney heeft gekozen voor MLE controle. gericht controleert. Je doorloopt het controleproces in zeven begrijpelijke stappen: een heldere story of the audit met als eindresultaat een digitaal controledossier. Helemaal accountant 3.0. Bovendien was het product af, volwassen. Veel partijen hebben wilde ideeën voor de toekomst, maar MLE kon nu al gewoon goede, doorontwikkelde applicaties laten zien. We hadden nog geen digitaal dossier bij Coney, omdat de bestaande digitale controledossiers ons te veel in een keurslijf dwongen. Nu bleek er een echt alternatief. Daarom hebben wij gekozen voor MLE controle. Hoe past Coney Process mining en data-analyse toe in de controlepraktijk? Ik weet nog goed dat ik gebeld werd door Michiel Wijma van MLE dat hij graag eens langs zou willen komen om een nieuw product te laten zien. Nu word ik zeer regelmatig gebeld met dit soort verzoeken en de meeste wimpel ik af. Maar omdat hij bleef aandringen, hebben we een keer een afspraak gemaakt op een namiddag. Ik was al snel onder de indruk van de kern van MLE controle: de accountant zit aan het stuur, hij mag weer nadenken. Nee, sterker nog, hij móet weer nadenken. Nadenken voor en met zijn klant, voor de stakeholders, voor zichzelf. Geen verplichte vragenlijsten, geen vooringevulde templates, gewoon een strakke dossiertool, waarin je systeem- en gegevens Ik ben een echte aanhanger van Starreveld. Starreveld 3.0, denken in typologieën, dat drijft 80% van je controle aanpak. Uitgaande van 9 hoofdtypologieën kun je scripts gaan schrijven. Scripts voor process mining en scripts voor data-analyse. Daarmee kun je vervolgens de processen monitoren THINK PROFESSIONAL LET S MLE 2

3 (vervolg interview met Pieter de Kok) en valideren. Je maakt alles verschrikkelijk transparant. Dit doe je maandelijks of per kwartaal en is input voor het controle dossier. Dat bouwen we op deze manier op in MLE controle. Op basis van de tussentijdse analyse verkrijgen we control-informatie en onderbouwen we de verklaring. Een continu proces van monitoring en analyse. Zo geef je continuous auditing inhoud, gebaseerd op de waardekringloop van een organisatie. Dat wil toch iedereen, die transparantie? Er is veel belangstelling, dat is een begin. Maar organisaties vinden het ook eng. Je maakt de processen en de transacties volledig inzichtelijk. Je ziet exact wat, waar en door wie in de organisatie gebeurt. Deze naaktheid zijn we niet gewend en dat is ook meteen de hoogste drempel. Het zijn nieuwe mogelijkheden die niet meteen massaal geadopteerd zullen worden. Ook al zou je met zo n (Pieter spreidt zijn armen) fucking gouden ei komen, de markt zal hem niet meteen oprapen. Verreweg de meeste organisaties vragen nog steeds om een zo goedkoop mogelijke controleverklaring. Tja, en dan moet je niet bij ons zijn, want wij bieden nou eenmaal veel meer. Inzicht, inzicht en nog meer inzicht en dan krijg je er ook nog een verklaring bij. Dat de markt moet wennen, geldt ook voor MLE controle. Ons beroep wordt niet gesierd door helden in het vak, innovators of vooruitdenkers. Dus moeten we zelf zorgen voor de innovatie, bijvoorbeeld met Coney, Tuacc en Analisio en ook met MLE. Hoe zorg je voor die innovatie? Ik ben een echte klantenman. Het liefst ben ik alleen maar met ondernemers bezig om te sparren, te brainstormen, inzichten krijgen en geven, vragen stellen. Kortom, intensief bezig zijn met de klant en zijn bedrijfsvoering en zijn processen, met één doel: beter worden. Een stevige basiskennis is daarbij essentieel. Die wordt bij mij gevormd door mijn achtergrond in de accountancy, met mijn kennis van de bedrijfshuishouding, de waardekringloop en de bedrijfstypologieën, en natuurlijk met mijn liefde voor de mens-ondernemer. Wanneer ik kijk naar MLE controle, dan kun je gebruikmaken van standaard werkprogramma s. Deze kun je activeren voor een controleopdracht en zo krijg je een klantspecifiek werkprogramma. Ik ben dan toch zo eigenwijs dat ik zeg: zet die knowledge maar uit. Denk zelf na over de klant en de risico s. Formuleer je eigen werkprogramma s. Ik ben tenslotte de professional met kennis van de klant en de regelgeving. Ik moet dus ook bepalen wat we gaan doen om een goede controle uit te voeren. Liefde voor het vak, vakmanschap en innovatie, dat zijn de ingrediënten voor een trotse beroepsgroep. Proud to be an accountant. Liefde voor het vak, vakmanschap en innovatie, dat zijn de ingrediënten voor een trotse beroepsgroep. Hoe belangrijk is samenwerken voor jullie? Met Coney steken we erg veel tijd in samenwerking. Samenwerking met de klant, maar ook met leveranciers, zoals Lavastorm, ACL, perceptive process mining software, Tuacc, NBA en MLE. Samen nadenken over en werken aan slimme oplossingen. Hoe kunnen we de driemaandelijkse data-analyses vastleggen in MLE controle? Hoe koppelen we ACL-queries aan werkprogrammastappen in MLE? Samen brainstormen over een visualisatielaag over het proces van continuous monitoring. Dit laatste is wat mij betreft de volgende stap. Het dossier is prima, de data-analysetools en de process mining-tools ook. Nu willen we het hele traject visueel maken, bijvoorbeeld via een web interface. Dat is toch gaaf, dat de klant realtime inzicht heeft in zijn waardekringloop en bedrijfshuishouding? Wat mij betreft mogen andere belanghebbenden ook inpluggen, de raad van commissarissen, de belastingdienst, de AFM. Kom maar op, we hebben geen geheimen, open en transparant. Tot slot, mocht je belangstelling hebben voor de Coney accountant 3.0 mindset, dan mag je mij bellen. Ben je op zoek naar een strakke applicatie voor de controle- of samenstelpraktijk? Dan zou ik zeker een keer kennismaken met Johan of Michiel van MLE, en ik heb geen aandelen! Kijk ook op THINK PROFESSIONAL LET S MLE 3

4 De werkwijze van MLE controle past bij de denkwijze van Lansigt om de middelmaat te ontstijgen en te gaan voor de winnaars van morgen. In control met MLE controle Lansigt Accountants en Belastingadviseurs is een middelgroot accountantskantoor met een sterke reputatie in de audit. Lansigt heeft in 2013 de krachten gebundeld met De Graaf + Plaisier accountants en belastingadviseurs. Voor de controlepraktijk, met meer dan honderd controleopdrachten, heeft Lansigt gekozen voor MLE controle. We spreken met Anco Bruins, IT controleleider bij Lansigt en vanaf de pakketselectie betrokken bij de keuze voor MLE controle. Waarom heeft Lansigt gekozen voor MLE controle? Bij de keuze voor MLE controle waren twee functionaliteiten in het bijzonder onderscheidend. Ten eerste de opzet van de applicatie, waarbij de professional - de accountant - bepaalt hoe de controleopdracht ingericht wordt en wat er aan controlewerkzaamheden wordt uitgevoerd. Met MLE controle bepaalt de accountant zelf de opzet van de controle en wordt daarbij gefaciliteerd door vaktechnische richtlijnen, een kennisbank en tools. Dat is een werkwijze die past bij de denkwijze van Lansigt om de middelmaat te ontstijgen en te gaan voor de winnaars van morgen. Ten tweede de open standaarden waarop MLE controle is gebouwd. Hierdoor kunnen we data eenvoudig ontsluiten en gebruiken voor managementinformatie en compliance dashboards. Met deze informatie kan onze controlepraktijk nog beter kwalitatief en kwantitatief monitoren. Control in de controlepraktijk, dat heeft mijn persoonlijke interesse. Wat versta je onder control in de controlepraktijk? Vanuit verschillende organisatiedisciplines is er behoefte aan informatie over het controleproces. Zo heeft onze controller een andere informatiebehoefte dan onze compliance officer. Een collega in de uitvoering van de controle praktijk heeft een andere informatie behoefte dan een beleidsbepaler. En als IT controleleider heb ik zelf ook weer een andere informatiebehoefte. We zijn nu samen met de specialisten van onder andere MLE bezig om de informatie te stroomlijnen. Eerst hebben we de informatiebehoefte vastgesteld en nu gaan we verder bouwen. Hoe ga je de informatie verder stroomlijnen? Om te kunnen voorzien in de informatie behoefte moeten we aansluiten bij de bestaande IT-infrastructuur. Dat is een belangrijk uitgangspunt. We hebben met Filelinx een uitgebreide THINK PROFESSIONAL LET S MLE 4

5 (vervolg interview met Anco Bruins) CRM-omgeving, die is gekoppeld aan de personal managementomgeving van iedere medewerker bij Lansigt. Wanneer je je computer opstart, zie je meteen je eigen dashboard. We hebben nu een koppeling gemaakt tussen dit dashboard en de openstaande taken en issues in MLE controle, op opdrachtniveau. Wil je naar een taak of issue? Dan hoef je er alleen maar op te klikken en MLE controle start automatisch op met de juiste opdracht en de relevante taak of issue. Zo maken we het werk voor de collega s die de controleopdrachten uitvoeren makkelijker. Dat is personal management, hoe zit het met managementinformatie? Wij hebben de data van alle controleopdrachten uit MLE in een SQL database. Hierop kunnen we analyses loslaten om management informatie te genereren. Zo kunnen we monitoren wat de realisatie van de opdracht is ten opzichte van de controlefee. Of we kunnen een capaciteitsplanning afzetten tegen de realisatie. We maken de verschillende fasen van het controleproces dus volledig inzichtelijk. We hebben inzicht in de voortgang van de controles, zowel op opdrachtniveau als over alle opdrachten heen. Het biedt ons een schat aan realtime managementinformatie, waarmee we op facts & figures kunnen sturen. We maken de verschillende fasen van het controleproces dus volledig inzichtelijk. Het biedt ons een schat aan realtime managementinformatie, waarmee we kunnen sturen. en werk programma s. Hierin kan ik dan vanuit mijn expertise aanvullingen doen voor de uitvoering van de werkzaamheden en zo de kwaliteit van de controle verbeteren. Een ander mooi voorbeeld is de expertise van de compliance officer. Vanuit kwaliteitsoogpunt zijn we bezig met een compliance dashboard. Met dit dashboard kunnen we over de verschillende controleopdrachten heen monitoren welke risico s er worden geïdentificeerd per branche en welke controlewerkzaamheden worden uitgevoerd bij welke risico s. Hierbij kan ook gedacht worden aan de toetsing van de controlewerkzaamheden aan de controlestandaarden. Zo n dashboard wordt in de toekomst noodzakelijk voor de bewaking van de kwaliteit. Het geeft inzicht en met dat inzicht kunnen wij aan de slag. Een schatkist met informatie Door MLE controle maken we grote stappen, waarbij iedereen vanuit zijn eigen functie, rol en/of interesse de voor hem of haar relevante informatie krijgt gepresenteerd. Het inzicht dat daardoor ontstaat, helpt ons om onze controlewerkzaamheden op een kwalitatief hoogwaardig niveau en beheerst te kunnen uitvoeren voor onze klanten. MLE is de schatkist met informatie. Wij ontsluiten deze zodanig dat we volledig in control zijn. Kijk ook op Hoe helpt MLE controle jou als IT controleleider? Het sterke van deze analyses is dat alles bijzonder transparant wordt. Wanneer ik kijk naar mijn eigen rol in de controlepraktijk, dan is stap 2.3 Verkrijgen inzicht in informatiesystemen in MLE controle van essentieel belang. Met een query krijg ik bijvoorbeeld inzicht in alle informatiesystemen bij de verschillende klanten en vervolgens de controlemaatregelen THINK PROFESSIONAL LET S MLE 5

6 Kort nieuws MLE samenstel-koppelingen Productdemo s MLE controle Wij hebben voor MLE samenstel een aantal nieuwe koppelingen gerealiseerd. Onderstaande koppelingen zijn nu aanwezig. Bovendien is het mogelijk om vanuit MLE samenstel rechtstreeks SBR instance in te dienen bij Digipoort. Boekhouding: AFAS Online Exact Online Twinfield Fiscaal: AFAS Fiscaal Kluwer Belastingpraktijk Primaccount Elsevier Fiscaal Nieuwsgierig naar MLE controle? Kom dan naar een van onze productdemo s: donderdag 24 april, uur in Woerden donderdag 15 mei, uur in Woerden woensdag 18 juni, 9.00 uur in Woerden MLE verhuisd Wij zijn verhuisd naar Woerden. Onze nieuwe contactgegevens vindt u hieronder. Portal: PinkWeb op Twitter COLOFON MLE nieuws is een publicatie van softwareleverancier Make Life Easier B.V. Wilt u de nieuwsbrief niet langer ontvangen? Mail dan naar info@makelifeeasier.nl Redactie: Michiel Wijma Eindredactie en opmaak: MIRVI vorm & inhoud CONTACT Make Life Easier B.V. Jaap Bijzerweg 19, 3446 CR Woerden tel Meer weten? Belangstelling voor een (incompany) productdemo? Neem dan contact op met Michiel Wijma via of michiel.wijma@makelifeeasier.nl THINK PROFESSIONAL LET S MLE