NIEUWS maart 2011 INHOUD. Aangenaam: Make Life Easier. Aangenaam: Make Life Easier. Ruimte creëren voor professional judgement. Ervaren is geloven

Transcriptie

1 Voor u ligt de eerste nieuwsbrief van Make Life Easier. Wij brengen u graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de accountancy en ICT in het algemeen, en onze eigen producten in het bijzonder. In deze nieuwsbrief maakt u kennis met Make Life Easier. Ook praten we met de heer Kroes van Extendum, samenwerkingspartner van Make Life Easier. We informeren u over onze producten MLE controle en MLE samenstel en tot slot een aantal korte nieuwsberichten. Wij wensen u veel leesplezier! Aangenaam: Make Life Easier Medio 2010 is Make Life Easier (MLE) opgericht door Johan Wildenbeest en Michiel Wijma. Samen met Paul Renee en Corné van Dooren hebben wij ons afgesplitst van een Big-4-accountancyfirma. Met MLE gaan wij verder met datgene waar wij heel veel plezier aan beleven, namelijk het ontwikkelen van software voor het primaire proces van de accountant. Software voor het controleproces en voor het samenstellen van jaarrekeningen en alles wat daarbij komt kijken. De Commissie De Wit, de AFM, de Tweede Kamer, de Europese Gemeenschap... ze waren de afgelopen maanden allemaal in het nieuws met hun mening over de rol van de accountant en de invulling daarvan. Er wordt veel gediscussieerd over het vak, over vertrouwen versus controle, over de kwaliteit en de kwantiteit van de werkzaamheden, over regelgeving en toezicht. Met MLE software gaan wij een bijdrage leveren aan de kwalitatieve verbetering van de processen van de accountant en ruimte creëren voor professional judgement. INHOUD Aangenaam: Make Life Easier Ruimte creëren voor professional judgement Ervaren is geloven Van de accountant, voor de accountant De producten MLE control en MLE samenstel Het kernteam van MLE Wat is kwaliteit van de accountant? Een interview met Gerrit Kroes Nieuws in het kort Oprichters Johan Wildenbeest en Michiel Wijma 1

2 Ruimte creëren voor professional judgement Bij de ontwikkeling van MLE software staat de professional met zijn vakmanschap centraal. Verleiding, gebruiksvriendelijkheid, gemak en kwaliteit zijn woorden waar we met de MLE applicaties vorm en inhoud aan geven. De kernwaarden van Make Life Easier zijn: Passie voor het primaire proces Passie voor vakmanschap Passie voor eenvoud Passie voor het primaire proces Wij hebben ervaren dat je bij de ontwikkeling van software al snel te veel wilt. Dat je software gaat maken met allerlei toeters en bellen. De kunst is juist om het simpel te houden. Ondersteun vooral het primaire proces en doe dat verschrikkelijk goed. Daarmee creëer je ruimte voor vakmanschap. Passie voor vakmanschap Bedreven, beheersing, kundigheid, meesterschap en kennis van zaken. De vaardigheid om hoog kwalitatief werk te leveren. Kortom, vakmanschap. MLE levert graag een bijdrage aan het vakmanschap van de accountant door het voldoen aan de regelgeving te faciliteren. Door commodity-activiteiten in het proces als een commodity te automatiseren en ruimte te creëren voor professional judgement. Strak en eenvoudig. Passie voor eenvoud Goede software legt zichzelf uit. Dat is ons uitgangspunt. MLE software is gebouwd binnen de veelgebruikte MS Office-omgeving. Hierdoor maakt u zich de applicatie snel en al doende eigen. Zo ontstaat er tijd voor het echte (denk)werk. Van de accountant, voor de accountant Wat zijn uw automatiseringswensen? Deze vraag hebben wij aan verschillende accountants gesteld. Daaruit bleek dat zij behoefte hebben aan software met de volgende functionaliteiten: 1. eenvoudige mapping; 2. functionele vragenlijsten; 3. gebruiksvriendelijke opbouw van schermen en logica in gebruik; 4. issues/aantekeningen als integraal onderdeel van de software en het dossier; 5. heldere workflow met een duidelijke rode draad; 6. eenmalige invoer van gegevens; 7. intelligente doorwerking van gegevens in de software; 8. software die helpt om compliant te zijn; 9. XBRL/SBR-proof; 10. ruimte creëren voor professional judgement. Deze input, gecombineerd met onze ervaring als accountant en softwareontwikkelaar voor de accountant, heeft geresulteerd in de ontwikkeling van twee softwareprogramma s: MLE samenstel en MLE controle. Hierin zijn de genoemde functionaliteiten opgenomen en uitgebreid in de praktijk getoetst. Ervaren is geloven De beste manier om kennis te maken met MLE software is door zelf achter de knoppen te gaan zitten. Dat kan bij ons op kantoor, maar we komen ook graag een keer bij u langs. Interesse? Mail ons en wij nemen contact met u op. Afbeelding: voorbeeldscherm MLE applicatie 2

3 De producten MLE controle en MLE samenstel Na een intensieve periode van softwareontwikkeling en het doorlopen van pilots volgt in mei de marktintroductie van MLE controle en MLE samenstel. De planning: Juli Start Make Life Easier B.V. Augustus Samenwerking Extendum November Start pilot MLE controle Februari Pilot MLE samenstel April Afronding pilots MLE controle en MLE samenstel Vanaf Juni Uitrol MLE applicaties Jul 2010 Aug Sep Okt Nov Dec Jan 2011 Feb Mrt Apr Mei Jun Juli 2011 Voor juli jr ervaring accountancy software ontwikkel Augustus Expert groep MLE controle Oktober Bijeenkomst MLE samenstel December Expert groep MLE samenstel Februari Website online Mei 19 mei MLE Seminar introductie MLE samenstel en MLE Controle Het kernteam van Make Life Easier Johan Wildenbeest is registeraccountant, fiscalist en econoom. Johan heeft zich gedurende zijn lange carrière bij een Big 4-kantoor in binnen- en buitenland gespecialiseerd in de ontwikkeling van software voor accountants. Software van de professional, voor de professional. Michiel Wijma heeft ruime ervaring als adviseur, stafmanager en directielid. Hij heeft, mede door zijn ruime ervaring met digitaliseringprojecten, een passie ontwikkeld voor de vakmensen in het primaire proces. Bij goede software heb je geen handleiding nodig, is de overtuiging van Michiel. Corné van Dooren werd al tijdens zijn schoolcarrière aangetrokken door computers en alles wat daarmee te maken heeft. Als programmeur heeft hij een eigen kijk op en gevoel voor design en applicaties ontwikkeld. Hij is bijzonder creatief in het ontwikkelen van eenvoudige toepassingen en oplossingen. Zijn dienstverlenende karakter past ook uitstekend bij onze helpdesk. Paul Renee is de structuur(be)denker van onze applicaties. Hij is ervan overtuigd dat alles te automatiseren is, mits er een goede infrastructuur voor bedacht wordt. Wanneer de infrastructuur eenmaal staat, is het de kunst om informatietechnologie tot iets menselijks te maken. Zonder gebruikers heeft een applicatie geen waarde. Paul is onze XML- en XBRL-specialist. 3

4 Wat is kwaliteit van de accountant? Een interview met Gerrit Kroes Make Life Easier is een van de vele partijen die zich bezighouden met het automatiseren van accountancy. Toch kiest Extendum ervoor om juist met ons als nieuwkomer op de markt samen te werken. Met Gerrit Kroes spraken wij over zijn visie op de ontwikkelingen in de accountancy en natuurlijk over de samenwerking met Make Life Easier. Waarom heeft Extendum een samenwerkingsverband met MLE? Wij werken graag samen met partners die waarde toevoegen aan het primaire proces van de MKB- accountant. Jullie komen zelf uit de accountancy en weten dus waar het om gaat. Bovendien maken jullie iets wat er nog niet is: zeer gebruiksvriendelijke software op basis van een moderne controleen samenstelfilosofie. Dat maakt in combinatie met jullie enthousiasme, jullie vakkennis en een ander idee over wat de assistent op de werkvloer nodig heeft de MLE software uniek. Wie is Gerrit Kroes? Gerrit Kroes is bij Extendum medeverantwoordelijk voor de vaktechniek. Gerrit is registeraccountant sinds Hij begon ooit in de accountancy met de toen nog papieren kolommenbalansen. Na een uitstap naar onder meer de verzekeringsbranche bouwt hij sinds 2002 aan de controlepraktijk en de corporate financepraktijk bij Extendum. De mogelijkheid om met de software toch zelf te blijven denken, spreekt mij ook aan. Extendum vindt het belangrijk dat accountantskantoren efficiënt en effectief kunnen werken. Daarmee vullen we elkaar denk ik mooi aan. Wat maakt accountancysoftware goede software? Goede software zorgt ervoor dat de accountant zich op zijn werk kan concentreren, terwijl hij, min of meer, automatisch aan de regels voldoet. Software moet echter niet zo voorschrijvend zijn dat ze pretendeert best practice te zijn. Software moet mogelijkheden bieden om af te wijken van het protocol en toch consistent te zijn. Ik zie nog wel eens dat vragenlijsten worden aangeboden als doel op zich in plaats van als hulpmiddel. Wat software echt onderscheidend maakt, is als het echt leuk wordt in plaats van dat je na een uur doodmoe bent van het invullen van ellenlange vragenlijsten. De software moet je helpen om aan de kwaliteitmaatstaven te voldoen. Er wordt veel gesproken over de kwaliteit van de accountancy. Die zou nogal eens te wensen overlaten. Wat vindt u een kwalitatief goede controle- of samenstelopdracht? Soms lijkt het alsof de vastlegging in het dossier met alle parafen op de juiste plek de kwaliteit bepaalt. Dit mag echter niet ten koste gaan van het eigenlijke werk. Je kunt een prima afgewerkt dossier hebben met alles erop en eraan terwijl de jaarrekeningpost toch fout is. In een controle- of samenstelteam mag de dossiervorming nooit meer aandacht krijgen dan het wezenlijke oordeel over de jaarrekening. Er moet balans zijn. Over Extendum Extendum is de branche vereniging voor accountantskantoren in het MKB. Onder het credo voorsprong voor accountants levert Extendum diensten op het gebied van onder meer vaktechniek, de inrichting van de interne organisatie, educatie en financieringsvraagstukken. Gerrit: De professionals van Extendum kun je bij je eigen accountantskantoor optellen!. Kijk ook op 4

5 (vervolg interview met Gerrit Kroes) Hoe werken Extendum en MLE aan kwaliteit? Make Life Easier levert met de MLE software de infra structuur met een workflow, accounts, formulieren en rapporten. Daarnaast zijn er panelen in de software opgenomen waarin regelgeving, richtlijnen, een kennisbank en hulpprogramma s worden aangeboden. Extendum levert vervolgens de content voor deze functionaliteiten. Hierbij kun je denken aan controleen samenstel programma s, vragenlijsten, rekenprogramma s en verklaringen. Ook veelgebruikte standaardzinnen worden toegevoegd aan de kennisbank. Bovendien gaan wij samen de introductie van de software bij kantoren verzorgen. Op deze manier maken wij gebruik van elkaars sterke kanten. Make Life Easier voor de software en de vaktechniek en Extendum voor de vaktechniek en expertise van de MKB-accountant. Hoe ziet u de toekomst van het accountancyvak? De oorsprong van het accountancyvak was het bieden van zekerheid. Zekerheid aan alle mogelijke betrokkenen, van aandeelhouder tot DGA en van bank tot maatschappij. De accountant keek vanuit zijn rol altijd naar het verleden, terwijl de huidige maatschappij van de accountant vraagt om ook naar de toekomst te kijken. Dit is een andere en nieuwe rol. Dit geldt voor de samenstelpraktijk en voor de controlepraktijk. Het samenstellen van de jaarrekening zal, mede dankzij de digitalisering en XBRL, steeds eenvoudiger worden. De accountant in de samenstelpraktijk wordt meer een regisseur. Een regisseur voor de financiële functie in het MKB. Met aan de ene kant de AO/IB van de financiële (digitale) administratie en aan de andere kant de jaarrekening, managementrapportages met cijfer analyses en rapportages aan uitvragende instanties in de vorm van XBRL instance documenten. Wat echter niet zal veranderen, is dat de ondernemer verantwoording moet afleggen. Als accountant blijf je een oordeel geven over die verantwoording en ook al kom je op een andere manier tot dat oordeel, het oordeel blijft. En hoe ziet de controlepraktijk eruit over 5 jaar? Zeker bij de controlepraktijk moet je onderscheid maken tussen de controle bij grote (volledig) geautomatiseerde bedrijven en de minder geautomatiseerde, vaak kleinere bedrijven. Bij de goed geautomatiseerde bedrijven kun je meer geautomatiseerd gaan controleren. Als je de juiste criteria kunt vaststellen voor wat een goede of foute transactie is, dan kun je ze gemakkelijk geautomatiseerd controleren. En dat kun je ook elke dag doen, het hele jaar door. Een mooi voorbeeld: als er uit de App-store van Apple 1 miljard Apps zijn gedownload, is dat een transactie die je alleen maar geautomatiseerd kunt controleren. Maar wat gebeurt er precies als je een App downloadt? In de App-store zelf verandert niets. Hoe zorg je ervoor dat je voor elke betaalde App geld krijgt en hoe controleer je dat als accountant? Dat kan alleen met EDP- en auditsoftware. In de toekomst zullen ook veel meer MKB-bedrijven op die manier hun omzet gaan verkrijgen en daar moet de controlepraktijk iets mee. De massaliteit van transacties is gigantisch en gaat alleen maar toenemen. Controlesoftware biedt in potentie de mogelijkheid om ze allemaal te controleren. Voor het kleinbedrijf is het anders. Minder massaliteit en andere of geen systemen. En toch moeten ook deze bedrijven vaak gecontroleerd worden. Kortom, ik verwacht dat de automatiseringsgraad zal toe nemen, maar de controleen de samenstelpraktijk blijven gewoon bestaan met hun eigen software om hun primaire taak goed uit te kunnen voeren. Waar liggen de kansen voor accountants? Zoals ik al aangaf, blijft het bieden van zekerheid de primaire taak. Daarnaast liggen er kansen om de organisatie te helpen om vooruit te kijken. Om aan de slag te gaan met budgetten, begrotingen en scenario s. Mijn zoon werkt als weekendhulp bij een elektronicaspeciaalzaak. Als ik hem vraag: Wat hebben jullie gedraaid vanavond? dan weet hij dat. En ook hoe dat ten opzichte van het budget is, want op zaterdagavond moet er gerapporteerd worden. Dat is een paar minuten werk, maar iedereen weet wat het budget is en wat ze gedraaid hebben. Dat kun je ook bij je klanten doen. Daar kun je klanten echt mee helpen, door niet alleen achteruit te kijken met een daarbij behorende verklaring, maar door ze te helpen vooruit te kijken. Door goede accountancysoftware ontstaat de tijd om samen met de ondernemer vooruit te kijken. 5

6 Nieuws in het kort Website online Onze website is online. Op de website vindt u uitgebreide informatie over onze producten en over Make Life Easier. Binnenkort wordt een aantal demofilmpjes toegevoegd. Subsidie voor innovatie Ook in 2011 hebben wij een positieve beschikking ontvangen op onze WBSO-aanvraag. Wij zijn er trots op dat wij in aanmerking komen voor de subsidie in het kader van de Wet bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk. Financieel is deze subsidie natuurlijk een prettige beperking van de loonheffing, maar de waardering die van deze subsidie uitgaat op het gebied van innovatie maakt ons extra trots. Start pilot MLE samenstel Nadat de pilots MLE controle vorig najaar zijn gestart volgde op 23 februari jl. de pilot MLE samenstel. Ondanks de vakantie in Midden- en Noord-Nederland waren 10 medewerkers van 6 verschillende kantoren aanwezig bij de kick-off bij Extendum in Soesterberg. Na een uitleg en de installatie van de applicatie op de laptops konden de deelnemers na de lunch direct al zelf aan de slag. Eerst met de mapping en daarna met de meegebrachte klantgegevens. De pilot moet duidelijk maken of de workflow in de applicatie het samenstelproces voldoende ondersteunt. De eerste reacties zijn positief. MLE seminar 2011 Op 19 mei a.s. organiseert Make Life Easier zijn eerste seminar. Wij gaan er een leuke en leerzame middag van maken met interessante sprekers, waaronder Roel Janssen. Hij is de auteur van het boek Grof geld, waarin de geschiedenis van de finan ciële schandalen en speculaties in Nederland worden beschreven. Reserveer deze middag alvast in uw agenda. Eind maart ontvangt u een persoonlijke uitnodiging. COLOFON MLE NIEUWS is een publicatie van softwareleverancier Make Life Easier B.V. Indien u de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, mail dan naar Redactie: Michiel Wijma Eindredactie en opmaak: MIRVI vorm & inhoud Make Life Easier B.V. Binnenwal GH Nieuwegein 6