NIEUWS juni 2012 INHOUD. Maak kosteloos kennis met de MLE-applicaties. Interview met Harold Kinds van SRA-Vaktechniek

Transcriptie

1 Voor u ligt de nieuwsbrief van Make Life Easier. Wij brengen u graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de accountancy en ICT in het algemeen, en van onze eigen producten in het bijzonder. In deze nieuwsbrief onder meer een update over onze producten MLE samenstel en MLE controle. We praten met Harold Kinds van SRA-Vaktechniek en geven een toelichting op de Handleiding voor controles in het MKB. Wij wensen u veel leesplezier! Maak kosteloos kennis met de MLE-applicaties De grootste piek van 2012 is alweer achter de rug en met het EK, de Tour de France en de Olympische Spelen staat de zomer weer voor de deur. Ook de tijd om u te oriënteren op accountancysoftware voor boekjaar Daarom staan er weer volop productdemonstraties van MLE controle en MLE samenstel op de rol. Om nog beter kennis te maken met de applicaties kunt u daarna een proefperiode van 1 maand afsluiten kosteloos! De software zelf zal u overtuigen Nieuwe software in gebruik nemen is een veranderingsproces met een behoorlijke impact op uw accountantskantoor. Daarom is het belangrijk dat u een gedegen besluit kunt nemen na een goede oriëntatie. Wij zijn van mening dat onze applicaties, MLE controle en MLE samenstel, zichzelf uiteindelijk verkopen. Hoe? Door als accountant zelf achter de knoppen te gaan zitten en te ervaren hoe de applicaties werken. Daarom kunt u bij ons tijdens een proefperiode van een maand kennis maken met de applicaties. U kunt dan beoordelen of de MLE-applicaties passen bij uw werkwijze en organisatie. INHOUD Maak kosteloos kennis met de MLE-applicaties Interview met Harold Kinds van SRA-Vaktechniek MLE controle en de Handleiding Nederlandse controlestandaarden bij de controles in het MKB Nieuws in het kort Het MLE MLE Introductieplan introductieplan Proefperiode Overeenkomst Introductiescript MLE in 1 dag maand Doorlooptijd fase 1 t/m 3: maximaal 1 maand Fase 1: Evaluatie proefperiode en afsluiten overeenkomst. We bespreken uw ervaringen. Wilt u doorgaan met MLE software, dan sluiten we een overeenkomst af. Fase 2: Gezamenlijk opstellen introductieplanning. Hiervoor maken we gebruik van het MLE introductiescript. In 2 uur tijd heeft u inzichtelijk waar u aan toe bent. De planning omvat onder meer de volgende stappen: installatie software, training medewerkers, migratie of conversie van bestaande opdrachten, opnemen beschikbare best practices in de applicatie, invoeren huisstijl en inrichten support. Fase 3: Uitvoeren introductieplan in slechts 1 dag! Wij komen bij u om het introductieplan uit te voeren. Onze ervaring is dat de software zo gebruiksvriendelijk is dat gebruikers er na de eerste kennismaking graag mee aan de slag gaan. De opleidingstijd is dan ook slechts 1 dag. 1

2 MLE controle is als een schoolbord Een interview met Harold Kinds van SRA-Vaktechniek Na de eerste productdemonstratie van MLE controle met een afvaardiging van zes, naderhand enthousiaste, accountantskantoren spreken wij met Harold Kinds van SRA-Vaktechniek. We praten met hem over de SRA-werkprogramma s in de software van Make Life Easier. Waarom is het SRA gaan werken met Make Life Easier? Dat is heel eenvoudig: omdat leden erom vragen. Als SRA zijn wij faciliterend naar onze leden. Wanneer leden vragen om een werkprogramma in een applicatie dan gaan wij vanuit SRA-Vaktechniek onderzoeken of aan deze vraag kan worden voldaan. Zo is het ook met MLE controle gegaan. Nadat verschillende SRA kantoren bij ons de vraag hadden neergelegd zijn wij met MLE aan de slag gegaan. Dit heeft geresulteerd in MLE controle met de werkprogramma s van het SRA. De samenstelprogramma s zullen snel volgen in MLE samenstel. Er waren al twee controle-softwarepakketten met de werkprogramma s van het SRA en daar is MLE controle nu bijgekomen. Zeker voor die kantoren die hun werkprogramma s nog in Excel of Qubus hebben staan, is MLE een goed alternatief. Waar staat SRA-Vaktechniek voor? Wij ontwikkelen onder meer handboeken en praktijkhandreikingen, we hebben een servicedesk en we zorgen voor de SRA-content in de verschillende pakketten. Voordat de SRA-content in een softwarepakket wordt gepubliceerd, beoordelen wij deze op basis van een aantal kwaliteitscriteria. Bovendien ontwikkelen we additionele tools, zoals bijvoorbeeld adviestools op het gebied van rating en advisering, zoals het ondernemerskompas. Over SRA SRA is een netwerkorganisatie van 370 zelfstandige accountantskantoren met 900 vestigingen in Nederland. Er werken professionals die kwaliteit leveren op accountancy-, fiscaal en juridisch gebied. Meer dan 50% van het MKB is klant van een SRA-kantoor. SRA is een van de kennispartners van MLE. Kijk ook op Wat spreekt u aan in MLE controle? Dat is toch het schoolbordidee. Dat is het eerste wat in me opkwam toen ik de MLEsoftware zag. Je vraagt je toch altijd af hoe je software voor je kunt laten werken? Als ik dan kijk naar MLE controle, dan zie ik een klassiek schoolbord bestaande uit drie delen. Links een paneel met de rode draad, de inhoudsopgave. In het midden een paneel met de essentiële inhoud. En rechts de hulpmiddelen. 2

3 (vervolg interview met Harold Kinds) Dit principe zie je terug in de panelen van MLE. Links de structuur, in het midden de formulieren en het uiteindelijke (digitale) dossier, en rechts de hulpmiddelen. De methodologie van de software is hiermee volledig helder. Hoe sluit de controleaanpak aan bij de visie van SRA-Vaktechniek? De aansluiting met het SRA Handboek Controle zie je één op één terug in MLE controle. Hierbij gaan vaktechniek en flexibiliteit hand in hand. MLE controle ondersteunt de accountant bij de opbouw van het dossier voor de verplichte onderdelen. Ik denk dat wij, in het MKB-segment, bijvoorbeeld een schatting niet anders controleren dan een big four -kantoor. Dat is bovendien gedetailleerd voorgeschreven in de NV COS en de Handleiding Nederlandse controlestandaarden bij controles in het MKB, dus dan doe je dat ook op die manier. Op basis van deze regelgeving is de formulierenstroom ontwikkeld in het middenpaneel van MLE controle. Daarnaast kan er gebruik worden gemaakt van ondersteunende vragenlijsten uit het toolspaneel. Deze zijn echter niet verplicht, maar kunnen worden ingezet wanneer de accountant dit vanuit zijn professie nodig acht. Hoe zie je efficiency terug in MLE? Met name dat de software ondersteunt bij de vraag: Wat moet je nu verplicht beantwoorden en wat zijn optionele ondersteunende vragenlijsten?. Dat je dat onderscheid goed weet te maken. Dat je kunt kiezen voor comply or explain of voor comply and document met bijvoorbeeld een checklist. Ik noem een voorbeeld. Soms is de onafhankelijkheidsproblematiek bij een klant lastig. Dan pak je die checklist erbij. Maar vaak heb je een eenvoudige holding, waarvan je op voorhand weet dat er geen belangrijke onafhankelijkheidsrisico s zijn. Dan hoef je die checklist niet door, omdat er bijvoorbeeld geen aanvullende opdrachten en spelen en geen andere transacties met aandeelhouders. Dan licht je dat toe en ga je niet a priori problemen zoeken die er toch nooit kunnen zijn. Je pakt die checklist alleen als je hem écht nodig hebt. En áls je hem dan nodig hebt, dan staat hij op het rechterpaneel van je schoolbord. Hetzelfde geldt voor de werkprogramma s. Je hebt een standaard, minimum werkprogramma wat er moet gebeuren. Wat er verder nog moet gebeuren, hangt af van de risico s en de beheersmaatregelen waarop je wilt steunen. Dat is risicogericht controleren. Dat zie je duidelijk in MLE terug. Niet te veel toeters en bellen, gewoon strak door de NV COS. Clarity, wat met name inhoudt dat je op een goede manier omgaat met de posten en beweringen en op dat niveau de controle evalueert. Hoe kijk je naar de risicogerichte aanpak? Alles staat of valt met het benoemen van de specifieke risico s voor een specifieke klant. Je hebt natuurlijk de risico s in je knowlegde base staan, maar daar zou ik me zeker niet alleen door laten leiden. Dat zijn vaak de algemene risico s. Het gaat juist om die klantspecifieke risico s en dat zijn er vaak een stuk of vijf tot tien. Niet veel meer, dat is de crux. Ook al heb je duizenden standaard risico s, het gaat net om dat ene risico dat zo essentieel is. Laten we wel voorop stellen dat de accountant een vakman is. In MLE controle benoem je de risico s en kun je ze goed behandelen. Je wordt gedwongen om dat netjes en gestructureerd te doen met de beweringen en ze ook te koppelen aan de posten en processen. Risico s schatten blijft toch het werk van de professional en dat maakt het werk van de accountant zo leuk. Review-angst? Het SRA heeft in het SRA-Handboek Controle de kerndocumenten van het dossier beschreven. Deze documenten moet je terugvinden in het dossier. Kijk bijvoorbeeld eens naar het vooroverleg, de pre-audit meeting, de beschrijving van de materialiteit e.d. Deze zaken kom je allemaal logisch gestructureerd tegen in de formulierenstroom in het middelste paneel van MLE controle en daarmee in het dossier. Ook als accountant moet je durven zeggen Dit is het dossier, hier is the story of the audit en daar staat het. Een overkill aan samenvattende overzichten en checklisten doen afbreuk aan de logica van het digitale dossier. Review-angst is dan ook echt niet nodig. Alle redundantie is eruit gehaald en alle relevantie staat erin. Daar gaat het om. 3

4 03 Een risicogebaseerd controle-overzicht MLE en de Handleiding Nederlandse controlestandaarden bij de controles in het MKB Ter ondersteuning van de MKB-praktijk heeft de NBA in oktober 2011 de Handleiding Nederlandse controlestandaarden bij de controles in het MKB in concept gepubliceerd. Doel van de handleiding is om de controlerende accountants inzicht te geven in de toepassing van deze controlestandaarden en hen te helpen bij het efficiënt uitvoeren van kwalitatief hoogwaardige controles in het MKB. Deze handleiding is afgeleid van de Guide to Using International Standards on Auditing in the Audits of Small- and Medium-Sized Entities van de IFAC. De controlebenadering die in de Nederlandse handleiding uiteengezet wordt, is in drie fases ingedeeld: risico-inschatting; inspelen op de risico s; het rapporteren. In onderstaande afbeelding wordt deze driedeling toegelicht. De drie fases in het controleproces Risico-inschatting Controle plannen Voer risico-inschattingswerkzaamheden uit Inspelen op de risico s Zet verdere controlewerkzaamheden op Voer verdere controlewerkzaamheden uit Het rapporteren Evalueer de verkregen controle-informatie Stel de controleverklaring op (bron: concept Handleiding Nederlandse controlestandaarden bij de controles in het MKB van de NBA) Wij behandelen drie opvallende onderwerpen uit de handleiding. 1. Risicobenadering De controle focust in z n geheel op de risicobeoordeling. In tegenstelling tot het verleden wordt de controle niet uitgevoerd op basis van (grotendeels) standaardwerkprogramma s, maar is deze geheel gefocust op adressering van gesignaleerde risico s. Dit betekent dat de accountant begint met het maken van een risico-inschatting. Meer dan voorheen ligt de nadruk daarbij op het uitvoeren van werkzaamheden om de risico s te identificeren en in te schatten. Het gaat daarbij om de risico s die een afwijking van materieel belang kunnen veroorzaken in de jaarrekening van de klant. 4

5 (vervolg Handleiding Nederlandse controlestandaarden bij controles in het MKB) De accountant koppelt de risico s vervolgens aan jaarrekeningposten en aan beweringen. Vervolgens worden de controlewerkzaamheden (zowel proces- als gegevensgericht) bepaald, gepland en uitgevoerd om de risico s tot een acceptabel niveau terug te brengen. Tot slot worden de conclusies ten aanzien van de risico s gerapporteerd. 2. Steekproef De handleiding voorziet in een uitgebreide omschrijving van het gebruik van een statistische steekproefmethode tijdens de controle. In de handleiding zijn bijvoorbeeld tabellen opgenomen, waaruit de accountant kan afleiden hoe hij/zij statistisch verantwoorde steekproeven kan trekken. De handleiding is daarmee een praktische gids voor het uitvoeren van steekproeven. 3. Beweringen De controledoelstellingen of beweringen zijn door het IFAC/NBA voor het MKB teruggebracht tot een viertal beweringen: Volledigheid, Bestaan, het Accuraat zijn en afgrenzing, en Waardering. Het zijn gecombineerde beweringen geworden. De oude controledoelstellingen zijn geïntegreerd in deze vier nieuwe, zoals onderstaande tabel weergeeft. Beweringen in de controle Gecombineerde beweringen Transactiestromen Rekeningsaldo Presentatie en toelichting Volledigheid (V) Volledigheid Volledigheid Volledigheid Bestaan (B) Voorkomen Bestaan Voorkomen Het accuraat zijn en afgrenzing (A) Het accuraat zijn Afgrenzing Rubricering Rechten en verplichtingen Het accuraat zijn, Rechten en verplichtingen Rubricering en begrijpelijkheid Waardering (W) Waardering en toerekening Waardering (bron: concept Handleiding Nederlandse controlestandaarden bij de controles in het MKB van de NBA) De Handleiding en MLE controle MLE controle is volledig opgebouwd naar voorbeeld van de handleiding. Zo zie je de risicogerichte aanpak terug in MLE controle en ook de vier beweringen zijn integraal overgenomen. MLE controle sluit hiermee aan op de laatste regels en richtlijnen. 5

6 Nieuws in het kort Productnieuws MLE-applicaties De volgende nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd aan MLE controle en/of MLE samenstel: Auto-updatefunctie Samenvattende overzichten voor de proces- en gegevensgerichte werkzaamheden (MLE controle) Tijdsindicatie bij het genereren van een digitaal dossier Specificatie van posten (MLE samenstel) Jaarrekeningrapport en accountantsverslag Quickstart, rechtermuisknop Quickstatus, versneld aftekenen werkstappen De kennispartners van MLE In MLE-applicaties is content opgenomen van Extendum, Novak en SRA. Open standaarden Een van de kritische succesfactoren van een softwarepakket is dat het pakket kan communiceren met andere pakketten. Gegevensinvoer moet zo veel mogelijk beperkt worden en data moet bij voorkeur worden vastgelegd binnen één bronsysteem. MLE werkt met open standaarden en kan dus relatief eenvoudig communiceren met verschillende softwaresystemen. Of het nu gaat om een boekhoudsysteem, een CRM-pakket of een fiscaal pakket, de onderlinge communicatie moet vlekkeloos verlopen. Recent hebben wij met Twinfield de afspraak gemaakt om Twinapp-partner te worden en ook met Exact hebben wij een partnerafspraak gemaakt voor Exact online. De grootboekrekeningen uit deze pakketten kunnen dan ook automatisch worden geüpload en vanuit MLE samenstel kunt u doorklikken naar de grootboekrekeningen in deze pakketten. COLOFON Data productdemo s MLE controle 26 juni Novak 3 juli Novak 4 september SRA 9 juli MLE 27 juli MLE MLE samenstel 5 september Extendum 6 september Extendum 13 september Extendum 3 oktober Extendum 27 september Novak 4 oktober Novak MLE NIEUWS is een publicatie van softwareleverancier Make Life Easier B.V. Indien u de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, mail dan naar info@makelifeeasier.nl Redactie: Michiel Wijma Eindredactie en opmaak: MIRVI vorm & inhoud Belangstelling voor een productdemo of een proefperiode? Stuur dan een naar: michiel.wijma@makelifeeasier.nl. Of bel Michiel Wijma voor het maken van een afspraak op nummer U kunt hem ook bellen als u een incompany productdemo wilt laten verzorgen. Make Life Easier B.V. Groenekanseweg 246 P 3737 AL Groenekan (Utrecht) 6