de Werf blad voor mededelingen en contact jaargang 55 no.2 oktober 2015 extra ledenvertoeving

Transcriptie

1 de Werf blad voor mededelingen en contact jaargang 55 no.2 oktober 2015 editie extra ledenvertoeving

2 GEMEENTE GEMEENTE GEMEENTE GEMEENTE waar mensen hun verbondenheid met Christus mogen beleven waar mens zijn in de diepste zin mag worden ervaren en in dienend leven wordt geïnspireerd waar ieder gewaardeerd wordt in eigen bevrijd zijn door geloof bestaat uit leden en belangstellenden voor Gods aangezicht die elkander en de wereld hun aandeel aan liefde, tijd en aandacht niet onthouden De Doopsgezinde Gemeente Rotterdam heeft haar kerk in het centrum van Rotterdam nabij het Hofplein en aan het eind van het Haagse Veer. Adres Noordmolenwerf AK Rotterdam Predikanten Ds. H.J. Wouda / Ds. N.J. Cuperus h.cuperus@doopsgezind.nl Organisten M van Nispen / K. Blijdorp Koster Sj. Jansen koster@dgrotterdam.doopsgezind.nl Kerkenraad R.Kemperman (voorzitter) voorzitter@dgrotterdam.doopsgezind.nl Mevr. M.F. Wethmar (secr) secretaris@dgrotterdam.doopsgezind.nl G. Joustra (boekhouder) boekhouder@dgrotterdam.doopsgezind.nl B. v.d. Vijver bob@vdvijver.org J.H.Bos janhendrikbos@gmail.com Taakgroepen Taakgroep getuigenis & dienst Mevr. H.G. Visser Taakgroep pastoraat Mevr. G. Kruisinga-Poppinga Taakgroep leren & vieren Mevr. M.F. Wethmar Taakgroep jeugd & jongeren Mevr. T. Eberwijn Taakgroep beheer Taakgroep publiciteit H. de Vrij Overig Ledenadministratie: mevr. J. Oldenburg-Koopmans e boekhouder ledenbijdragen: G. Joustra Bankrekening NL97 INGB t.n.v. Doopsgezinde Gemeente Rotterdam 2

3 Uitnodiging ledenvertoeving 14 oktober Aanvang uur Agenda: 1.Opening 2.Notulen 29 april 2015 (zie verder ingevoegd) 3.Financieel verslag 2014, decharge. (zie hierna) 4.Ledenadministratie en privacy (zie hierna) 5.Benoemingen: Ingaande heden: Voorzitter: Rober Kemperman Per 1 januari: Secretaris: Dora de Vrij; Boekhouder: Renate en Pieter Jan Poortvliet Henk Kruisinga heeft besloten de KR te verlaten, daarmee ontstaat een vacature t.a.v. beheer. 6.Tijdelijke uitbreiding aanstelling Hester Wouda: Voorstel de aanstelling van Hester gedurende 9 maanden uit te breiden met 30% tot 80% van volledige werktijd, ingaande 1 sept. j.l. 7.Plan van aanpak: voorstel opdrachten projectgroepen, samenstelling en tijdpad. (zie hierna). 8.Rondvraag 3

4 Agendapunt 3: Toelichting bij de afrekening over Bij het opstellen van de begroting oor 2014 was er bij de kerkenraad onvoldoende zicht op de werkelijke kostenontwikkeling van de jaren er voor. Daardoor worden een aantal afwijkingen verklaard. Uitgaven: De salariskosten zijn hoger door trendmatige stijging. Groot onderhoud bevat het schilderwerk van de buitenzijde van de kerkzaal (was abusievelijk niet in de begroting opgenomen). Het lopende onderhoudswerk en opheffen van storingen is hoger dan begroot, maar aan vervanging van inventaris is minder besteed, door uitstel van plannen. Voor het overige zijn de afwijkingen betrekkelijk gering. Inkomsten: De inkomsten uit verhuur vertonen herstel. Bij de ledenbijdragen is een deel van wat eigenlijk voor 2013 bestemd was in 2014 terecht gekomen. De rente- en dividendinkomsten vallen tegen, doordat het economisch herstel nog op zich liet wachten. Gevolgen voor de begroting van 2015: deze uitkomsten over 2014 geven vooralsnog geen aanleiding om de begroting voor het lopende jaar (dat natuurlijk ook al een eind gevorderd is) bij te stellen. Gerben Joustra, 1 e (en 2 e ) boekhouder. NB: De staat met cijfers is op te vragen bij de secretaris en beschikbaar in de kerk.. 4

5 Agendapunt 4: We hebben besloten gebruik te gaan maken van de technische uitvoering van de ledenadministratie van de ADS. De invoer van de gegevens blijft in onze eigen handen. Wij vragen u toestemming voor het gebruik van de volgende gegevens op de genoemde manier: Privacy: In het kader van de privacyregelgeving hebben we u al jaren geleden gevraagd de gegevens hieronder te mogen gebruiken en op te slaan in de ledenadministratie: Naam Adres Woonplaats Telefoon Geboortedatum e.mailadres lid / belangstellend / belangstellend functioneel Met deze gegevens wordt gewerkt om u berichten te zenden en bezoeken te brengen etc. Bovendien : Ouders Kinderen Doopdata Trouwdatum Attestatie van en naar Deze gegevens worden in zeer beperkte kring, zoals door predikanten en diaconie en KR, gebruikt. Daarnaast worden er regelmatig foto s gemaakt van activiteiten, dus van personen. Deze foto s worden in de Werf en op de site en facebook gebruikt. Als u bezwaar heeft op zo n foto herkenbaar voor te komen kunt u ons dat laten weten. 5

6 Agendapunt 7: Opdrachtformulering voor projectgroepen Dit stuk is een uitwerking van het Plan van Aanpak dat is aangenomen op de ledenvertoeving van 29 april Na de ledenvertoeving is er op 1 juli nog een bijeenkomst geweest om, naast de bijdrage aan verschillende taakgebieden, de projecten met actieve leden te bespreken en deelname aan projectgroepen te peilen. De Kerkenraad heeft de projecten uit het Plan van Aanpak verder verkend en op basis daarvan de opdrachten geformuleerd. We doen in dit stuk voorstellen voor duidelijke opdrachten voor de verschillende projectgroepen en zetten een tijdpad uit om de resultaten te bespreken, onderling en met de Gemeente. Voor alle projectgroepen geldt dat samenwerking van belang is om in mei 2016 een samenhangend, concreet en breed gedragen voorstel voor de toekomst van onze Gemeente aan de ledenvertoeving voor te leggen. Als basis zijn we uitgegaan van de constatering dat de wereld voortdurend verandert en dat die veranderingen steeds sneller lijken te gaan. Als Gemeente staan we voor een opdracht om op deze veranderingen te reageren, want willen we voortbestaan dan zullen ook wij gaan veranderen. Naast dit inhoudelijke gegeven, wordt de verandering ook mede gedreven door de financiële situatie van de Gemeente waarvan de inkomsten en uitgaven verre van in balans zijn. Voor onze Gemeente betekent dit concreet dat het 5 voor 12 is, het voortbestaan is in het geding. We kunnen niet meer blijven doen wat we deden en om het tij te keren zullen we er gezamenlijk de schouders onder moeten zetten om concrete stappen te maken en keuzes maken met betrekking tot de toekomst. Kunnen we dat niet realiseren, dan zal om financiële redenen de Gemeente over ongeveer 10 jaar ophouden te bestaan, of mogelijk eerder vanwege inhoudelijke redenen. Het seizoen zal dan ook in het teken staan van de keuzes die we als Gemeente te maken hebben. Om grip te krijgen op dat complexe proces worden projectgroepen gestart die de verschillende deelaspecten tot in detail onderzoeken en met elkaar in samenhang brengen. Omdat de 6

7 keuzes die uiterlijk aan het eind van dit seizoen gemaakt moet worden ons allen aangaan, hecht de kerkenraad er aan dat zo veel mogelijk leden van onze Gemeente deelnemen aan het besluitvormingstraject en bijdragen aan het werk in de projectgroepen. In dit proces zien we voor de predikanten vooral een coachende rol, voor zover gewenst en mogelijk, ter ondersteuning van de verschillende projectgroepen. Doel Het gedeelde doel voor de projectgroepen is om scherper in beeld krijgen welke richtingen we als Gemeente per deelaspect kunnen kiezen en daar samenhang in aanbrengen. Daarnaast willen we onderling het gesprek over de toekomst van onze Gemeente aan gaan. Tijdpad Het is het doel van de kerkenraad om dit proces van verkenning in de ledenvertoeving van mei 2016 te laten uit monden in duidelijke keuzes voor een ontwikkelingsrichting voor de richting waarin onze Gemeente zich gaat ontwikkelen. Om dit te bereiken willen we het onderstaande tijdpad volgen. Aangezien de onderwerpen van alle projectgroepen onderling afhankelijk zijn, is er halverwege een formeel uitwisselingsmoment juli augustus september begin oktober Formuleren opdrachten voor projectgroepen. Werven van leden voor projectgroepen. Afronden van de opdrachten met leden van projectgroepen. Ledenvertoeving met besluitvorming over de opdrachten voor de projectgroepen. oktober december Werken naar de eerste rapportage van de opdrachten. Uitwisseling van resultaten tussen de projectgroepen januari Presentatie en discussie met leden in een werkconferentie. Bijstellen van de opdrachten of heroverwegen plan van aanpak. 7

8 eind maart april mei Formuleren van de rapportage 2e fase. Afstemming van projectgroepen onderling. Formuleren van adviezen aan de leden. Besluitvorming op ledenvertoeving over te kiezen richting. 1. Externe communicatie In de afgelopen ledenvertoeving hebben we ingestemd met het plan voor externe communicatie om ons sterker als Vredesgemeente te profileren. Voordat we naar buiten treden als Vredesgemeente is het van belang om intern het gedachtengoed wat we uit willen dragen te ontwikkelen en het draagvlak binnen de Gemeente te vergroten voor de identiteit van Vredesgemeente. We kunnen nog meer smoel krijgen door dit plan verder uit te werken en dat actief uit te dragen. Opdracht: Het voorliggende Plan voor Externe Communicatie op de twee sporen (versterking van interne identiteit en de externe communicatie) volgen, uitwerken en uitvoeren. Deelnemers: Ineke, Inge, Jet, Siegriet en Jan Hendrik (KR) 2. Het Rotterdamse Doperse Rondje We doen de laatste jaren te veel activiteiten met te weinig mensen. We dreigen daardoor niet alleen de actieve leden uit te putten (zij doen vaak meerdere activiteiten te gelijk), maar verliezen ook aan zeggingskracht doordat de deelname beperkt is of de organisatie net niet voldoende is om het sterk neer te zetten. Deze projectgroep gaat nadenken over hoe we dat anders kunnen doen. Minder doen, meer zeggingskracht, meer betrokkenheid. Opdracht : Maak een voorstel voor prioritering van de activiteiten in de grijze en oranje vlakken van het Rotterdamse Doperse Rondje en bereid de discussie over keuzes voor. 8

9 Deelnemers: Truida, Eva, Tamar, Bob(KR) 3. Samenwerking We zijn een actieve Gemeente die regionaal georiënteerd is. We doen veel en werken ook veel samen met andere christelijke of seculiere gemeentes en organisaties in de stad en regio. Maar waarom doen we dat eigenlijk? En is het niet eens tijd om ons ook op de samenwerking met anderen te bezinnen en opnieuw te profileren? Opdracht: Hou het samenwerken van onze Gemeente tegen het licht door argumenten voor en tegen te benoemen en andere of nieuwe mogelijkheden te verkennen. Advies uitbrengen over voortzetting/ intensivering/ afbouw / uitbreiding van de huidige samenwerkingen. Deelnemers: Tamar, Truida, Bob, Dora. Freekje (KR) 4. Organisatie Gemeente De huidige organisatie van onze Gemeente is gebaseerd op een model van het jaar 2000, dat bedoeld was voor een grotere Gemeente dan we nu zijn. Alleen de tijden zijn veranderd en onze manier van onderling communiceren ook. Opdracht: Kijk kritisch naar de huidige organisatie van de Gemeente en verken de mogelijkheden om de Gemeente anders te organiseren waarbij samenhang en gezamenlijk beleven de belangrijkste drijvende krachten zijn. Hierbij gebruik maken van het in de vorige ledenvertoeving aangenomen plan voor interne communicatie. Deelnemers: Tjitske, Freekje, Eva, Jet, Rober (KR). 9

10 5. Gebouw Het centrum van onze Gemeente is de Vermaning aan de Noordmolenwerf. Maar is dat gebouw niet wat aan de grote en kostbare kant geworden voor onze Gemeente? Opdracht: Breng de verschillende mogelijkheden voor de exploitatie van de Vermaning in beeld en onderzoek ook de mogelijkheden voor Gemeente zijn zonder (eigen) gebouw. Deelnemers: Tjitske, Gerben, Floris, Edward, Jan Hendrik (KR) 6. Financiële scenario s De financiële toestand van onze Gemeente is zorgelijk te noemen. We teren in op het eigen vermogen van de Gemeente en die situatie is op de middellange termijn onhoudbaar. Het roer moet dus om, want bij een vitale Gemeente hoort ook een duurzame financiële situatie. Opdracht: Hou de verschillende scenario s die al zijn opgesteld kritisch tegen het licht, pas ze aan en verscherp de keuzes tot enkele realistische opties waarbij de consequenties van verschillende keuzes inzichtelijk gemaakt zijn. Deelnemers: Freek Oldenburger, Renate/Pieter-Jan, een jongere, Gerben (KR) 1 10

11 Vervoer naar de kerk? Als u opgehaald moet worden om naar de kerk te kunnen komen, kunt u contact opnemen met vervoer op maat (als u daar een abonnement voor heeft), of bellen met een kerkenraadslid of de vertrouwenspersoon. Dat moet wel enige dagen van te voren (uiterlijk donderdag), want er moet weer contact gelegd worden met anderen. Bloemen voor de zieken. Zoals u weet gaan de bloemen uit de dienst meestal naar iemand die ziek is. Jammer genoeg weten we niet altijd op tijd dat mensen ziek zijn. Als u de naam van een zieke weet, wilt u deze dan doorgeven aan: Wieberthe Schots Bereikbaarheid predikanten en vertrouwenspersoon Voor wie in moeilijkheden verkeert is er, naast de contacten met predikanten, de mogelijkheid zich te wenden tot de vertrouwenspersoon van de taakgroep pastoraat/diaconie. Wie dat wil kan contact opnemen met: Gieneke Kruisinga, Brücknerlaan 4, 3055 SE Rotterdam, Predikanten De predikanten zijn in principe thuis te bereiken, als u hen niet treft kunt u een boodschap inspreken. Hester Wouda of Telefonisch spreekuur: woensdag en vrijdag (middag) Kinderoppas In beginsel is er iedere dienst kinderoppas aanwezig. In de kerk is een lijst met namen wie er die zondag oppast. U kunt dat vragen bij het dienstdoende kerkenraadslid. Ledenadministratie mevr. J. Oldenburger-Koopmans famoldenburger@gmail.com of p/a Noordmolenwerf 1-3, 3011 AK Rotterdam 11

12 Retouradres: Doopsgezinde Gemeente Rotterdam Noordmolenwerf AK Rotterdam In deze Werf: Gemeente Uitnodiging en agenda ledenvertoeving Agendapunt 3: financieel verslag 2014 Agendapunt 4: ledenadministratie / privacy Agendapunt 7: Voorstellen opdrachten projectgroepen Informatie Inhoud De volgende Werf verschijnt: half november Kopij inleveren tot 5 november bij werf@dgrotterdam.doopsgezind.nl 12