Concept. Aangepaste Bestuurlijke Structuur ( 5e) versie 13 april 2016

Transcriptie

1 Concept Aangepaste Bestuurlijke Structuur ( 5e) versie 13 april Inleiding De AK heeft in haar beleidsplan (vastgesteld 10 mei na publicaties en bespreking op de jaarlijkse gemeenteavond) opgenomen te onderzoeken of het mogelijk is om de drie kerkenraden samen te brengen in één kerkenraad, waarbij tegelijkertijd de pastorale raden van de wijken worden versterkt. Op 8 oktober 2015 vond een themabijeenkomst voor alle ambtsdragers van onze gemeente plaats over de wenselijkheid van deze vereenvoudiging van de bestuurlijke structuur. Onder de aanwezigen was overeenstemming over het streven naar één kerkenraad en het onderzoek naar de realisatie daarvan. Diezelfde avond is besloten een werkgroep met een voorstel te laten komen. De werkgroep bestaat uit Menno Hordijk, Wilja Smit, Karin Wijma, Ruud van der Herberg en Sabine vd Maarl. De werkgroep presenteert nu, na raadpleging van de dominees, een klankbordgroepje en de gemeenteadviseur, het resultaat van haar onderzoek en stelt vast dat de beoogde vereenvoudiging realistisch en op korte termijn haalbaar is. Op onderdelen moeten zaken nog worden uitgewerkt. 2. Waarom naar één kerkenraad? De AK wil zichzelf opheffen en de beide wijkkerkenraden samenbrengen in één gezamenlijke kerkenraad, en tegelijkertijd de pastorale raden per wijk versterken met het doel om: de samenhang tussen de wijken en activiteiten te vergroten; slagvaardiger te kunnen besturen (niet twee keer iets bespreken); de vergaderlast te beperken; gezamenlijk een lange termijnvisie te ontwikkelen; gemakkelijker (pastorale, diaconale, missionaire en bestuurlijke ) vacatures te kunnen vervullen. In het recente verleden is dit thema een aantal maal met alle ambtsdragers en de gemeente besproken. Hierbij een samenvatting van de overwegingen. 2.1 Overwegingen *Allereerst is ten tijde van de vorming van de landelijke PKN (2004) in de Gereformeerde kerk Woerden niet heel uitdrukkelijk stilgestaan bij de organisatievorm. Het liefst wilde men alles zo laten als het was. Op dat moment leek de huidige organisatievorm daarvoor het beste: twee wijkraden en één AK. Bij de uitwerking zijn daarbij veel taken bij de AK belegd (zie paragraaf 3.1). Dat laatste was ook al het geval voor de PKN-vorming (K.A.Z. kerkenraad algemene zaken).

2 *In de kerkelijke praktijk van Gereformeerd Woerden/Zegveld en van de andere kerken in Woerden overstijgen veel zaken de wijkgrenzen. Denk aan het jeugdwerk, de werkgroep geloof en cultuur, diaconie, kerkrentmeesters. Al in maart 2013 is ter gelegenheid van de ambtsdragersbijeenkomst bij het spreken over de toekomstige verhouding tussen AK en wijkkerkenraden de voorkeur uitgesproken voor de variant één kerkenraad en twee pastorale raden. *In het beleidsplan van de AK is opgenomen recht te willen doen aan de eigen ruimte van de wijkgemeente bij de uitvoering van beleid ten aanzien van de eredienst, sacramenten, pastorale arbeid in de wijk. Elke pastorale raad richt zijn eigen CEL (commissie eredienst en liturgie) 1 in. *Om de samenhang tussen de activiteiten te vergroten willen we vanuit een gemeenschappelijk punt richting geven aan de diaconie, de financiën, het jeugdwerk, geloof en cultuur-activiteiten en missionaire activiteiten (o.a. de pioniersplekken, het Baken, Twintigers, en de Missionaire Commissie). Nu is bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor het jeugdwerk verdeeld over de wijkkerkenraad, de AK en de PJO. Wie is nu wanneer bevoegd? Door nu duidelijke keuzes te maken wordt mogelijk de bewegingsvrijheid ook duidelijker. Voorzichtige conclusie van de werkgroep: de aanvankelijk gekozen organisatievorm kan aanleiding geven tot bestuurlijke onduidelijkheden. Het is wenselijk om te komen tot een helderder structuur met goede afbakening van taken en bevoegdheden. 2.2 Doelen genoemd door ambtsdragers Tijdens de bijeenkomst met alle ambtsdragers op 8 oktober 2015 zijn samengevat de volgende doelen genoemd die bereikt zouden moeten worden met de vereenvoudiging van de bestuurlijke structuur: de samenhang tussen de wijken onderling en activiteiten moet worden vergroot. de vereenvoudiging moet leiden tot slagvaardiger besturen (niet twee keer iets bespreken); de aangepaste structuur moet leiden tot minder vergaderen; de aanpassing moet ertoe leiden dat er minder vrijwilligers nodig zijn c.q. gemakkelijker vacatures kunnen worden vervuld; de wijk moet eigen kleur kunnen behouden; de wijk moet eigen pastorale raad behouden; input / meningen van individuele ambtsdragers moeten ingebracht kunnen worden binnen grotere kerkenraad. 3. Voorstel werkgroep 3.1 Huidige situatie De werkgroep is allereerst nagegaan hoe de werkzaamheden nu zijn verdeeld. Op dit moment zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de AK ten opzichte van de wijkkerkenraden op basis van de plaatselijke regeling AK als volgt: 1 Inmiddels WEL/WELK gedoopt

3 1. Het overleg met de kerkenraden over de (uitvoering van) taken die aan de AK zijn toevertrouwd. 2. Het treffen van voorzieningen voor de gehele plaatselijke gemeente, om recht te doen aan de binnen de gemeente als geheel voorkomende kerkelijke verscheidenheid. 3. De zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente als geheel. 4. Alles wat te maken heeft met de rechtspositie van de predikanten en de gesalarieerde medewerkers. 5. Het opstellen van het rooster voor de diensten van Woord en sacramenten. 6. De catechese voor de jeugd. 7. Het jeugdwerk en de daarmee verbonden activiteiten. 8. Het vaststellen van het collecterooster. 9. De uitgave van een regelmatig verschijnend kerkblad. De uitgave van een regelmatig verschijnende informatiegids. 10. Het bevorderen van de samenwerking met en tussen de plaatselijke kerken. 11. De hierna te noemen beraadsgroepen en commissies ressorteren en rapporteren aan de AK: Werkgroep Geloof en Cultuur (voorheen BOT), Beraadsgroep Eredienst en Liturgie (BEL), College van Jeugdouderlingen, Missionaire Commissie (voorheen Evangelisatie Commissie). Bovenstaande is een mengeling van globale en meer gedetailleerde taken. Op grond van de kerkorde is dwingend dat in ieder geval de eerste vier zaken genoemd bij de AK moeten liggen (ordinantie 4.9.4) Hoe zou het anders kunnen? Als we het model van één kerkenraad met twee pastorale raden uitwerken, dan moet die ene kerkenraad alle taken krijgen die op grond van de kerkorde daarbij horen. In de ene kerkenraad hebben alle ambtsdragers van onze gemeente zitting. Aan een breed moderamen en een aantal werkgroepen 2 worden taken (zoals pastoraat, eredienst, vorming en toerusting) en verantwoordelijkheden toevertrouwd. Voor zowel de Opstandingskerk als de Kruiskerk is het belangrijk dat er een (eigen) Pastorale Raad is die - binnen het beleid van de kerkenraad - het pastorale werk uitvoert. 3.3 Gewenste nieuwe structuur (voorstel werkgroep) De werkgroep heeft vervolgens, met in het achterhoofd de beoogde doelen van de vereenvoudiging, nagedacht over de gewenste bestuursstructuur. Die ziet er als volgt uit. - Kerkenraad (hierin alle ambtsdragers en predikanten), komt ca. 4 x per jaar bijeen voor o.a. besluitvorming over beleidsplan, belangrijke beslissingen, begroting, jaarrekening en bespreking thema s - Breed Moderamen komt ca. 10x per jaar bijeen - Pastorale raden per wijk (met ouderlingen en taakdragers), komt circa 1 x per maand bijeen 2 In het zgn. werkgroepen-model (Kerkenraad en breed moderamen (kleine kerkenraad) met werkgroepen (ord ) is sprake van delegatie. De kerkenraad stelt een breed moderamen in. Het breed moderamen kan werkzaamheden delegeren aan werkgroepen.

4 - De organisatie van het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen verandert niet. Schematisch weergegeven ziet het er als volgt uit: Gezien het feit dat de WEL een van de kleurbepalende werkgroepen voor de wijkgemeente is, ligt het voor de hand dat enige leden/een lid van de pastorale raad ook zitting heeft in de WEL. Overigens zit in elke werkgroep in ieder geval een lid van het breed moderamen. Taken kerkenraad: (bron: Ord. 4-10) - De algemene leiding aan de opbouw van de gemeente in de wereld; - De zorg voor de dienst van Woord en sacramenten; - Het nemen van de besluiten tot het wijzigen van de gang van zaken in de gemeente, bijv. het beantwoorden van de doopvragen door doopleden, het aangaan van een samenwerkingsverband met een andere gemeente (besluiten als genoemd in ordinantie 4 artikel 8 lid 7, besluiten waarvoor de gemeente moet worden gehoord); - Het vaststellen van het beleidsplan ter zake van het leven en werken van de gemeente; - Het vaststellen van de begrotingen en de jaarrekeningen; - Het beroepen van de predikanten en het leiding geven aan de daaraan voorafgaande verkiezing; - Het opzicht over de leden van de gemeente voor zover dat door de orde van de kerk is opgedragen aan de kerkenraad; - Het vaststellen van de plaatselijke regelingen.

5 En voorts, tenzij de kerkenraad een of meer van de volgende taken heeft toevertrouwd aan het breed moderamen: - De leiding geven aan de verkiezing van de ouderlingen en de diakenen en de benoeming van de kerkrentmeesters die geen ouderling zijn; - Het aanwijzen van de afgevaardigde naar de classicale vergadering. Taken breed moderamen (bron: Ord. 4-10): - Het toetsen van het werk van de werkgroepen aan het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan; - De instelling van de werkgroepen en de benoeming van de leden daarvan; - Het vaststellen van de instructies van de werkgroepen. - Het bewaken van de begrotingen - Nog aanvullen met vanuit de kerkenraad gemandateerde zaken 4. Proces Nr. Taak Wanneer 1 Startdocument bespreken in (moderamina van) Mei/juni 2016 wijkkerkenraden, Diaconie en College van kerkrentmeesters 2 Feedback verwerken Mei/juni Gemeente informeren over stand van zaken 18 mei Uitkomst gemeenteavond verwerken Mei Opstellen nieuwe versie plaatselijke regeling Juni Bijeenkomst werkgroep Juni Gemeente horen over plaatselijke regeling September/oktober Eerste bijeenkomst kerkenraad September Beleidsplan opstellen Najaar Instructies voor werkgroepen opstellen Najaar Gemeenteavond voorleggen beleidsplan en evt. gewijzigde plaatselijke regeling Najaar 2016/voorjaar Gewenste formele invoering 1 september 2017