Lida Maas Marieke Wenting Francine Witten (redactie)

Transcriptie

1 Lida Maas Marieke Wenting Francine Witten (redactie) Bilthoven, 11 december 2013

2 I N H O U D S O P G A V E pagina Inleiding 3 Missie en visie 6 Cluster 1: Maçonnieke identiteit 8 Cluster 2: Organisatie 11 Cluster 3: Cliënten 15 Cluster 4: Medewerkers 18 Cluster 5: Samenwerking met stakeholders 20 Cluster 6: Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen 23 Bijlagen: 25 Organigram 2014 Toelichting op het organigram Het strategisch beleidsplan is vastgesteld in de overlegvergadering van de Raad van Toezicht en directeur-bestuurder op 11 december

3 S T R A T E G I S C H B E L E I D H U I Z E H E T O O S T E N I N L E I D I N G Huize Het Oosten heeft een strategisch beleidsplan voor vijf jaar, van 2010 tot en met Toch hebben we ervoor gekozen om in 2013 een nieuw strategisch beleidsplan op te stellen in verband met de vele beleidsontwikkelingen die nu en in de komende jaren op ons pad komen. De gevolgen van het regeerakkoord op het beleid en de capaciteit van verzorgingshuizen hebben een enorme impact. Ook de ingestorte woningmarkt heeft gevolgen voor Huize Het Oosten: de verhuur van de huurappartementen blijft achter en de doorstroom in de koopappartementen verloopt moeizaam. Het vorige strategisch beleidsplan heeft het beoogde effect gehad. De beleidskeuzes uit het meerjarenbeleid zijn verwerkt tot acties in de jaarplannen en zijn uitgevoerd. Als de acties niet tot uitvoering kwamen, is uitgelegd waarom anders is besloten of waarom de activiteit is uitgesteld. Dit volgens de principes van de Governance Code: pas toe of leg uit. Het opzetten van een hospice voor oudere vrijmetselaren was een beleidskeuze die helaas niet is gerealiseerd. Ook maakt deze beleidskeuze geen onderdeel uit van het nieuwe strategische beleidsplan. Dit heeft alles te maken met de veranderingen in de langdurige zorg waarin de financiering van deze zorg afneemt. Huize Het Oosten biedt wel palliatieve, terminale zorg aan. Hiervoor is een ingerichte kamer met sanitair beschikbaar. Deze kamer kan flexibel worden ingezet, ook voor particuliere zorg en tijdelijk verblijf. In dit beleidsplan is uitgegaan van haalbare doelen, hetgeen onverlet laat dat wij wel wensen hebben die we, mocht de economische situatie verbeteren en daarmee de ontwikkelingskansen, toch willen realiseren. Vooral ten behoeve van thuiswonende oudere vrijmetselaren, maar ook van ouderen uit de regio, is een zorghotel voor tijdelijk verblijf een aantrekkelijke voorziening. Ook blijft de wens bestaan om in de toekomst hospicezorg te verlenen aan mensen in hun laatste levensfase. Deze hospicezorg is specifiek gericht op mensen die zich thuis voelen in de leefsfeer en de waarden van Huize Het Oosten. Alhoewel het dus nog niet op een reguliere wijze via de zorginkoopprocedure te realiseren is, zijn wij voornemens om op vragen en wensen van ouderen positief te reageren en een productaanbod te ontwikkelen waar mensen ofwel particulier ofwel via een combinatie van gesubsidieerde en particuliere zorg gebruik van kunnen maken. 3

4 De directeur-bestuurder heeft met de leden van de Raad van Toezicht in twee brainstormsessies uitvoerig gesproken over de huidige en toekomstige situatie van Huize Het Oosten in de context van alle relevante ontwikkelingen. Voorbeelden hiervan zijn de grote wijzigingen in het zorgstelsel waarbij de AWBZ wordt teruggebracht tot een kern-awbz met enkel langdurige zware intramurale zorg (ZZP 5 en hoger). De overige zorg wordt thuis geleverd, extramuraal of via het Volledig Pakket Thuis waarbij de financiering van wonen en zorg gescheiden is. Extramurale verpleging & verzorging worden onderdeel van de zorgverzekeringswet (Zvw). Begeleiding wordt per 2015 overgeheveld naar de WMO, waarbij onze verwachting is dat dagopvang veel minder wordt geïndiceerd. Ditzelfde geldt voor de huishoudelijke hulp via de WMO: een steeds kleiner wordende groep ouderen kan gebruik maken van deze voorziening. De vraag naar particuliere zorg en diensten neemt naar verwachting dan ook toe. Een andere ontwikkeling is dat ouderen steeds ouder worden en steeds langer vitaal zijn. Hoewel mensen steeds ouder worden, neemt het aantal jaren dat zij zorgbehoeftig worden niet toe. Dat betekent dat méér ouderen niet automatisch leidt tot een grotere groep zorgbehoeftige ouderen. Bovendien is de tendens dat ouderen ook als zij zorg nodig hebben, veel langer thuis blijven wonen. De huidige woningmarkt versterkt deze tendens. In 2012 heeft Huize Het Oosten de hoofden van de economisch administratieve dienst en de dienst zorg aangesteld als compliance officers. Compliance richt zich op het vertalen van wet- en regelgeving naar goede procedures en afspraken, zodat organisaties een betrouwbare bedrijfsvoering kunnen realiseren en in stand houden die voldoet aan wet- en regelgeving. De focus is gericht op regelgeving met een hoog risicoprofiel. Daarnaast heeft het raakvlakken met veiligheidsmanagement. Dit alles vormt, samen met de missie en visie van Huize Het Oosten, de basis voor het nieuwe strategische beleidsplan zoals het hier voorligt. Achtereenvolgens komen de onderstaande clusters aan de orde: de maçonnieke identiteit de organisatie de cliënten de medewerkers samenwerking met stakeholders duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. 4

5 Voor ieder cluster wordt het doel beschreven dat Huize Het Oosten nastreeft voor de komende jaren en de activiteiten die we daarvoor in de Jaarplannen opnemen. We evalueren het strategisch beleidsplan elk jaar. Zonodig actualiseren we (onderdelen van) het strategisch beleidsplan. Deze actualisatie wordt uitgewerkt in het eerst volgende jaarplan. Lida Maas directeur-bestuurder 5

6 MISSIE Op 19 mei 1955 werd Huize Het Oosten officieel geopend. We vieren ieder jaar de verjaardag van het huis. We eten dan asperges op de traditionele manier en met aardbeien, ijs en slagroom toe. Dit is één van de vele tradities die Huize het Oosten maakt tot wat zij is; een huis met een bijzondere doelgroep die zijn eigen leefsfeer maakt, die vooral zelf vorm geeft aan de dagelijkse activiteiten en dat doet in de traditie van 60 jaar geleden. De heer Akkermans; één van de oud-bestuursleden van Huize Het Oosten verwoordde het zo: Maar ik meen mij niet schuldig te maken aan een oratio pro domo, wanneer ik zeg dat in ieder geval velen die in Huize Het Oosten hun thuis hebben gevonden, zich daarin wèl bevinden; en het met mij eens zullen zijn als ik mijn mening uitspreek dat - al is het volmaakte voor ons stervelingen niet bereikbaar- er zegenrijke arbeid wordt verricht, die een resultaat bewerkstelligt waarop wij, ondanks de bescheidenheid die bij ons past, trots mogen zijn. De eigen cultuur vormt de grondslag voor de toekomst van Huize Het Oosten. Maar alhoewel we de tradities belangrijk vinden, bieden we zorg en services op een professionele wijze, met hoog opgeleide medewerkers en een goed geoliede organisatie. VISIE Huize Het Oosten is het landelijke centrum waar vrijmetselaren wonen en werken. We bieden huisvesting aan oudere vrijmetselaren en hun betrekkingen en, indien nodig, verzorging. We zorgen voor veiligheid, geborgenheid en een optimaal woon- en leefklimaat waarbij de bewoners zolang mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen. Dit in een leefsfeer waarbinnen de waarden en zingeving van vrijmetselaren tot hun recht komen. Huize Het Oosten biedt ook ruimte aan mensen met een aantoonbare affiniteit met de vrijmetselarij. Huize Het Oosten hanteert als visie: dat de bewoners deel moeten kunnen blijven uitmaken van de sociale gemeenschappen waartoe men behoort dat het respect voor de individualiteit van de bewoners centraal staat dat voor de kwaliteit van leven zingeving en spiritualiteit van groot belang zijn. Daarvoor sluiten we aan bij de beleving van de bewoners dat dit geschiedt binnen het besef van een bredere maatschappelijke verantwoordelijkheid en dat daarbij het welzijn van de bewoners centraal staat. De geboden zorg en diensten leveren daar een bijdrage aan. 6

7 Het wonen thuis staat centraal. De bewoner bepaalt wat voor hem of haar kwaliteit van leven is. Huize Het Oosten levert de gewenste en benodigde zorg op de momenten dat de bewoner hier behoefte aan heeft. Het gaat zowel om geïndiceerde als particuliere zorg. Door het leveren van zorg op deze manier, kunnen bewoners tot op zeer hoge leeftijd zelfstandig wonen met een zinvolle invulling van het dagelijkse leven. De woonsfeer past bij en is onlosmakelijk verbonden met de cultuur van de vrijmetselaren en de weefsters. Huize Het Oosten is gastvrij en biedt diverse faciliteiten voor externe gasten, met name voor de leden van de loges en andere obediënties die gebruik willen maken van de Tempel op het terrein van Huize Het Oosten. MOTTO Actief wonen. 7

8 C L U S T E R 1: M A Ç O N N I E K E I D E N T I T E I T Op 19 mei 1955 opende het eerste complex van Huize Het Oosten haar deuren na een voorbereiding van vijf jaar. Het was een wooncentrum voor oudere vrijmetselaren en hun betrekkingen en bood woonruimte aan 260 mensen. Huize Het Oosten kwam tot stand door een particulier initiatief van leden van de Orde van Vrijmetselaren onder het Grootoosten der Nederlanden. Huize Het Oosten is onafhankelijk van de Orde. Ingang naar de Tempel In 1980 is het initiatief genomen om een Tempel te bouwen op het terrein van Huize Het Oosten. Mede door een inzameling onder de leden van het Grootoosten en een renteloze lening van de Vita Feminea Textura kon de bouw van de Tempel met de daarbij behorende ruimte eind 1982 gerealiseerd worden. Sinds enige jaren wonen in het AWBZgefinancierde verzorgingshuisdeel van Huize Het Oosten ook niet-vrijmetselaren. Daarbij komt dat de Raad van Toezicht begin 2013 vanwege een stagnerende woningmarkt heeft besloten tijdelijk ook niet-vrijmetselaren in de huurappartementen op te nemen. Hierdoor is het van groot belang dat de maçonnieke identiteit van Huize Het Oosten zichtbaar blijft in alle facetten van de bedrijfsvoering. Daarom heeft de Raad van Toezicht de bestuurder van Huize Het Oosten verzocht om alle mogelijkheden te onderzoeken om deze specifieke identiteit van Huize Het Oosten te versterken. Doel: Het versterken van de maçonnieke identiteit van Huize Het Oosten De oudere vrijmetselaren en hun directe relaties vormen de primaire doelgroep van Huize Het Oosten. Dit komt tot uiting in het toelatingsbeleid: er wordt pas een serviceappartement of verzorgingshuisplaats aangeboden aan een niet-vrijmetselaar als de organisatie kan aantonen dat er geen vrijmetselaar of weefster beschikbaar is. 8

9 Naast de vrijmetselaren zelf komen ook leden van soortgelijke maatschappelijke verbanden (zoals Le Droit Humain) in aanmerking voor huisvesting in Huize Het Oosten en mensen met een aantoonbare affiniteit met de vrijmetselarij of met de bewoners van Huize Het Oosten. Dit geldt overigens niet voor de koopappartementen aangezien de kopers in dat geval bezit verwerven op het terrein. Bij de entree in Huize Het Oosten ziet men aan de uitstraling direct dat men een maçonniek centrum binnenkomt. In de vitrinekasten zijn attributen van de vrijmetselaren te vinden, aan de wanden hangen tegels en plastieken. Huize Het Oosten heeft een eigen maçonnieke bibliotheek en museum. Activiteiten: 1. De relatie met de Orde van Vrijmetselaren onderhouden door middel van het jaarlijks uitnodigen van het hoofdbestuur en de voorzittend meesters van de loges die gebruik maken van de Tempel in Huize Het Oosten. Hier ligt ook een taak voor de voorzitter van de Raad van Toezicht van Huize Het Oosten. 2. Huize Het Oosten heeft de wens zich te profileren als het landelijk centrum voor vrijmetselaren, dus niet alleen voor oudere vrijmetselaren. De directeur-bestuurder nodigt jaarlijks de logecorrespondenten, het bestuur van de Vita Feminea Textura, oud bestuursleden, oud leden van de Raad van Toezicht en de maçonnieke fondsen uit. Hij/ zij schrijft jaarlijks voor de Vrijmetselarij. Bovendien zet de directeur-bestuurder zich in om Huize Het Oosten onder de aandacht brengen van aanverwante maatschappelijke verbanden of mensen met affiniteit met de vrijmetselarij of met (bewoners van) Huize Het Oosten. 3. Huize Het Oosten biedt ruimte aan vrijmetselaren uit het hele land om hun bijeenkomsten in het huis te organiseren waarbij gebruik van de Tempel en de Voorhof maar ook gebruik van alle (restauratieve) faciliteiten tot de mogelijkheden behoren. 4. Ook bieden we ruimte aan vrijmetselaren en hun omgeving/ vrienden/ familie om activiteiten te organiseren in Huize Het Oosten. De nieuwe multifunctionele ruimte biedt door haar vormgeving, inrichting en audiovisuele middelen uitstekende mogelijkheden voor grote en kleine gezelschappen. 9

10 5. Ten behoeve van de obediënties en de loges die gebruik maken van de ruimtes in Huize Het Oosten en andere maçonnieke activiteiten, zijn er verschillende grotere en kleinere vergaderruimtes eventueel inclusief de catering. Deze groepen kunnen vanzelfsprekend ook gebruik maken van het museum en de bibliotheek. 6. We maken een mooie brochure waarin al deze mogelijkheden uitvoerig worden beschreven en brengen deze onder de aandacht bij (potentiële) doelgroepen. 7. Bij de inrichting van de algemene ruimtes en verhuurbare ruimtes in Huize Het Oosten wordt in overleg met de gebruikers gezorgd voor een maçonnieke uitstraling. 10

11 C L U S T E R 2: O R G A N I S A T I E In 2009 zijn wij gestart met het niet meer opnemen van cliënten met een lage zorgzwaarte (ZZP 1 en 2) in ons verzorgingshuis. Vanzelfsprekend boden we deze cliënten wel de mogelijkheid om in Huize Het Oosten te gaan wonen met zorg, maar dan in de huurappartementen op ons terrein, met extramurale zorg. Hiermee dachten we goed voorbereid te zijn op de toekomst. Inderdaad geeft het regeerakkoord aan dat mensen met een indicatie voor ZZP 1 en 2 (en vanaf 2014 voor ZZP 3) niet meer intramuraal opgenomen mogen worden. Het beleid van de zorgkantoren in Nederland is erop gericht om de intramurale capaciteit nog veel verder te beperken. Alleen cliënten met een indicatie voor zorg met behandeling (de vroegere verpleeghuisbewoners) mogen vanaf 2017 nog intramuraal wonen. In de jaren hieraan voorafgaand wordt de capaciteit van verzorgingshuisplaatsen zonder behandeling afgebouwd. Met de term behandeling wordt bedoeld: de medische behandeling wordt op een verpleegafdeling geleverd door de specialist ouderengeneeskunde, de medische behandeling in een verzorgingshuis door de huisarts. De zorg in verpleeghuizen en op verpleegunits (zoals de 3 e etage van de Rubenshof) wordt aangeduid als zorg met behandeling, de zorg in een verzorgingshuis als zorg zonder behandeling. In een verkenning stelt Bureau Berenschot in zijn rapport dat de gevolgen van dit beleid van de zorgkantoren betekent dat 40% van alle intramurale plaatsen van ouderenzorglocaties en arbeidsplaatsen afgebouwd wordt. Vanaf 2007 hebben we in Huize Het Oosten gewerkt aan het realiseren van vervangende nieuwbouw van 50 jaar oude service appartementen op het terrein. De 65 nieuwe appartementen zijn sinds oktober 2013 klaar. 65 nieuwe appartementen in de nieuwbouw 11

12 De verhuurbaarheid gaat moeizaam doordat de woningmarkt op slot zit. De Raad van Toezicht heeft in het voorjaar 2013 besloten om voor een vastgestelde periode ook aan niet-vrijmetselaren te verhuren mits er een aantoonbare affiniteit is met de ideële doelstelling van Huize Het Oosten. Vanaf 2009 is er aan een groot aantal projecten projectmatig gewerkt; de realisatie van de nieuwbouw, de invoering van het elektronisch cliënten dossier, de implementatie van zelfsturende teams en de inrichting van het AZR berichtenverkeer zijn hier voorbeelden van. Deze aanpak heeft een zichtbare en meetbare kwaliteitsverbetering teweeg gebracht. Na 2013, als de bouw is afgerond, kan het management van Huize Het Oosten weer terug naar een bedrijfsvoering waarbij de core business centraal staat. In de statuten van Huize Het Oosten staat deze als volgt geformuleerd: De stichting heeft als hoofddoel om zonder winstoogmerk de huisvesting alsmede service, dienstverlening en verzorging, zowel intra- als extramuraal in welke vorm dan ook te bevorderen van door de Raad van Toezicht als zodanig te erkennen vrijmetselaren en al dan niet overlevende echtgenoten, partners, ongehuwde dochters en leden van de orde van de weefsters. De Raad van Toezicht is bevoegd om de hiervoor beschreven doelgroep uit te breiden. Doel: Huize Het Oosten blijft een financieel gezonde organisatie Huize Het Oosten heeft in mei 2013 een verzoek tot toelating voor de functie behandeling voor de hele Rubenshof aangevraagd bij het CIBG/ Ministerie van VWS. Nu dit positief gehonoreerd is, houdt dit in dat de kans dat Huize Het Oosten bijna alle intramurale capaciteit kan behouden, groter is. Huize Het Oosten onderzoekt de mogelijkheid om te komen tot scheiden van wonen en zorg. Het gaat hierbij om het omzetten van een aantal intramurale plaatsen naar huurappartementen met zorg. Hier kan dan zorg worden geleverd via andere zorgvormen zoals het Volledig Pakket Thuis, PGB of particuliere zorg. De verhuurbaarheid van de huur-serviceappartementen in Huize Het Oosten moet worden vergroot. De huurprijzen zijn - ten tijde van de totstandkoming van dit beleidsplan - marktconform, maar de servicekosten hoog. 12

13 Een hoge kwaliteitsstandaard draagt bij aan een financieel gezonde organisatie. Zowel cliënten, bezoekers als externe partijen zoals gemeente en zorgkantoor zullen in toenemende mate bepalen bij wie zij diensten afnemen. Werken volgens wet- en regelgeving en conform de kwaliteitsstandaarden van de sector levert bij deze keuze een positieve bijdrage, of is zelfs een voorwaarde om bepaalde diensten te mogen leveren. De bedrijfsvoering wordt aangepast aan de situatie waarin de nieuwbouw gereed is en bij de nieuwe ontwikkelingen in de ouderenzorg, zoals een beperkte AWBZ en meer diensten onder de WMO. Activiteiten: 1. Indien de toelating voor de functie behandeling voor de gehele intramurale capaciteit leidt tot toename van de productieafspraak voor zorg inclusief behandeling, moeten er ook behandelaars in dienst genomen worden of extra behandeluren worden ingehuurd (bijvoorbeeld: specialist ouderengeneeskunde, fysiotherapeut, logopedist, diëtist, psycholoog). 2. Huize Het Oosten maakt een plan voor het extramuraliseren (het scheiden van wonen en zorg) van 5 intramurale plaatsen ZZP 3 in de periode Huize Het Oosten gaat de servicekosten voor de huurappartementen naar beneden bijstellen door het afbouwen van o.a. overheadkosten, schoonmaakkosten, receptiekosten en tuinonderhoud. Doordat de nieuwbouw onderhoudsarm is ontworpen, heeft dit een positief effect op de onderhoudskosten de komende jaren. Lagere servicekosten zullen een positief effect hebben op de verhuurbaarheid. De administratieve dienst zal de administratie hier verder op inrichten. 4. Het managementteam van Huize Het Oosten zal zich qua grootte en inhoud moeten aanpassen aan de veranderende werkzaamheden waarbij economische, administratieve, kwalitatieve en zorginhoudelijke onderwerpen de agenda gaan bepalen. 5. Sinds 2011 werkt Huize Het Oosten met een businesscase. Deze businesscase wordt ieder kwartaal besproken met de bestuurder en de Raad van Toezicht. Gezien de economische situatie staat het monitoren van de businesscase de komende jaren op de agenda. De business case geeft een geactualiseerde doorrekening van alle opbrengsten en lasten (rekening houdend met eventuele leegstand in de huurappartementen en/ of onderbezetting van de AWBZ-plaatsen). 13

14 6. Opstellen en monitoren van de meerjaren onderhoudsbegroting. Vanaf 2014 als de nieuwbouw klaar is, moet er voor de gebouwen op het terrein van Huize Het Oosten een nieuwe meerjaren onderhoudsbegroting worden opgesteld. Niet alleen voor het nieuw gebouwde deel, maar ook voor de bestaande bouw. Deze heeft in de bouwperiode veel aanpassingen en wijzigingen ondergaan die in zo n meerjaren onderhoudsbegroting weer zichtbaar worden. Nieuwbouw Huize Het Oosten: de Jan Lievens 7. Risico, veiligheid en kwaliteit staan ook de komende jaren hoog op de agenda van Raad van Toezicht, directie en managementteam. Het compliancebeleid vormt de kapstok voor alle activiteiten. Huize Het Oosten blijft ook de komende jaren HKZ-gecertificeerd. 14

15 C L U S T E R 3: C L I Ë N T E N In de visie van Huize Het Oosten zijn de kernbegrippen ruimte voor eigen regie, keuzevrijheid, optimale bewegingsvrijheid, privacy en zelfstandigheid uitgangspunten voor de zorgverlening. Het is voor onze doelgroep van wezenlijk belang dat hun rechten worden gerespecteerd maar door de grote mate van hulpbehoevendheid en invaliditeit, moeten we blijven zoeken naar een evenwicht tussen goede zorgverlening en bovenstaande uitgangspunten. Voor de cliënten met een zorgzwaartepakket (ZZP) 1 tot en met 3 wordt geen indicatie voor verblijf meer afgegeven waardoor de mogelijkheid om op kosten van de AWBZ intramuraal te verblijven of met een Volledig Pakket Thuis (VPT) intramurale zorg thuis te krijgen, vervalt. Vanaf 2016 zullen ook de cliënten met een ZZP 4 grotendeels extramuraal zorg krijgen. Dit houdt in dat de cliënten van de Rubenshof in toenemende mate bewoners zijn met een zeer hoge zorgzwaarte. Dit vergt een grote inspanning in het coachen van medewerkers. Ook de doelgroep die zelfstandig woont, heeft in toenemende mate zorg nodig doordat intramurale opname pas bij zeer intensieve zorg mogelijk/ nodig is. Wonen Op het terrein van Huize Het Oosten zijn verschillende woonvormen met appartementen van verschillende grootte. Voor de Rubenshof onderzoeken wij in het kader van scheiden wonen en zorg de mogelijkheid om een aantal appartementen onder dat regime te brengen. Het doel is echter om het grootste deel van de capaciteit intramuraal te houden. De huurservice-appartementen zijn een uitstekende vervanging voor de intramurale capaciteit voor bewoners met een lage zorgzwaarte (ZZP 1 tot en met 4). Deze appartementen zijn allemaal bouwkundig geschikt voor het leveren van zorg. Doordat de woningmarkt op slot zit, staat de verhuurbaarheid onder druk, Huize Het Oosten doet er alles aan leeggekomen appartementen zo snel mogelijk weer te verhuren. Toch zal Huize Het Oosten de nieuwe appartementen (uitgezonderd in de Rubenshof) niet meer geschilderd en voorzien van nieuw behang opleveren, wel schoon en ook zullen de nodige reparaties worden uitgevoerd. De technische dienst kan tegen uurloon het schilderen en behangen voor de nieuwe bewoners uitvoeren. 15

16 Welzijn In Huize Het Oosten hebben we het voorrecht dat er niet alleen zeer zorgbehoeftige bewoners, maar ook zeer vitale zelfstandige bewoners wonen op het terrein. Deze mix van cliënten zorgt ervoor dat deze bewoners voor elkaar en met elkaar een levendige woongemeenschap vormen. Het activiteitenaanbod wordt in nauw overleg met het Huiskringbestuur samengesteld en voor de Rubenshof geldt dat de cliëntenraad hierin meedenkt. Activiteiten bestaan in Huize Het Oosten uit muziek, schilderen, poëzie, bewegen en het genieten van de mogelijkheden die ons prachtige park biedt. Vanuit de intensiveringsmiddelen voor langdurige zorg zijn sinds 2012 huiskamermedewerkers in zes verschillende huiskamers werkzaam. Deze medewerkers worden de komende jaren getraind in het bevorderen van de leefsituatie en het welzijn van de cliënten. Door de kortingen op de budgetten voor intramurale cliënten is de bijdrage van mantelzorgers van wezenlijk belang. Het is de taak van het management om de mantelzorgers zoveel mogelijk te Welzijnsactiviteiten in Huize Het Oosten betrekken bij de zorg van hun partner/ ouder of vriend. Ook de inzet van vrijwilligers levert een bijdrage aan de kwaliteit van leven van onze bewoners. Zorg en diensten Huize Het Oosten heeft bij de gemeente een eigen kavel ten behoeve van WMO-zorg; de verwachting is dat wij ten dienste van het leveren van extramurale begeleiding onder hetzelfde regime vallen. Huize Het Oosten gaat inspelen op de groeiende vraag naar extramurale zorg en begeleiding door het wegvallen van de intramurale capaciteit ZZP 1 tot en met 3. Vanaf 2014 zullen wij vijf appartementen omzetten naar scheiden wonen en zorg en de bewoners van deze appartementen zorg bieden vanuit andere financieringsvormen (bijvoorbeeld VPT, extramurale zorg of particulier). 16

17 Momenteel bestaat de helft van de gebruikers van de dagactiviteiten / dagverzorging uit particuliere cliënten. Deze functie zal vanaf 2015 ook overgaan naar de gemeente (WMO). Het blijft de vraag of de gemeente deze zorg op dezelfde wijze zal continueren als de zorgkantoren. Doel: Verhuren van alle huurappartementen en zorgwoningen (bezettingsgraad 90% in de eerste 2 jaar, met een opbouw naar 95% daarna). Een zo groot mogelijk aanbod in zorg, services en welzijnsdiensten. Het verhuren van een kamer voor meerdere zorgfuncties zoals palliatieve terminale zorg, tijdelijke opvang of in de functie van zorghotel behoort tot de mogelijkheden. Behoud van capaciteit zowel intramuraal als extramuraal. Activiteiten: 1. Marketingbeleid verder vormgeven ten behoeve van verhuuractiviteiten en services. 2. Zowel voor de intramurale capaciteit als de huurservice-appartementen wordt een servicekosten berekening gemaakt die per kwartaal wordt gemonitord. Jaarlijks krijgen de bewoners een overzicht van de gemaakte servicekosten. 3. Het aanpassen van de informatiebrochure met nieuwe afspraken omtrent oplevering appartementen. 4. Mantelzorgbeleid en vrijwilligerbeleid worden speerpunten de komende jaren, zeker gezien de maatschappelijke ontwikkelingen die zijn gericht op Nederland als participatiemaatschappij. 5. In het kader van het omzetten van intramurale capaciteit naar scheiden wonen en zorg moet een huurprijs worden berekend inclusief de opslag van openbare ruimtes en kantoorruimtes. 6. Het coachen van medewerkers op houding en gedrag blijft in onze sector een continu proces en zal in Huize Het Oosten gestalte krijgen door scholingen en voorlichting. 7. Afspraken maken over samenwerking met huisartsen betreffende zware zorg en toenemende complexe zorg thuis en voorbehouden handelingen bij de verpleging en verzorging. 8. Blijvend contact onderhouden met de gemeente afdeling Welzijn over de Wet Maatschappelijke Ondersteuning waar vanaf 2015 naast hulp bij het huishouden en welzijnsactiviteiten ook de begeleiding en eenvoudige thuiszorg voor de cliënten met de lagere zorgzwaartepakketten wordt aanbesteed. 17

18 C L U S T E R 4: M E D E W E R K E R S Door de grote bouwactiviteiten op het terrein van Huize Het Oosten bestond het management van Huize Het Oosten uit een directeur-bestuurder, vijf diensthoofden, twee stafmedewerkers en een directieassistent. Als de bouw is afgerond eind 2013, gaan we toe naar een klein slagvaardig managementteam waarbij de technische dienst, facilitaire dienst en restauratieve dienst één nieuwe dienst gaan vormen, de dienst services. De staffunctie Communicatie & projectassistentie nieuwbouw vervalt. De hervormingen in de langdurige zorg hebben ook consequenties voor de medewerkers van Huize Het Oosten. Er zijn de afgelopen tien jaar grote investeringen gedaan in het scholen en bijscholen van de medewerkers, zowel zorginhoudelijk als op het gebied van bejegening. Medewerkers zijn ook opgeleid en voorbereid om zware intensieve zorg te leveren (verpleegkundigen) en eigen verantwoordelijkheid te dragen in zelfsturende teams (sinds april 2010). De komende jaren gaan we de opleidingsbudgetten bevriezen omdat de onzekere toekomst ook op dat gebied geen grote investeringen meer verdraagt. Wel blijven we de komende jaren medewerkers scholen en bijscholen op het gebied van houding, gedrag en bejegening. De formatie moet beter worden gemonitord en een duidelijke relatie hebben met de zorgzwaarte. De productiviteit in met name de extramurale huishouding moet omhoog. In de Rubenshof worden de appartementen schoongemaakt door de zelfsturende teams, maar uiterlijk vanaf 1 januari 2014 zal de facilitaire dienst de schoonmaakwerkzaamheden voor haar rekening nemen. 18

19 Doel: Een klein, slagvaardig MT met ondersteuning door de directieassistent en de beleidsmedewerker. Een servicedienst inrichten waardoor de lijnen nog korter worden, de werkzaamheden op elkaar afgestemd worden en medewerkers uitgewisseld kunnen worden. De schoonmaakwerkzaamheden in de Rubenshof worden op hoger professioneel niveau uitgevoerd. Hierbij is het uitgangspunt dat de schoonmaak bij het volgende cliënttevredenheidsonderzoek (in 2014) tenminste een 8 scoort. Huize Het Oosten heeft als niche in de markt een personeelsbestand waarbij medewerkers uitblinken in houding, gedrag en bejegening. Bij het aannamebeleid zullen de door Huize Het Oosten opgestelde gedragsregels worden gehanteerd als criterium. Een uitgebalanceerd personeelsbestand dat aansluit bij zorgzwaarte en productie. Activiteiten: 1. Gaan werken volgens het nieuwe organigram (bijlage 1) en de aangepaste functieprofielen in de dienst services. 2. Werkprocessen aanpassen op de nieuwe werkzaamheden, taken en posities in de organisatie. 3. Huishoudelijke hulp in de Rubenshof onderbrengen bij de facilitaire dienst. 4. Vaste medewerkers van de huishoudelijke dienst en technische dienst verantwoordelijk maken voor eigen gebouwdelen. 5. Houding en gedrag twee keer per jaar als thema met alle medewerkers behandelen en één keer per jaar door een (extern) bureau laten scholen. 6. Personeelsbestand koppelen aan productiviteit en zorgzwaarte en dit maandelijks monitoren en zonodig bijstellen. 19

20 C L U S T E R 5: S A M E N W E R K I N G S T A K E H O L D E R S Zorgcoöperatie De Verte De ontwikkelingen rondom het samenwerkingsverband tussen Antroz, Warande, Vredenoord en Huize Het Oosten worden bepaald door de actualiteit van de hervormingen langdurige zorg. Antroz en Warande beraden zich op een fusie en dit verandert de samenwerking binnen de voorgenomen zorgcoöperatie. Huize Het Oosten zet in op samenwerking op het gebied van zware zorg (specialist ouderengeneeskunde, fysiotherapeuten, psycholoog), inkoop, scholing en opleidingen, ICT en applicatiebeheer. Gemeente De samenwerking met de gemeente neemt toe en is van essentieel belang. De gemeente wordt verantwoordelijk voor de ondersteuning en begeleiding van thuiswonende ouderen met een indicatie ZZP 1 tot en met 4. Ook de dagopvang wordt een gemeentelijke verantwoordelijkheid. De hulp bij het huishouden wordt al sinds 2009 door de gemeente aanbesteed waarbij Huize Het Oosten een eigen kavel heeft gekregen. Dit houdt in dat wij geen onderaannemer zijn bij de grote zorgaanbieders maar zelf productieafspraken maken met de gemeente. In het overleg van juli 2013 heeft de gemeente aangegeven om deze status aparte voor Huize Het Oosten te handhaven, waarbij in de toekomst ook het inkopen van begeleiding/ ondersteuning mogelijk is. Zorgkantoor Ondanks het feit dat er verschil van opvatting is over de eerder in dit beleidsplan beschreven transitie van langdurige zorg en wij dit ook hebben gecommuniceerd met het zorgkantoor, is de relatie met hen constructief. Huize Het Oosten zet in op het uitbreiden van zware zorg (inclusief behandeling), Volledig Pakket Thuis en extramurale zorg op het terrein van Huize Het Oosten. Vanaf 2015 is het zorgkantoor niet meer verantwoordelijk voor de extramurale zorg. 20

21 Zorgverzekeraar Bij de transitie hervormingen langdurige zorg is op 6 november 2013 door de staatssecretaris aangekondigd dat de extramurale verpleging en verzorging vanaf 2015 onder de zorgverzekeringswet gaan vallen. Daarmee worden de zorgverzekeraars nieuwe stakeholders voor Huize het Oosten. Het vraagt van bestuur en beleid om zich hierop voor te bereiden en vanaf 2014 contacten te leggen, informatiebijeenkomsten te bezoeken en de organisatie hierop in te richten. Externe stakeholders Huize Het Oosten ziet als externe stakeholders onder meer: de Orde van Vrijmetselaren, de ABN AMRO bank, het zorgkantoor, de gemeente, de koepelorganisaties, mantelzorgers en vrijwilligers, huisartsen en collega-zorginstellingen. De meeste externe stakeholders zijn in dit beleidsplan benoemd. Voor de ABN AMRO bank geldt dat zij de hypotheekverstrekker is van de bestaande hypotheek en de nieuw aangetrokken hypotheek ten behoeve van de bouw. ABN AMRO is ook onze huisbankier. De relatie met de accountmanager en de andere medewerkers is uitstekend te noemen en is gestoeld op wederzijds vertrouwen en openheid. Doel: Het vormgeven van de samenwerking binnen de zorgcoöperatie voor de bedrijfsonderdelen behandeling (zware zorg), inkoop, opleiding en ICT. Behoud van eigen kavel voor alle WMO-zorg. In de onderhandelingen met het zorgkantoor sturen op uitbreiding van zorg inclusief behandeling, hoge ZZP s en behoud van VPT ten minste voor de unit Jan Lievens. Het verlenen van de extramurale verzorging en verpleging aan bewoners op het eigen terrein, ook wanneer deze zorg onder de zorgverzekeringwet (Zvw) valt. Activiteiten: 1. Vorm geven van gezamenlijke inkoop, opleiding en ICT, continueren of uitbreiden van de samenwerking op medisch/ paramedisch gebied 2. Het stimuleren van de relatie met de gemeente door middel van het uitnodigen bij activiteiten, op de hoogte houden van ontwikkelingen, toesturen van nieuwe brochures, betrekken bij ontwikkelingen en de uitnodigingen van de gemeente bijwonen 21

22 3. Het onderhouden van de relatie met het zorgkantoor door het zorgkantoor op de hoogte te houden van ontwikkelingen, resultaten van externe audits (HKZ), cliënttevredenheidsonderzoeken en andere relevante informatie. 4. Het aangaan en onderhouden van een relatie met de zorgverzekeraars, door vanaf 2014 contacten te leggen, informatiebijeenkomsten te bezoeken en de verzekeraars actief te informeren over Huize Het Oosten. De organisatie voorbereiden en inrichten op het werken volgens nieuwe afspraken, zoals zorginkoop, verantwoording en declaratie. 5. Het duurzaam onderhouden van de relatie met de ABN AMRO bank door middel van het toesturen en bespreken van kwartaalrapportages, het businessplan, het jaardocument, resultaten van audits, brochures en het voeren van minimaal twee beleidsgesprekken per jaar. 6. Het leveren van een actieve bijdrage door Huize Het Oosten in de landelijke en provinciale beleidsontwikkelingen. Bijeenkomsten van de koepelorganisatie Actiz en IVVU (vereniging voor ouderenzorginstellingen in de regio Utrecht) worden voorbereid in het MT en bijgewoond door de directeur-bestuurder en/of één van de MT-leden. 22

23 C L U S T E R 6: D U U R Z A A M H E I D E N M A A T S C H A P P E L I J K V E R A N T W O O R D O N D E R N E M E N Een belangrijk aspect van de bedrijfsvoering is maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Deze visie is terug te vinden in alle onderdelen van de organisatie en laat zich als volgt samenvatten: Geeft het goede voorbeeld Het is inspirerend Kwestie van gezond verstand En.. Het levert nog wat op ook! 23

24 Huize Het Oosten gaat in haar duurzaamheidsbeleid uit van de richtlijn People, Planet, Profit, deze dienen op harmonieuze wijze gecombineerd te worden voor een optimaal resultaat. In de afgelopen jaren heeft Huize Het Oosten inspanningen gepleegd op het gebied van biologische maaltijden, producten en schoonmaakmiddelen, warmte en koude-opslag in de bodem, zonnepanelen, duurzame materialen zoals bamboevloeren, ondergrondse huisvuilopslag en energiezuinige liften (Planet). Ook zijn er grote inspanningen gedaan op het gebied van People. Medewerkers zijn opgeleid tot het niveau wat ze aankunnen, ook het verpleegkundig niveau. Er zijn huiskamermedewerkers vanuit de intensiveringsmiddelen ingezet, deze medewerkers zijn vrijwel allemaal vanuit een werkloosheidskering of banenplan geworven. Doel: Het leveren van een positieve bijdrage om de ecologische footprint die Huize Het Oosten achterlaat ieder jaar te verminderen. Activiteiten: 1. Het meten van de CO2-uitstoot door middel van een carbon footprint waarbij de volgende organisatie-onderdelen als input dienen: elektriciteitsverbruik, gasverbruik, mobiliteit, papier afval en leveranciers. 2. Alle mogelijkheden inzetten om de CO2-uitstoot te reduceren. 3. Het restant van de CO2-uitstoot compenseren. 4. Het actief uitdragen van onze visie en communiceren over dit aspect van onze bedrijfsvoering aan (nieuwe) bewoners, aan medewerkers en andere stakeholders (voorbeeldfunctie). Bijlagen: Organigram 2014 Toelichting organigram 24

25

26 Toelichting organigram 2014 Het organigram is geen statisch document maar een dynamisch document waar gedurende de duur van het strategisch beleidsplan nog wijzigingen in op zullen treden. Als de nieuwbouw is afgerond kiest Huize Het Oosten voor een klein managementteam. Menskracht die in verband met de bouwperiode aan het MT werd toegevoegd, wordt na de bouw, uiterlijk per maart 2014 weer afgebouwd. Deze personele inzet wordt grotendeels onderdeel van de meer operationele taken. Functies die specifiek gericht waren op het nieuwbouwproject, vragen om een andere invulling of komen te vervallen. Uitgangspunt blijft het werken met zelfsturende teams, zoveel mogelijk handen aan het bed en een klein, slagvaardig managementteam, binnen de financiële mogelijkheden. LM/ november 2013