Hoe de trechtering aanpakken?

Transcriptie

1 Hoe de trechtering aanpakken? De gemeente Weert neemt de moedige keuze voor een open planproces om de ruimte van het in 2013 het huidige stadhuis en haar directe omgeving een nieuwe functie te geven. Hiervoor is een communicatieplan geschreven. Dit plan beschrijft gedetailleerd het stappenplan van een open procedure zodat de gemeente kan overgaan tot het startschot van dit participatieproject. De vragen waar de gemeente een antwoord op wilt: Welke methodieken gebruik je wanneer in het open plan proces? Hoe zorg je dat die methodieken positief op mekaar inspelen en een brede interesse losweken bij de burgers? Wat is een goede structuur en fasering van een open plan proces? Hoe kom je tot een trechtering van ideeën? Wat zijn de beslissingsmomenten en wie neemt de keuzes? Nog even samengevat: de basisprincipes In het communicatieplan, tijdens de overlegmomenten en in de vorige adviesnota zijn de basisprincipes en uitgangspunten van het participatieproces vastgelegd. We herhalen deze principes nog even als herinnering: 1. Een open planproces werkt alleen als de lijnen van het speelveld duidelijk zijn. 2. Je geeft de tekenstift uit handen maar niet de voorzittershamer 3. Ook voor ambtenaren is een bestuurlijk kader essentieel 4. Een doe-proces, geen praatgedoe 5. Open houding naar alle betrokken groepen en stakeholders 6. Participatie als inhoudelijk instrument en norm 7. Een interactief beleid dat uitgaat van een partnership tussen gemeente, burgers en (externe) deskundigen

2 I. Methodieken Overzicht van de methodieken per doelluster: DOELGROEPEN METHODIEKEN Burgers Ideeënsessies Infostand en Infotentoonstelling Enquête Infovergadering Politieke verantwoordelijken en beleidsmakers Deskundigen (van de gemeentedienst of externe aangeduide specialisten) College B&W Gemeenteraad Projectgroep Beekstraat Kwartier Vertegenwoordigers belangenorganisaties en relevante verenigingen Klankbordgroep Beekstraat Kwartier Pers en Media Klassieke middelen: persconferenties, persberichten en briefings Beslissingen blijven bij College B&W en de gemeenteraad Voor de politiek verantwoordelijken gaan we uit van de huidige overlegstructuren met het College B&W en de gemeenteraad. Hierin worden de beslissingen genomen. Projectgroep Beekstraat Kwartier is de draaischijf De deskundigen brengen we samen in een specifieke Projectgroep die zowel het inhoudelijk proces als het participatieproces uitvoert en opvolgt. De projectgroep bereidt alle dossiers voor, verzamelt en analyseert de input en resultaten uit de werkateliers, de klankbordgroep e.a. Zij adviseren het College B&W en bereiden de beleidsnota s voor Voorzitter is een projectleider die alles aanstuurt en het intern en extern aanspreekpunt 1

3 Klankbordgroep met vertegenwoordigers van organisaties De vertegenwoordigers van verschillende belangenorganisaties en verenigingen brengen we samen in een Klankbordgroep. Vb Bewonersorganisatie Binnenstad, KvK, belangenorganisaties binnenstad,... Deze groep vergadert regelmatig in een vaste samenstelling en is adviesverlenend naar de projectgroep toe Voorzitter is de projectleider uit de projectgroep Hoe input krijgen van De wakkere en actieve Burger? Zij die veel tijd in het participatieproject willen steken, zich engageren om altijd actief deel te nemen, verschillende avonden willen vrijmaken en zich willen verdiepen in dit dossier. Methodiek 1: Ideeënsessies Aantal leden? Burgers die zich engageren om regelmatig te vergaderen en te debatteren. Wie? Iedereen kan zich kandidaat stellen tijdens inschrijvingsperiode. Selectie gebeurt door projectgroep. Voorzitter is de projectleider. Frequentie? Minstens 3 keer in de ideeënfase (zie verder in stappenplan) Hoe? In de vorm van een werkateliers Methodiek 2 = Infostand en Infotentoonstelling, met name infostands op koopavonden en vroegmarkten. Deze stand kan ook omgevormd worden naar een permanente tentoonstelling of inforuimte in het stadhuis zelf. Methodiek 3 = Enquête, schriftelijk en/of digitaal, belangrijk is dat dit een beperkte korte vragenlijst is die peilt naar behoeftes of keuzes. Methodiek 4 = Infovergaderingen, publieksvergaderingen waar de gemeente een presentatie geeft, inzicht brengt in de stand van zaken, de resultaten van het participatieproces communiceert etc. Kick-off moment is een infovergadering waar burgers zich kunnen inschrijven voor de verschillende participatiemethodieken. 2

4 II. Fasering en invulling van het open plan proces Open plan proces is een trechter die in 4 stappen uitmondt in een finaal gedragen project Participatieprojecten en zeker met open planning zijn maatprojecten. Er zijn geen standaardformules toe te passen. Op basis van analyse en onderzoek van het project in Gemeente Weert stelt Groep C een 4 stappenplan voor: 1. Ideeën verzamelen 2. Mogelijkheden onderzoeken en Projectenlijst opstellen 3. De keuze maken voor 1 project 4. Project X concreet invullen Deze stappen werken we nu verder uit naar inhoud, methodieken en communicatie. Stap 1: Ideeën verzamelen Doelstellingen: samen met de bevolking ideeën verzamelen, bespreken wat men wenst en wat men zeker niet wenst Infovergadering als Kick-off moment en persconferentie: lancering participatieplan met methodieken, ondertekening engagementsverklaring, inschrijvingen voor methodieken. Hier wordt eveneens de bestuurlijke visietekst gecommuniceerd. Inschrijvingsperiode via website en gemeenteblad Enquête, Infostand op koopavond en vroegmarkt: met info en vragenlijsten Ideeënsessies Klankbordgroep: 3 samenkomsten (intro, debat, bespreking resultaten enquête) Terugkoppeling resultaten naar Projectgroep die een advies formuleren Wat kan hier uit komen?: De meerderheid van de burger geeft bijvoorbeeld de voorkeur aan meer groen in de gemeente, willen een ruimte voor zomerfeesten en een landmark die de buurgemeenten de loef afsteekt... 3

5 Eindresultaat: een ideeëninventaris in de vorm van een longlist die past binnen de bestuurlijke visietekst. Communicatie: kick-off moment is een lancering van het participatieproject met een persconferentie. De resultaten van het ideeënproces worden gecommuniceerd via de gemeentelijke infokanalen. Stap 2: Van ideeën naar projecten Doelstellingen: in deze fase is het aan de ingenieurs, architecten en andere deskundigen om verschillende ideeën uit te werken tot op projectniveau in de vorm van een bevattelijk programma van eisen We brengen de longlist van ideeën terug naar maximaal 10 potentiële projecten. Eventueel kunnen reeds eerste ruwe schetsen worden opgemaakt. Oproep aan professionals: een methodiek die goed kan werken naar de architecten om extra creatieve voorstellen in te dienen. Open Oproep of Voorstellen van ingenieurs Projectgroep selecteert 10tal voorstellen Klankbordgroep: samenkomst om 10tal voorstellen te bespreken Burgers uit ideeënsessie worden opnieuw betrokken. Terugkoppeling resultaten naar Projectgroep die een advies formuleren op basis van wenselijkheid en haalbaarheid Advies aan College B&W die eindbeslissing nemen finale Projectenlijst Wat kan hier uit komen?: 10 concrete voorstellen die ieder een andere insteek hebben met heel wat creatieve input. Het aantal moet hoog genoeg zijn om scheuringen in de gemeente te vermijden. Men kan wel bijvoorbeeld 3 basisvoorstellen hebben met telkens 3 varianten maar idealiter heb je minimum 6 verschillende voorstellen. Eindresultaat: Projectenlijst met meerdere voorstellen in de vorm van programma van eisen, zo mogelijk voorzien van een verbeelding. Communicatie: Projectenlijst wordt gecommuniceerd via de gemeentelijke infokanalen en pers/media. Dit is tegelijk de aanzet voor de communicatiecampagne in stap 3. 4

6 Stap 3: De keuze maken voor 1 project Doelstellingen: in deze fase herleiden we de meerdere voorstellen tot 1 basisproject dat in stap 4 verder uitgewerkt wordt. De beslissing wordt genomen door het College B&W en de Gemeenteraad naar het advies van de projectgroep, klankbordgroep en de burgers uit de ideeënsessies. Optioneel: Je kan in deze fase ook de burgers hun voorkeur laten geven via de website, infotentoonstelling en andere kanalen. Mits een goede communicatiecampagne kan dit positief uitdraaien. Echter, je hebt enkele grote nadelen: 1. Het kan al snel een referendum worden met scheuringen in de gemeenten; 2. Het is moeilijk om de mening van de burger naast je neer te leggen; 3. Er zullen altijd groepen teleurgesteld zijn met een negatieve impact op stap 4 als gevolg. Dit is niet ons advies. Klankbordgroep en burgers uit ideeënsessies discussiëren en formuleren een advies. Terugkoppeling resultaten naar Projectgroep: zij kunnen een tussenkeuze maken door bijvoorbeeld de Beste Drie te kiezen Advies vanuit projectgroep aan College B&W en Gemeenteraad die eindbeslissing nemen betreffende Project Voor het gekozen project worden 3 stedenbouwkundige visies opgesteld. Daaruit wordt dan 1 keuze gemaakt. Eindresultaat: keuze voor 1 concreet project en stedenbouwkundige visie met communicatiecampagne om dit te communiceren Stap 4: De invulling van Project X Doelstellingen: in deze fase krijgt Project X verder vorm naar concrete details. Het wordt in beeld gebracht en uitgewerkt. Ook hier krijgt bevolking inspraak over de concrete invulling van het gekozen project. In deze stap wordt een marktpartij betrokken. Het eindproduct van stap 3 vormt daarbij de basis. Via een prijsvraag zal een marktpartij worden gecontracteerd. Deze marktpartij werkt de stedenbouwkundige visie uit via een ontwerptraject. Infovergadering: voorstelling Project X Klankbordgroep en burgers uit ideeënsessies Terugkoppeling resultaten naar Projectgroep Advies aan College B&W die eindbeslissing nemen Eindresultaat: Een finaal afgerond en gedragen project klaar om uitgevoerd te worden 5

7 III. Schema start open planproces Dit project heeft enorm veel potentieel en kan mits professionele uitvoering een succesverhaal worden: Weert als eerste gemeente die de bevolking het centrum mee laat hertekenen. Gemeente Weert krijgt een prijs voor beste participatieproject in Nederland! Groep C 13 januari