JAARVERSLAG 2017 Stichting Openbare Bibliotheek Almelo

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2017 Stichting Openbare Bibliotheek Almelo Openbare Bibliotheek Almelo Theater Hof 88 Almelo, maart

2 Leeswijzer en inleiding Leeswijzer De Stichting Openbare Bibliotheek kent twee relatief autonome bedrijfsonderdelen, de Bibliotheek Almelo en Theater Hof 88. Het jaarverslag valt dan ook in drie onderdelen uiteen, het verslag over de bibliotheek, het verslag over het theater en het verslag over de stichting als geheel. In het gedeelte van de bibliotheek worden de prestaties zoveel mogelijk verantwoord aan de hand van de indeling conventionele bibliotheekfuncties / mobiele bibliotheek, educatie, en doorgaande leeslijn omdat deze indeling correspondeert met het plan De bibliotheek voor de toekomst en de manier waarop prestatieafspraken met de gemeente zijn gemaakt. Bij het deel wat over het theater gaat is dezelfde indeling als voorgaande jaren gekozen. Deze sluit aan bij de bestaande prestatieafspraken. Inleiding 2017 heeft voor de bibliotheek vooral in het teken gestaan van de volgende zaken: Verdere implementatie van de vier bouwstenen uit De bibliotheek van de toekomst (Het Baken, Mobiele Bibliotheek, Laaggeletterdheid en basisvaardigheden en doorgaande leeslijn), Het voorbereiden van de derde certificeringsronde voor de bibliotheek, Het ontwikkelen van nieuwe plannen om de conventionele bibliotheekfuncties te versterken. Het gaat dan met name om het ombuigen van ledenverlies van volwassen lezers en het versterken van de ontmoetingsfunctie. Dat laatste krijgt in 2018 gestalte door een nieuwe horecapachter die de horeca attractiever moet maken en het uitbreiden met een aantal service-initiatieven en spreekuren, Op stichtingsniveau is het bestuur gestart met een discussie over de meest gewenste bestuursvorm waarbij er op gekoerst wordt om de statuten te vernieuwen (dit mede om recht te doen aan de overname van het theater), en te bezien of het niet wenselijker is om de stichting om te vormen naar een Raad van Toezicht model. Uiteraard bevat dit verslag ook alle cijfers over bereikte resultaten in 2017 voor zowel de bibliotheek, Theater Hof 88 als de stichting als geheel. Mocht u behoefte hebben om, op wat voor manier dan ook, met ons van gedachten te wisselen over de inhoud van dit verslag dan zijn wij daar uiteraard altijd graag toe bereid. Almelo maart 2018 Directie en bestuur van de stichting Openbare Bibliotheek Almelo. 2

3 Openbare Bibliotheek Almelo Openingstijden, abonnees, uitleningen, bezoekers. De Openingstijden, abonnees, uitleningen en bezoekers hebben betrekking op de conventionele bibliotheekfuncties. In het beleidsplan De bibliotheek van de toekomst zijn deze benoemd als de bouwstenen Het Baken en Mobiele Bibliotheek. Vestigingen In 2017 heeft de bibliotheek gewerkt met één hoofdvestiging, vijf afhaalpunten in sportkantines en verzorgingstehuizen en zeven operationele bibliotheek op school vestigingen. Bij de bibliotheek op schoolvestigingen is steeds ook een afhaalpunt gevestigd. Naast deze vestigingen is gedurende heel 2017 de Boek aan Huis dienst actief geweest. Openingstijden De bibliotheek streeft uiteraard naar maximale bereikbaarheid, vooral op tijdstippen waarop onze klanten daar behoefte aan hebben. Wij hadden al lang de wens om voortaan ook op maandagen open te gaan. In 2017 hebben we dit weten te realiseren door een tweetal incourante avonden (woensdag en vrijdag) te sluiten en in plaats daarvan op maandag open te gaan. In oktober hebben we deze tijden geëvalueerd en bijgesteld. We zijn nu zes dagen en twee avonden per week open. De openingstijden in 2017 waren: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag De bibliotheek was in 2017 het hele jaar geopend met uitzondering van erkende feestdagen. In de vakantieperiode hebben we de normale openingstijden aangehouden. Abonnees Abonnement soort Verschil Afwijking in % 0-17 jaar ,4 % Standaard abonnement ,0 % Top abonnement % Tijdelijke abonnementen ,7 % Instellingsabonnementen ,1 % 100 jarig bestaan ,3 % Totaal % Er is een lichte daling bij het aantal abonnees waarbij vooral bij het aantal volwassen abonnees daalt. Hoewel het verlies van volwassen abonnees een landelijke trend bij bibliotheken is en wij verder, net als elke andere Almelose binnenstad onderneming, te maken hebben met een leeglopende binnenstad, onduidelijk verkeerssituatie en slechte parkeermogelijkheden willen wij in het komende 3

4 jaar via extra marketinginspanningen onderzoeken of wij meer betalende volwassen leden kunnen werven. Hiervoor moet in 2018 een nieuw marketingplan komen. Daarin nemen we de vraag mee of de huidige abonnementsvoorwaarden en betalingen, concreet jaarabonnementen die ook in één keer betaald moeten worden, de meest wenselijke vorm is. Uitleningen Verschil Afwijking in % Hoofdvestiging ,8 % Bibliotheek op school % Afhaalpunten % Boek aan huis % E-books % Totaal % De daling van het aantal abonnees en het aantal uitleningen loopt ongeveer gelijk op. Hoewel het in totaal maar om een kleine daling gaat, vraagt het onze aandacht. In de eerste plaats maken wij ons zorgen over de ontwikkeling bij de afhaalpunten. Deze afhaalpunten zijn indertijd na het sluiten van de filialen in het leven geroepen, om in de wijken toch een minimale uitleenfunctie van de bibliotheek in stand te houden. Momenteel blijven het aantal uitleningen achter bij de verwachting, met name de afhaalpunten bij de sportverenigingen hebben nauwelijks rendement. Met het sportbedrijf is afgesproken dat we nog één jaar onderzoeken of er mogelijk meer uit te halen valt, zowel qua aantal uitleningen als qua activiteiten. De afhaalpunten in de verzorgingstehuizen presteren op dit moment wel goed en verder zijn wij bezig te onderzoeken of er meer mogelijkheden zijn voor afhaalpunten in wijkcentra. Op dit moment zijn wij gestart met een afhaalpunt in Aadorp. Wij willen deze dienstverlening graag uitbreiden naar meer wijkcentra maar daar valt pas beleid op te maken als er bij de gemeente Almelo duidelijkheid is over de toekomst van de wijkcentra. Een tweede maatregel die na het sluiten van de filialen is genomen, is de Boek aan Huis dienst voor oudere mensen of mensen die slecht ter been zijn. Deze dienst wordt gerund met behulp van drie vrijwilligers. De boek aan huisdienst kent een langzame groei. Op dit moment is de dienstverlening groot genoeg om deze te continueren, maar het kan wel beter. We willen onderzoeken of we deze dienst beter onder de aandacht kunnen brengen via ouderenorganisaties en thuiszorgorganisaties. Collectie De collectie was per als volgt samengesteld: Boeken volwassenen Boeken jeugd DVD s volwassenen DVD s jeugd 909 CD s 41 4

5 Luisterboeken volwassenen 386 Luisterboeken jeugd 336 Overige AVM volwassenen 112 Overige AVM jeugd 143 Totaal bezit In 2017 aangeschaft In 2017 afgeschreven 9080 Tijdschriftabonnementen volwassenen 128 Tijdschriftabonnementen jeugd 19 Krantenabonnementen 10 Aanwezige tijdschrift exemplaren volwassenen Aanwezige tijdschrift exemplaren jeugd 352 Knipselmappen / microfiches Bibliotheken hebben landelijk de afspraak dat zij elkaars collectie onder bepaalde voorwaarden aan elkaars leden uitlenen. In Overijssel en Gelderland geldt bovendien de afspraak dat wij elkaars lidmaatschappen accepteren. Cd s worden door de bibliotheken zelf niet meer aangeschaft. Wel is het nog mogelijk om cd s te reserveren waarna ze geleverd worden door de Muziekbank Enschede (tot januari 2018) en de centrale discotheek Rotterdam. Bezoekers In 2017 bezochten mensen de bibliotheek Almelo. In 2016 waren dat er , een vermindering van 5,4%. De oorzaken voor deze terugloop zijn vooral de slechte parkeer- en verkeerssituatie rondom ons pand, de leegloop van de binnenstad aan onze zijde en het gegeven dat de bibliotheek op dit moment als gevolg van alle ruimtelijke ingrepen niet meer in het kernwinkelgebied ligt. Daar is op zichzelf door ons weinig aan te veranderen. Bovendien verbetert deze situatie waarschijnlijk als de binnenstadsvernieuwing voltooid is. Een tweede factor is de attractiviteit van de horeca. Het is de bedoeling dat deze met behulp van een nieuwe exploitant in de loop van 2018 verbeterd wordt. 5

6 ACTIVITEITEN De bibliotheek Almelo organiseert een beperkt aantal eigen culturele en informatieve activiteiten. Daarnaast organiseren wij veel activiteiten in samenwerking met andere organisaties in de stad (zie ook de lijst met partners). Uitgangspunt daarbij is dat we er de voorkeur een geven om zoveel mogelijk met andere partijen in de stad samen te werken en dat we altijd proberen dubbele initiatieven te voorkomen. Met vrijwel alle culturele organisaties in de stad stemmen wij onze activiteiten permanent af. Naast publieksactiviteiten organiseren wij ook vrij veel cursussen, soms in coproductie met de bibliotheken in Hengelo en Enschede. In 2017 is het permanente cursusaanbod uitgebreid met Digisterker (=omgaan met de digitale overheid) en ondersteuning bij belastingaangiften. Digisterker organiseren wij samen met Seniorenweb en de Belasting Service wordt ondersteund door de Belastingdienst. Publieksactiviteiten Activiteit Deelnemers 2017 Deelnemers 2016 Cursus volwassenen Schoolbezoek basisonderwijs Schoolbezoek VO Volwassen taalcursus Eigen publieksactiviteiten Activiteiten i.s.m. derden Kinderactiviteiten Activiteiten leesbevordering Babyshower Totaal De bezoekersaantallen van de eigen publieksactiviteiten zijn gedaald. Dit is vrijwel in zijn geheel te verklaren uit het gegeven dat wij vorig jaar door de viering van het 100-jarig bestaan eenmalig een kleine extra bezoekers hebben getrokken. Het huidige cijfer wijkt niet significant af van de jaren daarvoor. Spreekuren Sinds een aantal jaren faciliteert de Bibliotheek Almelo spreekuren voor diverse maatschappelijke organisaties. Zij maken graag gebruik van de bibliotheek als gastvrije en neutrale omgeving. De bezoekersaantallen van deze spreekuren worden niet apart bijgehouden, zij maken onderdeel uit van de totaaltelling van bezoekersaantallen. In 2017 hielden de volgende organisaties hun spreekuren in de bibliotheek: Energieloket over zonnepanelen en isoleren, OV inloopspreekuur voor senioren i.s.m. gemeente Almelo, Suver Nuver, spreekuur voor medicinale verstrekking van wietolie, Opvoeding spreekuur voor allochtone ouders, Nederlandse vereniging voor vrijwillige levensbeëindiging. 6

7 Deelname aan evenementen en markten De Bibliotheek Almelo is regelmatig aanwezig op markten en evenementen. In 2017 namen wij deel aan: Uit in Almelo Boekenmarkt Hemelvaart Kunstmarkt Schelfhorst Nieuwkomersmarkt gemeente Almelo Infomarkt voor ouders / kinderen bij de jaarlijkse inentingscampagne, Voorlezen bij Halloween in de binnenstad. Tentoonstellingen In 2017 werden de volgende tentoonstellingen georganiseerd: Atelierroute Almelo 1 t/m 30 september Vierde verdieping Overzichtsexpositie van 25 jaar Atelierroute TRIPOD Kerstsalon 11 december t/m 13 januari e verdieping Traditioneel is er aan het eind van het jaar een expositie van de fotoafdeling van het Nivon met hun foto s voor de Kerstsalon. Het afgelopen jaar heeft het NIVON haar naam veranderd zij heten tegenwoordig TRIPOD. De tentoonstelling bestaat uit een verscheidenheid aan foto s die het afgelopen jaar gemaakt zijn en door de verschillende leden worden geëxposeerd. MAFF expositie op de vierde verdieping. Schilderij van Dick Egberts in Leescafé de Meridiaan. De vitrines op de vierde verdieping worden ingericht samen met het Historisch InformatiePunt (HIP). Hier waren de volgende tentoonstellingen: 113 jaar Heracles Stillevens en landschappen Palmpasen Gapers van Almelo & drogisten Het Verzet Kraakt Winkelen in Almelo, toen en nu 7

8 Basisvaardigheden Laaggeletterdheid en doorgaande leeslijn Sinds een aantal jaren is de bibliotheek zich meer aan het toeleggen op de bestrijding van laaggeletterdheid en het aanleren van basisvaardigheden. In de beleidsafspraken met de gemeente hebben deze activiteiten intussen ook een prominente plaats gekregen. In het beleidsplan De bibliotheek van de toekomst zijn ze dan ook nadrukkelijk apart benoemd. Deze activiteiten kennen een gestage groei. Taal voor het leven / Taalpunt Taal voor het leven is een samenwerking tussen de gemeente Almelo, SCOOP Welzijn, ROC en de Bibliotheek Almelo. Op iets grotere afstand zijn er 25 maatschappelijke partners die het werk van Taal voor het Leven ondersteunen. De bibliotheek verzorgt voor Taal voor het Leven de content en fungeert als facilitator voor publieksactiviteiten en levert de noodzakelijke publieke ICT infrastructuur. In 2017 had het Taalpunt de volgende activiteiten: 1 op 1 les Groepslessen Praathuis Leeskring ROC Taal in de Wijk Deze activiteiten hadden het volgende bereik: Aantal deelnemende ouders met kinderen tot 12 jaar: 71 Aantal deelnemende uitkeringsgerechtigden: 61 Aantal deelnemers buiten de reguliere voorwaarden om: 16 Totaal aantal actieve vrijwilligers: 202 Totaal aantal individuele deelnemers: 404 Digisterker In 2016 zijn wij begonnen met Digisterker. Digisterker is een landelijk cursusconcept om volwassenen wegwijs te maken in de digitale overheid. Omdat wij sinds 2016 via de Koninklijke Bibliotheek (KB) over een licentie voor Digisterker beschikken, kunnen wij deze cursussen in samenwerking met de gemeente Almelo aanbieden. In 2017 hebben wij één cursus georganiseerd met 12 deelnemers. Gezien de grote vraag naar deze cursussen (er is een wachtlijst) gaan we in 2018 door met het aanbieden van deze cursussen. We bieden deze cursussen aan in samenwerking met de gemeente Almelo en Seniorenweb. Belasting In 2017 heeft de bibliotheek afspraken gemaakt met de belastingdienst over de te ontwikkelen steunpuntfunctie bij het doen van digitale aangiften. Vanaf 2018 (aangiftejaar 2017) is deze service operationeel. Activiteiten in het kader van de doorgaande leeslijn Onder activiteiten in het kader van de doorgaande leeslijn, verstaan wij alle activiteiten op het gebied van leesbevordering. Het is uiteindelijk de bedoeling om voor de kinderen en jongeren 8

9 van 0 tot 18 jaar een doorgaande lijn aan bibliotheekproducten aan te bieden, die steeds op elkaar aansluiten. Cursussen Open Boek De cursus Open Boek is onderdeel van het activiteitenpakket van Bibliotheek op School. Het is een gerichte training voor leerkrachten in het basisonderwijs op het gebied van leesbevordering en om beter gebruikt te kunnen maken van de bibliotheekproducten in het basisonderwijs. Voorleesexpress De voorleesexpress is een initiatief om een voorleestraditie te ontwikkelen in gezinnen waar uit zichzelf weinig of niet wordt voorgelezen. Via een voorleescoach (vrijwilliger) krijgen ouders ondersteuning bij het voorlezen. In 2017 is in 32 gezinnen een voorleesexpress-medewerker geweest. Boekstart Boekstart is de verzamelnaam van alle bibliotheekactiviteiten in de voorschoolse fase. In 2016 zijn wij begonnen met de planvorming voor een aantal activiteiten in samenwerking met de kinderopvang en de Integrale Kind Centra (IKC s). Hiervoor is een mantelcontract met De Cirkel gesloten. Intussen zijn wij op negen voorschoolse locaties van start gegaan met Boekstart in de kinderopvang. Daarnaast wordt via het consultatiebureau elke baby welkom geheten met een tegoedbon voor een zgn. boekstartkoffertje. In dat koffertje zit een voorleesboekje, een CD met kinderliedjes, een vingerpoppetje en een bon voor een gratis bibliotheekabonnement. In 2017 hebben wij 98 van deze koffertjes uitgereikt. Bibliotheek op School Nadat wij in de voorafgaande jaren ( ) een bescheiden begin gemaakt hadden met de realisatie van bibliotheek op school vestigingen hebben wij in 2017 dat proces aanzienlijk versneld. De doelstelling is het realiseren van Bibliotheek op School vestigingen in IKC s en bij voorkeur in combinatie met Boekstart in de kinderopvang. In 2017 waren er acht Bibliotheek op School vestigingen actief: Windmolenbroek Oost Windmolenbroek West Bornerbroek Ossekoppelerhoek Wierdensehoek Sluitersveld Aadorp Vrije School (Nota bene, het is de bedoeling deze in de toekomst samen met het IKC Schelfhorst te laten functioneren) 9

10 Voor 2018 breiden wij uit met een uitgebreidere vestiging in De Schelfhorst en een vestiging in De Riet / Nieuwland. Bij alle bibliotheek op schoolvestigingen is tegelijkertijd ook een afhaalpunt gevestigd. De bedoeling is om uiteindelijk alle 11 IKC s van een Bibliotheek op School vestiging te voorzien. De verder uitrol kent enige complicaties: Sommige Bibliotheek op School vestigingen zijn niet op één locatie te realiseren waardoor we in feite in een IKC twee Bibliotheek op School vestingen moeten inrichten. Dit speelt o.a. in de Ossekoppelerhoek en gaat mogelijk een rol spelen in 2018 bij de uitrol in De Riet Nieuwland. Sommige kosten, collectie en inrichting verdubbelen daarmee. De ontwikkelingen naar IKC s gaat niet overal zo snel als wij hadden voorzien, wij kunnen uiteraard alleen binnen het IKC concept werken als die ook daadwerkelijk functioneert, De collectie van drie boeken per leerling schiet te kort. Het is wenselijk deze naar vijf boeken uit te breiden, dat maakt de vestiging wel duurder. Op termijn komen we er dan ook niet onderuit om de prijs van deze dienstverlening voor de scholen te verhogen. Personeel Vanaf 2016 hebben wij een strategisch personeelsbeleid geformuleerd. In dit beleid hebben wij een planning over hoe ons personeelsbestand zich tot ongeveer 2020 ontwikkeld. Daarbij is in 2016 aan een aantal mensen regelingen aangeboden voor vroegtijdige uittreding. In 2016 hebben twee mensen daar gebruik van gemaakt. In 2017 is er geen natuurlijk verloop geweest. In 2018 hebben wij nog een natuurlijk verloop van twee medewerkers uit de sector mediaverwerking / front-office. Daarna is het minimum voor deze groep medewerkers bereikt. De flexibele schil van 10 á 15 % moet voorzien in een oplossing voor ziekte en verlof. Personeelsbestand De personeelsformatie per bedroeg 20,99 fte. verdeeld over 29 mensen. De omvang van de personeelsformatie is t.o.v onveranderd. Om te voorzien in ziekte en verlof hebben wij vanaf 2016 een contract afgesloten met Rijnbrink at work. Dat is een uitzendbureau dat in bibliotheekpersoneel is gespecialiseerd. Met de personeelsvertegenwoordiging is afgesproken dat wij maximaal 15% van het personeelsbestand op deze manier invullen. Tevens is met de personeelsvertegenwoordiging afgesproken dat wij het werken met Rijnbrink at work jaarlijks evalueren en ook jaarlijks bezien of wij het percentage in overleg moeten herzien. Voor 2017 was het maximale percentage inleen t.o.v gelijk. Scholing Uit het strategisch personeelsplan vloeit ook voort dat wij ons scholingsplan meer focussen op de beleidsdoelstellingen van de bibliotheek. De scholingen zijn te onderscheiden in algemene scholingen die voor alle medewerkers of een groot deel van de medewerkers gegeven worden en specifieke scholingen die aangeboden worden aan medewerkers die zich op een terrein verder willen of moeten ontwikkelen. Omdat wij vorig jaar relatief veel aan bijscholing hebben uitgegeven hebben wij onze inspanningen op scholingsgebied voor dit jaar wat kleiner gehouden. Verder hebben wij dit jaar voor het eerst gebruik gemaakt van de deskundigheid van het eigen personeel voor een deel van het generieke scholingsprogramma. In 2017 hebben wij de volgende bijscholingen voor het personeel laten verzorgen: 10

11 Jaarlijkse update BHV cursus. Elke medewerker in de front-office is geschoold BHV-er, Bijscholing Arbo-BHV functionaris. Een medewerker is sinds vorig jaar belast met de coördinatie van ARBO zaken en BHV. Zij heeft hiervoor een opleiding gevolgd, Verkorte cursus open boek voor front-office medewerkers. Cursus Open Boek zijn cursussen op gebied van kinder- en jongerenliteratuur. Een van onze educatiemedewerkers geeft deze cursussen aan leerkrachten in het onderwijs. Voor onze front-office medewerkers hebben wij speciaal een verkorte versie van deze cursus verzorgd. Deze cursus is helemaal in eigen beheer verzorgd. Uitgebreide instructie om klanten te helpen bij het lenen van E-books. Ook deze instructie is aan alle front-office medewerkers gegeven en in eigen beheer verzorgd. Ziekteverzuim In 2017 hadden wij 49 gevallen van ziekteverzuim verdeeld over 16 medewerkers. Het verzuimpercentage bedroeg daarmee 8,89% wat een stijging t.o.v is van 1,68%. Van dit verzuim waren 5 gevallen langdurig ziekteverzuim. Voor zover na te gaan waren geen van deze gevallen werk gerelateerd. Het kortlopende verzuim is als gevolg van de genomen maatregelen in 2017 afgenomen. Op dit moment is er een helder protocol voor de gevallen dat kort verzuim vaker dan drie keer per jaar voorkomt. Hoewel het verzuimpercentage vrij hoog is, blijft het beneden het landelijke branchegemiddelde. Het hoge verzuimpercentage is voornamelijk te wijten aan de nogal eenzijdige leeftijdsopbouw van het personeelsbestand Jaarverslag PersoneelsVertegenwoordiging (PVT) Stichting Bibliotheek Almelo 2016 Vanaf medio 2016 functioneert er een personeelsvertegenwoordiging bij de stichting. De periode van hun verslaglegging loopt niet parallel met de periode van dit jaarverslag. Het opgenomen verslag heeft dan ook gedeeltelijk betrekking op We hebben het toch opgenomen omdat in het jaar verslag 2016 nog geen verslag van de PVT stond. De huidige PVT is in februari/maart 2016 opgericht. Er was al enige tijd geen OR of PVT binnen de Stichting Openbare Bibliotheek Almelo. Gert-jan Sweep heeft bij zijn aanstelling in 2012 aangegeven voorstander te zijn van de oprichting van een PVT of OR. Op initiatief van Marieke Miche is er een PVT opgericht samen met Filomena Mijnders vanuit de bibliotheek en Ancilla Vis vanuit Theater Hof 88. Het eerste jaar stond in het teken van het eigen maken van alles wat er bij een PVT komt kijken d.m.v. twee cursusdagen bij de OR Academy op 30 juni en 7 juli 2016 en inlezen en informatie inwinnen bij derden (zoals collega s van de pobo). We hebben ons tijdens de Algemene Personeels Vergadering (APV) op maandag 5 september 2016 gepresenteerd aan de collega s van de bibliotheek. Vergaderingen met directeur De PVT heeft dit jaar vier overleggen gehad met directeur Gert-jan Sweep en een kennismakingsgesprek met Joris Kemps van Theater Hof 88. Besproken werd o.a.: Inzet vrijwilligers Wat betreft de inzet van vrijwilligers wordt het cao gevolgd; vrijwilligers mogen geen vaste medewerkers vervangen. Reorganisatie De reorganisatie is geen werkelijke reorganisatie gebleken omdat er geen personeel ontslagen 11

12 hoefde te worden. Er volgen nieuwe functieprofielen om de vele verschillende profielen te vervangen en personeel iets flexibeler in te kunnen zetten. Salarissen zullen hierdoor in ieder geval niet minder worden. APV Met een PVT is een APV niet meer verplicht. We hebben besloten de APV wel in stand te houden twee keer per jaar en deze als directie en PVT samen in te vullen. Besproken documenten We hebben de documenten Calm after the storm, het Productenboek, de begroting en het Omvormingsdocument bestudeerd en we zijn akkoord gegaan met de inhoud. We hebben wat betreft het stuk Calm after the storm de gemeente als advies meegegeven de overdracht van het personeel van Theater Hof 88 naar de stichting te bespoedigen. We zijn akkoord gegaan met de 15-20% flexibele schil van om ziekte, buitengewoon verlof en studiefaciliteiten op te vangen. Hiernaast worden flexuren van vast personeel nog steeds volledig ingezet. Per 2017 is het aantal flexibele schil-uren verminderd naar maximaal 15%. Openingstijden Per 1 januari 2017 zijn de openingstijden veranderd. De woensdag- en vrijdagavond is de bibliotheek vanaf januari gesloten omdat die avonden erg rustig waren en maandagmiddag en -avond is de bibliotheek juist open. We hebben hiermee ingestemd. Door de gewijzigde openingstijden is de bibliotheek één uur minder open en dat uur is in mindering gebracht bij Rijnbrink@work. Agressieprotocol / huisregels Naar aanleiding van de agressietraining in 2016 zijn een nieuw agressieprotocol en nieuwe huisregels opgesteld. Vergaderingen PVT Met de PVT hebben we 9 keer vergaderd. We hebben de volgende punten behandeld: Reglement PVT We hebben een reglement van de PVT vastgesteld en gecommuniceerd met de directie, het bestuur en collega s. Het reglement ligt ter inzage in het PVT-postvak. Bereikbaarheid / communicatie achterban Als PVT communiceren we middels besluiten- en actielijsten die we per mail naar de collega s sturen. De directie ontvangt de notulen van de vergaderingen. Verder ligt het PVT-reglement, de besluitenlijsten en het jaarverslag ter inzage in het PVT-postvak. We roepen op om inbreng / vragen per mail of persoonlijk aan te dragen. Tot nu toe gingen de vragen o.a. over verwerking van loonsverhoging en de wijziging van werktijden n.a.v. de gewijzigde openingstijden. Vragen die op individuen van toepassing zijn verwijzen we door naar de direct leidinggevende. Samenwerking Pobo Middels twee vergaderingen per jaar en onderling (mail)contact werken we samen met de pobo (Platform Ondernemingsraden en personeelsvertegenwoordigingen Bibliotheken Overijssel). Overdracht personeel Theater Hof 88 De overdracht van het personeel van Theater Hof 88 naar de Stichting Openbare Bibliotheek Almelo is nog niet geregeld. Dit blijft onder de aandacht. 12

13 Doelstellingen 2017 In 2017 gaan we ons richten op de ARBO (in overleg met de ri&e-medewerker werkomstandigheden verbeteren), het agressieprotocol en huisregels evalueren en de samenwerking tussen de bibliotheek en het theater. We hebben een oriënterend gesprek gehad met Annet en willen met de overige MT-leden ook een informeel gesprek plannen om ideeën uit te wisselen. Samenwerking en partners Samenwerkingspartners Samenwerking binnen de bibliotheekbranche De bibliotheek definieert zichzelf als een netwerkorganisatie. Dat zijn wij in twee opzichten, in de eerste plaats als onderdeel van een landelijk en provinciaal netwerk van gecertificeerde openbare bibliotheken dat in Nederland de digitale en fysieke Collectie Nederland beheert en toegankelijk maakt. Sinds 2015 heeft dit een wettelijke basis in de landelijke wetgeving gekregen via de nieuwe bibliotheekwet die eist dat elke gemeente een bibliotheekvoorziening heeft die aan de vijf wettelijke kerntaken van een bibliotheek voldoet. Die kerntaken zijn: Het ter beschikking stellen van kennis en informatie, Het bieden van mogelijkheden voor ontwikkeling en educatie, Het bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur, Het organiseren van ontmoeting en debat Het laten kennismaken met kunst en cultuur. De Bibliotheek Almelo is lid van de branchevereniging voor bibliotheken (VOB) en voldoet aan de certificeringseisen zoals die zijn afgesproken tussen de VOB en VNG (vereniging Nederlandse Gemeenten). Daardoor kunnen wij alle leden van de Bibliotheek Almelo toegang verschaffen tot de Collectie Nederland. Daarnaast kan de Bibliotheek Almelo deelnemen aan alle landelijke activiteiten van de gezamenlijke Nederlandse bibliotheken. De belangrijkste daarvan zijn: Boekstart, een welkomst en introductiecampagne voor pas geboren kinderen, Bibliotheek op School, een landelijk bibliotheekproduct gericht op bibliotheekwerk in het onderwijs. In 2014 zijn wij begonnen met de uitrol van Bieb op School. In 2015 hebben wij Bibliotheek op school op twee scholen geïntroduceerd en zijn wij begonnen met het opleidingsprogramma om Bibliotheek op school te kunnen uitrollen naar zeven locaties in 2016 en elf in Voorleesexpress: vrijwilligers komen bij gezinnen zonder voorleestraditie en helpen de ouders met het aanwennen van voorlezen. Nederland leest: een algemene leesbevorderingscampagne waarbij elk jaar een klassiek werk uit de Nederlandse literatuur centraal staat en aan alle bibliotheek abonnees cadeau wordt gedaan. Via het bibliotheekabonnement wordt de door Koninklijke Bibliotheek aangeschafte landelijke collectie digitale media voor Almelo ontsloten, Vakantiebiebapp: tijdens vakantieperiodes wordt er voor iedereen een extra collectie digitale boeken beschikbaar gesteld, Voordeel met je Biebpas, een loyaliteitsprogramma waarbij bibliotheekpashouders landelijke voordelen genieten bij culturele instellingen, pretparken en wellness faciliteiten. 13

14 De Bibliotheek Almelo is ook lid van de Vereniging van Overijsselse Bibliotheken en neemt actief deel aan het DOBO (Directeurenoverleg Overijssels Bibliotheken). De Overijsselse Bibliotheken werken op een groot aantal gebieden provinciaal (en soms ook regionaal) samen. Deze samenwerking concentreert zich op uitwisseling van collecties, harmoniseren van tarieven en voorwaarden, accepteren van elkaars abonnees, maar ook op bedrijfsvoering aspecten, gezamenlijke marketingacties en gezamenlijke innovatie. Samenwerking binnen Almelo De bibliotheek Almelo werkt in de praktijk samen met vrijwel elke organisatie die in Almelo in het sociale of sociaal culturele domein actief is. We maken permanent deel uit van drie stedelijke samenwerkingsplatforms: KEPA (kunsteducatie), Alliantie Laag geletterdheid en het Armoedepact. Naar aanleiding van de samenwerking in 2015 rondom het schrijven ven de nieuwe cultuurnota hebben wij de samenwerking tussen de drie grote gesubsidieerde culturele instellingen (Bibliotheek/Hof88, Kaliber Kunstenschool en het Theaterhotel) nauwer aangehaald. We overleggen nu een aantal keren per jaar over de manier waarop wij vanuit onze positie de realisatie van de cultuurnota kunnen optimaliseren. Daarnaast werken we met een bont palet aan lokale initiatieven en organisaties samen. In de eerste plaats natuurlijk met onze vaste huurders (AA-FM, Tubantia en SCOOP Welzijn) maar verder ook met uitgevers, organisatoren van culturele en informatieve activiteiten en maatschappelijke organisaties. Deze samenwerking heeft elke keer een andere vorm maar het gemeenschappelijk kenmerk is dat ze interessant moeten zijn voor een breed publiek en aan moeten sluiten bij de missie en visie van de bibliotheek. Met betrekking tot het Historisch Informatiepunt hebben wij een permanente samenwerking met de Historische Kring Stad en Ambt Almelo. Op structurele basis werken wij samen met de volgende instellingen en initiatieven: Cultuur: Kaliber Kunstenschool Theaterhotel NAXT Kunstuitleen Albers Twentse Lente Almelo Promotie Stichting Twente Cultuurprojecten Stichting Nieuwe Twentse Kunst Stichting Muurgedichten Educatie: Alle onderwijskoepels / basisscholen 14

15 Peuterspeelzalen en crèches ROC van Twente Volksuniversiteit Diversen: SCOOP welzijn Musea Stadsmuseum Het Wevershuisje Molen de Hoop Bolletje Museum Sportbedrijf Almelo Radio AAFM TC Tubantia Atelier en Theaterroute Alle Almelose boekwinkels Willem Wilmink dichtwedstrijd LOES Humanistisch Verbond Verloskundigenpraktijk Seniorweb 15

16 Theater Hof 88 Theater Hof 88 verzorgde in 2017 een eigen professionele theaterprogrammering van 87 voorstellingen. Theater Hof 88 biedt structureel onderdak aan stichting Filmhuis Almelo, stichting Kamermuziek Almelo, stichting Indigo Almelo, De Nieuwe Liefde Almelo en diverse amateurgezelschappen. Het ROC van Twente huurt de Kapelzaal vier dagen per week t.b.v. de Podiumkunstacademie met de opleiding Podium- en Evenemententechniek en de opleiding Artiest. Bezetting Theater Hof 88 in 2017 en 2016 aantal aantal aantal aantal activiteiten 2017 bezoekers 2017 activiteiten 2016 bezoekers 2016 Voorstellingen Filmhuis Almelo Amateurvoorstellingen St. Kamermuziek Almelo Amateurs repetities De Nieuwe Liefde Kaliber Kunstenschool Indigo tentoonstellingen KEPA (basisscholen) TOTAAL Het aantal filmvertoningen van het Filmhuis Almelo is aanzienlijk gegroeid, doordat er nu om de week op vrijdag de film naast s avonds, ook s middags vertoond wordt in samenwerking met samenwerkende ouderenorganisaties. Na een voorzichtige aanloop zien we, afhankelijk van de filmtitel, een gestage stijging van het aantal bezoekers aan deze extra matineevoorstellingen. Deze stijging is dusdanig, dat het Filmhuis Almelo heeft besloten om hier mee door te gaan. Het aantal repetities van amateurgezelschappen is iets gedaald doordat er een koor gestopt is. Door toeval in de planning met de desbetreffende theatergezelschappen, hebben er in 2016 aanzienlijk minder KEPA-voorstellingen t.b.v. de Almelose basisscholen plaatsgevonden. Deze voorstellingen hebben deels plaatsgevonden in 2017 (schooljaar ) en in 2015 (schooljaar ). Hierdoor is het aantal KEPA-voorstellingen met bijbehorende bezoekersaantal in 2017 aanzienlijk hoger dan in De verwachting is dat dit in 2018 weer iets lager zal zijn. Openingstijden kassa Woensdag t/m vrijdag van 12:00 tot 17:00 uur en bij voorstellingen en filmvertoningen van 19:00 tot 21:00 uur. Openingstijden en globale bezetting Maandag t/m donderdag overdag ROC van Twente opleiding Podium- en Evenemententechniek en opleiding Artiest in de Kapelzaal, dinsdag en woensdag ook in de Stamzaal. Maandag: repetities van het Hagenkoor, Koninklijke Almelosche Harmonie en De Almelonia s. Dinsdag: repetities van Toneel Op Stelten (TOS). Woensdag: repetitie van Toonkunst en om de week een filmvoorstelling van het Filmhuis Almelo en geregeld een theatervoorstelling. Donderdag: theatervoorstelling en drie keer een concert van de Stichting Kamermuziek Almelo. Vrijdag: s avonds filmvoorstelling van het Filmhuis Almelo en om de week dezelfde film ook s middags en acht keer het Badkamerkoor. 16

17 Zaterdag: theatervoorstelling en verhuringen aan amateurgezelschappen en zeven keer De Nieuwe Liefde Almelo in de Kapelzaal. Zondag: theatervoorstelling en vaak verhuringen aan amateurgezelschappen en zes keer een concert van de Stichting Kamermuziek Almelo. Verder zijn er de gehele week verhuringen van de (vergader-)zalen aan diverse instanties. Personeel Heel 2017 is het grootste gedeelte van de medewerkers van Theater Hof 88, te weten 5,08 fte gedetacheerd vanuit de Gemeente Almelo naar onze stichting. Tevens zijn twee personeelsleden (1,14 fte) rechtstreeks in dienst van onze stichting. Verder wordt er ongeveer 1,5 fte ingehuurd via een pay-roll-constructie en hebben we een flexibele schil van zes tot acht oproepkrachten (scholieren en studenten) voor de horeca en kassa tijdens voorstellingen en overige weekend- en avondactiviteiten. Organisaties waar we vanuit Theater Hof 88 structureel mee samenwerken Stichting Indigo Almelo Stichting Kamermuziek Almelo Stichting Filmhuis Almelo Kunsteducatie Platform Almelo (KEPA) Alle Almelose basisscholen Alle Almelose scholen voor Voortgezet Onderwijs Theaterhotel Almelo ROC van Twente Theaterroute Almelo ZorgAccent Vier het Leven Stadsmuseum Almelo Kaliber Kunstenschool en Studio 15 Scoop/DNO HUMUS Muziek en Theater Toonkunstkoor Almelo Toneel Op Stelten (TOS) Koninklijke Almelosche Harmonie Hagenkoor Badkamerkoor Almelo Almelonia s Muziektheater Servus Toneelgroep September Toneelgroep RAAM Armoedepact Almelo Soweco Almelo Promotie Stichting Almelo Events Twentse Lente Festival Wilminktheater en Muziekcentrum Enschede Stadstheater De Bond Oldenzaal De Reggehof Goor Concordia Enschede Vereniging Overleg Kleine Theaters Overijssel (OKTO) en de 20 theaters die lid van OKTO zijn Vereniging van Schouwburg en Concertgebouw Directies (VSCD) Stichting Oostelijke Schouwburgen (SOS) 17

18 Bestuursverslag over de stichting als geheel Samenstelling Het bestuur was in 2017 als volgt samengesteld: Dhr. drs. H.K. Nijhuis, voorzitter, Dhr. J. Hinnen MBA, penningmeester, Dhr. mr. P. Alers, secretaris, Dhr. drs. H. Michel, bestuurslid, Mevr. B. Schoonebeek, bestuurslid, Dhr. N. Peters, bestuurslid tot Bij de vervanging van bestuursleden wordt goed opgelet dat het bestuur bestaat uit een gemêleerd gezelschap binnen de Almelose samenleving. Bestuursleden zijn afkomstig uit de politiek, de rechtspraak, het onderwijs, het bedrijfsleven en de cultuursector. Bezoldigingsbeleid Bestuursleden verrichten hun werkzaamheden vanuit betrokkenheid bij de Almelose samenleving en genieten geen enkele vorm van bezoldiging. Onkosten worden op declaratiebasis vergoed. De directie heeft een salaris conform de richtlijnen van de branchevereniging en blijft daarmee ruim binnen de normen van de wet normering topinkomens in de publieke sector. Onkosten van de directie worden op declaratiebasis vergoed. Hiervoor gelden dezelfde regels en procedures als voor het overige personeel. Governance De stichting past de code cultural governance toe. Hiertoe wordt jaarlijks een rapportage in het bestuur behandeld. Vergaderfrequentie en onderwerpen Het bestuur had in 2017 negen reguliere vergaderingen en twee themabijeenkomsten over de toekomstige inrichting van de organisatie. Binnen het bestuur functioneren twee vaste commissies, een commissie houdt zich bezig met het voorbereiden van alle financiële agendapunten en de andere commissie houdt zich bezig met het monitoren van het functioneren van de directie. In 2017 is het bestuur gestart met een discussie over de aanpassing van de structuur van de stichting van bestuur naar raad van toezicht model en veranderingen van de statuten als gevolg van de overname van het theater. Bij deze operatie is het de bedoeling dat, naast een statutenwijziging, ook een informatieprotocol wordt vastgesteld ten behoeve van de het optimaliseren van de planning en control cyclus, en tevens worden er profielschetsen voor de bestuurders en toezichthouders opgesteld. Bij de start van dit traject hebben wij ons door bureau BMC laten adviseren. Deze operatie is in 2017 in gang gezet maar loopt nog door in 2018.Naast de gebruikelijke planning en control cyclus heeft het bestuur in 2017 ruim aandacht besteed aan het vinden van een nieuwe horecapachter die beter aansluit bij het huidige profiel van de bibliotheek. In samenwerking met de andere grote gesubsidieerde instellingen in Almelo is de bedrijfsvoering doorgelicht op de vraag of intensievere samenwerking en schaalvergroting meerwaarde op zouden leveren. De conclusie van dit 18

19 onderzoek is dat de bedrijfsvoering van onze stichting zeer efficiënt is en dat schaalvergroting geen aantoonbare meerwaarde oplevert. Bijdrages van sponsoren en fondsen De bibliotheek ontving een bijdrage van het Stadsfonds voor de Willem Wilmink dichtwedstrijd. Verder ontvingen wij extra bijdragen van de Rijnbrinkgroep voor de realisatie van Boekstart in de Kinderopvang en van de Belastingdienst voor het inrichten van de informatiefunctie. Voor de programmering van nieuwe talenten, bijzondere theaterproducties en het coproduceren van theatervoorstellingen in Theater Hof 88 werd een extra bijdrage ontvangen van de Provincie Overijssel via het OKTO (=Overleg Kleine Theaters in Overijssel). De Stichting Openbare Bibliotheek Almelo is een ANBI erkende instelling. Vanaf deze plaats willen wij allen bedanken voor hun extra bijdragen. 19