KENNISGEVING VAN VACATURE VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RESERVELIJST

Transcriptie

1 KENNISGEVING VAN VACATURE VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RESERVELIJST Functienaam Administratief assistent (m/v) Functiegroep en rang AST 3 Type contract Tijdelijk functionaris Referentie VEXT/18/316/AST 3/Administratief assistent Uiterste datum voor de uur plaatselijke tijd in Alicante (CET) indiening van sollicitaties Plaats van tewerkstelling Alicante, SPANJE Reservelijst (RL) geldig tot Aantal kandidaten op de 30 reservelijst Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO) organiseert een selectieprocedure teneinde een reservelijst met succesvolle kandidaten op te stellen. Aantal gezochte succesvolle kandidaten: Algemene administratieve ondersteuning: 14 Personeelszaken: 10 Communicatie: 6 Deze kennisgeving heeft betrekking op drie gebieden. U mag slechts voor één gebied solliciteren. Wanneer u online solliciteert, moet u uw keuze aangeven. Opmerking: Vermeld in uw cv duidelijk op welk gebied u beroepservaring hebt opgedaan. 1. TAKEN Administratief assistenten spelen een belangrijke rol in de interne gang van zaken bij EUIPO, met name op het gebied van personeelsbeheer, financiële en begrotingszaken en communicatie. Van succesvolle kandidaten wordt verwacht dat zij, waar nodig met een zekere mate van autonomie, bij de afdelingen van het Bureau administratieve taken verrichten op een van de volgende gebieden: Algemene administratieve ondersteuning zoals: de leidinggevende en/of de medewerkers van de betreffende afdeling/dienst algemene administratieve ondersteuning bieden, waaronder zo nodig het beheer van agenda's en planning, zodanig dat alle betrokkenen steeds volledig op de hoogte zijn van hun activiteiten, vergaderingen en afspraken; het team assisteren en begeleiden en zo nodig activiteiten coördineren;

2 administratieve en logistieke ondersteuning bieden bij de organisatie van conferenties, evenementen/projecten en vergaderingen, waaronder in voorkomend geval bijeenkomsten over gevoelige of vertrouwelijke onderwerpen; ondersteuning bieden bij de organisatie van cursussen en kennisbeheer, onder meer op het gebied van intellectuele eigendom; notuleren bij vergaderingen en presentaties; notities opstellen, elektronische documenten bewerken en opmaken, waaronder het reviseren van teksten en online-instrumenten; ondersteuning bieden bij het organiseren van dienstreizen en het afhandelen van onkostendeclaraties; een actueel en efficiënt archief opzetten en bijhouden (elektronisch en op papier); inkomende en uitgaande post verwerken, telefoonverkeer afhandelen; ondersteuning bieden bij het naleven van alle vereisten op het gebied van kwaliteit en gegevensbescherming; verbeterpunten in de bestaande administratieve processen identificeren; deelnemen aan interne netwerken en kwaliteitsbeheerprogramma's om de algemene dienstverlening te verbeteren. Personeelszaken zoals: administratieve taken verrichten met betrekking tot de arbeidsverhouding tussen EUIPO en zijn medewerkers; administratieve taken verrichten met betrekking tot de individuele rechten en aanspraken en de arbeidsvoorwaarden; betalingen en vergoedingen verwerken en valideren; ondersteuning bieden met betrekking tot het prestatiebeheer en de ontwikkeling van het personeel; organiseren van externe selectieprocedures, interne vacatures, sollicitatiegesprekken en werving; ondersteuning bieden bij het beheer van het HR-beleid (opstellen van briefings, uitvoeren van HR-processen en -diensten, opstellen van documenten); opstellen van HR-statistieken en -verslagen. Communicatie: ondersteunen van de uitvoering van de communicatiestrategie van het Bureau, met name op het gebied van: de betrekkingen met de pers en communicatiebureaus; leveren van kopij (inhoud en ontwerp) voor online en gedrukt communicatiemateriaal; het opstellen van artikelen, nota's en verslagen over communicatiekwesties; organiseren van evenementen/vergaderingen van het Bureau; bijdragen aan de inhoud en het ontwerp van de officiële website en de interne website; content aanleveren voor de socialemediakanalen en beheren van de socialemedia- en online communicatieplatforms; assistentie verlenen met betrekking tot audiovisuele media, waaronder video- en geluidsopnamen, foto's en webcasting. Taken die van toepassing zijn op alle personeelsleden: actief werken aan de verwezenlijking van de doelen van EUIPO in overeenstemming met het Strategisch Plan;

3 uitvoering geven aan alle andere werkgerelateerde taken en verantwoordelijkheden die door de lijnmanager worden toegewezen. 2. TOELATINGSCRITERIA Om te worden toegelaten tot deze selectieprocedure moeten kandidaten vóór het verstrijken van de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties voldoen aan alle onderstaande voorwaarden: Algemene voorwaarden 1 onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie; in het volledige bezit zijn van alle burgerrechten; voldaan hebben aan eventuele wettelijke verplichtingen inzake militaire dienstplicht; in zedelijk opzicht de waarborgen bieden voor de geschiktheid voor het uitvoeren van de taken; voldoen aan de voor de uitoefening van de functie gestelde eisen van lichamelijke geschiktheid. Opleiding Post-secundair onderwijs afgesloten met een diploma, OF een diploma van voortgezet onderwijs dat toegang geeft tot post-secundair onderwijs, en passende beroepservaring van minstens drie jaar. Beroepservaring 2 Minimaal drie jaar voltijdse relevante beroepservaring op het gebied en het niveau van de onder "Taken" beschreven werkzaamheden. Talenkennis een grondige kennis van het Engels (minimaal niveau C1): taal 1; een goede kennis van een van de officiële talen van de EU (minimaal niveau B2): taal 2 3. De vermelde niveaus komen overeen met die van het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen. Computervaardigheden Gevorderde computergeletterdheid is verplicht. Kandidaten moeten beschikken over uitgebreide beroepservaring met computerapplicaties zoals MS Office of vergelijkbaar (met name Excel, Word, PowerPoint en Outlook), databanken en internetzoekmachines. 1 Zie artikel 12 van de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie 2 Beroepservaring wordt geteld vanaf de datum van het diploma dat toegang geeft tot de functiegroep. In geval van voortgezet onderwijs is minimaal zes jaar beroepservaring vereist. 3 Dit moet een andere taal zijn dan taal 1.

4 3. SELECTIECRITERIA Om de best gekwalificeerde kandidaten te selecteren voor het sollicitatiegesprek en de tests en vervolgens de succesvolle kandidaten op de reservelijst te plaatsen op basis van de daarbij behaalde resultaten, hanteert het Bureau de volgende criteria: beroepservaring in een internationale omgeving, bij voorkeur bij een EU-instelling of - agentschap; specifieke beroepservaring op een van de volgende gebieden: administratieve ondersteuning; personeelszaken; communicatie. basiskennis van het rechtskader van het Bureau: het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie en/of het financieel reglement. op het gebied van personeelszaken (HR) wordt het volgende als pluspunt beschouwd: o aanvullende studies, diploma's, beroepskwalificaties of opleidingen met betrekking tot HR (bijvoorbeeld rechten); o een diploma op het gebied van maatschappelijk werk. voor het gebied communicatie worden kennis en/of praktijkervaring met relevante computerprogramma's zoals Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal en Liferay beschouwd als een pluspunt; goede kennis van een andere officiële taal van het Bureau (Duits, Frans, Spaans of Italiaans) dan taal 1 en 2 (minimumniveau B2). Naast de bovenstaande criteria zullen kandidaten die worden uitgenodigd voor het sollicitatiegesprek en de testfase ook worden beoordeeld aan de hand van de volgende eisen: Competenties In het bijzonder: communiceren: duidelijk en precies kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk; problemen analyseren en oplossen: in staat zijn om de kern van complexe problemen te doorgronden en creatieve en praktische oplossingen te bedenken; samenwerken: collegiaal samenwerken in teams en over organisatorische grenzen heen, met respect voor verschillen tussen mensen; leren en zich blijven ontwikkelen: persoonlijke vaardigheden en kennis van de organisatie en haar omgeving ontwikkelen en verbeteren; prioriteiten stellen en organiseren: in staat zijn prioriteit te geven aan de belangrijkste taken, flexibel te zijn en de eigen werklast en die van anderen efficiënt te organiseren; kwaliteits- en resultaatgericht werken: persoonlijk verantwoordelijkheid en initiatief nemen om werk van hoge kwaliteit af te leveren binnen de vastgestelde procedures; tonen van duidelijke klantgerichtheid (zowel intern als extern); stressbestendigheid: effectief blijven werken onder druk, flexibel zijn en het vermogen zich aan te passen aan een veranderende werkomgeving.

5 4. SOLLICITATIEGESPREKKEN EN TESTS Voorselectie Met toelaatbare kandidaten wier sollicitaties tot de best gekwalificeerde behoren overeenkomstig de onder punt 4 omschreven selectiecriteria, kan contact worden opgenomen om hun talenkennis (met name hun mondelinge beheersing van het Engels) te verifiëren, evenals hun beroepservaring en/of andere vaardigheden, kennis en competenties. Dit voorselectiecontact verleent kandidaten niet het recht te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek: het is een stap in de selectie van de meest geschikte kandidaten die zullen worden uitgenodigd voor een gesprek. Sollicitatiegesprek De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in Alicante en zullen met het oog op de aard van de taken in het Engels worden gevoerd. Andere relevante talen zoals opgegeven in de sollicitatiebrief/het cv van de kandidaat kunnen worden beoordeeld op basis van de in deze kennisgeving van vacature vermelde niveaus. Tijdens het sollicitatiegesprek zal de kennis van de kandidaat van aangelegenheden die verband houden met de uit te voeren taken (technische kennis en gedragscompetenties) en de activiteiten van het Bureau worden getoetst, evenals zijn of haar kennis van de EU, geschiktheid voor de uit te voeren taken en geschiktheid om in een internationale omgeving te werken. Test(s) Een of meer tests kunnen de beoordeling van een of meer van de bovengenoemde aspecten aanvullen. Kandidaten die een uitnodiging krijgen voor het sollicitatiegesprek en de testfase, ontvangen daarbij gedetailleerde informatie. 5. ALGEMENE INFORMATIE Algemene informatie over selectie- en wervingsprocedures bij EUIPO is te vinden via de volgende link. 6. HOE SOLLICITEREN? Wilt u solliciteren, klik dan op deze link. Alle documenten die zijn opgenomen als link of waarnaar in het kader van deze kennisgeving wordt verwezen, worden beschouwd als onderdeel van de onderhavige kennisgeving van vacature. Belangrijk: Kandidaten dienen zich ervan bewust te zijn dat op basis van de informatie die zij in hun sollicitatiebrief/cv/profiel verstrekken, wordt beoordeeld of zij aan de toelatings- en selectiecriteria voldoen. Daarom wordt kandidaten verzocht de eisen zorgvuldig door te lezen en de relevante informatie op een zodanig gedetailleerde wijze te verstrekken dat deze beoordeling mogelijk wordt. Daarbij dienen zij speciale aandacht te besteden aan informatie over hun opleiding en beroepservaring, in het bijzonder door vermelding van exacte datums en beschrijvingen van verantwoordelijkheden, verrichte taken en gebruikte instrumenten. * In geval van verschillen tussen de diverse taalversies moet de Engelse versie als de juiste worden beschouwd.