U I T T R E K S E L U I T H E T N O T U L E N B O E K V A N D E G E M E E N T E R A A D. Reglement openbaarheid van bestuur.

Transcriptie

1 S T A D V I L V O O R D E U I T T R E K S E L U I T H E T N O T U L E N B O E K V A N D E G E M E E N T E R A A D Aanwezig: Verontschuldigd: Hans Bonte - burgemeester Kevin Vincke, Jo De Ro, Katrien Vaes, Magda Van Stevens, Johan Serkeyn, Johan Claus, Jan Anciaux - schepenen Eugène Messemaekers, Monique Vansantvoort, Filip De Man, Alain Van Hende, Patrick Boone, Evelien Jacobs, Francisco Agredano-Martin, Samira Mayda, Houari El Hannouti, Véronique Janssens, Mbami Monsempo-Ntonga, Didier Cortois, Nora Mouallali, Viviane Schaessens, Thomas De Mey, Lara Moucheron, Wendy Buelens, Linda Van Lierde, Bart Paredis, John Roobaert, Geraldine Portier, Rosaline Muyldermans, Marijke Vanhoudt - gemeenteraadsleden Vera Boudry - stadssecretaris Fatima Lamarti - schepen Guy Ceuppens, Francine De Prins, Josiane Makolo - gemeenteraadsleden Z i t t i n g v a n : 2 9 a p r i l Onderwerp: Reglement openbaarheid van bestuur. DE GEMEENTERAAD: Gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 42; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, zoals gewijzigd; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, zoals gewijzigd; Gelet op het decreet van 27 april 2007 betreffende het hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk administratieve archiefwerking; Gelet op het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument of een document met milieu-informatie; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 1 februari 1999 betreffende het reglement op de openbaarheid van bestuur; Overwegende dat het aangewezen is de wetgeving inzake openbaarheid van bestuur verder uit te werken op de maat van het stadsbestuur van Vilvoorde; BESLUIT, met 27 stemmen bij 3 onthoudingen en 1 ongeldige HOOFDSTUK I. TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES Afdeling 1. Toepassingsgebied Artikel 1 Dit reglement regelt: - het inzagerecht, het recht van afschrift en het recht op toelichting, - de verbetering of de aanvulling van bestuursdocumenten, - het hergebruik van overheidsinformatie, - de actieve informatieverschaffing en contacten met de pers. Artikel 2 Het reglement is enkel van toepassing op informatie van het stadsbestuur of documenten waarover het stadsbestuur beschikt. Artikel 3 GRUITTREKSEL 1

2 Het reglement is van toepassing op informatieverschaffing en aanvragen in het kader van het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur. Bepalingen in strijd met voormeld decreet worden beschouwd als niet bestaand. Enerzijds, specifieke wetgeving, die in een beperktere openbaarheid van bestuur voorziet, en anderzijds, wetgeving die in een ruimere openbaarheid voorziet, primeren op dit reglement. Artikel 4 Het inzagerecht van de gemeenteraadsleden valt buiten het toepassingsgebied van dit reglement, behalve wanneer hij als burger inzage vraagt. Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad regelt dit inzagerecht. Afdeling 2. Definities Artikel 5 Decreet openbaarheid van bestuur: decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, zoals gewijzigd; Aanvrager: de persoon die een aanvraag doet om inzage in, afschrift van en of toelichting bij een bestuursdocument. Deze persoon kan een natuurlijke of rechtspersoon zijn. De persoon die een aanvraag doet voor de verbetering of aanvulling van een bestuursdocument. De persoon die een aanvraag doet voor hergebruik van overheidsinformatie. Persoon: een natuurlijke persoon of een rechtspersoon, die rechtsgeldig vertegenwoordigd moet zijn door een natuurlijke persoon. Bestuursdocument: informatie waarover het stadsbestuur beschikt, ongeacht de drager, in welke vorm ook. Het kan gaan om schriftelijke stukken, elektronische stukken, geluids- of beeldopnamen. Bestuursdocument van persoonlijke aard: een bestuursdocument waarin een beoordeling, een waardeoordeel of een beschrijving van een gedrag staat. Actieve informatieverschaffing: informatie uit eigen beweging verschaft door het stadsbestuur. Inzage: het inkijken van een bestuursdocument. Afschrift: Een kopie van een bestuursdocument, indien mogelijk naar keuze van de aanvrager. Toelichting: Uitleg bij een bestuursdocument, gegeven door de dossierbehandelaar, de verantwoordelijke van de bevoegde dienst of door de stadssecretaris. Hergebruik van overheidsinformatie: het betreft het gebruik van informatie in het bezit van het stadsbestuur voor andere doeleinden dan waarvoor de informatie initieel bedoeld is. HOOFDSTUK II. INZAGE IN, AFSCHRIFT VAN EN TOELICHTING BIJ EEN BESTUURSDOCUMENT Afdeling 1. Principe Artikel 6 Elke persoon heeft het recht op inzage in, een afschrift van en of toelichting bij een bestuursdocument. Hij heeft de keuze welke modaliteit hij kiest, onverminderd de toepassing van afdeling 4. Uitzonderingsgronden. Artikel 7 Het stadsbestuur is evenwel enkel verplicht de bestuursdocumenten waarover het beschikt openbaar te maken. Het stadsbestuur kan niet verplicht worden bestuursdocumenten te verwerken, te analyseren of aan te maken. Artikel 8 GRUITTREKSEL 2

3 Als het bestuursdocument een document is van een andere bestuursinstantie, kan het stadsbestuur eerst overleggen met die instantie. Het stadsbestuur kan aan de aanvrager ook adviseren om bij die andere bestuursinstantie een aanvraag in te dienen. Artikel 9 Als het stadsbestuur niet beschikt over het gevraagde bestuursdocument, zal het, in de mate van het mogelijke, de aanvraag doorsturen naar de bevoegde instantie. Het brengt de aanvrager hiervan op de hoogte. Afdeling 2. Belang Artikel 10 De aanvrager moet geen belang aantonen, behalve wanneer het om een bestuursdocument van persoonlijke aard gaat of wanneer specifieke wetgeving dit bepaalt. Artikel 11 Wanneer de aanvrager een belang moet aantonen, kan het bestuursdocument enkel worden openbaar gemaakt, als het document over hemzelf gaat of wanneer hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie geraakt kan worden. Met betrekking tot milieu-informatie moet nooit een belang aangetoond worden. Wanneer een belang moet aangetoond worden en het bewijs ervan niet geleverd is, dan zal de aanvraag onontvankelijk verklaard worden. Afdeling 3. Procedure Onderafdeling 1. vaak geraadpleegde bestuursdocumenten Artikel 12 Volgende bestuursdocumenten liggen steeds ter inzage of worden ter inzage gelegd zonder dat de hierna vermelde procedure moet gevolgd worden: - stadskranten, infogidsen van het stadsbestuur; - de notulen van de gemeenteraad, behalve de beslissingen van dossiers die niet openbaar zijn; - de agenda en de ontwerpbesluiten van de gemeenteraad en de gemeenteraadscommissies, behalve de ontwerpbesluiten van dossiers die niet openbaar zijn; - alle gemeentelijke reglementen en verordeningen; - meerjarenplannen, beleidsplannen, sectoriële plannen, budgetten, jaarrekeningen, jaarverslagen; - het register van de inkomende en uitgaande briefwisseling, behoudens briefwisseling die niet openbaar is; - bestuursdocumenten met betrekking tot lopende openbare onderzoeken; - structuur- en ruimtelijke uitvoeringsplannen, rooilijnplannen, perceelplannen, onteigeningsplannen, afgesloten openbare onderzoeken; - meldingen van 3de klasse-inrichtingen (Vlarem); - vergunningsaanvragen en mededelingen van kleine veranderingen (Vlarem); - aktenamen van meldingen van 3de klasse-inrichtingen (Vlarem ); - beslissingen over milieuvergunningsaanvragen (Vlarem); - vergunningen bij wege van aktename van mededelingen kleine veranderingen (Vlarem ); - beslissingen over vergunningsaanvragen zoals bedoeld in artikel 44 en 44bis van het decreet (Vlarem I); - de in het bezit van de bevoegde overheid zijnde resultaten van de lozingscontrole die volgens de vergunningsvoorwaarden, bedoeld in artikel 30bis, 2, 8 vereist is (Vlarem ); - aanvragen en beslissingen inzake wijziging van de vergunningsvoorwaarden (Vlarem). Wanneer de aanvraag hergebruik van overheidsinformatie betreft, dan dient wel de normale procedure gevolgd te worden. Artikel 13 Voormelde bestuursdocumenten liggen, naargelang het geval, ter beschikking op de dienst secretarie dan wel op de inhoudelijk bevoegde dienst. GRUITTREKSEL 3

4 Artikel 14 De notulen van het college van burgemeester en schepenen zijn eveneens openbaar, voor zover het niet om dossiers gaat die niet openbaar zijn. Een officiële registratie is niet noodzakelijk. Toch is een schriftelijk verzoek of een noodzakelijk omdat de notulen, vooraleer ze kunnen openbaar gemaakt worden, dienen nagezien te worden door de dienst secretarie. De beslissingen die vallen onder een uitzonderingsgrond die de openbaarheid verhindert, dienen dan verwijderd te worden. Artikel 15 De openbaarheid van het vergunningenregister en het plannenregister valt buiten het toepassingsgebied van dit reglement aangezien dit geen bestuursdocument is. Bij elke aanvraag om inzage of afschrift dient er door software een verwerking te gebeuren. Onderafdeling 2. Documenten ouder dan 30 jaar Artikel 16 Onderstaande procedure is evenmin van toepassing op bestuursdocumenten en andere documenten waarvan de openbaarheid wordt verzocht na 30 jaar na opmaak of ontvangst van het stuk,, met de bijkomende voorwaarde dat ze zich bevinden in centrale archiefdepot. De openbaarheid hiervan wordt geregeld in het reglement houdende de archiefzorg en het archiefbeheer. Onderafdeling 3. de aanvraag Artikel 17 De aanvrager dient zijn aanvraag schriftelijk in te dienen. Dit kan via een brief of een fax aan het stadsbestuur Vilvoorde, de stadssecretaris, Grote Markt, 1800 Vilvoorde. Een toegestuurd naar een ambtenaar is geen rechtsgeldige aanvraag. Op kan men een formulier om een aanvraag in te dienen, downloaden. De aanvrager kan ook rechtstreeks op de dienst secretarie zijn aanvraag indienen door ter plaatse een formulier in te vullen. Artikel 18 Als een gevolmachtigde de aanvraag doet, dan dient hij zijn volmacht schriftelijk te bewijzen. Dit geldt niet voor een advocaat, die vermoed wordt de volmacht te hebben. De gevolmachtigde moet steeds de identiteit van de volmachtgever meedelen. Artikel Een anonieme aanvraag is steeds onontvankelijk. 2. De aanvraag moet voldoende duidelijk zijn. Ze vermeldt duidelijk de aangelegenheid waarover het gaat en de contactgegevens van de aanvrager. Als er onduidelijkheid is omtrent de aanvraag zal de stadssecretaris, of zijn gedelegeerde, in de mate van het mogelijke, om verduidelijking vragen. Desgevallend zal hij hiertoe de termijn waarin het kan beslissen, verlengen. Als een belang vereist, zal de aanvrager dit ook moeten aantonen, desgevallend met schriftelijke bewijsstukken. Onderafdeling 4. Register Artikel 20 Onverminderd de toepassing van artikel 12 zal de stadssecretaris, of zijn gedelegeerde, de aanvraag registreren in een register, dat eveneens openbaar is. Dit register bevat: naam en adres van de aanvrager, datum van registratie, korte omschrijving van het aangevraagde, de beslissing(en) omtrent de aanvraag en de datum van de beslissing(en). Onderafdeling 5. Beslissing en termijnen GRUITTREKSEL 4

5 Artikel 21 De stadssecretaris beslist over de aanvraag tot inzage in, afschrift van en uitleg bij een bestuursdocument. Artikel 22 De beslissing kan zijn: - onontvankelijk: als het vereiste belang niet is aangetoond of als de klacht anoniem is; - aanvraag ingewilligd: als het bestuursdocument mag openbaar gemaakt worden; - aanvraag gedeeltelijk ingewilligd: als het bestuursdocument voor een deel openbaar mag gemaakt worden of als er enkel inzage doch geen afschrift kan toegestaan worden (uitzonderingsgronden); - aanvraag afgewezen: als het bestuursdocument niet mag openbaar gemaakt worden (uitzonderingsgronden); - verlenging termijn: als binnen de wettelijke termijn geen beslissing kan genomen worden). Artikel De stadssecretaris neemt binnen de 15 dagen, te rekenen van de dag na de registratie, een beslissing. Als een aanvraag te vaag is en het stadsbestuur verduidelijking dient te vragen, dan begint de termijn te lopen vanaf de registratie van het verduidelijkend antwoord. 2. De stadssecretaris kan de termijn van 15 dagen verlengen tot 30 dagen als het niet mogelijk is om tijdig de aanvraag ten gronde te beoordelen. Artikel 24 De beslissing vermeldt de wijze van openbaarmaking (inzage, afschrift en of toelichting) en de modaliteiten (wijze van afschrift, termijn van openbaarmaking). Artikel 25 De beslissing wordt meegedeeld via brief, fax of . Desgevallend bevat de beslissing reeds het afschrift van het gevraagde bestuursdocument. Onderafdeling 6. Uitvoeren van de beslissing Artikel 26 De aanvrager oefent het recht van inzage, van afschrift en of toelichting uit overeenkomstig de wijze en modaliteiten van de beslissing en tijdens de openingsuren van de diensten. De termijn voor uitvoering is uiterlijk 30 dagen, te rekenen van de registratie van de aanvraag. Als er een verlengingsbeslissing is geweest, dan wordt de termijn voor uitvoering verlengd tot 45 dagen. Artikel 27 Als de aanvrager zijn recht van inzage, van afschrift en of toelichting, niet binnen de twee weken, te rekenen van het beschikbaar zijn van het bestuursdocument, heeft uitgeoefend, heeft hij zijn recht verwerkt. Hij zal dan een nieuwe aanvraag moeten doen. Onderafdeling 7. Beroepsinstantie Artikel 28 De aanvrager kan tegen de beslissing van de stadssecretaris tot weigering of tot gedeeltelijke openbaarmaking, binnen de 30 dagen te rekenen van de dag na het versturen van de beslissing, in beroep gaan bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur van de Vlaamse overheid. De aanvrager kan tegen de onwillige uitvoering van een beslissing, binnen de 30 dagen na het verstrijken van de uitvoeringstermijn, eveneens in beroep gaan bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur van de Vlaamse overheid. Afdeling 4. Uitzonderingsgronden GRUITTREKSEL 5

6 Onderafdeling 1. Formele uitzonderingsgronden vermeld in het decreet openbaarheid van bestuur Artikel 29 De stadssecretaris kan een aanvraag tot openbaarmaking van een document afwijzen als er een formele uitzonderingsgrond aanwezig is: - kennelijk onredelijk; - op een te vage wijze geformuleerd (zelfs na een vraag tot verduidelijking); - het bestuursdocument is nog niet af of onvolledig. Het document moet ondertekend zijn door de hiertoe bevoegde persoon. Onderafdeling 2. Inhoudelijke uitzonderingsgronden vermeld in het decreet openbaarheid van bestuur. Niet-milieu-informatie Artikel 30 De stadssecretaris wijst verplicht een aanvraag tot openbaarmaking af als één van de uitzonderingsgronden opgesomd in artikel 13 van het decreet openbaarheid van bestuur aanwezig is: 1 een vastgestelde geheimhoudingsverplichting; 2 de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt; 3 het geheim van de beraadslagingen; 4 het gaat om een bestuursdocument dat uitsluitend ten behoeve van de strafvordering of de vordering van een administratieve sanctie werd opgesteld; 5 het gaat om een bestuursdocument dat uitsluitend ten behoeve van de mogelijke toepassing van tuchtmaatregelen wordt opgesteld, zolang de mogelijkheid om een tuchtmaatregel te nemen blijft bestaan; 6 het gaat om een bestuursdocument dat informatie bevat die door een derde werd verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht werd en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld, tenzij die persoon met de openbaarmaking instemt. Artikel 31 De stadssecretaris wijst een aanvraag tot openbaarmaking af, als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen een belang opgesomd in artikel 14 van het decreet openbaarheid van bestuur: 1 een economisch, financieel of commercieel belang van een instantie; 2 het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap en van de betrekkingen van het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap met de supranationale instellingen,met de federale overheid en met andere gemeenschappenen gewesten; 3 het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarheid instemt; 4 de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen; 5 de vertrouwelijkheid van het handelen van een instantie voor zover die vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de uitoefening van de administratieve handhaving, de uitvoering van een interne audit of de politieke besluitvorming ; 6 de openbare orde en de veiligheid. Onderafdeling 3. Inhoudelijke uitzonderingsgronden vermeld in het decreet openbaarheid van bestuur. Milieu-informatie Artikel De stadssecretaris wijst een aanvraag tot openbaarmaking af, als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen een belang opgesomd in artikel 15 van het decreet openbaarheid van bestuur: 1 de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt; 2 het geheim van de beraadslagingen van de Vlaamse regering en van de verantwoordelijke overheden die ervan afhangen, het geheim van de beraadslagingen van de organen van het Vlaams Parlement, evenals het bij wet of decreet bepaalde geheim van de beraadslagingen; GRUITTREKSEL 6

7 3 het vertrouwelijk karakter van bestuursdocumenten die uitsluitend ten behoeve van de strafvordering of de vordering van een administratieve sanctie werden opgesteld; 4 het vertrouwelijk karakter van bestuursdocumenten die uitsluitend ten behoeve van de mogelijke toepassing van tuchtmaatregelen werden opgesteld, zolang de mogelijkheid om een tuchtmaatregel te nemen blijft bestaan; 5 de bescherming van de informatie die door een derde werd verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht werd en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld, tenzij die persoon met de openbaarmaking instemt; 6 het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen van het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap en van de betrekkingen van het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap met de supranationale instellingen, met de federale overheid en met andere gemeenschappen en gewesten; 7 het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is, met de openbaarheid instemt; 8 de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen; 9 de vertrouwelijkheid van het handelen van een milieu-instantie, voor zover die vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de uitoefening van de administratieve handhaving, de uitvoering van een interne audit of de politieke besluitvorming; 10 de openbare orde en veiligheid; 11 de bescherming van het milieu waarop de informatie betrekking heeft. 2.Voor zover de verzochte informatie betrekking heeft op emissies in het milieu, zijn de in 1, 1, 2, 5, 7, 9 en 11, genoemde uitzonderingsgronden niet van toepassing. Voor de in 1, 3, 4, 6, 8 en 10, genoemde uitzonderingsgronden wordt in aanmerking genomen of de verzochte informatie betrekking heeft op emissies in het milieu. 3. Voor informatie, bedoeld in het samenwerkingsakkoord van 21 juni 1999 tussen de federale Staat, het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreffende de beheersing van de gevaren van zware ongevallen waarbij gevaarlijke stoffen betrokken zijn, zijn de in 1, 9 en 11, genoemde uitzonderingen niet van toepassing. Onderafdeling 4. Uitzonderingsgronden vermeld in specifieke regelgeving Artikel 33 De stadssecretaris zal desgevallend de aanvraag tot openbaarmaking van een bestuursdocument afwijzen als er uitzonderingsgronden, vermeld in specifieke regelgeving, van toepassing zijn. Bij wijze van voorbeeld: auteurswet, federale wet openbaarheid van bestuur, wet voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, decreet ruimtelijke ordening, archiefdecreet. Onderafdeling 5. Toestemming van een derde Artikel Als een aanvraag tot openbaarmaking zou afgewezen worden op grond van: - de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, - informatie die vrijwillig door derden werd verstrekt en die duidelijk als vertrouwelijk dient bestempeld te worden, - het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie, dan zal het stadsbestuur alsnog contact opnemen met de derde, van wie de toestemming vereist is, met de vraag of hij schriftelijk kan instemmen met de openbaarmaking. 2. Als dit alles niet kan binnen de in het reglement voorziene termijn om te beslissen, dan neemt de stadssecretaris een weigeringsbeslissing. Hij deelt wel mee dat een nieuwe aanvraag zal ingewilligd worden als de schriftelijke toestemming van de derde voorhanden is. Afdeling 5. Specifieke openbaarheidsregeling GRUITTREKSEL 7

8 onderafdeling 1. Bouwdossiers Artikel 35 Bouwvergunningen en de daaromtrent genomen besluiten zijn openbaar. Er is recht op inzage, afschrift en toelichting. Artikel 36 Bouwplannen en desgevallend andere stukken die vallen onder de bescherming van intellectuele recht zijn openbaar doch er is geen recht op een afschrift, tenzij de auteur zijn schriftelijke toestemming geeft. Artikel 37 Andere stukken van het bouwdossier (aanvraagformulier, begeleidende nota s, foto s, ) zijn in principe openbaar, tenzij concreet kan aangetoond worden dat de openbaarheid ervan afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Er is recht op inzage, afschrift en toelichting. onderafdeling 2. Registers van de burgerlijke stand Artikel 38 De rechtstreekse raadpleging van de registers van de burgerlijke stand is niet toegelaten. Artikel 39 Eenieder kan een uittreksel zonder vermelding van de afstamming bekomen van de registers van burgerlijke stand. Artikel 40 Eensluidende afschriften van akten en uittreksels met vermelding van de afstamming van minder dan 100 jaar oud, kunnen enkel bekomen worden door de personen vermeld in artikel 45 van het burgerlijk wetboek. Van akten vanaf 100 jaar kan eenieder een afschrift of een uittreksel met vermelding van de afstamming bekomen. Artikel 41 De voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg kan, op mondeling of schriftelijk verzoek van eenieder die doet blijken van een familiaal, wetenschappelijk of een ander wettelijk belang, zonder enige andere vorm van proces zonder kosten, toestemming verlenen om bepaalde opzoekingen te laten verrichten of een eensluidend afschrift of een uittreksel te laten afgeven. onderafdeling 3. Bevolkingsregisters Artikel 42 De rechtstreekse raadpleging van de bevolkingsregisters is niet toegelaten. Artikel 43 Elke persoon die ingeschreven is in de bevolkingsregisters sensu lato heeft recht op mededeling van de hem betreffende informatiegegevens die in de registers zijn vermeld, overeenkomstig het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de toegang tot de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister en betreffende het recht op verbetering van deze registers. Onderafdeling 4. Gemeentelijk strafregister Artikel 44 De rechtstreekse raadpleging van het gemeentelijk strafregister is niet toegelaten. Artikel 45 Elke persoon kan een uittreksel uit het strafregister verkrijgen over de gegevens vermeld over hemzelf. Onderafdeling 5. Kiezerslijsten GRUITTREKSEL 8

9 Artikel 46 Kiezerslijsten zijn openbaar doch er geldt enkel inzagerecht. Artikel 47 Afschriften van kiezerslijsten is enkel voorbehouden voor de personen en termijn zoals bepaald in de algemene kieswet en de gemeentekieswet. HOOFDSTUK III. VERBETERING OF AANVULLING VAN BESTUURSDOCUMENTEN Artikel 48 Als iemand vaststelt dat een bestuursdocument onjuiste of onvolledige informatie over hem bevat, dan richt hij een brief naar het stadsbestuur Vilvoorde, de stadssecretaris, Grote Markt, 1800 Vilvoorde. Hij voegt de nodige schriftelijke bewijsstukken bij. De verbetering of aanvulling gebeurt kosteloos. Als het stadsbestuur niet bevoegd is om te verbeteren of aan te vullen, dan wordt dit onverwijld meegedeeld aan de aanvrager. In de mate van het mogelijke deelt het stadsbestuur de bevoegde instantie en de contactgegevens mee. Artikel 49 Als er specifieke wetgeving bestaat met betrekking tot de verbetering of aanvulling van bestuursdocumenten, dan primeert de procedure van de specifieke wetgeving. HOOFDSTUK IV. HERGEBRUIK VAN OVERHEIDSINFORMATIE Artikel 50 Het hergebruik van overheidsinformatie is het toelaten van het gebruik van informatie in het bezit van het stadsbestuur, voor andere doeleinden dan louter in het kader van transparantie van de overheid. Elk hergebruik van informatie wordt beschouwd als een verwerking in de zin van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Artikel 51 Het hergebruik van overheidsinformatie is toegestaan. De stadssecretaris beslist over de aanvragen in het kader van het hergebruik van overheidsinformatie. Voor het overige is het decreet van 27 april 2007 betreffende het hergebruik van overheidsinformatie van toepassing. HOOFDSTUK V. RETRIBUTIE Artikel 52 Voor de aflevering van afschriften of voor het hergebruik van een bestuursdocument kan het stadsbestuur een retributie aanrekenen. Het bedrag ervan wordt vastgesteld in een afzonderlijk retributiereglement. HOOFDSTUK VI. ACTIEVE INFORMATIEVERPLICHTING EN CONTACTEN MET DE PERS Afdeling 1. Actieve informatieverplichting Artikel 53 Het stadsbestuur verstrekt uit eigen beweging, systematisch, correct, evenwichtig, tijdig en op verstaanbare informatie over de structuur en de werking van de stadsdiensten, over het beleid, regelgeving en dienstverlening. Artikel 54 De communicatieambtenaar zorgt voor de realisatie van het communicatiebeleid op het terrein. Hij heeft eveneens een sturende en begeleidende taak naar het stadsbestuur toe. Artikel 55 GRUITTREKSEL 9

10 Om een degelijk communicatiebeleid uit te bouwen, zorgt het stadsbestuur ervoor dat minimaal volgende kanalen periodiek gebruikt worden om de bevolking en doelgroepen te informeren: - de stedelijke website; - de stadskrant; - de wijkkranten; - de infogids; - persberichten; - persconferenties; - adviesraden; - info- en wijkvergaderingen; - infocampagnes. Afdeling 2. Contacten met de pers Artikel 56 Contacten met de pers verlopen in eerste instantie via de dienst communicatie en PR. Voor bepaalde toelichtingen zal deze dienst doorverwijzen naar de burgemeester, de bevoegde schepen of een personeelslid. Artikel Een personeelslid kan niet zonder toestemming van de dienst communicatie en PR, desgevallend na overleg met de stadssecretaris, de burgemeester of de bevoegde schepen, de pers te woord staan om een standpunt in te nemen over dienstaangelegenheden, dossiers of het beleid in het algemeen. Het stadsbestuur kan nooit gebonden zijn door zulke uitspraak. 2. Personeelsleden die rechtstreeks gecontacteerd worden door de pers, kunnen steeds terugvallen op de dienst communicatie en PR. 3. Een personeelslid kan wel een eigen mening geven, duidelijk vermeldend dat het niet om een officieel standpunt gaat. Hierbij is het niet toegelaten om informatie, die niet openbaar mag gemaakt worden of nog niet in staat van openbaarheid is, te verschaffen. Evenmin mag een personeelslid het stadsbestuur in diskrediet brengen. 4. Met betrekking tot het spreekrecht van personeelsleden is voor het overige het administratief statuut, het reglement voor de contractuelen, het arbeidsreglement en de deontologische code van toepassing. Hoofdstuk 7. Opheffings- en inwerkingtredingsbepalingen Artikel 58 Het gemeenteraadsbesluit van 1 februari 1999 betreffende het reglement op de openbaarheid van bestuur wordt opgeheven. DOOR DE GEMEENTERAAD (g) secretaris (g) voorzitter VOOR EENSLUIDEND UITTREKSEL De stadssecretaris De voorzitter Vera Boudry Hans Bonte GRUITTREKSEL 10

11 GRUITTREKSEL 11

12 UITTREKSELGR 1