Gelet op het auditoraatsrapport van de Kruispuntbank van 24 augustus 2000;

Transcriptie

1 TC/00/27 BERAADSLAGING NR. 00/78 VAN 3 OKTOBER 2000 BETREFFENDE DE MEDEDELING VAN SOCIALE GEGEVENS VAN PERSOONLIJKE AARD DOOR DE KRUISPUNTBANK EN DE SOCIALEZEKERHEIDSINSTELLINGEN AAN BUITEN- LANDSE AUTORITEITEN EN ORGANEN SAMENWERKING IN HET KADER VAN DE TOEPASSING VAN VERORDENING (EEG) NR. 1408/71 VAN 14 JUNI 1971 BETREFFENDE DE TOEPASSING VAN DE SOCIALEZEKERHEIDSREGELINGEN OP WERKNEMERS EN ZELFSTANDIGEN, ALSMEDE OP HUN GEZINSLEDEN, DIE ZICH BINNEN DE GEMEENSCHAP VERPLAATSEN Gelet op de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, inzonderheid op artikel 15, 2de lid; Gelet op het auditoraatsrapport van de Kruispuntbank van 24 augustus 2000; Gelet op het verslag van de heer Foulek Ringelheim. 1. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG Het Toezichtscomité werd reeds enkele malen geconfronteerd met aanvragen van buitenlandse socialezekerheidsinstellingen tot het bekomen van sociale gegevens van persoonlijke aard met betrekking tot in het buitenland wonende Belgen of in België wonende buitenlanders, en dit met het oog op het vaststellen van hun rechten en plichten inzake de sociale zekerheid. Het is wenselijk voor dergelijke mededelingen in een algemeen kader te voorzien. 2. BEHANDELING VAN DE AANVRAAG 2.1. IDENTITEIT VAN DE AANVRAGER De buitenlandse socialezekerheidsinstelling die mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard wenst te bekomen, dient één van volgende hoedanigheden te bezitten: - bevoegde autoriteit : een minister (of ministers), dan wel een andere daarmede vergelijkbare autoriteit, onder wie op het gehele grondgebied van de betrokken staat of op een deel daarvan, de regelingen inzake sociale zekerheid ressorteren (artikel 1, l, van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni ) - een lijst van de bevoegde 1 Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971 betreffende de toepassing van de socialezekerheidsregelingen op werknemers en zelfstandigen, alsmede op hun gezinsleden, die zich binnen de Gemeenschap verplaatsen.

2 autoriteiten is terug te vinden als bijlage 1 bij Verordening (EEG) nr. 574/72 van 21 maart ; - orgaan : een lichaam of autoriteit, belast met de uitvoering van de gehele socialezekerheidswetgeving of een deel daarvan (artikel 1, n, van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971) - een lijst van de bevoegde organen (artikel 1, o, van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971) en de organen van de woonplaats (artikel 1, p, van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971) is terug te vinden als bijlage 2 en bijlage 3 bij Verordening (EEG) nr. 574/72 van 21 maart 1972; - verbindingsorgaan : een door een bevoegde autoriteit aangeduide instantie, die als tussenpersoon kan optreden in grensoverschrijdende socialezekerheidsdossiers (artikel 3 van Verordening (EEG) nr. 574/72 van 21 maart 1972) - een lijst van de verbindingsorganen is terug te vinden als bijlage 4 bij Verordening (EEG) nr. 574/72 van 21 maart Krachtens artikel 84 van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971 zijn de autoriteiten en organen van de lidstaten elkaar bij de toepassing van de verordening behulpzaam als betrof het de toepassing van hun eigen wetgeving. Ze kunnen zich rechtstreeks of door bemiddeling van de verbindingsorganen met elkaar in verbinding stellen DOELEINDE VAN DE MEDEDELING De aanvraag van een buitenlandse socialezekerheidsinstelling (zoals vermeld onder 2.1.) tot mededeling van bepaalde sociale gegevens van persoonlijke aard dient een omstandige beschrijving van het doeleinde van de mededeling te bevatten, evenals een copie van de wettelijke of reglementaire tekst voor de toepassing waarvan de sociale gegevens van persoonlijke aard worden gevraagd. In elk geval dient de mededeling beperkt te worden tot de sociale gegevens van persoonlijke aard die noodzakelijk zijn voor de toepassing van de diverse socialezekerheidsregimes vermeld in Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni Het lijkt aangewezen de toetsing van de mededeling aan het doelmatigheids- en evenredigheidsbeginsel over te laten aan de instelling van sociale zekerheid bij wie de aanvraag werd ingediend. Ingeval van twijfel kan het Toezichtscomité worden geraadpleegd. 2 Verordening (EEG) nr. 574/72 van 21 maart 1972 tot vaststelling van de wijze van toepassing van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971 [ ]. 2

3 2.3. BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Indien de autoriteiten of organen van een lidstaat persoonsgegevens aan de autoriteiten of organen van een andere lidstaat meedelen, is deze mededeling onderworpen aan de wettelijke bepalingen inzake gegevensbescherming van de lidstaat die de gegevens verstrekt; voor iedere volgende mededeling, alsmede voor de opslag, wijziging en vernietiging van de gegevens, gelden de wettelijke bepalingen inzake gegevensbescherming van de lidstaat die de gegevens ontvangt (artikel 84, 5, a, van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971). Dit impliceert dat de (Belgische) socialezekerheidsinstelling die sociale gegevens van persoonlijke aard wenst mee te delen aan een buitenlandse socialezekerheidsinstelling steeds moet nagaan of deze mededeling beantwoordt aan de vereisten van enerzijds de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en anderzijds de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid. De buitenlandse socialezekerheidsinstelling die de sociale gegevens van persoonlijke aard ontvangt, dient deze gegevens te verwerken overeenkomstig de bepalingen van haar eigen wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, waaronder de wetgeving uitgevaardigd om te voldoen aan de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens MODALITEITEN VAN DE MEDEDELING Het Auditoraat van de Kruispuntbank stelt voor de instellingen van sociale zekerheid op een algemene wijze te machtigen om, binnen de voormelde voorwaarden, sociale gegevens van persoonlijke aard mee te delen aan buitenlandse socialezekerheidsinstellingen die daarom verzoeken. Deze machtiging dient evenwel beperkt te blijven tot ad hoc mededelingen die betrekking hebben op een zeer beperkt aantal sociaal verzekerden en op papieren wijze geschieden. Indien het aantal aanvragen dit noodzakelijk maakt, zal de Kruispuntbank de wenselijkheid en de mogelijkheid van een geïnstitutionaliseerde elektronische gegevensstroom nagaan. Op dat ogenblik dient het Toezichtscomité echter opnieuw geraadpleegd te worden. Op een aanvraag van een buitenlandse socialezekerheidsinstelling dient slechts geantwoord te worden indien de aanvraag melding maakt van het INSZ van de sociaal verzekerden over wie sociale gegevens van persoonlijke aard worden opgevraagd. De wederzijdse administratieve hulp van de autoriteiten en organen is in principe gratis; de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (voor België: de Minister van Sociale Zaken) kunnen evenwel overeenkomen bepaalde kosten te vergoeden (artikel 84, 5, a, van Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971). 3

4 Om deze redenen verleent het Toezichtscomité een algemene machtiging aan de instellingen van sociale zekerheid om sociale gegevens van persoonlijke aard met betrekking tot in het buitenland wonende Belgen of in België wonende buitenlanders mee te delen aan buitenlandse socialezekerheidsinstellingen, onder de volgende voorwaarden: - de aanvragende buitenlandse socialezekerheidsinstelling dient een bevoegde autoriteit, een bevoegd orgaan, een orgaan van de woonplaats of een verbindingsorgaan te zijn, zoals vermeld in de bijlagen 1 tot en met 4 bij Verordening (EEG) nr. 574/72 van 21 maart 1972; - de mededeling dient gevraagd te worden voor de toepassing van een socialezekerheidsregime vermeld in Verordening (EEG) nr. 1408/71 van 14 juni 1971 en dient beperkt te worden tot de sociale gegevens van persoonlijke aard noodzakelijk voor die toepassing - de aanvraag dient een omstandige beschrijving van het doeleinde van de mededeling te bevatten, evenals een kopie van de wettelijke of reglementaire tekst voor de toepassing waarvan de sociale gegevens van persoonlijke aard worden gevraagd; - de mededeling dient te gebeuren conform de principes uit de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid - de verdere verwerking van de meegedeelde sociale gegevens van persoonlijke aard dient te gebeuren conform de principes uit de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens; - de mededeling dient ad hoc en op papieren wijze te gebeuren, zonder tussenkomst van de Kruispuntbank, en dient betrekking te hebben op een zeer beperkt aantal sociaal verzekerden; voor systematische en/of elektronische mededelingen dient een nieuwe machtiging bij het Toezichtscomité te worden aangevraagd; - op een aanvraag van een buitenlandse socialezekerheidsinstelling dient slechts geantwoord te worden indien de aanvraag melding maakt van het INSZ van de sociaal verzekerden over wie sociale gegevens van persoonlijke aard worden opgevraagd; - de meegedeelde sociale gegevens van persoonlijke aard mogen enkel worden aangewend voor de doeleinden vermeld in de aanvraag. 4

5 Het komt aan elke Belgische instelling van sociale zekerheid toe om deze algemene machtiging toe te passen. Elke instelling dient bijgevolg zelf te antwoorden op de ontvangen aanvragen, met toepassing van de hiervoor vermelde voorwaarden en modaliteiten, of dient, in voorkomend geval, indien de aanvraag tot het bekomen van sociale gegevens van persoonlijke aard buiten het toepassingsgebied van de vermelde voorwaarden en modaliteiten lijkt te vallen, het Toezichtscomité te raadplegen voor een speciale machtiging. F. Ringelheim Voorzitter 5