DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Transcriptie

1 Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus Brussel tel. secretariaat: 02/ fax secretariaat: 02/ Dossiernummer : OVB/2010/163 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxx dd. 26 april 2010, gericht aan het gemeentebestuur van Berlare, waarbij werd verzocht om afschrift te verlenen van alle documenten in verband met de rechtspositieregeling van het personeel die het gemeentebestuur (al dan niet officieel) heeft overgemaakt aan de toezichthoudende overheid en die de toezichthoudende overheid (al dan niet officieel) beoordeeld heeft in het licht van haar desbetreffende bevoegdheid; en die de toezichthoudende overheid het gemeentebestuur overmaakte en die haar beoordeling bevat van de door het gemeentebestuur overgemaakte documenten; Gelet op de beslissing van het gemeentebestuur van Berlare van 20 mei 2010 waarbij afschrift van de hierboven vermelde documenten werd geweigerd. Gelet op het beroepschrift van xxx dd. 14 juni 2010 tegen de weigering van het gemeentebestuur van Berlare; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 15 juni 2010; Gelet op de verlenging van de termijn voor behandeling van het beroepschrift op 7 juli 2010; Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat de gemeente Berlare in haar weigeringsbeslissing van 20 mei 2010 de beroepsmogelijkheden heeft vermeld, zoals voorgeschreven in artikel 35 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; dat het beroepschrift, dat werd ingediend op 14 juni 2010 dan ook tijdig werd ingediend; Overwegende dat het beroepschrift bijgevolg ontvankelijk is; 1

2 Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden, mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 14 van voormeld decreet; Overwegende dat het gemeentebestuur in zijn weigeringsbeslissing beroep doet op de volgende uitzonderingsgronden : 1) de aanvraag is kennelijk onredelijk overeenkomstig artikel 11, 1 van het openbaarheidsdecreet Overwegende dat het bestuur meent dat de vraag op te algemene wijze is geformuleerd; dat het hierdoor niet duidelijk is welke stukken precies beoogd worden; dat, door het feit dat xxx een niet-limitatieve opsomming van bestuursdocumenten opneemt in zijn oorspronkelijke verzoek, het niet duidelijk is wat hij precies wenst en dat de werklast voor de administratie te omvangrijk zal zijn; Overwegende dat artikel 11, 1 van het openbaarheidsdecreet bepaalt dat een bestuursinstantie een aanvraag mag afwijzen als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de instantie tot herformuleren van de eerste aanvraag, als bedoeld in artikel 18; Overwegende dat er geen verzoek tot herformulering is geweest; dat de aanvraag echter meteen werd afgewezen; Overwegende dat blijkt dat in het oorspronkelijke verzoek van xxx, hij naast de inderdaad zeer algemeen geformuleerde algemene aanvraag, meteen zijn vraag heeft willen verduidelijken op de volgende wijze: Aangezien we niet weet hoe de communicatie met de overheid verlopen is, geven wij hieronder een niet-limitatieve opsomming van mogelijke bestuursdocumenten die we bedoelen: 1 Indien er een informeel vooroverleg plaats vond: a) De ontwerpbeslissing(en) i.v.m. de rechtspositieregeling die vooraf informeel werd overgemaakt aan de toezichthoudende overheid. b) De opmerkingen van de toezichthoudende overheid ten aanzien van die ontwerpbeslissing(en). 2 In verband met de eerste (officieel overgemaakt) beslissing 2

3 a) De aan de toezichthoudende overheid overgemaakte rechtspositieregeling. b) De informeel overgemaakte opmerkingen of officiële mededeling van opmerkingen met de vraag om in een volgende zitting van de gemeenteraad de overgemaakte rechtspositieregeling aan te passen. c) De schorsingsbeslissing van de toezichthoudende overheid. d) De rechtvaardigingsbeslissing en/of de aangepaste versie van de rechtspositieregeling die werd overgemaakt aan de toezichthoudende overheid. e) De vernietigingsbeslissing van de toezichthoudende overheid. f) Het verzoekschrift ingediend bij de Raad van State m.b.t. de vernietiging van de rechtspositieregeling. 3 In verband met de tweede poging (na vernietiging van de eerste beslissing): a) Indien er een informeel vooroverleg plaats vond: 1) De ontwerpbeslissing i.v.m. de rechtspositieregeling die vooraf informeel werd overgemaakt aan de toezichthoudende overheid. 2) De opmerkingen van de toezichthoudende overheid ten aanzien van die ontwerpbeslissing. b) De tweede poging: 1) De aangepaste versie van de rechtspositieregeling die werd overgemaakt aan de toezichthoudende overheid. 2) De informeel overgemaakte opmerkingen of officiële mededeling van opmerkingen met de vraag om in een volgende zitting van de gemeenteraad de overgemaakte rechtspositieregeling aan te passen. 3) De schorsingsbeslissing van de toezichthoudende overheid. 4) De rechtvaardigingsbeslissing en/of de aangepaste versie van de rechtspositieregeling die werd overgemaakt aan de toezichthoudende overheid. 5) De vernietigingsbeslissing van de toezichthoudende overheid. 6) Het verzoekschrift ingediend bij de Raad van State m.b.t. de vernietiging van de rechtspositieregeling. 4 Indien nodig dezelfde bestuursdocumenten als genoemd onder 3 maar dan voor de derde poging na vernietiging van de tweede ingediende rechtspositieregeling. Uiteraard vragen we niet naar onbestaande bestuursdocumenten. Daarom vragen wij u vriendelijk ons in kennis te stellen van de situatie waarin uw bestuur zich begint, wanneer u de gevraagde documenten niet kan afleveren. Om het onderzoek te beperken vragen we ook niet naar latere aanpassingen van de rechtspositieregeling die er niet gekomen zijn op vraag van de toezichthoudende overheid. Overwegende dat xxx in een herinneringsmail na de eerste aanvraag zijn aanvraag nog meer specificeert, namelijk Misschien is u van mening dat ik veel teksten vraag. Dit is geenszins het geval. Ik vraag alleen (de achtereenvolgende versies van) het rechtspositieregelingsbesluit zoals dat door de gemeenteraad is goedgekeurd en de (respectievelijke) reactie(s) van de toezichthoudende overheid daarop. 3

4 Overwegende dat de beslissing om een aanvraag als kennelijk onredelijk te beschouwen overeenkomstig het openbaarheidsdecreet, met de grootste omzichtigheid moet genomen worden; dat uit de hierboven geciteerde stukken blijkt dat xxx juist veel moeite heeft gedaan om de stukken zo specifiek mogelijk te omschrijven en zo precies mogelijk te beschrijven welke stukken hij wenst, alhoewel hij niet weet in welke situatie het bestuur zich bevindt met betrekking tot de rechtspositieregeling; dat de beroepsinstantie dan ook niet van oordeel is dat de aanvraag op te algemene wijze is geformuleerd; Overwegende dat de werklast voor de administratie moeilijk te beoordelen is voor de beroepsinstantie; dat het ontegensprekelijk over een grote hoeveelheid documenten gaat; dat anderzijds toch ook moet worden opgemerkt dat de rechtspositieregeling van het personeel van een openbaar bestuur één van de belangrijkste documenten is binnen dat bestuur; dat dan ook kan worden aangenomen dat het niet veel opzoekingswerk vergt om tenminste dit document terug te vinden; Overwegende dat xxx daarnaast afschrift vraagt van het overleg met de toezichthoudende overheid (waar daarover documenten bestaan) en eventueel van de schorsingsbeslissingen en het beroep bij de Raad van State; dat ook kan worden opgemerkt dat xxx geen afschrift vraagt van interne opmerkingen van de administratie, van het OCMW of verslagen van het vakbondsoverleg, maar enkel van de toezichthoudende overheid; dat deze aanvraag, gezien de gegevens die de gemeente Berlare aan de beroepsinstantie heeft meegedeeld niet als kennelijk onredelijk kan worden aangemerkt; 2) documenten betreffende informeel vooroverleg en informele opmerkingen kunnen niet beschouwd worden als bestuursdocumenten overeenkomstig artikel 3 van het openbaarheidsdecreet en kunnen evenmin als af worden beschouwd in de zin van artikel 11 van dit decreet Overwegende dat het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur de termen informele of formele stukken nergens gebruikt; dat een bestuursdocument, overeenkomstig artikel 3, 4 wordt gedefinieerd als de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt; dat dan ook niet kan worden ingezien dat informatie, die zich bij een bestuur bevindt op een drager, geen bestuursdocument zou zijn, louter op basis van de kwalificatie informeel ; Overwegende dat artikel 11, 2 van het openbaarheidsdecreet bepaalt dat een instantie een aanvraag mag afwijzen als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn; dat de omzendbrief verduidelijkt dat een document zijn definitieve status verwerft als het ondertekend is door de daartoe bevoegde persoon; dat dit dus niet betekent dat er een eindbeslissing moet zijn in het besluitvormingsproces; dat ook in de definitie van een afgewerkt bestuursdocument dus nergens wordt gerept over de informele of formele status van dit document; Overwegende dat de gemeente Berlare in haar standpunt ten overstaan van de beroepsinstantie nog een argument aanhaalt, namelijk : 3) het inzetten van gemeentelijk personeel voor het nastreven van persoonlijk winstbejag (een publicatie) is een oneigenlijk gebruik van de openbaarheidsregeling 4

5 Overwegende dat de gemeente Berlare met dit argument verwijst naar het doel van de aanvraag van xxx, namelijk het schrijven van een wetenschappelijke bijdrage, oorspronkelijk in samenwerking met xxx en uiteindelijk voor eigen rekening; Overwegende dat de beroepsinstantie moet opmerken dat het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur geen verwijzing bevat naar het al dan niet commercieel doel van de aanvragen; dat dit in een eerdere versie van het openbaarheidsdecreet wel het geval was; dat het toenmalige artikel 20, 3 een bepaling betreffende het gebruik van verkregen informatie voor commerciële doeleinden bevatte; Overwegende dat het oude artikel 20, 3 van het openbaarheidsdecreet echter werd opgeheven; dat sinds 18 april 2007 het hergebruik van overheidsinformatie, zowel met als zonder commercieel doel, werd opgenomen in een apart decreet betreffende het hergebruik van overheidsinformatie; dat dit decreet een geheel eigen regeling in het leven roept betreffende het opvragen van bestuursdocumenten met het oog op het hergebruik ervan en ook een eigen beroepsprocedure bevat; dat de aanvraag van xxx, gezien het doel van zijn aanvraag, door het gemeentebestuur in het licht van dit decreet dient te worden bekeken; Overwegende dat de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur echter enkel bevoegd is om de aanvraag en het beroepschrift te toetsen aan de bepalingen van het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur; dat moet worden vastgesteld dat in dit decreet geen voorwaarden worden opgelegd betreffende het doel van de aanvraag; dat moet worden vastgesteld dat overeenkomstig dit decreet geen uitzonderingsgronden van toepassing zijn; Overwegende dat het beroepschrift van xxx dan ook als gegrond moet worden beschouwd; Na beraadslaging, BESLUIT: Het beroepschrift van xxx tegen de weigering van het gemeentebestuur van Berlare wordt als ontvankelijk en gegrond beschouwd. Bijgevolg dienen de volgende bestuursdocumenten openbaar te worden gemaakt door er een afschrift van te verstrekken : - de beslissingen van de gemeenteraad waarbij de rechtspositieregeling voor het personeel werd vastgesteld; - de schriftelijke opmerkingen van de toezichthoudende overheid bij de achtereenvolgende versies van de rechtspositieregeling; - de gedeeltelijke schorsing door de gouverneur van de rechtspositieregeling; Brussel, 16 juli 2010, Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, 5

6 namens de voorzitter, afwezig, Geert DE WOLF 6