Aanvraag activiteit te Overijse

Transcriptie

1 Aanvraag activiteit te Overijse Lees voor het invullen van dit document zeker het reglement gemeentelijke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten in Overijse eens na! Het indienen van een aanvraag impliceert goedkeuring van dit reglement door de aanvrager. Dit aanvraagformulier is bedoeld voor volgende aanvraagcategorieën - Organisator van een sportevenement uit Overijse en omvat volgende luiken: Gegevens organisator Gegevens activiteit Bijkomende info activiteit Gemeentelijke ondersteuning - Ontlenen materieel - Inname openbare weg of plaats - Promo Wielerwedstrijd Doortocht 1

2 ORGANISATOR Naam organisator sportevenement Naam verantwoordelijke organisator Deze persoon dient meerderjarig te zijn en is tijdens de activiteit ook verantwoordelijk voor de veiligheid Geboortedatum verantwoordelijke Adres verantwoordelijke Telefoonnummer verantwoordelijke adres verantwoordelijke Verzekeringsmaatschappij + polisnummer organisator Aangesloten bij adviesraad + indien ja, dewelke? ACTIVITEIT Naam van de activiteit Neen Ja, namelijk: Aanvang en einde van de activiteit Begindatum: Einddatum: Aanvang en eind van de opbouw en afbraak activiteit Aard van de activiteit Meerdere types aanvinken is mogelijk Beginuur: Begindatum: Beginuur: Einduur: Einddatum: Einduur: wielerwedstrijd Gelieve het luik wielerwedstrijd (zie verder) in te vullen doortocht Gelieve het luik doortocht (zie verder) in te vullen andere sportactiviteit, namelijk:.. Plaats + adres waar de activiteit doorgaat Let op! Gemeentelijke zalen dienen apart gereserveerd te worden en kunnen dus niet via dit formulier aangevraagd worden. Deze plaats is Privé domein Een openbare plaats/weg * * indien openbare plaats en geen wielerwedstrijd of doortocht, gelieve verder aan te vullen bij het luik gemeentelijke ondersteuning 2

3 BIJKOMENDE INFO ACTIVITEIT Verwacht aantal bezoekers Wordt er muziek gespeeld? Neen Ja* *Indien ja: - Naam discobar + gegevens verantwoordelijke: - Beginuur muziek: - Einduur muziek: - Geluidsbegrenzer aanwezig? Neen Ja Wordt er drank geserveerd? Neen Ja* *Indien ja, welke dranken?: Niet-alcoholische dranken gegiste dranken (tot 22 ) geestrijke dranken (vanaf 22%) Wordt er eten geserveerd? Neen Ja Worden er warmtebronnen gebruikt? Neen Ja* *Indien ja, welke?: Barbecue Stralers Heteluchtkanon Andere, namelijk: Is er vuurwerk voorzien? Neen Ja Wordt er gebruik gemaakt van Neen gasflessen? ja Zijn er blusmiddelen voorzien? Neen Ja, zijnde: Is er security voorzien? Neen ja* *indien ja: eigen organisatie ingehuurd, namelijk: Worden er tenten geplaatst? Neen Is er EHBO voorzien? Neen Ja, zijnde: Ja* *indien ja: - de grondoppervlakte van deze tenten:.. m² Gelieve op het einde van de aanvraag een schets toe te voegen met duidelijke aanduiding van plaatsing van de tenten. 3

4 GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING PROMO De aanvrager wenst gebruik te maken van de gemeentelijke infoportieken? De borden voor de infoportieken kunnen in de loods worden afgehaald en dienen door de aanvrager bestickerd te worden conform reglement en tijdig terug in de loods afgeleverd te worden ter ophanging (zie ook reglement) De organisator wenst bewegwijzering aan te brengen op een openbare plaats? De organisator plaatst de activiteit op UIT in Vlaanderen via Activiteiten die tijdig in UIT worden ingegeven, kunnen worden opgenomen in de activiteitenkalender van de Overijsenaar. Voor deadlines hieromtrent, zie GEMEENTELIJK MATERIEEL Indien gemeentelijk materieel gewenst dat geleverd dient te worden: leveradres materiaal. Neen Ja, op volgende locaties: o Dreef o Jezus-Eik o Frans Verbeekstraat o Tombeek o Eizer o Maleizen Neen Ja Neen Ja Gelieve op het einde van de aanvraag een schets toe te voegen met duidelijke aanduiding van plaatsing van dit materieel. Materieel Locatie Specificatie Gewenst aantal Nadars Dienst WEB 1 nadar = 2,50 LOODS Bredestraat 80 meter aanhangwagen met 20 nadars 3090 Overijse x 1 nadar van 2,50 meter Herasafsluitingen met sokkel Tafels en stoelen/banken Afvalcontainers Borden voor infoportieken 1 heras = 3,50 meter Container met 25 tafels en 192 stoelen 1100 liter Lediging kost 30 euro per container Maximaal 6 borden, blanco af te halen en bestickerd tijdig terug binnen te brengen x 1 pallet herassen van 28 stuks aanhangwagen met 8 tafels en 16 banken (zitplaats voor ongeveer 65 personen) x 1 container tafels en stoelen x 1 container van 1100 liter x 1 blanco bord voor infoportieken 4

5 Podiumelementen Kamp Kwadraat Nijvelsebaan Overijse Maximum 10 2m x 1m x 1m x 1 podiumelement Seingeversbordjes + armbanden Sportdienst Begijnhof Overijse Maximum 50 x 1 bordje + armband Rugnummers Nummer 1 t.e.m. 100 rugnummers Spandoek AANKOMST spandoek Ereschavot ereschavot Beachvolleybalset beachvolleybalset Mobiele tafelscoreborden tafelscoreborden Geluidsmeter Oordopjes Kamp Kwadraat // Milieudienst GAC de Vuurmolen geluidsmeter oordopjes INNAME OPENBARE WEG/PLAATS Omschrijving gevraagde openbare Het betreft volgende straten, parkeerplaatsen, pleinen,. : weg/plaats Gevraagde inname Deze openbare plaats dient parkeervrij verkeersvrij te zijn van Tot.. /.. / van. uur tot. uur.. /.. / van. uur tot. uur Gelieve op het einde van de aanvraag een schets toe te voegen met duidelijke aanduiding van de gevraagde inname van de openbare weg/plaats. 5

6 SCHETS/PLAN Bij - inname openbaar domein - plaatsen van tenten - gemeentelijk materiaal dat geleverd dient te worden gelieve hieronder of als bijlage een duidelijke schets of plan toe te voegen waarop zeker volgende zaken worden aangeduid: - welke straten, pleinen, parkeerplaatsen, ingenomen worden - waar de tenten komen - waar het gemeentelijk materiaal bij voorkeur geleverd wordt - voorziene nooduitgangen TIP: een eenvoudige kaart van uw locatie kan u maken met een schermafbeelding (print screen) van Google Maps. 6

7 WIELERWEDSTRIJD Algemene gegevens Aard van de wedstrijd Klassieke wedstrijd Nationale wedstrijd Internationale wedstrijd Lokale wedstrijd Andere, namelijk: Categorieën van wielrenners welke aan de wedstrijd mogen deelnemen rit in lijn criterium op open circuit criterium op gesloten circuit tijdrit veldrit mountainbike Andere, namelijk: elite met contract elite zonder contract (+ 23 jaar) beloften (- 23 jaar) juniores nieuwelingen aspiranten cyclosportieven dames elites dames juniores dames nieuwelingen andere, namelijk: Begin- en einddatum activiteit Duur van de eigenlijke wedstrijd Duur van de eventuele publiekskaravaan Plaats van vertrek Plaats van aankomst Begindatum: Beginuur: Van uur tot uur Van uur tot uur Einddatum: Einduur: Parcours Totale lengte van het parcours in kilometer Het totale parcours is samengesteld uit aantal ronden van km aantal ronden van km aantal ronden van km 7

8 Nominatieve wegbeschrijving van het parcours en schets of plan van het parcours toe te voegen. Nominatieve beschrijving en plan dienen volgende informatie te bevatten: Aanduiding van de aard van wegen en de rijrichting van de renners o Rijkswegen (rood) nummer van de weg o Provinciewegen (blauw) nummer van de weg o gemeenteweg (groen) naam van de straat Aanduiding met hoofdletter van de gevaarlijke kruispunten of aansluitingen gelegen op het parcours, alfabetisch in volgorde van de rijrichting van de renners aan te geven. Bij elk van deze kruispunten dient eveneens vermeld te worden door welke instantie het toezicht tijdens de wedstrijd zal worden uitgeoefend: o Signaalgevers (S) o Federale Politie (FP) Aanduiding van de kruispunten of aansluiting uitgerust met driekleurige lichtsignalisatie door middel van het teken: Aanduiding van het aantal doortochten van de renners aanduiding van eventuele verkeersomleiding (voor beide richtingen) Aanduiding van de overwegen ter hoogte van spoorlijnen op het parcours en op de voorgestelde omleidingen, alsmede de aard van de overwegen: o Bewaakt o met automatische halve slagbomen o met automatische lichten o onbewaakt 8

9 NAW gegevens koersdirecteur Naam en voornaam Geboortedatum Adres Telefoonnummer adres Aantal voortuigen met doorgangsbewijzen Aantal wagens Aantal motors Aanvraag logistieke diensten Ziekenwagen Neen ja 9

10 DOORTOCHT Algemene gegevens Begin- en einddatum activiteit Duur van de eigenlijke activiteit Plaats van vertrek Plaats van aankomst Totale lengte van het parcours in kilometer Begindatum: Beginuur: Van.. uur tot.. uur Einddatum: Einduur: Parcours Nominatieve wegbeschrijving van het parcours op grondgebied Overijse. Gelieve ook een schets of plan van het parcours toe te voegen a.u.b. 10

11 Opgemaakt te... op. Handtekening verantwoordelijke organisator Volledig ingevuld te bezorgen aan: Gemeente Overijse Aanvraag evenement Begijnhof Overijse Of via Opgelet: het invullen van dit document houdt geen goedkeuring in. U wordt steeds op de hoogte gebracht van het resultaat van uw aanvraag. 11