Beginnen met CRM Node Opzoeken, of invoeren van een nieuwe persoon Navigeren binnen het systeem Activeren van ...

Transcriptie

1 Inhoudsopgave, crmnode getting started 15 juni 2015 Beginnen met CRM Node... 1 Opzoeken, of invoeren van een nieuwe persoon... 3 Navigeren binnen het systeem... 4 Activeren van Webhook instellen in Mandrill Account (automatisch)... 8 Mailchimp Account koppelen aan Mandrill... 9 Templates opmaken in Mailchimp en bewaren in Mandrill...10 Templates in Mandrill...11 Sjablonen in CRMNode...12 Sjablonen met variabelen...13 Sjablonen met een logo...14 Nieuwe gebruikers in CRMNode...15 Instellen gebruikersrechten...15 Persoonsgegevens...17 Takenlijst...20 Collectieve verwerkingen, selecties en workflows...21 Aanpassen van het datamodel...25 Overnemen contactgegevens uit Linkedn...26 Inlezen van andere bestanden (spreadsheet)...27

2 Beginnen met CRM Node Nadat het CRM systeem voor u is ingericht, gaat u naar de volgende link om het systeem te starten: In het onderstaande voorbeeld is het domein crmnode.org en de bedrijfsnaam MULTIREADT. U kiest dan voor Aanmelden als nieuwe gebruiker. Na het invullen van uw gegevens (voorbeeld), ontvangt u een activerings je. 1

3 Activeer uw CRMNode Account Geachte heer Schneiders, Zojuist, op :00:58 +02:00 is voor u een account in CRMNode aangemaakt, die op met onderstaande link kunt activeren. Activeren Met vriendelijke groeten, Beheerder Activerings (voorbeeld), Na activeren, kunt uw een wachtwoord invoeren en bent u als enige gebruiker beheerder van uw systeem. De database is nog leeg, maar er is wel een en ander voor u ingericht. Rechts boven in het scherm kunt u zien dat u bent ingelogd en wordt onderstaand keuzemenu getoond. Kies Profiel om uw eigen gebruikersprofiel op te vragen. Toelichting Gebruikers zijn zelf ook een persoon in het systeem aanwezig en de communicatiegegevens, zoals verstuurde s en verwerkte bestanden zijn in het betreffende personenscherm beschikbaar. U kunt uzelf natuurlijk ook opzoeken, maar op dit moment bent u nog de enige persoon in het systeem. 2

4 Opzoeken, of invoeren van een nieuwe persoon Opzoeken of nieuw invoeren van een persoon Toelichting Nadat u drie letters van de voornaam, de achternaam, of het persoonsnummer hebt ingetikt, wordt een keuzelijst getoond om het profiel van de reeds aanwezige persoon te selecteren. Als u een persoon wilt invoeren, kunt u deze het beste eerst proberen op te zoeken. Klik op het knopje met + om de persoon in te voeren. Invoeren van een nieuwe persoon (voorbeeld) Toelichting Na het invoeren van een nieuwe persoon wordt een persoonsnummer toegekend en wordt het profielscherm van de betreffende persoon getoond. 3

5 Navigeren binnen het systeem Menu aan de linkerzijde van het scherm (voorbeeld) Toelichting Alleen opties waarvoor de ingelogde gebruiker bevoegd is, worden getoond. Indien er een driehoekje vóór een icoontje bevindt, kunt u het menu verder openklikken. Met het knopje < rechtsboven, kunt u het menu verbergen waardoor er meer ruimte aan de rechterzijde beschikbaar komt. Met > kunt u het menu later weer laten tonen. Het eerste scherm dat na het inloggen wordt getoond is het dashboard. Hier worden de gegevens die in de database aanwezig zijn op een grafische wijze getoond. Voorbeeld van het dashboard Activeren van 4

6 Echter, voordat u kunt gebruiken, moet u een (gratis) Mandrill account aanmaken en een door Mandrill toegekende API Key in CRMNode vastleggen. Zolang deze API Key nog niet is ingesteld, wordt na het inloggen niet het dashboard, maar het onderstaande Getting Started scherm getoond. Getting Started Wizard, waarmee de API key van Mandrill en de hierna beschreven webhooks kunnen worden ingesteld. Na het aanklikken van het knopje Mandrill, komt u op de site van Mandrill. Klik op Sign Up om een nieuwe account aan te maken. 5

7 Website van Mandrill Basisscherm in Mandrill na Sign Up. Klik op Settings om de API Key op te vragen. 6

8 Klik op Get API Keys en in het vervolgscherm op +New API Key om de API Key op te vragen. Key b9hiuxnezatazqqvcu3hjq Created Aug :01 pm Voorbeeld van een toegekende Api Key. NB de getoonde key is een niet bruikbaar voorbeeld. Klik nadat de API Key (met knippen/plakken) is ingevoerd op Volgende Stap om de communicatie met Mandrill te controleren, een default template in Mandrill aan te maken en de webhook automatisch in te stellen. Melding die verschijnt als de communicatie met Mandrill correct verloopt. Op dit moment is CRMNode in staat om s via Mandrill te versturen en gegevens van geopende, geweigerde en aangeklikte s online in uw CRMNode database terug te ontvangen. 7

9 Webhook instellen in Mandrill Account (automatisch) Om informatie, zoals opens, clicks en bounces van verstuurde teruggemeld te krijgen, is het noodzakelijk dat in Mandrill een, met de internet connectie van uw database, corresponderende webhook is gedefinieerd. Let op: De onderstaande beschrijving van webhooks, is uitsluitend bedoeld ter informatie, omdat de webhook, zoals hieronder beschreven, autmatisch door de Getting Started Wizard van CRMNode wordt ingesteld. Als de naam van uw database MIJNBEDRIJF is, dan is de link van deze webhook als volgt: In Mandrill kan dit worden ingesteld in het menu: Settings, Webhooks, Add Webhook. Voorbeeld van de instelling van de Webhook. Merk op dat alle mogelijke events zijn aangeklikt, zodat deze events allen worden doorgestuurd. 8

10 Mailchimp Account koppelen aan Mandrill Mailchimp, het toonaangevende platform om nieuwsbrieven te versturen, is van dezelfde leverancier als Mandrill. Indien Mailchimp wordt gebruikt voor het versturen van nieuwsbrieven, verloopt de feitelijke bezorging ervan, via Mandrill. Mailchimp biedt een professionele template editor om -sjablonen te maken die ook in Mandrill gebruikt kunnen worden. Dit is de reden dat wij alle gebruikers van CRMNode adviseren een gratis Mailchimp account aan te maken. De te ondernemen stappen zijn als volgt: Ga naar en open onder hetzelfde adres als Mailchimp een account. Ga naar My Profile, Integrations en koppel Mandrill Koppel Mandrill Account aan Mailchimp 9

11 Templates opmaken in Mailchimp en bewaren in Mandrill Ga naar Mailchimp, Templates, Create Template. U kunt dan kiezen uit verschillende thema s en stijlen. Elke template bevat een zogenaamde Editable Region (zie onderstaand schermvoorbeel). Het is belangrijk te weten dat CRMNode deze Editable Region gebruikt wordt om daarin de gepersonaliseerde inhoud van een CRMNode (sub) sjabloon te injecteren. Door de koppeling met Mandrill (zie vorig hoofdstuk), biedt Mailchimp de optie Save to Mandrill. Mailchimp Template, met een editable region. 10

12 Templates in Mandrill Log in op en ga naar Outbound, Templates om de aanwezige templates te bekijken. Merk op dat een default template, met als template slug de waarde default-template verplicht aanwezig moet zijn. Deze wordt namelijk gebruikt als basis voor de sjablonen in CRMNode. Indien bij het versturen van een vanuit CRMNode, de Default template afwezig is, wordt deze automatisch als leeg template aangemaakt. Templates in Mandrill Muteren van een template. De Editable Region moet in een <div mc:edit= mycontent >. </div> gebied worden vastgelegd. De instellingen From , Subject en From name zijn niet belangrijk omdat deze bij het versturen vanuit CRMNode worden overschreven. 11

13 Sjablonen in CRMNode In CRMNode kunnen sjablonen voor elke vorm van communicatie worden vastgelegd. Een sjabloon bepaalt niet alleen de tekstuele inhoud van een brief of , maar ook de wijze waarop deze door het systeem wordt verwerkt. Sjablonen in CRMNode, klik op Details om specifieke instellingen aan te passen. Gepersonalieerde sjabloon. Bij het versturen wordt de CRMNode sjabloon in de Editable Region van de gekoppelde Mandrill sjabloon ingevoegd. 12

14 Sjablonen met variabelen Behalve vaste tekst, kan een sjaboon ook variabele teksten bevatten. In de taakbalk bij het opmaken van de sjabloon, is hiertoe een keuzelijst beschikbaar. Ga naar de gewenste positie in de tekst en open de keuzelijst Invoegen variabele. Keuzelijst met ondersteunde variabelen. Nadat een variabele gekozen is, wordt de corresponderende code van de variabele in de slabloon geplaatst. De variabele voor een adreslabel (in een brief) wordt als gewone tekst tussen * * in de tekst opgenomen. Zo corresondeert * met een adreslabel van (maximaal) 8 regels en * PERSON_SALUTATION * met de briefaanhef. Met dit knopje Inspringen kan de tekst (bijvoorbeeld de variabele voor het adreslabel) naar rechts worden verplaatst. 13

15 Sjablonen met een logo Om een logo (in een sjabloon) te kunnen plaatsen, moet u eerst het logo als bestand inlezen bij uw gebruikersprofiel. Selecteer uw profielpagina Kies bestanden (+) om het logo éénmalig in te lezen. Zorg er voor dat het bestand als Publiceerbaar Mediabestand is gemarkeerd en klik op Open Link om het ingelezen bestand in de browser te tonen. Kopieer (met rechtermuis + kopieer) de url van het getoonde logo. Deze url heeft u nodig om het logo als image in de sjabloon vast te kunnen leggen. Behalve logo s kunt u ook, op precies dezelfde wijze, een link in een sjabloon opnemen die verwijst naar (bijvoorbeeld) een ingelezen pdf bestand. 14

16 Nieuwe gebruikers in CRMNode Nieuwe gebruikers kunnen zich zelf als gast aanmelden in het systeem. Na het aanmelden, ontvangen zij een activerings , waarmee zij hun account kunnen activeren en hun wachtwoord kunnen instellen. De rechten van een nieuwe gebruiker zijn minimaal en kunnen desgewenst, door u als beheerder, worden verhoogd. Aanmelden als nieuwe gebruiker. Geachte heer Jansen, Zojuist, op :05:56 +02:00 is voor u een account in CRMNode aangemaakt, die op met onderstaande link kunt activeren. Activeren Met vriendelijke groeten, Beheerder Activerings Instellen gebruikersrechten 15

17 CRMNode kent gebruikersgroepen, waarvoor de rechten per onderdeel kunnen worden ingesteld. Gebruikers kunnen lid zijn van meerdere gebruikersgroepen. Per onderdeel wordt nog onderscheid gemaakt tussen rechten op gegevens waarvan: De gebruiker zelf eigenaar is Een andere gebruiker van dezelfde afdeling eigenaar is Een gebruiker buiten de afdeling eigenaar is Gebruikers kunnen worden gekoppeld aan een afdeling (behoort tot) en aan een persoon (Persoonsnr) in de database. Koppelen van gebruikers aan gebruikersgroepen. Per gebruikersgroep kunnen de rechten worden ingesteld. Rechten per gebruikersgroep. Hierbij staat CRUD voor respectievelijk Create, Read, Update en Delete. 16

18 Persoonsgegevens Elke persoon in het systeem heeft een eigen scherm waar de gegevens van die persoon op een overzichtelijke wijze worden getoond. Voorbeeld van een persoonsscherm Rubriek Toelichting Wijzigen van naamgegevens Opvragen van een aantal interessante grafiekjes, zoals verstuurde en gekoppelde s. In CRM Node worden alle mutaties historisch vastgelegd. Klik op het knopje Mutaties om deze mutaties in omgekeerdchronologische volgorde te tonen. Standaard worden alleen actieve (actuele) gegevens getoond. Kies Alle gegevens om ook niet actieve gegevens, zoals oude reeds betaalde facturen, en beëindigde dienstverbanden te tonen. Knopje om alle onderliggende basisgegevens in één keer te tonen, of te verbergen. Aan een persoon kunnen meerdere adressen worden gekoppeld. Klik op + om een adres toe te voegen, op x om een adres te verwijderen, of op > om direct een brief aan deze persoon te sturen. In analogie met adressen, kunt u eenvoudig adressen muteren, of een tje sturen. Datzelfde geldt ook voor opbellen en het opvragen van social media aansluitingen. Dit betreft vrije gegevens, zoals kenmerken, codes, data en keuzelijsten die 17

19 door de beheerder kunnen worden gedefinieerd. Hier kunnen bankrekeningnummers en de eventueel daarbij behorende Sepa incassomachtigingsgegevens worden vastgelegd. Vastleggen van aantekeningen in de vorm van vrije tekst. Blokkades worden meestal gebruikt om personen (bij selecties) voor een bepaalde vorm van communicatie uit te sluiten. Hier kan vrije tekst met een alarm functie worden ingevoerd. Indien alarmtekst is ingevuld, wordt deze na het bij het opvragen van de persoonskaart als pop up getoond. Knopje om alle onderliggende relaties te tonen, of te verbergen. Aan een persoon kunnen meerdere (ex) werkgevers worden gekoppeld. Klik op + om een werkt bij relatie toe te voegen, op x om te verwijderen, of op > om de gerelateerde persoon direct te selecteren. Analoog aan werkgevers, kunnen bij een organisatie werknemers met hun functie worden gekoppeld. Ook kunnen vrienden en familieverbanden worden vastgelegd. Relaties zijn automatisch bilateraal en hoeven dus maar één keer worden vastgelegd. Knopje om alle onderliggende transacties te tonen, of te verbergen. Dit is een meerkeuzelijst waarmee aangegeven kan worden welke (nieuwsbrieven) en andere vormen van communicatie gewenst zijn. Dit is een lijst met alle openstaande en gerealiseerde contactmomenten. U kunt op + klikken om een contactmoment toe te voegen, maar om bijvoorbeeld een te versturen, is het is veel effectiever om bij het betreffende adres op > te klikken. Belangrijke gegevens van een contactmoment zijn als volgt: Gepland (datum/tijd) Gepland voor (Medewerker) Sjabloon (tabel) Geadresseerde (persoon) Ten behoeve van (zelf, of organisatie) Marketingcode (campagne) Onderwerp (tabel) 18

20 Memo Uitgevoerd (datum/tijd) Uitgevoerd door (Medewerker) Samengevoegde sjaboontekst Indien uw organisatie producten verkoopt en/of daar offertes voor maakt, kan hier worden aangegeven in welke fase van het verkoopproces de persoon zich bevindt. Door deze gegevens te registreren, kunnen betere selecties worden gemaakt en kan een zogenaamde sales funnel, voor het maken van prognoses, worden bepaald. Dit betreft een lijst met alle lidmaatschappen en/of abonnementen. Klik op > om direct de (eventueel afwijkende) bestemmeling te selecteren. De belangrijkste gegevens van een lidmaatschap zijn als volgt: Datum ingevoerd Expiratiedatum Opzegreden (tabel) Status bij laatste verwerking Communicatie in/uitschakelen Marketingcode Lidmaatschapsoort Aanvullend termijnbedrag Vanaf datum T/m datum Betaalrekening voor Sepa Incasso Ten behoeve van (persoon) Verzendwijze Analoog aan lidmaatschapen, maar dan betreffende eenmalige- en doorlopende giften. Facturen worden automatisch door een workflow/verwerking aangemaakt. Per factuur kunnen meerdere betalingen worden ingevoerd en indien een betaling niet kan worden gekoppeld aan een factuur, wordt deze als niet gematchte betaling geboekt. In dit onderdeel kunnen bestanden worden ingelezen, of worden geëxporteerd. Door een ingelezen bestand te koppelen aan een workflow/verwerking, vindt automatische verwerking plaats. Indien zo n verwerking klaar is, ontvangt de operator (medewerker) een notificatie- en kunnen de resultaten als rapport worden geëxporteerd. 19

21 Takenlijst Een takenlijst is een overzicht van alle niet gerealiseerde contactmomenten die voor uzelf open staan. Het overzicht kan worden gesorteerd door op de kolomtekst te klikken. Voorbeeld van een takenlijst Rubriek Toelichting Knopje om het scherm van de betreffende persoon op te vragen. Knopje om het betreffende openstaande contactmoment te realiseren. 20

22 Collectieve verwerkingen, selecties en workflows Onder collectieve verwerkingen verstaan we de volgende onderdelen: Selecties Dit betreft het vastleggen van selectiecriteria met als doel om een lijst met personen te selecteren waarvoor dan collectief een contactmoment kan worden aangemaakt. Workflows Dit betreft een schema van groepen met bij elkaar behorende verwerkingsstappen die op geplande tijdstippen automatisch worden uitgevoerd. Er zijn workflows voor het automatisch aanmaken en/of realiseren van contactmomenten, zoals automatisch versturen van verjaardagswensen, het verwerken van een import, het aanmaken van facturen, of het aanmaken van een Sepa XML incassobestand. Communicatie realiseren Dit betreft het automatisch realiseren van openstaande contactmomenten, welke doorgaans ten gevolge van selecties en workflows zijn aangemaakt. Als bijvoorbeeld in een workflow s en brieven zijn aangemaakt, dan kunnen deze in dit onderdeel batchgewijs worden gerealiseerd. Voorbeeld van ingevoerde selecties. Met Verplaatsen kan een selectie worden verplaatst naar een Workflow. Voor selecties en de meeste workflowstappen kunnen selectiecriteria worden vastgelegd. Afhankelijk van het soort workflow, hebben deze selectiecriteria betrekking op Personen, Facturen of Orders. 21

23 Invoeren van selectiecriteria Variabele selectievoorwaarden Per selectievoorwaarde kunnen variabelen worden ingevoerd. Voorbeeld selectievariabelen om de juiste donatie te kunnen selecteren. Workflows lijken een beetje op selecties, maar het kader waarin ze worden uitgevoerd is geautomatiseerd. 22

24 Voorbeeld van Workflows Sommige soorten van communicatie, zoals het versturen van s, kunnen afhankelijk van de sjablooninstelling automatisch realiseren - in de achtergrond worden uitgevoerd. Echter, voor het realiseren van andere acties, zoals het afdrukken van brieven, is de semi/handmatige actie Communicatie realiseren noodzakelijk. Hiertoe worden in eerste instantie alle batches, geclusterd op datum, soort en tag getoond. Opmerking: Een tag is de code van een workflowstap, die bij het ontdubbelen wordt gebruikt om te bepalen een contactmoment al dan niet aanwezig is. 23

25 Batches met te realiseren contactmomenten. Klik op realiseren om een volgend scherm te selecteren om deze acties collectief te realiseren. Realiseren van contactmomenten, in dit geval s. Merk op dat contactmomenten waarvoor het adres onbekend is, op de takenlijst worden geplaatst. Dit kan individueel worden gewijzigd in gereedmelden, of verwijderen. 24

26 Aanpassen van het datamodel CRMNode biedt uitgebreide mogelijkheden om zelf te bepalen welke aanvullende persoonsgebonden gegevens vastgelegd dienen te worden. Een aantal van die gegevens is al voorgeprogrammeerd en kunt u naar wens wijzigen, of aan/uit schakelen. Uitbreidingsvelden op het datamodel. Rubriek Veldcode Toelichting Geeft de code van het veld aan. Voor juist gebruik zijn de volgende conventies voor beginletters van toepassing: ADDITIONAL_ (Aanvullend veld) BLOCKLIST_ (Blokkadelijst) INTEREST_ (Interessegebieden) ADDRESS_ ( adres) PHONENUMBER_ (Telefoonnummer) MAILINGLIST_ (Mailinglist/nieuwsbrieven) SOCIALMEDIA_ (Social Media aansluitingen) MARKETING_ (Marketingkenmerken) Veldomschrijving Veldtype Metatabel Moederveld Org Per Rep Def Dat Mar Act Vrije omschrijving Keuzelijst met soort veld, zoals tekst, datum, nummer Keuzelijst (vaste waarde PERSONEXTENSONTABLE) Verwijzing naar een hoofdveld waaraan het veld is gerelateerd. Ja, dan is het veld alleen van toepassing op bedrijven. Ja, dan is het veld alleen van toepassing op natuurlijke personen. (Een veld kan zowel Org als Per zijn) Ja, dan is het een repeterend veld en kan dan meerdere keren worden ingevoerd. (1:n relatie) Ja, dan kan een veld als default worden gemarkeerd, bijvoorbeeld bij een adres, of telefoonnummer. Ja, dan kan een datumrange aan het veld worden gekoppeld. Ja, dan kan een marketingcode worden gekoppeld. Nee, wordt het veld niet (meer) voor nieuwe invoer getoond. 25

27 Overnemen contactgegevens uit Linkedn Het overnemen van persoonsgegevens uit Linkedin is heel eenvoudig en kan met de volgende stappen worden uitgevoerd: Ga naar LinkedIn en selectereer Connections, Keep in Touch. Klik op het tandwieltje Settings Kies vervolgens Advanced Settings en Export LinkedIn Connections Selecteer Microsoft Outlook (.CSV) Het gevolg is dat in de map: Downloads het volgende bestand wordt aangemaakt: linkedin_connections_export_microsoft_out look.csv Activeer CRMNode en selecteer Profiel om uw persoonlijke scherm te activeren. Klik bij Bestanden om het geëxporteerde LinkedIn bestand in te kunnen lezen. Selecteer het LindedIn bestand om in te lezen. Omdat de workflow om deze gegevens te verwerken elke minuut draait, ontvangt u vrijwel direct een waarin gemeld wordt dat de verwerking is uitgevoerd. Selecteer het bestand opnieuw om het Rapport te downloaden. 26

28 Inlezen van andere bestanden (spreadsheet) U kunt personen en organisaties ook vanuit een spreadsheet (csv bestand met een vaste opmaak) automatisch inlezen. Klik in uw profielscherm bij Bestanden op + om een bestand toe te voegen. Selecteer vervolgens uw externe bestand en koppel dat aan de Workflow/verwerking Importeren Persoonsgegevens Graydon. Inlezen van een bestand en koppelen aan een Workflow/verwerking. Toelichting Het in te lezen bestand moet een csv bestand zijn in het formaat zoals dat door Graydon wordt aangeleverd. Door de koppeling van het bestand aan de Workflow/verwerking, wordt dit bestand automatisch door deze workflow herkend en verwerkt. Bij het importeren worden organisaties, contactpersonen en speciale kenmerken, zoals KvK nummer, klasse werkzame personen, branche- en activiteiten coderingen en functies van contactpersonen ingelezen. Indien noodzakelijk wordt het datamodel automatisch met de definitie van deze extra velden aangepast. 27

29 Nadat het bestand is verwerkt Als het ingelezen bestand door de achterliggende workflow is verwerkt, ontvangt u als operator (doorgaans binnen enige minuten) automatisch een mailtje. Verwerking IMPORT_02 (NOTIFICATIE) Zojuist, op :27:52 +02:00 is de (workflow) verwerking IMPORT_02 uitgevoerd met het hieronder genoemde resultaat. OK:1 bestand(en) met een totaal aantal van 1236 records zijn verwerkt, hierbij zijn geen fouten geconstateerd. Er zijn 4329 functionarissen toegevoegd. Met vriendelijke groeten, Beheerder Notificatie (voorbeeld) 28