Collecteweb is een overzichtelijke website die ondersteunt bij de collecteadministratie.

Transcriptie

1 Collecteweb is een overzichtelijke website die ondersteunt bij de collecteadministratie. Deze handleiding is een aanvulling op de ook in Collecteweb zelf aanwezige hulpinformatie. Die vindt u op de homepage aan de rechterzijde van het scherm: Onder de hulpinformatie vindt u ook uitleg in de vorm van filmpjes. Als u op de afspeel-knop klikt, beginnen deze meteen met afspelen. LET OP: dat gebeurt dan in een (te) klein formaat! Door op de videotitel bovenin te klikken, wordt YouTube geopend waar de video groter en zelfs beeldvullend te bekijken is. Afhankelijk van de instellingen van uw browser, kan het zijn dat het vergroten van de video (beeldvullend maken) via het icoontje rechtsonder niet werkt. Een oplossing is om te klikken op het YouTube-logo rechts onderin de video. Van daar uit lukt het beeldvullend afspelen vaak wel direct. Of de eerdere suggestie: klik op de titel bovenin de afbeelding van de video. Inloggen/Uitloggen Ga naar en log in met uw inloggegevens. U heeft vanuit MLDS per een aanmeldlink ontvangen waarmee u de eerste keer kunt inloggen. Uw gebruikersnaam is standaard gelijk aan het adres dat bij MLDS bekend is. Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u dat opvragen door op wachtwoord vergeten? te klikken. Dit staat in een klein lettertype direct onder het veld waar u normaliter uw wachtwoord invult. U wordt dan gevraagd om uw aanmeldnaam in te vullen. Als u dat ook niet meer weet, zult u uw gegevens moeten opvragen bij de Maag Lever Darm Stichting via collecte@mlds.nl Na het inloggen, komt u op het startscherm, dat hierboven is afgebeeld (let op: exacte inhoud kan verschillen). Wanneer u links een functieknop aanklikt, krijgt u in het midden het werkveld te zien. Bij de gebruikersinstellingen (rechts bovenin) kunt u op de fotocamera (of uw portret) klikken en uw naam, gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen, of uw eigen foto uploaden/wijzigen. Ook kunt u hier door op afmelden te klikken weer uitloggen.

2 HOOFDMENU/FUNCTIES Een ander belangrijk element in dit scherm is het menu en de functies links: met iconen/tegels worden de verschillende onderdelen van Collecteweb aangegeven. Afhankelijk van uw schermindeling en -grootte kan het zijn dat u een enkele verticale rij ziet. Dat maakt voor de werking niet uit. Dan wordt echter de beschrijvende tekst onder de iconen niet getoond. Door met uw muisaanwijzer even boven een icoon te gaan staan (zonder te klikken), wordt deze tekst dan getoond. De schermindeling van Collecte web. Van links naar rechts: het menu met de functieknoppen, het werkveld en de hulp en algemene info of submenu s. Rechtsboven uw gegevens en gebruikersinstellingen. INFO Na het inloggen, is automatisch de functie info actief. In het werkveld leest u nieuws en informatie van de Maag Lever Darm Stichting en over Collecteweb. De keuzelijst rechts biedt ook toegang tot de hulpinformatie. DE KNOPPENBALK (rechstboven) Wanneer u aan de linkerkant een functie kiest, krijgt u rechtsboven het werkveld een knoppenbalk te zien. De onderdelen van deze knoppenbalk zijn voor verschillende functies van Collecteweb gelijk:

3 ONDERDELEN KNOPPENBALK rechtsboven, bij verschillende functies: Help-functie met uitleg en filmpjes over het menu waar u zich bevindt Zoom in, toon meer informatie Actie toepassen op huidige weergave of gemaakt filter (zie hieronder: loepje Toevoegen, nieuw Zoek/filter opent het filterscherm. Hiermee kunt u een selectie maken. Om deze ongedaan te maken, klikt u onderaan op herstel. De exacte mogelijkheden van de laatste optie (zoek/filter), zal verschillen afhankelijk van de keuze voor de functie die u in het linker menu hebt gemaakt. Het zoeken in adreskaartjes is bijvoorbeeld anders dan het zoeken op bestellingen. Het principe en de werking is echter identiek: u beperkt op basis van selecties en zoekcriteria de hoeveelheid informatie die u te zien krijgt. DE VERSCHILLENDE FUNCTIES (linker menu): Hieronder worden de verschillende functies in Collecteweb kort uitgelegd. Adresboek U ziet hier al uw vrijwilligers als adreskaartjes. U kunt hier o.a. vrijwilligers toevoegen, stopzetten, gegevens aanpassen en in een andere wijk plaatsen. Onder de help-functie ziet u de legenda voor het adresboek. Zet het schuifje op ja wanneer de collectant voor de komende collecte beschikbaar is: Wijken Hier ziet u alle wijken in uw collecteplaats, met alle vrijwilligers per wijk. Heeft een wijk geen wijkhoofd, dan ziet u onder de wijknaam ***vacature*** Looproutes U krijgt hier de looproutes binnen een wijk te zien. Het icoontje is blauw of oranje als er nog geen, respectievelijk wel straten gekoppeld zijn. U kunt hier ook de geschatte duur van de looproute zien. Met de + kunt u nieuwe looproute toevoegen, met de actieknop o.a. een overzicht van de looproutes afdrukken Collectebussen Voor iedere actieve collectant uit het adresboek waarbij het schuifje op ja is gezet, wordt automatisch een collecte-bus aangemaakt. Deze vindt u onder de menukeuze Collectebussen in het linkermenu. Bestelling In de weergave bestellingen vindt u uw lopende of voltooide bestellingen voor collectemateriaal en kunt u nieuwe bestellingen plaatsen. Zie veel gebruikte handelingen verderop voor een nadere uitleg. Afdrachten In deze weergave kunt u de digitale afdracht doen en eerder gedane afdrachten bekijken. Contact Hulp nodig? Bel op werkdagen (tussen 9.00 en 17.00) met het collectebureau van de Maag Lever Darm Stichting, tel U kunt uiteraard ook de helpfunctie raadplegen. ADRESKAARTJE VRIJWILLIGER Het adreskaartje van een vrijwilliger. De verschillende onderdelen zijn aanklikbaar en bieden dan de mogelijkheid om gegevens aan te passen of aan te vullen of op direct een te versturen aan deze persoon. Aanpassen en aanvullen van persoonsgegevens Direct een aan deze persoon sturen Wijk of rol aanpassen (ook: rol beëindigen)

4 VEELGEBRUIKTE HANDELINGEN Elke actie dient u te bevestigen door op de te klikken: Of te annuleren door op de te klikken: Vrijwilliger toevoegen Klik vanuit de adreskaart-functie rechts op de [+]: vrijwilliger toevoegen. Zorg dat u zoveel mogelijk informatie heeft. Heeft u adressen, dan kunt u direct vanuit het programma een sturen aan n of meerdere vrijwilliger(s) Vrijwilliger in een andere wijk plaatsen Zoom in op de adreskaartjes om de functie / rol van de vrijwilligers te kunnen zien: Klik in het adreskaartje van de collectant op de regel waar staat in welke wijk deze persoon staat Selecteer bij collecte wijk (onder de naam) de juiste wijk Bevestig de actie: STOPZETTEN VAN EEN FUNCTIE VAN EEN VRIJWILLIGER Wilt u een wijkhoofd stoppen of is een collectant overleden, neem dan contact op met de Maag Lever Darm Stichting via of collecte@mlds.nl Zoom in op de adreskaartjes om de functie / rol van de vrijwilligers te kunnen zien. Klik op het adreskaartje van de vrijwilliger op de rol: In het scherm wat verschijnt, zet een vinkje bij gestopt. U krijgt een melding in beeld over het loskoppelen van looproutes; klik hier OK. Automatisch wordt de datum van vandaag ingevuld als gestopt datum. Klik op de rol van de vrijwilliger om deze aan te passen Indien gewenst kunt u deze aanpassen. Bij opmerkingen (rechts) kunt u een speciale reden aangeven (verhuisd, vanwege gezondheid, etc). Let op: is een collectant overleden, geef dit dan apart door aan het collectebureau. Bevestig de actie PERSOONSGEGEVENS AANPASSEN Wilt u persoonsgegevens aanpassen of aanvullen (zoals een telefoonnummer, adres of ) dan klikt u op de foto van de vrijwilliger. Ook hier met het vinkje de wijzigingen weer opslaan. Let op: Met het schuifje geeft u slechts aan of een collectant dit collectejaar actief is of niet. U beëindigt een vrijwilliger hiermee niet als collectant. Tip: Maak de adreskaartjes zoveel mogelijk compleet met de adressen. Vanuit het systeem kunt u dan eenvoudig met uw vrijwilligers via mail communiceren.

5 EN VANUIT COLLECTEWEB U kunt op verschillende manieren een versturen vanuit Collecteweb: naar een specifieke vrijwilliger of naar een groep vrijwilligers. aan een enkele vrijwilliger Als u snel een wilt versturen naar een enkele vrijwilliger, kunt u op -symbool klikken dat op het persoonskaartje van deze vrijwilliger staat. Ziet u dit symbool niet? Dan is er geen adres van deze persoon in Collecteweb opgenomen. Als u het adres van deze vrijwilliger kent, kunt u dat toevoegen door op de naam van de vrijwilliger te klikken en dan de contactgegevens bij te werken. Als u op klikt, opent een venster waar u een onderwerp en bericht kunt ingeven. Als u daarna op het icoon van de envelop rechts bovenin klikt, wordt de verzonden: naar een groep vrijwilligers U kunt ook eenzelfde naar een groep vrijwilligers sturen. Dat doet u door meer dan n vrijwilliger te selecteren. Bijvoorbeeld door vanuit een overzicht van persoonskaarten een vinkje te zetten in het vakje bij de portretafbeelding van de vrijwilliger. Of door helemaal bovenin het werkscherm op alles selecteren te klikken. U zet dan bij alle zichtbare vrijwilligers het vinkje aan. Door op het loepsymbool te klikken rechts bovenin, kunt u andere selecties maken. Zie hiervoor ook de uitleg hierboven over het maken van een Excelexport. Zodra u uw selectie hebt gemaakt, kunt u weer enkele of alle vinkjes aan- en uitzetten bij de vrijwilligers die u een wilt sturen. Als u zover bent, kunt u door op het actie-symbool te klikken, kiezen voor stuur een . Ook nu opent een venster. Alle vrijwilligers die u hebt geselecteerd n waarvan een adres bekend is in Collecteweb (!) zijn nu opgenomen in de lijst van Ontvangers rechts. Bovenin typt u het onderwerp en daaronder uw bericht. Door hierna op de envelop rechtsboven te klikken, verstuurt u de aan de groep: BESTELLING PLAATSEN Vanuit de menukeuze (links) Bestellingen plaatst u een nieuwe bestelling (door op de + rechts te klikken). Met het vinkje bevestigt en verstuurt u de bestelling. U ziet hier ook de bestellingen van voorgaande jaren. Deze kunt u gebruiken als leidraad. Via Collecteweb kunt u eenvoudig een bestelling voor collectematerialen plaatsen. Meer informatie over de beschikbare materialen, vindt u in het hoofdscherm (i, info-icoon in functiemenu links) en dan de keuze-optie Collecte materiaal in het menulijstje rechts. BESTELLING MAKEN Klik op het winkelwagentje in het linker functiemenu Klik daarna op + (rechtsboven het werkveld) U ziet dan het bestelformulier. Vul de gevraagde velden in. Kies het adres voor bezorging. Klik na het invullen op (rechtsboven) om de bestelling te plaatsen

6 U ziet nu uw bestelling terug in het blauwe winkelwagentje. Zodra deze door ons is gecontroleerd, zal deze oranje worden en ontvangt u een bevestigingsmail in uw mailbox. Als de bestelling wordt uitgeleverd, kleurt het winkelwagentje groen. Hiermee zijn de meest voorkomende handelingen bij de voorbereiding van een collecte aan bod gekomen. Deze handleiding zal binnenkort ook voorzien worden van de handelingen die ná de collecte relevant zijn. Denkt u dan de verwerking van de afrekenstaten bijvoorbeeld. Op de website van de Maag Lever Darm Stichting publiceren wij ook uitgebreide informatie voor organisatoren en collectanten: En vergeet niet: u kunt ons altijd bellen ( ) of en (collecte@mlds.nl) als iets niet helemaal duidelijk is.