v.v. Hulzense Boys Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 19 november 2007

Transcriptie

1 v.v. Hulzense Boys Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 19 november 2007

2 Notulen van de algemene ledenvergadering van de v.v. Hulzense Boys d.d. 19 november 2007, gehouden te Hulsen op Sportpark Smidserve. Aanwezig zijn: 84 leden, zie bijgevoegde presentielijst. Afwezig met kennisgeving: zie bijgevoegde presentielijst. Opening en sluiting Om uur opent voorzitter Henk Meijerink de vergadering. Hij constateert dat er minder dan 2/3 van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Er kan geen rechtsgeldige beslissing omtrent de voorgestelde statutenwijziging worden genomen. Derhalve sluit hij de vergadering. De volgende vergadering wordt gehouden op 19 november om uur. Opening en vaststelling agenda Om uur opent Henk Meijerink voor de laatste keer als voorzitter de vergadering. Hij constateert dat nog steeds geen 2/3 meerderheid van de leden aanwezig is, doch dat er gezien de eerdere oproeping een rechtsgeldige basis bestaat om besluiten te nemen over de voorgestelde statutenwijziging. Vervolgens vraagt de voorzitter een minuut stilte voor de leden die ons zijn ontvallen sinds de vorige vergadering; Carel en Judith van Uunen, Herman Bouwhuis en Bas Hallink. De secretaris heeft een voorstel voor het vaststellen van de agenda gedaan, zie bijgevoegde kopie. Voorzitter Henk Meijerink stelt voor om punt 12 bestuursmededelingen te wijzigen in punt 8a. De vergadering gaat akkoord. Vaststellen notulen vorige vergadering De vorige secretaris Jan Bouwhuis heeft de notulen samengesteld. Deze worden door secretaris Jos Pijffers voorgelezen. Bé Nijmeijer heeft een opmerking over het geschrevene over de gift van de supportersvereniging. Deze opmerking zal uit de notulen worden gehaald. Voor de rest zijn er geen opmerkingen. De notulen worden derhalve onder dankzegging aan de samensteller vastgesteld. Vaststellen jaarverslag van de secretaris Het jaarverslag heeft ter inzage gelegen in de bestuurskamer. De opbrengst van de sponsorloop zal worden aangepast. Verder zijn er geen opmerkingen en wordt het verslag vastgesteld. Vaststellen jaarverslag van de penningmeester Penningmeester Arjan Meijerink zet uiteen hoe het de vereniging het afgelopen jaar financieel is vergaan. Hij geeft op een aantal posten een extra toelichting: Opbrengsten extra acties, hieronder vallen onder andere o Opbrengst sponsorloop; o Opbrengst merchandising/supporterwear. Stijging opbrengsten sponsoring; dit komt o.a. doordat de vereniging nu een jeugdsponsor heeft. Stijging huisvestingskosten; de kosten voor met name energie zijn het afgelopen jaar flink gestegen. Daarnaast heeft de vereniging een flinke afrekening gekregen inzake de levering van elektriciteit. Dit wordt uitgezocht of dit correct is. De obligatielening die de vereniging kende is nu geheel verdwenen. De laatste obligaties zijn terugbetaald.

3 Begroting; afgezien van een extra opgenomen post voorziening nieuwbouw kleedkamers heeft de vereniging conform begroting gedraaid. Een prestatie op zich. voorzitter Henk Meijerink maakt nog melding van een mogelijk lijk in de kast. De vereniging heeft een nagekomen nota gekregen van een aantal duizenden euro s inzake extra kosten met betrekking tot de nieuwbouw van de kantine. Dit wordt uitgezocht. Bé Nijmeijer vraagt of de marges in de kantine de laatste jaren gedaald zijn. De penningmeester geeft aan dat dit inderdaad zo is. Jan Bouwhuis vraagt zich af of de prijzen in de kantine en de contributie niet de lucht in moeten, aangezien de vereniging bij gestegen kosten de begroting op nul wil houden voor het seizoen voorzitter Henk Meijerink geeft aan hier later in de vergadering op terug te komen. Verslag van de kascommissie De kascommissie bestond dit seizoen uit René Snellink en Jan van der Heide. René voert het woord namens de commissie en geeft aan de penningmeester de boeken goed voor elkaar heeft. Verkiezing leden kascommissie Bram Freie stond als reserve op de lijst en zal de plaats van René Snellink in nemen. Ruud Bremmer had zich vorig jaar als tweede reserve aangemeld. Voor aanvang van de vergadering heeft hij aangegeven dit jaar als reserve op de lijst te willen staan. De vergadering gaat hiermee akkoord. Voorstel contributiewijziging Mede gezien de stijgende lasten van ondermeer: huisvesting; trainers; enz. wil het bestuur voorstellen de contributies aan te passen. Penningmeester Arjan Meijerink geeft middels een overzicht aan wat de contributies van clubs in de regio zijn. Dit leidt tot de volgende conclusies: Contributies van de jeugd tot en met 14 jaar zijn liggen op een acceptabel niveau in vergelijking met andere verenigingen. HB zit daarbij aan de bovenkant; Contributies van 15 t/m 17 jaar zijn normaal in vergelijking met andere verenigingen; Contributies van senioren zijn aan de lage kant in vergelijking met andere verenigingen. Het bestuur stel het volgende voor: Verhoging contributie 16 t/m 17 jaar met 0,50 per maand naar 7,50 Verhoging contributie senioren met 2,00 per maand naar 12,00 Vanuit de vergadering komen de volgende reacties: Eric Velnaar: waarom kan de jeugd van 15 t/m 17 jaar geen 1,00 meer betalen? Jan Bouwhuis valt hem bij, evenals Kees Oosterhoff en Henk Piksen. De opmerking wordt veelal gehoord dat veel ouders ook zouden vinden dat er bijna voor niets gesport kan worden. Bé Nijmeijer doet het voorstel om de contributie van de groep 16- en 17-jarigen op te trekken naar 9,00, desnoods trapsgewijs; 8,00 per 1 januari en 9,00 per 1 juli. De penningmeester geeft aan dat hij dit niet wenselijk vindt. De voorgestelde verhoging is een

4 weloverwogen voorstel geweest van het bestuur. Het bestuur wil zorgen voor een evenwichtige opbouw in de contributie. Sport moet betaalbaar blijven voor de jeugd. Na enige discussie over het onderwerp wordt voorgesteld om de contributie als volgt te verhogen: Verhoging contributie 15 t/m 17 jaar met 1,00 per maand naar 8,00 Verhoging contributie senioren met 2,00 per maand naar 12,00 Bestuursmededelingen Vanuit het bestuur is het volgende te melden aan de leden: Zoals eerder genoemd dalen de marges in de kantine. De inkoopprijzen zijn gestegen. De prijzen in de kantine zullen naar alle waarschijnlijkheid worden aangepast per 1 januari 2008; Problematiek douches; regelmatig wordt hierover geklaagd. De vereniging is druk bezig met een onderzoek naar de oorzaken van het probleem. Bouw kleedkamers; het bestuur is bezig om een begroting samen te stellen voor de bouw van nieuwe kleedkamers. Tevens wordt aan een tekening gewerkt. De plannen en begroting zullen t.z.t. worden voorgelegd aan de leden. Wetraveld; het afgelopen seizoen heeft het veld veel problemen gekend. Op het moment houdt het veld zich redelijk. Over de problematiek rond de capaciteit van het wetraveld en daarmee van het sportpark is gesproken met de gemeente. 26 november aanstaande is er een vervolggesprek. Sponsorplan; dit zal de komende tijd de aandacht krijgen van het bestuur. Roken in de kantine; als gevolg van wetgeving zal het per 1 juli 2008 verboden zijn om in de kantine te roken. Bijzondere bestuursmedelingen Sportman-, vrouw, -ploeg van het jaar De voorzitters van de voetbalvereniging en de supportersvereniging hebben Gerrit Brinkman uitgeroepen tot sportman van het jaar. Vanwege zijn lange staat van dienst binnen de vereniging verdient hij het om extra in het zonnetje gezet te worden. Onder applaus van de leden ontvangt hij een envelop met inhoud. Benoeming ereleden Het bestuur stelt aan de leden voor om Alex van Keulen te benoemen tot erelid van de vereniging vanwege alle werkzaamheden die Alex voor de club heeft gedaan en nog steeds doet. De leden gaan hier onder luid applaus mee akkoord. Afscheid bestuurleden Henk Meijerink en Dick Bokdam treden af als voorzitter respectievelijk bestuurslid bouwzaken. Met enig ceremonieel draagt Henk de echte voorzittershamer over aan Erik Bergboer. Erik wordt onder applaus benoemd tot nieuwe voorzitter van de voetbalvereniging. Hij geeft aan zijn stinkende best te zullen gaan doen. Erik leidt de rest van de ledenvergadering. Dick ontvangt voor zijn inzet als bestuurslid een attentie. Henk wordt een receptie aangeboden op 1 december aanstaande.

5 Nadat Erik Bergboer de hamer ter hand heeft genomen doet hij het voorstel om Henk Meijerink te benoemen tot erevoorzitter van de vereniging. Met een staande ovatie wordt dit voorstel door de leden aanvaard. Voorstel statutenwijziging Het bestuur doet een voorstel tot wijziging van de statuten conform het concept d.d. 6 november 2007, welke samengesteld is door Van Kaam, Kemp, Snijders Netwerk notarissen te Nijverdal. Bestuurslid Benno de Jong geeft aan een gesprek te hebben gehad met Carel van Uunen over de statuten. Ondanks zijn ziekte was Carel zo moedig om zijn standpunten te verdedigen. Hij blijkt echter een fundamenteel meningsverschil te hebben met het bestuur. Hij zou liever zien dat de modelstatuten van de KNVB niet worden gebruikt. Het bestuur is echter van mening dat het beter is dit wel te doen, om de vereniging niet buitenspel te zetten bij de KNVB. Jan Veneman heeft een tweetal vragen bij het bestuur neergelegd over de statuten: 1. Hoeveel leden zijn er nodig voor het beleggen van een vergadering? Antwoord: er zijn 90 stemmen nodig. Een volwassen lid heeft 3 stemmen, een jeuglid 1. Dus minimaal 30 leden nodig, maximaal Er wordt met enige regelmaat gesproken over organen van de vereniging. Welke worden hiermee bedoeld? Dit staat niet in de statuten. Antwoord door Benno de Jong: dat klopt, dat is een bewuste keuze. Indien organen met naam worden genoemd, is de opsomming limitatief. Het bestuur kiest er voor om de organen te benoemen in een huishoudelijk reglement. Dit moet ook door de leden worden vastgesteld, dus deze hebben altijd het laatste woord. Zo is de vereniging flexibeler. Voor statutenwijziging is immers een notariële akte nodig, met bijbehorende kosten. Uit de vergadering komen verder geen vragen. Op de vraag van Benno de Jong of iemand niet akkoord kan gaan met de voorgestelde wijziging wordt geen antwoord gegeven. Voorzitter Erik Bergboer concludeert dat de statutenwijziging is vastgesteld. Het bestuur zal de akte laten passeren bij de notaris. Rondvraag Bij de secretaris zijn de volgende vragen per binnengekomen. Het betreft vragen van Herman Beltman. 1. De plafonds van de kleedkamers kunnen die gesaust worden? Bijv. alle teams 1 kleedkamer te laten doen in de winterstop? Antwoord: dit gebeurd inderdaad in de winterstop. Tevens komen er nieuwe plafondplaten in de douches. 2. Komt er bij de hoofdingang nog weer een nieuwe poort met een prachtig logo erboven? Antwoord: bord boven de ingang zijn we mee bezig. Kost even tijd, omdat Sion/Plaatselijk belang ook graag een plekje op het bord wil. Wij zijn in onderhandeling. 3. Bij de nieuw te bouwen kleedkamers; zou er rekening mee kunnen worden gehouden dat er aan de buiten kant een spoelbak met kranen word geïnstalleerd. Dit omdat er vaak de schoenen worden omgespoeld in de kleedkamer. Antwoord: wij zullen dit meenemen in de plannen.

6 4. Druk van het water in de kleedkamers is veel te laag vooral als alle teams tegelijk douchen. Vooral kleedkamers 5 en 6. Het antwoord was reeds eerder in de vergadering gegeven. 5. Bestaat er de mogelijkheid om eens te onderzoeken of het nut heeft om in de kantine met muntjes te gaan werken? Door bijv. bier vaste prijs te maken,frisdrank,koffie etc ook,sterk alcoholische drank bijv. 2 muntjes? Dit om het barpersoneel te ontlasten van veel rekenwerk? Antwoord: het is een goed voorstel. Het bestuur vraagt zich echter af of dit gezien de prijsverschillen praktisch toepasbaar is. We zullen overleg plegen met de kantinecommissie. 6. Zou er geen sleuteladres kunnen worden gemaakt? Dit is voor als er een keer iemand niet is bijv. op de training of voor de kantine enz enz., zodat iedereen weet waar een sleutel is. Antwoord: ook dit zal overlegd worden met de kantinecommissie. 7. Kan er geen algemene brief (STANDAARD) worden gemaakt voor de jeugdleiders als ze nieuw zijn,zodat zij weten van wat er van hen verwacht wordt zowel voor de wedstrijd als er erna (o.a. koffieregeling ouders). Antwoord: de technische commissie (Tinus Mulder, Hans Woudsma en Gerwin Bronsvoort) heeft een zogenaamd Voetbaltechnisch Beleidsplan gemaakt. Hierin staat o.a. vermeld wat van leiders e.d. verwacht. Naar verwachting krijgt iedere leider dit binnenkort uitgereikt. Uiteraard krijgen ook nieuwe leiders dit uitgereikt. 8. Vergoeding van de keeper handschoen bestaat dat nog? Antwoord: ja, deze regeling bestaat nog. Keepers kunnen zich melden bij Ab Kleinjan, coördinator materialen. Naast de binnengekomen vragen worden er op de vergadering nog de volgende vragen gesteld: Henk Kampman: Kan er een extra microfoon komen in de kantine voor dit soort vergaderingen. Nu is de vragensteller vaak slecht verstaanbaar. Antwoord: voorzitter Erik Bergboer zegt hier geen voorstander van te zijn in verband met de verwachte discussies over de microfoon. Hij stelt voor de vraag te laten herhalen door de persoon met de microfoon. Henk gaat akkoord. Tim van der Zande: Zijn er plannen om entreegeld te gaan heffen? Antwoord: ja, die zijn er inderdaad. We moeten dit afstemmen met de supportersvereniging, omdat zij nu loten verkopen. Mensen kunnen hun geld maar één keer uitgeven. Er wordt wellicht aangedacht om een combinatieverkoop te doen, dus entreebewijs plus loten. De plannen moeten nog uitgewerkt worden. Bertus Hogenkamp: Volgens Bertus betreurt de vereniging het gedwongen vertrek van Wim woudsma. Wordt er aan gewerkt om Wim te behouden voor de club. Antwoord: bestuurslid Tinus Mulder geeft aan Wim graag voor de club te willen behouden. Besprekingen zijn dan ook gaande. Wim geeft zelf ook nog aan niet precies een invulling voor zijn toekomst voor ogen te hebben.

7 Henry Enserink: De muziekinstallatie buiten is slecht. Kan hier wat aan worden gedaan? Antwoord: Erik Bergboer geeft aan dat hier wat aan gedaan moet worden. Een blamage zoals bij het 12,5- jarig jubileum van Rob Stoelers als speler van het eerste mag niet weer voorkomen. We zullen gaan kijken of de installatie gerepareerd kan worden cq. vervangen moet worden. Jan Bouwhuis: 1. Scorebord functioneert slecht. Kan dit worden opgelost? Antwoord: situatie is niet bekend binnen het bestuur. Een nieuw kastje aanschaffen kost buitenproportioneel veel en is geen optie wat bestuur betreft. Benno geeft aan dat een aantal mensen prima met het scorebord kan omgaan. Vooralsnog zal hier dus niets aan gedaan worden. 2. Vernieuwing kantine: dit zou uitgebreid worden met een jeugdhonk. Wat is de status? Antwoord: er wordt aan gewerkt. Een tafelvoetbalspel is gearriveerd, er moeten nog poten onder. Woensdag 21 november zullen dartborden worden opgehangen. Er is nog een stroomvoorziening nodig voor de biljartklok. 3. Namens zijn zoons: B1 speelt in de hoofdklasse. Het elftal heeft klachten over tenues, accessoires en gebruik trainingsveld. Antwoord: tenues en accessoires worden aan het begin van het seizoen geïnventariseerd. In het seizoen is het elftal verantwoordelijk voor onderhoud hiervan. Het wetraveld en capaciteit sportpark is een probleem. We zijn druk bezig om proberen dit op te lossen. Het heeft de aandacht van het bestuur. Kees Oosterhoff: Hoe is de planning van de bouw van de kleedkamers? Situatie wordt zorgelijk mede i.v.m. damesvoetbal. Antwoord: het bestuur is druk bezig met uitbreiding kleedkamers, maar een concreet tijdspad kan nog niet worden gegeven. Eric Velnaar: Er zou een onderzoek komen naar de haalbaarheid van damesvoetbal. Dit zou gepresenteerd worden. Wanneer gebeurt dit? Antwoord: Tinus Mulder geeft aan dat er gesprekken zijn geweest met coördinator Damesvoetbal, Svea Olthof. Daarbij zijn ook Kees Oosterhoff en een aantal andere dames aanwezig geweest. Kees Oosterhoff springt Tinus bij en geeft aan dat er momenteel te weinig (senioren)dames zijn en dat is gekozen voor samenwerking met MVV 69. De kleedkamers blijven een bottleneck. Echter er stromen wel veel (pupillen en junioren) meisjes in, zodat over een aantal jaren wellicht een damesteam kan worden gevormd. Bé Nijmeijer vindt dat het onderzoek er moet komen. Het standpunt van het bestuur in deze is als volgt: zolang er geen kleedkamers bijkomen, blijft de capaciteit van de accommodatie onder de maat.de vereniging kan niet voldoende bieden om een eigen damesteam te laten spelen. De wens om een eigen damesteam op te zetten blijft, zonder enige vorm van twijfel, bij het bestuur aanwezig. René Snellink: René vraagt zich af of er nu een sponsorplan aanwezig is, aangezien het sponsorbedrag in de begroting aanzienlijk is opgekrikt. Waardoor denkt het bestuur extra sponsorinkomsten te genereren? Antwoord door Erik Bergboer: het bedrag in de begroting is puur gebaseerd op opportunisme. Momenteel is het zo dat de sponsorcommissie uit één persoon bestaat, te weten de voorzitter zelf. Het streven is om een commissie van een man of vier te vormen. Achter de schermen zijn wij hiermee bezig, alsook met het opzetten van een nieuw sponsorplan. Het sponsorbeleid is nu puur reactief; er wordt gereageerd als sponsoren dit

8 zelf aangeven. Dit moet omslaan naar een proactief sponsorbeleid, waarbij ook wat aan sponsoren te bieden valt. Jan Veneman: Hoe zit het met de aanrijroutes van ambulances bij grote drukte, zoals bij de laatste derby s? Kan een ambulance wel het sportpark opkomen? Erik Bergboer antwoordt hierop dat het bestuur hier niet bij stil heeft gestaan. Het is evenwel een heel belangrijk punt. Immers over het terrein achter veld twee zal met slecht weer niet goed gereden kunnen worden, zeker niet bij noodgevallen. Het bestuur zal hiermee aan de slag gaan. J.H. Stobbelaar: Zou de fietsenstalling kunnen worden uitgebreid? Met name bij de derby s staan de fietsen her en der door elkaar. Antwoord door Erik Bergboer: wij hebben hier nog geen aandacht aan besteed. Wel is het zo dat bij derby s het altijd bovengemiddeld druk zal zijn en blijven. Er is echter wel ruimte beschikbaar voor extra fietsenrekken. Wij gaan hieromtrent contact opnemen met de gemeente. Jan Bouwhuis stelt nog een laatste vraag: Financiën: er wordt gereserveerd voor stenen m.b.t. nieuw te bouwen kleedkamers. Heeft het bestuur al nagedacht over de financiële consequenties indien het eerste elftal het volgende seizoen in de 2 e klasse voetbalt? Antwoord: ja, het bestuur is daar momenteel hard mee bezig. Financiën moeten uit meerdere potjes worden gehaald. Tweede klasse betekent het aantrekken van een nieuwe (veelal duurdere) trainer. Daarentegen zal de omzet van de kantine de lucht in gaan. Er spelen heel veel factoren mee, maar het bestuur probeert de vereniging er zo goed mogelijk op voor te bereiden. Op de vraag van de voorzitter of er nog meer vragen zijn wordt geen antwoord gegeven. Onder dankzegging voor aanwezigheid en inbreng sluit de voorzitter de vergadering. Erik Bergboer vraagt Henk Meijerink om nog éénmaal op zijn beroemde wijze een consumptie aan de leden aan te bieden. Aldus opgemaakt te Hulsen, d.d. 19 november 2007 voorzitter secretaris H. Bergboer G.J. Pijffers