Verbinding: met onze bewoners en belanghouders

Transcriptie

1 5 Verbinding: met onze bewoners en belanghouders 42

2 5.1 Bewoners Bewonerscommissies, contactgroepen en contactpersonen Staedion kent 61 geregistreerde bewonerscommissies. Bewoners geven in gesprekken met Staedion over participatie aan dat zij een wens hebben tot maatwerk. De formele wettelijke kaders uit de Overlegwet worden door veel bewoners als belastend ervaren. Participatievormen naast de reguliere structuren Ieder jaar organiseren we een aantal bijzondere participatie bijeenkomsten voor onze bewoners. We gaan steeds op zoek naar nieuwe vormen om bewoners te betrekken bij dat wat binnen Staedion speelt. Staedion hanteert het uitgangspunt dat deze bewoners, in de rol van vrijwilliger, activiteiten ondernemen die ten goede komen aan alle bewoners van een complex en daarmee een algemeen belang dienen. De verschijningsvorm waarin dit gebeurt lijkt daarbij steeds vaker van ondergeschikt belang. Bewoners kunnen participeren in bijvoorbeeld (tijdelijke) projectgroepen, beheergroepen (groen, schoonmaak of groepsruimten) of andere op complexniveau geïnitieerde bewonersinitiatieven. In een vaak informele overleg structuur wordt, veelal op uitdrukkelijk verzoek van de bewoners zelf, gekozen voor ad-hoc overleg met medewerkers van Staedion. 5.2 Ondernemingsraad Samenstelling en verkiezingen Tot 1 juni 2017 was de samenstelling van de OR: de heer C. van Huizen, de heer B. Koopman, mevrouw E. van Maanen, de heer L. Verheij, de heer E. Steemers (voorzitter), mevrouw M. Schaap en mevrouw V. van der Velden. In mei 2017 zijn er algemene OR-verkiezingen gehouden. Er waren tien kandidaten. Van de 350 kiezers hebben er 247 gestemd (71%). Vanaf 1 juni zijn de negen OR-leden: de heer M. Boonekamp, mevrouw R. Hoogduin, de heer T. Lansbergen, mevrouw C. van Luijk, mevrouw E. van Maanen, de heer P. Mekers (vicevoorzitter), de heer S. Ros, mevrouw S. Sieverink (voorzitter) en mevrouw V. van der Velden. Mevrouw C. van Luijk heeft Staedion per 1 oktober verlaten. Voor deze zetel is een tussentijdse verkiezing uitgeroepen. Flexpool De OR heeft per 1 juni 2017 een flexpool opgericht. Aan deze pool nemen negen medewerkers deel, die actief meedenken met de OR. Zij hebben ieder voor een OR-commissie gekozen die aansluit op zijn of haar interesses. Bij organisatiebrede onderwerpen betrekt de OR alle flexpoolers. Commissies De nieuwe OR heeft op zijn eerste tweedaagse cursus besloten met drie commissies te gaan werken. Dit zijn de commissies FOS (Financiën, Organisatie en Strategie), PB (Personeelsbeleid) en Communicatie. De commissies bereiden onderwerpen voor de OR-vergadering voor. Overige overleggen De commissie Personeelsbeleid heeft een driemaandelijks Arbo-overleg met een delegatie van HR. Daarnaast heeft een OR-lid deelgenomen aan de werkgroep aanbesteding nieuwe Arbodienst, en nam een OR-lid deel aan de werkgroep verbetering gesprekscyclus. staedion bestuursverslag

3 Speerpunten OR De OR heeft drie speerpunten geformuleerd: het opleidingsbeleid, pensioenregelingen en duurzame inzetbaarheid. In 2017 heeft de OR zijn kennis op het gebied van pensioenen en duurzame inzetbaarheid verdiept door workshops te volgen. Instemmings- en adviesaanvragen en vergaderingen De OR heeft in 2017 één adviesaanvraag: organisatiewijzigingen en vier instemmingsaanvragen: ICT-protocol, Arbobeleid, SOS-friend en agressieprotocol behandeld. De OR heeft 24 keer vergaderd, en zeven overlegvergaderingen met de bestuurder gehouden. Overige onderwerpen De OR heeft onder meer de evaluatie van het plan Innovatie en veranderkracht bij BIT besproken, het asbestbeleid, het jaarverslag over 2016, en het jaarplan 2018 (incl. begroting). Ook is er kennisgemaakt met de Raad van Commissarissen. De OR-pagina op Stip is verbeterd en bevat steeds actuele informatie. 5.3 Huurdersvereniging Staedion Begin februari 2017 ontving Staedion het trieste bericht van het onverwachte overlijden van de secretaris van de Huurdersvereniging Staedion (HVS), mevrouw Mary van Wissen. Zij was betrokken bij de oprichting van de huidige huurdersvereniging en bleek in de positie van secretaris al snel een waardevolle en drijvende kracht achter het functioneren van de HVS. Zij was altijd voorstander van constructief overleg en wist, soms lastige, onderwerpen naar iedereen begrijpelijk te verwoorden. Voor zowel HVS als Staedion betekent haar overlijden een groot verlies. In de opvolgende periode hebben we met bestuursleden van de HVS gesproken over hun wensen ten aanzien van de wijze van voortzetting van onze samenwerking. Gezamenlijk is besloten om dit per onderwerp in samenspraak te bepalen en de ingezette overlegstructuur verder te handhaven. Hierbij hebben we samen continu gestreefd naar het bereiken van een optimale balans in de hoeveelheid van te behandelen onderwerpen en de wijze waarop de bestuursleden hierbij betrokken worden. Twee HVS bestuursleden zijn in 2017 gestopt met hun werkzaamheden. Dit betrof de heer A. Witte (bestuurslid BC Hagesteyn) en mevrouw A. Nienaber (bewoner Meppelweg). De heer M. Stam (bewoner Werfstraat) is als kandidaat bestuurslid nieuw aangetreden. Eind 2017 bestaat de HVS uit 7 bestuursleden. Dagelijks bestuur HVS: De heer R. Klein, voorzitter (extern bestuurslid en tweede penningmeester) De heer N. van den Bergh, (extern penningmeester) Algemeen bestuur: Mevrouw C. van Straalen, bestuurslid (bewonerscommissie de Waringin) Mevrouw A. Beek, bestuurslid (bewonerscommissie Spaanse Hof) Mevrouw D. Weber, bestuurslid (bewonerscommissie Teunisbloem) De heer K. Schumacher, bestuurslid (bewonerscommissie Teunisbloem) De heer M. Stam, kandidaat bestuurslid (bewoner Werfstraat) Administratieve ondersteuning: Mevrouw A. Maagdenberg (bureau ProMinutes) 44

4 In 2017 vond een regulier maandelijks beleidsoverleg plaats met de stafmedewerker Bewonersparticipatie waarin lopende adviesaanvragen en andere actuele onderwerpen zijn behandeld. Verder zijn, verspreid over het jaar, meerdere themabijeenkomsten over specifieke onderwerpen georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten worden onderwerpen toegelicht waarover de HVS meer informatie wenst of waar zij op een later tijdstip wordt geacht advies over uit te brengen. De wederzijdse ervaringen met deze werkwijze zijn positief. Hieronder volgt een opsomming van behandelde thema s en adviesaanvragen in 2017: De Energie-Index, het Energielabel en de huurpunten (themabijeenkomst) Het beleidsplan Wonen en Zorg (adviesaanvraag) Projectenkalender en planmatig onderhoud (themabijeenkomst) Huurverhoging 2017 (adviesaanvraag) Bijeenkomst herstructurering en renovatie (themabijeenkomst) Evaluatie pilot huurdersparticipatie in de ALV (informatietraject) Nieuw glas- en rioolcontract 2017 (adviesaanvraag) Bespreking jaarrekening 2016 (Zomeroverleg met bestuursvoorzitter) Ontwikkelingen in facturatie en afrekeningen (themabijeenkomst) Overzicht serviceabonnement Wie betaalt wat (informatietraject) Sociaal Statuut 2017 (adviesaanvraag/tripartiteoverleg) Inzet huismeester & complexbeheerder (themabijeenkomst) Portefeuillestrategie 2017 (themabijeenkomst) Prestatiebiedingen 2018 (adviesaanvraag/tripartiteoverleg) Professionaliteit en samenwerking (themabijeenkomst) Jaarverslag Geschillencommissie Wonen Zuid Holland (GCWZH) (informatietraject) Jaarverslag Interne Klachtencommissie Staedion 2016 (informatietraject) Aanbesteding Schoonmaak (adviesaanvraag) Sommige onderwerpen uit deze lijst keren jaarlijks terug; voorbeelden hiervan zijn de jaarlijkse huuraanpassing of de bespreking van de prestatiebiedingen samen met de gemeente en andere huurdersorganisaties. De doorlooptijd bedraagt per onderwerp dan meestal enkele maanden. Andere onderwerpen hebben een langere behandelingsperiode. Zo zijn de voorbereidingen voor het thema Aanbesteding schoonmaak al vroeg in 2016 gestart en zijn bestuursleden van de HVS direct bij dit traject betrokken. Dezewerkwijze levert wederzijds veel voordeel op. We bouwen gezamenlijk kennis op over het onderwerp, en zorgen er gelijktijdig voor dat de mening van huurders vanaf de start wordt meegenomen. We realiseren ons dat we regelmatig een groot beroep moeten doen op de beschikbare tijd en flexibiliteit van de bestuursleden van de HVS. De ontwikkelingen in de maatschappij en politiek staan niet stil. Desondanks merken we dat de bestuursleden steeds weer bereid te zijn om met ons mee te denken en zich met hart en ziel voor onze bewoners in te zetten. Doorkijk 2018 De positie van en de samenwerking met de Huurdersvereniging Staedion versterken we in Dit doen we door gezamenlijk uitvoering te geven aan de uitkomsten van de nieuwe visie op participatie. Ook gaan we aan de slag met de resultaten uit de huurdersenquête. We hopen dat naar aanleiding van de enquêteresultaten zich in 2018 nieuwe kandidaat bestuursleden zullen melden. Daarnaast blijven we met elkaar in gesprek over tal van onderwerpen. Eén van de eerste agendapunten in 2018 is de klantbeloften van Staedion. We bekijken in samenwerking met de HVS hoe deze extern gepresenteerd kunnen worden. In 2018 sluiten we ook een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de HVS. staedion bestuursverslag

5 5.4 Overige belanghouders Nieuwe prestatieafspraken met gemeenten Corporaties zijn vanaf 2015 verplicht om jaarlijks een bod uit te brengen aan gemeenten aan de hand van de woonvisie van de gemeente. In 2017 heeft dit geleid tot enkele aanvullende afspraken tussen Staedion en de gemeente Den Haag. Aanvullende afspraken, omdat we nog lopende prestatieafspraken hebben voor Met de gemeente Rijswijk hebben we nieuwe prestatieafspraken gemaakt en de afspraken met Westland en Leidschendam-Voorburg zijn gecontinueerd. Door het beperkte aantal woningen van Staedion in Delft zijn nadere prestatieafspraken met de gemeente Delft niet nodig. Met de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn begin 2018 nieuwe afspraken gemaakt. Samenwerking gemeente Den Haag Met de gemeente Den Haag werken we intensief samen op verschillende onderwerpen, zowel voor de gehele stad als op stadsdeel of zelfs wijkniveau. Vaak maken we afspraken met de gemeente en andere corporaties gezamenlijk. Ook is er een tripartiteoverleg met de drie grote corporaties, de gemeente en de huurdersorganisaties van de drie corporaties. Dit jaar maakten we met corporaties en gemeente afspraken over extra woningen voor cliënten van zorginstellingen. Staedion realiseerde al dit jaar vrijwel volledig de afgesproken bijdrage. Mede dankzij inzet van Staedion werden in Den Haag 58 complexen van drie woningcorporaties complexgewijze aanpassingen gerealiseerd om bewoners beter langer zelfstandig thuis te kunnen laten wonen. Deze werden bekostigd vanuit de WMO. Een nieuwe manier van werken die een vervolg waard is. Afgelopen jaar heeft bovendien overleg plaats gevonden over het digitaliseren van de voorrangsverklaringen. Met ingang van januari 2018 kunnen bewoners van de stad rechtstreeks een aanvraag indienen bij de gemeente en gebeurt dat grotendeels digitaal. Samen met de corporaties zijn afspraken met de gemeente gemaakt over de nieuwbouwopgave in de stad. Dit heeft geleid tot een nieuwbouwoverleg: twee keer per jaar vindt er op een transparante manier, met de corporaties en de gemeente, afstemming plaats voor de nieuwbouw. In het najaar heeft er een samenwerkingstafel middenhuur plaatsgehad, welke heeft geleid tot een markttoets voor een complex van Staedion. Deze markttoets is begin 2018 uitgevoerd door de gemeente. Verder is er een Haagse Energietafel opgestart, wat begin 2018 heeft geleid tot een Haags Energie Akkoord. Samenwerking in de regio Afgelopen jaar is de samenwerking in de regio geïntensiveerd. Samen met gemeenten en sociale verhuur corporaties hebben we de behoefte aan sociale huurwoningen tot 2026 onderzocht. Conclusie: er moeten woningen bij. Dat vraagt om inspanningen van corporaties, maar ook van gemeenten, die immers randvoorwaarden kunnen bepalen. We hebben hierover intensief overleg gehad, dat uiteindelijk is uitgemond in een convenant over de ontwikkeling van de woningvoorraad. In 2018 gaan we nieuwe regionale prestatieafspraken maken. Hierin krijgt dit convenant zeker een plek. 46

6 Actieve rol in De Vernieuwde Stad De Vernieuwde Stad (DVS) is een platform van grote en grootstedelijke corporaties. Binnen DVS wisselen we ervaringen uit en bundelen we krachten op strategische kerndossiers in de corporatiesector. Staedion vervult een actieve rol binnen DVS, onder meer als lid van het Dagelijks Bestuur en als voorzitter van de Werkgroep Investeringen en Stedelijke Vernieuwing. Daarnaast zijn we lid van verschillende werkgroepen. Stakeholdermanagement Kort voor de zomer organiseerde Staedion een belanghoudersbijeenkomst. Centraal stond ons ondernemingsplan: zijn we nog op de juiste koers of moeten we bijsturen. Deze bijeenkomst heeft hebben verschillende aanknopingspunten opgeleverd om te verwerken in onze plannen. In 2018 geven we nog meer vorm en inhoud aan het stakeholdermanagement bij Staedion. staedion bestuursverslag