Notulen van de algemene ledenvergadering van A.T.V. Terbregge van 1 april 2017

Transcriptie

1 Notulen van de algemene ledenvergadering van A.T.V. Terbregge van 1 april 2017 Aanwezig van het Bestuur: De heer Hans Vos, voorzitter De heer Herman Evenwel, penningmeester De heer Ed Hakbijl, algemeen bestuurslid De heer Theo van Dalen, algemeen bestuurslid De heer Theo Koster, algemeen bestuurslid 36 tuinleden hebben de presentielijst getekend, waarvan 2 op basis van een verstrekte volmacht. 1. Opening: De vergadering wordt geopend door de voorzitter Hans Vos. Hij heet een ieder hartelijk welkom. 2. Een ogenblik stilte voor degene die ons is ontvallen: Er wordt een moment stilte gevraagd voor degene die ons is ontvallen. 3. Notulen van 9 april 2016: Er zijn geen opmerkingen over deze notulen, dus de notulen zijn bij deze goedgekeurd. 4. Ingekomen stukken: De familie Brons van tuinnummer 21 heeft bericht niet aanwezig te kunnen zijn op de vergadering. 5. Mededeling voorzitter: Vuil stort: Er wordt nog steeds vuil gestort bij de oude nutstuinen. Niet meer doen in verband met de herinrichting. Als daar wel vuil gestort wordt, moet er waarschijnlijk betaald gaan worden voor het verwijderen van het afval aldaar. Overig vuil in de ondergrondse vuilcontainers in de omgeving. Een aantal mensen gaan stoppen met de tuinvereniging. Zolang je lid bent moet je gewoon je werkbeurten doen en je verplichtingen nakomen. Zolang je je huisje hebt, de taken en betalingen uitvoeren. Op de wandelpaden en op Facebook wordt gezegd: Het bestuur, dat zijn geheimschrijvers. Dit is niet de bedoeling. Veel vergaderingen gehad over de A16. Afgesproken is om geen lelijke dingen te zeggen over alle betrokken partijen, zoals Stadsontwikkeling, gemeente enzovoorts, ondanks dat Stadsontwikkeling de vereniging in de kou heeft laten staan inzake het ondertekenen van het protocol en dergelijke. Tot nu toe was er geen zekerheid over de toekomst van de vereniging, daarom zijn er ook geen definitieve uitspraken gedaan door het bestuur. Liever geen lelijke dingen zeggen over bestuursleden. Als het bestuur iets niet goed doet, willen we dat graag weten. Laten we het gezellighouden als vereniging. 6. Mededeling kascommissie: Verklaring van mevrouw Sija Boon en de heer Hans Haverhals. Steekproefsgewijs de boekhouding gecontroleerd. Complimenten van de kascommissie hoe alles is uitgewerkt. 7. Financieel jaarverslag 2016 en begroting 2017 door de penningmeester: Het negatieve financiële resultaat van 2016 ad euro valt hoger uit dan het negatieve resultaat van Ten opzichte van het negatief gebudgetteerde resultaat ad euro is het verschil echter maar 284 euro slechter. In 2016 is de vereniging geconfronteerd met een aanslag waterschapsbelasting over de jaren 2013 tot en met 2016.Tot het jaar 2016 zijn deze kosten nooit in rekening gebracht. De totale aanslag over de jaren 2013 tot en met 2016 ad heeft de vereniging voor haar rekening genomen. Als deze post niet was verschenen was het negatieve resultaat over 2016 beperkt gebleven. Vanaf het jaar 2017 wordt de aanslag waterschapsbelasting in rekening gebracht bij de tuinleden. Opbrengst uit verenigingsgebouw en activiteiten. Voldoende voor de vereniging. Ieder jaar weer een strijd om een goed resultaat te behalen. Ook dit jaar weer gelukt.

2 Als we naar de balans kijken hebben we bijna euro in kas. Iets minder dan het jaar ervoor. Afgelopen jaar is geïnvesteerd in verdeelkasten op het tuincomplex. Ondank deze grote investering en de aanslag waterschapsbelasting toch een redelijk bedrag in kas. De beschikbare liquide middelen (= liquide middelen + vorderingen minus kortlopende schulden) bedraagt ultimo 2017: euro. Een kleine afname ten opzichte van 2015 ( euro). Zijn de cijfers die ik verstrek iedereen duidelijk? (Geen commentaar) Worden er volgend jaar nog investeringen gedaan? Dat komt zo aan de orde. Begroting: Aanpassing terras verenigingsgebouw. Dit is al jarenlang een aanfluiting en daar willen we verandering in brengen. Hier hebben we toestemming voor nodig van de leden van de vergadering. Er is al rekening mee gehouden in de begroting. Het gebudgetteerde resultaat in 2017 is negatief euro. Dit is na afschrijvingen. Als we de afschrijvingen eraf halen, komen we altijd nog positief uit. We zijn altijd sterk afhankelijk van de inkomsten van het verenigingsgebouw en de activiteiten die georganiseerd worden. We willen de gelegenheid creëren om wat op te bouwen. Gaat het zoals afgelopen jaar, of ontwikkelen zich allerlei zaken? We hebben er rekening mee gehouden. Vragen naar aanleiding van begroting? Vraag: Wat worden de investeringen? Het terras, maar dat komt dadelijk aan de orde. Overkapping en meubilair. Vraag: Blijft het terras op dezelfde plek? Het verenigingsgebouw blijft op dezelfde plek, dus terras ook. Mevrouw Sija Boon: Zijn er genoeg leden aanwezig om hierin een beslissing te nemen? Nu 38 mensen aanwezig. Mevrouw Sija Boon: Eigenlijk moet ¾ akkoord stemmen. De heer Hans Vos: Ik dacht de helft? Wordt nog nagekeken? Verder geen vragen over begroting dit jaar? Nee. 8. Toestemming aanpassing terras verenigingsgebouw: De heer Theo Koster is gisteren in Eindhoven gaan kijken voor een overkapping voor het terras. Mooie dingen gezien. Er wordt gekeken naar een overkapping die deugdelijk is en zeker 10 jaar mee gaat. Kosten: euro, 350 euro per jaar afschrijving. Zijn er mensen die hierop tegen zijn? Lid: Zonder te zien kan ik moeilijk akkoord gegeven. Overkapping is te zien op de website van Tuin maximaal. Hierop staat een omschrijving. Het is een bouwpakket wat we zelf in elkaar moeten zetten, want anders wordt het veel duurder. (Wordt enige tijd later ook geprojecteerd) Aluminium en polycarbonaat, 12 bij 4 meter, in de staanders zit de afvoer voor hemelwater. Er zijn ook offertes op laten maken voor complete overkappingen, maar dat zijn overkappingen die hier geplaatst worden en dat wordt een stuk duurder (15.00, ,00 euro). Lid: Als wij wat aan willen bouwen hebben we dan goedkeuring nodig? Hebben we voor de aanbouw van de overkapping geen goedkeuring nodig? Dit betreft een vervanging van de oude overkapping, dus geen andere toestemming nodig. Zelfde ruimte wordt overkapt, zelfde voorwaarden als die op de terrasvergunning staan. Wij mogen niet buiten onze vergunning bouwen. Heeft er iemand bezwaar tegen deze aanschaf? Volgende week op de website. Wachten nog even met bestellen, 2 weken, zodat iedereen kan kijken. Als we veel bezwaren krijgen, dan gaan we er niet mee verder. Ga ervan uit dat we het netjes willen maken, zodat het representatief en functioneel is. Voorstel aangenomen.

3 9. Mededelingen vanuit commissies: Bouwcommissie: Weinig gedaan afgelopen jaar. Er zijn wat huisjes verkocht en wat dingen geregeld en zaken afgedaan. De meeste tijd is gaan zitten in de nieuwe opzet van het complex. Jammer dat de helft moet verdwijnen. De bouwcommissie is voor de tuinvereniging niet veel in actie gekomen. Er staan nog 2 huisjes te koop. 1 moet er nog getaxeerd worden, de ander is reeds getaxeerd. Ed Hakbijl van de tuincommissie. Er blijft 1 persoon over, dat ben ik. Er moet iemand bij, ik kan het in mijn eentje niet bolwerken. Er staan 40 mensen op de lijst voor de tuin. Met zo weinig mensen kan ik het complex niet onderhouden. We moeten ook opzoek naar iemand die de tractor wil rijden. De heer Rob Roggeveen meldt zich aan voor de tractor. De heer Ed Roos en de heer Roy Rietdijk melden zich ook aan bij Ed. Lid: Tuinaarde regelen? Alles wordt weer gewoon geregeld, gasflessen, tuinaarde, enzovoorts. 10. Benoemen en/of herbenoemen commissies: Bouwcommissie, voorzitter: Mijn tijd gaat dit jaar zeker zitten in de aanleg van het nieuwe complex. Ik verwacht dat dit meer wordt. Ik heb besloten om het voorzitterschap van de bouwcommissie neer te leggen, dus we moeten op zoek naar een nieuwe voorzitter. Voorzitter voor de bouwcommissie: De heer H. Haverhals gaat de bouwcommissie ondersteunen. Voorzitter kascommissie: Ik stop en mevrouw Silvana Bierhuizen stopt ook. Wie wil zich beschikbaar stellen voor de kascommissie? De heer H. Vaatstra van tuinnummer 56, 11. Aftreden voorzitter, de heer J.W.M. Vos en voordracht van kandidaten: De heer Hans Vos: Ik ben verhuisd naar Duitsland, het is voor mij niet handig om hier naar toe te komen, dus op zoek naar een nieuwe voorzitter. Wie wil de hamer van de voorzitter overnemen. Ik zal de nieuwe voorzitter ondersteunen. Zonder voorzitter hebben we een probleem. Niemand meldt zich aan, geen voorzitter. 12. Functie penningmeester, de heer H.H. van Evenwel is herkiesbaar en eventuele voordracht voor andere kandidaten: Functie Penningmeester: De heer H.H. Evenwel (Herman) wordt herbenoemd. (Geen tegenkandidaten en geen bezwaar op herbenoeming) 13. Functie secretaris, voordracht kandidaten: Functie secretaris. We hebben echt een secretaris nodig. Herman kan niet penningmester en secretaris zijn. Wie wil? Anders moeten we extern iemand aantrekken en dat gaat de vereniging geld kosten. Geen aanmeldingen. Bestuur gaat iemand van buitenaf aantrekken en dat gaat geld kosten. Lid: Ik denk dat dat beter is, want de bestuursleden zijn altijd de pispaal. De heer Hans Vos: Dit kan niet de bedoeling zijn. Vind het vervelend om dat op de wandelpaden te horen. Het kan niet de bedoeling zijn dat niemand in het bestuur plaats wil nemen omdat je anders de pispaal zou zijn, ook als bestuurslid ben je ook gewoon tuinder net als iedereen die lid is van de vereniging, je verzet alleen wat meer vrijwilligerswerk. Niemand meldt zich aan, secretaris wordt van buitenaf aangetrokken. 14. Functie algemeen bestuurslid, de heer Th. van Dalen is herkiesbaar voor een termijn van 1 jaar en eventuele voordacht van andere kandidaten: De heer Th. van Dalen (Theo) herkozen als algemeen bestuurslid. (Geen tegenkandidaten en geen bezwaar op herbenoeming)

4 15. Functie algemeen bestuurslid, de heer E. Hakbijl is herkiesbaar voor een termijn van 1 jaar en eventuele voordacht van andere kandidaten: De heer E. Hakbijl (Ed) wordt herkozen als algemeen bestuurslid. (Geen tegenkandidaten en geen bezwaar op herbenoeming) De heer Ed Hakbijl: Ik heb een lijst gemaakt met werkuren. Iedereen die de werkuren moet maken, kan op de lijst kijken en zien welke tijden er beschikbaar zijn. Dit komt ook op de site en op het mededelingen bord te hangen. 11:40 uur pauze. 16. AVVN: De heer Theo Koster is naar een bijeenkomt geweest van de RBvV en de AVVN. Dit was in de Onderzeebootloods op de Heijplaat. Uitkomst baart mij zorgen. De toekomst van de complexen in Rotterdam gaat veranderen. Het belangrijkste dat is afgesproken, is dat er een samenwerkingsverbond komt tussen de RBVV en de AVVN. RBVV blijft de belangen van de leden behartigen. De vereniging wordt ook lid van de AVVN. AVVN gaat de uitvoerende taken overnemen van de RBVV. Al het onderhoud van de tuinen, bomen en sloten, enzovoorts, komt via de AVVN terug naar ons. Zij gaan nu als eerste nieuwe statuten en huishoudelijk reglement maken voor de vereniging, met heel wat minder regeltjes dan bij de RBVV. De gemeente is duidelijk, afmetingen en bouwvoorschriften en dergelijke blijven hetzelfde. De AVVN gaat dus een voorzet maken voor de statuten en het reglement voor de vereniging. De vereniging wordt beheerder van het park en de vereniging gaat dus ook zelf in overleg met de AVVN de werkzaamheden in kaart brengen en in overleg laten en/of zelf doen met vergoeding en/of materiaal via de AVVN. We kunnen het onderhoud zelf uitvoeren, of via de AVVN een aannemer inhuren voor het onderhoud in de toekomst. Onder andere hiervoor hebben we een secretaris nodig, om goed te kunnen onderhandelen over het reglement. Aan dit alles zijn ook kosten verbonden. AVVN gaat hierin ook voor een deel in voorzien. En anders zijn het kosten die de vereniging moet ophoesten. Lid: De grondhuur, gaat dit via stadsontwikkeling? De heer Theo Koster: We betalen alleen de grond die verhuurd is. Lid: Ik hoor dat dit bij andere verenigingen anders is. De heer Theo Koster: Dat klopt. Lid: Zou dus in de toekomst ook hier kunnen gebeuren. De heer Theo Koster: Het is de keuze van de gemeente geweest om dit zo te doen, en we proberen zo min mogelijk onderhoud te krijgen in het nieuwe complex. De heer Theo Koster: Bij leegstand van de tuinen gaan wij daarvoor niet betalen. Dit hebben wij al bij de gemeente neergelegd. We willen ook van buiten de gemeente leden aan trekken. Lid: Er komt een grote verantwoordelijkheid bij het bestuur. 17. Stand van zaken A16 en ontwikkeling aandeel nieuw deel tuincomplex: De laatste 3 weken zijn hectisch geweest. 15 Maart was er een bestuursvergadering en de vereniging heeft vragen gesteld aan de wethouder: Waarom duurt dit zo lang? Waarom kunnen Rijkswaterstaat en Stadsontwikkeling niet tot overeenstemming komen. Wethouder heeft gezegd om hierop druk uit te oefenen om zo snel mogelijk tot een resultaat te komen. Directeur Rijkswaterstaat heeft om de tafel gezeten met Stadsontwikkeling om tot een resultaat te komen. Ik heb ook met stadsontwikkeling om de tafel gezeten. Heb een aardig inzicht gekregen in het kostenplaatje wat er nu ligt. Stadsontwikkeling legt een bedrag op tafel waar Rijkswaterstaat niet mee akkoord gaat. Het grootste punt wat hier wringt is de 20 procent opslag van de gemeente. Dit is euro. Dit is dus boven op het bedrag wat het gaat kosten en Rijkswaterstaat gaat hier dus niet mee akkoord. De taxateurs kunnen hier niet mee akkoord gaan. Daarom zijn de directeuren van beide instanties bij elkaar gekomen om te zien of ze eruit kunnen komen. Zelf ook water bij de wijn gedaan. Bepaalde werkzaamheden zullen niet uitgevoerd worden: Nieuwe sloot met nieuwe beschoeiing, dit gaat niet door. De oude sloot kan makkelijk blijven, een nieuwe sloot is niet nodig, dus ook geen kosten. 4 Tuinen extra in ontwikkeling. Die komen er wel, maar die worden niet helemaal volledig afgebouwd voor de verhuur. Ook een aantal betonplaten in moeten leveren om nieuwe huisjes op te bouwen. Op de tuinen die nu wel beschikbaar zouden komen, krijgen een betonplaat. De nieuwe, nog niet verhuurde tuinen, krijgen zand, kan over een paar jaar wel afgebouwd worden, maar moet eerst 2 jaar inklinken. Daarna kan hier prima een huisje op gebouwd worden. Zou voor de tuin geen verschil moeten maken a euro besparing.

5 Afgelopen woensdag grote vergadering tussen directeuren van Stadsontwikkeling en Rijkswaterstaat. Beklonken dat de verklaring ondertekend wordt en het geld op onze rekening kunnen krijgen en het nieuwe complex gerealiseerd kan worden voor het bedrag wat Stadsontwikkeling in gedachten had. Komende week de huurovereenkomsten ondertekenen met de leden die weg moeten. Eindelijk dus na 2 jaar resultaat. Hoera voor de nieuwe en de oude leden. De werkzaamheden gaan beginnen op begin september We gaan aan de slag om onze tuinen in orde te maken. Werkzaamheden duren tot februari Tot die tijd kunnen de nieuwe huisjes geleverd worden. Riolering, water enzovoorts op de plek waar wij ze willen hebben. Binnen 2 weken zie je al de start van de werkzaamheden, aanleg van de nieuwe situatie. Dit is te danken aan de nieuwe voorzitter van de gebiedscommissie en de belangen van de Luwte. We gaan verder met Stadsontwikkeling over de nieuwe invulling van het nieuwe complex. Dit is het voorlopig, daar moeten we het even mee doen. Hopen over 2 weken een goede tekening te hebben. Vraag: Hoeveel locaties zijn er ingevuld en hoeveel niet? De nieuwe ingevulde locaties toch invullen om meer draagkracht te creëren voor de vereniging. 31 tuinen weg, 35 tuinen terug. Op dit moment rond de 20 ingevuld. Vandaar dat ik heb gezegd dat ik kan leven met 10 tuinen zonder betonplaat. Als we geen invulling hebben, hebben we geen leden en mist de vereniging inkomsten. Vraag: Zijn er restricties voor nieuwe leden? Wij hebben het liefst meewerkende leden. We hopen op een wat jongere instroming, ook goed voor de vereniging. Vraag/idee: Folders rondbrengen in appartementen? Tot nu toe nog geen zekerheid dus moeilijk om daarin nu al beslissingen te nemen. De heer Hans Vos: Zodra we precies weten welke plaatsen we hebben, gaat het bestuur actief naar buiten treden voor het werven van nieuwe leden en de vereniging weer op te laten bloeien. Vraag: 11 plaatsen beschikbaar? Dit klopt. Vraag: Wat moeten de leden die weg moeten met hun spullen? Tot volgend jaar 1 april blijft alles staan. In die tijd zorgen dat alles klaar is om de spullen over te brengen. Proberen tot 1 mei te verlengen, maar dat wordt wel lastig. Vraag: Vanaf februari huisje zetten. Zou moeten kunnen ja. Ook gevraagd of er rijplaten gelegd kunnen worden. Dat wordt geregeld. In mei volgend jaar wordt de definitieve bestrating aangelegd. Vraag: Onderhoud complex wordt dit een rotzooi met alle leegstand? De heer Theo Koster: Met RWS is onderhandeld en hieruit is gekomen dat wij het onderhoud gaan doen van de tuinen waarvan de mensen direct vertrekken na ondertekening en hiervoor krijgen wij een vergoeding. Hiervoor kunnen mensen zich opgeven om onderhoud te plegen. Vraag van de heer van de Brule: Als ik het goed begrijp krijgen we binnen 6 weken bericht? De heer Theo Koster: Ik heb de huur ontbindingen van Rijkswaterstaat gehad. Die heb ik teruggestuurd omdat er nog een paar fouten in stonden. Zij gaan de aanpassingen doen. Daarna sturen ze deze terug. Daarna kan ik ze laten ondertekenen en stuur ik ze terug. Dan duurt het 6 weken om het geld op je rekening te storten. Terugkopen: Hierover afspraken maken met de aannemer? Over bijvoorbeeld stenen, schuurtje enzovoorts. 18. Rondvraag: Leden van de bouwcommissie tuin: de heren Theo Koster en Harry Cas. Verwarring: de heer H. Vaatstra is genoteerd voor de kascommissie, maar wil voor de bouwcommissie? Is voor de kascommissie. De heer Hans Vos: In het jaarverslag stond vermeld dat er in 1 huisje was ingebroken. Dit bleken 2 huisjes te zijn. Heeft iemand met een schroevendraaier ramen en deuren open gewrikt en dingen vernield en dingen weggenomen. Let goed op je hang- en sluitwerk en let goed op elkaars huisje. De heer Hans Vos komt nog even terug op de vraag voor een nieuwe voorzitter voor de tuinverenging? Niemand meldt zich aan. Als er niemand op tegen is, dan blijf ik tot september aan. Applaus, dus de heer Hans Vos blijft tot september 2017 aan als voorzitter (inmiddels heeft de heer Hans Vos besloten om tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering in april 2018 aan te blijven). De heer Hans Haverhals tuinhuisje 43: Hulp bij het opstellen van de nieuwe statuten en huishoudelijk reglement, als project dus niet als voorzitter. 19. Sluiting: De voorzitter sluit de vergadering en dankt een ieder voor zijn/haar inzet.