Rapportage Werken met ZZP s. Inventarisatie ondersteuningsbehoefte

Transcriptie

1 Rapportage Werken met ZZP s Inventarisatie ondersteuningsbehoefte

2 Inhoudsopgave Opg Opgave van tabellen en figuren 2 Samenvatting 3 1. Inleiding 7 Aanleiding 7 Doelstelling 8 Opbouw rapportage 8 2. Aanpak 9 3. Respons 1 4. Stellingen op basis van beleidsdoelstellingen Stand van zaken invoering zorgzwaartebekostiging 15 Totale stand van zaken en stand van zaken per sector 16 Stand van zaken per onderdeel Aandachtspunten volgens zorgaanbieders Ondersteuningsbehoefte 34 Ondersteuningsbehoefte instellingen 34 Ondersteuningsbehoefte op basis van scores en beantwoording 43 De ondersteuningsbehoefte integraal (behoefte en scores) Opvallende zaken en verbanden Afsluiting: Conclusies en aanbevelingen 5 Bijlage: Tabellenboek I P.1

3 van tabellen Opgave van tabellen en figuren Figuren Figuur 1: voortgang ingevulde vragenlijsten 1 Figuur 2: respons per sector 11 Figuur 3: verdeling stelling 1 12 Figuur 4: verdeling stelling 2 12 Figuur 5: verdeling stelling 3 13 Figuur 6: verdeling stelling 4 13 Figuur 7: verdeling stelling 5 14 Figuur 8: stand van zaken 16 Figuur 9: stand van zaken strategie, beleid en bedrijfsvoering 18 Figuur 1: stand van zaken interne communicatie 2 Figuur 11: stand van zaken primair proces 22 Figuur 12: stand van zaken registratie en ICT 24 Figuur 13: relatie met het CIZ 32 Figuur 14: relatie met het zorgkantoor 33 Figuur 15: ondersteuningsbehoefte per score per sector 35 Figuur 16: ondersteuningsbehoefte zorgaanbieders 35 Figuur 17: ondersteuningsbehoefte GGZ-sector 4 Figuur 18: ondersteuningsbehoefte GZ-sector 41 Figuur 19: ondersteuningsbehoefte V&V-sector 42 Tabellen Tabel 1: redenen niet invullen vragenlijst 11 Tabel 2: punten per categorie o.b.v. score 15 Tabel 3: vragen en antwoorden strategie, beleid en bedrijfsvoering 17 Tabel 4: vragen en antwoorden interne communicatie 19 Tabel 5: vragen en antwoorden primair proces 21 Tabel 6: vragen en antwoorden registratie en ICT 23 Tabel 7: adequate signalering knelpunten 27 Tabel 8: ondersteuningsbehoefte per score 34 Tabel 9: scorevragen strategie, beleid en bedrijfsvoering 43 Tabel 1: geïnformeerde medewerkers 44 Tabel 11: scorevragen primair proces 45 Tabel 12: scorevragen Registratie en ICT 46 Tabel 13: integraal overzicht ondersteuningsbehoefte 47 P.2

4 Samenvatting Het onderzoek In 29 zijn de zorgzwaartepakketten (ZZP s) ingevoerd als basis voor bekostiging in de AWBZ.In het onderzoek Werken met ZZP s wordt inzicht gegeven in de huidige stand van zaken met betrekking tot de invoering van ZZP s. Dit onderzoek genereert de basisinformatie die nodig is om goede invulling te geven aan de verschillende onderdelen van het ondersteuningsaanbod. Samenv Het onderzoek Werken met ZZP s kent de volgende doelstelling: Inzicht krijgen in de stand van zaken en ondersteuningsbehoefte van alle instellingen in de V&V, GGZ en GZ voor de verdere invoering van de zorgzwaartebekostiging. Een vragenlijst is verstuurd naar 11 zorgaanbieders. Er is een hoge totaalrespons van 85%, waarbij de GGZ-instellingen de hoogste respons hebben gegeven. Op basis van deze hoge respons kunnen de resultaten op landelijk en sectoraal niveau als representatief worden beschouwd. Stellingen Om de effecten van de implementatie van de zorgzwaartebekostiging goed in beeld te krijgen, zijn er vijf stellingen in de vragenlijst opgenomen. Scores op deze stellingen laten zien welke resultaten zijn bereikt met de introductie van de zorgzwaartebekostiging volgens de zorgaanbieders. Stelling % geheel of gedeeltelijk eens 1 De zorgzwaartebekostiging heeft geleid tot een eerlijkere verdeling van middelen 81% 2 Door de zorgzwaartebekostiging is een stimulans ontstaan om de vraag van de cliënt centraal te stellen 68% 3 De zorgzwaartebekostiging is een eenvoudig en transparant systeem 54% 4 De zorgzwaartebekostiging heeft geleid tot één taal in de keten 69% 5 De zorgzwaartebekostiging heeft binnen onze organisatie geleid tot een beter inzicht in de zorgzwaarte van cliënten die we in zorg hebben 85% P.3 Over het algemeen wordt er hoog gescoord op de stellingen. De combinatie van geheel mee eens en gedeeltelijk mee eens is altijd meer dan de helft. Bij stelling 5 loopt dit percentage op tot 85%. Stelling 3 scoort het minst, iets meer dan de helft (54%) van de instellingen is het geheel of gedeeltelijk eens met de stelling dat de zorgzwaartebekostiging een eenvoudig en transparant systeem is. Dit beeld is positief afwijkend van datgene wat regelmatig in de publiciteit wordt gebracht en mag derhalve als positief signaal worden gezien.

5 atting Stand van zaken Uit de scores van de totale sector blijkt dat 38% van de instellingen in de categorie kopgroep scoort. Bijna de helft van de instellingen (45%) valt in de categorie middengroep. 17% van de instellingen scoort in de categorie staartgroep. Er is een aantal resultaten dat het meest opvalt als we de sectoren met elkaar vergelijken: GGZ: hoogste percentage in de categorie staartgroep 29%, inclusief de middengroep-instellingen is dat percentage 74%. GZ: hoogste percentage in de categorie middengroep 48%. V&V: hoogste percentage in de categorie kopgroep 46%. Laagste percentage in de categorie staartgroep (13%). Aandachtspunten volgens zorgaanbieders Aandachtspunten volgens zorgaanbieders In de vragenlijst is het voor de zorgaanbieders mogelijk geweest om door middel van een aantal open vragen hun visie en aandachtspunten op de zorgzwaartebekostiging te geven. De zorgaanbieders is de algemene vraag gesteld of zij de indruk hebben dat eventuele knelpunten door landelijke partijen adequaat worden gesignaleerd en opgepakt. Aan de 48% van de instellingen die niet vindt dat knelpunten adequaat worden opgepakt, is gevraagd om een toelichting. Het belangrijkste punt dat de instellingen noemen, is dat de budgettering niet goed wordt opgepakt. Zij geven aan dat door de landelijke partijen voorbijgegaan wordt aan het feit dat de ZZPmix in de loop van het jaar kan veranderen en dat het budget niet mee verandert. De instellingen zijn ook naar positieve zaken gevraagd bij de invoering van de zorgzwaartebekostiging. Vanuit de instellingen worden vier positieve punten aangedragen. De zorgzwaartebekostiging is: 1. Transparant 2. Persoonlijk 3. Duidelijk 4. Eerlijk Hierbij wordt door de instellingen wel opgemerkt dat de praktijk soms afwijkt van het idee achter de zorgzwaartebekostiging. In de beantwoording van de vragen naar de meest hinderlijke aspecten en naar verbeteringen van het huidige systeem is een overlap te herkennen. Het budget wordt het meest genoemd, gevolgd door de indicatiestelling. Wat betreft het budget geven instellingen aan dat ze in onzekerheid verkeren of alle ZZP s vergoed worden. Hierbij bestaan verschillen tussen de zorgkantoren. Bij de indicatiestelling vinden de instellingen dat deze vaak lager uitvallen dan verwacht. Bovendien duurt het lang voor een (her-)indicatie gegeven wordt en vinden instellingen de procedure ingewikkeld en tijdrovend. Wanneer deze resultaten per onderwerp worden opgesplitst, valt op dat de instellingen het best scoren op registratie. Deze wordt, in aflopende volgorde, gevolgd door primair proces, interne communicatie en ten slotte strategie, beleid en bedrijfsvoering. Op dit laatste onderdeel zijn veel instellingen die in de categorie middengroep en in de categorie staartgroep scoren. Met name de GGZ blijft achter op dit onderdeel, zij hebben met 4% een grote groep die in de categorie staartgroep scoort. Ook instellingen in de V&V en GZ kunnen op dit onderdeel nog veel verbeteren, bij hen valt meer dan de helft van de instellingen in de middengroep. Op interne communicatie scoort de V&V het hoogste percentage instellingen in de categorie kopgroep, de GGZ de meeste die in de categorie staartgroep scoren. P.4

6 Zowel de opmerkingen over het budget als de indicatie komen ook naar voren wanneer de instellingen wordt gevraagd hoe ze de relatie met het CIZ en het zorgkantoor ervaren en waardoor deze positieve of negatieve relatie zich heeft ontwikkeld. Problemen rondom het budget en de indicering worden door instellingen genoemd als oorzaak voor een redelijke tot moeizame relatie met het CIZ en het zorgkantoor. Voor een goede tot zeer goede relatie met het CIZ en het zorgkantoor wordt het hebben van een vast contactpersoon als reden gegeven. De zorgaanbieders zijn ten slotte gevraagd of zij naar aanleiding van de invoering van de zorgzwaartebekostiging bepaalde zaken hebben ontwikkeld waar zij trots op zijn. De goede voorbeelden die de instellingen geven zijn onder te verdelen in communicatie, training en hulpmiddelen bij de bedrijfsvoering. Op het gebied van communicatie en training gaat het vooral om foldermateriaal en informatieavonden voor medewerkers en cliënten, en scholing van medewerkers. De hulpmiddelen bij de bedrijfsvoering zijn veelal ICT gerelateerd. Sommige programma s of tools zijn simpel en goedkoop en door de instellingen zelf ontwikkeld. Andere instellingen gebruiken bestaande programma s die door externe organisaties worden aangeboden of herschreven. De ondersteuningsbehoefte Naast de stand van zaken is ook de ondersteuningsbehoefte inzichtelijk gemaakt. 26% van de instellingen heeft aangegeven een ondersteuningsbehoefte te hebben (type I ondersteuningsbehoefte). Van die 26% heeft 5% behoefte aan ondersteuning bij formatieplanning, gevolgd door budgettering (41%), registratie (38%) en communicatie (37%). Zowel de instellingen als de scores komen tot een grote ondersteuningsbehoefte voor strategie, beleid en bedrijfsvoering. Het ondersteuningsaanbod dient zich te richten op formatieplanning, kostprijsberekening en stuurinformatie. Ook communicatie wordt door beide aangemerkt als gebied met een grote ondersteuningsbehoefte. Er bestaan wel verschillen tussen de instellingen en de scores over wie geïnformeerd moet worden. De instellingen richten zich op de cliënt, terwijl de scores zich richten op een aantal kernmedewerkers. Op het gebied van registratie is op basis van de scores weliswaar een kleinere vraag naar ondersteuning zichtbaar, instellingen geven aan dat ondersteuning bij het registreren en declareren wenselijk is. Hierbij is op dit moment AZR een belangrijke bron van inefficiëntie en problemen. Op sectorniveau valt op dat de GGZ-sector vooral een ondersteuningsbehoefte kent op het gebied van het primair proces, de zorglevering. Uit de analyse van de open vragen blijkt dat de reden ligt in de aard van de zorg die geleverd wordt. Bij de V&V- en GZ-sector ligt de ondersteuningsbehoefte vooral aan de administratieve kant. De instellingen geven ook aan op welke manier zij ondersteuning wenselijk vinden. Scholing, klaar materiaal (ICT, folders, handreikingen) en goede websites zouden bij moeten dragen aan het oplossen van de problemen met de zorgzwaartebekostiging. P.5 Daarnaast is ook op basis van de scores in de categorie staart- en middengroep een ondersteuningsbehoefte gesignaleerd (type II ondersteuningsbehoefte). Waar instellingen minder scoren, is ondersteuning wenselijk om deze instellingen te helpen de score te verbeteren. De instellingen scoren vooral minder op de onderdelen strategie, beleid en bedrijfsvoering (72% van de instellingen scoort in de categorie staartgroep of middengroep) en op interne communicatie (5% scoort in de categorie staartgroep of middengroep).

7 Uitkomst klankbordgroepbijeenkomsten De klankbordgroepbijeenkomsten zijn gebruikt om de voorlopige resultaten te bespreken met het veld en om aanvullende informatie te krijgen op de resultaten (verhaal achter de cijfers). Hier is een aantal belangrijke toevoegingen gedaan: Een belangrijk probleem is dat er verschillen bestaan in de werkwijzen en de gestelde eisen van de zorgkantoren. Het lukt bij sommige zorgkantoren niet om sectorvreemde ZZP s te declareren. De zorgkantoren voeren een eigen beleid en interpreteren regels anders. Dit zorgt voor verschillen in financiering, registratie en relatie met de instellingen. Zo bestaan er verschillen tussen de zorgkantoren met betrekking tot de budgettering. Het budget dat ter beschikking wordt gesteld, sluit niet altijd aan bij de tarieven op basis van de indicaties. Het komt ook voor dat het zorgkantoor bepaalde ZZP s niet vergoedt, vooral in de sector V&V. Instellingen geven aan dat de oorzaak van de verhoogde administratieve lasten niet de registratie van de ZZP s betreft, het is vaak de aanvullende administratie (AZR, CIZ, Zorgkantoor) die voor extra werk zorgt. Systemen sluiten niet aan. Dit betekent een grote overhead en bijbehorende kosten. De AZR bevat nog een groot aantal fouten. Bovenregionale indicaties, sectorvreemde ZZP s, tijdelijke afwezigheid en jeugdindicaties van BJZ kunnen niet meegenomen worden. Ook bevatten de persoonsgegevens vaak fouten. Conclusie Geconcludeerd kan worden dat de beleidsdoelen die gesteld zijn grotendeels gehaald zijn. Technisch hebben veel instellingen hun zaken op orde. De eenvoudigheid en transparantie laat nog te wensen over. Verder dient er nog een verdere cultuuromslag plaats te vinden waarbij ZZP s gezien en gebruikt worden als middel om de instelling strategisch mee aan te sturen. Deze cultuuromslag kan nog enige tijd duren en zal plaatsvinden in een voortdurende verbetercyclus. Er is nog een groot aantal instellingen dat onvoldoende ver is met de invoering van de zorgzwaartebekostiging. Wat betreft de stand van zaken tussen de sectoren scoort de V&V-sector het hoogste percentage in de categorie kopgroep. De GGZ blijft nog achter met 27% van de instellingen die in de categorie kopgroep scoren. De sector GZ vormt de middenmoot met het hoogste percentage instellingen die in de categorie middengroep vallen. De instellingen zijn het minst ver met het onderwerp strategie, beleid en bedrijfsvoering, hier vindt de hoogste score in de categorie staartgroep plaats. Hieruit valt op te maken dat dit een onderwerp is dat aandacht nodig heeft en waarop het ondersteuningsaanbod zich onder andere dient te richten. Het tweede onderwerp waarop de aandacht zich moet richten is communicatie. Op dit onderwerp wordt matig gescoord. Instellingen hebben vooral behoefte aan ondersteuning bij de communicatie met (potentiële) cliënten en bij het teweeg brengen van de benodigde cultuuromslag. Het ondersteuningsaanbod voor het onderdeel primair proces kan zich voornamelijk richten op de sector GGZ. Het ondersteuningsaanbod voor instellingen met ondersteuningsbehoefte moet in de toekomst ingepast worden binnen het programma In voor Zorg. Het aanbod kan geboden worden in de vorm van scholing, klaar materiaal, ICT en software en ondersteuning ter plaatse. Ook meer intervisie zoals de uitgevoerde klankbordgroepbijeenkomsten is een nadrukkelijke wens van de instellingen. P.6

8 1. Inleiding In 29 zijn de zorgzwaartepakketten (ZZP s) ingevoerd als basis voor bekostiging in de AWBZ. Het invoeren hiervan vergt aanpassingen in de bedrijfsvoering van veel zorgaanbieders. Geconstateerd wordt dat zorgaanbieders niet altijd een maatschappelijke of financiële prikkel voelen om zich te richten op de benodigde transformatie. Bij die transformatie worden ZZP s gebruikt om de organisatie marktgerichter te maken. Daarbij horen (strategische) keuzes in het portfolio, kostenbewustzijn en efficiëntieverbetering. Het feit dat hier nog weinig aandacht aan wordt besteed houdt een risico in voor de invoering van ZZP s. Daarnaast is de technische vertaling voor veel zorgaanbieders dusdanig dominant, dat men nog niet of onvoldoende inhoud geeft aan de achterliggende visie en het aanpassen van de strategie en de processen. Het ministerie van VWS heeft daarom besloten om te starten met het onderzoek Werken met ZZP s. Dit onderzoek moet inzichtelijk maken wat de stand van zaken is met betrekking tot de invoering van de zorgzwaartebekostiging. Tevens wordt de ondersteuningsbehoefte van zorgaanbieders geïnventariseerd. Inleiding Aanleiding Directe aanleiding voor dit onderzoek is een toezegging tijdens een recent AO over de (invoering van de) ZZP s. Deze toezegging houdt in dat er een aanpak komt om de invoering van de ZZP s verder te begeleiden, zowel op strategisch als op operationeel niveau. Het ondersteuningsaanbod dient daarom integraal te zijn, dit wil zeggen dat zowel aandacht geschonken moet worden aan de visie welke onderliggend is aan de ZZP s (strategisch), de aanpassing van de bedrijfsvoering (tactisch), als het werken met ZZP s (operationeel). Het onderzoek Werken met ZZP s krijgt een plaats binnen In voor zorg!, het stimuleringsprogramma voor organisaties in de langdurige zorg. Het programma helpt zorgaanbieders toekomstbestendig te worden en moet leiden tot meer klant- en vraaggerichte organisaties. De inhoud van het programma wordt samen met de zorgaanbieders vormgegeven. De ondersteuning bij de invoering van ZZP s past in dit stimuleringsprogramma. Het ministerie van VWS heeft Casemix en bureau HHM de opdracht gegeven om het onderzoek Werken met ZZP s uit te voeren. Zij worden hierbij ondersteund door medewerkers van Q-talent. P.7 In het onderzoek Werken met ZZP s wordt zowel inzicht gegeven in de huidige stand van zaken met betrekking tot de invoering van ZZP s als de ondersteuningsvraag van de zorgaanbieders. Dit onderzoek genereert de basisinformatie die nodig is om goede invulling te geven aan de verschillende onderdelen van het ondersteuningsaanbod.

9 Doelstelling Het onderzoek Werken met ZZP s kent de volgende doelstelling: Inzicht krijgen in de stand van zaken en ondersteuningsbehoefte van alle instellingen in de V&V, GGZ en GZ voor de verdere invoering van de zorgzwaartebekostiging. Uitgangspunten: In het onderzoek worden alle V&V-, GGZen GZ-instellingen meegenomen die zorg in de vorm van ZZP s leveren. Per instelling wordt de stand van zaken rondom invoering van zorgzwaartebekostiging zodanig inzichtelijk gemaakt, dat duidelijk is op welke onderwerpen er behoefte is aan ondersteuning bij de verdere invoering van de zorgzwaartebekostiging. Het onderzoek geeft zowel inzicht in de stand van zaken per sector als per instelling. Bij de interpretatie van de uitkomsten zijn de zorgaanbieders nauw betrokken in de vorm van klankbordgroepen. Aan de hand van bovengenoemde doelstelling zijn twee onderzoeksvragen af te leiden. 1. Wat is de stand van zaken aangaande de invoering van de zorgzwaartebekostiging bij alle instellingen in de V&V, GGZ en GZ? 2. Wat is de ondersteuningsbehoefte van deze instellingen? In deze rapportage wordt antwoord gegeven op de genoemde onderzoeksvragen. Om tot dit antwoord te komen is een gestructureerde onderzoeksaanpak ontwikkeld en uitgevoerd. Deze aanpak wordt later toegelicht. Opbouw rapportage Ten eerste wordt in hoofdstuk 2 de aanpak beschreven die gehanteerd is bij deze inventarisatie. Daarna wordt in hoofdstuk 3 de respons inzichtelijk gemaakt. Er wordt aangegeven wat de respons is en wat is gedaan om de respons tot dit niveau te krijgen. Er wordt tevens een onderverdeling gemaakt naar sector. Vervolgens gaan we inhoudelijk in op de uitkomsten aan de hand van de volgende stappen: 1. Stellingen op basis van beleidsdoelstellingen (H4); 2. Stand van zaken invoering zorgzwaartebekostiging (H5); 3. Aandachtspunten van de instellingen (H6); 4. Ondersteuningsbehoefte (H7); 5. Opvallende zaken en verbanden (H8). Per onderdeel zijn verschillende diagrammen en tabellen opgenomen die op algemeen niveau en op sectorniveau (GGZ, GZ en V&V) zijn geanalyseerd. Er is in de analyse ook onderscheid gemaakt in de grootte van de organisatie (<15 medewerkers, medewerkers en > 3 medewerkers). Wat betreft respons en resultaten zijn geen significante verschillen tussen deze groepen. In deze rapportage wordt hier dus niet nader op ingegaan. Wanneer op basis van grootte wel significante verschillen te zien zijn, wordt dit toegelicht. De gegevens die zijn gebruikt om de tabellen en diagrammen nader te analyseren zijn terug te vinden in het tabellenboek (bijlage 1). Ten slotte worden in het laatste hoofdstuk (H9) algemene conclusies getrokken en worden aanbevelingen gedaan om de verdere invoering van de zorgzwaartebekostiging te laten slagen. P.8

10 2. Aanpak Aanpak Deze paragraaf beschrijft de aanpak voor het onderzoek Werken met ZZP s op hoofdlijnen. De aanpak bestaat uit 5 stappen. Achtereenvolgens zijn dit: 1. Vragenlijst 2. Gegevensverzameling 3. Analyse 4. Klankbordgroep 5. Rapportage 1. Vragenlijst Bureau HHM en Casemix hebben gezamenlijk een vragenlijst opgesteld. De vragenlijst is voorgelegd aan het ministerie van VWS. In de vragenlijst zijn over alle relevante onderwerpen met betrekking tot de invoering van de zorgzwaartebekostiging vragen opgenomen. Dit zijn zowel meerkeuzevragen als open vragen. Ook is een aantal stellingen opgenomen dat betrekking heeft op de beleidsdoelstellingen van de zorgzwaartebekostiging. De vragenlijst is gevalideerd door enkele instellingen. 2. Gegevensverzameling In de bestaande overlegstructuren met de sector is het onderzoek onder de aandacht gebracht. Via een mailing is aan de instellingen gevraagd om de vragenlijst in te vullen. De instellingen die de vragenlijst niet invulden naar aanleiding van de mailing, zijn nagebeld door Q-talent om de vragenlijst telefonisch door te nemen of contactpersonen te herinneren. Ook de zorgaanbieders die wel direct de vragenlijst invulden zijn nagebeld. Enerzijds om te bedanken en anderzijds om aanvullingen vast te leggen. 3. Analyse De verzamelde gegevens zijn geanalyseerd op basis van een vooraf opgestelde analyseformat. De eerste analyse heeft eind augustus plaatsgevonden. Hierna zijn de tussenresultaten in de stuurgroep besproken. De analyse op de totale respons heeft eind september plaatsgevonden. 4. Klankbordgroep Uit de totale lijst van 1.1 zorgaanbieders zijn circa 8 instellingen aselect geselecteerd om deel te nemen aan een klankbordgroepbijeenkomst. Andere instellingen gaven aan graag naar de bijeenkomst te komen of zijn gevraagd deel te nemen omdat de instellingen veel te vertellen hadden of juist bleek dat ze veel problemen hadden. In deze selectie zijn alle sectoren en subsectoren vertegenwoordigd. De contactpersonen van deze instellingen zijn in vier groepen van ongeveer 25 personen bijeengekomen. Tijdens deze bijeenkomsten is de stand van zaken met betrekking tot de invoering van de ZZP s besproken, mede op basis van de analyse van de inventarisatie. Hierbij is specifiek gevraagd naar de ondersteuningsbehoefte en naar goede voorbeelden. Naast de klankbordgroepen heeft nog een rondetafelgesprek plaatsgevonden tussen 2 zorgaanbieders en de directeur Langdurige Zorg en zijn de brancheorganisaties, cliëntenorganisaties en ZBO s tijdens een bijeenkomst geïnformeerd over de resultaten. 5. Rapportage P.9 In de voorliggende rapportage zijn de resultaten van de analyse, de stand van zaken en de ondersteuningsbehoefte gebundeld en aangevuld met de resultaten van de klankbordgroepen. Samen met de conclusie en aanbevelingen vormt het een overzichtelijk geheel.

11 3. Respons Respons Op verschillende manieren is gezorgd voor de hoge respons. 1. Bij de start van het onderzoek is aan alle instellingen een brief gestuurd door het ministerie van VWS, waarin melding is gemaakt van de start van de inventarisatie. 2. Daarna is een gestuurd door het onderzoeksteam met daarin duidelijke instructies om de vragenlijst in te vullen. In deze is ook gemeld dat de eerste 2 indieners deel kunnen nemen aan een rondetafelgesprek met Iris van Bennekom, Directeur Langdurige Zorg van het ministerie van VWS. 3. Vervolgens is een start gemaakt met het nabellen van de 11 zorginstellingen (NZa-nummers) in de GZ, GGZ en V&V. 4. In week 36 is per nog een herinnering gestuurd vanuit het onderzoeksteam naar de instellingen die de vragenlijst nog niet hadden ingevuld. Het nabellen van de instellingen is uitgevoerd door een opgeleid belteam van Q-talent. Het nabellen was gericht op het verhogen van de respons door actief te stimuleren de vragenlijst in te vullen. Hierbij werd aangegeven dat de inbreng van iedere organisatie van belang is. Ook het feit dat aan het eind van de inventarisatie een individuele terugkoppeling plaatsvindt, is een stimulans geweest om in te vullen. Verder konden vragen en problemen door het team snel beantwoord en opgelost worden. Daarnaast is het belteam ingezet om aanvullingen op de ingevulde vragenlijst uit te vragen. Figuur 1 laat zien hoe de respons zich heeft ontwikkeld. Uiteindelijk is de respons uitgekomen op 846 ingevulde vragenlijsten (85%). Figuur 1: voortgang ingevulde vragenlijsten P.1

12 Er is een hoge totaal respons van 85%, waarbij opvalt dat de GGZ-instellingen de hoogste respons hebben gegeven. Figuur 2 maakt dit inzichtelijk. Figuur 2: respons per sector 155 instellingen hebben de vragenlijst niet ingevuld, hiervan hebben 75 organisaties aangegeven de vragenlijst niet in te willen invullen. Zij gaven diverse redenen op, die te zien zijn in tabel 1. P.11 Reden aantal Geen noodzaak tot invullen 13 Geen tijd 19 De juiste persoon is niet aanwezig 6 Anders 37 Totaal 75 Tabel 1: redenen niet invullen vragenlijst Een aantal toelichtingen dat bij anders is gegeven: De vragenlijst is te lang en kost teveel tijd. Er komen te veel enquêtes en dergelijke binnen, deze vullen we helemaal niet meer in tenzij het verplicht is. De informatie is te privacygevoelig. Andere taken hebben meer prioriteit. De totale respons en de respons per sector is voldoende hoog om op landelijk en sectoraal niveau betrouwbare uitspraken te doen over de stand van zaken met betrekking tot de invoering van de ZZP s.

13 4. Stellingen op basis van beleidsdoelstellingen De stellingen die zijn opgesteld hebben betrekking op de beleidsdoelstellingen van het ministerie van VWS met betrekking tot de zorgzwaartebekostiging. De scores op de stellingen laten zien in hoeverre die beleidsdoelstellingen bereikt zijn volgens de zorgaanbieders. Alle figuren laten de totaalscores zien. In bijlage 1 zijn de scores per sector terug te vinden. Een aantal opvallende verschillen binnen de sectoren wordt hier in de tekst beschreven. Stellingen op basis van beleidsdoelstellingen Een ruime meerderheid van 8% van de ondervraagden is het geheel of gedeeltelijk eens met de stelling dat de zorgzwaartebekostiging heeft geleid tot een eerlijkere verdeling van de middelen. Slechts 1% is het geheel oneens en 9% is het gedeeltelijk oneens. Op sectorniveau valt op dat binnen de GGZ 6% het geheel of gedeeltelijk eens is met de stelling. Dit blijft achter bij de V&V (84%) en de GZ (8%). Stelling 1: De zorgzwaartebekostiging heeft geleid tot een eerlijkere verdeling van middelen Figuur 3: verdeling stelling 1 Stelling 2: Door de zorgzwaartebekostiging is een stimulans ontstaan om de vraag van de cliënt centraal te stellen Figuur 4: verdeling stelling 2 Met de stelling dat door de zorgzwaartebekostiging een stimulans is ontstaan om de van de drie sectoren met 12% het hoogst over 34% (GZ) en 43% (GGZ). De GZ scoort vraag van de cliënt centraal te stellen is 7% op geheel mee oneens (2% voor GGZ en 4% het geheel of gedeeltelijk eens. De V&V is voor de V&V). het vaker gedeeltelijk eens met deze stelling dan de overige twee sectoren. 59% van de instellingen is het gedeeltelijk eens, tegen- P.12

14 Stelling 3: De zorgzwaartebekostiging is een eenvoudig en transparant systeem Figuur 5: verdeling stelling 3 Deze stelling wordt het minst goed beoordeeld. Het doel van de zorgzwaartebekostiging om eenvoudig en transparant te zijn, lijkt, vergeleken met de andere doelstellingen, het minst gehaald. Iets meer dan de helft (53%) van de instellingen is het geheel of gedeeltelijk eens met deze stelling. 31% van de instellingen is het geheel of gedeeltelijk mee oneens met de stelling. De GZ en V&V scoren beide het hoogst op gedeeltelijk eens, 5% is het gedeeltelijk eens binnen de GZ en 45% gedeeltelijk eens binnen de V&V. Stelling 4: De zorgzwaartebekostiging heeft geleid tot één taal in de keten Figuur 6: verdeling stelling 4 Een meerderheid van 67% is het met deze stelling geheel of gedeeltelijk eens, waarvan 21% het geheel eens is. 21% is het geheel of gedeeltelijk oneens met de stelling dat de zorgzwaartebekostiging heeft geleid tot één taal in de keten. Wanneer wordt gekeken naar de individuele sectoren, valt op dat de GGZ het laagste percentage geheel of gedeeltelijk mee eens kent. Geheel mee oneens is bij de GGZ 1%, terwijl deze bij de GZ en V&V beide 4% is. P.13

15 Stelling 5: De zorgzwaartebekostiging heeft binnen onze organisatie geleid tot een beter inzicht in de zorgzwaarte van cliënten die we in zorg hebben Figuur 7: verdeling stelling 5 In figuur 7 valt duidelijk te zien dat een grote meerderheid van 84% het geheel of gedeeltelijk eens is met deze stelling. Het grootste gedeelte van de instellingen die het geheel eens zijn met de stelling is met 42% afkomstig uit de V&V sector (27% GZ en 25% GGZ). Conclusie Over het algemeen wordt er hoog gescoord op de stellingen. De combinatie van geheel mee eens en gedeeltelijk mee eens is bij alle stellingen meer dan 5% en loopt bij stelling 5 zelfs op tot 84%. Stelling 3 de zorgzwaartebekostiging is een eenvoudig en transparant systeem scoort het minst goed. Met deze stelling is het laagste aantal instellingen het geheel of gedeeltelijk eens en 31% is het geheel of gedeeltelijk oneens. Vastgesteld kan worden dat de beleidsdoelstellingen die het ministerie van VWS had met het ontwikkelen en implementeren van de zorgzwaartebekostiging, tot nu toe grotendeels succesvol is gebleken. P.14

16 5. Stand van zaken invoering zorgzwaartebekostiging In dit hoofdstuk wordt de stand van zaken besproken met betrekking tot de invoering van de zorgzwaartebekostiging. Hoe staan instellingen er met de invoering van de ZZP s voor? Dit hoofdstuk geeft op drie manieren inzicht in de stand van zaken. In de eerste plaats wordt naar het totale beeld van de intramurale zorgaanbieders gekeken. Vervolgens wordt per sector (GZ, GGZ en V&V) de stand van zaken inzichtelijk gemaakt. In de laatste paragraaf worden specifieke onderdelen uit de vragenlijst aangegeven. De gegevens die zijn gebruikt voor dit hoofdstuk zijn terug te vinden in Bijlage I: tabellenboek. De stand van zaken per aanbieder, per sector en voor alle instellingen samen wordt in kaart gebracht aan de hand van cruciale onderdelen van de zorgzwaartebekostiging. Een aantal vragen in de vragenlijst wordt hiervoor gebruikt. Voor elk juist antwoord op deze cruciale vragen scoort de aanbieder één punt. Er zijn vier onderdelen in de vragenlijst waarop aanbieders punten hebben gekregen. Dit zijn: Strategie, beleid & bedrijfsvoering (6 vragen: 3A, 3D, 5A, 6A, 7A, 7C) Interne communicatie (7 vragen: 1G, 1I, 1K, 1M, 1O, 1Q, 1U) Primair proces (8 vragen: 1, 2A, 3, 4, 5, 6, 7, 8A) Registratie en ICT (4 vragen: 1A, 1B, 2, 3A) De categorieën kopgroep, middengroep en staartgroep worden gebruikt om aan te geven waar de instellingen staan. Dit gebeurt per onderdeel en in totaliteit. In onderstaande tabel is per onderdeel aangegeven bij hoeveel punten de stand van zaken wordt gekenmerkt als kopgroep, middengroep of staartgroep. Kopgroep Middengroep Staartgroep Strategie, beleid & bedrijfsvoering 5,6 3,4,1,2 Interne communicatie 6,7 4,5,1,2,3 Primair proces 7,8 4,5,6,1,2,3 Registratie en ICT 3,4 2,1 P.15 Tabel 2: punten per categorie o.b.v. score Stand van zaken invoering zorgzwaartebekostiging Voor de instelling als geheel worden de scores gebruikt op de vier onderdelen samen. Hiervoor zijn de volgende waarderingscriteria toegepast: 4 kopgroep of 3 kopgroep en 1 middengroep. Totaalscore: kopgroep 2 kopgroep en 2 middengroep; 2 kopgroep, 1 middengroep, 1 staartgroep; 1 kopgroep, 2 middengroep, 1 staartgroep; 1 kopgroep, 3 middengroep. Totaalscore: middengroep 3 middengroep en/of 1 staartgroep. Totaalscore: staartgroep

17 Totale stand van zaken en stand van zaken per sector Figuur 8 laat eerst de totale stand van zaken zien, gevolgd door de stand van zaken per sector. Uit de scores van de totale sector blijkt dat 4% van de instellingen in de kopgroep scoren. Bijna de helft van de instellingen (43%) valt in de categorie middengroep. 17% scoort in de categorie staartgroep. Er is een aantal resultaten dat het meest opvalt als we de sectoren met elkaar vergelijken: Figuur 8: stand van zaken GGZ Hoogste percentage in de categorie staartgroep 29%, inclusief de middengroepinstellingen is dat percentage 74%. GZ Hoogste percentage in de categorie middengroep 48%. V&V Hoogste percentage in de categorie kopgroep 46%. Laagste percentage in de categorie staartgroep (13%). P.16

18 Stand van zaken per onderdeel In deze paragraaf wordt de stand van zaken besproken ten aanzien van de vier onderdelen uit de vragenlijst. Strategie, beleid en bedrijfsvoering Interne communicatie Primair proces Registratie Daarbij wordt ook een vergelijking gemaakt tussen de sectoren. Deze paragraaf wordt afgesloten met de belangrijkste conclusies. Strategie, beleid en bedrijfsvoering De vragen over strategie, beleid en bedrijfsvoering richtten zich op de wijze waarop de instelling de ZZP s heeft verankerd in haar bedrijfsvoering. De vragen die zijn gebruikt om de stand van zaken te bepalen staan in tabel 3. Vraag Antwoorden Te scoren punten In welke stuurinformatie van Begroting 1,2,3,4 alle vier het management is een Jaarrekening/ -verslag aangevinkt is één relatie aangebracht met de Planning versus realisatie van punt. ZZP s? dagen Personeelsbudget versus personeelskosten Ziekteverzuim Kwalitatieve parameters (bijvoorbeeld het aantal klachten, valincidenten, cliënttevredenheid etc.) Procesinformatie (wachtlijst informatie, aflopende indicaties, etc.) Anders Hoe vaak heeft het manage- Op ieder gewenst moment 1 ment beschikking over deze 1x per maand 1 stuurinformatie? 1x per kwartaal 1x per half jaar 1x per jaar Heeft uw organisatie de kost- Ja 1 prijzen van uw producten/ Nee arrangementen berekend? Nee, maar zijn we wel van plan Hanteert uw organisatie de Ja 1 zorgzwaartepakketten als Nee uitgangspunt voor het Nee, maar zijn we wel van plan berekenen van de benodigde omvang van de formatie binnen uw organisatie? Hanteert uw organisatie de Ja 1 zorgzwaartepakketten als Nee uitgangspunt voor het bere- Nee, maar zijn we wel van plan kenen van de benodigde deskundigheid van uw formatie binnen uw organisatie? P.17 Tabel 3: vragen en antwoorden strategie, beleid en bedrijfsvoering

19 In figuur 9 zijn de resultaten per sector aangegeven voor de onderdelen strategie en beleid en bedrijfsvoering. Zowel de totale scores als de scores per sector. Figuur 9: stand van zaken strategie, beleid en bedrijfsvoering 3% van de instellingen scoort in de categorie kopgroep, dit aantal is ongeveer gelijk verdeeld over de drie sectoren. Iets meer dan de helft van de instellingen (51%) scoort in de categorie middengroep, de GGZ scoort hierop met 3% beduidend lager dan de andere twee sectoren. 19% van de instellingen scoort in de categorie staartgroep, wanneer dit wordt uitgesplitst naar sector dan valt op dat GGZ het hoogst scoort met 4% in de categorie staartgroep ten opzichte van 15% in de GZ en 16% in de V&V. P.18

20 Interne communicatie Het onderdeel interne communicatie heeft betrekking op de wijze waarop de instelling de medewerkers heeft geïnformeerd over de zorgzwaartebekostiging. De medewerkers zijn in de vragenlijst verdeeld naar alle mogelijke groepen medewerkers. Niet bij alle medewerkers konden punten worden gescoord. Er zijn alleen punten toegekend aan de medewerkers die in ieder geval via cursus/ bijeenkomst/scholing geïnformeerd zouden moeten zijn. Vraag In welke stuurinformatie Kunt u aangeven hoe binnen uw organisatie de volgende medewerkers zijn geïnformeerd over de invoering van de zorgzwaartebekostiging? managementteam/afdelingshoofden medewerkers financiën medewerkers ICT medewerkers intake medewerkers HRM/P&O uitvoerenden: (para) medici uitvoerenden: begeleiders, helpenden, verzorgenden en verpleegkundigen, Antwoorden In welke stuurinformatie Via een cursus/scholing/bijeenkomst Via een nieuwsbrief/mailing Via onze website/het intranet Anders Te scoren punten 1 cliëntenraad cliënten (vertegenwoordigers/mantelzorgers) raad van bestuur/directie facilitair bedrijf Via een cursus/scholing/bijeenkomst Via een nieuwsbrief/mailing Via onze website/het intranet Anders Geen punten Tabel 4: vragen en antwoorden interne communicatie P.19

21 Figuur 1 laat zien hoe de organisaties op interne communicatie scoren. Figuur 1: stand van zaken interne communicatie De helft van de instellingen scoort in de categorie kopgroep op interne communicatie. Vooral de V&V scoort op dit onderdeel goed vergeleken met de andere sectoren (55% in de categorie kopgroep ten opzichte van 42% GGZ en 45% GZ). Communicatie scoort met 28% in de categorie staartgroep bij de GGZ iets hoger dan bij de andere sectoren. P.2

22 Primair proces De scores die worden getoond voor het primair proces hebben betrekking op de wijze waarop de ZZP s een rol hebben in het uitvoeren van de zorgverlening. Hieronder staan de vragen waarop bij dit onderdeel gescoord kon worden. Vraag Het is in uw organisatie duidelijk wie verantwoordelijk is voor het signaleren van de verandering in zorgzwaarte en daarop actie te ondernemen. Heeft uw organisatie instrumenten om tijdig te signaleren dat de zorgzwaarte van een cliënt is veranderd? Bijvoorbeeld: een cliëntenoverleg, het invullen van de zorgzwaartescorelijst, gebruik van looplijsten of cliëntagenda s. Uw organisatie informeert potentiële cliënten over wat zij kunnen verwachten van de te leveren AWBZ-zorg binnen uw organisatie op basis van zorgzwaartepakketten (bv. via een website of folder). De intakefunctionaris maakt gebruik van een instrument (bv. productenboek/ arrangementengids) om het aanbod af te stemmen op de zorgvraag en het ZZP van de cliënt. De intakefunctionaris weet welke onderhandelingsruimte (substitutiemogelijkheden) hij/zij heeft bij het afstemmen van het aanbod op de zorgvraag en het ZZP van de cliënt. In uw organisatie vindt in het zorg(leef)- plan een concrete vertaling plaats van de zorgzwaarte van de cliënt naar de dagelijkse zorglevering. Binnen uw organisatie is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor het opstellen en evalueren van het zorg(leef)plan/ ondersteuningsplan. Uw organisatie evalueert het zorg(leef) plan/ondersteuningsplan periodiek met de cliënt of zijn/haar vertegenwoordiger. Antwoorden Ja Nee Ja Nee Ja Nee Nee, maar zijn we wel van plan Ja Nee Nee, maar zijn we wel van plan Ja Nee Ja Nee Nee, maar zijn we wel van plan Ja Nee Opstellen is duidelijk, evalueren niet Opstellen is niet duidelijk, evalueren wel Ja Nee Nee, maar zijn we wel van plan Te scoren punten P.21 Tabel 5: vragen en antwoorden primair proces

23 Figuur 11: stand van zaken primair proces Het aantal instellingen met een score in de kopgroep voor het primair proces is 69%. Het aantal dat in de categorie staartgroep scoort is laag (1%). De GGZ-sector scoort zichtbaar anders dan de andere twee sectoren: - 41% in de categorie kopgroep in de GGZ, dat is 33%-punt minder dan de V&V die met 74% de hoogste score heeft. - GGZ heeft met 55% de grootste middengroep in vergelijking met de V&V en GZ met respectievelijk 24% en 3%. P.22

24 Registratie en ICT De scores op het onderdeel registratie hebben betrekking op de wijze waarop registraties en declaraties kunnen worden uitgevoerd en in hoeverre ICT hierbij ondersteunt. Om tot een waardering van het onderwerp registratie te komen, zijn de volgende vragen uit tabel 6 meegenomen. Vraag Uw organisatie registreert en declareert de geleverde intramurale prestaties (ZZP dagen, toeslagen, et cetera) op cliëntniveau. Denkt u dat uw organisatie op 1 januari 211 gereed is om te declareren op cliëntniveau? Binnen onze organisatie is de AZR op orde. Onze organisatie is in staat om iedere maand een juist, volledig en tijdig declaratiebericht aan het zorgkantoor aan te leveren. Antwoorden Ja Nee Ja Nee Geheel mee eens Gedeeltelijk mee eens Niet mee eens en niet mee oneens Gedeeltelijk mee oneens Geheel mee oneens Ja Nee Gedeeltelijk Te scoren punten Tabel 6: vragen en antwoorden registratie en ICT P.23

25 Figuur 12: stand van zaken registratie en ICT 69% van de instellingen scoort in de categorie kopgroep. Tussen de sectoren zijn verschillen waarneembaar: - De V&V heeft het hoogste percentage in de categorie kopgroep (77%). De middengroep is lager dan bij de andere sectoren. - GZ scoort het laagste percentage in de categorie kopgroep (57%), wat een verschil is van 2%-punt met V&V. P.24

26 Klankbordgroepen Uit de opmerkingen tijdens bijeenkomsten van de klankbordgroepen komt naar voren dat de instellingen zich herkennen in de huidige stand van zaken. Zij maken hierbij wel een aantal opmerkingen. Strategie Bij het bespreken van het onderdeel strategie zijn de volgende punten naar voor gekomen: Het berekenen van de kostprijs De instellingen geven aan dat ze over het algemeen geen behoefte hebben om de kostprijzen van hun producten of arrangementen te gaan berekenen. Zij kijken naar het totaalplaatje. Op papier is er al een kostprijs per ZZP. Bovendien speelt mee dat het zorgkantoor niet altijd alles vergoedt en dat vaak gewerkt wordt met heterogene groepen, waardoor het lastig is om de kosten uit te splitsen. Het berekenen van de omvang en deskundigheid van de formatie Instellingen geven aan dat de deskundigheid van de formatie vaak al op orde was en niet aangepast hoefde te worden aan de zorgzwaartebekostiging. Overig Instellingen geven aan dat ze graag best practices willen zien om te kijken hoe andere instellingen het doen. Bovendien zouden instellingen het op prijs stellen als landelijke instellingen op eenzelfde wijze opereren. Ten slotte geven instellingen aan dat lichtere ZZP s vaak niet opgenomen mogen worden, zij nemen alleen zwaardere op om budgettair beter uit te komen. Interne communicatie De instellingen herkennen zich in de stand van zaken op dit onderdeel. Vaak is er ook een verschil tussen geïnformeerd zijn en snappen waar het over gaat. De informatie moet helder, niet te gedetailleerd en bruikbaar zijn. Verder geeft de meerderheid van de instellingen aan dat zij beschikken over een productenboek. Het komt vaak voor dat potentiële cliënten instellingen vergelijken op het aanbod. Ook moet opgepast worden voor het gebruik van recht op, dit werkt claimgedrag in de hand. Een aantal instellingen maakt structureel gebruik van de inzet van vrijwilligers en heeft hier over het algemeen goede ervaringen mee. Registratie De instellingen herkennen zich in de stand van zaken op dit gebied. Bij de AZR en het declaratiebericht wordt nog wel een aantal opmerkingen gemaakt. Instellingen geven aan dat de oorzaak van de verhoogde administratieve lasten niet de registratie van de ZZP s betreft, het is vaak de aanvullende administratie (AZR, CIZ, Zorgkantoor) die voor extra werk zorgt. Systemen sluiten niet aan. Dit betekent een grote overhead en bijbehorende kosten. AZR De AZR bevat nog een groot aantal fouten. Bovenregionale indicaties, sectorvreemde ZZP s, tijdelijke afwezigheid en jeugdindicaties van BJZ kunnen niet meegenomen worden. Ook bevatten de persoonsgegevens vaak fouten. Het zou wenselijk zijn dat er een check plaatsvindt met de GBA. Vaak is handwerk de enige manier om te zorgen voor een goede AZR-registratie. Declaratiebericht Het grootste probleem is dat er verschillen bestaan in de werkwijzen en de gestelde eisen van de zorgkantoren. Het lukt bij sommige zorgkantoren niet om sectorvreemde ZZP s te declareren. Ook zijn sommige zorgkantoren erg stipt in de deadline van het declaratiebericht, wat voor hoge boetes kan zorgen. P.25 Primair proces Het bevreemdt instellingen dat niet alle instellingen het zorg(leef)plan evalueren, dit is vanuit het zorgkantoor vaak verplicht en dat een aanzienlijk deel haar potentiële cliënten niet informeert.

27 Conclusie Wanneer naar de totale scores gekeken wordt, kan vastgesteld worden dat het onderdeel strategie, beleid en bedrijfsvoering achterblijft op de andere onderdelen. Hier scoren instellingen het minst goed. Er zijn veel instellingen die in de categorie middengroep en in de categorie staartgroep scoren. Met name de GGZ blijft achter op dit onderdeel, zij hebben met 4% een grote groep die in de categorie staartgroep scoort. Ook instellingen in de V&V en GZ kunnen op dit onderdeel nog veel verbeteren, meer dan de helft valt in de middengroep. Interne communicatie scoort ook minder goed, maar beter dan strategie, beleid en bedrijfsvoering. 2% valt in de categorie staartgroep. Het aantal instellingen dat in de categorie middengroep scoort, is echter een stuk lager. De V&V scoort op dit onderdeel het meest in de categorie kopgroep, de GGZ het meest in de categorie staartgroep. Verder is het primair proces nog voor verbetering vatbaar, hoewel minder dan strategie, beleid en bedrijfsvoering en interne communicatie. In het primair proces scoort slechts 1% in de categorie staartgroep, in de middengroep is dit 3%. De GGZ scoort hier het laagst met een hoge score op de categorie middengroep. Tot slot lijken de instellingen op het gebied van registratie en ICT vergelijkbaar met interne communicatie te scoren. Bij dit onderdeel scoort de V&V het meest positief, gevolgd door de GGZ en als laatste de GZ. P.26

28 6. Aandachtspunten volgens zorgaanbieders In de vragenlijst is het voor de zorgaanbieders mogelijk geweest om door middel van een aantal open vragen hun visie en aandachtspunten op de zorgzwaartebekostiging te geven. Deze vragen en een uitwerking van de antwoorden zullen in dit hoofdstuk aan de orde komen. Signalering knelpunten De zorgaanbieders is de algemene vraag gesteld of zij de indruk hebben dat eventuele knelpunten door landelijke partijen adequaat worden gesignaleerd en opgepakt. 52% van de zorgaanbieders heeft de indruk dat dit het geval is. Tabel 7 laat de verschillen tussen de sectoren zien. Adequate signalering Ja Nee GGZ 43% 57% GZ 49% 51% V&V 55% 45% Totaal 52% 48% Aandachtspunten volgens men worden bij de indicering. Bij bepaalde instellingen wordt structureel geen behandeling of dagbesteding toegekend. Landelijke partijen gaan volgens de instellingen voorbij aan het belang van beide zaken. 3. Verder duurt het lang voordat de knelpunten worden opgepakt. Gemaakte opmerkingen en aangegeven problemen worden waargenomen, maar het lijkt of er niets mee gebeurt. Vervolgens worden vanuit de GGZ-sector twee specifieke knelpunten aangedragen die volgens hen niet goed worden opgepakt. 1. De GGZ-instellingen vinden dat vaak voorbijgegaan wordt aan de cliënt. Niet iedere cliënt is in een bepaalde categorie in te delen. In de geestelijke gezondheidszorg spelen vaak meerdere problemen, maar de indeling in ZZP s is niet geschikt om daar mee om te gaan. 2. Ten slotte geven instellingen in de GGZsector aan dat niet goed wordt opgepakt dat de zorgzwaartebekostiging nog niet op de juiste wijze gerealiseerd is in de jeugdgezondheidszorg. Zij vallen nog buiten het ZZP-systeem, waardoor extra administratie noodzakelijk is. Tabel 7: adequate signalering knelpunten Aan de 48% van de instellingen die niet vindt dat knelpunten adequaat worden opgepakt, is gevraagd om een toelichting. Hier zijn drie terugkerende toelichtingen zichtbaar. 1. Op de eerste plaats vinden deze instellingen dat de problemen met de budgettering niet goed worden opgepakt. Zij geven aan dat door de landelijke partijen voorbijgegaan wordt aan het feit dat de ZZP-mix in de loop van het jaar kan veranderen en dat het budget niet mee verandert. Er is geen aandacht voor het feit dat herallocatie van middelen beperkt mogelijk is. Bijstelling van het budget vindt slechts één of twee keer per jaar plaats, waarbij het niet zeker is dat het budget ook wordt aangepast. P Daarnaast wordt genoemd dat behandeling en dagbesteding niet goed opgeno-

29 Waardering zorgzwaartebekostiging Vervolgens is een drietal open vragen gesteld over de positieve en meest hinderlijke aspecten van de zorgzwaartebekostiging en wat grote verbeteringen zouden zijn ten aanzien van het huidige systeem. Wat vindt u positief aan de invoering van de zorgzwaartebekostiging? Vanuit de instellingen worden vier positieve punten aangedragen. De zorgzwaartebekostiging is: 1. Transparant Het systeem is vraaggericht en het budget is gebaseerd op zorgzwaarte. Dit is overzichtelijk. Zowel de zorgaanbieder als de cliënt weet wat hij/zij krijgt. 2. Persoonlijk De cliënt weet wat hij/zij aan zorg kan verwachten. De cliënt staat in dit systeem centraal. 3. Duidelijk Zowel de cliënt als de zorgaanbieder weet wat moet gebeuren en waar men aan toe is. De cliënt heeft de indicatie waarin staat wat voor zorg nodig is. De zorgaanbieder weet welke zorg geleverd moet worden. 4. Eerlijk De budgetten worden op een eerlijkere manier verdeeld. Het budget is niet meer aanbodgericht, op het aantal bedden, maar vraaggericht, naar wat de cliënt nodig heeft. Hierbij wordt door de instellingen wel opgemerkt dat de praktijk soms afwijkt van het idee achter de zorgzwaartebekostiging. zorgaanbieders Het budget dat ter beschikking wordt gesteld, sluit niet altijd aan bij de tarieven op basis van de indicaties. Het komt ook voor dat het zorgkantoor bepaalde ZZP s niet vergoedt, vooral in de sector V&V. 2. Administratie De instellingen ervaren vaak meer administratieve lasten. Uit de beantwoording van vraag 1A van het onderdeel registratie blijkt dat 82% van de instellingen dit aangeeft. De oorzaken van deze stijging in de administratie komen door de eisen waaraan de declaratie moet voldoen, het registratieproces en de uitgebreide verantwoording die noodzakelijk is. 3. Indicatie Het komt in de ogen van de instellingen vaak voor dat indicaties van het CIZ lager uitvallen dan verwacht. De tarieven, voornamelijk bij de lagere ZZP s, komen ook niet overeen met de werkelijke kosten voor deze zorg. Bepaalde handelingen die wel verricht moeten worden, zijn niet opgenomen in de ZZP. Ook is het niet altijd mogelijk om een cliënt een bepaalde ZZP te geven, omdat geen ZZP passend is. Ten slotte duurt het lang voor een (her-)indicatie gegeven wordt en dient veel informatie aangeleverd te worden aan het CIZ. 4. Sectorvreemde ZZP s Ook de omgang met sectorvreemde ZZP s wordt hinderlijk ervaren. Deze moeten van het zorgkantoor omgerekend worden naar eigen ZZP s. Sectorvreemde ZZP s worden vaak geweigerd door het zorgkantoor, terwijl deze wel door het CIZ geïndiceerd worden. Vaak zijn eigen ZZP s niet passend bij de zorg die de cliënt nodig heeft. Wat vindt u het meest hinderlijk aan de invoering van de zorgzwaartebekostiging? 5. Complexiteit Na de analyse van de antwoorden op deze Door de vele regels en de (komende) veranderingen (bijvoorbeeld AW119 (het vraag, is er een top 6 van meest hinderlijke zaken op te stellen. Excel-declaratie format) naar AW319 (EI 1. Budget standaard met het retourbericht AW32)) Het budget is gebaseerd op een gemiddelde prijs per ZZP. Deze tarieven zijn rondkostiging voor bepaalde groepen mede- in de regelgeving, is de zorgzwaartebegerekend, waarbij vaak opgemerkt wordt werkers complex geworden. Dit betreft dat het regiobudget op is en instellingen vooral de uitvoerende medewerkers. Ook in onzekerheid verkeren of alle ZZP s vergoed worden. Dit heeft ook te maken met onvoldoende kennis om dit goed te be- zijn er problemen met de software, er is de onderhandelingen over dit budget, die grijpen. slechts één of tweemaal per jaar plaatsvinden. Bovendien bestaan er verschillen tussen de zorgkantoren. P.28

30 P Claimgedrag cliënten Ten slotte wordt het claimgedrag genoemd als hinderlijk aspect van de zorgzwaartebekostiging. Cliënten zijn beter geïnformeerd over de hoeveelheid zorg die ze volgens de ZZP moeten krijgen en eisen die ook op. Instellingen weten niet goed hoe hier mee moet worden omgegaan. Wat zou een grote verbetering zijn in de werking van het huidige systeem van zorgzwaartebekostiging? De beantwoording van deze vraag valt in vier categorieën in te delen. 1. Budget Flexibeler omgaan met budgettering Vergoeden sectorvreemde ZZP s Betere opbouw en verantwoording vanuit zorgkantoor Met terugwerkende kracht wijzigingen aanbrengen Vereenvoudigen verantwoording/registratie 2. Indicatie Vereenvoudigde procedure indicatiestelling Zelf indicatie stellen op basis van vertrouwen Meer ZZP s/aanvullende pakketten in alle sectoren 3. Afstemming en deskundigheid Betere afstemming tussen werking CIZ, zorgkantoor, VWS etc. Deskundigheid CIZ en zorgkantoor vergroten, meer kennis van praktijk/werkvloer Werking zorgkantoren gelijk trekken Cliënt beter informeren wat ZZP inhoudt 4. Overige verbeterpunten Werking AZR verbeteren/problemen oplossen Pas op de plaats/geen wijzigingen beleid en systeem Best practices en ontwikkelingen De zorgaanbieders is gevraagd of zij naar aanleiding van de invoering van de zorgzwaartebekostiging bepaalde zaken hebben ontwikkeld waar zij trots op zijn. Zij zijn verder gevraagd concreet aan te geven wat zij hebben ontwikkeld. De goede voorbeelden die de instellingen geven zijn onder te verdelen in communicatie & training en hulpmiddelen bij de bedrijfsvoering. Communicatie en training Op het gebied van communicatie noemen instellingen de volgende punten: foldermateriaal of boekjes voor cliënten en medewerkers; overleg; informatieavonden; trainingen en scholing aan medewerkers. Een aantal instellingen noemt het duidelijk communiceren van de rechten en plichten van de cliënten als goede manier om ervoor te zorgen dat cliënten weten waar ze aan toe zijn en geen zorg gaan claimen. Ze gebruiken de invoering van ZZP s om in gesprek te gaan met cliënten. Een instelling beschrijft dit als volgt: Voor de voordeur worden met de klantenservice de afspraken gemaakt, zodat cliënten direct weten waar ze aan toe zijn. Het contract wordt opgesteld waardoor er geen onduidelijkheden en moeilijkheden achteraf zijn. Willen ze meer, moeten ze zelf betalen of dit aan externen overlaten. Eén instelling heeft de invoering van de ZZP s en het ontwikkelen van hun medewerkers op grote schaal aangepakt. Zij werken hieraan onder de noemer Leren en Presteren: De kern van Leren en Presteren zijn enkele zeer belangrijke ontwikkelingen die op ons af komen. De invoering van ZZP is één van die ontwikkelingen, maar ook de invoering van het nieuwe cliëntdossier. Alle medewerkers in de zorg, behandeling en de begeleiding zijn hierbij betrokken (14). Het traject is opgezet met onder andere het ROC. Hiervoor hebben we ongeveer 6 medewerkers ingeschreven bij het ROC. Het hele traject is een combinatie van goede analyses van bestaande en gewenste situatie, kennisoverdracht, training on-the-job en werken met een e-learning en communicatieplatform. Het resultaat is dat alle medewerkers

31 intensief bezig geweest zijn met de betekenis en invoering van ZZP. We zijn bezig om de ROI van het traject te kwantificeren, zowel in termen van kwaliteit, als financieel. Hulpmiddelen Een groot deel van de instellingen gebruikt hulpmiddelen bij het uitvoeren van hun strategie, beleid en bedrijfsvoering en in het primair proces, zoals het berekenen van zorgzwaarte en inzet. Dit zijn veelal ICT programma s. Sommige van deze programma s of tools zijn simpel en goedkoop en door de instellingen zelf ontwikkeld. Anderen gebruiken bestaande programma s die door externe organisaties worden aangeboden. Voorbeelden hiervan zijn het elektronisch zorg(leef)plan, het productenboek en de zorgscorekaart. De laatste groep heeft een externe organisatie in de arm genomen om een eigen systeem te ontwikkelen. Er zijn instellingen die aangeven de zorgzwaarte per handeling en minuut te registreren. Dit zijn er echter niet veel. In de GGZ drie instellingen, in de GZ ook drie instellingen en in de V&V 39 instellingen. Een andere groep geeft juist aan dit niet te doen omdat ze niet per minuut willen denken. Een instelling beschrijft de manier waarop zij met de zorgkaart werken als volgt: We werkten met een zorgkaart waarop de handelingen handmatig werden bijgehouden, deze zorgkaart is omgezet naar een Excel bestand. Er wordt automatisch uitgerekend hoeveel minuten zorg een cliënt krijgt. Dit wordt vergeleken met het aantal minuten dat in het ZZP staat. Wanneer de situatie hetzelfde blijft wordt de zorgkaart niet steeds opnieuw ingevuld. Maandelijks vindt er een steekproef plaats om te kijken of het nog klopt en wanneer de situatie veranderd wordt de zorgkaart weer een week gebruikt om de verandering in kaart te brengen en zo nodig de nieuwe ZZP te bepalen. Bereidheid tot delen Over het algemeen geven de instellingen aan open te staan om informatie en ervaringen te delen. Hier zitten dan, in verband met marktwerking, wel voorwaarden aan, bijvoorbeeld dat iedereen informatie deelt of dat er een vergoeding tegenover staat. Klankbordgroepen Bij de deelnemers aan de klankbordgroepen bestaat een grote mate van herkenbaarheid in de aandachtspunten die geformuleerd zijn. Hier wordt wel een aantal opmerkingen bij gemaakt. Cliëntvolgend systeem: Bij dit aandachtspunt wordt de opmerking gemaakt dat dit ook betrekking moet hebben op het budget dat de cliënt zou moeten volgen. Het Zorgkantoor denkt te veel aan de prijsafspraken. Daarbij wordt wel positief opgemerkt dat behandelaars na moeten denken over productiviteit, efficiency en klantvriendelijkheid. Tarieven aansluiten: Aangegeven wordt dat het tarief voor een ZZP een gemiddeld tarief is. Sommige instellingen komen bij de lagere ZZP s tekort, andere bij de hogere. Er zou gekeken moeten worden naar de hardheid van de bandbreedte. Ook komt het voor dat behandeling of dagbesteding niet vergoed worden. Vooral op de somatische afdelingen zijn vaak meer fte aanwezig dan volgens de ZZP s nodig zou zijn, omdat de zorglevering dit vereist. Dit brengt dus meer kosten met zich mee dan vergoed wordt. Uniformiteit zorgkantoren: Vanuit het ministerie van VWS zou meer aandacht besteed moeten worden aan de verschillen tussen de zorgkantoren. De zorgkantoren voeren een eigen beleid en interpreteren regels anders. Dit zorgt voor verschillen in financiering, registratie en relatie met de instellingen. Indicatiestelling: Het komt voor dat het CIZ bepaalde ZZP s standaard niet indiceert voor een cliënt. Het is vaak niet mogelijk de dominante grondslag gewijzigd te krijgen. Instellingen geven aan dat dit wel wenselijk is. Hierbij hoort ook de aandacht voor de sectorvreemde ZZP s. Zorgkantoren gaan hier op eigen wijze mee om. Vaak wordt het na het omzetten in een eigen ZZP als uitval geregistreerd. Verder zit vaak geen behandeling inbegrepen. Instellingen hebben goede ervaring met de pilots (Uzitas), waarbij zelf de indicatie gewijzigd kan worden. Alleen is het nog niet mogelijk om de dominante grondslag te wijzigen. P.3

32 Ook wordt door de instellingen een aantal aanvullende aandachtpunten genoemd. Claimgedrag: Instellingen geven aan dat het steeds moeilijker wordt om aan de cliënt uit te leggen dat er ook sprake moet zijn van solidariteit. Cliënten spreken van recht op zorg, volgens de ZZP. Dit komt nu meer voor dan vroeger. Kleinschaligheid: Een aantal instellingen geeft aan dat het moeilijker wordt om kleinschalig te kunnen blijven. Dit komt vooral door de administratieve lasten, ook andere lasten dan alleen de ZZP. Volledig pakket thuis: Het volledig pakket thuis wordt steeds actueler, omdat lage ZZP s vaak niet meer opgenomen mogen worden. Er bestaat echter nog een groot grijs gebied. Instellingen willen meer vrijheid, concreet moet het scheiden van wonen en zorg goed geregeld worden. Dagbesteding kan bijvoorbeeld niet meegenomen worden. Een oplossing zou zijn om de extramurale zorg volgens de intramurale tarieven te bekostigen. Ten slotte wordt aangegeven dat de overbruggingszorg moeilijk organiseerbaar is. Vaak is dit niet rendabel en is de verantwoording erg ingewikkeld. Relatie CIZ en zorgkantoor Twee voor de zorgzwaartebekostiging belangrijke partners zijn het CIZ en hun zorgkantoor. De zorgaanbieders zijn gevraagd naar hun relatie met beide. Instellingen konden hier een meerkeuzevraag beantwoorden. Naast het invullen van deze meerkeuzevragen is op beide onderdelen om toelichting gevraagd. Dit geeft een meer kwalitatief beeld van hoe de instellingen hun relatie met het CIZ en het zorgkantoor zien en waarom zij vinden dat het goed of moeizaam gaat. De oorzaken die worden genoemd voor een goede of moeizame relatie zijn gebaseerd op de mening van de instellingen. Er zijn geen exacte cijfers van hoeveel instellingen iets denken, wel komen de meningen die in deze paragraaf genoemd worden herhaaldelijk voor. Wanneer het om een grote groep instellingen met dezelfde opinie gaat of als het juist slechts om enkele instellingen gaat, dan wordt dit aangegeven. Zorgmijders: Instellingen geven aan dat ook de zorgmijders in beeld moeten blijven. Zij hebben vaak geen indicatie, maar zorg wordt wel geboden. B/C-pakketten: Over de zorg met en zonder behandeling, de B- en C-pakketten, is een rapport verschenen met de conclusie dat er veel problemen zijn. Hier is echter nog niets mee gebeurd. Dit heeft volgens de instellingen aandacht nodig. Kindtoeslag: Instellingen willen duidelijkheid over de kindtoeslag. P.31 Extreme zorgzwaarte: Instellingen geven aan dat nog eens duidelijk naar de extreme zorgzwaartetoeslag gekeken moet worden. Zware cliënten krijgen geen passende (her-)indicatie, omdat ze al de maximale indicatie hebben. Dit komt nu dus ten laste van de instelling zelf.

33 CIZ Figuur 13 laat zien wat de instellingen antwoorden op de vraag: Hoe ervaart uw organisatie de relatie met het CIZ in het kader van de zorgzwaartebekostiging? Figuur 13: relatie met het CIZ 36% van de instellingen beoordeelt de relatie met het CIZ als goed (34%) of zeer goed (2%). Het grootste gedeelte (46%) vindt de relatie redelijk en 19% geeft aan de relatie als moeizaam of erg moeizaam te zien. Als naar de verschillen tussen de sectoren wordt gekeken valt op dat de GZ met 48% het hoogste percentage heeft dat de relatie als goed beoordeeld, gevolgd door de GGZ (39%) en de V&V (26%). Met 3% is er binnen de GZ slechts een kleine groep die de relatie als moeizaam ervaart, de V&V heeft hier het hoogste percentage (23%, GGZ 13%). Oorzaken goede relatie CIZ Voor een beoordeling van goed of zeer goed werden de volgende redenen het meest genoemd: 1. Vaste contactpersoon Een groot gedeelte van de instellingen noemde het hebben van een vaste contactpersoon als de belangrijkste en vaak zelfs enige reden voor de goede relatie. 2. Communicatie Een aantal instellingen vindt dat het CIZ goed uitlegt waarom ze bepaalde beslissingen heeft genomen. Er zijn korte lijnen en de communicatie verloopt goed. Sommige instellingen geven aan dat er open contact en goed overleg is. Oorzaken moeizame relatie CIZ De instellingen geven verschillende oorzaken voor een redelijke tot erg moeizame relatie, de gegeven oorzaken zijn op de volgende manier te verdelen in vier categorieën: 1. Vaste contactpersoon Slechte bereikbaarheid CIZ. Het ontbreken van een vaste contactpersoon. 2. Indicatie Lange wachttijd aanvragen (her)indicaties (langer dan de zes weken die hiervoor staat). Sommige instellingen vinden het aanvragen van indicaties veel werk. Het CIZ geeft soms te lage indicatiestellingen die niet overeenkomen met de benodigde zorg die de cliënten volgens de instelling nodig hebben. 3. Afstemming en deskundigheid CIZ Er is sprake van willekeur. De deskundigheid van de verschillende medewerkers verschilt en de indicatiestelling gebeurt niet eenduidig. Meerdere instellingen geven aan dat ze de indicatiestelling niet transparant en onvoorspelbaar vinden. 4. Communicatie Moeizame communicatie met CIZ, weinig ruimte voor discussie. P.32

34 Zorgkantoor In figuur 14 is te zien wat de instellingen antwoorden op de vraag: Hoe ervaart uw organisatie de relatie met uw zorgkantoor in het kader van de zorgzwaartebekostiging? Figuur 14: relatie met het zorgkantoor Een meerderheid van 71% van de instellingen waardeert hun relatie met het zorgkantoor als goed of zeer goed. Minder dan een kwart (23%) vindt de relatie redelijk en een minderheid van 7% beoordeeld de relatie als moeizaam of erg moeizaam. Tussen de sectoren zijn geen opvallende verschillen. P.33 Oorzaken goede relaties zorgkantoor Voor een goede relatie met het zorgkantoor werden er door de instellingen de volgende oorzaken beschreven: 1. Vaste contactpersoon Net als bij de relatie met het CIZ wordt dit als belangrijkste punt genoemd. 2. Communicatie Een aantal instellingen geeft aan dat er gezamenlijk overleg is tussen de instelling en het zorgkantoor om naar oplossingen te zoeken. Sommige instellingen noemen het zorgkantoor open en transparant. Oorzaken moeizame relaties zorgkantoor De instellingen gaven verschillende redenen waarom de relatie met het zorgkantoor redelijk, moeizaam of erg moeizaam is. Dit zijn de meest genoemde oorzaken: 1. Administratie Veel instellingen vinden de zorgkantoren bureaucratisch en langzaam. De instellingen voelen zich gecontroleerd, ze moeten alles verantwoorden, dit brengt administratieve lasten met zich mee en kost veel tijd. 2. Afstemming en deskundigheid zorgkantoor Het ontbreken van beleid en duidelijkheid bij sectorvreemde indicaties: Het zorgkantoor is zelf ook nog zoekende. Een groot aantal instellingen ziet veel variatie in de werkwijzen van de verschillende zorgkantoren. Een instelling zegt hierover: Wij hebben te maken met twee zorgkantoren, dit is erg ingewikkeld omdat ze beide een ander inkoopbeleid hebben. Sommige instellingen vinden de zorgkantoren weinig flexibel. De inkoop is nog sector- en toelatingsgerelateerd en gaat niet, net als de ZZP, uit van de klantvraag. 3. Communicatie Meerdere instellingen geven aan ruimte voor gesprek en onderhandeling te missen.

35 7. Ondersteuningsbehoefte In dit hoofdstuk wordt de ondersteuningsbehoefte van de instellingen in kaart gebracht. Het hoofdstuk wordt onderverdeeld in drie delen. In het eerste deel is de ondersteuningsbehoefte vanuit de zorgaanbieders opgenomen. De instellingen hebben zelf aangegeven of zij ondersteuning wensen en op welke onderwerpen. Dit wordt voortaan type I ondersteuningsbehoefte genoemd; de gevraagde ondersteuning. Vervolgens wordt de ondersteuningsbehoefte op basis van de scores inzichtelijk gemaakt. Hier gaat het om de vraag of instellingen volgens de onderzoekers ondersteuning nodig hebben. Dit geldt voor de instellingen die in de categorie staartgroep of middengroep scoren op één van de vier onderwerpen. Dit noemen we voortaan type II ondersteuningsbehoefte. Dus ondersteuning die is geanalyseerd door de onderzoekers.in het laatste deel wordt de ondersteuningsbehoefte volgens de aanbieders zelf en de ondersteuningsbehoefte volgens de onderzoekers vergeleken. Verschillen en overeenkomsten worden aangegeven. Ondersteuningsbehoefte instellingen 26% van de instellingen heeft aangegeven een ondersteuningsbehoefte te hebben. Opvallend is dat er weinig verschil zit in de ondersteuningsbehoefte bij instellingen die voldoende, risico of onvoldoende scoren. Instellingen die onvoldoende scoren hebben niet meer behoefte aan ondersteuning dan instellingen die voldoende scoren. In de onderstaande tabel is dit inzichtelijk gemaakt. Score Kopgroep Middengroep Staartgroep Totaal Behoefte aan ondersteuning 27% 23% 3% 26% Geen behoefte aan ondersteuning 73% 77% 7% 74% Tabel 8: ondersteuningsbehoefte per score (type I) Ondersteuningsbehoefte Figuur 15 laat de instellingen zien die hebben aangegeven een ondersteuningsbehoefte te hebben (type I). De figuur is uitgesplitst naar score op de vragenlijst en naar sector. Als de drie sectoren worden vergeleken, valt op dat de GZ het minst behoefte heeft aan ondersteuning (21%). Verder is het in deze sector opvallend dat de instellingen die in de categorie kopgroep scoren, ook de instellingen zijn die het meest aangeven ondersteuning nodig te hebben (28%). Ook opvallend is dat van de instellingen die in de categorie middengroep scoren, slechts 15% aangeeft ondersteuning nodig te hebben. Bij de V&V is geen duidelijk verband waarneembaar tussen de behaalde score en behoefte aan ondersteuning. Bij de GGZ zijn het juist de instellingen die in de categorie kopgroep scoren die de minste ondersteuning wensen. De meeste ondersteuning wordt gevraagd door de groep die in de categorie staartgroep scoort. P.34

36 Figuur 15: ondersteuningsbehoefte per score per sector (type I) Waar is ondersteuning bij nodig (type I)? Instellingen met ondersteuningsbehoefte konden bij negen onderwerpen aangeven op welke punten ondersteuning wenselijk is. Vervolgens kon dit in een open vraag worden toegelicht. Van de instellingen met ondersteuningsbehoefte laat figuur 16 zien waar de behoeften liggen. P.35 Figuur 16: ondersteuningsbehoefte zorgaanbieders

37 De grootse ondersteuningsbehoefte ligt bij de formatieplanning. De helft van de instellingen die aangeeft ondersteuning nodig te hebben, wil dit voor formatieplanning, gevolgd door budgettering (41%) en communicatie (38%). De instellingen hebben zelf aangegeven waar per onderwerp de ondersteuningsbehoefte ligt. Uit de analyse van de antwoorden op de open vragen is een aantal structurele aandachtspunten af te leiden. Opvallend is dat de instellingen die in de categorie kopgroep scoren ook de instellingen zijn die het meest uitgebreid antwoord geven op deze vraag. Formatieplanning Op het gebied van formatieplanning is de ondersteuningsbehoefte in drie delen te onderscheiden. Het meest voorkomende aandachtspunt is dat instellingen moeite hebben een koppeling te maken tussen de ZZPmix en de formatie. De ondersteuningsvorm die instellingen op prijs zouden stellen is een tool of programma waarmee de formatie berekend kan worden op basis van de aanwezige ZZP s. Hiermee samenhangend hebben instellingen ook moeite met het berekenen van de benodigde deskundigheid en de koppeling aan de zorgzwaartepakketten. Ten slotte willen instellingen ondersteuning bij het flexibeler maken van de formatie. Zij zien hiervan de noodzaak, maar willen hulp bij het vinden van de juiste mix tussen uitzendkrachten en vaste krachten. Vooral het punt van het flexibiliseren van de formatie wordt tijdens de klankbordgroepbijeenkomsten herkend. In de praktijk is dit echter moeilijk door reguliere uitval door ziekte en vakantie. Hier wordt ook een cultuuromslag noodzakelijk geacht bij zowel medewerkers als cliënten. Er zijn ook sectorale verschillen zichtbaar. De GGZ en de GZ zijn doelgroepgericht, de afdelingen worden gevormd op basis van zorgzwaarte. Bij de V&V is dit minder het geval. Dit betekent ook verschillen in de manier waarop de formatieplanning wordt toegepast. Er wordt positief gereageerd op het rouleren van medewerkers. Binnen de organisatie kan personeel over afdelingen worden gerouleerd en kunnen afdelingen van elkaar leren. Als verantwoordelijkheid laag in de organisatie wordt gelegd, ontstaat ook een grotere bewustwording. Scholing, intervisie, het uitwisselen van goede voorbeelden en kwaliteitstraining worden genoemd als ondersteuningsaanbod. Ook in de opleidingen moet de cultuuromslag meegenomen worden. Ook wordt genoemd dat het mogelijk is personeel zelf het rooster te laten maken, zij houden dan meer rekening met elkaar en geven en nemen. Het is ook belangrijk dat het gat tussen het management en de uitvoerenden gedicht wordt. Er zijn bruggenbouwers nodig, desnoods van buitenaf. Een aantal instellingen werkt met een capaciteitsplanning. Dit kan een Excel-document zijn waar de aanwezige ZZP s ingaan en waar de formatie en deskundigheid uitrollen. De grondslag hiervoor vormen de indicatieve prijzen gedifferentieerd naar niveau. Er kan inzichtelijk gemaakt worden wat de benodigde formatie per afdeling, locatie of instelling moet zijn. Verder is het mogelijk om met behulp van het Advisaris-model een normbegroting per locatie te maken, volgens het kostprijsmodel is duidelijk hoeveel naar zorg, behandeling etc. moet gaan. Dit is bijvoorbeeld ook te vertalen naar weekarrangementen. Budgettering De ondersteuningsbehoefte op het gebied van budgettering is tweeledig. Vanuit de instellingen wordt gevraagd om scholing om ondersteuning te bieden aan de sector. Op de eerste plaats willen de instellingen weten hoe kostprijzen op een eenvoudige manier kunnen worden berekend. Een tool wordt als een mogelijke oplossing van dit probleem gezien. Daarnaast willen instellingen ondersteuning bij de omgang met wisselingen in de ZZP-mix. Er zijn afspraken met het zorgkantoor over het budget. Als in de loop van een jaar de mix verandert, kan dit leiden tot wijziging van de kosten, terwijl het budget niet verandert. Dit levert soms problemen op. P.36

38 Tijdens de klankbordgroepbijeenkomsten geven instellingen aan dat de budgettering op basis van geleverde zorg moet gaan, niet op basis van indicatie. Om goed te kunnen sturen is de kostprijsberekening belangrijk. Instellingen vinden het moeilijk om aan te geven wat in de kostprijsberekening verwerkt moet worden. Zij zouden graag gebruik willen maken van een stappenplan en van goede voorbeelden, om dubbel werk te voorkomen. Instellingen missen kennis van wat gevraagd kan worden van verschillende niveaus. Het gebruik van modellen is wenselijk. De instellingen geven aan dat een termijnvisie ontbreekt. Er zijn te weinig financiële middelen om investeringen te doen. De instellingen zijn van mening dat de kosten tussen intramuraal en extramuraal te veel verschillen. van een jaar de mix verandert, kan dit leiden tot wijziging van de kosten, terwijl het budget niet verandert. Dit levert soms problemen op. Registratie Op de vraag welke ondersteuning noodzakelijk is op het gebied van registratie worden drie aandachtspunten genoemd. Het is niet duidelijk wat geregistreerd moet worden en hoe dit moet worden gedaan. Er is behoefte aan een uniform ICT-systeem dat aansluit op de veranderende regelgeving. Instellingen stuiten op bureaucratie/logheid van met name het zorgkantoor. Bij het declaratiebericht AW119 en de toekomstige AW319 missen instellingen informatie. Er is te weinig ondersteuning. Instellingen geven zelf aan behoefte te hebben aan scholing/voorlichting en vinden de tijd te krap om de AW319 in te voeren. Ook op ICT-gebied wordt om ondersteuning gevraagd. De software sluit niet aan bij andere systemen, de softwareleverancier is niet altijd in staat of bereid om ondersteuning te bieden. Bovendien bevat de AZR nog veel fouten, waardoor de informatie niet altijd bijgewerkt is. De Kinder- en Jeugdpsychiatrie (KJP) werken niet met ZZP s, maar indicaties vinden wel plaats in ZZP s. Verder worden indicaties van Bureau Jeugdzorg (BJZ) niet in de AZR geregistreerd, dit zorgt voor extra administratieve lasten. Tijdens de klankbordgroepbijeenkomsten geven instellingen aan dat zij het belangrijk vinden dat de AZR op orde wordt gebracht en dat de software op elkaar aansluit. Verder zouden de zorgkantoren soepeler om moeten gaan met de declaraties en zorgkantoren moeten eenzelfde werkwijze aannemen. Verder geven instellingen aan dat er voldoende tijd moet zijn voor de overgang naar nieuwe systemen, zoals AZR 3.. Daarnaast geven instellingen aan dat prestatie-indicatoren ieder jaar wijzigen. Dit betekent dat je er intern weinig mee kunt. Er zijn te veel uitzonderingen op de uitzonderingen. P.37 De instellingen is ook de vraag gesteld of ondersteuning wenselijk is bij het declaratieproces. 22% van de instellingen heeft hier aangegeven informatie en/of ondersteuning te missen. Op dit gebied is een vijftal ondersteuningsbehoeften zichtbaar. Instellingen willen ondersteuning bij de omgang met sectorvreemde ZZP s. Vaak moeten deze omgezet worden naar een eigen ZZP. De vertaling hiervan stuit op problemen. Instellingen missen ondersteuning vanuit het zorgkantoor. De deskundigheid laat te wensen over en vaak ontvangen instellingen niet tijdig informatie en opgaven van redenen over bijvoorbeeld afwijzingen of fouten in het declaratiebericht.

39 Communicatie/cultuuromslag Dit onderdeel is op te splitsen in twee delen, communicatie en cultuuromslag. Op het gebied van communicatie is een samenhang van aandachtspunten zichtbaar. Het is instellingen niet duidelijk wat en naar wie gecommuniceerd moet worden. Ook is niet duidelijk hoe gecommuniceerd moet worden. De instellingen geven aan een ondersteuningsbehoefte te hebben bij het informeren van de cliënt over de inhoud en werking van de zorgzwaartebekostiging. Er is grote behoefte aan klaar materiaal, zoals folders, websites en handreikingen waarmee beter gecommuniceerd kan worden naar medewerkers en cliënten. Ook op het gebied van cultuuromslag is ondersteuning wenselijk. Instellingen willen ondersteuning bij de cultuuromslag in de relatie tussen cliënt en de uitvoerende medewerkers. Dit heeft te maken met het claimgedrag van de cliënt. Daarnaast is ondersteuning nodig bij de cultuuromslag van het personeel bij de overgang van vast naar flexibel werk. Zorglevering De instellingen geven op het gebied van zorglevering een drietal punten aan waarop ondersteuning wenselijk is. Instellingen willen ondersteuning bij het vertalen van een ZZP naar een zorg(leef)plan, hoe dit gemaakt wordt en wat hier bij komt kijken. Instellingen weten verder niet goed wat tot een basispakket of arrangement moet behoren. Ondersteuning is ook wenselijk bij individuele versus collectieve zorg. Hierbij gaat het om de vraag hoe om te gaan met individuele wensen van de cliënt en hoe je zorg in groepsverband levert aan mensen met verschillende ZZP s. Een ondersteuningsvraag die veel genoemd wordt, is het probleem dat het voorkomt dat de zorgvraag niet overeenkomt met de ZZP of als de best passende ZZP niet toereikend is. Instellingen weten niet goed hoe zij hier mee om moeten gaan. Tijdens de klankbordgroepbijeenkomsten geven instellingen aan dat zij het een nadeel vinden dat uitgegaan wordt van wat cliënten niet kunnen in plaats van wat ze wel kunnen. Tijdens de klankbordgroepbijeenkomsten geven de instellingen aan dat er sprake is van claimgedrag. Dit komt vooral bij de oude cliënten voor. Bij nieuwe cliënten is dit beter uit te leggen. Binnen de V&V zijn meer problemen met claimgedrag, vooral in de verpleging. Het is moeilijk uit te leggen dat vanwege bezuinigingen minder tijd beschikbaar is voor een cliënt. In de GZ komt claimgedrag ook meer voor. Er wordt vaker gewezen op de uren/minuten in de ZZP. Het is belangrijk dat de werking van de zorgzwaartebekostiging meegenomen wordt in de opleidingen van de medewerkers. Het idee achter de zorgzwaartebekostiging is wel goed uit te leggen. De problemen zitten vooral bij de regels van het zorgkantoor en CIZ, de aanvullende diensten en de individuele verschillen. Ook is er moeite met het organiseren van de nachtzorg. Als goed voorbeeld wordt aangedragen dat bij een instelling cliënten op een centrale plek worden uitgeluisterd door een wakende wacht in plaats van een slapende wacht. Hier spelen ook sectorale punten. In de GZ komen scores voor een indicatie niet altijd overeen met de werkelijkheid. Het voorbeeld wordt gegeven dat iemand fysiek kan lopen, maar niet zonder begeleiding. Het CIZ ziet deze persoon als iemand die kan lopen, begeleiding wordt niet geïndiceerd. Managementrapportage/stuurinformatie Instellingen willen aanvullende ondersteuning bij het genereren van de juiste gegevens voor verantwoording binnen en buiten de organisatie. Instellingen geven tijdens de klankbordgroepbijeenkomsten Claimgedrag komt minder voor als er een vertaling gemaakt wordt in een zorg(leef)plan waar het gaat om de gezondheid en niet om de hoeveelheid uren. Het wordt wel als lastig ervaren om cliënten te wijzen op de eigen verantwoordelijkhedentenvragenlijst aan dat de 54-pun- een nuttig instrument is om stuurinformatie te genereren. Deze vragenlijst geeft inzicht in zorgzwaarte, beheer etc. De vraagstelling vraagt wel om ervaring. Het CIZ heeft een eigen vragenlijst met 12 P.38

40 vragen, de CIZ- aanmeldfunctionaliteit. Hier komt direct een advies over de ZZP uit. Het algoritme wijkt wel af van de aanmeldfunctionaliteit van de zorgaanbieders. Intake Op het gebied van intake worden door de instellingen vier punten aangedragen waar ondersteuning wenselijk is. Op de eerste plaats is er een ondersteuningsbehoefte om vraag en aanbod op elkaar af te kunnen stemmen. Daarnaast is ondersteuning wenselijk om de ZZP-mix te bewaken. Ook willen instellingen ondersteuning bij het opstellen van zorgarrangementen die de cliënt geboden kunnen worden. Instellingen willen verder ondersteuning bij het bevorderen van de deskundigheid van de intakemedewerkers. Hierbij gaat het over de kennis van ZZP s, de onderhandelingsruimte en het te leveren aanbod. Bij de klankbordgroepbijeenkomsten komt naar voren dat de instellingen graag zien dat goede bedrijfsvoering ook als goede zorg gezien wordt. Stabiliteit in de organisatie is ook stabiliteit van de cliënt. De klankbordgroepbijeenkomst zelf werkt al als ondersteuning. Instellingen willen meer werken met best practices. Zij ontvangen graag meer informatie uit de sectoren. Instellingen vinden dat aan een netwerk gebouwd moet worden, waar instellingen zaken kunnen delen. De handreikingen op de website werden als erg handig ervaren. Evaluatie De ondersteuningsbehoefte bij de evaluatie is klein. Twee aspecten komen hier naar voren. De instellingen willen hulp bij het evalueren van het zorg(leef)plan in relatie tot de kaders van het ZZP en bij de omgang met eventuele knelpunten. Daarmee samenhangend willen zij de cliënt beter bewust maken van het belang van een evaluatie. Tijden de klankbordgroepbijeenkomsten geven instellingen aan dat ondersteuningsbehoefte voor evaluatie niet wordt herkend. Wel vinden instellingen het belangrijk dat tegen de cliënt de juiste taal gesproken wordt. Strategie Op het gebied van strategie wordt beperkt concrete ondersteuning gevraagd. Twee aspecten zijn hier interessant om te noemen. Vanuit de instellingen komt de vraag of en hoe je kunt sturen op/naar een bepaalde ZZP-mix. Met het zorgkantoor worden afspraken gemaakt over het budget voor het komende jaar (inkoop). Er is behoefte aan een hulpmiddel om deze inkoop en de realisatie van de ZZP s op elkaar af te stemmen. P.39

41 Ondersteuningsbehoefte per sector (type I) Als we de afzonderlijke sectoren bekijken, zien we een aantal verschillen in de ondersteuningsbehoefte volgens de zorgaanbieders. De tabellen geven aan waar de instellingen in de drie sectoren een ondersteuningsbehoefte hebben. De formatieplanning staat bij alle sectoren op de eerste plaats. Uit de analyse van de open vragen blijkt dat op dit moment alleen op de onderdelen budgettering en zorglevering sectorale verschillen te zien zijn in de aanvullende opmerkingen. De GGZ-sector Figuur 17: ondersteuningsbehoefte GGZ-sector (type I) Bij de GGZ zijn naast formatieplanning vooral drie andere belangrijke ondersteuningsbehoeften, namelijk bij zorglevering (55%), registratie (48%) en communicatie/cultuuromslag (45%). Uit de analyse van de belresultaten blijkt dat de ondersteuningsbehoefte vooral ligt bij zaken die de cliënt treffen, de zorg aan het bed en de informatie naar de cliënt. Op het gebied van zorglevering wordt het gebrek aan toeslagen voor extreme zorgzwaarte als een gemis ervaren. Vooral communicatie met cliënten wordt als aandachtspunt genoemd, vanwege de aard van het ziektebeeld. Zij begrijpen de informatie vaak niet. P.4

42 De GZ-sector Figuur 18: ondersteuningsbehoefte GZ-sector (type I) In de gehandicaptenzorg ligt de ondersteuningsbehoefte naast de formatieplanning vooral bij drie onderdelen, namelijk budgettering, communicatie/cultuuromslag en zorglevering. Formatieplanning steekt met 57% echter hoog uit. Uit de analyse van de belresultaten blijkt dat de gegeven antwoorden niet verschillen met de andere sectoren P.41

43 De V&V-sector Figuur 19: ondersteuningsbehoefte V&V-sector (type I) De sector V&V kent een aantal aandachtsgebieden voor de ondersteuningsbehoefte. Deze liggen dicht bij elkaar. Ook hier staat formatieplanning bovenaan, gevolgd door budgettering, registratie, communicatie/cultuuromslag en managementrapportage. Dit zijn vooral de administratieve kanten. Aangegeven wordt dat in deze sector vaker veranderingen plaatsvinden in de ZZP-mix, vanwege de vaak oudere doelgroep van deze instellingen. Hierdoor moet de formatie vaker aangepast worden en klopt de budgettering niet met de aanwezige ZZP s. P.42