news Hoofdartikel n 2 Créo de kracht van Mercator op maat van KMO s en zelfstandigen. Inhoud sept. 2009

Transcriptie

1 Hoofdartikel Begin deze zomer kon u het eerste nummer van onze nieuwsbrief lezen. We hadden u beloofd dat we al snel zouden terugkomen: en hier zijn we dan! Dit tweede nummer gaat door op hetzelfde elan als het vorige. Het redactieteam voelt zich immers gesterkt door de vele felicitatieberichten die we mochten ontvangen. Hartelijk dank voor uw enthousiasme De zomer is ondertussen bijna voorbij en dat geldt ook voor het ergste van de crisis, waar we onze buik van vol hebben. Dergelijke periodes van economische heropleving zijn ook vaak de ideale gelegenheid om de ondernemingsgeest aan te zwengelen. Enkele spelers zijn van de markt verdwenen omdat ze zich niet tijdig hebben kunnen aanpassen, of omdat ze geen strikt beheer hebben gevoerd dat hen had kunnen helpen om de zwaarste stormen zonder al te veel moeilijkheden door te komen. Hier en daar zullen dan ook enkele jonge scheutjes tot bloei komen. En dat kan ons alleen maar verheugen. INEO heeft in het bijzonder aan deze starters gedacht. De Créo boekhouding van Mercator werd speciaal voor hen ontwikkeld aan een uitermate betaalbare prijs, maar met alle krachtige functies van een echt boekhoudpakket, en met de vereiste betrouwbaarheid en ergonomie. Microsoft heeft zijn incubator voor webgeoriënteerde innovaties in Henegouwen gevestigd. En moesten we daarop wachten? De e-commerce -motor van Mercator, die voorzien is van de nieuwste technologische ontwikkelingen, is er al lang. Hij maakt een perfecte integratie mogelijk tussen uw website en uw ERP. In dit nummer vertellen we er u alles over. Veel leesplezier. sept news Créo de kracht van Mercator op maat van KMO s en zelfstandigen. n 2 Mercator Créo, omvat alle functionaliteiten van Mercator Boekhouding, maar dan in een versie voor KMO s en zelfstandigen. Met Créo kunt u uw volledige algemene boekhouding efficiënt beheren, zoals uw BTW-aangifte, de opmaak van uw jaarlijkse balans, het beheer van de betalingsherinneringen of het afdrukken van al uw beheersstatistieken. Wenst u op termijn bijkomende modules toe te voegen zoals de analytische boekhouding, het beheer van de vaste activa of de bankverbinding, of wenst u één of meer gebruikers toe te voegen omdat uw onderneming groeit, dan kunt u uw Créo-pakket op elk ogenblik en tegen een geringe kost uitbouwen tot de volledige versie. Om uw budget te respecteren, werd over deze prijs ook speciaal nagedacht. Oordeelt u zelf: Créo kost slechts 650 euro, en voor de update blijven we trouw aan ons beleid van 15 % van de licentieprijs (hetzij minder dan 100 euro per jaar). Bovendien weerhoudt niets u ervan om uw Créo-pakket aan te vullen met een module Commercieel Beheer van Mercator die al verkrijgbaar is vanaf 500 euro voor een gebruiker van de First Business-versie. Guy Colsoul En neen ik heb het niet gehad over de Mexicaanse griep! Maar u beschikt al over de beste remedie ter wereld tegen dit virus! Inhoud Créo de kracht van Mercator 1 De bekommernissen van de starter 2 Interview: Laurent Saffre (Kesar) 3 Tips & Tricks Mercator 3 tot 5 Een boekhouding met een echte toegevoegde waarde 4 Interview: Alain Collard (Bricolux) 4 en 5 Vermijd verliesverkopen 6

2 De bekommernissen van de starter Een eigen onderneming opstarten verloopt niet altijd even makkelijk en geruststellend. Wat zijn de belangrijkste bekommernissen van een starter? Welke factoren zorgen ervoor dat een onderneming succesvol is of in het andere geval de boeken moet neerleggen? Hierna de antwoorden. Wanneer iemand een eigen onderneming wil opstarten, zal hij of zij in eerste instantie nadenken over de financiering van het startkapitaal om dat te doen. De mensen die bij ons komen, vermelden dit punt vaak als eerste. Vooral wanneer ze niet beschikken over eigen kapitaal of over een bankgarantie, vertelt Laurent Cattelain, verantwoordelijke bij de vzw Job in Namur (ondernemingsloket). Maar daar zijn oplossingen voor: overheidssteun, het systeem van de couveuse d entreprises (de werkzoekende start als zelfstandige, maar behoudt in eerste instantie zijn uitkeringen) Het project goed voorbereiden Eens men effectief gestart is, moet het project ook blijven bestaan. Om te overleven, moet een onderneming immers rendabel zijn. En om de kans daartoe te maximaliseren, moet men beginnen met de opmaak van een businessplan. Dit document moet onder andere een grondige analyse omvatten van het financiële gedeelte, een beschrijving van de verschillende aspecten voor de uitvoering van het project (interne structuur, productie ), een luik over de human resources verder kan men in dit document ook verschillende soorten informatie vermelden die de haalbaarheid van het project staven. Men mag niet aarzelen om zich te laten omringen door competente personen die u correct kunnen adviseren. Met name voor de juridische (keuze van de rechtsvorm van de onderneming, eventuele vereisten om toegang tot het beroep te krijgen, sectorgebonden normen ) en de administratieve aspecten. Eens deze globale procedure tot een goed einde is gebracht, beschikt de jonge ondernemer over alle kansen om met een haalbaar project voor de dag te komen. In de praktijk stellen we vast dat heel wat nieuwe ondernemingen vooral tijdens de eerste 3 jaar over de kop gaan (meer dan 50 % volgens diverse bronnen). De belangrijkste oorzaak daarbij is een gebrek aan liquiditeiten. De geheimen van een goede boekhouding Soms meldt men ons de stopzetting van een onderneming die nochtans over een goed gevuld orderboekje beschikt, maar er niet langer in slaagt om haar leveranciers te betalen. Er moet inderdaad ook regelmatig geld binnenkomen (tijdig de facturen naar de klanten sturen en hun betalingen ontvangen). De huidige financiële crisis helpt daar uiteraard niet bij, maar wie start als zelfstandige, kan toch enkele reflexen aanleren die hem of haar kunnen helpen bij het voeren van de boekhouding en het ergste kunnen voorkomen. Als ik al een tip kan geven, dan is het in eerste instantie deze: volg een cursus boekhouding. Dat raden we zelfs sterk aan. Beslist u vervolgens om een beroep te doen op een accountant, volg dan steeds kritisch alle bedragen die uw bedrijf binnenkomen en buitengaan. Zorg ervoor dat u steeds een totaaloverzicht hebt over de situatie. Dan komt u niet voor verrassingen te staan, licht Laurent Cattelain toe. Elk heeft zijn eigen methode om er te komen: een handgeschreven boek met inkomsten, een tabel of een gespecialiseerd computerprogramma. Dit laatste heeft als voordeel dat men zelf heel wat gegevens kan invoeren: dat spaart de boekhouder veel tijd uit (dus minder duur) en helpt ook om een overzicht te behouden over de inkomende en uitgaande facturen. Herinneringen op de vervaldagen, automatisch gecreëerde tabellen Allemaal vormen van hulp die erg nuttig kunnen zijn. Dit soort tools is tegenwoordig ook bereikbaar voor de allerkleinste ondernemingen. En dat is goed nieuws voor velen, want 85 % van de Waalse ondernemingen maakt deel uit van deze laatste groep Opgesteld in samenwerking met dhr. Laurent Cattelain, verantwoordelijke bij de vzw Job in Namur Tips & Tricks In de «Datum»-velden laat u met een rechtermuisklik de kalender verschijnen. Wanneer de zone volledig geselecteerd is, verhoogt u de datum met één dag via de knop +, terwijl u met de knop - een dag aftrekt. 2

3 Mais il est où le soleil? En Mercator? Laurent Saffre, in welke activiteitensector bent u actief? L.S: Kesar is actief in de modewereld. Onze activiteiten richten zich op het ontwerpen en verdelen van het dameskledingmerk Mais il est où le soleil?. Wij beschikken over een eigen team stilisten die zich bezighouden met de creatie van de modellen. Op basis daarvan kan het productieteam de technische fiches opstellen, die vervolgens naar onze leveranciers worden verstuurd die het model produceren in de verschillende maten en kleuren. Dit jaar vieren wij het tienjarige bestaan van ons bedrijf. Wij hebben 3 eigen boetieks in de steden Brussel, Antwerpen en Parijs. Maar onze collectie wordt ook in de rest van Europa verkocht, en ook steeds vaker daarbuiten. Wij hebben verder een nieuw concept gelanceerd met de opening van een exclusief en onafhankelijk verkooppunt in Genève. Deze locatie biedt een etalage die voor 100 % bestaat uit Mais il est où le soleil?, en uiteraard kreeg ook Mercator een plaatsje in dit nieuwe concept. Dit partnership zal ongetwijfeld ook in andere Concept Stores in heel Europa toepassing kunnen vinden. Beheert u uw boetiek in Parijs met Mercator? L.S: Het commerciële beheer van deze boetiek verloopt op precies dezelfde manier als dat van onze Belgische boetieks. Voor de boekhouding en de facturatie hebben wij ervoor gekozen om het beheer toe te vertrouwen aan een lokaal boekhoudkantoor. Waarom hebt u gekozen voor Mercator? De modewereld vereist een heel specifiek beheer, zonder mogelijkheid tot herbevoorrading. L.S: Wij waren op zoek naar één softwarepakket dat zowel de boekhouding, het commerciële beheer als de software voor het verkooppunt omvatte. Mercator bood al deze verschillende functionaliteiten in één enkel programma aan. Bovendien wilden we ook een beroep kunnen doen op een efficiënte en lokale supportdienst. En Mercator voldeed aan uw criteria? L.S: Jazeker. Vooral omdat Mercator, bovenop onze standaardvereisten, ook functionaliteiten bood die sterk gelinkt zijn aan onze activiteitensector zoals het beheer van kleuren en maten, en perfect passen binnen onze manier van werken. In de modewereld moet men rekening houden met een productietermijn van 3 maanden. Daar komt nog eens een maand bij voor het transport van de goederen. Onze producten worden vervaardigd in China en India, onze agenten starten met de verkoop van een collectie ongeveer 6 maanden vooraleer ze wordt geleverd. Op basis van de eerste verkoopcijfers worden de orders twee maand later geplaatst bij de leveranciers. En zodra de producten in voorraad zijn, vertrekken ze bijna onmiddellijk naar de klanten. Hoeveel artikelreferenties beheert u? L.S: Per collectie gaat het om ongeveer 350 modellen die verkrijgbaar zijn in verschillende maten en kleuren. Dat geeft een totaal van artikelen. Bent u tevreden over uw keuze voor Mercator? L.S: Wij hebben nog wel enkele vragen over specifieke parameters, maar over het geheel genomen, zijn we erg tevreden. We hebben het pakket nog maar recent geïnstalleerd. Dankzij de competentie van onze dealer, MC-Partners, hebben wij Mercator snel kunnen aanpassen aan onze noden. Door de gebruiksvriendelijkheid van Mercator, kunnen wij elk seizoen een tiental uitzendkrachten aanwerven die de artikelen met een minimum aan opleiding invoeren in de voorraad en ze er ook weer uithalen. En dat met een optimale efficiëntie. 3

4 Een boekhouding met een echte toegevoegde waarde Velen zien hun boekhouding vaak als een lastige opdracht, een wettelijke verplichting die niet echt veel opbrengt. De zaakvoerder van een KMO weet dat hij een boekhouder heeft die de verschillende documenten invoert en hem er periodiek aan herinnert dat hij één of andere betaling aan de BTW moet doen, of nog, dat hij een AV moet organiseren om de rekeningen goed te laten keuren. Toegegeven, dit is een ietwat karikaturale weergave maar we zitten er soms niet ver naast. Mercator Boekhouding werd ontwikkeld om uw boekhouding niet langer te zien als een uitgavenpost, maar eerder als een bron van toegevoegde waarde. Om deze doelstelling te halen, hebben wij voornamelijk gewerkt volgens twee kerngedachten. Enerzijds hebben wij geprobeerd om uw kosten te doen dalen, en anderzijds willen wij uw boekhoudsoftware zo productief mogelijk maken. Onze eerste doelstelling konden we bereiken door de module Boekhouding zoveel mogelijk te integreren in de module Commercieel Beheer van Mercator. De module Boekhouding mag dan als alleenstaande module beschikbaar zijn, de twee modules samen vormen een geïntegreerde software die helpt voorkomen dat u gegevens tweemaal invoert. Zodra u een factuur in Commercieel Beheer hebt ingevoerd, kan ze automatisch naar de module Boekhouding worden overgezet, eventueel inclusief de betalingen en de afpuntingen. Bovendien vereist dit ook minder leertijd, want beide modules gebruiken dezelfde interface. En u wint ook heel wat tijd dankzij de bankverbinding waarmee u uw rekeningafschriften automatisch kunt invoeren. Uw bank bezorgt u immers een elektronisch bestand met alle nodige informatie zodat Mercator niet enkel uw financiële documenten kan invoeren, maar tegelijkertijd ook het nodige kan doen op het vlak van afpunting. Op die manier wint u al snel meer dan 4 uur per week. De absolute betrouwbaarheid van Mercator garandeert u eveneens dat uw IT-infrastructuur geen bron van kosten wordt. Zo is het onmogelijk om in Mercator een onevenwichtige boeking te doen. En ook een elektriciteitsonderbreking of een computercrash tijdens een hachelijke verrichting brengen de integriteit van uw databank niet in gevaar. De productiviteit van uw Boekhouding verbetert dankzij verschillende handigheidjes en revolutionaire functies die hier en daar in de software zitten. Zo zijn de klantengegevens uit het Commercieel Beheer en uit de boekhouding samengebracht in één informatiebestand. Op die manier kunt u met één muisklik een factuur uit Commercieel Beheer openen vanuit een factuur in Boekhouding. Daarnaast hebben we ook één en ander gedaan aan de betalingsherinneringen. Mercator zorgt voor een perfect beheer van de verschillende herinneringsniveaus op basis van wat er eerder effectief is verzonden, berekent de kosten en verwijlinteresten en slaat automatisch een kopie van de herinnering op als pdf-bestand. Allemaal kostbare minuten die u wint. Mercator Boekhouding is niet enkel aangepast aan de Belgische wetgeving, maar ook aan de Luxemburgse en de Franse wetgeving. Deze module beheert automatisch en standaard de verschillende documenten die wettelijk zijn opgelegd zoals de balans, de BTW-aangifte, de fiches en , en ze verzorgt ook de verzending via internet in België. Wij beschikken bovendien over de nodige programma s voor de export van gegevens uit eender welk boekhoudpakket. Mercator wordt uiteraard verkocht aan een aangepaste prijs voor KMO s. In de Créo-versie is Mercator Boekhouding al verkrijgbaar vanaf 650 euro en 97,50 euro/jaar! Alle versies beschikken ook standaard over Mercator Exchange waarmee u uw boekhoudkundige gegevens via kunt verzenden naar uw boekhoudkantoor. Bricolux Alain Collard kan niet meer zonder de E-commerce -module van Mercator Wat zijn de activiteiten van het in de provincie Luxemburg gevestigde Bricolux? A.C.: Wij zijn een groothandel in schoolartikelen en leveren sinds 1973 aan zowel lagere- als kleuterscholen, voornamelijk in het Franstalige landsgedeelte. Ons gamma gaat van schoolmeubilair tot kleine papierwaren, en al die producten zijn opgenomen in een catalogus die zowat referenties telt. Het overgrote deel van die producten wordt ingevoerd. Mijn vader heeft Bricolux opgericht in 1972 als een Luxemburgse doe-het-zelfzaak, om zo te kunnen profiteren van de subsidies voor de activiteiten op woensdagnamiddag. 4

5 news 09*09 U werkte al met Mercator, waarom hebt u ervoor gekozen om de E-commerce -module toe te voegen? A.C.: Wij gebruikten inderdaad al de modules Boekhouding en Commercieel Beheer van Mercator. Jaarlijks verwerken wij ongeveer orders die elk zo n 40 à 50 lijnen tellen, m.a.w.: een klein miljoen lijnen. Daarbij moeten we nog verduidelijken dat 90 % van onze omzet gerealiseerd wordt bij de start van het schooljaar, dus in een periode van drie maanden. De manuele invoer van de orders die we ontvangen via , fax of de post is een enorm werk met een aanzienlijk risico op fouten. De vertraging bij de invoer kan soms oplopen tot enkele dagen. Dankzij E-commerce kunnen we dit invoerwerk sterk verminderen. De klanten voeren hun orders immers zelf in. A.C.: Het e-commercesysteem is goed onthaald door onze klanten. Het eerste jaar hebben we een veelbelovende start gekend. En dit jaar kunnen we al spreken van een echte boom. Het is zelfs zo dat onze server af en toe het verzadigingsniveau bereikt; we zullen die tegen volgend jaar zeker moeten aanpassen. Is het makkelijk om te starten met e-commerce? A.C.: Toen we ongeveer anderhalf jaar geleden startten met e-commerce, beschikten we al over een papieren catalogus, alsook foto s en omschrijvingen van de producten in ons commercieel beheer. We hebben het statische gedeelte van onze website moeten overzetten op een specifiek daartoe bestemde server, vervolgens hebben we er de E-commerce -module op geïnstalleerd, en we hebben de gegevens van de papieren catalogus samengevoegd met de gegevens uit de module Commercieel Beheer, wat niet zonder slag of stoot is gebeurd. Maar Serge Faite (nvdr: de Service Line-dealer) heeft alle problemen kunnen oplossen. Alle orders worden nu op de server opgeslagen en elk uur naar onze module Commercieel Beheer gedownload. Is jullie omzetcijfer gestegen dankzij e-commerce? A.C.: Ons klantenbestand telt vooral scholen die met openbare aanbestedingen werken en over een (erg) beperkt budget beschikken. Maar parallel hieraan krijgen we steeds meer particulieren die het nodige voor hun kinderen komen bestellen. Dat zijn dus nieuwe klanten, en zij vertegenwoordigen toch 25% van onze verkoop. Tot slot exporteren wij ook een beetje naar Frankrijk, Luxemburg, Roemenië en Senegal. Tips & Tricks Hoe realiseert u een filter op basis van een interval? Bijvoorbeeld: u wilt een lijst opstellen met alle klanten waarvan de postcode tussen 4000 en 5999 ligt. Daartoe volstaat het te klikken op de knop Filteren in het klantenbestand, vervolgens voert u in de postcodezone de uiterste waarden van het interval in, gescheiden door 3 punten ( in ons voorbeeld), en tot slot klikt u op de knop Zoeken. De drie punten zorgen ervoor dat er gefilterd wordt op basis van het interval. Beschouwt u e-commerce als een rendabele keuze? A.C.: Absoluut, voor ons is dit een succes. De E-commerce -module van Mercator beantwoordt perfect aan de noden van ons bedrijf. Wij zijn een KMO en beschikten dus niet over een fenomenaal budget (dat we hieraan konden spenderen). Maar dankzij Mercator kunnen we toch gebruik maken van een professionele en efficiënte oplossing. 5

6 Vermijd verkopen met verlies Er bestaan 2 manieren om een prijs te bepalen. Ofwel baseert men zich op een publieke adviesprijs, waarop men dan eventueel een korting kan toestaan of men baseert zich op de eigen aankoopprijs, waaraan men een marge toevoegt. Deze laatste methode kan soms voor problemen zorgen, vooral wanneer uw aankoopprijzen sterk schommelen en uw marges laag liggen. Deze methode vertoont met name 2 belangrijke zwakke punten. Het eerste en ongetwijfeld ook het ergste is de verkoop met verlies. We veronderstellen bijvoorbeeld dat u beschikt over een voorraad van 100 artikelen die u hebt gekocht aan 50 euro. U rekent een marge van 20 %, wat ons een verkoopprijs geeft van 60 euro. Iets later krijgt u de kans om een mooie slag te slaan en opnieuw 10 artikelen te kopen aan 40 euro. Uw verkoopprijs wordt dan 48 euro, dus minder dan de aankoopprijs van de eerdere 100 artikelen die u echter nog steeds in voorraad hebt. Gaat het om een promotieaanbod van uw leverancier, dan hebt u de mogelijkheid om hier geen rekening mee te houden bij de berekening van uw verkoopprijs. Bent u echter actief op een markt waar de prijzen fel schommelen, dan moet u een andere oplossing zoeken. Het tweede zwakke punt doet zich voor als uw aankoopprijzen stijgen. Uw verkoopprijzen stijgen dan immers automatisch ook. U blijft zitten met een voorraad die u aan een mooie prijs hebt gekocht, terwijl uw concurrenten de verhoging niet zo snel volgen en uw omzetcijfer daalt. Er bestaan uiteraard meerdere oplossingen voor dit soort problemen. Wij hebben er één voor u uitgezocht, namelijk de gewogen gemiddelde prijs bij aankoop (PMPA). In principe is dit een manier om de voorraad te valoriseren, die echter erg nuttig blijkt voor de oplossing van ons probleem. Dit is de formule: PMPA = ((PMPAi*Qi) + (PA*Q)) / (Qi+Q). PMPAi = aanvankelijke PMPA = 50 euro Qi = aanvangsvoorraad 100 stuks PA = aankoopprijs van de nieuwe goederen = 40 euro Q = aangekochte hoeveelheid = 10 stuks In ons voorbeeld geeft dat: ((50*100) + (40*10))/(100+10) = 5400/110 = 49,09 euro. In plaats van onze marge van 20 % toe te passen op de aankoopprijs, passen we die toe op de PMPA. Onze aanvankelijke verkoopprijs blijft 60 euro, maar onze nieuwe verkoopprijs wordt 58,90 euro. Op die manier hebben we onze 2 problemen ook echt opgelost: we verkopen niet met verlies, en we laten de klant toch profiteren van de prijsdaling, terwijl we onszelf een gemiddelde marge van 20 % toekennen. Er bestaan nog vele andere methodes, maar deze biedt het grote voordeel dat ze volledig automatisch kan verlopen. Voor alle inlichtingen: Neem contact op met uw verkoper of Mercator Vlaanderen Tel.: Mercator Wallonië - Luxemburg Tel.: Mercator France Tel.: info@mercator.eu Newsletter Mercator Ineo - Route d Andenne EGHEZEE Mercator Vlaanderen - Langestraat AFFLIGEM Verantwoordelijke uitgever: Olivier Billa Teksten: Expansion, Ineo Lay-out: Expansion