Forward Commitment Procurement

Forward Commitment Procurement Pianoo-congres, Den Haag 7 juni Joram Nauta TNO Dutch Centre for Health Assets

2 Forward Commitment Procurement Overzicht presentatie: - Introductie + Waarom - Wat is Forward Commitment Procurement? - Ervaringen met Forward Commitment Procurement - Een praktijkcasus; Erasmus MC - 12 tips

3 Waarom? Waarom zien we niet meer en beter voorbeelden van energiezuinige producten en gebouwen, of denken we dat dit altijd meer moet kosten? Waarom leveren marktpartijen deze producten niet, is dat alleen omdat er geen vraag naar is? Laten we zoeken wat het beste is om te doen en niet wat het meest gebruikelijke is. Seneca

4 Waarom Constante uitdaging om publieke diensten en producten te verbeteren (met beperkte budgetten) en daarboven: Energiezuiniger (energielabels) Duurzamer (lagere CO2-voetafdruk) Focus op publieke aanbesteders om innovaties uit te lokken. maar

5 Maar: Bestaande aanbieders van diensten en goederen kunnen niet op voldoende schaal of met voldoende snelheid de nodige veranderingen doorvoeren Totaal nieuwe oplossingèn zijn nodig Zonder deze oplossingen dreigt mislukking; - innovatie is dus noodzaak Willen we actief innoveren en een nieuwe standaard zetten, of blijven we wachten op de markt????

6 Problemen bij Inkopen van Innovaties : Aanbesteder Innovatie vereist een andere aanbestedingsproces: Andere manier van specificeren, Andere manier van aanbesteden, Andere gunningscriteria. Risico s en onzekerheden Onzeker of aanbestedingproces zal leiden tot goede selectie van marktpartijen, Onzeker of de markt kan leveren (tijdig, werkend, aanvaardbare kosten).

7 Problemen bij Inkopen van Innovaties : Marktpartij Innovatie vereist (extra) investeringen door marktpartijen. Risico s en onzekerheden over de toekomstige klant (marktrisico s) Onzekerheid over toekomstige behoeften klant Investments the mountain of risk Inkomsten

8 Is het er op tijd? Werkt het wel Kunnen we deze innovatie toepassen? Zijn het mijn (voor)investeringen waard? Klanten Markt partijen

9 Succevol Innovaties Inkopen Success hangt af van het mitigeren van risico s door zowel aanbesteder als marktpartij. Is het er op tijd? Werkt Ik heb vertrouwen in het? Kunnen we het een goede uitkomst toepassen? Is het mijn Dit is een goede (voor)investering business case waard? Vroeg communiceren met de markt is een wijze om commitment te krijgen en risico s goed neer te leggen.

10 Forward Commitment Procurement Overzicht presentatie: - Introductie + Waarom - Wat is Forward Commitment Procurement? - Ervaringen met Forward Commitment Procurement - Een praktijkcasus; Erasmus MC - 12 tips

11 Forward Commitment Procurement (I) Concept uit Verenigd Koninkrijk (2006 EIAG report DTI) Toegepast door Department for Business Innovation & Skills in o.a. gevangeniswezen (o.a. zero-waste matras, 2008) Nu in de zorg: Low Carbon Building (LCB) Healthcare Network. Identification Market Engagement Procurement

12 Forward Commitment Procurement (II) Lead Market Initiative (LMI) for Europe Innovation policy initiative ( 2008) waar partijen samen de time-to-market van nieuwe producten of diensten verkorten Focus op zes sleutel sectoren : sustainable construction, protective textiles, bio-based products, recycling, ehealth and renewable energy European Public Procurement Networks Innovatie bevorderen vanuit de VRAAG-zijde Publieke aanbestedingen 16% van EU BNP ( ~ 1,800 miljard) Drie projecten gestart in 2009/10 Inspiratie for LCB Healthcare UK Forward Commitment Procurement Programme Ism Noorwegen, Polen (Nederland & UK)

13 Forward Commitment Procurement (II) Market Engagement Acties behorend bij FCP Communicatie/Consultatie Bekendmaking + PR Afstemming vraag Organiseren markt van vragers Faciliteren van netwerk Aanpassen aanbestedingsstrategiën/concurrentieger. Dialoog Identification Market Engagement Procurement

14 Case studies in het LCB-Healthcare project Rotherham NHS Foundation Trust (UK) Ultra efficient lighting for future wards Status: finished Nottingham University Hospitals NHS Trust (UK) Integrated Ultra Low Carbon Energy Solution Status: Market engagement phase Erasmus MC (The Netherlands) Cleaning of 70.000 hospital beds per annum Status: competitive dialogue procedure underway

15 Forward Commitment Procurement Overzicht presentatie: - Introductie + Waarom - Wat is Forward Commitment Procurement? - Ervaringen met Forward Commitment Procurement - Een praktijkcasus; Erasmus MC - 12 tips

16 NHS Rotherham FT Began with an opportunity: complete ward refurbishment over 8 years Vision of the CEO: Hospital of the Future, modern, hotel feel Current wards have poor, inefficient lighting as well as being a cluttered space, little storage New and emerging lighting technology were promising to be smart and ultra efficient Stimulating better, cost effective innovative solutions

17 Drie eisen werden gesteld door aanbesteder 1. A step change in patient experience i.e. creating a pleasant healing environment with patients being in control of bed zone lighting levels and ambience and provide the lighting to perform clinical requirements and incorporating measures to reduce the risk of hospital acquired infections; 2. A demonstrable step change in energy efficiency with progressive improvements in energy efficiency and operational performance over the life of the project; 3. A fully installed, maintained and future-proofed service

18 De eerste stap: Threw away the catalogues and product lists! Thought in terms of the outcomes not products Team encouraged to be ambitious and forward thinking The lighting element ring-fenced to procure directly The key to success was to begin by asking for what was needed not what we thought was available or affordable. The results have exceeded all expectations. John Cartwright, Director of Estates and Facilities, Rotherham NHS Foundation Trust. Identification Market Engagement Procurement

19 The response from the supply chain? More than 40 good quality responses: The supply chain indicated that: Could achieve a step change in the energy efficiency of lighting LED technology = new options e.g. smart functionality and patient experience Supply chain able to deliver complete solution Intelligent control systems = benefits in functionality and energy efficiency Keys to success: a real procurement over a defined time started early used outcome based specification

20 Markt consultatie Consultation workshop in January 2009 75 stakeholders enabled exchange among suppliers Invaluable insights on: Choice of lighting technology and use of control systems Lighting design Measuring energy efficiency Future proofing Optimal procurement and contract approach Barriers to delivery and finding solutions Identification Market Engagement Procurement What is great about this process is that it gives us time to plan, build consortia, and bring new solutions forward workshop participant

21 Pan-European Consortium responded to the tender Sweden Fagerhult Luminaires Ecophon Acoustic Tiles Sweden Lund University, United Kingdom Cundall Lighting Designers Austin Smith Lord Interior Designers Wandsworth Nurse Call Systems Intecho Lighting Control UK Kings College London, De Montfort University, Germany OSRAM LED s, Lamps, Control Gear New SME created through the FCP process.

22 Procurement of Ultra Efficient Lighting for Future Wards A pro-innovation procurement strategy developed Key features: Outcome based specification Competitive Dialogue Emphasis on innovation e.g. included in the Pre-qualification Questionnaires (PQQ) Demanding and committed customers Forward commitment over the 8 year programme The key to success was to begin by asking for what was needed not what we thought was available or affordable. The results have exceeded all expectations. John Cartwright, Director of Estates and Facilities, Rotherham NHS Foundation Trust. Identification Market Engagement Procurement

23

24 Ultra Efficient Lighting for Future Wards

25 Future Ward - Lighting Scene - Night

26 Future Ward - Lighting Scene Morning

27 Future Ward - Lighting Scene - Midday

28 Future Ward - Lighting Scene - Medical

29 Future Ward - Lighting Scene - Evening

30 Duurzaam/Groen Aanbesteden Innovatiegericht Aanbesteden (future ready)

31 Video over FCP (Engelstalig) http://www.youtube.com/watch?v=npocrsdlywo

32 Forward Commitment Procurement Overzicht presentatie: - Introductie + Waarom - Wat is Forward Commitment Procurement? - Ervaringen met Forward Commitment Procurement? - Een praktijkcasus; Erasmus MC - 12 tips

33 Casus Erasmus MC

34 Waarom vervanging beddenwas? Energie in de nieuwbouw? Focus op inkoop: Duurzaam begint bij inkoop Welke aanbestedingen staan de komende tijd op stapel? Koffiemachines Beddenwascentrale voor de nieuwbouw Waarom? Eenduidig en afgebakend Verbruik van water, stroom, stoom, electriciteit en reinigingsmiddelen Enthousiaste sectormanager

35 Casus Erasmus MC Wat wilde het Erasmus MC: Het in beweging krijgen van een leveranciersmarkt om meer en mogelijk nog niet bestaande oplossingen aan te kunnen bieden Waarom is het belangrijk: Meer en betere oplossingen vanuit suppliers Verlaging TCO Meer aandacht voor MVO Beter opdrachtgeverschap Meer kansen voor MKB

36 Wat is dan innovatief inkopen? (1/2) Functioneel specificeren Geen voorschriften techniek (handmatig, machinaal) Geen normen (niet aanwezig) Wat is een schoon bed Gevraagde oplossing: Lever ons schone bedden en matrassen met een zo n laag mogelijk CO2 footprint.

37 Tijdpad Erasmus MC

38 Wat is dan innovatief inkopen? (2/2) Vroegtijdig betrekken leveranciersmarkt (marktmobilisatie) Opstellen van marktconsultatiedocument en verspreid via: Aanbestedingskalender Persbericht Social media Interviews/vakbladen Pianoo/ELI/AgentschapNL NEVI FMT/Zorgvisie/Skipr FM/Scoop MKB enz..

39 Key Point: Playing the media Get the story told and sold

40

41 Markt Ontmoetingsdag Rotterdam: 17 januari 2012, circa 60 personen/bedrijven Zeer informatief (& leuk om te doen) Marktpartijen: positief, maar ook verbaasd (géén eisen?, praten over problemen), Erasmus MC: enthousiast ( opwinding in de zaal) Hielp bij overbrengen van uitdaging, commitment bij marktpartijen, proces en matchmaking Heeft effect gehad op aanbestedingsstratgie!

42 Eerste resultaten (juni 2012) Concurrentiegerichte dialoog (Europese aanbesteding): Fase1: kwalificatie-fase (PQQ) pro innovatie, geen harde eisen behalve uitsluitingsgronden, 10 inschrijvers (van MKB tot multinational, diensten & productenleveranciers, vertrouwde & geheel nieuwe aanbieders), partijen hebben moeite met proces (nieuw & oud). Fase 2: Voorlopig 8 partijen toegelaten tot dialoogfase Hebben we er uit gehaald waar we op hoopten?????

43 Forward Commitment Procurement Overzicht presentatie: - Introductie + Waarom - Wat is Forward Commitment Procurement? - Ervaringen met Forward Commitment Procurement - Een praktijkcasus; Erasmus MC - 12 tips

44 Twaalf tips (Good Practice Guide, 2012) (1/2) 1. Procurement as a strategic tool: we are what we buy, supply chain management v buying 2. Thinking ahead: Strategic planning, allowing time, thinking ahead, part of the planning process, understanding future business needs. For new projects: Front End planning, strategic awareness and business case thinking 3. Understand the supplier perspective, encourage and reward innovation at all stages of the procurement process 4. Be a demanding customer: defining requirements and unmet needs, fit for the future, set new standards 5. The value of multi-disciplinary teams: break down barriers between departments 6. Use output based specifications: define the problem not the answer

45 Twaalf tips (Good Practice Guide, 2012) (2/2) 7. Supply chain dialogue: Market engagement 8. Pro-innovation procurement: have a strategy, change PQQ, competitive dialogue 9. Evaluation: whole life costing, working out what you value 10.Transaction cost. Do it simple stupid! 11.Collaborative procurement: support access to the wider market, get other customers involved 12.Legal framework for innovative procurement: what EU legislative acts allow and actually encourage to procure innovatively

46 Conclusie: FCP vs. standaard aanbesteden Willen gaan voor de beste oplossing; niet één die er nu Functioneel specificeren in plaats van voorschrijven en normen Oplossingen worden niet gehinderd door de voorschriften of eisen aan het eindproduct/dienst. Maar ook: Kost meer tijd, zeker de eerste keer. Vraagt om commitment van de interne organisatie!

47 Duurzaam/Groen Aanbesteden Innovatiegericht Aanbesteden (future ready)

48 Kijk ook op: http://lowcarbon-healthcare.eu Contact: Joram Nauta joram.nauta@tno.nl