Handleiding MVO Onder Glas MVO Onder Glas is een interactief programma (http://www.mvoonderglas.nl) waarmee u als ondernemer in de glastuinbouwsector eenvoudig inzicht krijgt in uw bedrijfsactiviteiten op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Door het beantwoorden van vragen over de strategie van het bedrijf en de manier waarop u met werknemers, milieu en maatschappij wordt omgaat wordt duidelijk wat wordt verstaan onder MVO en hoe uw bedrijf presteert op dit gebied. De antwoorden op de vragen vormen automatisch teksten, tabellen en grafieken. Deze kunnen gebruikt worden voor een (jaar)verslag of bedrijfsbrochure. Goede communicatiemiddelen om te laten zien hoe uw bedrijf presteert op het gebied van MVO. Inloggen Inloggen in het programma is noodzakelijk om toegang te krijgen tot MVO Onder Glas. Op deze manier is het gewaarborgd dat uw gegevens zijn beschermd en niet inzichtelijk zijn voor andere gebruikers van MVO Onder Glas. Klik op de link om in te loggen en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Onderstaand scherm verschijnt: Vul uw bedrijfsgegevens in. Deze gegevens worden automatisch doorgezet naar het programma, zodat u deze gegevens niet op diverse plekken in het programma hoeft in te vullen (deze functie is operationeel vanaf ca. juni 2010). 1
Door op Open te klikken opent het programma automatisch. Onder de optie 2. gebruikerwachtwoord kunt u de door ons verstrekte inloggegevens wijzigen waardoor de bescherming van uw gegevens gewaarborgd is. De algemene startpagina verschijnt: Het scherm kan met de muis rechts onderaan groter getrokken worden. Na het klikken op de button verschijnt het centrale scherm van het programma. LET OP: Het is aan te bevelen om gedurende de tijd dat u aan het werk bent met MVO Onder Glas met enige regelmaat op de hoofdpagina gebruik te maken van de Bewaar knop, om te voorkomen dat gegevens verloren gaan. 2
Toelichting menustructuur MVO Onder Glas: Start Hier vindt u een korte toelichting op maatschappelijk verantwoord ondernemen: MVO, wat is dat nu precies? Deel I: Introductie MVO Onder Glas: wat kunt u precies met dit programma en hoe werkt het? Door op de knop te klikken verschijnt een overzicht van de onderdelen van het programma, inclusief een korte toelichting. Deel II: MVO Benchmark De MVO-benchmark biedt algemeen inzicht in de MVO-prestaties van uw bedrijf; op welke activiteiten scoort het bedrijf op MVO-gebied goed en op welke minder goed? De MVO-benchmark bestaat uit een aantal korte vragen. Per aandachtsgebied, People, Planet & Profit verschijnen er ca. 25 vragen die met JA of NEE beantwoord moeten worden. Door met de muis op de i naast de vraag te gaan staan verschijnt bij iedere vraag verschijnt een korte toelichting. Per thema én aan het einde van de benchmark wordt zichtbaar hoe uw score zich verhoud tot die van de op dat moment beschikbare vergelijkingsgroep. Het invullen van de MVO-benchmark duurt ongeveer 15 minuten. Navigatiebalk benchmark: Met deze buttons aan weerszijden van het scherm kunt u heen en weer bladeren binnen de benchmark. Deze lijn met stippen onderaan in het scherm geeft een indicatie waar u zich bevindt in het programma. De blauwe stippen links van de gele stip zijn de vragen die u al beantwoord hebt, de blauwe stippen rechts van de gele stip heeft u nog te gaan. Door op de teksten Profiel, People, Planet of Profit te klikken komt u binnen de benchmark automatisch op de startpagina van het thema. Door op het teken naast de tekst te klikken, komt u automatisch op de pagina met de resultaten van het thema. 3
Voorbeeldscherm Benchmark - vragen: Met de X boven in het scherm kunt u de benchmark te allen tijde afsluiten. De ingevulde gegevens worden automatisch bewaard. Voorbeeldscherm Benchmark resultaten: 4
Deel III Administratie Binnen MVO Onder Glas is de mogelijkheid opgenomen om gedurende het jaar op 24 thema s van People, Planet en Profit administraties bij te houden. Te denken valt bijvoorbeeld aan registratie van de ziekteverzuimgegevens, gebruikte meststoffen en gewasbeschermingsmiddelen, brandstoffen etc. Alle gegevens die binnen het onderdeel MVO administratie worden ingevoerd zijn automatisch ook beschikbaar in het duurzaamheidsverslag. 4 1 2 3 1. In deze kolom staat een toelichting op de betreffende administratie. Grafiek Na het invullen van de diverse gegevens: getallen, kopregels en toelichtingen kan met de knop Grafiek direct een grafiek (staafdiagram) worden gepresenteerd. 2. Centraal staat de administratie per maand. Deze administratie is flexibel. Dat betekent dat onderdelen aangepast kunnen worden. Wilt u bijvoorbeeld niet per maand registreren, maar per periode, dan is dit eenvoudig aan te passen door de woorden in de tabel te vervangen. Toelichting Hier kunt u de tekst voor de toelichting bij de grafiek aanpassen. Berekenen Met de knop berekenen wordt in de rechterkolom (4) het jaartotaal voor het actuele jaar berekend, én het totaal voor het voorgaande jaar. 3. In deze kolom is het jaaroverzicht te vinden. Ook kunt u hier de resultaten van voorgaande jaren invullen. Bewaren en sluiten Door op deze knop te klikken slaat u de gegevens in de administratie op en sluit u de betreffende administratie af. 5
4. Binnen het tabblad Verdeling is het mogelijk een onderverdeling te maken van de cijfers in de administratie. Het aantal medewerkers kan bijvoorbeeld onderverdeeld worden in mannen en vrouwen of vast en tijdelijk. Ook hier is de tabel eenvoudig naar eigen voorkeur aan te passen. De gegevens kunnen eenvoudig in verschillende (zelf te bepalen) categorieën worden onderverdeeld. Door op de knop aantal regels te klikken verschijnt een uitklap menu waarmee het aantal regels bepaald kan worden (max. 10) Grafiek Toelichting / Actie Na het invullen van de diverse gegevens: getallen, kopregels en toelichtingen kan met de knop Grafiek direct een grafiek (in taartvorm) wordt gepresenteerd Onder toelichting / actie kunt u voor uzelf geheugensteuntjes noteren indien u op een bepaald onderwerp nog actie moet ondernemen. 6
Deel IV: Duurzaamheidsverslag Met het beantwoorden van de vragen in de benchmark en het bijhouden van diverse administraties is al een goede basis gelegd voor het maken van een duurzaamheidsverslag. Om het duurzaamheidsverslag compleet te maken moeten er binnen vijf verschillende thema s nog een aantal vragen worden beantwoord. Dit zijn de thema s Profiel, People, Planet, Profit en Strategie. De vragen zijn gebaseerd op de vragen uit de GRI-Richtlijn (Global Reporting Initiative). Voor het samenstellen van de uiteindelijke layout zijn tal van bewerkingsopties opgenomen die uiteindelijk leiden tot een papieren- of een digitale versie van het duurzaamheidsverslag. Daarbij is de presentatievorm van de papieren versie gelijk aan de online versie van het verslag. Ook kan in beide versies gekozen worden voor het beperkt presenteren van (vaak vertrouwelijke) gegevens. Met deze buttons aan weerszijden van het scherm kunt u heen en weer bladeren binnen het duurzaamheidsverslag Er kan gekozen worden voor 3 verschillende lay-outs per pagina. Daar waar iemand graag meer tekst wil invoeren kan dat, maar er kan ook gekozen worden voor wat meer afbeelding. Bewerken Door op de knop Bewerken te klikken verschijnt een hulpscherm waarmee het eenvoudig is om de verschillende onderdelen in te vullen of aan te passen. Ook de foto s op de pagina kunnen via deze knop eenvoudig worden aangepast door een link naar het bestand op de computer in te vullen, of een link naar het plaatje van internet. 7
Hulpscherm Door op de V te klikken verschijnt er een korte toelichting met betrekking tot het onderdeel dat ingevuld moet worden. Dit kan een vraag zijn die beantwoord moet worden of een andere suggestie voor de mogelijke inhoud. Deel V Informatie Hier vindt u de handleiding en andere nuttige links voor het gebruik van MVO Onder Glas. Printen Door op de printer te klikken kunt u het MVO jaarverslag uitprinten. U kunt kiezen voor het uitprinten van het gehele verslag, of u kunt een selectie maken van de onderdelen die u wel en niet uit wilt printen. 8