Verslag Algemene Ledenvergadering Datum : Donderdag 1 maart 2012. Tijd : Aanvang 19.30 uur Locatie: Greenpark Hotel Weigelia 22, Leidschendam Opening door de voorzitter De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. In het bijzonder één van de aanwezige, namelijk één van de oprichters van de vereniging in 2000. De voorzitter heet verder mevrouw Vervloed van t Hof Rijnland en mevrouw Koetsier van Marma van harte welkom bij de vergadering. De voorzitter stelt de leden van het bestuur en een aantal mensen die het bestuur af en toe bijstaan, voor. Dhr. M. Lavino is adviseur/vertegenwoordiger van Nuon beveiligingen en komt een voorlichting geven over inbraakpreventie. Mededelingen en ingekomen stukken Mw. Bakker, mevrouw Van der Steen en dhr. Wacker zijn met kennisgeving afwezig. De voorzitter verwijst naar de nieuwsbrief die eerder is verspreid onder de leden. Vaststellen verslag van de algemene ledenvergadering van 2011 Tekstueel Er zijn geen opmerkingen. N.a.v. Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Goedkeuring jaarverslag 2011 Tekstueel Er zijn geen opmerkingen. 1
N.a.v. Dhr. Ter Berge vraagt waarom slechts 2/3 deel van de schoonmaakkosten is terugbetaald. De penningmeester licht toe dat dit in het bestuur is besloten om een einde te maken aan een langlopend geschil. Ook de advocaatkosten zijn volledig vergoed. Deze zijn in het jaarverslag 2011 verantwoord onder de bijzondere baten. Het jaarverslag wordt vastgesteld. Financiën Verslag kascommissie Mw. Van Oostrum verklaart dat zij samen met de heer H. Wacker de kascontrole heeft gedaan. De kascommissie heeft geen onrechtmatigheden in de administratie 2011 geconstateerd. Staat van baten en lasten 2011 en de balans De penningmeester licht de financiële stukken van 2011 toe. Naar aanleiding van een vraag van dhr. Aalbers licht Mw. Vervloed toe waarom de bijdrage van de verhuurder is verlaagd. Dit is gebeurd op basis van de jaarrekening van vorig jaar en de begroting voor het komende jaar. Het automatisch incasseren van de contributies verloopt goed. De penningmeester verzoekt leden van de vereniging om mee te werken aan de automatische incasso omdat dit de administratie aanzienlijk vereenvoudigt. Op het moment dat leden verhuizen stopt de automatische incasso. Daarnaast verzoekt hij de leden ook om hun mailadres door te geven. Dit scheelt veel kopieerkosten en bezorgwerkzaamheden. Leden kunnen hun mailadres doorgeven bij mw. Schijvens, de ledenwerfster. Bij de nieuwjaarsreceptie hebben 110 leden zich opgegeven. In totaal zijn 9 mensen daarvan, zonder afmelding, niet gekomen. Dit is een kostenpost voor de vereniging. Besloten wordt deze leden een brief te sturen om hen hierop te wijzen. De kascommissie bestaat in 2012 uit mevrouw Feijen en de heer Ten Berge. Het reservelid is mw. Geerling. Aftredend De heer Koster treedt per 1 maart 2012 af als voorzitter en bestuurslid, maar hij stelt zich opnieuw verkiesbaar. Joop de Jong als penningmeester moet statutair aftreden maar mag zonder tegenkandidaat met algemene stemmen één jaar aanblijven. De leden stemmen in met herbenoeming van deze bestuursleden. 2
Er wordt nog een nieuw bestuurslid gezocht, in het bijzonder een secretaris. De leden worden in de gelegenheid gesteld zich alsnog kandidaat te stellen. Zij kunnen zich melden bij de leden van het bestuur. Het is vandaag complimentendag. Er worden een aantal complimenten uitgedeeld voor werkzaamheden die worden gedaan voor de vereniging. Vragen door en discussie met leden van de huurdersvereniging en vertegenwoordigers van de beheerders over diverse onderwerpen. Er zijn een aantal vragen binnengekomen. - Er is een ingekomen brief van Hans en Ria de Bruin; het schoonmaken van de glasplaten op het balkon kost erg veel tijd; Van t Hof Rijnland gaat offerte aanvragen voor het reinigen van de glasplaten en bespreekt dit met BPF. Het wordt teruggekoppeld via de nieuwsbrief. Indien BPF de kosten wil doorberekenen in de servicekosten, dan wordt dit eerst voorgelegd aan de huurdersvereniging. - Mw. Meesters heeft de opzichter van Degenaar aangesproken op het gedrag van de medewerkers van Degenaar. - Opgemerkt wordt dat ook de kleine ruitjes aan de buitenkant schoongemaakt horen te worden. - Mw. Vervloed roept op klachten over schoonmaak door te geven aan Van t Hof Rijnland en niet aan de opdrachtnemers, zoals Degenaar. Mw. Vervloed vraagt aan dhr. Verbeek hoeveel klachten er zijn ontvangen in relatie tot de schoonmaak. Eventueel worden offertes opgevraagd bij andere schoonmaakbedrijven en wordt geswitcht van leverancier, ook al is dit niet erg snel te regelen. - Dhr. Kremers maakt een compliment aan de handelwijze van dhr. Degenaar zelf. Hij was na een telefoontje zelf snel ter plaatse. De kritiek richt zich alleen op de medewerkers van Degenaar. - Ingekomen stuk van dhr. M.E. Bruin. Hij vraagt te overwegen de afwerklaag op de bestrating bij de parkeergarage te vervangen door een asfaltlaag. Mevrouw Vervloed speelt de vraag op het kantoor door. - Mevrouw Mulder deelt mee dat zij twee jaar bezig is om nieuwe ramen te krijgen. Mw. Koetsier bevestigt dat er lekkende ramen zijn. In het najaar is een meerjarig onderhoudsplan opgesteld. Er is geïnventariseerd om hoeveel ramen het gaat. Op basis van het inventarisatierapport is offerte aangevraagd. In het voorjaar 2012 worden de ramen vervangen. Marma wacht op de tweede offerte. Dan worden de offertes doorgesproken met de huurdersvereniging. - Dhr. De Bruin stelt een vraag over de reiniging van de balkonleuningen. Hierover is een brief verstuurd aan het bestuur. De schoonmaak van de balkonleuningen is al jarenlang een discussie. De opdracht is niet uitgevoerd. Er volgt een discussie of hier sprake is van een individuele klacht of een gezamenlijk belang. Een andere bewoner bevestigt dat hier 3
sprake is van een algemene klacht die voor iedereen van belang is. De voorzitter geeft aan dat leden die klachten hebben van technische aard, contact met hem kunnen opnemen. Dhr. Ter Berge heeft vier punten: - Hij heeft vernomen dat er een andere leverancier is voor algemeen stroomgebruik; BPF zou Eneco hebben opgezegd; dit wordt ontkend door de leden van het bestuur. De voorzitter zegt toe dat hij het zal uitzoeken. - N.a.v. de nieuwsbrief heeft hij een vraag over de vervanging van de lampen; het contract met de firma Hinfelaar zou ook zijn opgezegd; mw. Vervloed licht toe dat Hinfelaar een elektricien is en niet voor kapotte lampen hoeft te komen omdat deze daar te duur voor is; - N.a.v. de nieuwsbrief heeft hij een vraag over het stukje over het platform voor huurdersverenigingen betreffende de huurprijzen; voor hem is niet duidelijk wat het belang hiervan is voor de huurders? De heer de Jong licht toe dat dit alleen ter informatie aan de bewoners van de wijk is meegedeeld. - N.a.v. de nieuwsbrief vraagt hij of Van t Hof Rijnland, net als Marma ook een meerjarig onderhoudsplan maakt; mw. Vervloed licht toe dat BPF zelf het onderhoudsplan maakt en dat zij dit jaarlijks actualiseert. Mw. Vervloed licht toe dat voor de led verlichting een voorziening is getroffen. De led verlichting wordt de komende jaren geinstalleerd. Het is nog niet bekend of dit gefaseerd gebeurt of in één keer. Voor volgend jaar staat schilderwerk gepland. Mw. Vervloed verwacht dat de werkzaamheden die worden genoemd in de ingekomen brief van daarmee worden gecombineerd. Ook Marma heeft in 2013 schilderwerk gepland. In 2012 beglazing. Er wordt gevraagd naar een calamiteitennummer bij Marma. Het bedrijf is te klein om een calamiteitennummer in te stellen. De algemene ventilatie heeft het nooit gedaan en kan ook niet worden aangesloten omdat er zaken ontbreken. De voorzitter geeft aan dat dit een echt probleem is. Mw. Koetsier stelt dit punt nogmaals binnen Marma aan de orde. Dhr. Jaspers vraagt of er wel eens onderhoud wordt gedaan aan de afzuiginstallatie op het dak. Mw. Vervloed geeft aan dat het gebruikelijk is dat er een contract is voor periodiek onderhoud. Zij neemt deze vraag mee. Mw. Geerling heeft veel problemen gehad met de ventilatie. Zij mocht deze zelf niet reinigen omdat de installatie op elkaar is afgestemd. De dhr. Jaspers heeft ook een vraag over de groenvoorziening (bij de entree). Er is daarvoor een contract met Weverling. Van t Hof Rijnland gaat kijken naar andere leveranciers voor groen. Als het vervangen moet worden, dan moet Van t Hof Rijnland daar naar kijken. Dit punt wordt meegenomen bij het rondje dat 4
Van t Hof Rijnland binnenkort maakt met het bestuur van de huurdersvereniging. Op dit moment wordt het onderhoud van groen zeer slecht gedaan. Het onderhoud aan de plafonds van de balkons wordt volgend jaar gedaan. Dit wordt met het schilderwerk meegenomen, zo meldt mw. Vervloed. Mw. Drunnink vraagt of het cement wordt afgespoten als het schilderwerk wordt gedaan. Dat is hard nodig. Mw. Vervloed vraagt dit na bij Van t Hof Rijnland. Naar aanleiding van een vraag licht de penningmeester toe dat het misschien wel goed is alle bewoners weer een keer een nieuwsbrief toe te sturen, in plaats van alleen de huurders. In het verleden is dat ook een keer gebeurd. De achtergrond is dat het gedrag van sommige huurders onder de aandacht gebracht zou moeten worden bij alle huurders en niet alleen de leden. Er wordt een vraag gesteld naar aanleiding van de grote billboard met aankondiging van verhuur van appartementen. De opvatting van vele aanwezigen is dat het bord weg moet. BPF heeft besloten tot het plaatsen van het bord. Voor het bord is geen vergunning vereist omdat het op eigen grond staat. Het bestuur was op de hoogte van het plaatsen van het bord. Er zijn nog geen klachten ontvangen over het bord. Deze graag indienen bij Van t Hof Rijnland. Mw. Vervloed neemt dit op met BPF. Eventueel wordt een enquête gehouden onder alle bewoners. Mw. De Groen Theloese bevestigt dit punt. Zij woont naast het bord. Er wordt gevraagd naar het respons op het billboard. De afgelopen week zijn twee appartementen verhuurd en is één appartement in optie uitgegeven. Regelmatig worden de gevels aan de voorzijde schoongespoten. Aan de achterzijde wordt dit nooit gedaan. Mw. Vervloed neemt dit punt mee naar Van t Hof Rijnland. De penningmeester stelt twee algemene vragen aan mw. Vervloed. De eerste heeft betrekking op de procedure bij brand. Er zit een slot op het vluchtluik op de bovenste verdieping. Waar dient dat voor? Mw. Vervloed licht toe dat het luik alleen voor onderhoud op het dak bedoeld is. Zij zal informeren naar de vluchtroutes. De tweede vraag heeft betrekking op elektrische auto s in de toekomst. Heeft Van t Hof Rijnland al plannen over hoe daar in de toekomst mee wordt omgegaan. Mw. Vervloed bespreekt deze vraag bij Van t Hof Rijnland. 5
De voorzitter bedankt de dames Vervloed en Koetsier voor het beantwoorden van de vragen. Voorlichting over inbraakpreventie door Nuon De heer Lavino van Nuon beveiligingen geeft een voorlichting over elektronische beveiliging voor inbraakpreventie, brandalarmering en persoonlijke beveiliging. Het aantal inbraken stijgt. Een alarmsysteem is draadloos en zorgt voor veel mensen tot een stuk geruststelling. Als de inbreker binnenkomt geeft het systeem een hard lawaai af. Een koolmonoxidemelder moet laag aan de grond worden opgehangen. Het is niet verstandig gecombineerde brand-/koolmonoxidealarmen te gebruiken. De basiskosten voor het alarmsysteem bij Nuon zijn ongeveer Eur. 30 per maand. Er zijn folders beschikbaar. Men kan contact opnemen met Nuon. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen meer voor de rondvraag. De voorzitter bedankt iedereen voor de inbreng en wenst iedereen wel thuis. 6