Handleiding van de Visumcentrale-website INHOUD ONDERDEEL PAGINA Inleiding 3 Inloggen 4 Visumvereisten 5 Informatie verzamelen voor een bestelling 6 Beginnen met een bestelling: reizigersinformatie 7 Verzendmethode selecteren 8 Dienst, kosten en betaling selecteren 9 Bestelling controleren en indienen 10 Verzendmethode of adres bijwerken 11 Status van een lopende bestelling bekijken 12 Legalisaties 13 Extra functies 14 Extra functies (vervolg) 15 Contact opnemen met Visumcentrale 16 2
Visumcentrale-website De online bestelprocedure van Visumcentrale is snel, eenvoudig en veilig. Onze klanten en opdrachtgevers kunnen een speciaal voor Visumcentrale ontwikkelde ultramoderne database raadplegen. Deze bevat alle specifieke vereisten voor reizigers van alle nationaliteiten en voor alle bestemmingen ter wereld. Visumcentrale biedt een uniek aangepast aanvraagpakket dat niet alleen exacte en eenvoudig te volgen aanwijzingen bevat, maar ook de vereisten en al de nodige aanvraagformulieren om uw reisvisum of paspoort te verkrijgen. Snel. Visumcentrale is een toonaangevende visumdienst en is de snelste manier om een visum te krijgen. Eenvoudig. Indien u vragen heeft tijdens het proces, kan Visumcentrale sales support Mascha de Koning u helpen. Onze experts staan per telefoon of e-mail voor u klaar. Veilig. Uw privégegevens en documenten zijn bij Visumcentrale gewaarborgd. 3
Inloggen Om de meest nauwkeurige informatie en tarieven te verkrijgen, is het belangrijk om eerst uw accountcode xxxxx (zie email) in te voeren in het veld rechts bovenaan (voer accountcode in) op www.visumcentrale.nl VERZENDEN Zodra u op klikt, bent u ingelogd en u kunt snel en veilig zoeken visumaanvragen, een online bestelling plaatsen of de status van een lopende bestelling bekijken. 4
Visumvereisten verkrijgen De website van Visumcentrale biedt haar gebruikers verschillende onderzoeksmogelijkheden. Om de visumvereisten voor alle nationaliteiten op te vragen, kunt u uw zoekopdracht beginnen via de home- of visum pagina, die u eenvoudig kunt bereiken door op de tabbladen bovenaan de pagina aan te klikken. Stap één: Klik en selecteer de nationaliteit van de reiziger in het uitklapmenu. Stap twee: Klik en selecteer het bestemmingsland uit de uitklaplijst. Stap drie: Selecteer het doel van de reis (bijvoorbeeld zakelijk, toeristisch). Stap vier: Klik op 'VERZENDEN'. Als er meer informatie vereist is, dan wordt u verzocht om de informatie te selecteren uit de uitklaplijst op het pop-upscherm. Klik op 'VERZENDEN' om de vereisten te zien. 5
Informatie verzamelen voor een bestelling U ontvangt overzichtelijke informatie op uw scherm over uw visumaanvraag. U ziet onder meer de vereiste documentatie, verwerkingsmogelijkheden, consulaire sluitingsdata, verwerkingskosten en meer. U zult geïnformeerd worden of een visum vereist is. Hier kunt u de informatie bewerken, het aanvraagpakket naar uzelf of iemand anders e-mailen en met de bestelling te beginnen als u klaar bent om verder te gaan. Om uw aanvraag aan te passen klikt u simpelweg op 'bewerken.' Om de aanwijzingen te bekijken of te e-mailen kunt u op de daarvoor bestemde links klikken. Breng de cursor boven elk vak om de vereisten voor uw visum- of paspoortaanvraag te bekijken. Deze vereisten zijn verplicht om uw visumaanvraag te verkrijgen. Klik op de knop zodra u uw documentatie voltooid heeft en er klaar voor bent om uw bestelling te verzenden voor verwerking. 6
Beginnen met een bestelling: reizigersinformatie Bij het doorlopen van het online bestelproces kunt u de voortgang van uw bestelling zien aan de bovenkant van elke pagina. Elke pijl geeft aan in welk stadium van het online bestelproces u zich bevindt. Om te beginnen met uw bestelling heeft u de volgende informatie nodig: Huidig paspoort/datum dat uw paspoort in uw bezig moet zijn/geldige betaalmethode. Indien u nog niet klaar bent om met uw bestelling te beginnen, kunt u het aanvraagpakket e-mailen en binnen enkele dagen opnieuw opvragen. Maar gezien het feit dat vereisten en toeslagen vaak veranderen, verdient het de aanbeveling dat u online de website raadpleegt voor de laatste correcte vereisten, consulaire toeslagen en verwerkingsduur. 1. Vul belangrijke data in die vereist zijn voor uw reis. De datum dat het paspoort terug moet zijn, is de datum dat u uw paspoort nodig heeft om te voldoen aan uw (internationale) reisbestemming. 2. Vul alle persoonlijke gegevens in van de reiziger, zoals naam, geboortedatum, adres en paspoortgegevens. Velden met een * zijn verplicht. 3. De contactinformatie moet de gegevens bevatten van de persoon met wie contact moet worden opgenomen betreffende details van de bestelling. Klik op TERUG om terug te keren naar de vorige pagina of op VOLGENDE om verder te gaan. 7
Een verzendmethode selecteren CIBT biedt verschillende methoden om uw documenten retour te sturen. U kunt kiezen uit verschillende verzendmethoden precies zoals het u het beste uitkomt, of u nu uw documenten per aangetekende post wilt ontvangen of dat u het document klaar laat liggen voor vertrek op het vliegveld. 4. Selecteer een verzendmethode voor de terugzending van uw documenten na voltooiing. We bieden verschillende verzendmethoden naargelang de behoefte van u of uw klant. 5. Vul de gegevens van het verzendadres volledig in om ervoor te zorgen dat alle gegevens correct zijn. Klik op om terug te keren naar de vorige pagina of op om verder te gaan. TERUG VOLGENDE 8
Diensten, kosten en betaling selecteren CIBT biedt flexibele betaalmethoden. Het zegel van Go-Daddy op elke pagina garandeert dat de persoonlijke gegevens van u en uw klanten veilig zijn. 6. Controleer en selecteer de dienst en kosten voor uw bestelling indien er meer dan één mogelijkheid is. Zorg ervoor dat de genoemde datum gehaald kan worden. 7. De noodhulp verzekert u ervan dat uw paspoort inclusief visum bij diefstal, verlies of schade vervangen kan worden. Klik op de link voor meer details of vink het vakje aan om geen gebruik te maken van deze dienst. 8. De betalingsmethode is gebaseerd op elk individueel account. Vul de betaalmethode in en klik op *Ik ga akkoord met de CIBT Gebruikersvoorwaarden. Klik op TERUG om terug te keren naar de vorige pagina of op VOLGENDE om verder te gaan. 9
Een bestelling controleren en indienen U bent nu klaar om de gegevens van uw bestelling te controleren. Vervolgens klikt u op 'VERZENDEN'. Daarna is uw bestelling ingevoerd in ons systeem en aangemerkt als 'in afwachting van documentatie'. Zorg ervoor dat uw documenten op tijd worden verzonden om af te handelen en terug naar u of uw reiziger te verzenden. Voor datum validatie kunt u de consulaire sluitings- en verwerkingstijden raadplegen om te bepalen of de ingevoerde data kunnen worden gehaald. Zo niet, dan zal u gevraagd worden om een nieuwe datum te selecteren of een andere levertijd te kiezen als er meer dan één optie is. 9. Bevestig nu dat alle velden correct zijn. Klik op BEWERKEN om een veld aan te passen. U kunt het veld bewerken zonder opnieuw te hoeven beginnen. Zodra u heeft gecontroleerd of alle gegevens correct zijn, klikt u opclick BESTELLING VERZENDEN. U krijgt een bevestigingsemail en een samenvatting van uw bestelling toegezonden. 10
Verzendmethode of adres bijwerken De geselecteerde verzendmethode kan gewijzigd worden tot het moment dat het bestand wordt geactiveerd door een medewerker van CIBT. Het adres kan worden bijgewerkt totdat we de bestelling factureren of afrekenen. Indien de verzendmethode moet worden gewijzigd na activatie, e-mail dan verzending@cibt.nl met alle gegevens. Om toegang te krijgen tot een bestelling en de verzendmethode om het adres te wijzigen gaat u als volgt te werk: Klik op het tabblad Status Check rechts bovenaan de pagina en vul het bestelnummer in (staat in de samensvattingsmail) en uw achternaam of uw geboortedatum en achternaam en klik op BEKIJK STATUS BESTELLING U zult een besteloverzicht zien met de gegevens van de bestelling. Om de verzendmethode of het adres te wijzigen klikt u op Verzendinformatie bijwerken. Voor dringende zaken betreffende een bestelling bel naar: XXXXX 070-315 02 03 11
De status van een lopende bestelling controleren CIBT toont updates van uw bestelling gedurende elk voortgangsstadium. Via onze website kunt u de voortgang van uw aanvraag online volgen. Vanaf het moment dat we uw documenten ontvangen tot ze zijn verzonden. Om de status van uw bestelling tijdens enig stadium van het bestelproces te bekijken klikt u op het tabblad 'Status Check' rechtsbovenaan de pagina. Vul uw bestelnummer en achternaam of geboortedatum en achternaam in. Klik daarna op BEKIJK STATUS BESTELLING Indien er tijdens het proces een onduidelijkheden laat het ons dan weten per e-mail via annick.vanhuizen@cibt.nl 070-315 02 03 12
Legalisaties Visumcentrale biedt een snelle, eenvoudige en veilige dienst voor de verwerking van documentlegalisaties. Al binnen een werkdag kunt u documenten laten legaliseren. Visumcentrale kan de complexiteit van het legalisatieproces versoepelen. Ongeveer 50 landen hebben het Apostille verdrag ondertekend, wat een verkort legalisatieproces mogelijk maakt: de 'apostille'. Visumcentrale kan helpen met volledige documentlegalisatie- en apostillediensten voor al uw internationale documenten. Klik bovenaan op het tabblad 'Legalisaties' om te beginnen. Selecteer het land waarin uw documenten gebruikt zullen worden uit het uitklapmenu. Vul uw accountgegevens in indien nodig en klik op de verzendknop. U ontvangt vervolgens de volledige vereisten, extra documentatie indien nodig, verwerkingstijd en kosten. 13
Extra functies Het dienstenoverzicht van het CIBT biedt uitgebreide informatie naar vrijwel alle links die nodig zijn voor het bestelproces, zoals tarieven, diensten, verzendmethodes, reisupdates, hulpbronnen en nog veel meer. Hieronder ziet u enkele populaire functies toegelicht. Om naar dit gedeelte te gaan klikt u simpelweg op het tabblad 'Dienstenoverzicht' bovenaan de pagina en klikt u op een van de links om de inhoud te bekijken. Visumformulieren en richtlijnen: zoek naar, print of verkrijg alle aanvragen, voorbeeldformulieren en handleidingen zoals een zakelijke begeleidende brief en een fotogids voor India. Consulaire sluitingsdagen geeft de laatste informatie van sluitingen van ambassades en consulaten. Onder de link Tarieven vindt u een uitgebreide lijst met alle tarieven voor onze diensten waaronder de kosten van verzending, consulaire kosten en additionele kosten. 14
Extra functies (vervolg) In het onderdeel Voorbeeldvisum kunt u zien hoe een visum eruit ziet en legt uit hoe u het kunt lezen. Visa Quick Check voor Britse paspoorthouders bevat een toegankelijke en overzichtelijke lijst van alle landen en visa die nodig zijn voor zakelijke of toeristische reizen.. Onder Wekelijkse Updates vindt u de laatste informatie over reisvisumvereisten, consulaire sluitingen, paspoorten en andere handige informatie. Schrijf u in om wekelijks informatie te ontvangen op uw e-mailadres. 15
CIBT Handleiding website Contact opnemen met Visumcentrale Specifieke inlichtingen Selecteer het onderwerp waarover u meer informatie wilt hebben. Meer weten over CIBT info@visumcentrale.nl of bel 070-315 02 03 Controleer uw bestellingsstatus statuscontrole Bezorging van uw voltooide aanvraag verzending@cibt.nl Vragen over uw factuur facturatie@cibt.nl Uw rekeningnummer bijwerken acctmgmt@cibt.nl Vancatures vacature@cibt.nl Een bestaande bestelling wijzigen visum@cibt.nl Partner worden acctmgmt@cibt.nl Klant worden sales@cibt.nl Technische problemen website rapporteren webmaster@cibt.nl 16
CONTACT CIBT Handleiding website Visumcentrale postadres Visumcentrale bezoekadres Postbus 90458 2509 LL Den Haag Voor spoed: Postbus 90462 2509 LL Den Haag Den Haag: Bezuidenhoutseweg 27-29 2594 AC Den Haag Rotterdam: Frobenstraat 19a - 19b 3045 RD Rotterdam Tel: 070-315 0203 BTW Nr: NL8068.86.031.B.01 Fax: 070-315 0220 KvK.Nr: 24168774 info@visumcentrale.nl Wij zijn op werkdagen geopend van 8:30-17:00 uur 17