Gebruikershandleiding Documenten van binnenkomst Deel II Bestemd voor... Bevoegde autoriteiten (EU/EVA-GIP/APB/CP) Certificatie van... I. GVDB Gemeenschappelijke veterinaire documenten van binnenkomst II. GDB Gemeenschappelijke documenten van binnenkomst III. VERKL Verklaring IV. GFDB-PP Gemeenschappelijke fytosanitaire documenten van binnenkomst voor planten en plantaardige producten TRACES Gezondheid en Consumenten
Inhoudsopgave I. Inleiding... 5 I.1. Toepassingsgebied van de handleiding voor documenten van binnenkomst Deel II... 5 I.2. Afkortingen en begrippen... 6 I.3. Werktalen... 6 I.4. Versies van Traces... 7 I.5. Toegankelijkheid... 8 I.5.1. Gegevenstoegang en -bescherming... 8 I.5.2. Veiligheidswaarschuwing... 8 I.5.3. Omgevingen... 9 I.5.4. Een account aanmaken... 9 I.5.5. In-en uitloggen... 12 I.5.5.1. Inloggen... 12 I.5.5.2. Uitloggen... 12 I.5.5.3. Problemen met het inloggen... 13 I.5.6. De Traces-menu s aanpassen... 13 I.5.7. Nieuwsupdates in Traces... 14 I.5.7.1. Hoofdpagina... 14 I.5.7.2. Nieuwsbrief... 14 II. Menu Veterinaire documenten...15 II.1. Inleiding... 15 II.1.1. Certificeringsworkflow... 15 II.2. Naar een officieel document van binnenkomst zoeken... 17 II.2.1. GDB/GVDBD/GVDBP/GFDB-PP... 18 II.2.2. VERKL... 21 II.2.3. Programmaomleidingen en beperkingen... 21 II.3. Hulp bij beslissing (HBB) krijgen... 23 II.3.1. Basiswetgeving... 23 II.3.2. Opgelegde materiële tests... 23 II.3.2.1. Bovenste deelvak: Opgelegde materiële tests... 24 II.3.2.2. Onderste deelvak: dataminingadvies (deskundigensysteem)... 24 II.3.3. Zendingen gelijkaardig afgewezen... 25 II.3.4. verscherpte controle... 25 II.3.4.1. Uitvoering... 26 II.3.4.2. Tellen van zendingen... 28 II.3.4.3. Uitsluiting van specifieke gevallen... 30 II.3.4.4. Een programma voor verscherpte controles opheffen... 31 II.3.5. Vrijwaringsmaatregelen... 32 2 / 99
II.4. Deel II (beslissing) certificeren... 33 II.4.1. VERKL... 33 II.4.2. GDB/GVDBD/GVDBP/GSDB-PP... 34 II.4.2.1. Tab Controle-instantie... 34 II.4.2.2. Tab Controles... 36 II.4.2.3. Tab Laboratoriumtests... 40 II.4.2.4. Tab Goedkeuring... 43 II.4.2.5. Tab Weigering... 50 II.4.3. Indieningsopties... 52 II.4.4. Handtekening... 53 II.5. Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders (RASFF Rapid Alert System for Food and Feed)... 54 II.5.1. Een RASFF-kennisgeving invullen... 54 II.5.1.1. Tab Huidige RASFF selecteren... 55 II.5.1.2. Tab Algemeen/Product... 56 II.5.1.3. Tab Risico/Maatregel/Partij... 57 II.5.1.4. Tab Oorsprong/Distributie... 57 II.5.1.5. Tab Afwijzing/Andere... 58 II.5.1.6. Tab Gevaar... 59 II.5.2. Indieningsopties... 59 II.5.3. Een RASFF-kennisgeving printen... 60 II.5.4. Vervolgactie RASFF... 60 II.6. Europhyt-KENNISGEVING (VERSCHIJNT BINNENKORT)... 62 II.6.1. Een Europhyt-kennisgeving invullen... 62 II.6.1.1. Tab Huidige Europhyt selecteren... 62 II.6.1.2. Tab Onderscheppingsdossier... 63 II.6.1.3. Tab Risico/maatregel... 63 II.6.1.4. Tab Oorsprong/Distributie... 64 II.6.2. Indieningsopties... 64 II.6.3. Een Europhyt-kennisgeving printen... 65 II.7. Deel III (Controle) indienen... 66 III. Functionaliteiten Officiële documenten van binnenkomst...67 III.1. Een officieel document van binnenkomst wijzigen... 67 III.1.1. Ingediende officiële documenten van binnenkomst (deel I) wijzigen... 67 III.1.2. Gecertificeerde officiële documenten van binnenkomst wijzigen (deel II)... 68 III.1.2.1. Invullen van de definitieve resultaten van laboratoriumtests met status In afwachting van de resultaten 68 III.1.2.2. Gegevens in deel I (Zending) of deel II (Beslissing) corrigeren... 69 3 / 99
III.2. Een officieel document van binnenkomst wissen of annuleren... 72 III.2.1. Wissen... 72 III.2.2. Annuleren... 73 III.3. Officiële documenten printen... 74 III.3.1. Ingediende officiële documenten... 74 III.3.2. Blanco modellen van officiële documenten van binnenkomst... 76 III.4. Automatische e-mailnotificaties in Traces... 78 III.4.1. Controles van aantallen... 80 III.4.2. Beveiligde toegang... 81 IV. Andere Traces-menu s...82 IV.1. Traces-datawarehouse... 82 IV.2. Qlikview... 83 IV.3. Rapportage... 84 IV.4. Gebruikers-en organisatiebeheer... 85 IV.4.1. Gebruikersbeheer... 85 IV.4.2. Organisaties... 86 IV.4.3. Wachtwoord/geheime vraag en antwoord wijzigen... 86 IV.4.4. Gebruikersprofiel wijzigen... 87 IV.4.5. Zakenpartners... 89 IV.5. Publicatie van lijsten van inrichtingen... 90 IV.6. Hulp bij beslissing... 91 IV.6.1. Programma voor verscherpte controles... 91 IV.7. Wetgeving... 93 IV.8. Informatie... 94 V. Vaak gestelde vragen...95 V.1. Waarschuwingsbericht: meervoudige indiening niet toegestaan... 95 V.2. Waarschuwingsbericht: Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren... 95 V.3. Waarschuwingsbericht: Het certificaat werd niet gevonden... 96 V.4. Waarschuwingsbericht: GEN 002 (onverwachte fout)... 96 VI. Nadere informatie en contactgegevens...97 4 / 99
I. Inleiding I.1. Toepassingsgebied van de handleiding voor documenten van binnenkomst Deel II In deze handleiding worden de belangrijkste beginselen en functies van Traces beschreven voor de certificering (Deel II) van de volgende officiële documenten van binnenkomst bij de bevoegde autoriteiten op EU GIP/APB/API-niveau: GDB: 1 2 gemeenschappelijke documenten van binnenkomst voor diervoeders en levensmiddelen van niet-dierlijke oorsprong; GVDBD: 3 gemeenschappelijke veterinaire documenten van binnenkomst voor dieren; GVDBP: 4 gemeenschappelijke veterinaire documenten van binnenkomst voor dierlijke producten; VERKL: 5 verklaringen ( 6 ) GFDB-PP: 7 gemeenschappelijke fytosanitaire documenten van binnenkomst voor planten en plantaardige producten. De beschrijvingen gaan, waar nodig, vergezeld van screenshots van de Traces-gebruikersinterface zodat u het systeem gemakkelijker in de vingers krijgt. Deze gebruikershandleiding moet u helpen om sneller te werken en onnauwkeurigheden en tikfouten te vermijden. We bevelen u aan om de Traces-toolkit 8 bij de hand te houden wanneer u deze gebruikershandleiding leest. Deze toolkit biedt u toegang tot meer gebruikershandleidingen, filmpjes en sjablonen van het Traces-systeem. De Traces-toolkit bundelt alle informatie die u nodig hebt in een platformdocument. Traces fungeert als enkel loket voor de Europese wetgeving op het gebied van veterinaire gezondheid met betrekking tot producten van dierlijke oorsprong, levende dieren en dierlijke bijproducten en de fytosanitaire sector. Voor de tenuitvoerlegging van de algemene EU-wetgeving kunt u evenwel contact opnemen met uw nationale bevoegde autoriteiten of officiële diensten van de EU voor informatie over vervoersvoorschriften en andere gegevens. U kunt meer te weten komen over Traces via de officiële webpagina voor 1 Verordening (EG) nr. 669/2009 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32009r0669:nl:not 2 Verordening (EG) nr. 1152/2009 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32009r1152:nl:not 3 Verordening (EG) nr. 282/2004 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32004r0282:nl:not 4 Verordening (EG) nr. 136/2004 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32004r0136:enl:not 5 Verordening (EU) nr. 142/2011 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32011r0142:nl:not 6 D.w.z. verklaringen die nodig zijn voor de invoer van tussenproducten overeenkomstig hoofdstuk 20 van bijlage XV bij Verordening (EU) nr. 142/2011 van de Commissie of de invoer van beenderen, hoorns, hoeven en producten uit beenderen, hoorns en hoeven zoals bepaald in hoofdstuk 16 van die bijlage. 7 Richtlijn 2000/29/EG van de Raad: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32000l0029:nl:not 8 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 5 / 99
gezondheid en consumenten 9 van de Commissie. U kunt ook presentaties over Traces raadplegen door hier 10 te klikken. I.2. Afkortingen en begrippen Een volledige lijst met alle afkortingen en acroniemen die in Traces worden gebruikt, is te vinden onder de ondertitel Let s talk Traces en de titel Vaak gebruikte functies van Traces in de Traces-toolkit. 11 I.3. Werktalen Voordat u inlogt op Traces, en ook in de gebruikersinterface, kunt u uit tweeëndertig 12 talen de taal kiezen waarin u wilt werken: Taalcode Taal Taalcode Taal bs Bosnisch lv Lets bg Bulgaars mk Macedonisch cs Tsjechisch mt Maltees da Deens nl Nederlands de Duits nw Noors el Grieks pl Pools en Engels pt Portugees es Spaans ro Roemeens et Ests ru Russisch fi Fins sk Slowaaks fr Frans sl Sloveens hr Kroatisch sr Servisch hu Hongaars sv Zweeds il IJslands sq Albanees it Italiaans tr Turks lt Litouws zh Chinees Als u een andere taal kiest, wordt u terugverwezen naar de algemene startpagina van Traces. 9 Gegevens over Traces: http://ec.europa.eu/traces/. 10 Presentaties over Traces: http://prezi.com/user/traces/. 11 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 12 22 officiële talen van de Europese Unie (het Iers is niet in Traces opgenomen), plus Albanees, Bosnisch, Chinees, Kroatisch, IJslands, Macedonisch, Noors, Servisch, Turks en Russisch. 6 / 99
I.4. Versies van Traces Traces wordt voortdurend bijgewerkt om de verschillende functies te verbeteren en ze aan te passen aan de wettelijke voorschriften en de behoeften en wensen van de gebruikers. Dit gebeurt stap voor stap. Zodra er een upgrade beschikbaar is, wordt er online een nieuwe versie van Traces geïnstalleerd. Er worden regelmatig release notes gepubliceerd voor Traces waarin de gebruikers een overzicht krijgen van de verbeteringen en wijzigingen die zijn aangebracht in de gebruikersinterface en de functionaliteiten. 13 U doet er goed aan te controleren welke releaseversie van Traces online is geïnstalleerd zodat u de informatie in de release notes kunt verifiëren. Als u op de afbeelding met de kaart van Europa en de koe in de rechterbovenhoek van het Traces-venster klikt, krijgt u in de bovenbalk de volgende informatie te zien: het versienummer van Traces (bv. 05.33.00) de releasedatum, in het formaat dd/mm/jjjj (bv. 01/10/2012) de Traces-omgeving (bv. TRACES_TRAINING_TRACES01) Deze informatie ziet u ook als tooltip als u met uw cursor over de afbeelding van de kaart van Europa en de koe beweegt 13 Een overzicht van de release notes van Traces is te vinden op de inleidende pagina van de Traces-toolkit: https://circabc. europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 7 / 99
I.5. Toegankelijkheid I.5.1. Gegevenstoegang en -bescherming Om te voldoen aan de strikte regels met betrekking tot de toegankelijkheid en de weergave van zowel commerciële als niet-commerciële gegevens en om de gegevensbescherming te verzekeren, 14 worden er strikte toegangsrechten toegekend aan elk gebruikersprofiel in Traces. Dit geldt zowel voor marktdeelnemers als voor gebruikers van de bevoegde autoriteit. De privacyverklaring van Traces kan worden geraadpleegd in de verschillende werktalen van Traces door, wanneer u bent ingelogd, op de knop Privacyverklaring te klikken in de rechterbovenhoek van het Tracesvenster. Aangezien zij officiële documenten van binnenkomst moeten certificeren, krijgen gebruikers van de bevoegde autoriteiten op EU GIP/APB/API-niveau een uitzonderlijk overzicht van alle officiële documenten van binnenkomst 15 die aan de EU-grens zijn geweigerd. 16 I.5.2. Veiligheidswaarschuwing Wanneer u zich aanmeldt in Traces, krijgt u mogelijk een veiligheidswaarschuwing te zien waarin u wordt gevraagd of u wilt verdergaan naar de website. Dit is een configuratie-instelling van Traces en is dus volledig betrouwbaar. Traces past verschillende beveiligingsfuncties toe voor de toegang tot toepassingen, de validatie van officiële documenten van binnenkomst en de privacy van de communicatie, zoals de versleuteling en beveiliging van de informatie tussen cliënt en server (https, SSL). Er wordt gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen, wat de snelheid, doeltreffendheid en traceerbaarheid ten goede komt, en van antivervalsingsmaatregelen op basis van beveiligingsregels die 14 Verordening (EG) nr. 45/2001: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32001r0045:nl:not. 15 Enkel officiële documenten van binnenkomst van het soort GVDBP en GVDBD vallen hieronder. 16 Er wordt geen tijdslimiet toegepast. 8 / 99
voldoen aan de wettelijke voorschriften voor elektronische handtekeningen. Als u de veiligheidswaarschuwing te zien krijgt, kunt u voor u verdergaat op Certificaat bekijken klikken voor meer informatie, waarna u op Ja dient te klikken om Traces te kunnen gebruiken. Het Secure Sockets Layer (SSL) en Transport Layer Security (TLS) HTTPS-certificaat wordt door de cliënt van de server gehaald en naar de lokale toepassing of omgeving geïmporteerd en als betrouwbaar aangemerkt. Deze waarschuwing wordt dan ook niet door Traces gegenereerd, maar wel door de server waarop het certificaat wordt gehost. I.5.3. Omgevingen De Productie -omgeving van Traces is te vinden op: https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/. Dit is de realtime omgeving van Traces, aangezien de betrokken marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten automatisch op de hoogte worden gebracht van wijzigingen in de gegevens. Traces-gebruikers dienen de functies en functionaliteiten van Traces uit te proberen in een van de twee testomgevingen van Traces. Meer informatie over het gebruik van de omgevingen OPLEIDING en GOEDKEURING is te vinden onder de titel De functies van Traces testen in de Traces-toolkit. 17 I.5.4. Een account aanmaken Registratie bevoegde autoriteit Traces-workflow TRACESbeheerder Opslaan Gebruikersstatus: GELDIG Nieuw of Nieuwe regionale beheerder in het Traces-menu Gebruikersbeheer Kennisgeving verzonden naar LBA Gebruikersstatus: GELDIG Gebruikersaccounts voor bevoegde autoriteiten kunnen worden aangemaakt door de nationale beheerder voor de lidstaat via het menu Gebruikers-en organisatiebeheer, submenu Gebruikersbeheer. 17 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 9 / 99
1. Klik op Nieuwe regionale beheerder om regionale Traces-beheerders aan te maken. 2. Klik op Nieuw om de volgende gebruikers aan te maken: gebruikers van de centrale bevoegde autoriteit; gebruikers van de (het) grensinspectiepost/aangewezen punt van binnenkomst/aangewezen punt van invoer; gebruikers van de supralokale veterinaire eenheid. 18 Accounts van gebruikers van bevoegde autoriteiten kunnen in Traces worden geregistreerd als Standaard of als Collectieve gebruikers. De account van de bevoegde autoriteit die door de nationale beheerder in Traces wordt geregistreerd, is meteen na indiening geldig. 18 Gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor de douane-entrepots (artikel 12, lid 4, van Richtlijn 97/78/EG tot vaststelling van de beginselen voor de organisatie van de veterinaire controles voor producten die uit derde landen in de Gemeenschap worden binnengebracht) en gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor overzeese departementen en bepaalde eilanden (Beschikking 94/641/EG van de Commissie tot vaststelling van de voorschriften voor de veterinaire controles voor producten uit derde landen die op bepaalde Griekse eilanden worden binnengebracht) kunnen onder bepaalde voorwaarden ook officiële documenten van binnenkomst en officiële handelsdocumenten afgeven en certificeren. Deze bevoegde autoriteiten worden dan in Traces Supra-LVE s (SLVE) genoemd. Deze status wordt op met redenen omkleed verzoek van EU/EVA-landen verleend door beheerders van de Commissie. 10 / 99
De bevoegde autoriteit krijgt een melding waarin haar wordt meegedeeld dat de gebruikersaccount is aangemaakt. 19 Het bericht bevat een rechtstreekse link naar Traces en de gebruikersnaam en het wachtwoord van de account. Meer informatie over het registreren van gebruikersaccounts is te vinden in de gebruikershandleiding Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit. 20 Opmerking: De optie Klik hier om een nieuwe gebruiker te registreren op de loginpagina van Traces is enkel bestemd voor marktdeelnemers 21 en niet voor gebruikers van bevoegde autoriteiten. 19 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer, die eveneens in de Traces-toolkit zit. 20 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 21 Meer informatie vindt u in rubriek I.5.4. Een account aanmaken van de gebruikershandleiding Documenten van binnenkomst Deel I of in de gebruikershandleiding Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer, te vinden in de Traces-toolkit. 11 / 99
I.5.5. In-en uitloggen I.5.5.1. Inloggen Ga naar de homepage van Traces, vul het veld E-mail in met uw login (e-mailadres), tik uw wachtwoord in en klik op de knop Login. 22 Nadat u bent ingelogd, verschijnt de gebruikersaccount in de rechterbovenhoek van het scherm. I.5.5.2. Uitloggen Klik op Uitloggen bovenaan rechts op het scherm en bevestig uw verzoek door op OK te klikken. 23 22 Uw account wordt gedeactiveerd na vijf achtereenvolgende mislukte pogingen. U dient contact op te nemen met uw bevoegde autoriteit om de account opnieuw te activeren. 23 U wordt automatisch uitgelogd na dertig minuten inactiviteit. 12 / 99
I.5.5.3. Problemen met het inloggen Meer informatie over problemen bij het inloggen is te vinden in de gebruikershandleiding Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit. 24 I.5.6. De Traces-menu s aanpassen U kunt het Traces-menu aan de linkerkant zo instellen als u zelf wilt. Minder populaire menu s kunt u inklappen, terwijl u menu s die u vaker gebruikt kunt uitklappen. Deze wijzigingen worden opgeslagen in uw Traces-gebruikersprofiel en worden bijgevolg toegepast telkens als u inlogt, totdat u nieuwe wijzigingen aanbrengt. 24 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 13 / 99
I.5.7. Nieuwsupdates in Traces I.5.7.1. Hoofdpagina Zodra u bent ingelogd in de productieomgeving (de werkelijke omgeving), 25 krijgt u op de homepage van Traces zowel informatie over Traces als belangrijke gezondheidsinformatie te zien, zoals vrijwaringsmaatregelen. We verzoeken u de nieuwsupdates op de homepage van Traces regelmatig te lezen voor meer informatie over: Algemene informatie en tips Gevaren en uitbraken Informatie over gezondheid, zoals modellen voor officiële documenten van binnenkomst Technische updates en releases van nieuwe versies van Traces Werkgroepen en vergaderingen I.5.7.2. Nieuwsbrief De tweemaandelijkse Traces-nieuwsbrief bevat algemeen nieuws over Traces, feiten en cijfers, seminars, opleidingen en workshops, wetgeving en vraagstukken die binnenkort behandeld zullen worden. U kunt u op deze gratis communicatiedienst van het directoraat-generaal Gezondheid en consumenten abonneren via deze link. 26 25 Meer informatie vindt u in rubriek I.5.3 Omgevingen. 26 Traces-nieuwsbrief: http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1. 14 / 99
II. Menu Veterinaire documenten II.1. Inleiding Gebruikers van de bevoegde autoriteiten die gekoppeld zijn aan een GIP/APB/API en aan een CBA zijn gemachtigd om deel I (zending) van het officiële document van binnenkomst in te dienen en de certificering van deel II (beslissing) uit te voeren. Gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor de douane-entrepots (artikel 12, lid 4, van Richtlijn 97/78/EG tot vaststelling van de beginselen voor de organisatie van de veterinaire controles voor producten die uit derde landen in de Gemeenschap worden binnengebracht) en gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor overzeese departementen en bepaalde eilanden (Beschikking 94/641/EG van de Commissie tot vaststelling van de voorschriften voor de veterinaire controles voor producten uit derde landen die op bepaalde Griekse eilanden worden binnengebracht) kunnen onder bepaalde voorwaarden ook officiële documenten van binnenkomst en officiële handelsdocumenten afgeven en certificeren. Deze bevoegde autoriteiten worden in Traces Supra-LVE s (SLVE) genoemd. Deze status wordt op gerechtvaardigd verzoek van EU/EVA-landen verleend door beheerders van de Commissie. Meer informatie over de indiening van deel I van een officieel document van binnenkomst is te vinden in de gebruikershandleiding Documenten van binnenkomst Deel I, die vervat zit in de Traces-toolkit. 27 II.1.1. Certificeringsworkflow Bevoegde autoriteiten die gekoppeld zijn aan een GIP/APB/API en SLVE en centrale bevoegde autoriteiten zijn gemachtigd om via Traces ook de zending, hetzij het deel Beslissing (deel II) te certificeren. Dat houdt in dat zij, naast de acties voor het indienen van deel I van het officiële document van binnenkomst, twee aanvullende acties kunnen kiezen met betrekking tot het certificeringsproces van deel II: 1. Met Bewaar als in uitvoering kan de bevoegde autoriteit het officiële document van binnenkomst tijdelijk opslaan voordat zij een definitieve beslissing neemt (deel II). 2. Met Beslissing valideren/indienen kan de bevoegde autoriteit de definitieve beslissing (deel II) nemen ten aanzien van het officiële document van binnenkomst. Aangezien Traces een onlinesysteem op het internet is, worden documenten onmiddellijk ingeleverd. 28 Voor VERKL s zijn de inleveropties voor deel II ook beschikbaar voor de marktdeelnemer. 29 27 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 28 Voor meer informatie kunt u de gebruikershandleiding Beheer van notificaties raadplegen, die ook in de Traces-toolkit te vinden is. 29 Meer informatie over het inleveren vindt u in rubriek II.4.3. Inleveropties. 15 / 99
Overzicht certificeringsworkflow TRACES - V5 Opslaan als ontwerp CERTIFICAATSTATUS: ontwerp CERTIFICAATINHOUD: onvolledig deel I WATERMERKAFDRUK: ontwerp ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * alleen directe collega s die verbonden zijn met dezelfde inrichting of autoriteit Klonen als GVDB CERTIFICAATSTATUS NA KLONEN: ontwerp, nieuw, in uitvoering, geldig, afhankelijk van de door de Transitair of GIP genomen beslissing CERTIFICAATINHOUD: deel I en/of deel II WATERMERKAFDRUK: ontwerp, nieuw, in uitvoering, origineel of afgewezen, afhankelijk van de door de Transitair of GIP-functionaris genomen beslissing ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * GVDB: afhankelijk van de door de Transitair of GIP genomen beslissing OPMERKING: deze knop is alleen beschikbaar voor Transitair -en GIPfunctionarissen in INVOER -certificaten DEEL I Indienen voor certificering CERTIFICAATSTATUS: nieuw CERTIFICAATINHOUD: deel I ingevuld WATERMERKAFDRUK: nieuw ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong (LVE) * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst (GIP) Afwijzen CERTIFICAATSTATUS: afgewezen CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: afgewezen ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: alle EU-GIP s en BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer Bewaar als in uitvoering CERTIFICAATSTATUS: in uitvoering CERTIFICAATINHOUD: onvolledig deel II WATERMERKAFDRUK: in uitvoering ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * alleen directe collega s die verbonden zijn met dezelfde autoriteit Wissen CERTIFICAATSTATUS: Gewist CERTIFICAATINHOUD: n.v.t. WATERMERKAFDRUK: n.v.t. ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * geen DEEL II Beslissing goedkeuren/indienen CERTIFICAATSTATUS: geldig CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMARK PRINT: Origineel ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKINGEN: * De certificaatversie (V1, V2...) zal zichtbaar zijn naast het Traces-referentienummer, waarbij wordt aangegeven of de BA een wijziging in deel I of deel II heeft aangebracht. * Het certifcaat zal pre-geldig worden als de beslissing over deel II door een BA met beperkte toegang is genomen. DEEL III Controle CERTIFICAATSTATUS: geldig CERTIFICAATINHOUD: delen I, II en III ingevuld WATERMERKAFDRUK: origineel ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: meerdere controles kunnen aan 1 certificaat worden toegevoegd. Teruggeroepen CERTIFICAATSTATUS: teruggeroepen CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: teruggeroepen ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: BA van oorsprong kan certificaten tot maximaal 3 maanden na goedkeuring terugroepen Annuleren CERTIFICAATSTATUS: geannulleerd CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: geannulleerd ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: afgewezen zendingen kunnen niet worden geannulleerd! 30 30 In de testomgevingen van Traces krijgen alle officiële documenten van binnenkomst het watermerk OPLEIDING of GOEDKEURING, om verwarring met de werkelijke productieomgeving te vermijden. 16 / 99
II.2. Naar een officieel document van binnenkomst zoeken Kies een van de toepasselijke soorten officiële documenten van binnenkomst in het menu Veterinaire documenten : Gemeenschappelijke documenten van binnenkomst (GDB) GVDB voor dieren GVDB voor dierlijke producten Verklaring GFDB-PP... en geef een of meerdere zoekcriteria op, 31 die hoofdzakelijk verband houden met deel I (zending) van het officiële document van binnenkomst. Gebruikers van bevoegde autoriteiten kunnen eenvoudig naar nog te certificeren officiële documenten van binnenkomst (deel II) zoeken door het zoekcriterium Te behandelen aan te vinken. U kunt elk zoekcriterium afzonderlijk gebruiken 32 of in combinatie met andere criteria. Aangezien sommige zoekcriteria verschillen voor GDB/GVDBD/GVDBP en VERKL, worden een aantal van de specifieke zoekcriteria voor de verschillende soorten documenten hieronder toegelicht. 31 In de meeste van de Traces-zoekcriteria kunt u het jokerteken % gebruiken om de zoekopdracht te verbreden. Bovendien wordt in Traces voor het zoeken geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Voorbeeld: met GVDBP.NL% in het veld Referentienummer certificaat (ten minste acht tekens) kunnen alle voor een gegeven gebruiker beschikbare GVDBP s worden opgezocht. 32 Het criterium Status certificaat kan niet op zich worden gebruikt. 17 / 99
II.2.1. gdb/gvdbd/gvdbp/gfdb-pp Klik op de knop Geavanceerd om aanvullende zoekcriteria in te vullen, zoals de overlaad-/ overbrengingsprocedure, de splitsing van zendingen enzovoort. Zoekopties Referentienummer certificaat Status certificaat Te behandelen Geavanceerd - Overladen Verwijst naar het unieke referentienummer in Traces dat automatisch wordt toegekend aan het officiële document van binnenkomst. Meer informatie over de statussen van officiële documenten van binnenkomst is te vinden in rubriek «II.1.1. Certificeringsworkflow». Hiermee wordt gezocht naar officiële documenten van binnenkomst die bij de bevoegde autoriteit zijn ingediend en nog gecertificeerd moeten worden. Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor een overlaadprocedure loopt, voor specifieke officiële documenten van binnenkomst die moeten worden overgeladen bij de tweede EU-grensinspectiepost. 18 / 99
Zoekopties Geavanceerd - Overgeladen Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor een overlaadprocedure loopt, voor specifieke officiële documenten van binnenkomst die zijn verwerkt. U kunt het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst opvragen en het daaropvolgende officiële document van binnenkomst raadplegen. Geavanceerd - Gesplitst GVDB Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst (GDB/ GVDBP) die het voorwerp van splitsing zijn geweest, voor specifieke officiële documenten van binnenkomst die zijn verwerkt. U kunt het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst opvragen en de daaropvolgende officiële documenten van binnenkomst raadplegen. Geavanceerd Met controle Geavanceerd Afwijzing in uitvoering Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor al een deel III (controle) is toegevoegd. Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor gegevens ontbreken voor de afwijzing. 19 / 99
Zoekopties Geavanceerd Laboratoriumtests in uitvoering Rechtstreekse toegang Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor gegevens ontbreken voor de laboratoriumtest. Hiermee kan de gebruiker van de bevoegde autoriteit een officieel document van binnenkomst vinden ongeacht of zijn autoriteit is aangewezen als de (het) GIP/APB/API. In het geval van overlading/overbrenging kan de bevoegde autoriteit die gekoppeld is aan de (het) tweede GIP/APB/API de knop Rechtstreekse toegang gebruiken om het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst op te vragen. 20 / 99
II.2.2. verkl Zoekopties Referentienummer certificaat Verwijst naar het (niet-verplichte) lokale referentienummer, dat kan worden vermeld in vak I.2. Referentienummer van het certificaat. Referentienummer van het certificaat in Traces Status certificaat Te behandelen Gekloond Verwijst naar het unieke referentienummer in Traces dat automatisch wordt toegekend aan het officiële document van binnenkomst. Meer informatie over de statussen van officiële documenten van binnenkomst is te vinden in rubriek «II.1.1. Certificeringsworkflow». Om de indiening van officiële documenten van binnenkomst aan de grens van de EU te vergemakkelijken, kunnen de gevalideerde gegevens in deel I van een VERKL automatisch worden overgezet naar een GVDBP. Dit heet klonen. De bevoegde autoriteit kan zoeken naar VERKL s die nog niet zijn gekloond naar GVDBP s, met behulp van de knop Te behandelen. Om de indiening van officiële documenten van binnenkomst aan de grens van de EU te vergemakkelijken, kunnen de gevalideerde gegevens in deel I van een VERKL automatisch worden overgezet naar een GVDBP door op de knop «Gekloond» te klikken. De gebruiker van de bevoegde autoriteit kan naar VERKL s zoeken die reeds gekloond zijn. II.2.3. Programmaomleidingen en beperkingen Behalve met de zoekcriteria die in Traces kunnen worden gebruikt, kunt u ook naar een officieel document van binnenkomst zoeken met behulp van het unieke referentienummer van het certificaat, via een specifieke omleiding: kies de juiste URL zoals hieronder weergegeven en voeg het referentienummer van Traces toe aan het einde van het adres, zoals hieronder weergegeven. 33 33 Verklaring: 21 / 99
1. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/ced/open.do?ref=ced.xx.yyyy.zzzzzzzzzzzzz 2. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedanimals/open.do?ref=cveda.xx.yyyy.zzzzz 3. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedproducts/open.do?ref=cvedp.xx.yyyy.zzzz 4. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/euimport/open.do?ref=declar.xx.yyyy.zzzzzz 5. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/chedpp/open.do?ref=chedpp.xx.yyyy.zzzzzzz Volgens de toegangsregels voor de (bedrijfs)gegevens, moet u eerst in het officiële document van binnenkomst zijn aangegeven voordat u er toegang toe kunt krijgen. Is dat niet het geval, dan kunt u de volgende waarschuwing te zien krijgen: Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren Om de Traces-database schoon te houden, worden onverwerkte officiële documenten van binnenkomst met de status Ontwerp en Nieuw na drie maanden gewist. 34 Opmerking: niet-eu-landen Niet-EU-landen die Traces gebruiken om INVOER-documenten te certificeren hebben toegang tot officiële documenten van binnenkomst die zijn aangemaakt door goedgekeurde INVOER-documenten te klonen. XX = ISO-code van het land waarin de GIP of het APB/API zich bevindt YYYY = jaar van indiening NNNNNNN = uniek referentienummer van Traces 34 Er geldt een uitzondering voor onverwerkte GVDBP s: enkel onverwerkte Ontwerp -GVDBP s worden na drie maanden gewist. 22 / 99
II.3. Hulp bij beslissing (HBB) krijgen Tijdens het certificeringsproces kan de bevoegde autoriteit via de Traces-module Hulp bij beslissing aanvullende feedback vragen over: 1. de toepasselijke (geconsolideerde) basiswetgeving; 2. opgelegde materiële tests (als die er zijn); 3. vergelijkbare afgewezen zendingen (als die er zijn); en 4. vrijwaringsmaatregelen (als die er zijn). Deze HBB-functie is geïmplementeerd voor alle officiële documenten van binnenkomst om bevoegde autoriteiten te waarschuwen, te informeren en te helpen tijdens het beslissingsproces. De feedback is altijd afhankelijk van de aard en de oorsprong van de aangeboden goederen en raadpleging kan optioneel of verplicht zijn. De HBB-module verschijnt enkel bij het inleveren van deel II van een officieel document van binnenkomst. 35 II.3.1. Basiswetgeving In de HBB-module vinden bevoegde autoriteiten onder de tab Basiswetgeving een overzicht van alle geldende wetgeving met betrekking tot de aard en oorsprong van de aangeboden goederen. Traces toont een link naar de geconsolideerde EU-verordening(en) in de Traces-werktaal die op dat moment is geselecteerd, zoals gepubliceerd op de officiële website van Eur-Lex. 36 Deze wettelijke informatie kan optioneel worden geraadpleegd. II.3.2. Opgelegde materiële tests Naargelang de aard en de oorsprong van de aangeboden goederen in het GDB en het GVDBP, 37 worden in de tab Opgelegde materiële tests de volgende elementen weergegeven: 1. De opgelegde materiële tests, overeenkomstig de EU-wetgeving 38 (bovenste deelvak); en 2. het dataminingadvies van Traces, ook wel deskundigensysteem genoemd 39 (onderste deelvak). 35 Nadat deel II is ingeleverd, zal de HBB-module niet langer beschikbaar/te zien zijn. Een uitzondering daarop zijn officiële documenten van binnenkomst waarvoor een RASFF-waarschuwing is afgegeven. 36 Website Eur-Lex: http://eur-lex.europa.eu/nl/index.htm 37 Voor andere soorten officiële documenten van binnenkomst, zoals GVDBD en VERKL, geldt dit niet. 38 GDB: Verordeningen van de Commissie (EG) nr. 669/2009 en (EG) nr. 1152/2009. GVDBP: Beschikking 94/360/EG van de Commissie. 39 Momenteel enkel beschikbaar voor GVDBP-zendingen. 23 / 99
De raadpleging van deze informatie is optioneel. Voor GVDBP is deze functie niet ingeschakeld voor niet-eu-landen. II.3.2.1. Bovenste deelvak: Opgelegde materiële tests In het bovenste deelvak van de tab Opgelegde materiële tests wordt voor elke in het officiële document van binnenkomst geselecteerde nomenclatuurcode (product) het volgende weergegeven: de frequentie van de materiële controles die zijn uitgevoerd door alle GIP s van het land waartoe die GIP behoort per (kalender-) jaar; en de frequentie van de door de huidige GIP uitgevoerde materiële controles per (kalender-) jaar. Deze frequentie wordt enkel voor het land van oorsprong berekend. Het referentiejaar en land worden vermeld. II.3.2.2. Onderste deelvak: dataminingadvies (deskundigensysteem) In het onderste deelvak van de tab Opgelegde materiële tests wordt voor elke in het officiële document van binnenkomst geselecteerde nomenclatuurcode (product) dataminingadvies weergegeven. Dit advies, dat de willekeurige uitvoering van controles aan de EU-grenzen moet verbeteren, wordt mogelijk gemaakt door een proces waarbij gegevens worden geanalyseerd en patronen worden geïdentificeerd in de informatie. Er zijn ten minste drie voorspellende modellen van het deskundigensysteem van toepassing op de materiële controles en laboratoriumtests van toepassing op reeds gecertificeerde officiële documenten van binnenkomst: 1. het Europees model, waarin alle officiële documenten van binnenkomst van dezelfde soort worden bekeken; 2. het landenmodel, waarin alle officiële documenten van binnenkomst van dezelfde soort en hetzelfde GIP-land worden bekeken; 3. het GIP-model, waarin alle officiële documenten van binnenkomst van dezelfde soort en dezelfde GIP worden bekeken. 24 / 99
II.3.3. Zendingen gelijkaardig afgewezen Naargelang de aard en de oorsprong van de aangeboden goederen in het GDB, GVDBD en GVDBP, 40 kan het nodig zijn dat de bevoegde autoriteit vergelijkbare afgewezen zendingen afkomstig van dezelfde organisatie, dezelfde regio of hetzelfde land raadpleegt die door een andere bevoegde autoriteit aan de EU-grenzen zijn afgewezen. De tab Gelijkaardig afgewezen moet verplicht worden geraadpleegd, terwijl de raadpleging van de afgewezen zendingen in deze tab (via de knop Openen ) optioneel is. Wat betreft GVDBD s en GVDBP s is deze functie niet ingeschakeld voor niet-eu-landen. II.3.4. verscherpte controle Via de kennisgeving van het Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders die naar de bevoegde autoriteit aan de EU-grens wordt gestuurd, 41 kan het nationale RASFF-contactpunt vragen om een programma van verscherpte controles in werking te stellen dat door de Europese Commissie moet worden goedgekeurd voor het van toepassing wordt op alle bevoegde autoriteiten aan de EU-grens. 42 Het programma voor verscherpte controles voldoet aan artikel 24 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad. De gegevens voor alle programma s voor verscherpte controles zijn beschikbaar via het menu Hulp bij beslissing, submenu Verscherpte controle. 40 Deze functie is niet beschikbaar voor VERKL. 41 Meer informatie vindt u in rubriek II.5. Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders (RASFF Rapid Alert System for Food and Feed). 42 Een programma voor verscherpte controles kan echter ook rechtstreeks door het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie in werking worden gesteld, zowel op het niveau van de inrichting als op het niveau van de regio of het land. In dat geval heeft het programma niet rechtstreeks betrekking op een RASFF-kennisgeving op basis van een officiële document van binnenkomst. 25 / 99
II.3.4.1. Uitvoering Bij de certificering van deel I (Zending) van een GVDBP waarop de desbetreffende inrichting van oorsprong en goederencode van het programma voor verscherpte controles zijn vermeld, wordt er een waarschuwingsbericht getoond om te melden dat het menu Verscherpte controle moet worden geopend in de tab Hulp bij beslissing : Verscherpte controle: er is een verscherpte controle ingevoerd voor goederen {0} en organisatie {1}. Gelieve de tab Hulp bij beslissing / Verscherpte controle te raadplegen voor meer informatie. Alle retroactieve wijzigingen aan gegevens (gewicht, goederencode, inrichting etc.) in deel I van een GVDBP 43 leiden ertoe dat de parameters in de tab Hulp bij beslissing bij het indienen van de beslissing opnieuw worden berekend, en met name de voorwaarden die van toepassing zijn ten aanzien van het programma voor verscherpte controles. 43 Nieuw of In uitvoering. 26 / 99
De tab Verscherpte controle biedt een overzicht van de resultaten van alle reeds uitgevoerde controles, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen: Het actieve (eerste, bovenste) deel van het overzicht:dit omvat de resultaten van controles voor gecertificeerde ( Geldig / Afgewezen ) zendingen en zendingen In uitvoering die onder het programma voor verscherpte controles vallen. Het verwante (tweede, onderste) deel van het overzicht: dit omvat de resultaten van controles die verband houden met het programma voor verscherpte controles, zoals: A. Zendingen die onder het programma vallen maar waarvan het nettogewicht minder dan 10,0% van het gewicht in het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst bedraagt; B. Zendingen die onder het programma vielen maar door de bevoegde autoriteit zijn «vervangen»; C. Alle latere zendingen die zijn gesplitst voor zover de oorspronkelijke zending onder het programma valt; D. Zendingen die onder het programma vallen en waarvoor als reden van weigering verkeerde koppeling werd gegeven; E. Zendingen die onder het programma vallen waarvoor drie reeksen ongunstige controleresultaten zijn bereikt en die de status Controles opleggen hebben; en F. Alle zendingen in uitvoering die onder het programma zouden moeten vallen maar die (nog) niet naar het actieve deel van het overzicht kunnen worden verplaatst omdat er nog geen definitieve beslissing is afgegeven voor andere zendingen in uitvoering. Wanneer het programma voor verscherpte controles in werking is gesteld naar aanleiding van een laboratoriumtest, moet deze specifieke laboratoriumtest worden uitgevoerd. 44 De aard van de tests wordt daarom automatisch ingevuld in de tabs Controles en Laboratoriumtests. 44 Een programma voor verscherpte controles verwijst daarom niet noodzakelijk naar een specifieke laboratoriumtest. 27 / 99
Verscherpt wordt automatisch aangevinkt, aangezien de reden in vak 29. Laboratoriumtest en de optie In afwachting van de resultaten niet kunnen worden geselecteerd omdat de zendingen moeten worden tegengehouden in de GIP van de EU en de bevoegde autoriteit het GVDB moet invullen overeenkomstig de voorschriften van het programma. Wanneer er een programma voor verscherpte controles wordt toegepast, wordt in het onderste deelvak Dataminingadvies van de tab Opgelegde materiële tests 45 in Hulp bij beslissing de volgende informatie getoond: Advies uit het deskundigensysteem is niet beschikbaar. 46 II.3.4.2. Tellen van zendingen GVDBP s waarvoor al een certificeringsproces 47 loopt met controles van dezelfde gevarencategorie (zelfde reden voor weigering, bv. chemische verontreiniging) kunnen worden meegerekend als deel van hetzelfde programma voor verscherpte controles. Omvang van zendingen Enkel zendingen die ten minste 10% uitmaken van het totale nettogewicht van de zending die het programma voor verscherpte controles in werking heeft gesteld, worden in aanmerking genomen bij de telling: Verscherpte controle: er loopt een verscherpte controle voor goederen {0} en organisatie {1}, maar het nettogewicht voor het certificaat ligt onder de drempel. Gelieve de tab Hulp bij beslissing / Verscherpte controle te raadplegen voor meer informatie. 45 Meer informatie vindt u in rubriek III.3.2. Opgelegde materiële tests. 46 Deze waarschuwing wordt ook getoond voor zendingen die niet conform zijn (vak 19), die bestemd zijn voor doorvoer naar een derde land (vak 18) of die bestemd zijn voor overlading naar (vak 17). 47 Certificering: Bewaar als in uitvoering, Goedkeuring of Afwijzing. 28 / 99
GVDBP s die dit minimumgewicht niet halen, worden echter wel vermeld bij de gegevens voor Verwante controles van het programma voor verscherpte controles. Beslissingen in uitvoering Enkel de eerste tien opeenvolgende vergelijkbare zendingen die bij de GIP s van de EU aankomen worden meegerekend in de telling. Als de beslissingen voor die zendingen nog in uitvoering zijn, 48 worden aanvullende zendingen die bij de GIP s in de EU aankomen niet meegenomen in de telling, maar moeten zij worden tegengehouden in de GIP s: Verscherpte controle: er loopt een verscherpte controle voor goederen {0} en organisatie {1}, maar het resultaat van de controles wordt nog afgewacht. Raadpleeg de tab Hulp bij beslissing / Verscherpte controle. Deze zendingen kunnen worden vrijgegeven voor de conclusies van het programma voor verscherpte controles bekend zijn, voor zover zij de bij het programma vereiste controles ondergaan en de resultaten conform zijn. Beslissingen ten aanzien van deze zendingen hebben geen gevolgen voor de optelling, tenzij er ondertussen een nieuwe reeks van tien opeenvolgende zendingen is gestart. De GVDBP s voor deze zendingen zullen worden weergegeven in de verwante gegevens van het programma voor verscherpte controles. Reeks Als de resultaten van materiële controles, ongeacht of zij betrekking hebben op laboratoriumtests, voor tien opeenvolgende zendingen van producten met dezelfde goederencode afkomstig uit dezelfde inrichting of hetzelfde land die onder het programma voor verscherpte controles vallen conform zijn, wordt het programma opgeheven. Als de resultaten van een controle in de eerste reek (I) echter niet-conform zijn, begint de telling opnieuw bij 1 voor een tweede reeks (II). Om dezelfde reden kan ook een derde reeks (III) worden opgestart. De verschillende reeksen worden aangegeven met Romeinse cijfers (I, II, III). Na een derde reeks zonder tevredenstellend resultaat verschijnt er bij de indiening van een vergelijkbare zending bij de GP een waarschuwing waarin de bevoegde autoriteit wordt verplicht om systematisch controles te verrichten. In de lijst van programma s voor verscherpte controles verschijnt er een uitroepteken naast het desbetreffende programma. 48 De status van de GVDBP s is In uitvoering. Meer informatie vindt u in rubriek II.1.1. Certificeringsworkflow. 29 / 99
Bij een aanhoudend probleem wordt tot slot een kennisgeving naar het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie verzonden: De procedure voor verscherpte controles voor inrichting {0} werd afgerond zonder tevredenstellend resultaat. De Europese Commissie kan de verscherpte controle opheffen, waarna de status zal veranderen in Stopgezet. II.3.4.3. Uitsluiting van specifieke gevallen Wanneer een GVDBP in uitvoering is en in het vak Materiële controle (vak 28) Niet-conform is ingevuld, zonder dat er een reden voor weigering is opgenomen (of waarbij een andere reden wordt vermeld dan de reden voor het programma voor verscherpte controles) (vak 36), wordt dit GVDBP rechtstreeks meegenomen in de telling. Het GVDBP zal weergegeven worden in het actieve deelvak (bovenste deelvak, eerste deel) Resultaten verscherpte controle. 49 Naargelang van het aantal verscherpte controles dat wordt afgewerkt, kan het GVDBP achteraf op nieuw in het deelvak Verwant van het overzicht worden opgenomen. Wanneer een GVDBP in uitvoering echter (uiteindelijk) goedgekeurd wordt en de gegevens die ervoor hadden gezorgd dat het in het programma voor verscherpte controles werd opgenomen (d.w.z. de goederencode of inrichting van oorsprong waarvoor de controle gold) vervolgens is gewijzigd, wordt het uitgesloten van de lijst met GVDBP s die onder het programma vallen en staat het de afsluiting van het programma niet langer in de weg. GVDBP s die onder een programma voor verscherpte controles vallen en de status in uitvoering hebben, kunnen van de verplichting tot laboratoriumtests worden uitgesloten op basis van een gerechtvaardigd verzoek van de bevoegde autoriteit van de lidstaat. De doorvoer of overlading van zendingen van inrichtingen die onder een programma voor verscherpte controles vallen van een niet-eu-land naar een ander niet-eu-land is niet onderhevig aan de verplichtingen van het programma. 49 Dit betekent dat het GVDBP niet zal worden weergegeven in het deelvak Aan verscherpte controles verwante resultaten. 30 / 99
Opmerking: Verzoek tot uitsluiting Op gerechtvaardigd verzoek van de bevoegde autoriteit aan de Traces-helpdesk (sanco-traces@ec.europa. eu), kan een zending worden uitgesloten van een programma voor verscherpte controles. Het verzoek tot uitsluiting moet vergezeld gaan van: het Traces-referentienummer van het GVDBP; de GN-code; en de reden(en) van het verzoek. Enkel RASFF-contactpunten van de Europese Commissie kunnen zendingen uitsluiten van het programma voor verscherpte controles. De status van het GVDB moet in uitvoering zijn. Wanneer een zending wordt uitgesloten, wordt het overeenkomstige GVDB verwijderd uit het actieve deel van het overzicht en verandert de volgorde van de GVDB s. II.3.4.4. Een programma voor verscherpte controles opheffen Programma s voor verscherpte controles worden automatisch opgeheven nadat tien opeenvolgende materiële controles in een van de drie reeksen een conform resultaat hebben opgeleverd (status Vervuld ). Voorts kan het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie na drie reeksen ongunstige tests of uit noodzaak het programma opheffen (status Controles opleggen ). Wanneer het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie het programma opheft, verandert de status van de controle naar stopgezet. 31 / 99
II.3.5. Vrijwaringsmaatregelen Naargelang de aard en de oorsprong van de goederen waarop het GDB, GVDBD of GVDBP betrekking heeft, kan de bevoegde autoriteit verplicht zijn om de zending af te wijzen wanneer er een vrijwaringsmaatregel is geactiveerd voor het document. 50 De raadpleging van deze tab is verplicht. Wat betreft GVDBD s en GVDBP s is deze functie niet ingeschakeld voor niet-eu-landen. 50 GVDBD: Artikel 18 van Richtlijn 91/496/EEG van de Raad. GVDBP: artikel 22 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad. 32 / 99
II.4. Deel II (beslissing) certificeren Enkel bevoegde autoriteiten bij de een GIP/APB/API van de EU kunnen deel II van een officiële document van binnenkomst (goedkeuring of weigering van een zending) initiëren, raadplegen en ondertekenen, via het menu Veterinaire documenten. Er geldt een uitzondering voor VERKL s, die hoofdzakelijk beschikbaar zijn voor marktdeelnemers, terwijl bevoegde autoriteiten ook toegang hebben tot de verklaring Gezondheidsgegevens. Om een officieel document van binnenkomst te certificeren, 51 voert u een zoekopdracht uit en klikt u op de knop Openen onder de officiële documenten van binnenkomst die nog moeten worden gecertificeerd (deel II; beslissing). II.4.1. verkl Deel II van de VERKL heeft betrekking op de verklaring van de importeur van de EU (marktdeelnemer) die verklaart dat de Gezondheidsgegevens voor bepaalde bijproducten voldoen aan de vereisten van Verordening (EG) nr. 142/2011 van de Commissie. Als een aankruisvakje in de verklaring Gezondheidsgegevens niet wordt aangevinkt, wordt de desbetreffende tekst automatisch doorstreept op de geprinte versie van de VERKL. 51 Meer informatie vindt u in rubriek II.2. Een officieel document opzoeken. 33 / 99