Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012
Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de plaats 14.00 14.30 Hoofdlijnen en vragen 14.30 14.45 Pauze 14.45 15.15 Toepassing 15.15 15.45 Discussie en toelichting ()
Pas op de plaats
Waar hebben we het eigenlijk over? (Bestuurlijke) Besluitvorming, beleidsvoorbereiding en uitvoering (beleidsdossier, raadsen collegeverslagen) Openbare orde en veiligheid Burgerzaken, (basisregistratie) Economisch Sociaal en Onderwijs (clientdossiers) Verkeer en vervoer (vergunningdossier, basisregistratie) Cultuur (subsidiedossiers) Op grond van welke wetgeving? Algemene Wet Bestuursrecht Wet Openbaarheid van Bestuur Wet Gemeentelijke Basisadministratie Wet Ruimtelijke ordening en Milieubeheer Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet Werk en Inkomen Archiefwet
Van archiveren naar records management Het verschil tussen toen en nu?
Ervaring in Rotterdam Opbouw van KCC, WABO applicatie, Bestuurlijke besluitvorming e.a. bestuursprocessen, Parkeervergunning. Bevindingen van de Rekenkamer, archiefinspectie s en andere onderzoeken naar ICT bij de overheid: Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor informatiebeheer in primair proces De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de organisatie belegd De controle op digitaal werken is onvoldoende Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende geschoold Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd 3
De praktijk van het Informatiebeheer Informatiebeleid gaat zelden over de informatie zelf Informatiebeheer gaat vaak over papier en digitale post ICT gaat over inrichting systemen Variatie in IT systemen diverse dms procesapplicaties zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening en niet vanuit accountability
Records management: processen in verandering Tot voor kort: chronologische stappen Nu: allemaal tegelijk. Creatie Waardering en selectie Opname Beschrijving, ordening (metadata) Beheer en opslag Beschikbaarstelling Verwijdering Hoe gaan we hier mee om?
Hoofdlijnen van de Baseline A baseline is a line that is a base for measurement or for construction
Tot stand koming Op basis van Baseline voor het Rijk op initiatief van de VNG is KING ingehuurd Er is een werkgroep gevormd om te komen tot de tekst van de Baseline voor gemeenten De samenstelling van de werkgroep: 4x inspecteurs, 2x DIV/ICT, 1x kwaliteitsgroep SOD, 1x SOD opleidingen, 2 schrijvers De werkwijze: KING leverde teksten, werkgroep gaf commentaar en besprak issues tijdens bijeenkomsten (vb terminologie) De uitkomst
Waar is het goed voor Doel Het is een handzaam overzicht van bestaande kaders op dit gebied en geeft aan hoe die kunnen worden ingezet Bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding Bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding Bij de digitalisering van bedrijfsprocessen Als toetsingskader voor de gemeentelijke auditdiensten.
Het levert: Basis Denkkader Div en zaakgericht werken Praktijk Maatregelen bepalen Consensus over wat op orde zijn is;
Uitgangspunten en modellen Risicomanagement (15489) INK en de Deming circle 9-vlaksmodel Toelichten?
Deel 1: De basis Inleiding Doelgroep: bestuur en algemeen management Normen van de Baseline Kader Wet- en regelgeving en richtlijnen Normen en standaarden
Deel 2a: Het denkkader Uitwerking van de normen van de Baseline () Norm 1: Bestuur en beleid Norm 2: Organisatie Norm 3: Standaarden Norm 4: Ordening en metadata Norm 5: Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit Norm 6: Kwaliteitszorg Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging Voorbeelden/modellen/theorieën 9-vlaksmodel INK Risicomanagement Doelgroep: afdelingshoofden en coördinatoren binnen het werkveld van de informatiehuishouding (tactisch niveau)
Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken Definiering (Zelfde doelgroep) De essentie van de integratie van div en zaakgericht werken De ingredienten Uitwerking van de integratie van div en zaakgericht werken Inhoud van een zaakdossier Vullen van een zaakdossier Levensloop zaakdossier en inhoud Informatiefuncties Moderne media
Deel 3: De praktijk Aan de hand van de 7 normen voorbeelden hoe in Nederland wordt gewerkt. Doelgroep: medewerkers binnen informatiehuishouding (operationeel niveau). Voorbeelden uit de praktijk van: Besluit Informatiebeheer Amsterdam Functioneel Ontwerp RM B5 Draaiboek beleid digitale duurzaamheid DB en Tilburg Kwaliteitszorg Rotterdam, Almere Draaiboek beleid digitale duurzaamheid B5 Model Zaakgericht Archiveren Prover
Bijlagen Begrippen, definities, concepten Overzicht wet- en regelgeving informatievoorziening Overheid Overzicht relevante normen en standaarden
Vragen Wat vind je het beste van de Baseline? Waar wil je morgen mee aan de slag? Wat kan beter, verdient een toelichting? Pauze
Casus Middelgrote gemeente in de Flevopolder Jouw rol: Opzetten informatiebeheer Op welke manier pas je de Baseline toe? Waar richt je je als eerste op? Welke werkwijze hanteer je? Wie zijn je bondgenoten? Hoe overtuig je het bestuur? Maak gebruik van de modellen: 9-vlaksmodel (positionering, functies) INK (vraagkant, organisatie) Risicomanagement (procesanalyse) Denk ook na over: Informatiearchitectuur () Kritische prestatie indicatoren (KPI) ()
IJsbergtheorie E-depot Postprocedure Vervanging DMS Architectuur...!? Opleiding, vakkennis Procesbeschrijving...!?...!?...!? Informatiebeleid Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257