Organisator Handleiding Amersfoortse School Sport Kampioenschappen Contactpersoon: Martijn Faber Website: www.mrwebsites.nl E-mail: info@mrwebsites.nl 1
Inleiding Voor u ligt de handleiding voor organisatoren van sporttoernooien voor de website van de schoolsportkampioenschappen. De handleiding richt zich op de functionele aspecten van het administratie systeem www.schoolsportamersfoort.nl. De handleiding richt zich specifiek op uw rol als Organisator De onderstaande functies worden in deze handleiding uiteen gezet. 1. Registreren 2. Toernooi / Clinic aanmaken, hier product genoemd 3. Toernooi / Clinic beheren, hier product genoemd 4. Inschrijvingen bekijken Registreren Om het systeem goed te laten functioneren is het noodzakelijk dat u eerst een account aanmaakt. Naast gebruikersnaam en wachtwoord, zijn de contactgegevens van uw vereniging van belang en klik organisator aan in het scholenkeuzemenu aan. U bent niet direct door het systeem erkend als organisator. Deze machtiging wordt gedaan door een beheerder. Stuur een e-mail naar info@schoolsportamersfoort.nl, geef aan dat u organisator bent en het wordt geregeld. Aan de linkerzijde van het scherm is een blok te zien Mijn Gegevens. Het menu item Mijn account geeft toegang tot een inlog/registratie pagina. 2
Onderstaand is de login/registratie pagina weergegeven. Ter verduidelijking zijn de twee verschillende onderdelen omlijnd. Het bovenste gedeelte is voor bestaande gebruikers. In de velden kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. Bent u uw wachtwoord vergeten? Deze kunt u eenvoudig opvragen door op de tekst wachtwoord vergeten? te klikken. Met uw e-mailadres kunt u eenvoudig een nieuwe aanvragen. Het onderste gedeelte van de pagina dient voor de nieuwe registraties. U dient in het onderste dropdown menu de optie Organisator te selecteren. 3
Nadat alle persoonsgegevens zijn ingevuld, klikt u op de registreren knop. Indien de inschrijving succesvol is, ontvangt u een mail met daarin uw inloggegevens. Indien de registratie niet succesvol is verschijnt er een melding op het scherm met daar een omschrijving van de gewenste handeling. Denk hierbij aan een melding Gebruikersnaam reeds bezet, kies een andere gebruikersnaam. 4
Als geregistreerde organisator ontvangt u een bevestigingslink op het door u opgegeven mailadres. Indien u het mailtje bevestigt, heeft u toegang tot het systeem. Zoals eerder vermeld heeft u op dit moment nog geen organisator rechten. Deze worden handmatig door de beheerders ingesteld. Stuur een e-mail naar info@schoolsportamersfoort.nl, geef aan dat u organisator bent en het wordt geregeld. 5
Product aanmaken De voornaamste taak van u als organisator is het aanmaken/beheren van toernooien en clinics (hier producten genoemd). Deze handelingen worden mogelijk gemaakt door het organisator menu. Het organisator menu bestaat uit de volgende onderdelen: Bewerk profiel: op de website is er ruimte voor publicatie voor informatie van uw vereniging. U kunt uw eigen promotie materiaal uploaden om vervolgens in uw profiel weer te geven. Profiel: Dit geeft een inzicht in het profiel van uw vereniging. Dashboard:. Alle inschrijvingen voor uw toernooien en clinics vindt u hier terug. Nieuw evenement: Met deze link kunt u eenvoudig een nieuw product (toernooi/clinic) aanmaken. Bewerk profiel Nieuwe organisatoren kunnen het formulier invullen om de verenigingsinformatie te publiceren. De velden spreken redelijk voor zich, het veld beschrijving is de tekst die wordt gepubliceerd in uw profiel. Het veld factuur tekst is de tekst die op de factuur wordt mee geleverd, die als mail naar de aangemelde scholen gaat. Hier kan u bijvoorbeeld kwijt hoe er betaald dient te worden. Voor uw toernooi. Profiel Het profiel van u als organisator/ vereniging is op te delen in twee delen. Het eerste deel is het catalogus deel. Hier staan de evenementen die behoren tot uw vereniging. Het tweede deel is de promotie pagina genaamd Informatie. Hier staat de beschrijving van uw vereniging zoals weergegeven in het profiel. 6
Dashboard Het dashboard geeft inzage in de inschrijvingen voor producten van uw vereniging. Het dashboard bevat een export functie waarmee alle inschrijvingen kunnen worden opgehaald. Het export formaat is.csv (comma seperated values, tekst met een komma als scheidingsteken). Tevens kan een gebruiker die zich aangemeld heeft, gemaild worden vanuit het overzicht( zie de laatste kolom). Nieuw Evenement Het toevoegen van een nieuw evenement is eenvoudig. Vanuit het organisator menu wordt u direct doorverwezen naar het evenement aanmaken formulier. De velden spreken allemaal voor zich. De onderste checkboxen (vink velden) zijn optionele velden. Door hier een vink te plaatsen vraagt u meer informatie van de gebruiker tijdens het kopen van uw product/toernooi. 7
Product beheren De product (toernooi/clinic) catalogus is te beheren via Organisator menu -> Profiel -> Evenementen(tabblad). Op dit scherm worden alle evenementen van u als organisator/vereniging weergegeven. Hier kunt u kiezen of u een evenement wilt wijzigen of verwijderen. Inschrijvingen bekijken Zie product aanmaken -> dashboard in dit document. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen? Mail dan naar info@schoolsportamersfoort.nl 8