De 7 punten voor het selecteren van de juiste intranet zoekmachine

De 7 punten voor het selecteren van de juiste intranet zoekmachine

1Grondbeginselen doelstellingen 2 Een intranet zoekmachine selecteren. De 7 punten. Een effectief zoekinstrument voor een intranet implementeren kan een drastische impact hebben op de bruikbaarheid en productiviteit. Usability expert Jakob Nielsen ontdekte zelfs dat slecht zoeken de belangrijkste oorzaak van verminderde bruikbaarheid van intranetten was. Een goede zoekmachine zorgt dat gebruikers gemakkelijk kunnen vinden waar ze naar op zoek zijn. En dat in één keer, ongeacht het formaat of de locatie van de informatie. Dit houdt in dat een breed scala van informatie effectief wordt verspreid en beschikbaar gesteld aan het personeel zonder dat hiervoor complexe navigatiesystemen of archiefprocedures nodig zijn. De meeste intranetten ontwikkelen zich in de loop der tijden en zoekfunctionaliteit moet niet ontmoedigen. Een zoekinstrument kan snel worden geïmplementeerd en, naarmate het intranet groeit en de behoeften van de organisatie veranderen, worden verfijnd. Een flexibele, kosteneffectieve zoekmachine kan zo worden uitgebreid dat hij aansluit bij uw toenemende behoeften. Dat zou een veel betere investering zijn dan een goedkoop product zonder schaalvermogen of een dure oplossing waarbij het merendeel van de functionaliteit overbodig is. Het is belangrijk te onderkennen dat elk intranet anders is, met zijn eigen doelstellingen, eisen en omgeving. Dit document is bedoeld als een leidraad bij het selectieproces van de juiste intranet zoekmachine. Dit doen wij door een aantal belangrijke variabelen te belichten waar u rekening mee zult moet houden: 1. Grondbeginselen doelstellingen 2. Databronnen en bestandstypes 3. Kenmerken 4. Technologische omgeving 5. Installatie en onderhoud 6. Prijsstructuur 7. Leveranciersreferenties U kunt de checklist ook aan het eind gebruiken als een sjabloon om uw eigen behoeften te bepalen en leveranciers te beoordelen Om te kunnen bepalen wat er nodig is bij een zoekmachine moet u eerst inzicht krijgen in de rol van het intranet binnen uw organisatie. Wat is de doelstelling van het intranet? Is dat HR-informatie verschaffen aan het personeel, informatie verstrekken aan uw helpdesk, of ondersteuning van uw verkoopteam? Misschien is het intranet ontworpen om aan een aantal verschillende doelstellingen te voldoen. Zodra deze duidelijk zijn gedefinieerd, kunt u beginnen te bepalen hoe een zoekmachine de meeste waarde kan toevoegen. De functionaliteit die u eist van een zoekmachine zal afhangen van uw intranetdoelstellingen.

2Databronnen en bestandstypes Zodra u uw doelstellingen duidelijk gedefinieerd hebt, kunt u vaststellen welke bestandstypes en databronnen uw zoekmachine moet ondersteunen. Maak een lijst van alle bestandstypes die gebruikt worden voor het creëren van de informatie die u op het intranet wilt delen. Gewoonlijk vallen die in een van deze drie categorieën: ongestructureerd, semigestructureerd en gestructureerd: Ongestructureerde formaten zijn bestandstypes die primair tekstgebaseerde informatie bevatten. Te denken valt aan tekstbestanden, tekstverwerkingsbestanden, PDF s, e-mails en formaten die gebruikt worden om de meeste documenten te creëren. Er zit geen echte structuur in deze bestandsformaten en er bestaan weinig relaties tussen de onderlinge elementen. Semigestructureerde formaten zijn bestandstypes die een mix van tekstgebaseerde en datagebaseerde informatie bevatten, binnen een basisstructuur. Dit betreft o.a. HTML, spreadsheets en XML. Er kunnen relaties zijn tussen elementen binnen deze bestanden, echter deze zijn niet zo strak gedefinieerd als bij gestructureerde formaten en ze kunnen secties met tekstuele informatie bevatten, waarin geen structuur aanwezig is. Gestructureerde formaten zijn bestandstypes waar de informatie in een goed gedefinieerde structuur is opgeslagen, zoals een relationele database. Veel bedrijfssystemen hebben een gestructureerde architectuur, zoals ERP- en CRM-systemen, evenals vele oude databases. Misschien wilt u bijvoorbeeld de implementatie van uw zoekmachine beginnen met simpelweg alle HTML-content op uw intranet beschikbaar te maken. Vervolgens besluit u ook PDF- en Word-documenten op te nemen. Uiteindelijk wilt u dan misschien toegang bieden tot uw klantendatabase of tot XML-gegevens die in andere systemen zijn gemaakt. Uw intranetzoekmachine moet in staat zijn het complete spectrum van bestandstypes te ondersteunen, dat u nodig hebt, misschien zelfs in diverse talen, als dat een aandachtspunt is voor uw organisatie. Bovendien moet u overwegen hoeveel bestanden er in de dataopslag van het intranet moeten kunnen staan. Dit kan van invloed zijn op de prestaties van de zoekmachine en ook op de prijs die u uiteindelijk moet betalen, omdat veel zoekmachines een tarief hanteren dat is gebaseerd op het aantal geïndexeerde documenten. Wees voorzichtig in dat soort situaties, omdat een uitbreiding van de omvang van het intranet de zoekmachine in een volgend prijssegment kan doen belanden, waarvoor extra kosten in rekening worden gebracht door de aanbieder van de zoekmachine. Denk na over de reikwijdte van de publicaties afhankelijk van de informatiebronnen die u beschikbaar wilt maken via uw intranet, hebt u wellicht een zoekmachine nodig die paraplufunctionaliteit biedt over veel verschillende databronnen. Sommige zoekmachines zijn ontworpen voor specifieke datatypes, zoals gestructureerde data. Ook kunnen de zoekmachines beperkt zijn tot één dataopslag waaronder bijvoorbeeld zoekmachines binnen contentmanagementsystemen. Als u verouderde gegevens in uw intranet moet opnemen, hebt u een zoekmachine nodig die dit ondersteunt. Tenslotte moet u overwegen of u externe databronnen in uw intranet wilt opnemen. Spidering -functionaliteit maakt het mogelijk om externe websites te integreren in uw intranetdataopslag. U kunt bijvoorbeeld de websites van leveranciers of partners opnemen in de zoekfunctionaliteit van het intranet zodat personeel die content rechtstreeks vanaf het intranet kan opzoeken. 3 De 7 punten voor het selecteren van de juiste intranet zoekmachine

4 3Kenmerken De meeste intranetten hebben een breed spectrum van gebruikers, van heel basic tot zeer technische supergebruikers. De zoekfunctie moet in de behoeften van al deze mensen voorzien, met een simpele, maar krachtige interface die zo nodig opties biedt voor geavanceerd zoeken. Het zoekproces kent drie stappen en een reeks aan functies die elk van deze stappen moeten stroomlijnen: ~ ~ De zoekopdracht invoeren of de beginvraag stellen ~ ~ De zoekresultaten krijgen of de lijst met gevonden documenten terugkrijgen van de zoekmachine ~ ~ Het juiste antwoord vinden of onderzoeken en de zoekresultaten verfijnen om de informatie te vinden die u zoekt Onthoud dat u misschien specifieke doelstellingen hebt voor uw intranet, waardoor bepaalde functies wel en andere niet nodig zijn. Houd dit in gedachten wanneer u de functies met de leverancier bespreekt welke heeft u echt nodig voor uw specifieke applicatie? Stap 1: De zoekopdracht invoeren Wanneer een gebruiker zijn zoekopdracht invoert moet hij de optie hebben om dit met behulp van een natuurlijke taal te doen of door de vraag gewoon in spreektaal in te voeren. Bijvoorbeeld: Wat is ons retourbeleid voor koelkasten? Ook moet er een optie zijn om zoekopdrachten te bouwen met behulp van Booleaanse operatoren zodat gebruikers die precies weten wat ze willen uiterst specifiek kunnen zijn bij hun zoekopdracht. Bijvoorbeeld: retourneren binnen 10 woorden van koelkast, maar niet vriezer. Controleer de gebruikersinterface om zeker te stellen dat deze intuïtief is voor basic gebruikers, maar ook krachtige geavanceerde zoekfunctionaliteit biedt voor meer ervaren gebruikers. Een goede zoekmachine help u om logische brokjes informatie te groeperen, zodat zoekopdrachten worden uitgevoerd naar specifieke interessegebieden. Bijvoorbeeld: een technicus is alleen geïnteresseerd in het doorzoeken van technische documentatie en niet in het HR-beleid dat ook beschikbaar is op het intranet. Om dit mogelijk te maken moet de zoekmachine in staat zijn om de informatie afzonderlijk te groeperen. Verder moeten er tools zijn zoals thesaurusfunctionaliteit waarbij de zoekmachine veelgebruikte woorden met een vergelijkbare betekenis en synoniemen oppikt. Een thesaurus kan zo worden gedefinieerd dat hij termen omvat die relevant zijn voor uw specifieke organisatie. Spelfouten moeten worden ingecalculeerd met een klinkt als - functie, waarmee gebruikers woorden met die vergelijkbaar klinken kunnen vinden. Hiermee worden niet alleen spelfouten in de ingevoerde zoekopdracht opgevangen, maar ook fouten in de data zelf waardoor gewaarborgd wordt dat dergelijke data niet verloren gaan.

Stap 2: De zoekresultaten krijgen Als u heel specifiek gedefinieerde data hebt, zoals juridische documenten, kan een hoge mate van nauwkeurigheid vereist zijn voor het identificeren en ophalen van specifieke informatie. In andere situaties kan het echter beter zijn om een breder scala van documenten op te halen voor een bepaalde zoekopdracht. De vereiste mate van nauwkeurigheid hangt af van de rol van de zoekmachine en de aard van de gegevens. Als u een groot gegevensvolume beschikbaar wilt maken op uw intranet is het belangrijk om een snelle zoekmachine te hebben. Anders vinden gebruikers het frustrerend om te wachten tot de zoekmachine de zoekresultaten terugbrengt. Met kleinere hoeveelheden gegevens zal dit minder een aandachtspunt zijn. Alles hangt af van het datavolume dat u beschikbaar wilt stellen. Elke goede zoekmachine zou een zekere vorm van intelligente relevantiebepaling moeten gebruiken. Op dit punt vormt de zoekmachine, op basis van de ingevoerde zoekopdracht, een oordeel over welke resultaten het meest relevant zijn en ordent ze op basis daarvan. Stap 3: Vind het juiste antwoord Het zoekproces stopt niet op het moment dat de gebruikers de lijst met resultaten ontvangen. De lijst moet vervolgens worden verfijnd en bewerkt tot ze precies vinden wat ze zoeken. Er zijn allerlei functies die daarbij behulpzaam kunnen zijn, waaronder: ~ ~ Samenvattingsinformatie van een document documenteigenschappen zoals bestandstype, bestandsomvang, datum van de laatste wijziging, relevantiescore en aantal hits (gevonden trefwoorden). Er wordt een fragment van het document weergegeven. Bijvoorbeeld een aantal regels boven en onder de eerste hit waarmee de context kan worden vastgesteld waarbinnen het document is opgehaald. ~Opnieuw ~ sorteren de mogelijkheid om de resultatenlijst opnieuw te sorteren met behulp van andere criteria, zoals titel, aantal hits, relevantie, datum van laatste wijziging, bestandstype of andere criteria die zinvol zijn voor uw organisatie. ~Hit-to-hit ~ navigatie de aanwezigheid van navigatieknoppen waarmee gebruikers direct naar de eerste hit in het opgehaalde document kunnen gaan, en vervolgens desgewenst naar de volgende of vorige hit. Daardoor hoeven gebruikers geen hele pagina s van een document door te lezen om de relevante passage te vinden. ~ ~ Hitaccentuering een bekend concept uit het zoeken op internet; bij hitaccentuering worden trefwoorden of hits in een document geaccentueerd met een andere kleur. Deze functie is vaak niet beschikbaar in een intranet zoekmachine maar dat zou eigenlijk wel moeten. In combinatie met hit-to-hit navigatie stelt het gebruikers in staat om onmiddellijk relevante passages van het document te bekijken. ~Snelle ~ preview de mogelijkheid om grote, niet-html-documenten vooraf te bekijken in een basaal HTML-formaat, zonder het hele document te hoeven downloaden. Met deze functie kunnen gebruikers een paar regels voor en na elke hit bekijken en vervolgens de preview naar boven of beneden uitbreiden om verder te lezen. ~ ~ Zoeken binnen de mogelijkheid om binnen de huidige resultaten te zoeken, om ze te verfijnen. Hoewel er extra functies beschikbaar zijn in intranet zoekmachines, zijn dit de hoofdfuncties die nodig zijn om zeker te stellen dat gebruikers de beste totaalervaring krijgen. Tot de andere functies die wellicht voor uw organisatie van belang kunnen zijn, behoren intelligente agenten die gebruikers automatisch waarschuwen wanneer relevante content verschijnt in de dataopslag, en de mogelijkheid om zoekresultaten op te slaan en te exporteren. Heeft u specifieke behoeften, bespreek die dan met uw mogelijke leverancier. Als die geen kant-en-klare oplossing voor uw probleem heeft, heeft hij waarschijnlijk wel softwaremiddelen om een speciale oplossing mee te ontwikkelen. 5 De 7 punten voor het selecteren van de juiste intranet zoekmachine

6 4 5 Technologische omgeving Uw opties worden bepaald door uw interne technologie-infrastructuur. Maak een lijst van alle systemen en software die in wisselwerking staan met de intranet zoekmachine. Hiertoe behoren onder meer het besturingssysteem en applicatiesoftware van de intranet, uw netwerksoftware en architectuur en de beveiligingsomgeving van uw bestandssysteem. Denk ook na over eventuele andere systemen die met de intranet zoekmachine worden geïntegreerd zoals: content management systemen, ERP, CMS, e-mail servers of verouderde systemen. Installatie en onderhoud Het proces dat nodig is voor installatie en onderhoud van de zoekmachinesoftware kan een enorme impact hebben op de totale kosten en ROI van uw project. ~ ~ Vereist de zoekmachine veel datavoorbereiding en verplaatsing, of kan hij de informatie indexeren op de plaats waar die momenteel aanwezig is? ~ ~ Moet het systeem op maat worden gemaakt en vereist de installatie externe systeemintegratiewerkzaamheden? Wat gaat dat allemaal kosten? ~ ~ Wat gebeurt er als u het systeem wilt aanpassen of uitbreiden kan dit intern gebeuren door personeel met algemene IT-kennis, of moet u er een specialist voor inhuren? ~ ~ Welk doorlopend onderhoud van het systeem is er vereist, en wat voor soort medewerker moet dat onderhoud uitvoeren? Dit zijn allemaal belangrijke overwegingen als het om uw investering in zoekmachinesoftware gaat. Idealiter zou u een systeem moeten zoeken waarbij de installatiekosten vooraf, net als de lopende onderhoudskosten, minimaal zijn. Er zijn bepaalde types systemen die, geheel terecht, veel IT-inspanning vereisen om hun nuttig gebruik te handhaven; een standaard intranet zoekmachine valt echter niet in die categorie.

6Prijsstructuur 7Leveranciersreferenties De prijsstructuur van de verschillende leveranciers varieert. Sommigen bepalen hun tarief op basis van het aantal geïndexeerde documenten, anderen op basis van het aantal gebruikers. Denk er goed over na hoe uw systeem volgens u in de loop der tijd zou kunnen groeien omdat een toename van het aantal documenten of gebruikers tot extra kosten kan leiden. Sommige aanbieders gebruiken een huurmodel waarbij een vergoeding wordt betaald voor een licentie die slechts een of twee jaar geldig is. Aan het eind van die periode moet dan weer een vergoeding worden betaald voor verlenging. Anderen vragen een eenmalige vergoeding en brengen alleen kosten in rekening voor upgrades naar nieuwe versies. De meeste leveranciers bieden een soort ondersteunings- en onderhoudscontract aan. Vergeet niet te vragen hoeveel dat kost en hoe het in de loop van de levensduur van uw project verandert. Net als met alle aankopen is het heel belangrijk om na te gaan of uw leverancier een goede reputatie heeft. Controleer of het bedrijf al een redelijke periode bestaat en ga na hoe volwassen hun specifieke aanbod is. Vroege generaties software zullen waarschijnlijk minder getest en beperkter zijn dan software die in de loop van vele jaren steeds verder is verfijnd. Stel vast of de productlijn van intranet zoekmachines prioriteit heeft voor de leverancier. Als de leverancier zich primair richt op websearch in plaats van intranet zullen zijn methodes waarschijnlijk een andere focus hebben en zal de software meer zijn afgestemd op webcontent (HTML, PDF enzovoorts) dan op organisatiecontent, die andere formaten kan omvatten. Controleer of het product voortdurend verder ontwikkeld wordt en technische ondersteuning krijgt. Ga na of de leverancier een helpdesk heeft voor technische ondersteuning. En nog belangrijker, vraag de leverancier om casestudies en voorbeelden van andere intranetimplementaties waar hun product voor is gebruikt. Vraag om referenties, zodat u contact kunt opnemen met andere organisaties die de software gebruiken. Samenvatting In dit document hebben we enkele richtlijnen willen geven voor het beoordelen en selecteren van een intranet zoekmachine. Voor alle software geldt, dat u eerst duidelijk moet weten wat u probeert te bereiken waarna u vervolgens contact opneemt met een aantal verschillende leveranciers. Zo n goede voorbereiding is zeker de moeite waard: van begin af aan over de juiste intranet-zoekfunctionaliteit beschikken, kan enorme voordelen opleveren. U kunt de checklist aan het eind van document gebruiken om uw behoeften te specificeren en deze te vergelijken met het aanbod van diverse leveranciers. Een intranet zoekmachine selecteren: zeven punten om rekening mee te houden. 7 De 7 punten voor het selecteren van de juiste intranet zoekmachine

Checklist intranet-zoekopdrachten Vul deze lijst in voordat u uw selectie zoekmachinesoftware vergelijkt met de opgesomde criteria. 1. Doelstellingen Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van uw intranet? 8 Voorbeelden: Kantoorbeleid en procedures delen met personeel. Het verkoopproces versnellen. Een tool voor de helpdesk bieden. Het management helpen bij het nemen van besluiten. Hoe denkt u dat het intranet in de loop der tijd zal groeien en uitbreiden? Integratie met andere bedrijfssystemen Opname van meer data Toevoeging van andere delen van de organisatie Anders 2. Bestandsformaten Welke bestandsformaten moeten ondersteund worden? (opsommen) Voorbeelden: Microsoft Word, e-mail, PDF, ZIP. 1. 2. 3. 5. 6. 7. 4. 3. Bestandsvolume en -grootte Hoeveel bestanden worden opgenomen in de doorzoekbare dataopslag? Hoe groot wordt de dataopslag (GB/TB)? 4. Beveiliging Welk systeem wordt gebruikt voor beveiliging op bestandsniveau? Windows NTFS Linux/UNIX Anders

5. Datasegmentatie Welke groepsindelingen zijn vereist voor uw data? Geen Geografische Bedrijfsdivisie Functioneel Anders (human resources, engineering, marketing, klantenservice enzovoorts) 6. Vreemde talen Welke vreemde talen moet het systeem ondersteunen? 1. 2. 3. 7. Kenmerken Stap 1 De zoekopdracht invoeren Welke functionaliteit in relatie tot zoekopdrachten hebt u nodig? 9 Zoekopdrachten in natuurlijke taal Thesaurus (standaard) Booleaanse zoekopdrachten Synoniemen (specifiek voor de klant) Opties voor tussenliggende en geavanceerde zoekopdrachten Klinkt als (bijv. oddit = audit) Query builder (menu met Booleaanse commando s die gebruikers kunnen aanklikken om hun zoekopdracht op te bouwen) Spellingcontrole Taxonomie Begint met Veld- en metadata-zoekopdrachten (bijv. auteur = Jenkins) Conflation (samenvoeging; bijv. zoeken op manage levert manager, managed op enzovoorts) Stap 2 De juiste zoekresultaten krijgen Zoeken op afzonderlijke datagroepen (bijv. HR 9 documenten apart van technische documenten) Proximity searching (bijv. binnen 10 woorden verwijderd van) Datareeksen zoeken (binnen bestanden, niet alleen naar in bestanden opgeslagen data) Zoeken beperken per bestandstype (bijv. alleen tekstbestanden) Intelligente datum- en nummerherkenning (bijv. 01/01/02 = 1 jan 2002) Intelligente hulp (waarschuwt gebruiker wanneer nieuwe gegevens in de opslag verschijnen) De 7 punten voor het selecteren van de juiste intranet zoekmachine Welke functionaliteit in relatie tot resultaten hebt u nodig? Methode van relevantieordening Snel zoekresultaten leveren Beveiliging op gebruikersniveau Resultaten opslaan als of exporteren naar een bestand Nauwkeurigheid

Stap 3 Het juiste antwoord vinden Welke functionaliteit hebt u nodig, zodat gebruikers het antwoord krijgen waar ze naar op zoek zijn? Documentstatistieken weergegeven in resultaten (bijv. bestandsomvang, bestandspad, opslagdatum, aantal hits) Hitaccentuering in documentweergave, inclusief PDF s Hit-to-hit navigatie (bijv. ga naar eerste hit, ga naar volgende hit, ga naar volgende document) WYSIWYG documentweergave (bijv. weergave in PDF- of Word-lay-out) Hitaccentuering in resultatenlijst Mogelijkheid om HTML-sjablonen te gebruiken om resultaten van databases weer te geven (SQL, XML, andere) 10 Automatische een inhoudsopgave voor documenten aanmaken Resultatenlijst opnieuw sorteren (bijv. op beste match, aantal hits, omvang, bestandstype, datum) Resultatenlijst filteren (bijv. op bestandstype of datumbereik) Zoeken binnen resultaten 8. Overige Welke functionaliteit die u nodig hebt, is specifiek voor uw organisatie of omgeving? 1. 2. 3. 4. 5. 9. Installatie en onderhoud Hoe lang duurt de implementatie van het systeem en hoeveel kosten implementatie en onderhoud? Benodigde tijd Kosten Eerste pilot van software Softwareaanpassing aan uw behoeften Installatie van software in hele onderneming Doorlopende onderhoudsbehoeften (per jaar) Heeft de leverancier een helpdesk voor technische en ondersteuningsvragen?

10. Prijsstelling Wat is de prijs van de aanbieder voor het leveren van de gewenste functionaliteit? Kosten Initiële softwarelicenties Doorlopende software/hardwarevergoeding Doorlopende onderhoudsvergoeding Kosten voor toevoegen van gebruikers Kosten voor toevoegen van gegevens Kosten voor toevoegen van bestandstypes Kosten voor aanvullende softwaremodules 11. Leveranciersreferenties Welke referenties heeft de leverancier? Bestaat het bedrijf al langer dan vijf jaar? Hebben ze een klantenbestand opgebouwd? Zijn ze winstgevend? 11 Kunnen ze casestudies verstrekken die aantonen dat ze met succes systemen met vergelijkbare kenmerken als het uwe hebben geïmplementeerd? Kunnen ze andere referenties verstrekken? De 7 punten voor het selecteren van de juiste intranet zoekmachine

22701 West 68th Terrace Shawnee, KS 66226 USA tf +1 800 941 7460 tel +1 913 422 7525 fax +1 913 422 3820 Lexmark International B.V. Gooimeer 12 1411 DE Naarden, Nederland tel +31 35 6994 633 2013 Perceptive Software, LLC. Alle rechten voorbehouden.