juli 2013 Een uitgave van B. Braun Medical B.V. Building bridges to the future... It s time to co-operate!
EXPERTISE is een uitgave van: B. Braun Medical B.V. Divisie Aesculap Postbus 659 5340 AR OSS T: 0412 67 24 11 F: 0412 67 24 95 marketing_aag.nl@bbraun.com www.bbraun.nl Samenstelling inhoud René Pulles SBA manager mob 0651 71 16 25 Eindredactie Gemma Granaat-Verdonk Operational Marketing Manager Benelux Shalini Premchand Marketingsecretaresse Redactie teksten Friso Gosliga BREDA Grafische vormgeving Vrondaz SCHIEDAM George Laoutaris Drukwerk S&B druk - OSS Voor meer informatie over de inhoud van deze uitgave kunt u contact opnemen met René Pulles. Niets in deze uitgave mag zonder toestemming van de uitgever worden overgenomen of vermenigvuldigd. Hoewel deze uitgave naar beste weten is samengesteld, kunnen uitgever en auteurs op geen enkele wijze instaan voor de juistheid. Zij aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard dan ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op deze informatie. Voorwoord Beste Lezer, In dit nummer hebben we aandacht voor Building bridges to the future, gezien vanuit samenwerking. Graag vertel ik u over enkele initiatieven. Vanuit de financiële afdeling van B. Braun BeNeLux, waar ik verantwoordelijk voor ben, heb ik gezien dat onze klanten steeds vaker een beroep doen op de kennis en kunde van B. Braun. Zo worden we gevraagd mee te denken in het oplossen van hedendaagse uitdagingen als financieringen, kostenbesparingen en procesoptimalisaties. Binnen Aesculap is in het verleden veel ervaring opgedaan in het assisteren van onze klanten bij het steriliseren van het instrumentarium. En nu blijkt dat deze kennis gestaag is gegroeid tot een niveau waarop het een directe toegevoegde (meer)waarde heeft. Op dit ogenblik vermarkt Aesculap deze activiteiten in enkele Europese landen onder de naam Sterilog. In Nederland kiezen we echter bewust voor een samenwerkingsmodel. Zo heeft het UMCG en het OZG recentelijk met ons een Joint Venture opgezet voor het inrichten en leiden van de externe CSA SteriNoord BV. Vanuit B. Braun assisteren we de ziekenhuizen bij het gehele proces: van architectuur tot procesflow en van setoptimalisatie tot administratie. Wij maken daarbij weer gebruik van de expertise van onze collega s uit Duitsland. Ook zetten wij hier ons product instacount in voor monitoring op productiviteit, efficiëntie en andere operationele kengetallen. Maar ook op het gebied van kwaliteitsborging en gedifferentieerde prijsstellingen brengen wij onze adviezen uit. Alle genoemde activiteiten brengen wij in kaart met behulp van kpi s (kritische procesindicatoren) die bepalend zijn voor het succes dat we met onze externe CSA willen realiseren. Want door meten=weten, volledige openheid en continue verbeteringen legt de Joint-Venture verantwoording af over de daadwerkelijk behaalde resultaten. Ik wens u veel leesplezier! Wiljo van Alebeek Manager Finance Wiljo van Alebeek, Manager Finance 2 SteriNoord.
Column Pilot preventief onderhoud van boor- en zaagsystemen Partnership B. Braun Aesculap en CSA MUMC+ Als manager ben ik steeds op zoek naar nieuwe mogelijkheden om processen te optimaliseren. Dit betekent voor mij: zorgvuldigheid in het vastleggen en daarbij inbedden in organisatieprocessen. Invulling van de ondersteuning betekent ook een partnership aangaan. Hierdoor vergroot je de toegang tot expertise, netwerken en middelen. Dit leidt tot meer efficiëntie en innovatie. Ik ben zeer verheugd in B. Braun een partner te hebben gevonden om deze pilot samen vorm te geven, aldus Axel Denis, Hoofd CSA MUMC+. blijft de vraag of dit voldoende is voor wat betreft de risicobeheersing. Deze vraag staat nu centraal in de pilot. Daarom is het belangrijk te kijken naar functioneel gebruik, gekoppeld aan de cycli van het sterilisatieproces. Dit levert sneller informatie op om het preventief onderhoud van boor- en zaagsystemen transparant te beoordelen. Met als uiteindelijk resultaat: een volledig op maat gesneden proces, afgestemd op de behoeften van de klant. Het MUMC+ werkt al met de bewaking en signalering van preventief onderhoud van instrumentarium aan de hand van een instrumentenmanagementsysteem (IMS). In het najaar van 2012 zijn we met B. Braun Aesculap gaan samenwerken om dit ook op de zetten voor onze boor- en zaagsystemen. Onze systemen krijgen de duurzame, biocompatibele data matrix codering. Hiermee zorgen we voor eenduidige invoer van masterdata in het IMS (instacount ). Dit helpt ons bij de optimalisatie van het proces doordat we meer gedetailleerde evaluatieopties hebben. Dit is een belangrijke stap naar het onderbouwen en waarborgen van de kwaliteitscontrole.. Axel Denis, Hoofd CSA MUMC+ Maastricht Het preventief onderhoud van boor- en zaagsystemen is iedere keer weer een uitdaging. Het moet nauwkeurig worden gedaan. Binnen het proces vindt vaak afstemming plaats en is er relatief veel administratie nodig. Zoals altijd bij medische hulpmiddelen is het belangrijkste doel het waarborgen van de patiëntveiligheid tegen acceptabele kosten. Naast het gegeven dat de Aesculap Technische Service jaarlijks het preventieve onderhoud van onze boor- en zaagsystemen verzorgt, In de loop van 2014 kan ik waarschijnlijk meer vertellen over de resultaten op het gebied van deze samenwerking! Axel Denis Hoofd CSA MUMC+ Maastricht 3 3
Aesculap Consulting De weg naar uitmuntend Bij stijgende kosten en een toenemende vraag naar nieuwe medisch-technologische toepassingen zien ziekenhuisorganisaties zich voor de uitdaging geplaatst om patiënten de hoogst mogelijke kwaliteit en veiligheid te bieden. De eerste stap is inzicht krijgen in de complete instrumentencyclus. Door middel van een QuickScan brengen we de bestaande problemen in de dagelijkse werkprocessen in kaart. Noodzakelijke indicatoren van de analyse op locatie zijn alle parameters van het huidige steriele verwerkingsproces, de huidige instrumentenkwaliteit, de diverse behandelingsfasen, het steriele verpakkingssysteem en de gebruikte setsamenstellingen. Binnen de kernprocessen van ziekenhuizen is het proces van de steriele medische hulpmiddelen het meest essentieel voor een veilige en hoogwaardige patiëntenzorg. De beschikbaarheid van 100% functionele én steriele instrumenten, vereist de aanwezigheid van interne standaardprocedures voor behandeling en onderhoud van deze instrumenten. Dat is de reden waarom Aesculap diverse consultancydiensten aanbiedt, die zijn gericht op het management van instrumenten binnen ziekenhuizen. In een strategische samenwerking met haar klanten analyseert en optimaliseert Aesculap Consulting de kernprocessen van het ziekenhuis. De modules voor analyse op locatie richten zich op drie factoren binnen de moderne ziekenhuisorganisatie: Het bepalen van kostenbesparingen Verhoogde efficiëntie Verbeterde proces- en productkwaliteit Deze verbetering van proces- en productkwaliteit, de meetbare kostenbesparingen en de beoogde efficiëntieverbeteringen resulteren uiteindelijk in overkoepelende doelstellingen: Hoogwaardige instrumenten Permanente kostenbewaking Verbeterde efficiëntie van steriele processen Tevreden en gemotiveerde medewerkers 4
instrumentenmanagement Als resultaat van deze verbeterde transparantie ontstaat een specifiek optimaliseringsplan voor verdere actiestappen, dat we aan de klant voorleggen. Daarnaast berekenen wij op basis van de verzamelde gegevens de eerste projecties van potentiële kostenbesparingen. Nadat de verbeteringsmogelijkheden zijn bepaald en een bijbehorend stappenplan is opgesteld, voeren wij een gedetailleerde analyse uit om effectieve en duurzame maatregelen te bepalen. Door een analyse van de bestaande instrumentenvoorraad ontstaat inzicht in de kwantiteit en kwaliteit van het gebruikte instrumentarium. En dan kan een berekening van de benodigde investeringen plaatsvinden. Door deze inventarisatie ontstaat ook een beeld van het totaal aanwezige chirurgisch instrumentarium. Dit vormt een van de kostbaarste bedrijfsmiddelen van het ziekenhuis en moet dienovereenkomstig worden beheerd. De verzamelde informatie over de huidige instrumentenkwaliteit en de setsamenstelling dient vervolgens als solide basis voor de daarop volgende optimaliseringsfase. Tijdens een setoptimalisering vindt een kritische evaluatie plaats van de bestaande setopbouw en de daarbij gebruikte instrumenten. Zo verwijderen wij bijvoorbeeld instrumenten die niet gebruikt worden uit de sets. Bovendien standaardiseren wij binnen alle bestaande sets de instrumenten en maken deze passend aan de behoeften van de chirurgen, gecombineerd met de huidige kwaliteitseisen. Door deze interactieve benadering ontstaat een gestroomlijnde, flexibele en geoptimaliseerde setopbouw. Ons doel is enerzijds kapitaal dat vastzit in instrumenten vrij te maken en anderzijds knelpunten in de aanvoer van sets te vermijden. De laatste stap in het adviesproces is de implementatie, waarin we de bestaande sets binnen het ziekenhuis omzetten naar de nieuw gedefinieerde setsamenstelling. Tegelijkertijd vindt de noodzakelijke reparatie en vervanging van instrumenten plaats. Door de combinatie van deze twee taken binnen een Full Serviceovereenkomst profiteert de klant zowel van een verbeterde instrumentenkwaliteit als van de geoptimaliseerde setstructuur. Om ook op lange termijn hoge kwaliteitsnormen voor het chirurgisch instrumentarium in het ziekenhuis te waarborgen, voorziet de samenwerking in een doorlopend preventief en waardebehoudend instrumentenbeheer, met daarbij een trainingsprogramma voor medewerkers. Zo behouden en beheren ziekenhuizen hun kostbare bedrijfsmiddelen optimaal. Met dank aan Daniel Söll, Director Hospital Project Management Aesculap, Tuttlingen. Daniel Söll, Director HPM Aesculap, Tuttlingen 5
ICT, het binnenste buitenbeentje Nog niet zo lang geleden dachten we aan lopende banden, machines en apparatuur die mensen het werk uit handen nemen. Nu denken we vooral aan ICT, Informatie en Communicatie Technologie. ICT neemt werk uit handen en is vooral bedoeld te informeren en te communiceren. En juist dat aspect zorgt ervoor dat ICT zich continu ontwikkelt. In een razend tempo. Nieuwe mogelijkheden blijven zich aandienen. Eén daarvan heet IMS. Informatie en communicatie De brede kennis van Richard Bosch - medewerker salessupport ICT bij B. Braun Aesculap - wordt dankbaar gebruikt bij allerlei projecten zoals bij Full Service. Richard verzorgt vanuit ICT de tools die nodig zijn om deze meerjarige serviceen reparatieovereenkomsten voor waardebehoud van chirurgisch instrumentarium soepel, vanzelfsprekend en naar tevredenheid te laten verlopen, zoals onze digitale projectrooms. Het is duidelijk hoe belangrijk automatisering is in het proces waarbinnen we werkzaam zijn. Door onze drang naar steeds meer informatie maken we mooie ontwikkelingen door. Zo verandert de continuïteit en betrouwbaarheid van ICT van buitenbeentje naar een onmisbare schakel in de dagelijkse werkzaamheden. Richard Bosch, project consultant ICT Aesculap Automatisering In het proces rondom instrumentarium heeft het Instrumenten Management Systeem (IMS) zich stevig gevestigd. Waar het ooit begon als digitale map met statische gegevens is het vandaag de dag een informatie- en communicatiesysteem. Voor veel belangrijke gegevens kunnen we een dergelijk systeem gebruiken. Neem managementinformatie; het helpt je bij het sturen en verfijnen van processen of bij het maken van rapportages. De huidige veiligheids- en kwaliteitseisen maken een IMS onmisbaar: het borgen van de decontaminatie- en sterilisatieprocessen voor de juiste instrumenten. Daarbij kun je met een IMS koppelingen maken tussen het instrumentarium en de informatie over patiënten bij wie het is gebruikt. Bovendien weet je ook waar een instrument of set is en of de set compleet is. 6
Ontzorgen: het nieuwe instrumentenbeheer Met hun opleiding en ervaring begeleiden de projectconsultants de medewerkers van het ziekenhuis bij iedere stap. Ze maken inventarisaties van het instrumentarium en reorganiseren in overleg met de klant het instrumentenbestand binnen het ziekenhuis. Na deze optimalisatie kan het ziekenhuis het onderhoud en beheer overdragen aan B. Braun, waarmee de kwaliteit en beschikbaarheid van het instrumentarium wordt gegarandeerd. Op dit moment maken al dertien ziekenhuizen in Nederland naar volle tevredenheid gebruik van dit concept. De organisatieprocessen binnen een ziekenhuis worden steeds complexer. Hoe kan een ziekenhuis de bedrijfsvoering verder optimaliseren en blijven voldoen aan de eisen van de inspectie zonder dat dit veel extra inspanning kost? B. Braun Aesculap denkt vanuit haar expertise actief mee. Als leverancier van chirurgisch instrumentarium krijgt B. Braun Aesculap steeds vaker de vraag om ook mee te denken over het borgen van de kwaliteit en beschikbaarheid van de instrumenten. Klanten willen weten hoe ze de interne logistiek, de sterilisatie en het onderhoud kunnen optimaliseren. partner voor het ziekenhuis. (Zie ook het uitgebreide artikel hierover elders in dit nummer van Expertise!) Projectconsultants Binnen Hospital Project Management spelen de projectconsultants van B. Braun Aesculap een cruciale rol. Het team bestaat uit Frank Hesselink en Carla van den Berk in Nederland en Christophe van Fleteren in België. De projectconsultants worden aangestuurd door René Pulles, SBA manager. Digitale project room Om het proces van Hospital Project Management nog transparanter en inzichtelijker te maken voor de klant, heeft B. Braun Aesculap een web-based project room ontwikkeld. Daarmee kunnen alle betrokkenen op elk gewenst moment de status van het project inzien. Zo zorgen we er samen met de klant voor dat het instrumentarium op een transparante, efficiënte en veilige manier wordt beheerd. Christophe van Fleteren B. Braun Aesculap heeft inmiddels meer dan vijftien jaar ervaring in de advisering op dit gebied. Ons motto Sharing Expertise brengen we in praktijk door het delen van kennis en het aangaan van de dialoog met onze klanten. Dit heeft geleid tot een full service -concept: Hospital Project Management. Daarmee zijn we een echte René Pulles Carla van den Berk Frank Hesselink 7
B. Braun, altijd en overal binnen handbereik! Bekijk onze website en verschillende product sites - www.bbraun.nl - www.bbraun.be - www.aesculap-extra.net - www.chirurgische-instrumenten.nl - www.aesculap-neuro.com - www.endoscopy-catalog.com - www.aesculap-academy.nl - www.aesculap-academy.be - www.aesculap-spine.com - www.sutures-bbraun.com - www.abdominalwallhealth.com Volg ons ook op twitter twitter.com/bbraun_nl 8 8 B. Braun Medical B.V. Postbus 659 5340 AR OSS Tel. 0412 67 24 11 Fax 0412 67 24 95 www.bbraun.nl