LEESVRIENDELIJK, AANTREKKELIJK & SUCCESVOL SCHRIJVEN. Sneller gelezen en meer reactie.

LEESVRIENDELIJK, AANTREKKELIJK & SUCCESVOL SCHRIJVEN. Sneller gelezen en meer reactie. Alphonse Degryse, ADC commv 1227 Leesvriendelijk, aantrekkelijk en succesvol schrijven, ADC commv VEWA 2012 Het copyright van deze publicatie is geregistreerd bij VEWA, Vereniging voor Wetenschappelijke en Educatieve Auteurs. Gebruik van de inhoud door derden is vrij mits volledige bronvermelding. 3

Stel je voor: je staat voor een krantenstalletje, of je hebt een stapel correspondentie voor je op tafel. Hoe ga je hiermee om? In het algemeen lezen mensen op zo'n ogenblik vaak volgens een min of meer vast patroon. AIDA. Grijp de aandacht en zet aan tot actie Mensen gaan op een snelle, ietwat slordige wijze in slalom door de frontpagina's, enveloppen of documenten. Wat eerst op valt zijn foto's: we zijn allemaal min of meer visuele lezers, we kijken naar prentjes, kleuren, beelden die ons om een of andere reden raken of afstoten. Er is sprake van scannen en skimmen van de teksten. Misschien lezen we ook al (snel) enkele woorden uit de grote koppen en vette titels, of opvallend in de tekst: sleutelwoorden, signaalwoorden, persoonlijke aanspreking. Leuk? Pikant? Choquerend? Intrigerend? Nieuws?... Onthou: emotie crëert betrokkenheid... Grijpt een of ander de aandacht, dan groeit meteen de interesse. We kijken nu béter, met wat meer focus, de vraag in het achterhoofd: wat heb ik hier aan, is dit iets voor mij? WIIIFM, What is in it for me? Doe ik er als lezer voordeel bij? Dit sluit aan bij het verlangen, de brug naar actie Wordt de motivatie gestaafd om de inleiding, of misschien zelfs de ganse tekst te lezen? Is de tekststructuur aantrekkelijk: zinsbouw, alinea's, tekstbreedte... Met andere woorden: is de tekst kort, gemakkelijk, hapklaar? 4

Is het duidelijk wat verwacht wordt van de lezer: een heldere en opvallende vraag tot actie? Mooi, de schrijver heeft bereikt wat hij wilde bereiken: aandacht wekken en opvallen in de massa interesse wekken en motiveren om eerst/verder te lezen hapklaar en gemakkelijk aanzetten tot actie (hetzij lezen, hetzij iets doén, bv. antwoorden). Elke volgende stap in dit proces vormt een risico op verlies aan lezers. Je kan dus maar beter het aantal stappen beperken. We houden het daarom op deze basis vier, verenigd in het letterwoord AIDA. Je vind meer over AIDA in communicatie op http://nl.wikipedia.org/wiki/aida-model Uitdaging voor schrijvers Dit programma richt zich tot allen die regelmatig gebruik maken van geschreven media met als doel een gepaste (re)actie te krijgen op hun bericht. Je hebt je dan ongetwijfeld eerder afgevraagd hoe je de kans hiertoe vergroot en/of versnelt. Daarover gaat het: een aantal aandachtspunten scherp stellen die de kans op succes van je schrijven vergroot. Mensen worden nu eenmaal met zoveel geschreven informatie overdonderd dat ze door het bos de (relevante) bomen niet meer zien. We lezen ook niet alle media op dezelfde manier. Het is daarom nuttig dit programma in een perspectief te plaatsen: papieren media, e-mail, webschrijven... Soms zullen we het onderscheid niet maken, op andere plaatsen zullen we één medium gebruiken als universeel voorbeeld. Waar relevant maken we een extra opmerking of focussen we op een specifieke aanpak in functyie van het medium. Hoe lezen mensen? De vraag die zich vooraf opdringt is: hoé lezen mensen eigenlijk? Welke mechanismen liggen aan de basis van ons leesvermogen, en hoe kan je hier als schrijver op inspelen? Hiermee komen we op het terrein van snellezen, of misschien eerder: slimlezen. De belangrijkste voorwaarden voor leesvriendelijk en succesvol schrijven zijn hiervoor opgesomd: visueel aantrekkelijk de interesse van de lezer in enkele woorden wekken de tekst hapklaar aanbieden zo snel en zo duidelijk mogelijk maken wat je van de lezer verwacht: vraag tot actie 5

INHOUD 1 DE OORSPRONG VAN ONS SCHRIFT... 9 2 GA PLANMATIG TE WERK... 13 3 NIET IEDEREEN ANTWOORDT. HET RESPONS PERCENTAGE... 19 4 COMMUNICATIE IN 4 STAPPEN... 21 4.1 AANDACHT TREKKEN. inspelen op scannen en skimmen... 21 4.2 INTERESSE EN VERLANGEN WEKKEN... 23 4.3 HAPKLARE TEKST... 24 4.4 AANZETTEN TOT ACTIE... 25 5 PAPIEREN- EN e-communicatie ZIJN NIET IN ALLES GELIJK... 29 5.1 KORT, DUIDELIJK EN GESTRUCTUREERD... 30 5.2 ACTIEVE, TEGENWOORDIGE EN VISUELE TAAL IN DE JUISTE EMOTIE... 34 5.3 e-mail en NIEUWSBRIEVEN... 37 5.3.1 VASTE COMPONENTEN voor WERVEND GEBRUIKEN... 40 5.3.2 SPAM FILTER ONTWIJKEN... 48 5.3.3 e-mail ETIQUETTE... 49 7

6 FREE PUBLICITY... 53 6.1 PERSBERICHT SCHRIJVEN. 10 TIPS... 55 6.2 NUTTIGE WEBSITES... 57 7 BIBLIOGRAFIE... 58 8 VERWANTE THEMA's... 61 9 BIJLAGEN... 61 9.1 INSPIRATIE BIJ SNELLEZERS... 61 9.2 SCHRIJFTIPS op SCHRIJF.BE... 69 9.3 ANALOOG OF e-solliciteren?... 70 9.4 PSYCHO-SOCIALE METHODEN EN HET METEN VAN RECLAME-EFFECTEN... 72 9.5 DE ILLUSIE VAN DE OFFERTE... 77 8

Voor een specialist en zijn gesprekspartner kan eenzelfde uitspraak overigens een tegengestelde betekenis hebben, wees dus vooral niet mis te verstaan: de remtest is negatief. Negatief, is dat goed nieuws? Wees duidelijk, zeg liever de remmen geven een beter resultaat, de remafstand is x meter korter het brandstofverbruik zal hiermee positief evolueren. Positief is toch opwaarts, en dat wil ik juist niet? u doet een liter winst per 100km de alcoholtest was negatief. Ben je gerustgesteld of verwacht je een boete? Sympathic, aardig. Wees onthalend, innemend, warm. Stel je klant op zijn gemak ik ben er voor u Er zijn nog wel wat S'en te bedenken: Save, Sexy,... Allemaal prima, voor zover ze de belangstelling en de weg naar JA maar dienen. SMART SMART is een letterwoord (acroniem), dat dikwijls als test wordt gebruikt om uit te maken of een waarneming voldoende sluitend is Specifiek is de woordkeuze zo juist dat misverstanden vermeden worden. De fiets lag op straat is niet hetzelfde als de fiets lag in de goot aan de zijde van de pare huisnummers Meetbaar staat de waarneming in neutrale cijfers (meter, kilo, aantal...). Meer, dikwijls, meestal,... zijn twijfelwoorden omdat ze verwijzen naar een vergelijking. Ze leiden vaak naar misverstanden Aanvaardbaar niet enkel op vlak van normen, maar ook op vlak van begrijpbaarheid. Zeg je de dingen wel op een manier dat de ander je kan verstààn? Maar ook: sta je wel àchter wat je zegt (authentiek)? Relevant doet het er wel toe? Welk belang heb ik erbij? Tijdsgebonden straks, zo snel mogelijk, binnenkort,... zijn opnieuw twijfelwoorden, die ruimte maken voor misverstanden. Vandaag om 10u, dinsdag 8 augustus tussen 14u-15u30 zijn betere opties Elevator Pitch 32

bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/elevatorpitch Een elevator pitch (elevator = lift; pitch = verkooppresentatie), heel soms ook elevatorspeech genoemd, is een presentatiewijze van een idee voor een product, service of project. De naam geeft de tijdsduur weer waarin een lift van de onderste naar de bovenste verdieping gaat, in ongeveer 30 seconden tot 2 minuten. De term werd in in eerste instantie gebruikt bij ondernemers die een idee proberen op te werpen om bij een durfkapitalist (ook wel venture capitalist) financiering los te krijgen. Durfkapitalisten beoordelen de kwaliteit van een idee en het team op basis van de kwaliteit van de elevatorpitch en vragen de deelnemende ondernemers hun plan tevoren te ontdoen van slechte ideeën. De elevatorpitch wordt tegenwoordig ook voor een variëteit aan doelen gebruikt tijdens het netwerken. Hier kan het gaan om de verkoop van een product, het zoeken naar werk, speeddating of om een punt snel duidelijk te maken in een gesprek. Wezenlijk bij een elevatorpitch is een in het oog springende presentatie met denkbeelden, vergelijkingen en voorbeelden, zoals ze ook in het AIDA-model (attentie, interesse, verlangen/desire, actie) voorkomen. Voor een succesvolle elevatorpitch tellen verder niet alleen gegevens en feiten, maar is ook het aanspreken van de emotie van belang. Een effectieve elevatorpitch zou de volgende vragen moeten beantwoorden: wat los je op voor de toehoorder? Aan welk probleem of behoefte kom je tegemoet? welk voordeel doet hij hierbij? Voor welke waarden staan we? Een voorbeeld kan helpen (in schriftelijke communicatie dikwijls een beeld) Structuur dankzij journaalprincipe en regel van drie Maak informatie overzichtelijk. Zorg er voor dat men weet waar men zich bevindt in het gesprek, en misschien ook waar het naartoe gaat. Structuur en tussentijds samenvatten helpen hierbij. Let even hoe een klassiek nieuwsbulletin wordt opgesteld: in de inleiding wordt een overzicht gegeven. Zeg wat je gaat zeggen daarna komt elk van de punten in detail aan bod. Zeg wat je te zeggen hebt er wordt afgesloten met een overzicht van de hoofdpunten. Zeg wat je gezegd hebt 33

Mensen onthouden gemakkelijker groepjes van maximum 3 onderwerpen. Het is dus ideaal wanneer je een complexe boodschap kunt indelen in ten eerste, ten tweede en tot slot... MindMapping en breinbreien In de chaos van het gesprek werkzaamheden en gedachten ordenen en organiseren, onoverzichtelijke informatie structureren is niet eenvoudig. Dit heeft er misschien mee te maken dat ook onze hersenen nogal chaotisch omgaan met opkomende ideeën en informatie: we zijn erg vaardig in het van de hak op de tak springen tijdens een gesprek. MindMapping (sommigen noemen het BrainMapping) is een middel dat je uitstekend kan helpen om met deze chaos om te gaan. De uitvinder van MindMapping, Tony Buzan, noemde de techniek ooit a Swiss knife for the mind. MindMapping is een creatieve grafische notatiemethodiek die je snel toelaat een kaart map van jouw gedachten (of die van je klant) mind te maken. Voor MindMapping heb je slechts een blad papier en een potlood nodig. MindMapping kan dus overal: aan de telefoon, in een vergadering, tussendoor. MindMapping kan ook op PC, bv. met Mindjet MindManager. Omdat 2/3 van de mensen beter onthouden wanneer ze ook iets zien ondersteunen programma s zoals MindMapping in sterke mate de effectiviteit en overtuigingswaarde van de informatieoverdracht: mensen begrijpen beter en onthouden beter wat je zegt. 5.2 ACTIEVE, TEGENWOORDIGE EN VISUELE TAAL IN DE JUISTE EMOTIE Actieve taal Actieve taal verhoogt de alertheid van de lezer/toehoorder en zet aan tot actie. Gebruik dus korte rechtstreekse taal, actief en gebiedend. Neem het voorbeeld van een CTA Call to Action in een analoge of e-corresponedentie: Niet we vragen u zich in te schrijven..., U kan zich inschrijven... Maar wél doe dit..., doe dat..., bel nù, schrijf je hier in,... Schrijf in de tegenwoordige tijd, in ik en jij persoonsvormen. 34

Juiste emotie & gepast formalisme Het is belangrijk dat vriendelijke en uitnodigende boodschappen ook zo klinken. Ernstige berichten hebben een andere emotie. Hoe krijg je de juiste toonzetting in je bericht? Vrij eenvoudig: leef je in de emotie in tijdens de voorbereiding, en zet het juiste gezicht op. Wil je een vriendelijke brief of mail schijven? Wil je een JA als antwoord? Schrijf dan een positieve mail. Hoe? Denk in JA termen terwijl je schrijft, knik JA en glimlach, en je krijgt meteen de juiste toon te pakken.. Je mails zullen positiever klinken en op sympathie kunnen rekenen. Dankzij het spiegeleffect zullen mensen welwillend glimlachen en met plezier je mail beantwoorden. Een vleugje humor mag, maar wees hiermee toch voorzichtig: het gevoel voor humor is niet bij iedereen gelijk. U-vormen behoren steeds vaker tot werkelijk formeel communiceren. Bij snelle correspondentie hoort een zeker informalisme. Stel je dus de vraag wat gepast is bij het medium en bij de boodschap. Gaat het slechts om één bericht (bv. een brief of een folder) dan kan je nog kiezen tussen u of jij. Gaat het echter over een communicatieplatform met verschillende informaties (zoals een nieuwsbrief of een website), dan dient voor het ganse medium gekozen voor één persoonsvorm. Meestal is dit een informele vorm, want zeer ernstige mededelingen komen toch niet tussen andere berichten te staan. Bij een website of nieuwsbrief hoort in principe een jij-vorm. Dit geldt dan voor àlle auteurs. Overtuigend 35

Ook de betrokkenheid van je gesprekspartner speelt een grote rol. Hoe meer hij zich kan inleven in de argumentatie, hoe beter hij zich herkent, hoe gemakkelijker hij er zich iets bij voorstelt, des te beter zullen de argumenten aanslaan. Hem zélf iets laten doen (al was het maar vast nemen, proeven, even proberen...) heeft ontzettend veel meer overtuigingskracht dan enkel hem vertellen, parole... In een face2face contact valt dit nog mee. Zoek dus in de opbouw van je gesprek naar mogelijkheden om je gesprekspartner aan zét te laten. Ik geef u papier en een pen, dan kan u het even opschrijven (béter dan het zélf op te schrijven, de klant is meer vertrouwd met zijn eigen handschrift) Kijkt u even met me mee op het stadsplan Probeert u zelf even hoe het werkt (bv. de parkingticket verdeler, de afstandsbediening,...) Voelt, proeft, ruikt... u zelf even Aan de telefoon of in een geschreven communicatie is dat moeilijker. Kan dit niet, maak je verhaal dan zo mogelijk visueel, hetzij door illustratie (geschreven), hetzij door de beschrijvende en verhalende stijl. Visuele taal, beeldtaal, allegorieën Onze hersenen zijn verslingerd op visuele informatie. Dat heeft zo zijn voordeel. In geschreven informatie is illustreren een belangrijke ondersteuning. Aan de telefoon is dit minder eenvoudig. In alle gevallen is de gebruikte taal de sleutel tot succes. Verbeelden is iets omzetten naar een beeld, letterlijker kan niet. Mensen stellen zich al snel iets voor bij een verhaal. Dat is zo sterk dat we hiervoor ook allerlei standaard uitdrukkingen hebben die we ons niet eens meer realiseren: stelt u voor, ziet u het voor u, u ziet het zo gebeuren, ziet u waar ik naartoe wil, beeldt u even in,... Beter nog: een sterk verteller beschrijft zelf het beeld, denk maar aan podium performers, politici of getalenteerde moppentappers. Door zélf de beelden aan te voeren hou je ook controle over de reproduceerbaarheid: maak je zelf een vergelijking tussen de lagen van een structuur (bv. bedrijfscultuur) en een ui, dan weet je voor jezelf dat je in een latere fase terug kunt verwijzen naar het uimodel Is er een mogelijkheid wat je zegt in beelden om te zetten? Kan je met vergelijkende beeldspraak visualiseren wat je bedoelt? Ziet u het voor u? 36

Een voorbeeld Wilders bij de Algemene Beschouwingen op de oppositiebank in 2009, over het Nederlandse kabinet- Balkenende IV: als een oude auto die vastzit in het mulle zand. Het piept nog een beetje, het kraakt. Iedereen kan zien dat het beestje nooit meer een meter zal rijden. De accu is leeg. Het is voorbij. Ze hebben geen acht geslagen op het bordje ' moeras linksaf '. Ze kunnen niet ànders. Wouter achter het stuur. André in het babyzitje en Jan Peter die alles best vindt zolang hij maar voorin mag zitten. Minister-President, stop er toch mee. Stuur die roestbak nou naar de sloperij. Incasseer de slooppremie. Het heeft geen zin meer... Geef toe, zelfs zonder illustraties is het beeld ijzersterk. Conclusie; gebruik visuele ondersteuning waar mogelijk. Zeg niet hoé iemand moet lopen, maar beschrijf de route: je ziet aan je linkerhand..., er is een rode deur..., stel je even voor, beeld je in... Toon wat je zegt: 3de verdieping (3 vingers), linkergang (wijs naar links met je linkerhand). Teken wat je bedoelt (zelfs al gaat het om iets totaal abstract, zie Mind Mapping) Vergelijk met iets wat bekend is: Ferrari-rood, een bobbel zo groot als een ei, een tuin zo groot als een voetbalveld, een figuur als Wendy Van Wanten... Vertel een verhaaltje: we zijn met z'n drie zoals de drie Musketiers, een storm in een glas water, ieder ziet zijn waarheid (de allegorie van de grot, Plato), doet me denken aan... Dit is des te meer van belang aan de telefoon: je hebt dan namelijk geen directe visuele informatie, dus moet het beeld wel worden vervangen door verbeelding. 5.3 e-mail en NIEUWSBRIEVEN Kan je een brochure of persbericht gewoon op internet overnemen? Dat kan. Maar het is de vraag of je dan veel lezers trekt. Schrijven voor het web is anders dan voor papier. Scannende bezoeker Webschrijven is een vak. Websites worden vaak zo snel mogelijk gelezen. De lezers zijn bijna altijd onrustig, proberen zo snel mogelijk te vinden waar ze naar op zoek zijn, slaan zo veel mogelijk tekst over en klikken vaak heel snel door naar een volgende site. Lezen van het scherm blijkt voor veel mensen erg onprettig. Pas als lezers precies bij de informatie aankomen 37

die ze zoeken, willen ze echt moeite doen om te lezen. Daarom: webteksten moeten zoveel mogelijk geschikt zijn voor de zoekende, scannende bezoeker. Een e-mail krijg je ànders te zien dan drukwerk. In Outlook bv. toont de IN-box het onderwerp (vergelijk met betreft uit een brief) in één lijn en in de preview van het eerste deel van de mail. Omdat je op een scherm tot 20 of meer mails in telkens één lijntje in de IN-box ziet wordt de betreft dus veel belangrijker. Vergelijk een beetje met een krant doorbladeren: zoals dààr de aandacht eerst door de foto's wordt gevangen gebeurt hier hetzelfde met de onderwerp- lijn. Deze moet dus supersterk zijn. Een tweede verschilpunt is dat de preview niet de ganse brief toont, maar slechts het eerste deel. Door de snelheid waarmee e- mailgebruikers door hun e- mails rushen is de kans groot dat besluit en afsluitformule zelfs nooit gelezen worden. De actieknop zit in de onderwerp-lijn en de eerste tekstregels van de mail. Je lezer neemt dus niet de tijd tot het besluit, terwijl JIJ dààr eigenlijk de aanzet wil geven naar volgende actie. Conclusie: in een e-mail moet de inhoud van het briefbesluit naar de positie van de inleiding! Verder kan je beter, indien de mail verschillende punten omvat opeenvolgend aankondigen waarover het zal gaan. Lezer weet dan wat er verder onder (en in de preview niet zichtbaar) staat. Wat is belangrijk bij het schrijven van beeldschermtekst? bron: http://www.freepublicity.nu/webschrijven.php Structuur is alles Misschien wel het belangrijkste advies voor de webschrijver: zorg voor structuur. Niet alleen binnen de pagina is structuur belangrijk, maar ook de samenhang met webpagina's. Jouw lezer is gebaat bij elk houvast. Om de structuur zichtbaar te maken, mag je alles uit de kast trekken. Meer nog dan op papier gebruik je dus 38

informatieve titels en tussenkopjes, witregels, cursiveringen en opsommingen. Alleen op die manier heb je een kans dat je de aandacht van de haastige lezer vasthoudt. Té kort is ook niet goed Korter is beter: die tip kent elke webschrijver. Ieder overbodig woord houdt op, hindert, drukt belangrijker informatie naar de periferie. Hou de alinea's korter dan 6 regels, zorg voor samenvattingen, hou rekening met het jachtige klikgedrag van de webbezoeker. Allemaal nuttige adviezen, maar ook wel erg algemeen. Immers, de gewenste tekstlengte hangt wel samen met het doel. Als je jouw lezer de site wilt binnenlokken, dan moet je het kort en overzichtelijk houden. Als de lezers dieper zijn afgedaald in je website, zullen ze meer feitelijke informatie willen: daar komen ze immers voor. Dan is het juist belangrijk om volledig te zijn. Verticaal scrollen mag best Horizontaal scrollen is echter uit den boze. Sommige webdeskundigen verbieden zelfs verticaal scrollen. Scrollen betekent immers dat de bezoeker onder de rand van het zichtbare scherm moet kijken - maar veel webbezoekers nemen die moeite niet, en verlaten de pagina als ze niet meteen vinden wat ze zoeken. Het verbod op verticaal scrollen is dus begrijpelijk, maar veel te streng. Een lange tekst kan heel goed gestructureerd zijn. Als je lezers aan feitelijke informatie toe zijn dan mag je ervan uitgaan dat ze willen scrollen. Dat is vaak beter dan eindeloos doorklikken in opgeknipte webpagina's vol korte, versnipperde informatie. Kom direct ter zake Lezers zien heel weinig: vooral het midden van het scherm. Daar moet de belangrijkste informatie staan. Als die pas verderop komt, bijvoorbeeld na scrollen, zal een deel van de lezers die nooit zien. Veel bezoekers vormen zich direct bij het zien van het beginscherm een beeld van de inhoud. Als deze niet aan hun wensen of verwachtingen voldoet, klikken ze snel weer weg. Het eerste artikel dient daarom uw belangrijkste boodschap te bevatten. Begin je artikelen met de conclusie! Maak gebruik van de juiste interactietoon Internet is het medium bij uitstek voor interactie: de lezer van uw informatie kan reageren op jouw tekst. Betrek de lezer zoveel mogelijk bij je tekst; spreek hem waar mogelijk direct aan. Dus niet: Een rapport kan aangevraagd worden bij de afdeling Voorlichting. Maar: Je kan een rapport aanvragen bij de afdeling Voorlichting. Vermijd verwijswoorden Elk artikel moet zelfstandig te begrijpen zijn. Vermijd verwijswoorden zoals bovenstaand. Er is namelijk geen zekerheid of de lezer het vorige artikel heeft gelezen. Neem dus geen verwijzing in woorden op, maar een hyperlink. Maak die link zo specifiek mogelijk. Informatiedragende hyperlinks Hyperlinks zijn de mooiste uitvinding van internet, maar ze worden vaak verkeerd gebruikt. Dat wil zeggen: de verwijzing (de onderstreepte tekst) zet de lezer vaak op het verkeerde been. Het komt nogal eens voor dat een 39

hyperlink de bezoeker op een volslagen onvoorspelbare locatie brengt. Voorkom verrassingen en maak de bestemming van de hyperlink ondubbelzinnig duidelijk. Voorkom ook inhoudsloze tekst. Gebruik niet klik hier! Maar: Informatie over tekst!. Hyperlinks dienen een afwijkende kleur van omliggende tekst te hebben. Gebruik bij een langere tekst interne hyperlinks om het overzicht te vergroten. Maak bij verwijzing naar derden dieplinks. Voorkom lange zinnen en moeilijke woorden Op papier geldt dat moeilijke woorden en lange zinnen een tekst moeilijker leesbaar maken, op het internet geldt dat des te sterker. Het leidt tot versneld vluchtgedrag. Streef naar eenvoudig taalgebruik en voorkom jargon of leg dit uit. Vermijd bijzinnen. Voorkom dichtslibben Teksten worden moeilijker leesbaar naarmate de regel langer is, de letter groter en de interlinie kleiner. De zo geprezen verdana-letter laat het scherm flink dichtslibben omdat hij groot is en de regels bijna tegen elkaar plakt. Dat maakt het lastig de regels met de ogen te volgen. Met een kleine letter en een grote interlinie gaat dat veel gemakkelijker. Omdat een grote letter zoveel ruimte vreet, past er weinig tekst op één scherm, wat het overzicht beperkt. Brede regels gaan ten koste van de leesbaarheid omdat het oog bij beeldschermteksten relatief ver van links naar rechts moet. Ook dat maakt het lastiger om de regels één voor één te lezen. Maak geen taalfouten Maak tot slot geen taal- of spelfouten. Schrijf data volledig uit en gebruik zo min mogelijk afkortingen. Plaatjes dienen een aanvulling op de tekst te zijn: een beeld zegt meer dan 1.000 woorden. 5.3.1 VASTE COMPONENTEN voor WERVEND GEBRUIKEN 40

Verbazend om vast te stellen hoe slordig wordt om gegaan met een aantal vaste componenten van e-mail en nieuwsbrieven. Nochtans kan een weloverwogen gebruik het lees% en de responsgraad beduidend verhogen. We hebben het in dit hoofdstuk niet over de werkelijke inhoud (de zgn. body). Van (from) Gebruik je verschillende accounts op eenzelfde PC, let er dan op de juiste afzender te gebruiken voor je mail. Een generiek mailadres (mail@degryse.be, info@degryse.be enz) zijn weinig persoonlijk. De kans dat ze in de spam-filter terecht komen of door de ontvanger meteen als dusdan,ig worden behandeld is groot. Versturen met de naam van je bedrijf (adccommv@...) alsq afzender heeft slechts voordelen voor wie je kent en geïnteresseerd is in wat je doorgaans stuurt (je reputatie als afzender gaat spelen). In alle andere gevallen heeft dit weinig effect, ook niet positief. Een gepersonnaliseerde afzender (alphonse.degryse@telenet.be) komt al persoonlijker over. De kans dat je een eerste aandacht krijgt stijgt. De mail is echter door zijn informele structuur wat vrijblijvend: @telenet oogt dan nog net ernstiger dan @gmail. Combineer je deze persoonlijke afzender met de bedrijfsnaam, dan heb je een goed evenwicht tussen formeel en informeel (alphonse.degryse@adccom.biz). Het is de afzendersvorm met de hoogste retentie. Onderwerp (subject) en /eom Het lijkt naïef, maar vul op zijn minst het onderwerp van de mail in. Het is nogal pretentieus te geloven dat de bestemmeling zoveel tijd over heeft dat hij maar moet geïnteresseerd zijn in je mail, 41

zelfs wanneer je niet eens de moeite doet te vermelden waarover het gaat. Mensen krijgen dagelijks tientallen mails in hun mailbox. Door een onderwerp voor je mail te kiezen dat kort en duidelijk de inhoud van je mail weergeeft, bespaar je je lezer tijd en heb is de kans groter dat deze snel wordt behandeld. Zorg dat in het onderwerp: een boodschap staat die de bestemmeling interesseert. De kans is anders groot dat hij zich niet meteen aangesproken voelt, en de mail onbehandeld blijft. Wanneer je een beetje moeite doet kan je de ganse mailboodschap in veel gevallen samen vatten in een one-liner. Sluit je deze af met een boodschap /eom (end of message), dan weet je bestemmeling dat hij de mail niet eens moet openen. Hij zal je dankbaar zijn voor de tijdwinst, en jij krijgt sneller reactie. Plaats in de onderwerp regel een tekst die de bestemmeling aan belangt. Hoe beter je er in slaagt hier iets te schrijven dat voor de bestemmeling belangrijk is, des te meer kans dat hij aandacht besteedt aan je mail. Kan de vollédige boodschap in de onderwerpregel? Eindig de e-mail dan met /eom. De lezer weet dat hij niet verder moet lezen, want dat in de mail niets nieuw of relevant staat. Bespreek niet meer dan één onderwerp in 1 mail. Bespreek niet verschillende onderwerpen in 1 mail. Stuur in plaats daarvan meerder mails per onderwerp en kies een goede onderwerp-regel (subject-line) voor je mail. Het is veel gemakkelijker om je mails te sorteren per onderwerp-regel. Zo kan je een mooi overzicht houden in je mailbox. Ook als je nadien eventueel je mailtje moet doorsturen naar andere personen, dan krijgt die derde partij ook geen onnodige informatie op zijn scherm. Wie zich houdt aan de regel 1 onderwerp per mail, draagt bij tot een bondig en overzichtelijk mailverkeer en heeft een grotere kans om antwoord te krijgen. Aan (to). Individualiseer je mail Zorg er niet alleen voor dat je een persoonlijke aanspreking gebruikt, maar personaliseer ook de inhoud van je e-mail. Automatische antwoorden zijn om die reden niet ideaal. Een beter alternatief zijn templates (zie ook het volgende punt). Moet je regelmatig dezelfde mail opmaken, zorg dan voor een kant-en-klare template. 42