Bureau Vlot! scoort bovengemiddeld Boventallige medewerkers volledig vrijgemaakt voor solliciteren Door: Marijke Vromans / Fotografie: Kees Winkelman
Vorig jaar droegen 51 medewerkers van de gemeente Haarlem hun werkzaamheden over op de dag dat ze bovenformatief werden. Ze werden ondergebracht bij bureau Vlot! en daarmee volledig vrijgemaakt om te solliciteren. Onze aanpak was redelijk gewaagd, maar heeft zich inmiddels bewezen. Op 1 mei 2013 fuseerden de hoofdafdelingen Wijkzaken en Stedelijke projecten van de gemeente Haarlem. Daarnaast reorganiseerden ook de afdelingen Sociale Zaken & Werkgelegenheid en Stadszaken. Van de 350 medewerkers werden er 74 bovenformatief, aldus Hans Warmerdam, projectleider van het project Vlot!. Met een deel werd een regeling getroffen, zodat er uiteindelijk 51 medewerkers bij ons kwamen. Zij moeten volgens het sociaal statuut van 2011 binnen maximaal 27 maanden een andere baan vinden. Wie daar niet in slaagt, krijgt ontslag en belandt in de WW. Het is de eerste keer dat zo n fors aantal medewerkers bovenformatief werd met het vooruitzicht op ontslag. Onder het vorige statuut konden mensen met deze status blijven tot aan hun pensioen, vertelt Warmerdam. Dikwijls bleven ze hetzelfde werk doen, terwijl de organisatie tegelijkertijd te kennen had gegeven dat ze hen eigenlijk niet wilde. Dat is natuurlijk een ongezonde situatie. Bovendien is het lastig om gestructureerd op zoek te gaan naar ander werk als je op je oude werkplek blijft werken met de dagelijkse routines en werkdruk, vult zijn collega Charlotte Puyman aan. De ervaring leert dat het besef dat je op zoek moet naar een nieuwe baan dan na enige tijd verwatert. Terwijl de klok onder het huidige statuut doortikt en de eindtermijn van ontslag steeds dichterbij komt. Rigoreuze aanpak Het was onze overtuiging dat een andere aanpak noodzakelijk was, aldus Warmerdam. Daarom hebben we er bij de managers van de betrokken hoofdafdelingen voor gepleit om de bovenformatieve medewerkers op een gezamenlijke plek onder te brengen en ze volledig vrij te maken voor solliciteren. Dat vond men aanvankelijk een te rigoreuze aanpak. Toch kregen we toestemming voor een pilot, die in februari 2013 van start is gegaan. Deelname
Ingrid van Tienhoven, Hans Warmerdam en Charlotte Puyman was geheel vrijwillig, want toen was nog niet bekend wie er boventallig zou worden. Zeven medewerksters meldden zich aan omdat ze graag een andere baan wilden. Ze werden zestien uur per week vrijgesteld van hun werk, waarin ze op een andere locatie een loopbaantraject hebben gevolgd. Dat heeft zes van hen een andere baan opgeleverd. En de verwachting is dat de stageplek van de zevende medewerker ook wordt omgezet in een baan. Werkzaamheden overdragen Parallel aan deze pilot ontwikkelde de afdeling HRM een beleidsplan met betrekking tot een nieuwe mobiliteitsaanpak voor bovenformatieve medewerkers. Het gemeentebestuur gaf op basis daarvan het groene licht voor het project Vlot!. Op 6 mei gaven gemeentesecretaris Jan Scholten en wethouder Cornelis Mooij de aftrap in het nieuwe kantoor dat binnen de gemeente was ingericht voor de 51 bovenformatieve medewerkers. Zij hadden op 1 april te horen gekregen dat ze boventallig waren en dat ze op 26 april hun werkzaamheden moesten overdragen, aldus Warmerdam. Op 1 mei werden ze bovendien afgesloten van alle applicaties, waardoor ze ook geen toegang meer hadden tot hun werk. Wel behielden ze hun e-mailadres, officepakket en toegang tot intranet. Deze aanpak heeft een enorme impact gehad op de hele organisatie, vertelt Puyman. In mei heeft de gemeentesecretaris daarom de tijd genomen om vragen van ongeruste medewerkers te beantwoorden. Toch leefde er in die maand veel onvrede in de organisatie. Haarlem isoleert ambtenaren, prijkte op de voorpagina van het Haarlems Dagblad.
Daardoor zijn we wel met een stigma begonnen. Onze aanpak was dus redelijk gewaagd. Maatwerk Je baan verliezen is heftig. Allereerst hebben we daarom een training Loslaten aangeboden. Het is namelijk erg belangrijk om stil te staan bij wat verlies met je doet en hoe je daar mee om kunt gaan. Dat is nodig om je veerkracht te hervinden waarna je nieuwe stappen kunt zetten, gericht op de toekomst, aldus adviseur mobiliteit Ingrid Van Tienhoven die samen met Warmerdam en Puyman het projectteam Vlot! vormt. Aansluitend was er gedurende twee maanden een training arbeidsoriëntatie en na de zomervakantie kwam daar een vervolg op met sollicitatietraining en jobhunting. Naast deze plenaire sessies die gemiddeld drie dagdelen per week in beslag namen, krijgen de medewerkers begeleiding van de coaches van Vlot!. We leveren maatwerk, dus het is afhankelijk van de behoeften en van wat iemand nodig heeft hoe we iemand ondersteunen, aldus Warmerdam. We stimuleren medewerkers een keuze te maken in het soort Ik heb medewerkers totaal zien veranderen op het moment dat ze ergens voor durfden te gaan Ingrid van Tienhoven werk dat ze ambiëren om vervolgens in beweging te komen. Dat is hun eigen verantwoordelijkheid, waarbij wij hen faciliteren en ons primair richten op het vinden van een baan op de externe arbeidsmarkt. Van Tienhoven: Ik heb verschillende medewerkers totaal zien veranderen op het moment dat ze ergens voor durfden te gaan. Zoals bijvoorbeeld een vrouw van 53 die 33 jaar bij de gemeente heeft gewerkt en aan zichzelf heeft toegegeven dat ze dokterassistent wil worden. Ze volgt nu een opleiding van een jaar. En een andere medewerkster heeft jarenlang als projectassistent gewerkt en daarnaast een studie homeopathie gevolgd. Zij is eind vorig jaar met een stage bij een homeopatische apotheek in Heiloo begonnen, zonder
Wij willen absoluut dat de focus op solliciteren blijft liggen Hans Warmerdam perspectief op een baan. Nu hebben ze toch een baan voor haar gecreëerd, waar ze per 1 februari is aangenomen. Ze is dolgelukkig. Ze was ook uitgenodigd voor een gesprek op een interne vacature, waar ze zeker op zou zijn aangenomen. Maar ze heeft het afgezegd. Kwaliteit Inmiddels hebben 26 medewerkers een baan gevonden - van wie vijftien binnen de gemeente. Daarnaast doen dertien mensen een stage en zeven een betaalde opdracht, intern dan wel extern. Warmerdam: Als het om een stage gaat mogen zij maximaal de helft van de week daaraan besteden, zodat ze in de resterende tijd bezig blijven met solliciteren. We willen absoluut dat de focus daarop blijft liggen. Daarom moet iedereen ook maandelijks minimaal vier sollicitatiebrieven schrijven of vier netwerkgesprekken voeren. Van Tienhoven: In de organisatie hebben we ook uitgedragen dat deze mensen niet voor allerlei klussen beschikbaar zijn. Het uitgangspunt moet zijn dat de werkzaamheden hun kans op de arbeidsmarkt vergroot. Dat is bijvoorbeeld niet het geval als ik iemand in schaal 7 twee weken enveloppen laat plakken. Dankzij deze boodschap realiseren de managers dat deze mensen daadwerkelijk kwaliteit in huis hebben. Het gevolg is dan
ook dat ze hen ook als serieuze kandidaten beschouwen voor interne vacatures. En in overleg met ons doorgaans goed onderbouwd beargumenteren als een kandidaat niet geschikt te maken is voor een functie. Dat laatste is volgens het geldende verplichte voorrangsbeleid voor bovenformatieve medewerkers ook een eis. Goede score Met bureau Vlot! begeleiden we nu zeventig mensen. Warmerdam: Sinds de oprichting in mei 2013 zijn er nog medewerkers ingestroomd die al eerder bovenformatief waren of dat later werden. Naar verwachting vindt 70 tot 80 procent een baan binnen de duur van het project van 27 maanden. Naar verwachting vindt 70 tot 80 procent een baan binnen 27 maanden Hans Warmerdam Dit succes blijft niet onopgemerkt. Puyman: Inmiddels krijgen we ook verzoeken binnen van managers om medewerkers te begeleiden die uit zichzelf in beweging willen komen. Het besef groeit dat je mensen daartoe niet alleen moet stimuleren in het geval van dreigende boventalligheid. Binnenkort starten we dan ook voor deze groep met een pilot. <