Veranderen doet pijn. Dat moet je bespreekbaar maken

Transcriptie

1 LEREND VERANDEREN IN HAARLEMMERMEER Veranderen doet pijn. Dat moet je bespreekbaar maken Tekst: Fenny Brandsma / Fotografie: Kees Winkelman

2 Wie in een organisatie succesvol veranderingen wil realiseren, moet ruimte creëren voor de onderstroom, de gevoelens van medewerkers bij die veranderingen. Dat vonden de leidinggevenden van het cluster Sociale Dienstverlening van de gemeente Haarlemmermeer. Zij organiseerden daarom rond hun reorganisatie een intensief traject met onder andere vijf veranderworkshops met een persoonlijke insteek. Compleet met pizzasessies voor het MT. Ons cluster stond voor een grote reorganisatie per 1 september 2013, vertelt Constance Baauw, clustermanager van Sociale Dienstverlening. En wij hadden al ervaren dat we medewerkers niet zomaar meekregen met veranderingen. Ja zeggen betekent nog niet ja doen. De reorganisatie had als doel dat medewerkers anders gingen werken. Dat zij niet vanuit een voorziening (Wmo of uitkering) naar een situatie zouden kijken, maar vanuit het totaalbeeld van de problematiek de meest passende oplossing zouden zoeken. Daarbij moeten medewerkers de ruimte van de professional gebruiken, out-of-the-box denken en ontschot werken. Vertrouwde werkwijzen en routines loslaten dus, en dat is een hele opgave. RUIMTE GEVEN Wij beseften als managementteam dat je alleen succesvol kunt veranderen als je in je organisatie de gevoelens, twijfels en angsten van medewerkers rond veranderingen de ruimte geeft. Veranderen doet immers altijd pijn. Door dat te erkennen en bespreekbaar te maken, kun je onbewuste belemmeringen van medewerkers wegnemen. En als je medewerkers vervolgens handvatten geeft om zich goed staande te houden tijdens het veranderproces, vergroot je de kans van slagen. Je moet de onderstroom verbinden met de bovenstroom, de concrete veranderingen in de organisatie. Negeer je die onderstroom, dan gebeurt er niets. Wij wilden daarvoor een goed traject opzetten en hebben Cris Zomerdijk als externe veranderkundige gevraagd ons daarbij te ondersteunen. Een extern iemand kijkt open en onafhankelijk naar wat er gebeurt. En maakt het voor medewerkers ook gemakkelijker om zich te uiten. VEEL ANIMO Cris Zomerdijk verzorgde onder andere een serie van vijf workshops: twee tijdens de ontwerpfase en drie tijdens de uitvoeringsfase van de reorganisatie. Cris: De workshops voor de reorganisatie draaiden vooral om vragen als: hoe ga jij om met verandering? En wat heb je nodig om je effectiviteit in verandering te vergroten? De andere

3 Constance Baauw: Je moet je onderstroom verbinden met de bovenstroom. Negeer je die onderstroom, dan gebeurt er niets. Constance Baauw workshops besteedden we aan thema s als: hoe manage jij je energie effectief en blijf je in je kracht? En hoe zorg je ervoor dat je je verandervoornemens omzet in resultaat? We boden de workshops verschillende keren aan, en hielden ze in kleine groepen van maximaal zes medewerkers, zodat er alle ruimte was voor de persoonlijke beleving van medewerkers. VRIJWILLIG MEEDOEN Constance en Cris richtten samen elke volgende workshop in. Na een workshop bespraken we waar medewerkers behoefte aan hadden, vertelt Cris. Dat signaleerden we bij de evaluatie, maar ook in de wandelgangen en via de teamsenioren. Zo was het hele verandertraject maatwerk. Constance: In het begin proefden we veel reserve bij medewerkers, maar toen de workshops eenmaal liepen, zagen we dat veranderen. Medewerkers die een workshop gevolgd hadden, waren enthousiast en deelden dat met collega s. Zo werd het een olievlek. Veel medewerkers hebben alle vijf de workshops gevolgd. Overigens was de deelname vrijwillig, vervolgt Constance. Je kunt mensen immers niet dwingen om te leren. Maar gelukkig was er wel veel animo. We hebben het medewerkers daarbij zo gemakkelijk mogelijk proberen te maken. De workshops duurden maar twee uur en waren in het gemeentehuis. Zo vergrootten we de kans dat medewerkers meededen, want onze ervaring was dat

4 Cris Zomerdijk: Los van de dagelijkse hectiek kun je beter reflecteren. Cris Zomerdijk medewerkers zich moeilijk konden losmaken van hun werk. MATCH TUSSEN INDIVIDU EN ORGANISATIE In de workshops legde Cris steeds de link tussen de eigen beleving en ervaring van medewerkers en dat wat de organisatie van medewerkers vraagt. Het gaat immers om de perfecte match daartussen, aldus Cris. Tegelijkertijd liep het traject gericht op de organisatorische veranderingen. We werkten daarin met zogenoemde inrichtingsteams, van medewerkers, vertelt Constance. Die teams adviseerden het MT over het optimaal organiseren van werkprocessen. Dat leverde concrete resultaten op, zoals werkinstructies en procesbeschrijvingen. Cris: Bijzonder daarbij vind ik dat jullie als leidinggevenden steeds op zoek waren naar de juiste balans tussen heldere sturing en het geven van ruimte aan de medewerkers en daarin ondersteunen. PIZZASESSIES Het verandertraject behelsde ook zogenoemde pizzasessies voor de zes leidinggevenden, één keer in de zes weken. Die bijeenkomsten hadden dezelfde structuur als de workshops, vertelt Cris: We bespraken dezelfde thema s en dus ook de persoonlijke ervaringen. Ook nu ging het om de boven- en onderstroom met elkaar verbinden. Hoe verloopt het proces voor jou persoonlijk? Wat gaat goed, wat kan beter? En hoe ervaren we onszelf als leidinggevenden? Die sessies planden

5 we bewust in de avonduren. Los van de dagelijkse hectiek kun je beter reflecteren. Daisy van der Hengst DAISY VAN DER HENGST, POORTMANAGER PARTICIPATIE EN ZORG: Ik moest wel even iets overwinnen om de workshops te gaan volgen, vooral omdat ik me moeilijk van mijn dagelijks werk kan losmaken. Maar ik heb er veel aan gehad. Zelf heb ik vooral geleerd om helder te verwoorden wat ik wel en niet wilde na de reorganisatie. Dat heeft me geholpen om het reorganisatieproces goed te doorstaan. Nu staat er weer een reorganisatie voor de deur, met alle onrust die daarbij hoort. Ik hoop dat daaromheen weer workshops georganiseerd worden. STEEDS IN VERANDERING Inmiddels is de reorganisatie alweer anderhalf jaar oud. De clusterbrede workshops zijn afgerond en de pizzasessies zijn overgegaan in de reguliere teamoverleggen. Constance: We plukken veel vruchten van ons intensieve traject, maar we zijn natuurlijk ook leerpunten tegengekomen. Ik vond het bijzonder om te zien hoeveel energie medewerkers in de workshops hebben gestopt, terwijl ze het met hun gewone werk al razend druk hadden. En het is verrassend welke ontwikkeling sommige medewerkers hebben doorgemaakt. Sommigen zijn zelfbewuster geworden, hebben meer het gevoel dat ze hun werk kunnen sturen en voelen zich minder slachtoffer van de ontwikkelingen. Medewerkers vinden het nu ook bijna vanzelfsprekend dat we steeds in verandering zijn. Ze weten dat het erbij hoort. Dat wil overigens niet zeggen dat ze daar dus altijd blij mee zijn. Een andere belangrijke winst vind ik ten slotte dat wij elkaar veel adequater feedback geven dan voorheen. Tegelijkertijd is er nu nog een vrij fragiel evenwicht. Als er even meer werkdruk is, is er ook al snel meer onrust. Het is nog steeds een kunst om die onrust te kanaliseren. Wel zou ik in een volgend verandertraject waarschijnlijk

6 voor iets minder hoge ambities kiezen. We hebben nu veel veranderingen tegelijk doorgevoerd en hielden ondertussen ook nog de winkel open. Medewerkers moesten dus hun gewone werk doen en ondertussen het hele verandertraject doormaken. Dat was soms heftig en heeft veel van ze gevraagd. Ans Jansen ANS JANSEN, CONSULENTE IN HET ONDERSTEUNINGSTEAM: De workshops hebben mij erg geholpen om mijzelf sterker te presenteren. Ik heb veel inspiratie en handvatten gekregen om te laten zien wat ik graag wil bereiken in mijn werk. In eerste instantie kreeg ik helaas niet de functie die ik ambieerde. Een flinke teleurstelling, maar de sfeer bij Sociale Dienstverlening is ook weer zo open dat ik dat kon uiten. Ik heb er een jaar lang het beste van gemaakt, want zo zit ik in elkaar. Je kunt zelf een situatie beïnvloeden. Nu heb ik sinds 1 januari de baan die ik ambieerde. Erg fijn. POSITIEF Toch kijkt Constance met een positief gevoel op het intensieve traject terug: Als we niet zo bewust en gericht bij de onderstroom hadden aangesloten, dan was het lastiger geworden om de nieuwe werkwijze te implementeren. Inmiddels is het vooral de teammanager zelf die de medewerkers begeleidt bij de veranderingen. Cris trekt zich steeds meer terug, en wij kunnen het veel meer op eigen kracht. Dat is goed. Meer weten over de veranderkundige workshops van de gemeente Haarlemmermeer? Neem contact op met Constance Baauw via constance.baauw@haarlemmermeer.nl