BRIDGE Gebruikershandleiding 2017
Inhoud 1. Introductie 4 2. Inloginstructies 4 3. Zoeken in database 5 4. Item ophalen 6 5. Meerdere zoekopdrachten in database/leveringsaanvragen 7 6. Voorraadorders 8 7. Pick-up orders 8 8. Inventaris toevoegen - nieuwe mappen/nieuwe bestanden 9 9. Mappen/ bestanden bewerken 10 10. Uitloggen 11 OASIS Group www.oasisgroup.com 2017 OASIS Group. Alle rechten voorbehouden. Vertrouwelijk. Version 1a NL. 3
1. Introductie Deze gebruikershandleiding is bedoeld als ondersteuning voor OASIS cliënten bij het gebruik van het OASIS webgebaseerde inventaris managementsysteem OASIS Bridge, dat toegankelijk is via het Cliënt Login portaal rechts bovenaan de homepage van www.oasisgroup.com. OASIS Bridge is de meest veelomvattende oplossing in de Records and Information Management (RIM) industrie en bepaalt de standaard voor alle manieren waarop we interacteren en alles wat we samen doen om uw informatie te beheren. 3. Zoeken in database Nu uw records veilig zijn opgeslagen in het OASIS Records Centre, kunt u OASIS Bridge gebruiken om uw opgeslagen inventaris te doorzoeken en aanvragen in te dienen om items bij uw faciliteit te laten bezorgen Om een zoekopdracht in de database te beginnen vult u gewoon uw zoekcriteria in het vakje van het Search Menu in. Met OASIS Bridge biedt OASIS u op maat gemaakte informatiemanagement- en record retentie plannen. OASIS Bridge kan aan uw specifieke wensen worden aangepast om tegemoet te komen aan de recordmanagementbehoeften van uw organisatie. Neem voor meer informatie contact op met uw OASIS Client Care Team. 2. Inloginstructies Om in te loggen op OASIS Bridge gaat u naar www.oasisgroup.com en klikt u op Client Login (rechts bovenaan de pagina). Om naar een trefwoord te zoeken plaatst u voor het trefwoord een % en klikt u vervolgens op Search. Vul uw Username en Password in, en klik op Log In. 5
4. Item ophalen Om een item/items op te halen klikt u op Request from Offsite. Het item wordt automatisch aan uw order toegevoegd en de status van het item verandert in Pending Send Order. Op dit laatste scherm voltooit u het formulier door bij Delivery Address het afleveradres te selecteren en bij Delivery Priority het levertijdstip. Klik op Send om uw order naar OASIS te verzenden. Wanneer u op Items on Order klikt, gaat u terug naar het item checkout scherm. Uw order is nu aan het OASIS Records Centre doorgegeven om verwerkt te worden. Er verschijnt nu een pagina waarop de order bevestigd wordt, hierop staan uw werkordernummer evenals de datum en het tijdstip waarop u uw order kunt verwachten. 5. Meerdere zoekopdrachten in database/leveringsaanvragen De eenvoudigste methode om naar meerdere items te zoeken is door een lijst te importeren. Onder het Search menu kiest u Match Item Search. Op het checkout scherm klikt u op Send Order om de levervoorwaarden in te stellen. 7
Klik op Import File. Om het bestand op uw computer te vinden klikt u op Browse. Let op: het bestand moet in.csv formaat zijn. Wanneer u het bestand hebt gevonden, klikt u op Import. Het systeem toont de resultaten op het scherm. Om één of alle items van uw geïmporteerde lijst op te halen volgt u gewoon de processtappen die onder Stap 4 voor ophaalaanvragen staan beschreven. 6. Voorraadorders Om voorraden te bestellen klikt u op Service/Material. Het volgende dialoogvenster wordt geopend. Selecteer de gewenste materialen, vul de hoeveelheid in, voeg eventueel commentaar toe en selecteer Save. De order wordt dan aan de winkelmand toegevoegd. 8. Inventaris toevoegen - nieuwe mappen/nieuwe bestanden OASIS Bridge biedt u de mogelijkheid om een inventaris bij te houden van de items die u voor opslag naar het OASIS Record Centre stuurt. Met slechts een paar snelle stappen kunt u al nauwkeurig uw opslaginventaris bijhouden, waardoor toekomstige ophaalaanvragen en verslaggeving vereenvoudigd worden. Om met OASIS Bridge nieuwe termen toe te voegen aan uw inventaris selecteert u eerst Add in het menu. Vul de benodigde velden in het venster in en klik op Save. (Let op: de getoonde velden kunnen aan de klant worden aangepast.) 7. Pick-up orders Met OASIS Bridge kunt u met slechts een paar eenvoudige stappen een pick-up van dozen of bestanden aanvragen. Om een pick-up aan te vragen klikt u op Pick-Up Request. Het volgende dialoogvenster wordt geopend. Vul in om wat voor item het gaat (Doos, Bestand of Tape), de gewenste hoeveelheid, voeg eventueel commentaar toe en selecteer Save. De order wordt dan aan de winkelmand toegevoegd. 9
Het data-invoersjabloon kan worden aangepast aan de soort data van uw records. OASIS Bridge kan er ook voor zorgen dat bepaalde velden verplicht moeten worden ingevuld, wanneer het informatie betreft die essentieel is voor uw inventaris. OASIS Client Care is meer dan bereid om u te helpen bij een van deze aanpassingen. De datavelden kunt u in het volgende scherm updaten; Vul het toegewezen OASIS barcodenummer in. Vul vervolgens de beschrijvende informatie in voor uw records. Om uw invoer te bewaren, klikt u op Save. Wanneer u alle nieuwe vensters hebt ingevuld, klikt u op Items on Order, waarna u teruggaat naar het item checkout scherm. Wanneer u hebt bevestigd dat alle ingevoerde gegevens precies zijn zoals u wilt dat ze in de OASIS database verschijnen, klikt u op de Send knop op de opdrachtbalk. Voltooi de laatste pagina door in de drop down menu s de juiste selecties te maken. Let op: ALS U NIET WILT DAT HET ITEM WORDT OPGEHAALD - De leverprioriteit bij het invoeren van nieuwe data is Detailed Indexing ALS U WILT DAT DE DOZEN WORDEN OPGEHAALD - De leverprioriteit moet worden ingesteld op Next Day 9. Bewerken mappen/bestanden Om voor een bepaald item de data aan te passen (een bestand of een doos) kunt u gewoon in het Search menu het item oproepen, waarna u op het Edit icoon klikt van het item waarvan u de data wilt wijzigen. 10. Log Out Om uit het OASIS Bridge portaal uit te loggen klikt u gewoon op Log Out. 11