nr 3 2011 bulletin Sam van Buuren Online is met minder geld meer doen Online diensten voor betere inkoop Met kwaliteit kosten reduceren Inkoper en leverancier gaan voor dikke 8 Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg
Ik ben Bewust Bunzl en houd het graag op een milieubewuste manier schoon en hygiënisch! De hygiëneproducten van Bewust Bunzl Maak kennis met Bewust Bunzl, hét gezicht voor het groene assortiment van King (onderdeel van Bunzl). Met Bewust Bunzl spelen we in op onze maatschappelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot het milieu. En daarom bestaat ons groene assortiment alleen uit milieubewuste verpakkingen, disposables en hygiëneproducten. Het Bewust Bunzl-assortiment is zeer uitgebreid. Neem onze hygiëneproducten: bent u op zoek naar handdoek- of zeepdispensersystemen, RVSafvalbakken of vaatwasproducten? Bewust Bunzl heeft het allemaal. Kijk voor het volledige assortiment op: www.bewustbunzl.nl of neem contact op met één van onze accountmanagers via: (0344) 673 673.
inhoud INHOUD 06 10 14 16 04 Nieuws nieuwe folders en 12 Intrakoop Online Meer transparantie, 16 Leveranciersprestatiemeting overeenkomsten 05 Intrakoop Energie energyconcern: online alles bij de hand 06 In gesprek met 09 Geneesmiddelenwet Handhaving wet vraagt om kwaliteitsslag 10 E-inkopen betere inkoopbeslissingen en grote besparingen 14 Intrakoop Services De nieuwe rendabele inkoopstructuur van inkoper Vierstroom BV: Dit model voorkomt dat je zelf het wiel moet uitvinden 18 Lopende zaken Overzicht Sam van Buuren De eerste en honderdste Vivium Zorggroep aanbestedingen en over het inpassen van gebruiker aan het woord lopende projecten online middelen in bedrijfsprocessen VOORWOORD In de wolken Frank Kaptein Directeur Intrakoop Cloud computing. U bent deze term vast wel eens tegengekomen. Weet u ook wat het inhoudt? Het is een model dat het traditionele ict-landschap op zijn kop zette. Met cloud computing zijn applicaties als dienst in te kopen en online benaderbaar. Hierdoor hoeven bedrijfsgegevens in theorie niet meer intern te worden opgeslagen. Het is Software as a Service (SaaS). Software die op één centrale plaats draait en wordt gebruikt door vele organisaties. Dit maakt samenwerken nog eenvoudiger, daarom noemen wij het bij Intrakoop Samenwerking as a Service. Want dankzij SaaS kunnen wij u online oplossingen bieden die uw bedrijfsprocessen ondersteunen. Meer gemak, transparantie en kostenbesparing. Hoe?, vraagt u zich dan af. Neem als voorbeeld een zorginstelling die na verschillende fusies met medewerkers op diverse locaties werkt. De applicaties van iedere locatie afzonderlijk zijn niet voor iedereen toegankelijk. Er één omgeving van maken kost veel tijd, moeite en geld. Cloud computing biedt de oplossing, omdat iedereen vanaf zijn eigen plek van dezelfde bron en software gebruikmaakt en via de cloud met elkaar én de buitenwereld communiceert. Dat is waarom wij als coöperatie inzetten op SaaS. Zo komt coöperatief samenwerken nog beter tot zijn recht. de inkoopcoöperatie van de zorg 3
2 nieuwe overeenkomsten Kijk voor meer informatie op www.intrakoop.nl en teken in. Als warme broodjes Vanaf 1 september kunt u profiteren van de nieuwe Intrakoop-overeenkomst met Smilde Bakery. Een breed assortiment bake-off producten, specifiek afgestemd op de zorg. Van brood tot saucijzenbroodjes en van kaasbroodjes tot (mini) appelflappen. De snacks zijn van ambachtelijke kwaliteit en bereid met knapperig bladerdeeg. Onder het merk ZoGood biedt Smilde Bakery bovendien verantwoorde snacks: minder vet, zout en calorieën. Alles tegen een aantrekkelijke Intrakoop-bonus van 5%. Tot en met 31 december 2011 ontvangt u nog eens 5% extra korting. Duurzame sanitaire producten Hygiëne, veiligheid, bedieningscomfort en betrouwbaarheid. Het zijn de belangrijkste uitgangspunten voor sanitair producten in uw zorginstelling. Grohe weet dat als geen ander. Het bedrijf staat bekend om de kwaliteit en duurzaamheid van zijn kranen, thermostaten, douchegarnituren, inbouwsystemen en overige accessoires voor badkamers, toiletten en keukens. U hebt vijf jaar garantie. Ontstaan er dan toch problemen, dan zorgt Grohe voor een snelle oplossing. Grohe Nederland levert via de Technische Unie al jarenlang aan zorginstellingen. Dat blijft zo, alleen krijgt u via deze nieuwe Intrakoop-overeenkomst extra korting op de standaardverkoopprijzen van Grohe. Tekent u in op de Intrakoopovereenkomsten met Grohe en Technische Unie, dan profiteert u dus van nog aantrekkelijkere condities. Intrakoop breidt foldermateriaal uit Nieuwe folders voor Intrakoop Online en Intrakoop Services. U vraagt ze op via onze Ledenservice (0418) 65 70 70. Online besparen voor betere zorg Uw inkoopprocessen eenvoudig en snel optimaliseren met een uitgebreid pakket aan online diensten. Voor elektronisch inkopen, factuurscannen, het monitoren van contracten, vergelijken van inkoopkosten en het meten van prestaties. U kunt ze afzonderlijk inzetten of combineren. Inkoopdiensten op maat Steeds meer leden doen een beroep op Intrakoop Services. Onze consultants en ontwikkelaars die u ondersteunen met specialistische kennis, ervaring en capaciteit. Op het gebied van inkoop, logistieke en facilitaire dienstverlening. U kunt rekenen op de meest effectieve oplossing voor uw instelling. De consultants zijn volstrekt onafhankelijk in hun advies. Tegelijkertijd verliezen ze de missie van Intrakoop niet uit het oog: samen maken we goede zorg beter betaalbaar. 4 intrakoop
nieuws Ledenbijeenkomst: 7,9 Met dit cijfer waardeerden leden en leveranciers de ledenbijeenkomst van dinsdag 21 juni. De reacties waren lovend. Wat spreekt de bezoekers aan? Enthousiaste geluiden hoorden we bijvoorbeeld over de presentaties van Jeroen van de Rijt (senior management consultant bij Scenter) en Theo Poiesz (hoogleraar economische psychologie aan de TiasNimbas Business School van de Universiteit van Tilburg). Van de Rijt is ervan overtuigd dat prestatie-inkopen de nieuwe aanpak is om betere inkoopresultaten te bereiken. Poiesz geeft aan dat er virtual guardian angels (VGA s) ontstaan. Organisaties die voor hun klanten selecteren, organiseren, coördineren en regisseren. Om rompslomp uit handen te nemen, kosten te besparen en kwaliteit te verhogen. Waarom komen bezoekers naar de ledenbijeenkomst? Om op de hoogte te blijven, te netwerken en ervaringen met collega s te delen. Dit keer vertelden Huug van der Velden (manager facilitaire zaken bij Stichting Prisma), Alice Abrahamse (manager facilitair beheer bij Bouman GGZ) en Hans de Krijger (senior inkoper bij de Mutsaersstichting) respectievelijk over hun aanbesteding medicijnen, aanbesteding voeding en keuze voor energie. Verder praatte adviseur Gijs van Leeuwen iedereen bij over de Intrakoop leveranciersprestatiemeting. Presentatie gemist? Was u niet aanwezig of wilt u een van de presentaties nog eens nalezen? Dat kan. Kijk op www.intrakoop.nl. de volgende ledenbijeenkomst: 8 december Online inzage in al uw energiezaken Hoe verhoudt uw energieverbruik zich tot uw ingekochte energie? Hoe zijn uw totale energiekosten opgebouwd? Met EnergyConcern bent u 24 uur per dag op de hoogte van al uw energiezaken. Hellemans Consultancy, partner in Intrakoop Energie, biedt u EnergyConcern aan. Deze online monitoring service, ook wel dashboard genoemd, toont de meest actuele gegevens van uw meetbedrijf en leverancier(s). Ook de data uit uw individuele inkoopcontract kunt u erin opnemen. Bovendien krijgt u in het dashboard de specificatie van uw transportkosten, zodat u precies ziet hoe uw totale energiekosten zijn opgebouwd. U hebt dus al uw energiegegevens in een oogopslag bij de hand. Maar EnergyConcern gaat verder. Het dashboard geeft u een signaal, wanneer u de afgesproken bandbreedte en contractcapaciteit overschrijdt of daar te ver op achterblijft. U kunt dan direct ingrijpen en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Ook benchmarking is mogelijk. U kunt uw verbruik zowel concernbreed als per locatie vergelijken. Bij afwijkend verbruik kunt u tijdig reageren. Meer informatie: Hellemans Consultancy, Ingrid de Koning, (030) 225 50 11 en op www.hellemansconsultancy.nl/energyconcern-energie-dashboard. Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop met Hellemans Consultancy leden collectieve en individuele dienstverlening aan op het gebied van energie. Dashboard geeft inzicht in: Ingekochte energie en werkelijk verbruik Budget en kosten Specificatie van uw transportkosten Prognose en verbruikte energie Contractcapaciteit/gecontracteerd vermogen en benutte capaciteit CO 2 footprint van uw energieverbruik de inkoopcoöperatie van de zorg 5
6 intrakoop
in gesprek met Meer met minder Alles kan slimmer, ook inkopen. Online middelen genoeg, maar een andere manier van denken is noodzaak. Hoe pas je de bedrijfsprocessen aan? Sam van Buuren, voorvechter van Het Nieuwe Werken, belicht zeven kanten van deze medaille. Online Met online valt veel te winnen voor bedrijven en als onderneming geleide instellingen. Zo kun je bestaande bedrijfsprocessen goedkoper maken. Je koopt slimmer in en bespaart bijvoorbeeld de helft op de kosten voor ICT. Microsoft, Google en IBM leveren vanuit hun datacenters basale en zelfs meer geavanceerde kantoorfunctionaliteit, voor een paar euro per gebruiker per maand. Als bedrijf heb je geen eigen servers en dure infrastructuur meer nodig en kun je met minder personeel en minder in- en extern beheer toe. Toch heb je e-mail, gedeelde agenda s, document- en klantbeheer, opslagruimte, noem maar op. Tegenwoordig heet dat cloud computing. Organisatie Naast het bestaande proces goedkoper inrichten, kun je ook overwegen het huidige proces te veranderen. Hoe? Met online oplossingen. Dat heeft zijn weerslag op het inkoopbeleid. Stel je kunt altijd overal online bij, via laptops, ipads en andere handhelds. Een zorgverlener die zijn ronde langs cliënten doet en vroeger af en toe naar kantoor moest om op een vast werkstation de administratie bij te werken, doet nu alles online. In de tijd dat hij vroeger heen en weer naar de thuisbasis reed, bezoekt hij voortaan extra cliënten. Dat betekent dat je door anders te organiseren en in te kopen een werknemer meer laat doen. Hard nodig, want de vraag neemt toe bij steeds minder beschikbaarheid van personeel. Zorg 2.0 Dat is een project van Lucien Engelen vanuit het UMC St Radboud. Een initiatief is bijvoorbeeld een online community voor jonge mensen met kanker. Zij delen ervaringen, geven elkaar adviezen en steun, in hun eigen woorden. Het algemene idee is patiënten online te verbinden zodat ze elkaar op therapieën, diëten, artsen en boeken wijzen en elkaar steun geven. Dit ontlast het verplegend personeel, dat steeds minder tijd heeft om zich aan het bed in verhalen te verdiepen. Bovendien zijn zulke uitwisselingen voor zorgprofessionals een bron van informatie over wat er leeft; zo krijgen ze inspiratie om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Kortom, het is raadzaam fundamenteel anders te gaan denken: breder te kijken, anders in te kopen. Social media Hier moet je als zorgbedrijf zakelijk gebruik van maken om de uitdagingen van de komende jaren aan te gaan. De kosten zijn laag. Je werkt samen over bedrijfsgrenzen heen, efficiënt en transparant, in de vorm van kennisuitwisseling. Het gebeurt al op grote schaal. Op LinkedIn heb je de groep ZNetwerk met ruim 6500 leden, waar discussies lopen over ondernemen in de zorg. Er is het portaal acutezorg.nl. Je aansluiten bij zulke platforms of Lucien Engelen volgen op Twitter via account @zorg20 kan inspireren tot het andere denken. Op 2 april 2012 vindt in Maastricht TEDx zie ook tedxmaastricht.nl weer plaats, een congres over de toekomst van de zorg, een podium voor vernieuwers. Eigenlijk mag je daar niet ontbreken. Leveranciers Misschien werken jouw leveranciers nog niet op een digitale manier, maar dat is geen reden om te zitten wachten. Zelf heb ik toen ik een nieuwe accountant nodig had via Twitter kandidaten gevraagd zich te melden. Drie kregen toegang tot mijn online boekhoudsysteem waarna ik de beste deal koos en zei: heren bedankt! Ook een zorginstelling kan op inschrijving te werk gaan. Snel, soepel, via Twitter. De werkwijze is transparant: kandidaten zien op Twitter de link naar een tab of knop op de website en krijgen inzage in de wens, of het pakket van eisen. Je kunt daar zelfs de inkoopovereenkomst met de huidige leverancier plaatsen zodat degene die een betere deal heeft zich kan kwalificeren. Het veilingidee. Kosten: nul. de inkoopcoöperatie van de zorg 7
Weerstand Een derde van de werknemers vindt dit nieuwe denken en werken helemaal te gek. Artsen in ziekenhuizen lopen in plaats van met dossiers al met zelf aangeschafte ipads rond. Een ander derde deel wacht niet onwelwillend af. De rest ziet het niet zitten. Er zijn, afhankelijk van de bedrijfscultuur, twee manieren om deze groep toch over de streep te trekken. Top-down, dus gewoon aankondigen dat de manier van werken verandert. Of bottom-up, een voorhoede vragen: wie doet mee? En aan de slag, ipads uitdelen. Dan olievlekwerking faciliteren. De laatste verzetshaard kun je na verloop van tijd dwingen nu is het echt klaar met die pc s met software van drie jaar geleden of ze zullen via natuurlijk verloop wegvloeien. Sam van Buuren Leeftijd 41 Opleiding economie UvA, Master informatiemanagement en management van Nieuwe Media Werkte bij KLM, CTG, Telegraaf Media Groep Functie informatiemanager Ondernemer Nederlandwerktonline.nl (sinds 2008) Activiteit Het Nieuwe Werken voor ondernemers en ondernemende managers. Met online software en sociale media Website samvanbuuren.nl online trends Privacy Natuurlijk zijn er keerzijdes aan de omwenteling. Valkuilen, zoals ouderen die niet overweg kunnen met internet of de hardware. Je moet daarom goed opletten: schiet je de doelgroep niet voorbij? En dan is er nog het kennisniveau van de eigen mensen. Je moet niet alleen de infrastructuur inkopen om online te kunnen werken, met communities en social media, maar ook de juiste trainingen. Nieuw personeel moet langs een andere meetlat dan voorheen. En privacy, inderdaad. Die moet gewaarborgd zijn, net als veiligheid. Daarbij dien je als inkoper alert te zijn. Neem je af van een Amerikaanse leverancier op wiens server al jouw data staan, weet dan wel dat de FBI alles door mag nemen. Software wordt gratis Dat verwacht onderzoeksbureau Gartner. Het komende decennium zal de prijsontwikkeling richting nul gaan. Mensen zorgen voor zichzelf Je ziet al dat mensen eerst op internet zoeken en dan pas, geïnformeerd, naar de huisarts gaan. Ze zoeken elkaar op in communities en op social media. In een gelijke hebben ze meer vertrouwen dan in iemand die geld aan ze wil verdienen of boven ze staat. Neem Buurtzorg Nederland, een nieuwe trend in thuiszorg. Professional en cliënt zijn in dat concept veel meer gelijkwaardig dan in traditionele zorg. De zorgcliënt informeert en emancipeert zich. www.buurtzorgnederland.com Inkoopcommunities vormen zich Ook inkopers verenigen zich. PIANOo is een expertisecentrum aanbesteden, gevormd door een groep van inkopers in overheidsland. Andere inkopers zullen ongetwijfeld volgen. Op Twitter, LinkedIn (onder andere NEVI) of in een veilige business-to-business-omgeving als de Intrakoop-portal en Intrakoop E-inkopen. Zij zullen kennis delen en deze in de eigen bedrijfsprocessen integreren, richting eindafnemer. Beginnen maar, zou ik zeggen. www.pianoo.nl Kantoren worden kleiner Dat zal steeds sneller gaan. Werknemers zullen in het kader van Het Nieuwe Werken meer tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Zorginstellingen zullen vele oppervlaktemeters kantoor afstoten. Inkopen wordt anders: het wordt minder inkopen. En flexibeler. Dat leidt tot meer kennis, betere zorg, blijer personeel, sluitende begrotingen. Met minder geld meer doen. 8 intrakoop
geneesmiddelenwet In de keuken INHOUD Apotheek de deur uit Voldoen aan Geneesmiddelenwet vergt kwaliteitsslag Per 1 januari 2012 wordt de Geneesmiddelenwet 2007 ook echt gehandhaafd. GGZ Noord-Holland-Noord grijpt de noodzakelijke kwaliteitsslag aan om ook de kosten te reduceren. Per 1 januari 2012 is het elektronisch voorschrijven van geneesmiddelen verplicht al is er discussie over uitstel. En zorginstellingen moeten werken naar de Handreiking werkvoorraad geneesmiddelen. Dat betekent dat de voorschrijving en verstrekking van medicijnen tot in de puntjes geregeld moet zijn. Patrick van Emden, interim manager inkoop bij GGZ Noord-Holland-Noord, gebruikte deze aanleiding om de kosten en kwaliteit te vergelijken van de ziekenhuisapotheken waar zijn instelling mee samenwerkte. Hij schrok van de grote prijsverschillen. We hadden met alle apotheken de afspraak dat zij geneesmiddelen tegen kostprijs zouden leveren, maar toch bleken er grote verschillen te zijn. Daarnaast was er nog geen complete elektronische closed loop. Dat maakte het voor ons lastig om de nieuwe kwaliteitseisen te waarborgen. GGZ Noord-Holland-Noord bekeek drie alternatieven: het aantal ziekenhuisapotheken waarmee de organisatie samenwerkt beperken tot één; in zee gaan met een dorpsapotheek; of een overeenkomst sluiten met een grote landelijke partij. Het werd dat laatste en daarbij viel de keus op Mediq. We hebben Intrakoop om advies gevraagd en samen concludeerden we dat Mediq het beste aansloot op onze wensen. Verstrekking van geneesmiddelen is deels een logistiek proces. Mediq is een commerciële logistieke dienstverlener, die beheerst dat aspect als geen ander, meent Van Emden. Bovendien wordt er nu een schakel in de keten tussenuit gesneden, waardoor de kosten dalen. De bestaande instellingsdepotheek in Heiloo wordt overgenomen door Mediq, inclusief het personeel. Dat heeft diverse voordelen: er wordt gebruikgemaakt van de faciliteiten die er al zijn en de bestaande, zeer capabele medewerkers krijgen een nieuwe toekomst, terwijl tegelijkertijd hun (GGZ-)kennis behouden blijft voor de organisatie. Dit betekent dat er minimale overgangsrisico s zijn en dat de nieuwe apotheek veel sneller van start kan gaan. De apotheek maakt voor de distributie van medicijnen gebruik van de logistieke dienst van GGZ Noord-Holland- Noord, zodat ook deze al bestaande synergie behouden blijft. Hoewel GGZ Noord-Holland-Noord momenteel de enige klant van de nieuwe apotheek is, hoopt Van Emden dat meer instellingen aansluiten. Hoe meer partijen gebruikmaken van deze apotheek, hoe goedkoper het voor ons allemaal wordt. Aan de Geneesmiddelenwet voldoen of besparen op medicijnverstrekking? Intrakoop kan u ondersteunen bij: 1. analyse van de kwaliteit en de kosten van het huidige proces; 2. advies over de oplossing die het beste bij uw situatie past: aansluiten bij een Intrakoopleverancier, hernieuwde samenwerking met de huidige leverancier(s) of specifiek aanbesteden voor uw organisatie 3. de implementatie, waarbij Intrakoop de rol van projectmanager op zich kan nemen. de inkoopcoöperatie van de zorg 9
Van Caroline Bruggink-Bisschop, hoofd financiële administratie bij Stichting Medisch Centrum Jan van Goyen Zorginstellingen besparen liever op inkoopprocessen dan op kwaliteit van zorg. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor Intrakoop E-inkopen. Intrakoop ver- welkomde onlangs de 100 e gebruiker: een mijlpaal! Een interview met de 1 e én 100 e deelnemer. t Caroline Bruggink-Bisschop: Medisch Centrum Jan van Goyen is een buitenpoli van het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) in Amsterdam waar voornamelijk dagbehandelingen plaatsvinden. Toen we begin 2009 startten met Intrakoop E-inkopen waren we echte pioniers. Het was allemaal nog nieuw in zorgland. Ook de leveranciers waren er nog niet zo voor te porren. Dat is nu wel anders. Zij zijn er nu ook blij mee. Niet verwonderlijk eigenlijk, als je terugkijkt op hoe het vroeger ging: er was geen centrale inkoop. De afdelingen deden zelf bestellingen bij leveranciers via fax of telefoon. Heel ongestructureerd allemaal. Nu hebben we een veel beter zicht op wat we inkopen. Dat proces kunnen we sturen. Als we niet willen dat medewerkers bij een bepaalde leverancier inkopen, dan staat het systeem dat simpelweg niet toe. We merken ook dat medewerkers voorzichtiger inkopen, omdat alle processen zo transparant zijn. Dat is een goede zaak. Zeker in deze tijd is het belangrijk dat zorginstellingen kostenefficiënt werken. Wij zijn erg tevreden over onze keuze om de module E-inkopen te combineren met E-factuurscannen. De facturen worden daarbij onderworpen aan een elektronisch goedkeuringsproces. Er vindt automatisch een match plaats tussen bestelling, ontvangst en factuur. Ideaal! Dat levert ons veel tijdwinst en uiteindelijk geld op. Het scheelt een halve fulltimer. Bovendien raken facturen niet meer kwijt. Ik kan het iedereen aanraden. Kies je voor E-inkopen, neem dan de module E-factuurscannen erbij. Besparen met E-inkopen Ruim honderd zorginstellingen maken gebruik van Intrakoop E-inkopen: een nieuwe generatie online bedrijfssoftware van TBlox. Speciaal ontwikkeld voor ondersteuning van de bedrijfsvoering in de zorg. Samenwerking tussen zorginstellingen en leveranciers, transparante processen en grip op de uitgaven dragen direct bij tot besparingen. Belangstelling? Vraag een starterspakket aan met een gratis account voor één gebruiker. Meer informatie: www.intrakoop.nl. 10 intrakoop
e-inkopen Anton François: Binnen De Zorggroep ben ik verantwoordelijk voor huisvesting, ICT, inkoop en logistiek. We zijn Intrakoop E-inkopen gaan gebruiken, omdat we de magazijnfuncties in de vijf regio's van de Zorggroep wilden integreren in één centraal magazijn. Daarvoor was er een koppeling nodig tussen onze huidige ERP-software en inkoop. Een tweede overweging was dat de administratie naar mogelijkheden zocht om de facturenstroom te digitaliseren. Inmiddels draait de software een paar dagen. Tot nu toe gaat het prima. Het is natuurlijk wél een grote verandering in de organisatie. Dat is even wennen voor veel mensen. Het is daarom belangrijk om de toegevoegde waarde duidelijk te maken; niet alleen aan de regionaal opererende facilitair verantwoordelijken, maar ook aan de leveranciers. Wat we enigszins hebben onderschat, is het belang om de leveranciers tijdig over de overgang op E-inkopen te informeren. De dagelijkse boodschappen zijn keurig geregeld, maar nog niet alle artikelen staan goed in het systeem. Voor leveranciers is het ook belangrijk om goed aangesloten te zijn op E-inkopen. Daarmee kunnen ze meer omzet genereren. Ik ben ervan overtuigd dat dat ook gaat gebeuren. We hopen dat de totale workflow rondom inkopen op een heel efficiënte manier gaat verlopen. De geschatte kostenbesparingen zijn fors: we denken op de financiële administratie 2,5 fte te kunnen besparen. Daarnaast zijn er natuurlijk veel 'onzichtbare besparingen' als je decentraal digitaal gaat bestellen, omdat tijdswinst niet altijd direct in geld is uit te drukken. We hebben dus hoge verwachtingen van deze implementatie. ot Anton François, concernmanager facilitaire zaken a.i. bij Stichting De Zorggroep de inkoopcoöperatie van de zorg 11 5
Hoe kunnen we samenwerking tussen onze leden faciliteren? Hoe kunnen we de transparantie van de markt vergroten? En hoe kunnen we zorginstellingen helpen betere inkoopbeslissingen te nemen en zodoende te besparen? Het antwoord is: Intrakoop Online. Samenwerking als Service Intrakoop maakt van vele één-op-één relaties een één-op-veel relatie. Software as a Service (SaaS) doet dat ook: software die op één plaats draait en wordt gebruikt door vele organisaties. SaaS leent zich dan ook uitstekend om nieuwe inkoopdiensten aan te bieden. En dat allemaal onder de noemer Intrakoop Online. Minder rompslomp Intrakoop had de ambitie om een webshop te maken waarin leden eenvoudig kunnen bestellen bij de aangesloten leveranciers. Maar uit een pilot bleek dat leden het onhandig vonden dat ze alleen bij aangesloten leveranciers konden bestellen, en niet bij alle leveranciers waar ze zaken mee doen. Ook wilden ze graag rapportages maken over hun totale inkoopportefeuille. Dit was aanleiding om één integrale omgeving te ontwerpen waarin leden zowel bij Intrakoop-leveranciers als bij eigen leveranciers kunnen bestellen. Deze basis is aangevuld met allerlei extra diensten. Intrakoop-directeur Frank Kaptein: Ons doel is om via de cloud applicaties ter beschikking te stellen waar onze leden gelukkig van worden; diensten waardoor zij minder administratieve rompslomp hebben en betere beslissingen kunnen nemen doordat ze meer inzicht hebben. Bij de ontwikkeling van die applicaties werkt Intrakoop samen met partners. Zo ontwikkelde TBlox de modules E-inkopen en E-factuurscannen en wordt voor de business intelligence die onder meer in de Inkoopcheck (zie kader) is opgenomen gebruikgemaakt van QlikView. Vergelijken SaaS heeft veel voordelen: u hoeft zelf niets te installeren; u werkt altijd met de laatste softwareversie en u betaalt voor het gebruik in plaats van voor de aanschaf. Maar het belangrijkste voordeel is toch wel het benchmarken met andere instellingen, vindt product manager e-business Daan van Gent. Omdat alle leden op hetzelfde platform werken, wordt inkoopinformatie makkelijker vergelijkbaar. De Inkoopcheck is daarvan een voorbeeld. Deze dienst levert een gedetailleerde vergelijking van de inkoopkosten van vergelijkbare instellingen. Zo weten leden of ze marktconform inkopen. Het vergroot de transparantie. 12 intrakoop
intrakoop online Beter contractbeheer Intrakoop Online omvat vijf diensten die het hele inkoopproces afdekken. Ze helpen niet alleen betere contracten te sluiten, maar ze ook beter te managen. Want dat is minstens zo belangrijk, vindt Kaptein. Uit onder meer de World Class Purchasing Benchmark van Berenschot blijkt dat zorginstellingen een vrij hoge volwassenheid hebben in de eerste fasen van het inkoopproces. Maar in het contractbeheer valt nog veel winst te behalen. Daarom ontwikkelde Intrakoop de Contractmonitor, waarmee instellingen het toezicht of leveranciers zich aan hun afspraken houden volledig kunnen uitbesteden. En dan hebben we het dus niet alleen over de raamcontracten die wij hebben afgesloten, maar over álle contracten, verduidelijkt Kaptein. Voorwaarde is wel dat de producten en diensten via Intrakoop E-inkopen zijn besteld. Een andere dienst die zich richt op de laatste stappen van het inkoopproces is de Leveranciersprestatiemeting. Door eenvoudigweg de e-mailadressen aan te leveren van de personen die ondervraagd moeten worden, krijgen inkopers inzicht in hoe gebruikers van goederen of diensten over de leverancier denken. Ook Intrakoop gebruikt deze informatie om leveranciers te stimuleren hun dienstverlening verder te verbeteren. Win-win Intrakoop Online geeft leden gemak en efficiencywinst, en biedt Intrakoop handvatten om nog betere contracten af te sluiten. Een win-win-relatie. Van Gent besluit: Ons doel is om samenwerking te stimuleren en de transparantie van de markt te vergroten, zodat zorginstellingen beter inkoopbeslissingen kunnen nemen. De instrumenten van Intrakoop Online ondersteunen hierbij. besparen met Intrakoop Online Met E-inkopen 1 kunt u producten zoeken, 2 Real-time rapportages geven u grip op uw 3Met E-factuurscannen digitaliseert u uw 4De Contractmonitor verzekert u ervan dat de 5Met de Inkoopcheck kunt u zien hoe uw 6Met de Leveranciersprestatiemeting krijgt u inzicht vergelijken en uitgavenpatroon; papieren factuurpro- kostenbesparingen inkoopkosten zich in hoe gebruikers de bestellen bij al uw ces, waardoor de die contracten u verhouden tot die leverancier beoorde- leveranciers (dus niet kosten per factuur moeten opleveren van vergelijkbare len en doet u ideeën alleen Intrakoop- dalen tot minder dan ook echt worden instellingen; op om het logistieke leveranciers); 3 euro; behaald; proces te verbeteren. de inkoopcoöperatie van de zorg 13
intrakoop services Met kennis Sinds een jaar besteedt Vivium Zorggroep de inkoop uit aan Intrakoop Services. Met resultaat. De kwaliteit is toegenomen, de logistiek verbeterd en we besparen alleen op de voeding nu al tonnen, zegt bestuurder Rinus Doeser. wilden de inkoop centraliseren. Inkopen zonder uitzonderingen, en dus niet de slager om de hoek alsnog willen inschakelen. Wij legden dit aan Intrakoop voor en al pratende kwamen we op deze formule: niet zelf inkopen maar de inkoop laten regelen door iemand van Intrakoop Services. Met 4000 medewerkers en 1200 vrijwilligers levert Vivium Zorggroep woonzorg, verpleeghuiszorg en (gespecialiseerde) thuiszorg in de Gooi- en Vechtstreek. De zorggroep ontstond de afgelopen jaren uit diverse fusies. We komen vanuit een situatie waarin alle instellingen zelfstandig waren, vertelt Doeser. Met als logisch gevolg dat elke locatie nagenoeg alles zelf inkocht. Later werkten de facilitair managers uit eigen initiatief al meer samen. Onderling werden de taken verdeeld en de gezamenlijke inkoop kreeg vorm. "Het was niet strak genoeg gereglementeerd. We Ideale oplossing Twee tot drie dagen per week is een vaste inkoper van Intrakoop Services bij Vivium te vinden. Een ideale oplossing blijkt uit de woorden van Doeser. Kijk, wij zijn een middelgrote organisatie met een omzet van 130 miljoen euro. Bij zo n omvang kun je een inkoper op de loonlijst zetten, maar dan heb je in negen van de tien gevallen een generalist in dienst. Wij kiezen er dan liever voor om specifieke kennis in te huren. Het voordeel van deze constructie is dat we iemand in huis hebben die niet op de loonlijst staat, maar toch bij onze 14 intrakoop
van buiten organisatie hoort. Een gespecialiseerde inkoper, die natuurlijk niet van alle deelgebieden evenveel weet, maar die voor aanvullende kennis terug kan vallen op de knowhow van zijn collega s bij Intrakoop." De opdracht voor Intrakoop Services was een pittige. Realiseer inkoopvoordelen en zet binnen een jaar een goed gestructureerde inkooporganisatie op. Zorg er bovendien voor dat de inkoper zich als collega in de organisatie wortelt. Vooral dat laatste was van groot belang. "Je moet als extern inkoper draagvlak weten te creëren. Dat doe je door contact te houden met de facility managers, vergaderingen bij te wonen en vooral door je professionaliteit te laten zien."dat draagvlak is er inmiddels. De facility managers zien de voordelen: de kwaliteit is toegenomen, de logistiek verbeterd en we besparen nu al enkele tonnen op alleen voeding. Er is geen grotere motivator dan succes. Organisatie Voeding was een van de eerste zaken die Vivium aanpakte. De inkoop daarvan is nu centraal geregeld, alle deelcontracten zijn opgezegd. De thuiszorgorganisatie werkt nu met één leverancier, wat enorm in de kosten scheelt. Tegelijkertijd is ook de organisatie sterk verbeterd. Neem de facturering. Er kwamen enorm veel verschillende facturen. Dat loopt nu een stuk gestroomlijnder; we hebben het aantal draagvlak creëer je door je professionaliteit te laten zien facturen met tientallen procenten kunnen verminderen. Dat scheelt niet alleen tijd en geld, je hebt ook een beter debiteurenbeheer en minder kans op fouten." Nu de inkooporganisatie staat, doet Vivium nog maar twee dagen per week een beroep op de externe expertise van Intrakoop Services. Daarmee is een uitstekende balans gevonden tussen kosten en opbrengsten. Een inkoper in vaste dienst lijkt goedkoper, maar wij hebben een businesscase gemaakt voor vier tot vijf jaar. Daarbij zijn we uitgegaan van de kosten en de mogelijke besparingen en daaruit komt een duidelijk rendement naar voren. Een buitengewoon rendement zelfs, naar nu blijkt. Na een goed verlopen eerste jaar zet Vivium de samenwerking met Intrakoop Services daarom voort. Na de voeding breiden we de portefeuille uit met wasserij en schoonmaak. Stap voor stap zullen we nieuwe segmenten toevoegen. de inkoopcoöperatie van de zorg 15
leveranciersprestatiemeting Liever een dan een Door leveranciers periodiek te beoordelen op basis van uitgekiende criteria krijgt de inkoper een haarscherp beeld van hun prestatie. Arnold van Atten is blij met de leveranciersprestatiemeting van Intrakoop. Dit professionele model voorkomt dat je zelf het wiel moet uitvinden. Vierstroom BV is een grote aanbieder van thuiszorg, ketenzorg en vele andere zorgdiensten, met vijftien locaties in Utrecht-West en Zuid- Holland. Om de grote en diverse stroom goederen in de organisatie optimaal te houden, is het monitoren van de leveranciers cruciaal. Het is niet bepaald eenvoudig om dat helemaal op eigen houtje te doen, zegt inkoper Arnold van Atten. Intrakoop heeft de specifieke kennis die nodig is om professionele metingen te houden. Het mooie van dit systeem is dat we als individuele afnemers niet allemaal zelf het wiel hoeven uit te vinden. Meer informatie Meer dan een rapportcijfer Wilt u ook weten De leveranciersprestatiemeting geeft niet alleen hoe uw leveranciers een rapportcijfer, maar registreert ook positieve en presteren? Neem voor negatieve ervaringen. Aan de hand van deze informatie over de ervaringen worden vervolgens verbeterpunten Intrakoop Leveranciersprestatiemeting contact cier besproken, zodat die zijn prestatie kan aangegeven. Deze worden weer met de leveran- op met uw adviseur verbeteren. Als het ondanks die communicatie of onze Ledenservice, onverhoopt toch spaak loopt met een leverancier, (0418) 65 70 70. dan sta je niet met een mond vol tanden. Je kunt Of meldt u direct aan dan aan de hand van de metingen precies laten op www.leveranciersprestatiemeting.nl. te beëindigen. Bij ons is dat nog niet gebeurd. De zien, waarom het verstandiger is de samenwerking meeste leveranciers willen graag horen op welke punten ze hun diensten kunnen verbeteren. Zij zijn net zo gebaat bij deze metingen als wij. Opbouwende kritiek Vierstroom opereert vanuit diverse locaties, die vaak specifieke doelgroepen bedienen. Die stellen soms verschillende eisen aan dezelfde leverancier. Van Atten is daarom blij dat de prestatiemetingen van Intrakoop niet alleen met gemiddelden werken, maar dat met een muisklik zichtbaar wordt hoe die cijfers tot stand zijn gekomen. De totaalscores zijn bijna altijd redelijk tot goed. Maar bij ons worden de vragenlijsten door meer medewerkers ingevuld. Laatst zagen wij dat een van onze voedingsleveranciers over de hele linie ruim voldoende scoorde, maar dat één locatie een onvoldoende had gegeven voor de klachtenafhandeling. We hebben gekeken wat er speelde en op basis daarvan een verbeterpunt geformuleerd. Zo hebben we het probleem uit de wereld kunnen helpen. Nauwkeurige weerspiegeling Van Atten benadrukt dat hij de prestatiemeting niet zo zeer gebruikt om te controleren of zijn leveranciers voldoen aan de primaire eisen, maar om te kijken wat er nog beter kan. Natuurlijk is het mooi dat de methode missers genadeloos signaleert. Als je niet monitort kan het gebeuren dat een relatief groot probleem onder de radar blijft. De vragen van de prestatiemeting zijn zo specifiek, dat het puntentotaal de prestatie nauwkeurig weerspiegelt. Een 7,4 is slechter dan een 7,8 en je kunt dat verschil aanwijzen en benoemen. Omdat dit toetsinstrument zo gevoelig is, kun je er duidelijk uit aflezen wat er nog kan worden verbeterd. Wij streven dan ook samen met onze leveranciers naar achten. 16 intrakoop
de inkoopcoöperatie van de zorg 17
lopende zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten. Aanbestedingen Textielvoorziening Medicijnen Geplande intekenovereenkomsten Textielvoorziening Medicijnen Drukwerk Personeelsdiensten Beveiliging en bewaking Gebouwgebonden onderhoud Zorg- en transferhulpmiddelen Medische raamovereenkomsten in samenwerking met ziekenhuizen By pass overeenkomsten voeding By pass overeenkomsten techniek & Onderhoud Intrakoop E-inkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox E-inkopen, E-factuurscannen en E-grootboek aan. Al 100 leden gebruiken dit: 42 verpleeg- en verzorgingshuizen 14 instellingen voor de gehandicaptenzorg 17 ziekenhuizen 11 GGZ-instellingen 15 diensten 1 thuiszorginstelling Intrakoop Inkoopcheck Inkoopscan en -analyses Individuele aanbestedingen Leveren van tijdelijke inkoopcapaciteit op operationeel en tactisch/strategisch niveau Opzetten van de inkoopfunctie Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen Professionaliseren inkoopafdeling Besparingsprogramma s implementeren Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie Verder kunt u terecht voor individuele dienstverlening op facilitair en logistiek gebied, zoals: Visieontwikkeling voeding en horecaconcepten en doorberekening in het kader van zorgzwaartepakketten Visieontwikkeling verzorging persoonsgebonden wasgoed en doorberekening in het kader van zorgzwaartepakketten Inrichtingsconcepten logistiek voor Centrale Distributie Centra Heroriëntatie aanbesteding en implementatie van textiel, schoonmaak en autolease/wagenparkbeheer Aanbesteding en implementatie van facilitaire ICT, zoals FMIS-systemen Telefonie inrichtingstrajecten en aanbestedingen voor vaste én mobiele telefonie Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten Interim opdrachten voor vervanging van facilitair manager/directeur Ondersteuning bij oplossen vraagstukken rond Maincontracting Logistieke simulatie ontwerp nieuwbouw en renovatie zorgcomplexen Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel Individueel contractmanagement Energieadministratie: factuurcontrole, factuurbeheer, gouden bestand, energiebelasting Energiemanagement: energiebesparingsplan, energiebeheer en energiedashboard, analyse WKK, advies op maat Advies over subsidies Advies over duurzaamheid Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie. Meer informatie: uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) 65 70 70. Colofon Nummer 3, september 2011 Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Concept & Realisatie: Axioma Custom Media t (035) 548 81 40 Redactie: Communicatie Intrakoop, Colette van Bommel (Axioma), Mirjam Hulsebos, Aliëtte Jonkers, Melchior Meijer, Egbert Jan Riethof en Diederik Wieman Vormgeving: Joost Junte en Tamar de Klijn (Axioma) Illustratie: Monique Wijbrands Fotografie: Ruud van Zwet, De Beeldredaktie: John Peters en Peter Strelitski Lithografie: Fritz Repro Druk: Drukkerij Ten Brink Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) 65 70 70 f (0418) 65 70 80 e ledenservice@intrakoop.nl i www.intrakoop.nl Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden. 18 intrakoop
advertentie Assortiment en kennis voor de zorgsector Hoewel de technische infrastructuur van verschillende zorginstellingen veel overeenkomsten kent, kan de behoefte subtiele verschillen vertonen. En dan is het van belang dat je de situatie goed kunt inschatten. Daarom heeft Technische Unie veel tijd geïnvesteerd in het opleiden van eigen zorgspecialisten. Dit team heeft gezorgd voor de logistieke planning en levering van het technisch installatiemateriaal bij o.a. de verbouwing van Zorggroep Vierstroom, UMC St Radboud en academisch ziekenhuis Maastricht. Technische Unie. Daar heb je meer aan. www.technischeunie.com
ONE STOP SHOPPING Healthcare VANDAAG BESTELD, MORGEN GELEVERD ACCOUNT MANAGER & KLANTENSERVICE SPECIAAL VOOR DE ZORGSECTOR GRATIS PROCESKOSTEN (TCO) ANALYSE ONE-STOP-SHOPPING BIJ OFFICE DEPOT Office Depot is een van s werelds grootste leveranciers van kantoorartikelen, papier, computersupplies, meubilair en facilitaire artikelen. Maar Office Depot biedt méér. Speciaal voor Intrakoop leden is er een raamovereenkomst gesloten op basis van concurrerende voorwaarden en een speciaal voor de zorgsector samengesteld productassortiment. Maak ook kennis met onze NeverEnding Store oplossing waarbij we uw voorraadkasten voor u beheren en aanvullen. E-INKOPEN BIJ OFFICE DEPOT Office Depot helpt u graag om de inkoop van uw kantoorbenodigdheden te vergemakkelijken. Naast Office Depot Online kunnen onze E-business oplossingen ook deel uitmaken van uw eigen E-procurement systeem. Zo bestelt u uw kantoorartikelen 24 uur per dag, 7 dagen per week. Vraag uw Intrakoop adviseur naar de mogelijkheden of neem direct contact op met Office Depot. Columbusweg 33 Postbus 3278 Tel: 077-326 50 85 E-mail: healthcare.nederland@officedepot.com Office Depot Online: 5928 LA Venlo 5902 RG Venlo Fax: 077-323 18 24 Internet: officedepot.nl online.officedepot.nl